Memo sessie beleidskader participatie - instrumenten van de raad

GEMEENTE VELSEN Memo Aan Van Datum Onderwerp

Raad van velsen Griffie 24 maart 2021 Instrumenten van de raad

1. Inleiding Tijdens de sessie op 25 maart 2021 zal de raad nader worden meegenomen in het beleidskader participatie. De sessie is in twee delen opgedeeld: 1) instrumenten van de raad en 2) wijkgericht werken. Het onderdeel over de instrumenten van de raad zal worden verzorgd door de griffie. De griffier, Ruurd Palstra, zal een korte presentatie geven over de participatie en de raad. In tegenstelling tot wat het onderwerp vermeld, zal voornamelijk ingezoomd worden op wat de raad nodig heeft voor de eigen participatieprocessen. De vraag die centraal staat is dan ook: wat kan de raad zelf en wat heeft hij daarvoor nodig? 2. Instrumenten van de raad Een manier om als raad uitvoering te geven en zelf met de samenleving in gesprek te gaan, is door gebruik te maken van de zogeheten instrumenten van de raad ten aanzien van participatie. Grofweg komt het neer op een aantal werkvormen waarmee de raad in gesprek kan gaan met de samenleving, alsmede instrumenten waarmee de raad grip krijgt op de eigen rol. Omdat tijdens de sessie maar kort stil kan worden gestaan bij de instrumenten en deze voornamelijk illustratief zijn bij de wijze waarop participatie vorm kan krijgen, zetten wij de instrumenten (zoals vermeld in de presentatie) graag voor u op een rijtje. Daarbij wordt in het bijzonder stilgestaan bij het doel van het desbetreffende instrument voor de raad binnen het raadsproces.

• Raadssessies met genodigden Traditionele raadssessies, waarbij partijen worden uitgenodigd om een presentatie te geven om of om aan tafel te zitten, zodat het de raad met de genodigden in gesprek kan gaan. Het onderwerp wordt door de raad geagendeerd. Het doel is om meer achtergrond bij een specifiek onderwerp te verkrijgen van inwoners of stakeholders die bij het onderwerp betrokken zijn. • Werkbezoeken Tijdens een werkbezoek gaan raadsleden op bezoek bij een inwoner, ondernemer of andere betrokkene. Het doel is om een beter beeld van (plaatselijke) situatie of locatie te vormen. • Informatiemarkt / motiemarkt Bij een informatiemarkt / motiemarkt kunnen raadsleden bij de verschillende partijen uit de samenleving langs de kraampjes/stands om daar informatie op te halen of om inspiratie op te doen voor moties. Voor de raad is het doel om initiatieven of vraagstukken vanuit de samenleving aan te moedigen en daarmee de betrokkenheid van inwoners en stakeholders bij de lokale politiek en het bereik van de volksvertegenwoordigende rol te vergroten. • Burgerinitiatief (agenderen bij de raad) Inwoners kunnen actief, al dan niet na overleg met een raadslid, zelf een onderwerp op de agenda van de gemeenteraad zetten.

Het doel van dit instrument is om inwoners de gelegenheid te geven om breed gedragen onderwerpen onderwerp van het politieke debat te laten worden en daarmee de betrokkenheid van de samenleving bij de lokale politiek te vergroten en het bereik van de

1

GEMEENTE VELSEN volksvertegenwoordigende rol te vergroten. • Rondetafelgesprek met de samenleving Een avond waarop raadsleden en steunfractieleden met de samenleving in gesprek gaan. Inwoners kunnen daarbij (vooraf) onderwerpen aandragen die besproken kunnen worden met de raad. Het doel van een rondetafelgesprek is om vrijblijvend met inwoners en stakeholders te spreken over onderwerpen die bij inwoners leven, om de (prioriteit op de) agenda van de raad te bepalen en het bereik van de volksvertegenwoordigende rol te vergroten. • Wereldcafé met de samenleving Een thema-avond waarbij gebruik wordt gemaakt van meerdere (thema)tafels. De deelnemers, bestaande uit de raadsleden, steunfractieleden en inwoners, verspreiden zich over de tafels en wisselen daar ideeën en ervaringen uit. De uitkomsten van deze gesprekken worden aan het eind van de avond gedeeld. Het doel van het wereldcafé is om bepaalde onderwerpen die later in besluitvorming komen met inwoners te verkennen. Zodoende krijgt de raad mogelijk een breder beeld van problemen en mogelijkheden in de beeldvorming. • Lagerhuisdebat met de samenleving Een debat waarbij raadsleden en inwoners, ondernemers en betrokkenen met elkaar in debat gaan over een onderwerp aan de hand van specifieke stellingen. Het Lagerhuisdebat heeft tot doel om een scherper beeld te krijgen van opvattingen van inwoners en maatschappelijke vraagstukken.

