Raadsvoorstel

GEMEENTE VELSEN

Raadsvoorstel Onderwerp: Jaarrekening 2020, de begrotingswijziging 2021 en begroting 2022-2025 gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief. Datum collegevergadering Zaaknummer Portefeuillehouder(s)

11 mei 2021

Ambtenaar

E. Corzilius

52618-2021 J. Verwoort

Telefoon

06 51458926

E-mailadres

ecorzilius@velsen.nl

Voorgesteld raadsbesluit

De raad besluit: 1. kennis te nemen van de concept jaarrekening 2020 van de Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief en de aanbiedingsbrief jaarrekening 2020 waarin het Noord-Hollands Archief de maatregelen toelicht om herhaling van de afkeurende accountantsverklaring te voorkomen. 2. in te stemmen met de herziene begroting 2021 van de Gemeenschappelijke Regeling NoordHollands Archief en dit als zienswijze in te dienen bij het dagelijks bestuur en daarbij aan te geven dat de gemeente ervan uitgaat dat het Noord-Hollands Archief: Voordat zij overgaat tot het geven van een huurkorting aan Stichting Hart meer zicht heeft op de financiële situatie van Stichting Hart (de noodzaak van de gevraagde huurkorting) en inzicht of de stichting een beroep kan doen op andere Corona compensatieregelingen. 3. in te stemmen met de begroting 2022 van de Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief en dit als zienswijze in te dienen bij het dagelijks bestuur en daarbij aan te geven dat de gemeente ervan uitgaat dat het Noord-Hollands Archief: a. De eventuele financiële gevolgen van de nieuwe Archiefwet in principe binnen de eigen begroting verwerkt; b. De partners actief blijft informeren over de uittreding van het rijk uit de regeling en de impact hiervan op het Noord-Hollands Archief.

Samenvatting

Het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief stelt de gemeenteraad van Velsen in de gelegenheid een zienswijze in te dienen over de begroting 2022-2025 en de begrotingswijziging 2021. Daarnaast legt het bestuur de jaarrekening 2020 ter kennisname aan de raad voor. Over de jaarrekening kreeg het Noord-Hollands Archief een afkeurende accountantsverklaring omdat zij bij de inhuur van extern personeel niet conform de Europese inkoop- en aanbestedingsregels hebben gehandeld. In de aanbiedingsbrief jaarrekening 2020 beschrijft het Noord-Hollands Archief hoe zij meer grip krijgen op de inkoopsituatie om herhaling van een afkeurend rechtmatigheidsoordeel in de toekomst te voorkomen. Het college geeft het NHA bij de herziene begroting 2021 mee dat alvorens wordt overgegaan tot het verlenen van een huurkorting aan stichting Hart meer inzicht moet zijn in de financiële situatie (de noodzaak) en of hiervoor geen andere Corona compensatieregelingen beschikbaar waren. Het college ziet verder geen aanleiding om opmerkingen bij de begrotingswijziging en begroting te plaatsen en stelt de raad voor met beiden in te stemmen. 1

GEMEENTE VELSEN Inleiding

Het Noord-Hollands Archief (hierna te noemen NHA) is een Gemeenschappelijke Regeling (GR) waarin de gemeente Velsen samen met de gemeente Haarlem en het Rijk deelneemt. Deze GR heeft tot doel de overgebrachte archieven van de deelnemende partners te beheren en voor het publiek toegankelijk te maken. Het algemeen bestuur van het NHA heeft de jaarrekening 2020, de begrotingswijziging 2021 en de begroting 2022-2025 in haar vergadering van 16 april 2021 voorlopig vastgesteld. Op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen wordt de gemeenteraad in de gelegenheid gesteld kennis te nemen van de jaarrekening en een zienswijze te uiten over de begroting en de begrotingswijziging van de gemeenschappelijke regeling. Het algemeen bestuur van het NHA heeft de concept- jaarrekening 2020, de herziene begroting 2021 en de begroting 2022-2025 in haar vergadering van 16 april 2021 voorlopig vastgesteld. Er zijn twee belangrijke ontwikkelingen waarover het college de raad informeert: - Nieuwe archiefwet: Het ministerie van OCW werkt op dit moment aan de nieuwe Archiefwet die naar verwachting in 2021 in werking treedt. De Archiefwet schrijft voor dat de overheid haar informatie op een goede manier beheert. Dat is van belang voor de bedrijfsvoering van de overheid zelf, maar ook voor publieke verantwoording, rechtsvinding en vanuit cultuur-historisch perspectief.

