Memo instellen vertrouwenscommissie inzake herbenoeming burgemeester.docx

1 Memo instellen vertrouwenscommissie inzake herbenoeming burgemeester

Aanleiding: De benoemingstermijn van dhr. Dales verstrijkt per april 2022. Dhr. Dales heeft in het presidium te kennen gegeven dat hij graag in aanmerking wil komen voor herbenoeming. Herbenoeming is formeel aan de orde indien de burgemeester aan de commissaris van de koning te kennen heeft gegeven dat hij hiervoor in aanmerking wil komen, waarop de procedure start en de gemeenteraad overgaat tot de herbenoemingsprocedure. Allereerst wordt, in overleg met de commissaris besproken of er eventuele bezwaren vanuit de raad bij een herbenoeming zijn. Deze moeten feitelijk onderbouwt worden op basis van de verslaglegging van de klankbordgesprekken. Stap 1: Opstellen verordening op de vertrouwenscommissie De verordening vertrouwenscommissie herbenoeming wordt ingesteld om de herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden. De vertrouwenscommissie wordt door de raad ingesteld. De vertrouwenscommissie regelt de procedure vanuit de raad ten aanzien van de herbenoeming, zoals de opdracht, samenstelling en werkwijze. Ook wordt in de verordening de geheimhouding geregeld. Deze verordening wordt voor de zomer vastgesteld zodat de leden van de commissie zich gedurende de zomerperiode kunnen voorbereiden. Advies met betrekking tot de samenstelling: -

-

-

-

De commissie moet zo zijn samengesteld dat zij een evenwichtig oordeel kan vellen over het functioneren van de burgemeester en de gemeenteraad met voldoende gezag kan adviseren over de aanbeveling. Het verdient daarom de aanbeveling om vertegenwoordiging met een breed draagvlak van raadsleden uit de raad te kiezen In het kader van de continuïteit is het advies om de leden die de afgelopen jaren de klankbordgesprekken voorbereid hebben ook deel van de vertrouwenscommissie uit te laten maken Omdat vanuit deze vertrouwenscommissie de klankbordgesprekken gevoerd worden voor de komende termijn van de burgemeester verdient het de aanbeveling om in de vertrouwenscommissie ook leden op te nemen die de volgende periode ook met de burgemeester werken en mogelijk ook deze klankbordgesprekken voeren Zorg voor een voorzitter van de vertrouwenscommissie die zowel binnen de vertrouwenscommissie als naar buiten gezag en draagvlak heeft. Het is te adviseren ten minste één wethouder als adviseur toe te voegen aan de vertrouwenscommissie die de aanbeveling voorbereidt. Die kan zich vervolgens laten voeden door input van de andere wethouders. Zo kan de vertrouwenscommissie zich goed rekenschap geven van het perspectief van het college. De gemeenteraad beslist daar evenwel zelf over, bij voorkeur in goed overleg met het college.

Het is echter geen vereiste om een wethouder toe te voegen aan de commissie. Een alternatief voor het als adviseur toevoegen van een wethouder aan de vertrouwenscommissie, is dat de vertrouwenscommissie een informerend gesprek voert met een of meerdere wethouders. Adviseurs zijn geen lid van de vertrouwenscommissie en hebben geen stemrecht. De geheimhoudingsplicht voor wat betreft de herbenoemingsprocedure geldt vanzelfsprekend ook voor de adviseur(s).

2 Advies voor de leden van de vertrouwenscommissie -

De voorbereiding kost een behoorlijke tijdsinvestering in de maanden augustus, september en oktober. Houdt hier rekening mee. Alles in de vertrouwenscommissie geschiedt onder geheimhouding conform art 61c van de gemeentewet en kan daarom ook niet gedeeld worden met de overige raadsleden.

