Memo - aanscherpen afspraken Agendacommissie Velsen.pdf

GEMEENTE VELSEN Memo

Aan Van Datum Onderwerp

Raad van Velsen Agendacommissie 26 januari 2021 Aanscherpen afspraken Agendacommissie Velsen

1. Inleiding De afspraken van de agendacommissie behoeften enige verduidelijking. Mede door de coronacrisis zijn enkele bestaande afspraken losgelaten of tijdelijk terzijde geschoven. We zitten echter alweer enige tijd in de coronacrisis. Nu zowel de raad als het college hebben kunnen wennen aan de huidige situatie, zijn de bestaande afspraken herzien en aangepast naar de (wenselijke) praktijk. In deze memo vindt u de afspraken die door de agendacommissie zijn vastgesteld. Deze afspraken zijn vastgesteld na een lang traject waarbij agendacommissie, het presidium en ook het college hun blik hebben kunnen werpen op de afspraken. Daarnaast geven de afspraken een beeld van het afwegingskader van de agendacommissie en het bevat een aantal aanbevelingen ten aanzien van de vergaderorde. Terwijl de afspraken omtrent agendaverzoeken voor de raad in het algemeen minder vaak aan de orde zullen zijn, geeft het wel goed weer wat de afwegingskaders zijn van de agendacommissie bij agendaverzoeken. Daarnaast biedt het handvatten voor ambtenaren en het college bij het opstellen van de agendaverzoeken. Vanaf punt 3 vindt u de afspraken die van invloed zijn op de orde van de vergaderingen. Daarbij dient opgemerkt te worden dat het Reglement van Orde voorrang geniet ten opzichte van deze afspraken en dat de raad kan beslissen om van deze afspraken af te wijken.

Tot slot dient opgemerkt te worden dat het uitgangspunt is dat bij het hanteren van deze afspraken, altijd rekening dient te worden gehouden met de werkbaarheid ervan. 2. Agendaverzoeken Een agendaverzoek dient primair om de opzet en wens voor de agendering van een onderwerp nader toe te lichten. Daarbij kunnen wensen voor bijvoorbeeld een sessie worden uitgewerkt, zodat het voor de agendacommissie duidelijk is wat voor bijeenkomst de indiener voor ogen heeft. De agendacommissie bepaalt uiteindelijk of en hoe een onderwerp wordt geagendeerd door het vaststellen van een bespreekvoorstel. Dit kan dus afwijken van het agendaverzoek. In agendaverzoeken moet een aantal elementen duidelijk worden vermeld. Denk daarbij aan het doel van de sessie, maar ook waar het onderwerp zich in het gehele proces bevindt. Waar de indiener aan moet denken bij het opstellen van het agendaverzoek, wordt onder meer in het model van de agendaverzoeken vermeld. Mocht een element niet duidelijk worden vermeld, dan ligt bij de griffie de taak om naar verduidelijking te vragen bij de betrokken ambtenaren. Als geen duidelijkheid gegeven kan worden, wordt dit aan de agendacommissie meegegeven, zodat een concrete uitwerking kan worden meegegeven met betrekking tot de sessie. Hieronder wordt ingegaan op een aantal – niet limitatieve – afspraken met betrekking tot de agendaverzoeken.

GEMEENTE VELSEN 2.1 Opzet en doel van de sessies moeten vooraf duidelijk zijn. Daarbij kunnen de volgende vragen, eisen en kaders gesteld worden: o In welke fase van het BOB-model bevindt het onderwerp zich? Zijn hybride vormen mogelijk dan wel gewenst?  In de oordeelsvormende fase is dat in principe niet mogelijk; dan wordt een vast stramien gevolgd. Bij oordeelsvorming en besluitvorming is informatievoorziening in principe dan ook niet mogelijk. Denk hierbij aan een presentatie of toelichting aan het begin van de sessie.  Hybride vormen zijn echter wel mogelijk, doch bij hoge uitzondering. In dat geval moet er een ‘knip’ plaatsvinden in de sessie. Denk aan een informerende/consulterende sessie bij een onderwerp waarbij veel informatie vooraf kan worden verstrekt. Tijdens de sessie moet eerst het informerende deel afgerond zijn, voordat het oordeelsvormende deel geopend wordt. Uiteraard kunnen vragen nog steeds gesteld worden tijdens de oordeelsvormende fase. o Leent de sessie zich voor (burger)participatie? Is er een rol voor inwoners weggelegd tijdens de sessie?  Er kan onderscheid worden gemaakt tussen inspraak of meespraak. Inspraak betekent dat de inwoner inspreekt, een beperkte spreektijd krijgt en vragen beantwoord van raadsleden aan de hand van het inspreekmoment.

Bij meespraak moet gedacht worden aan de situatie dat de inwoner actief deelneemt aan het gesprek met de raad. De inwoner schuift dan aan bij de sessie als deelnemer. Is het afdoende als de inwoner kan inspreken of is het de bedoeling dat de inwoner actief aan het gesprek of de discussie deelneemt (meespraak)?  Er kunnen in het bespreekvoorstel kaders worden gesteld, waarbij gedacht kan worden aan:  Alleen participatie bij beeldvorming.  Een beperkt aantal participanten.  Spreektijd per deelnemer. 2.2 Aanvullende eisen voor agendaverzoeken (van sessies): o In het agendaverzoek moet vooraf aangegeven worden of er gebruik gemaakt wordt van instrumenten, zoals Mentimeter, Kahoot of Zoom-poll. Daarbij is het van belang dat het gebruik van een instrument van toegevoegde waarde is voor de sessie. Zie verder 2.9. o De specifieke wensen voor invulling van de sessie moeten vooraf duidelijk zijn, zowel griffie, agendacommissie als de betrokken ambtenaar. Achteraf de insteek van de sessie veranderen is niet mogelijk. Na vaststelling door de agendacommissie ligt het behandeladvies vast. Van het behandeladvies in het bespreekvoorstel kan in beginsel niet worden afgeweken. o Voor oordeelsvormende sessies geldt dat voor de wethouder en betrokken ambtenaren een passievere rol is weggelegd. In plaats van dat ze standaard het woord krijgen, krijgen ze enkel op uitnodiging van de raad c.q.