Omdat de huidige wetgeving vooral gebaseerd is op de papieren situatie, wordt de Archiefwet aangepast aan digitale ontwikkelingen. Zo wordt voortaan zowel papieren als digitale overheidsinformatie duurzaam bewaard. - Uittreding van het Rijk per 2024 uit alle Regionale Historische Centra (RHC’s): De samenwerking tussen OCW en het NHA blijft, maar zal een andere vorm krijgen. Zo komt per 2024 een einde aan de e-depot dienstverlening van het Nationaal Archief en wordt partnerbijdrage van OCW omgezet in een (structurele) specifieke uitkering aan het NHA. Het NHA oriënteert zich op andere potentiële partners die tot de regeling zouden kunnen toetreden. Beoogd doel en effect van het besluit

De gemeenteraad krijgt de gelegenheid om invloed uit te oefenen op het beleid van de gemeenschappelijke regeling. Wanneer Velsen instemt met de ontwerpbegroting kan de GR NHA de begroting vaststellen. Argumenten

Jaarrekening 2020 Financiële aspecten  Accountantsverklaring De jaarrekening heeft een afkeurende accountantsverklaring. De accountant heeft geconstateerd dat onrechtmatig is gehandeld omdat de aanbestedingsgrens is overschreden met de inhuur van extern personeel. In de aanbiedingsbrief jaarrekening 2020 beschrijft het NHA hoe zij meer grip krijgen op de inkoopsituatie om herhaling van een afkeurend rechtmatigheidsoordeel in de toekomst te voorkomen. Naar aanleiding van een afkeurende verklaring kunnen we geen repressieve maatregelen nemen. Wel kunnen we bij het kennisnemen van de jaarrekening aangegeven dat we kennis hebben genomen van de brief waarin het NHA de genomen maatregelen toelicht.  Het resultaat De rekening sluit met een positief saldo van € 146.800 voor bestemming en met een saldo € 0 na bestemming. Van het resultaat is in de jaarrekening voorgesteld € 50.000 toe te voegen ten gunste van een bestemmingsreserve ‘Vrouwen in Verzet’ en € 96.800 ten gunste van de egalisatiereserve.  Algemene reserve/weerstandsvermogen In het verleden heeft de Belastingdienst bepaald dat het NHA geen algemene reserves mag aanhouden. Hierdoor is het voor het NHA niet mogelijk om een robuust eigen vermogen op te bouwen. Daar staat tegenover dat het Noord-Hollands Archief een deel van de btw op 2

GEMEENTE VELSEN inkoopfacturen mag terugvorderen. Zij hebben wel bestemmingsreserves voor het onderhoud van de panden en de digitalisering van archieven en beeldcollecties. In 2020 is er opdracht verleend aan ABAB Accountants en Consultants om het NHA te adviseren over de gehanteerde BTW-regeling en vervolgens tot afspraken te komen met de Belastingdienst. Dit wordt in 2021 afgerond.  Risico’s De aanbestedingsgrens is overschreden waardoor de accountant de jaarstukken onrechtmatig heeft verklaard. Om dit in de toekomst te voorkomen heeft de accountant in het verslag beheersmaatregelen genoemd. In overleg met het NHA zal dit onderwerp van gesprek zijn.  Restitutie Er is geen sprake van restitutie aan de deelnemers van de GR Noord-Hollands Archief. (Beleids)inhoudelijk aspecten Het jaar 2020 is het laatste jaar van de beleidsperiode 2017-2020: ‘Voor nu en later’. Afgelopen jaar was als gevolg van de Coronacrisis een bijzonder jaar voor het NHA. Van het vorig jaar vernieuwde archiefcafé konden maar weinig bezoekers, schooljeugd en studenten genieten. De bezoekersaantallen van de Janskerk waren als gevolg van de twee lockdowns dan ook een stuk minder dan voorgaande jaren (ruim 6.000).