Kaders van de vertrouwenscommissie Het is van belang dat gemeenteraden in de herbenoemingsprocedure kunnen terugvallen op een goed en geobjectiveerd beoordelingskader. Dat helpt de gemeenteraad om te komen tot een gerechtvaardigd en afgewogen oordeel over het functioneren van de burgemeester in de afgelopen periode. Het beoordelingskader wordt in de eerste plaats gevormd door de profielschets, die de basis was voor de selectie van de burgemeester. Het bevat de eisen en verwachtingen die aan hem of haar gesteld worden en biedt zodoende handvatten om terug te kijken op het functioneren: In welke mate zijn eisen en verwachtingen uitgekomen? In welke mate is er sprake van contextveranderingen of veranderingen in de taakinvulling die maken dat de functie-invulling veranderd is? Welke elementen van het profiel kwamen goed uit de verf? Aan welke aspecten uit de profielschets zou de burgemeester in een volgende termijn meer aandacht mogen schenken? Om allerlei uiteenlopende redenen kan het verwachtingspatroon ten aanzien van het functioneren van de burgemeester in de loop der tijd wijzigen. Bovendien vinden tijdens de ambtsperiode van de burgemeester raadsverkiezingen plaats, met als gevolg dat niet alleen de samenstelling van de raad kan veranderen, maar ook mogelijk nieuwe wethouders aantreden.

Dat betekent dat de lokale partijpolitieke verhoudingen waarin de burgemeester functioneert – in meer of mindere mate – kunnen veranderen. Dat kan leiden tot een verandering in de verwachtingen omtrent het functioneren van de burgemeester. Het is voor een goede verhouding tussen de raad en de burgemeester van belang die nadere eisen duidelijk en bijtijds – en dus niet pas in het laatste stadium – te formuleren. Dit vereist een open verhouding tussen de raad en de burgemeester. De burgemeester moet de gelegenheid hebben zich aan veranderende verwachtingen aan te passen. Deze nadere eisen kunnen vervolgens, mits duidelijk gewisseld met de burgemeester, nadere criteria vormen waaraan het functioneren van de burgemeester in de volgende benoemingstermijn wordt getoetst. Deze eventuele nadere eisen voor in de volgende benoemingstermijn zijn onderdeel van het verslag van bevindingen op basis waarvan de gemeenteraad een besluit neemt over de aanbeveling tot herbenoeming. De raadsleden die in de nieuwe termijn de klankbordgesprekken gaan voeren met de burgemeester kunnen voortbouwen op hetgeen is vastgelegd in het verslag van bevindingen. Hier ligt dus een sterke verbinding met het deel klankborden. Advies: -

Tijdig met de raad in gesprek te gaan over eventueel aanvullende eisen ten aanzien van de profielschets van de burgemeester. Deze aanvullende eisen dan ook tijdig met de burgemeester te bespreken en deze op te laten nemen in het voorlopig en definitief verslag.

3 Stap 2: Voorbereiding en eerste gesprek met de Commissaris van de Koning Volgens artikel 61a, derde lid, van de Gemeentewet overlegt de gemeenteraad, voordat hij een aanbeveling opstelt, met de commissaris van de Koning over het functioneren van de burgemeester. Dit overleg vindt in plaats aan het begin van de herbenoemingsprocedure. De vertegenwoordiging van de gemeenteraad overlegt dan met de commissaris van de Koning over het voorgaande en verder gewenste functioneren van de burgemeester in het licht van de komende herbenoemingsprocedure. Het gesprek wordt gevoerd mede in het licht van de in voorgaande jaren gevoerde klankbordgesprekken van de gemeenteraad met de burgemeester. De commissaris van de Koning zal vragen of de raad verwacht dat er sprake zal zijn van een soepele procedure. De gemeenteraad moet (te verwachten) problemen rondom de herbenoeming in een zo vroeg mogelijk stadium met de commissaris van de Koning bespreken. Deze problemen moeten voortvloeien uit de eerdere verslaglegging van de klankbordgesprekken. Het eerste gesprek tussen de commissaris van de Koning en de gemeenteraad in de herbenoemingsprocedure heeft ook als doel om procesduidelijkheid te verkrijgen. De commissaris van de Koning ziet wettelijk toe op een ordelijk verloop van de procedure tot herbenoeming en informeert de gemeenteraad over het juridisch kader.