• Zeepkistbijeenkomst Een bijeenkomst waarbij de samenleving in de gelegenheid wordt gesteld om over een thema te spreken. De inwoner, ondernemer of betrokkene krijgt de gelegenheid om kort over het onderwerp te spreken, waarna de mogelijkheid bestaat voor een kort gesprek of discussie. Daarbij is het de bedoeling om specifieke onderwerpen, voorstellen of ideeën kort toe te lichten ten overstaan van raadsleden. Daarmee heeft het tot doel om initiatieven of vraagstukken vanuit de samenleving aan te moedigen en daarmee de betrokkenheid van inwoners en stakeholders bij de lokale politiek en het bereik van de volksvertegenwoordigende rol te vergroten. • Raadsinformatiebijeenkomsten (naar voorbeeld van Utrecht) Inwoners of stakeholders dragen onderwerpen aan om met de raad te bespreken. Deze worden door de raadsleden geadopteerd en gezamenlijk voorbereid. Inwoners en stakeholders behandelen dit onderwerp tijdens een openbare sessie waarbij het onderwerp door hun wordt toelicht en vervolgens met elkaar en met de raadsleden besproken. Het doel is om vrijblijvend met inwoners en stakeholders te spreken over onderwerpen die bij inwoners leven, om de (prioriteit op de) agenda van de raad te bepalen en het bereik van de volksvertegenwoordigende rol van de raad te vergroten. 3.

Aanvullende kaderstellende instrumenten om participatie mogelijk te maken:  Bestuursopdracht Door middel van de bestuursopdracht kan de raad vooraf bij een belangrijke thema van de raad kaders meegeven over het doel en de rolverdeling tussen raad, college en ambtelijke organisatie en de betrokkenheid van inwoners en stakeholders hierbij. Daarbij stelt de raad naast het algemene doel ook de procesmatige kaders op voor het te lopen proces, waarbij ook aandacht is voor (het doel van) participatie, de waarden en de eventueel gekozen instrumenten voor participatie in het raadsproces. Dit kan ook gelden voor de participatie door college en organisatie. Het doel van de bestuursopdracht is om scherp verwachtingsmanagement richting samenleving te creëren over onder andere de spelregels en het verloop van het (participatie)proces. Het is uiteindelijk de bedoeling om hiermee meer draagvlak en proceslegitimatie te verkrijgen.

2

GEMEENTE VELSEN • (Langetermijn)agenda voor belangrijke thema’s Door het beheren en onderhouden van de (langetermijn)agenda, kan de raad tijdig bijsturen en zelf participatie oppakken wanneer dat noodzakelijk en/of wenselijk is. Het doel is om ruimte te creëren en daarmee participatie bij het raadsproces mogelijk te maken indien dit bij een onderwerp gewenst is. 4. Aanvullende controlerende instrumenten:  Participatieprocessen voor besluitvorming toetsen aan doel, waarden en gebruik instrumenten bij participatie door raad, college en organisatie Om de controlerende rol van de raad te versterken is het van belang om in de voorbereiding kaders te stellen aan het doel van participatie. Kernvragen bij het controleren kunnen zijn: waartoe draagt participatie aan dit vraagstuk bij, welke waarden worden ingezet en op welke wijze past dit instrument binnen het proces? Het heeft daarbij tot doel om te zorgen dat de spelregels die vooraf zijn gecommuniceerd naar de samenleving goed gevolgd worden. Daarmee draagt de raad bij aan goed verwachtingsmanagement vanuit de gemeente en een betrouwbare overheid.  Burgerevaluatie De raad kan een burgerevaluatie vragen bij bepaalde reeds doorlopen processen, om zo actief inwoners en stakeholders te betrekken bij de wijze waarop een besluit uitgevoerd is.

Voor de raad heeft dit tot doel om beelden vanuit de samenleving op te halen of om te toetsen of het gewenste beleid en de wijze waarop inwoners en stakeholders daar bij betrokken zijn geweest, ook het beoogd effect hebben gehad.

3