Toelichting op de herziene begroting 2021

Toelichting op de herziene begroting 2021

De uitkomsten van de Jaarrekening 2020 geven aanleiding om de begroting voor 2021 te herzien. De wijzigingen ten opzichte van de oorspronkelijke begroting 2021 worden hieronder puntsgewijs toegelicht.

Opbrengsten

Bijdrage Rijk voor huisvesting en exploitatie De bijdrage van het Rijk voor huisvesting en exploitatie is gebaseerd op de brief ‘Bevoorschotting 2021’ van het Nationaal Archief d.d. 4 maart 2020. De verhoging van de bijdrage ten opzichte van het oorspronkelijk begrote bedrag is het gevolg van indexering.

Bijdrage gemeente Haarlem voor huisvesting en exploitatie De bijdrage van de gemeente Haarlem voor huisvesting en exploitatie is gebaseerd op de brief ‘Besluit bijdrage 2021’ d.d. 30 november 2020, vermeerderd met de door het Rijk vastgestelde indexering 2020 die conform de Gemeenschappelijke Regeling wordt doorberekend aan de overige partners Haarlem en Velsen.

Bijdrage gemeente Haarlem voor digitaal informatiebeheer Sinds 2019 betaalt de gemeente Haarlem een separaat bedrag voor digitaal informatiebeheer, in de vorm van een vast bedrag per inwoner. In 2021 wordt op dit bedrag een korting van 20% gegeven. De lichte stijging van het bedrag in de herziene begroting is het gevolg van het gestegen inwonertal en de indexering van het bedrag per inwoner met 1,3% op basis van de Consumenten Prijs Index (CPI) 2020.

Bijdrage gemeente Velsen voor exploitatie De bijdrage van de gemeente Velsen voor exploitatie is gebaseerd op de bijdrage voor 2020, vermeerderd met de door het Rijk vastgestelde indexering 2020 die conform de Gemeenschappelijke Regeling wordt doorberekend aan de overige partners Haarlem en Velsen.

Bijdrage gemeente Velsen voor digitaal informatiebeheer Sinds 2019 betaalt de gemeente Velsen een separaat bedrag voor digitaal informatiebeheer, in de vorm van een vast bedrag per inwoner. In 2021 wordt op dit bedrag een korting van 20% gegeven. De lichte stijging van het bedrag in de herziene begroting is het gevolg van het gestegen inwonertal en de indexering van het bedrag per inwoner met 1,3% op basis van de Consumenten Prijs Index (CPI) 2020.

Bijdrage gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten Sinds 2019 betalen de aangesloten gemeenten en overige overheidsorganisaties een bedrag voor het beheer en de beschikbaarstelling van analoge archieven gebaseerd op het aantal inwoners. In 2021 wordt op dit bedrag een korting van 20% gegeven, ten opzichte van 40% korting vorig jaar. Daarnaast vervalt de extra korting voor de gemeente Haarlemmermeer, omdat de archieven van deze gemeente van Hoofddorp naar de depots van het Noord-Hollands Archief verhuizen.

Bijdrage gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten voor digitaal informatiebeheer Sinds 2019 betalen de aangesloten gemeenten en overige overheidsorganisaties een separaat bedrag voor digitaal informatiebeheer gebaseerd op het aantal inwoners. In 2021 wordt op dit bedrag een korting van 20% gegeven, ten opzichte van 40% korting in 2020. In de herziene begroting valt dit bedrag lager uit aangezien er met vier partijen nog geen nieuwe dienstverleningsovereenkomst is gesloten.

Bijdrage provincie Noord-Holland De bijdrage van de provincie Noord-Holland omvat een bedrag voor het beheer en de beschikbaarstelling van analoge archieven, een bedrag voor het beheer van de Provinciale AtlasNoord-Holland, een bedrag voor de aankoop van beeldmateriaal voor deze historisch-topografische collectie (inclusief een foto-opdracht), een bedrag voor het organiseren van tentoonstellingen met de Provinciale Atlas, een bedrag voor het digitale verhalenplatform Oneindig Noord-Holland en een bedrag voor de diensten van de provinciearchivaris. In de herziene begroting valt deze bijdrage iets hoger uit als gevolg van indexering van het bedrag voor de provinciearchivaris.