De gemeenteraad geeft, onder meer via de verordening op de vertrouwenscommissie, verder invulling aan de procedure. De raadsgriffier heeft een belangrijke rol in het herbenoemingsproces. Hij zorgt voor informatie over het proces in algemene zin en begeleidt de communicatie tussen gemeenteraad, burgemeester en commissaris van de Koning. Het gesprek met de Commissaris van de Koning is gepland op 26 augustus tussen 16:00-17:30. Deze zomerperiode zal de griffier samen met de vertrouwenscommissie bijeen komen om dit gesprek voor te bereiden. Het overleg met de commissaris van de Koning vindt, ingevolge artikel 61c, eerste lid, van de Gemeentewet, plaats met gesloten deuren. Van de beraadslagingen wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt. Dat geldt ook voor elk volgend overleg van de vertrouwenscommissie die de aanbeveling voorbereidt en de commissaris van de Koning.

Stap 3: Voorbereiding herbenoemingsgesprek met de burgemeester Voor een herbenoemingsgesprek is het belangrijk om goede informatie te hebben over de brede taakuitoefening van de burgemeester. Daartoe is in het 3e en 5e klankbordgesprek een uitgebreide scan gedaan langs relevante personen (college, ambtelijk maar ook buiten de organisatie) om een beeld te schetsen van het functioneren. Op basis hiervan kan de vertrouwenscommissie zich een oordeel vormen over het functioneren van de burgemeester in de afgelopen benoemingsperiode. Het afgelopen klankbordgesprek van maart 2021 is een vrij breed en uitgebreid proces geweest waarbij diverse referenten zijn gevraagd om hun input en mening te geven over het functioneren van de burgemeester. De vertrouwenscommissie kan evenwel besluiten om nog additionele informatie in te winnen. Daartoe moeten ze tijdig ook de burgemeester en commissaris van de Koning informeren. Het is, net als bij de klankbordgesprekken, belangrijk dat de gemeenteraad alle aspecten van het functioneren van de burgemeester meeweegt in zijn oordeel en dat de gemeenteraad zijn oordeel baseert op zo volledig mogelijke informatie, die een evenwichtig beeld geeft van het functioneren van de burgemeester. Tegelijk moet de geheimhouding rondom de herbenoeming gewaarborgd blijven.

Het is daarom verstandig de groep van mensen die geraadpleegd worden niet groter te maken dan noodzakelijk. De vertrouwenscommissie mag niet extern informatie verstrekken over het precieze verloop en zeker niet over de (voorlopige) uitkomsten van de herbenoemingsprocedure. De vertrouwenscommissie formuleert vroegtijdig de informatiebronnen op basis waarvan zij zich een

4 oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Deze informatiebronnen maakt zij voorafgaand aan het herbenoemingsgesprek kenbaar aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning. De bronnen kunnen bijvoorbeeld worden opgenomen in het raadsvoorstel bij de verordening. Mocht de vertrouwenscommissie van oordeel zijn om nog aanvullende informatiebronnen te raadplegen dan behoort dit tot de mogelijkheden. Een ervan kan zijn om aanvullend op de klankbordgesprekken nog referenten te vragen of in een openbaar debat met de raad de burgemeester vragen over zijn rol als burgemeester te laten beantwoorden als input voor de vertrouwenscommissie (en daarmee ook de gelegenheid te geven dat andere raadsleden bepaalde aspecten kunnen articuleren). Evenwel dient dit wel in wederzijds goed vertrouwen te gaan en instemming te gaan. In alle gevallen geldt dat verbreding van de voeding voor het herbenoemingsgesprek risico’s meebrengt voor de geheimhouding en voor de privacy van de burgemeester. Ook is het niet vanzelfsprekend dat alle betrokkenen het gepast vinden of zich ‘veilig genoeg’ voelen om hun oordeel over het functioneren van de burgemeester met de vertrouwenscommissie te bespreken, bijvoorbeeld vanwege het risico op herleidbaarheid, of omdat zij feedback op het functioneren van de burgemeester liever rechtstreeks met hem of haar bespreken.

