Toelichting op de begroting 2022-2025

Toelichting op de begroting 2022-2025

Inleiding Het Noord-Hollands Archief helpt organisaties om hun informatie langdurig toegankelijk en betrouwbaar te houden en helpt mensen om meer te weten te komen over hun eigen geschiedenis en die van de provincie Noord-Holland en van gemeenten in de regio’s Kennemerland en Amstel- en Meerlanden. Het Noord-Hollands Archief kent één programma: het beheren en beschikbaar stellen van archieven. De acties van dit programma voor de periode 2021-2024 zijn omschreven in het meerjarenbeleidsplan dat in 2020 is geschreven. Het beheren van de archieven vindt plaats op twee locaties in Haarlem – de locatie Jansstraat en de locatie Kleine Houtweg - waar de archieven onder optimale klimatologische omstandigheden en veilig in depots worden bewaard. Op de locatie Kleine Houtweg is tevens de topografisch-historische beeldcollectie van het Noord-Hollands Archief ondergebracht. Op de locatie Jansstraat bevindt zich de bibliotheekcollectie (met daarin opgenomen de Oude Boekerij en Bijzondere Collecties). In toenemende mate is er sprake van gedigitaliseerde en zogeheten digital born archieven. Voor het beheer hiervan participeert het Noord-Hollands Archief in het Rijks-e-Depot en ontwikkelt het daarnaast een eigen e-Depot-voorziening.

Het beschikbaar stellen van archieven gebeurt op de locatie Jansstraat, waar bezoekers terecht kunnen in de studiezaal van de Janskerk, het publiekscentrum van het Noord-Hollands Archief. Ook bij het beschikbaar stellen is in toenemende mate sprake van digitalisering. Steeds meer archieven en beeldmateriaal komen beschikbaar op de website van het Noord-Hollands Archief. Via de chatfunctie op deze website kunnen vragen worden gesteld aan medewerkers. Daarnaast kunnen archiefstukken op verzoek worden gescand en via de mail toegezonden. In de Janskerk is een permanente tentoonstelling ingericht met materiaal uit het archief van de drukkerij Kon. Joh. Enschedé. In de commandeurszaal in de Janskerk is ruimte voor wisselexposities, ook van derden. Hier vinden bijeenkomsten en evenementen plaats, georganiseerd door het NoordHollands Archief of door andere (veelal culturele) organisaties.

Opbrengsten

Bijdrage Rijk voor huisvesting en exploitatie De bijdrage van het Rijk voor huisvesting en exploitatie voor de jaren 2022-2025 is gebaseerd op het vastgestelde bedrag voor 2021, kenbaar gemaakt in de brief ‘Bevoorschotting 2021’ van het Nationaal Archief d.d. 4 maart 2021. Deze bijdrage is onder meer bestemd voor de huur van het gebouwencomplex Kleine Houtweg 18, dat wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf. Ook het onderhoud van dit gebouwencomplex moet worden betaald uit deze bijdrage. De bijdrage van het Rijk voor Digitale Taken Rijkscollecties vervalt naar verwachting met ingang van 2022.

Bijdrage gemeente Haarlem voor huisvesting en exploitatie De bijdrage van de gemeente Haarlem voor 2022 is gebaseerd op het vastgestelde bedrag voor 2021, kenbaar gemaakt in de brief ‘Besluit bijdrage 2021’ d.d. 30 november 2020, vermeerderd met de door het Rijk vastgestelde indexering 2020 die conform de Gemeenschappelijke Regeling wordt doorberekend aan de overige partners Haarlem en Velsen. Voor de jaren 2023-2025 is rekening gehouden met een jaarlijkse hogere huurvergoeding van 2,5% voor de Janskerk (gelijk aan de jaarlijkse huurverhoging).

Bijdrage gemeente Haarlem voor digitaal informatiebeheer Sinds 2019 betaalt de gemeente Haarlem een separaat bedrag voor digitaal informatiebeheer, in de vorm van een vast bedrag per inwoner. In 2021 wordt op dit bedrag een korting van 20% gegeven. Vanaf 2022 vervalt de korting.