Het NHA heeft op het gebied van erfgoed- en cultuureducatie op een andere manier van zich laten horen door met haar dienstverlening in te spelen op de vraag: de chatfunctie met de digitale bezoekers is uitgebreid. De website trok 493.321 bezoekers. Het NHA heeft afgelopen jaar sterk ingezet op het digitaliseren van archieven en beeldcollecties om het mogelijk te maken dat veelgevraagd en kwetsbaar materiaal voor een breed publiek beschikbaar komt. Omdat te kunnen waarborgen heeft het NHA besloten te investeren in een eigen e-depot, omdat het Nationaal Archief een andere koers vaart dan het NHA in het beleidsplan voor de samenwerking nog voor ogen had. In 2020 heeft het NHA een aanbesteding gedaan voor de aanschaf van een eigen E-depot. Dit leidt tot iets hogere exploitatielasten die worden gedekt uit de specifieke DVO partnerbijdragen voor het E-depot. Zienswijze Op grond van de Wgr neemt de raad kennis van de jaarstukken 2020. Voor de jaarrekening geldt geen zienswijzeprocedure. Over de kennisname van de jaarstukken en de aanbiedingsbrief jaarrekening 2020 (met daarin een toelichting op de ingezette maatregelen) wordt het bestuur van de GR geïnformeerd. Begrotingswijziging 2021 Financiële aspecten  Herziene begroting 2021: De uitkomsten van de Jaarrekening 2020 geven aanleiding voor het bijstellen van de begroting voor 2021.

De herziene begroting 2021 sluit met een geprognosticeerd negatief resultaat in 2020 van -€ 61.655 voor bestemming en met een resultaat van € 0 na bestemming. Het tekort wordt aangevuld vanuit de egalisatiereserve. In de herziene begroting rekening gehouden met een huurkorting voor de Stichting Hart van € 50.000 door hen aangevraagd in verband met de beperkingen in hun bedrijfsvoering door de maatregelen rondom COVID-19.Voordat het NHA besluit over een huurkorting wordt meer uitgezocht over de financiële positie van Stichting Hart en of zij hiervoor geen andere financiële Corona compensatie regeling kunnen aanwenden. Uit jurisprudentie blijkt dat de coronacrisis een gebrek kan vormen in de nakoming van de huurovereenkomst en dat op basis hiervan een huurder recht kan hebben op huurkorting wanneer de huurder de ruimte niet voor het beoogde exploitatiedoel kan benutten. Voor 2021 zijn met twee overheden nog geen dienstverleningsovereenkomsten gesloten. In de begroting is hier al rekening mee gehouden. Hierover wordt nog met de partijen overlegd en naar verwachting is hierover halverwege 2021 meer duidelijkheid. 3

GEMEENTE VELSEN  Algemene reserve/weerstandsvermogen Zie de tekst onder het kopje ‘algemene reserve/weerstandsvermogen’ onder de jaarrekening.  Bestemmingsreserves - onttrekking groot onderhoud: Uitgaande van een investering in de locatie Kleine Houtweg van € 200.000 per jaar met een afschrijvingstermijn van tien jaar worden de afschrijvingen van deze investeringen onttrokken aan de bestemmingsreserve groot onderhoud. In 2020 hebben er geen investeringen plaatsgevonden en dus ook geen onttrekkingen. Vandaar dat de reeks onttrekkingen in 2021 start en het aanvankelijk begrote bedrag van € 40.000 is teruggebracht naar € 20.000. - onttrekking resultaat 2019: De onttrekking ten bedrage van € 96.135 betreft het restant van het bedrag dat vanuit de resultaatsbestemming van 2019 was gereserveerd voor “Extra personele inzet digitaal informatiebeheer” (€ 59.375) en de post “Digitaal zichtbaar maken” (€ 36.760). Deze bedragen zijn toegevoegd aan het budget voor 2021 en zullen in dit boekjaar daarom worden onttrokken aan de bestemmingsreserve. - onttrekking resultaat 2020: Van het positieve resultaat over 2020 is voorgesteld om € 50.000 toe te voegen aan een bestemmingsreserve voor huurkorting ten behoeve van de Stichting Hart en € 50.000 ten behoeve van een bestemmingsreserve voor de tentoonstelling “Vrouwen in verzet”.