Daar dient de raadsommissie oog voor te hebben. Het vraagt er ook om dat raadsleden de informatie goed wegen en op het juiste moment, op de juiste manier doorvragen. Stap 4: Formuleren voorlopig verslag Op basis van ingewonnen informatie formuleert de vertrouwenscommissie een conceptoordeel en een conceptverslag. De vertrouwenscommissie bekijkt in welke mate de burgemeester voldoet aan het profiel, vormt zich een oordeel over haar of zijn functioneren en geeft aan waar aandachts- of ontwikkelpunten zitten. Van de beraadslagingen wordt door de secretaris een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt. Het conceptverslag vormt input voor het herbenoemingsgesprek dat de vertrouwenscommissie voert met de burgemeester. Stap 5:Herbenoemingsgesprek met de burgemeester A: Herbenoemingsgesprek De vertrouwenscommissie bespreekt haar conceptbevindingen met de burgemeester, nog voordat zij verslag uitbrengt aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning. Net als bij het klankbordgesprek is het intermenselijke aspect van het herbenoemingsgesprek belangrijk: het doel zou van beide zijden moeten zijn om een goed gesprek te voeren over het ervaren functioneren van de burgemeester. De valkuilen bij dit gesprek zijn vergelijkbaar met die bij een klankbordgesprek.

Zo is het risico dat het gesprek te veel aan de oppervlakte blijft, dat er te veel wordt ingezoomd op incidenten, of dat er te veel wordt geredeneerd vanuit het recente verleden in plaats van de hele ambtsperiode. Een goede voorbereiding van het gesprek en een goede gesprekstechniek zijn daarom ook hier van belang. Ook de duur van het herbenoemingsgesprek is, zolang er geen sprake is van problemen, vergelijkbaar met die van een regulier klankbordgesprek (1 uur). Als agenda voor het gesprek worden over het algemeen de verschillende onderdelen van de profielschets of de verschillende taken van de burgemeester gehanteerd, eventueel aangevuld met een bespreking van eerdere afspraken die met de burgemeester zijn gemaakt over zijn functioneren. Van het gesprek met de burgemeester wordt door de secretaris een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt.

5 B: Verslag van Bevindingen De vertrouwenscommissie stelt na het herbenoemingsgesprek een Verslag van Bevindingen op. Daarmee rondt ze haar werkzaamheden af. De vertrouwenscommissie formuleert in het verslag haar oordeel over het functioneren van de burgemeester en geeft aan of er voor haar sprake kan zijn van herbenoeming. Als stelregel geldt dat het hele verloop van de procedure in het Verslag van Bevindingen wordt weergegeven, zowel procedureel als inhoudelijk. In bijzondere gevallen, overlegt de vertrouwenscommissie over het verslag met de commissaris van de Koning. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer het niet eenvoudig blijkt tot overeenstemming te komen over het verslag. Het verslag wordt bij meerderheid van stemmen vastgesteld, bij voorkeur met unanimiteit. Ieder commissielid heeft daarbij één stem. In het Verslag van Bevindingen kunnen leden van de vertrouwenscommissie, indien gewenst, blijk geven van minderheidsstandpunten. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk, of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden niet de bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen. Het verslag wordt minimaal ondertekend door de voorzitter en secretaris van de commissie.

Het Verslag van Bevindingen, dat wordt uitgebracht aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning, bevat ook een conceptaanbeveling. Het verslag bevat voldoende onderbouwing van de visie van de commissie, omdat de gemeenteraad op basis van het Verslag van Bevindingen besluit over de aanbeveling. C: Opmerkingen van de burgemeester De burgemeester kan opmerkingen plaatsen bij de bevindingen van de vertrouwenscommissie. Als deze niet leiden tot aanpassing van het verslag, kunnen deze als kanttekeningen van de burgemeester worden opgenomen. D Afspraken over toekomstig functioneren Het is, met het oog op een goede voortgezette samenwerkingsrelatie tussen gemeenteraad en burgemeester, aan te bevelen in het herbenoemingsgesprek afspraken te maken over het toekomstig functioneren van de burgemeester. Dit kan bijvoorbeeld in antwoord op ontwikkelingen in de gemeente of in antwoord op verschuivende ambities of verwachtingen van de gemeenteraad of van de burgemeester. Daar kunnen ook afspraken tussen zitten over de professionele ontwikkeling van de burgemeester. Als dergelijke afspraken gemaakt worden, dan worden deze in het verslag vermeld. Het is in deze fase ook aan te bevelen om de eerder gemaakte afspraken over feedback en klankbordgesprekken te herijken in het licht van de toekomstige benoemingstermijn.