Bijdrage gemeente Velsen voor exploitatie De bijdrage van de gemeente Velsen voor exploitatie voor de jaren 2022-2025 is gebaseerd op de bijdrage voor 2021, waarin de door het Rijk vastgestelde indexering 2020 is meegenomen, die conform de Gemeenschappelijke Regeling wordt doorberekend aan de overige partners Haarlem en Velsen.

Bijdrage gemeente Velsen voor digitaal informatiebeheer Sinds 2019 betaalt de gemeente Velsen een separaat bedrag voor digitaal informatiebeheer, in de vorm van een vast bedrag per inwoner. In 2021 wordt op dit bedrag een korting van 20% gegeven. Vanaf 2022 vervalt de korting.

Bijdrage beheer Oude Boekerij en Bijzondere Collecties Het Noord-Hollands Archief ontvangt een separate bijdrage van de gemeente Haarlem voor het beheer en de beschikbaarstelling van de Oude Boekerij en Bijzondere Collecties, die voorheen deel uitmaakten van de Bibliotheek Zuid-Kennemerland. Deze bijdrage is vastgesteld op € 20.000.

Bijdrage medewerkers Oude Boekerij en Bijzondere Collecties Het Noord-Hollands Archief ontvangt een separate bijdrage van de gemeente Haarlem voor een conservator en restaurator voor de Oude Boekerij en Bijzondere Collecties. De formatieplaats van deze conservator en het bijbehorende budget zijn overgeheveld van de Bibliotheek ZuidKennemerland naar het Noord-Hollands Archief. Dat geldt ook voor het restauratiebudget. De bijdrage voor de jaren 2022-2025 is gebaseerd op het bedrag voor 2021.

Bijdrage gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten Sinds 2019 betalen de aangesloten gemeenten en overige overheidsorganisaties een bedrag voor het beheer en de beschikbaarstelling van analoge archieven gebaseerd op het aantal inwoners. In 2021 wordt op dit bedrag een korting van 20% gegeven. Vanaf 2022 vervalt de korting.

Bijdrage gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten voor digitaal archiefbeheer Sinds 2019 betalen de aangesloten gemeenten en overige overheidsorganisaties een separaat bedrag voor digitaal informatiebeheer gebaseerd op het aantal inwoners. In 2021 wordt op dit bedrag een korting van 20% gegeven. Vanaf 2022 vervalt de korting.

Bijdrage provincie Noord-Holland De bijdrage van de provincie Noord-Holland omvat een bedrag voor het beheer en de beschikbaarstelling van analoge archieven, een bedrag voor het beheer van de Provinciale AtlasNoord-Holland, een bedrag voor de aankoop van beeldmateriaal voor deze historisch-topografische collectie (inclusief een foto-opdracht), een bedrag voor het organiseren van tentoonstellingen met de Provinciale Atlas, een bedrag voor het digitale verhalenplatform Oneindig Noord-Holland en een bedrag voor de diensten van de provinciearchivaris. De bijdrage voor de jaren 2022-2025 is gebaseerd op het bedrag voor 2021.

Bijdrage provincie Noord-Holland voor digitaal informatiebeheer Sinds 2019 betaalt de provincie Noord-Holland een separaat bedrag voor digitaal informatiebeheer gebaseerd op het aantal inwoners. In 2021 wordt op dit bedrag een korting van 20% gegeven. Vanaf 2022 vervalt de korting.

Depotverhuur Deze post omvat de verhuur van depotruimte aan gemeenten en organisaties voor archief dat (nog) niet is overgebracht naar het Noord-Hollands Archief. Vanaf 2022 dalen deze opbrengsten naar verwachting, door het wegvallen van depotverhuur aan de provincie Noord-Holland.