Deze kosten worden in 2021 gemaakt en dus worden deze bedragen onttrokken uit de bestemmingsreserve van het resultaat 2020.  Risico’s: De financiële gevolgen van de nieuwe Archiefwet zijn nog niet bekend De nieuwe Archiefwet is in de maak en wordt naar verwachting in 2021 geïmplementeerd. Het wetsvoorstel is een modernisering van de Archiefwet 1995, die uit het papieren tijdperk stamt. De nieuwe wet sluit beter aan bij de praktijk van het digitale informatiebeheer. De belangrijkste wijzigingen zijn het verplicht aanwijzen van een archivaris (wij hadden deze al aangewezen bij het NHA) en het verkorten van de overbrengings-termijn van te bewaren archiefbescheiden naar de archiefdienst (dit wordt tien jaar). Er worden hogere eisen gesteld aan het digitale beheer van overheidsinformatie en archieven. Over de financiële gevolgen van de nieuwe wet is op dit moment nog weinig bekend. De gemeente gaat er vanuit dat de effecten van de nieuwe Archiefwet voor het NHA in principe binnen de begroting van het NHA wordt verwerkt. De VNG stuurt bij het Rijk er op aan dat gemeenten voor de eventuele meerkosten, als gevolg van de inhaalslag voor duurzaam archiveren, worden gecompenseerd. De uitbraak van de Corona crisis leidt in beperkte mate rechtstreeks tot verminderde baten voor het NHA. Het archiefcafé is gesloten en de verhuur van de Commandeurszaal is momenteel niet mogelijk.

De wegvallende directe inkomsten bedragen maximaal € 22.000 voor 2021. De overige baten van het NHA zijn afkomstig van het Rijk, de gemeenten Haarlem en Velsen, de provincie Noord-Holland en overige gemeenten en overheidsorganisaties. Zolang deze aan hun verplichtingen voldoen, lopen de inkomsten geen gevaar. Mochten deze inkomsten teruglopen in of na 2021, dan zal NHA de kosten in gelijke mate reduceren door bijvoorbeeld de uitgaven aan digitaliseringsprojecten of digitaal informatiebeheer te verminderen.  Bijdrage deelnemers GR: De totale bijdrage van Rijk, Provincie, gemeenten en overige organisaties bedraagt in 2021 € 7.306.196. De bijdrage van de gemeente Velsen voor exploitatie is gebaseerd op de bijdrage voor 2020, vermeerderd met de door het Rijk vastgestelde indexering 2020 die conform de Gemeenschappelijke Regeling wordt doorberekend aan de overige partners Haarlem en Velsen. Voor Velsen komt dit neer op een stijging van € 8.785 ten opzichte van de oorspronkelijke begroting van het NHA. Sinds 2019 betaalt de gemeente Velsen een separaat bedrag voor digitaal informatiebeheer, in de vorm van een vast bedrag per inwoner. In 2021 wordt op dit bedrag een korting van 20% gegeven.

De stijging van het bedrag in de herziene begroting is het gevolg van het gestegen inwonertal en de indexering van het bedrag per inwoner met 1,3% op basis van de Consumenten Prijs Index (CPI) 2020. Voor Velsen komt dit neer op een stijging van € 3.300 ten opzichte van de oorspronkelijke begroting van het NHA. 4

GEMEENTE VELSEN Als gevolg van de begrotingswijziging ontstaat een klein tekort van € 10.431 voor 2021. Dit tekort wordt gedekt uit het programma Wonen en Leven. (Beleids)inhoudelijk aspecten: In Klaar voor de Toekomst, beleidsplan 2021-2024 (opgenomen in de bijlage) onderscheidt het Noord-Hollands Archief de volgende hoofdlijnen: 1. Bronnen veiligstellen: Het NHA stelt historische bronnen veilig om zoveel mogelijk geschiedenissen te kunnen vertellen. 2. Meer mogelijk maken met data: Het NHA zorgt ervoor dat geschiedenis geschreven kan worden. Het NHA wil dat hun collectie online makkelijk te vinden en te doorzoeken is en de data geschikt maken voor hergebruik door derden. Dat alles vergt gestandaardiseerde collectiedata van hoge kwaliteit. 3. Publiek faciliteren: Het NHA houdt geschiedenis levend. Het Noord-Hollands Archief gaat de verbinding aan met het publiek en helpt hen zich te verbinden met hun verleden en dat van hun stad, dorp, streek en provincie. Dit doen zij op verschillende manieren: via de Janskerk, online, het publiekscentrum, de studiezaal en de expositieruimten. 4. Organisatie blijven ontwikkelen: Het NHA streeft ernaar te werken als een geoliede machine: goed op elkaar ingespeeld en soepel schakelend bij veranderingen en ontwikkelkansen.