Stap 6: Vaststellen van aanbeveling in besloten vergadering De gemeenteraad beraadslaagt in een besloten vergadering over de bevindingen van de vertrouwenscommissie die de aanbeveling voorbereidt en over de conceptaanbeveling. De gemeenteraad neemt daartoe kennis van het Verslag van Bevindingen, ter inzage via de griffier en in de besloten vergadering zelf, maar altijd onder geheimhouding. Er geldt eeuwigdurende geheimhouding voor de beraadslagingen. De burgemeester kan aanwezig zijn, maar dat is in de praktijk lang niet altijd het geval en veel burgemeesters geven zelf aan niet aanwezig te willen zijn. De gemeenteraad stelt op basis van de beraadslagingen zijn aanbeveling vast. Het heeft de voorkeur om in de besloten raadsvergadering waarin over de bevindingen van de vertrouwenscommissie wordt beraadslaagd, meteen de aanbeveling vast te stellen en in een direct aansluitende openbare vergadering de aanbeveling publiek te maken. Mocht de aanbeveling tot een niet-herbenoeming

6 leiden dan dient er eerst overleg met de commissaris en de minister gevoerd te worden. De minister beslist op basis van de argumentatie in dezen uiteindelijk gehoord hebbende de Commissaris van de Koning. Een mogelijke conclusie tot niet-herbenoemen, vraagt om zorgvuldigheid van argumentatie en onderbouwing. Een aanbeveling tot niet-herbenoemen is, indien dit opgevolgd wordt door de minister, rechtspositioneel ontslag voor de burgemeester. Veelal tijdens een openbare raadsvergadering wordt vervolgens alleen de aanbeveling openbaar gemaakt. De voorzitter van de vertrouwenscommissie schetst het proces en de overwegingen die zijn gemaakt. De stemverhouding blijft te allen tijde geheim, ook als het besluit unaniem is. In een eventueel persbericht staat niet meer dan dat een aanbeveling tot (niet-)herbenoeming is vastgesteld. Het besluit tot vaststelling van de aanbeveling is in de besloten raadsvergadering al genomen. Het hoeft in het openbaar niet opnieuw te worden genomen. De verplichte geheimhouding betekent dat ook de oordeelsvorming achter de aanbeveling tot herbenoeming of niet-herbenoeming niet openbaar mag worden gemaakt, niet door betrokken raadsleden en ook niet door de betrokken burgemeester. Zeker bij niet-herbenoeming vraagt dit aandacht voor de positie van met name de burgemeester, die zich moeilijk publiekelijk kan verdedigen.

Stap 7: Toezending aanbeveling aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties De gemeenteraad stuurt de aanbeveling ten minste vier maanden voor de eerste dag van de maand waarin de herbenoeming dient in te gaan aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, door tussenkomst van de commissaris van de Koning. Dat betekent dat het besluit tot aanbeveling uiterlijk in november dient te vallen zodat in december deze aanbeveling bij de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties binnen is. Stap 8 Voordracht door minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en herbenoeming bij Koninklijk Besluit De minister van BZK beslist vervolgens over haar of zijn voordracht aan de Kroon. Herbenoemingen worden niet behandeld in de ministerraad. Na ondertekening van het Koninklijk Besluit door de Koning en contrasignering door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is de herbenoeming definitief. De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties volgt in haar of zijn voordracht in beginsel de aanbeveling van de gemeenteraad. De minister van BZK kan afwijken van de aanbeveling van de gemeenteraad op zwaarwegende gronden of op gronden die ontleend zijn aan het advies van de commissaris van de Koning.

Als bij de herbenoeming van de burgemeester is afgeweken van de aanbeveling, informeert de minister van BZK de gemeenteraad over de motieven die aanleiding waren voor deze afwijking. De laatste formele stap is het afnemen van de eed of belofte door de commissaris van de Koning ten overstaan van de raad.