Overige opbrengsten Deze post omvat de verhuur van de Commandeurszaal in de Janskerk, de verhuur van kantoorruimte en de opbrengst van het archiefcafé. Deze is voor de jaren 2022-2025 gelijk gehouden aan het niveau van het oorspronkelijke budget voor 2020 en 2021, zonder de beperkingen van de maatregelen rondom COVID-19.

Dienstverlening De opbrengsten uit dienstverlening, die onder meer bestaan uit opzoekkosten en de verstrekking van papieren kopieën, zullen naar verwachting in de jaren 2022-2025 stabiel blijven op het niveau van 2021.

Onderverhuur voorgebouw Kleine Houtweg Het monumentale voorgebouw van de locatie Kleine Houtweg wordt verhuurd aan Hart Haarlem. Het begrote bedrag bestaat uit huur- en energiekosten en daarnaast wordt er tot en met 2023 een bedrag van € 20.000 aan deze post toegevoegd vanuit de aflossing van een lening van Stichting Hart.

Projectopbrengsten/bijdragen Onder deze post vallen projectsubsidies en sponsorbijdragen. Voor de jaren 2022-2025 zijn nog geen aanvragen gedaan en worden derhalve nog geen inkomsten voorzien.

Kosten

Personeelskosten Bij het begroten van de post ‘Formatieve medewerkers’ is uitgegaan van de toegestane formatie (50,37 fte). Het niveau van 2021 is ook aangehouden voor de jaren 2022-2025. De post ‘Extra personele inzet digitaal informatiebeheer’ is gecreëerd ten behoeve van aansluiting op het e-Depot van gemeenten en overige overheidsorganisaties en ten behoeve van verdere ontwikkeling van beheer en beschikbaar stellen van digitale archieven. De uitgaven hieraan vertonen tot 2022 een stijgende lijn (parallel aan de inkomsten voor digitaal informatiebeheer) en zijn vanaf dat moment min of meer gelijk. De post ‘Niet-formatieve medewerkers’ heeft betrekking op de kosten van een medewerker van het re-integratiebedrijf Paswerk en is voor de jaren 2022-2025 op het niveau van 2021 gehouden. De bijkomende personeelskosten zijn in 2021 verhoogd naar aanleiding van de stijging in het aantal FTE’s. Daarnaast zitten in 2021 in deze post een aantal eenmalige kosten aan werving en opleiding voor het programma. Voor 2022 – 2025 is deze post gelijk gehouden aan 2021, verminderd met de eenmalige kosten voor het programma.

Materieel directe kosten Het structurele bedrag is voor de periode 2022-2025 voor bijna alle posten op hetzelfde niveau gehouden als in voorgaande jaren. Aan de post ‘Digitaal zichtbaar maken’ is in 2020 en 2021 eenmalig een bedrag aan het budget toegevoegd vanuit de bestemmingsreserve en een subsidie. Vanaf 2022 is het budget alleen nog structureel met € 100.000 verhoogd in verband met de toenemende vraag naar gedigitaliseerde bronnen. De post ‘acquisitie’ omvat een bedrag van € 27.000 van de provincie Noord-Holland voor de aankoop van topografisch-historisch beeldmateriaal voor de Provinciale Atlas en voor een foto-opdracht, en € 20.000 voor de aankoop van boeken en beeldmateriaal. In de post ‘publieksactiviteiten/educatie’ zit een bedrag van € 34.500 van de provincie Noord-Holland voor de organisatie en productie van tentoonstellingen met materiaal uit de Provinciale Atlas, een bedrag van € 104.000 voor het digitale verhalenplatform Oneindig Noord-Holland, wat kleinere subsidies en additionele kosten vanuit de eigen activiteiten die niet direct worden gedekt door subsidies en bijdragen. De post ‘publieksactiviteiten en educatie’ is in 2021 eenmalig verhoogd met een budget vanuit een aantal subsidies en een bestemmingsreserve, maar in 2022-2025 weer op het niveau van 2021.