Om effectief te kunnen functioneren, moeten de analoge en digitale werkprocessen goed op elkaar worden afgestemd zodat die elkaar optimaal ondersteunen en versterken. Het is belangrijk dat medewerkers op de hoogte zijn van elkaars werk en dat keuzes vanuit een integraal perspectief gemaakt worden. Impact Coronacrisis op inkomsten en uitgaven De post overige opbrengsten omvat de verhuur van de Commandeurszaal, de verhuur van kantoorruimte en de opbrengst van het archiefcafé. In de herziene begroting is dit bedrag lager dan in de oorspronkelijke begroting opgenomen, ervan uitgaande dat de opening van het archiefcafé en de verhuur van de Commandeurszaal tot en met juni 2021 nog niet mogelijk zal zijn in verband met de maatregelen rondom COVID-19. Zienswijze De begroting geeft aanleiding tot het maken van een opmerking. Voordat het NHA overgaat tot het geven van een huurkorting aan Stichting Hart moet meer zicht zijn op de financiële situatie van Stichting Hart (de noodzaak van huurkorting) en inzicht of zij een beroep kunnen doen op andere Corona compensatieregelingen. Er kan worden ingestemd met de herziene begroting 2021. Dit wordt als zienswijze voorgesteld aan de raad. Begroting 2022-2025 Financiële aspecten  Het resultaat 2021 De begroting sluit met een geprognosticeerd positief resultaat in 2022 van € 101.115 voor bestemming en met een resultaat € 0 na bestemming.

 Algemene reserve/weerstandsvermogen Zie de tekst onder het kopje ‘algemene reserve/weerstandsvermogen’ onder de jaarrekening.  Bestemmingsreserves In 2022 en volgende jaren wordt op basis van het meerjarenonderhoudsplan een bedrag van € 200.000 gereserveerd voor groot onderhoud aan het gebouwencomplex Kleine Houtweg 18 en voor de vervanging van installaties. Uitgaande van een investering in de locatie Kleine Houtweg van € 200.000 per jaar met een afschrijvingstermijn van tien jaar worden de afschrijvingen van deze investeringen onttrokken aan de bestemmingsreserve groot onderhoud.  Risico’s Terugtreden van het Rijk uit de Regionale Historische Centra (RHC) per 2024 Het besluit van de minister het ministerie van OCW om uit te treden uit de GR is een eenzijdige bevoegdheid van het deelnemende bestuursorgaan. Uittreden mag dus niet afhankelijk worden gesteld van voorwaarden die de GR stelt. Hoewel het rijk uit alle RHC besturen treedt, heeft zij 5

GEMEENTE VELSEN aangegeven te blijven samenwerken in de regio en onderzoekt zij een nieuwe vorm van samenwerking met het bestuur van het NHA. De partnerbijdrage van OCW wordt per 2024 omgezet in een specifieke uitkering aan het NHA. Kernvraag is of het juridische en budgettaire regime dat op een specifieke uitkering van toepassing is, hetzelfde is als wanneer een partner uit de gemeenschappelijke regeling treedt. Het ministerie heeft nog geen inhoudelijke reactie gegeven op de impact van de gewijzigde financiering op langlopende verplichtingen, het opgebouwde eigen vermogen van de GR of de eventuele gevolgen van toekomstige bezuinigingen op de specifieke uitkering. De gezamenlijke RHC’s dringen er dan ook bij de minister op aan een onafhankelijke juridische toets uit te laten voeren mede gelet op het feit dat de RHC’s aan robuustheid inleveren als het rijk geen (financiële) partner meer is. Er zijn dan ook de nodige bezwaren op het voorgenomen terugtreden van het rijk, daarom stuurt men bij de minister aan op uitstel zodat er meer tijd is voor de voorbereiding.  Meerjarenbegroting 2022-2025 De begroting is reëel en structureel in evenwicht.  Bijdrage deelnemers GR De totale bijdrage van Rijk, Provincie, gemeenten en overige organisaties bedraagt in 2022 € 7.528.086, in 2023 € 7.550.066, in 2024 € 7.572.698 en in 2025 € 7.595.896.