Bijdrage provincie Noord-Holland voor digitaal archiefbeheer Sinds 2019 betaalt de provincie Noord-Holland een separaat bedrag voor digitaal informatiebeheer, in de vorm van een vast bedrag per inwoner. In 2021 wordt op dit bedrag een korting van 20% gegeven. De lichte stijging van het bedrag in de herziene begroting is het gevolg van het gestegen inwonertal en de indexering van het bedrag per inwoner met 1,3% op basis van de Consumenten Prijs Index (CPI) 2020.

Depotverhuur Deze post omvat de verhuur van depotruimte aan gemeenten en organisaties voor archief dat (nog) niet is overgebracht naar het Noord-Hollands Archief. Het bedrag in de herziene begroting valt lager uit door een vermindering van het aantal meters dat de provincie Noord-Holland huurt en door het wegvallen van de Kamer van Koophandel als huurder.

Overige opbrengsten Deze post omvat de verhuur van de Commandeurszaal, de verhuur van kantoorruimte en de opbrengst van het archiefcafé. In de herziene begroting is dit bedrag lager dan in de oorspronkelijke begroting opgenomen, ervan uitgaande dat de opening van het archiefcafé en de verhuur van de

Commandeurszaal tot en met juni 2021 nog niet mogelijk zal zijn in verband met de maatregelen rondom COVID-19.

Onderverhuur voorgebouw Kleine Houtweg Het monumentale voorgebouw van de locatie Kleine Houtweg wordt verhuurd aan Hart Haarlem. Het begrote bedrag bestaat uit huur- en energiekosten. In de oorspronkelijke begroting is abusievelijk de aflossing van een lening door Hart niet meegenomen. Dit is gecorrigeerd in de herziene begroting. Daarnaast is er in de herziene begroting rekening gehouden met een huurkorting voor de Stichting Hart van € 50.000, door hen aangevraagd in verband met de beperkingen in hun bedrijfsvoering door de maatregelen rondom COVID-19.

Projectopbrengsten/bijdragen Deze post valt in de herziene begroting hoger uit door het restant van een bijdrage van het Mondriaan Fonds ten bedrage van € 71.700 voor een digitaliseringsproject rond de fotocollectie De Boer, een bedrag van € 15.500 aan subsidies van drie partijen ten behoeve van tentoonstellingen, en een bijdrage van € 14.305 voor digitaliseringsprojecten.

Kosten

Formatieve medewerkers Deze post is in de herziene begroting op het niveau gebracht van 44,81 FTE conform besluit van het bestuur op 18 december 2020 en het voorstel tot uitbreiding naar 50,37 FTE gedurende het jaar dat ter goedkeuring aan het bestuur wordt voorgelegd op 8 april 2021.

Extra personele inzet digitaal archiefbeheer Ten behoeve van aansluiting op het e-Depot van de provincie Noord-Holland, gemeenten en overige overheidsorganisaties en ten behoeve van verdere ontwikkeling van beheer en beschikbaar stellen van digitale archieven is in 2021 extra personele inzet vereist. Ten opzichte van de oorspronkelijke begroting is het restant uit de bestemmingsreserve (€ 59.375) toegevoegd aan het budget. Vervolgens is een deel van dit budget ( € 407.923) verschoven naar het budget voor formatieve medewerkers omdat de formatie voor het programma is uitgebreid. Een ander deel is ondergebracht bij de post bijkomende personeelskosten voor wervings- en opleidingskosten (respectievelijk € 69.800 en € 30.000) voor het programma. Daarnaast wordt een deel van het budget ingezet voor communicatiekosten (€ 30.000), digitaal zichtbaar maken (€ 100.000) en organisatiekosten (€ 10.000). Het resterende budget is voor inhuur van externen.

Niet-formatieve medewerkers Deze post betreft één medewerker van het re-integratiebedrijf Paswerk. Het bedrag is aangepast aan de gerealiseerde kosten van 2020.