Aan de post ‘PR en communicatie’ is structureel € 30.000 toegevoegd, vanwege additionele kosten voor communicatie vanuit het programma digitaal informatiebeheer.

Materieel indirecte kosten In de huisvestingskosten is een jaarlijkse huurverhoging voor de Janskerk met 2,5% verwerkt. De organisatiekosten zijn voor de periode 2022-2025 structureel verhoogd met een bedrag van € 10.000 voor organisatiekosten voor het programma. Voor de afschrijvingskosten wordt het niveau van 2021 aangehouden. De rentekosten nemen in de loop der jaren af in verband met de aflossing

van langlopende leningen. De facilitaire kosten zijn voor de jaren 2022-2025 op het niveau van de begroting 2020 gehouden, die uitging van een situatie zonder beperkende maatregelen rondom COVID-19 met betrekking tot het archiefcafé. Vennootschapsbelasting In 2020 heeft het Noord-Hollands Archief een verzoek ingediend bij de Belastingdienst om te worden vrijgesteld van vennootschapsbelasting. Dat is toegekend, waardoor het Noord-Hollands archief, zolang zijn primaire activiteiten niet veranderen, geen vennootschapsbelasting meer hoeft af te dragen.

Egalisatiereserve De onttrekking aan de egalisatiereserve voor 2022, 2023 en 2024 vloeit voort uit de exploitatieresultaten van 2018, 2019 en 2020.

Bestemmingsreserve groot onderhoud In 2022 en volgende jaren wordt op basis van het meerjarenonderhoudsplan een bedrag van € 200.000 gereserveerd voor groot onderhoud aan het gebouwencomplex Kleine Houtweg 18 en voor de vervanging van installaties. Uitgaande van een investering in de locatie Kleine Houtweg van € 200.000 per jaar met een afschrijvingstermijn van tien jaar worden de afschrijvingen van deze investeringen onttrokken aan de bestemmingsreserve groot onderhoud.

Overhead

In de begroting moet een overzicht worden opgenomen van de overheadkosten: alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Het gaat hierbij om personeelskosten (bijvoorbeeld alle kosten van leidinggevenden), bijkomende personeelskosten en materiële kosten. Dit leidt tot het volgende plaatje:

2022

2023

2024

2025

personeelskosten bijkomende personeelskosten bedrijfsvoeringskosten (minus huisvesting)

€ 1.074.880 € 192.875 € 688.200

€ 1.074.880 € 192.875 € 686.200

€ 1.074.880 € 192.875 € 684.200

€ 1.074.880 € 192.875 € 682.200

totale overheadkosten

€ 1.955.955

€ 1.953.955

€ 1.951.955

€ 1.949.955

Risicobeheersing De uitbraak van het Covid-19-virus leidt in beperkte mate rechtstreeks tot verminderde baten voor het Noord-Hollands Archief. Zo is het archiefcafé gesloten met ingang van 15 maart 2020. Per maand betekent dit een omzetverlies van circa € 2.000. Hier staat het wegvallen van inkoopkosten van gemiddeld € 1.000 per maand tegenover. Voor 2021 betekent dit aldus een maximale vermindering van de marge van € 12.000. Ook de inkomsten uit de verhuur van de Commandeurszaal (hetgeen momenteel niet is toegestaan) zijn minder dan € 10.000 op jaarbasis. Al met al zijn de wegvallende directe inkomsten maximaal € 22.000 voor 2021 en de jaren erna; zo lang als de maatregelen van kracht zijn. De overige baten van het Noord-Hollands Archief zijn afkomstig van het Rijk, de gemeenten Haarlem en Velsen, de provincie Noord-Holland en overige gemeenten en overheidsorganisaties. Zolang deze aan hun verplichtingen voldoen, lopen de inkomsten geen gevaar. Mochten deze inkomsten teruglopen in of na 2021, dan zal NHA de kosten in gelijke mate reduceren door bijvoorbeeld de uitgaven aan digitaliseringsprojecten of digitaal informatiebeheer te verminderen.