(Beleids)inhoudelijk aspecten Zie de toelichting op de hoofdlijnen uit het beleidsplan. Zienswijze De begroting geeft geen aanleiding tot het maken van opmerkingen. Er kan worden ingestemd met de begroting 2022-2025. Wel wordt de verplichting opgelegd om de gemeente te informeren over de ontwikkelingen rondom de archiefwet en de uittreding van het rijk. Dit wordt als zienswijze voorgesteld aan de raad. Alternatieven

N.v.t. Risico’s

In de Gemeentewet en de Wet gemeenschappelijke regelingen is voorgeschreven dat de jaarstukken uiterlijk 15 juli moeten zijn geleverd aan de Gedeputeerde Staten. Voor de begroting geldt een termijn tot 1 augustus. Het niet voldoen hieraan heeft tot gevolg dat automatisch, na een periode van één maand waarin de mogelijkheid wordt geboden alsnog de informatie aan te leveren, voor de deelnemende gemeenten de sanctie in werking treedt van opschorting van de algemene uitkering (artikel 186 Gemeentewet). Het is de bedoeling dat het algemeen bestuur van de GR Noord-Hollands Archief op 9 juli 2021 tot definitieve vaststelling komt. Aangezien wij voorstellen om in te stemmen met de begroting is dit een laag risico om rekening mee te houden. Zie onder risico’s herziene begroting 2021 en de ontwerpbegroting 2022-2025. Programma

Wonen en leven Kader

 

Wet gemeenschappelijke regelingen. Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief. Participatie en inspraak

N.v.t. Financiële consequenties

Jaarrekening 2020 De jaarrekening 2020 van het Noord-Hollands Archief heeft geen effect op de gemeentebegroting. 6

GEMEENTE VELSEN Begrotingswijziging 2021 Door de begrotingswijziging ontstaat een tekort van € 10.431 voor 2021. Begroting 2022-2025 De bijdrage van de gemeente Velsen aan de begroting van het Noord-Hollands Archief is weergegeven in onderstaande tabel.

Reguliere bijdrage Digitale bijdrage Totaal Verschil

Gevraagd 2021

Gemeentebudget 2021

Gemeentebudget 2022 t/m 2025

€ 290.106

Gevraagd 2022 t/m 2025 € 296.448

€ 296.448 € 78.483

€ 74.394

€ 98.103

€ 92.993

€ 374.931

€ 364.500 -€ 10.431

€ 394.551

€ 383.378 -€ 11.173

€ 290.385

Uit de tabel blijkt dat de bijdrage vanaf 2021 niet volledig kan worden gedekt binnen de het beschikbare budget voor het NHA, maar gezien de hoogte van het bedrag kan dit vooralsnog worden gedekt binnen het programma Wonen en Leven. Uitvoering van besluit

De zienswijze versturen wij aan het NHA. Bijlagen – onderdeel uitmakend van het besluit

    

Aanbiedingsbrief Noord-Hollands Archief ontwerpbegroting Jaarrekening 2020 Noord-Hollands Archief, accountantsverslag, accountantsverklaring en aanbiedingsbrief Noord-Hollands Archief jaarrekening 2020 Begrotingswijziging 2021 en Ontwerpbegroting 2022-2025 Noord-Hollands Archief en toelichtingen Brief Zienswijze jaarrekening, begrotingswijziging en begroting Noord-Hollands Archief Raadsvoorstel en -besluit jaarrekening, begrotingswijziging en/of begroting Noord-Hollands Archief

Bijlagen – bijgevoegd als achtergrondinformatie

-

Klaar voor de Toekomst, beleidsplan 2021-2024

Burgemeester en wethouders van Velsen, De secretaris,

De burgemeester,

K.M. Radstake

F.C. Dales

7