Bijkomende personeelskosten Deze post verhoogd naar aanleiding van de uitbreiding van het aantal FTE’s. Daarnaast zijn er vanuit het budget van het programma digitaal informatiebeheer wervings- en opleidingskosten (respectievelijk € 69.800 en € 30.000) toegevoegd aan deze post.

Digitaal zichtbaar maken In de oorspronkelijke begroting was aan dit budget al € 50.000 toegevoegd in verband met de realisering van een goede toegang via de website van het Noord-Hollands Archief tot digitale informatie in het e-Depot. In de herziene versie wordt daar nog eens € 50.000 aan toegevoegd vanuit het budget voor het programma digitaal informatiebeheer. Daarnaast is in de herziene versie het restant toegevoegd van de bijdrage van het Mondriaan Fonds ten bedrage van € 71.700, voor een digitaliseringsproject rond de fotocollectie De Boer. Ten slotte resteerde er nog € 36.760 van de bestemmingsreserve uit het resultaat van 2019, dat in de herziene begroting aan het budget voor 2021 is toegevoegd.

Publieksactiviteiten en educatie Deze post is verhoogd met subsidies van Stichting Stokroos, Pictoright en Zabawas ten behoeve van kosten voor publieksactiviteiten en educatie. Daarnaast is er op basis van het voorstel van de resultaatsbestemming van 2020 die ter goedkeuring wordt voorgelegd in de bestuursvergadering van 8 april, € 50.000 toegevoegd voor kosten van de tentoonstelling “Vrouwen in verzet”. PR en Communicatie Deze post is met € 30.000 verhoogd voor communicatie rondom het programma digitaal informatiebeheer.

Huisvestingskosten Deze post is ten opzichte van het oorspronkelijke budget voor een aantal onderdelen op het niveau gebracht van de reële uitgaven in 2020. Daarnaast zit hierin ook de huurverhoging van het pand aan de Jansstraat.

Organisatiekosten Deze post is in de herziene begroting verhoogd met € 10.000 in verband met extra kosten voor digitale opslag.

Afschrijvingskosten De afschrijvingskosten vallen lager uit dan eerder begroot in verband met een correctie van een activum uit het verleden, waardoor de afschrijvingskosten dalen met € 3.800 per jaar.

Rentekosten De rentekosten vallen in de herziene begroting iets lager uit, in verband met dalende rentekosten door de jaarlijkse aflossing van langlopende leningen.

Facilitaire kosten Deze post is met € 5.000 verlaagd, uitgaande van het feit dat het archiefcafé tot en met juni 2021 nog gesloten zal blijven.

Egalisatiereserve De hogere dotatie aan de egalisatiereserve vloeit voort uit het positieve resultaat van 2020.

Bestemmingsreserve – onttrekking groot onderhoud Uitgaande van een investering in de locatie Kleine Houtweg van € 200.000 per jaar met een afschrijvingstermijn van tien jaar worden de afschrijvingen van deze investeringen onttrokken aan de bestemmingsreserve groot onderhoud. In 2020 hebben er geen investeringen plaatsgevonden en dus ook geen onttrekkingen. Vandaar dat de reeks onttrekkingen in 2021 start en het aanvankelijk begrote bedrag van € 40.000 is teruggebracht naar € 20.000.

Bestemmingsreserve – onttrekking resultaat 2019 De onttrekking ten bedrage van € 96.135 betreft het restant van het bedrag dat vanuit de resultaatsbestemming van 2019 was gereserveerd voor “Extra personele inzet digitaal informatiebeheer” (€ 59.375) en de post “Digitaal zichtbaar maken” (€ 36.760). Deze bedragen zijn toegevoegd aan het budget voor 2021 en zullen in dit boekjaar daarom worden onttrokken aan de bestemmingsreserve.

Bestemmingsreserve – onttrekking resultaat 2020 Van het positieve resultaat over 2020 is voorgesteld om € 50.000 toe te voegen aan een bestemmingsreserve voor huurkorting ten behoeve van de Stichting Hart en € 50.000 ten behoeve van een bestemmingsreserve voor de tentoonstelling “Vrouwen in verzet”. Deze kosten worden in 2021 gemaakt en dus worden deze bedragen onttrokken uit de bestemmingsreserve van het resultaat 2020.