sessie het woord. 2.3 Stukken behorende bij het agendaverzoek moeten vóór de deadline aangeleverd worden. Het te laat aanleveren van het agendaverzoek of de bijbehorende stukken heeft tot gevolg dat het onderwerp in principe niet wordt geagendeerd.

GEMEENTE VELSEN 2.4 De stukken die bij de agendacommissie binnenkomen worden in beginsel gepubliceerd voor rest van de raad. Uitzondering hierop vormen de agendaverzoeken, bespreekvoorstellen en stukken waarop geheimhouding rust. 2.5 Voor de te agenderen onderwerpen geldt dat: o Het agendaverzoek en de bijbehorende stukken (primaire stukken) moeten op tijd voor de aanleverdatum worden aangeleverd. o Achtergrondinformatie (secundaire stukken), ook bij agendaverzoek, moeten ook op tijd voor de aanleverdatum worden aangeleverd, tenzij er duidelijke afspraken met de griffie zijn gemaakt. 2.6 Presentaties bij beeldvormende / informatieve / meningsvormende / consulterende sessie: o Het uitgangspunt is: geen presentatie, tenzij deze van meerwaarde is. o Het doel van de presentatie moet duidelijk in het agendaverzoek staan.  Betreft het nieuwe informatie of aanvullende informatie? Wanneer de informatie al in de stukken te vinden is, is (dat onderdeel van) de presentatie in beginsel overbodig.  Gelet op de beperkte tijd tijdens een sessie, kan het de voorkeur hebben om de presentatie van tevoren op te nemen of een webinar te geven. Wanneer dit mogelijk is, heeft dit dan ook de sterke voorkeur.  De vraag die telkens gesteld kan worden ten aanzien van een presentatie is: kan het ook in een memo of video?  Presentaties worden bij voorkeur voorafgaand aan de sessies gepubliceerd.

 Bij (consulterende) sessies geldt een richttijd van maximaal 10 minuten.  Presentaties moeten aanwezig zijn bij de agendaverzoeken, doch:  Presentaties informatieve sessies Minimaal 3 dagen voorafgaand aan de sessie.  Presentaties met stellingen, vragen etc. bij de agendacommissie aanwezig, vooral bij stellingen. Uitzondering: bij puur informatieve sessies. Stellingen dienen enkel te worden gebruikt om het gesprek op gang te brengen of te bevorderen. 2.7 Voor het gebruik van (technische) instrumenten (tijdens of na sessies) moeten duidelijke kaders gesteld worden. Dit om te voorkomen dat er onduidelijkheid bestaat over de toepassing van het instrument, maar ook om te zorgen dat het instrument een duidelijk doel heeft binnen het democratisch proces. Gelet op de snelle ontwikkelingen op het gebied van digitale instrumenten, dienen per type instrument kaders te worden opgesteld. Voor bestaande instrumenten kunnen de volgende kaders mee worden gegeven: o De enquête: bij een enquête kan gedacht worden om door middel van dit instrument input op te halen. Dit hoort in een openbaar politiek debat te geschieden, mede om te voorkomen dat de besluitvorming ondoorzichtig wordt. Het is in principe dan ook niet mogelijk om gebruik te maken van een enquête binnen het BOB-model.

o Instrumenten zoals Mentimeter/Kahoot/Zoom-poll:  Het gebruik ervan staat duidelijk in het agendaverzoek vermeld.  Het kan enkel worden gebruikt om het debat/gesprek te sturen of bevorderen.  Resultaten kunnen niet gebruikt worden als opvatting van de raad, maar geven enkel een indicatie van de (actieve) deelnemers.  Bij gebruik van de Mentimeter moet goed nagedacht te worden over de veiligheid. Denk hierbij aan de mogelijkheid dat derden ongewenst toegang krijgen tot de Mentimeter en daarmee de resultaten kunnen beïnvloeden.

GEMEENTE VELSEN o

Per vorm van consultatie (enquête, Mentimeter of bijeenkomst) moeten het doel en de wijze waarop het instrument zal worden gebruikt, duidelijk in een agendaverzoek vermeld te zijn.

2.8 Digitaal vergaderen heeft sinds de coronacrisis zijn intrede gedaan. Al bestaande manieren om informatie te verstrekken zijn, mede vanwege het beperken van fysieke bijeenkomsten en het gemak waarmee zo’n webinar wordt opgezet, populairder geworden. Voor webinars en soortgelijke vormen van digitale informatieverstrekking geldt het volgende: o Status van een webinar: het is in beginsel een digitale informele bijeenkomst. Het is géén formele commissie/sessie. Daarnaast is het geen vervanging voor de beeldvormende fase! o De agendacommissie of de sessie beslist of de beeldvormende fase is afgesloten. o Er geldt een aantal voorwaarden ten aanzien van webinars:  De insteek is: altijd aanmelden bij de agendacommissie.  Het doel en onderwerp van de webinar moeten vooraf duidelijk zijn.  Het webinar moet digitaal en terug te kijken zijn.  Het moet mogelijk zijn om vóór, tijdens en ná het webinar vragen te kunnen stellen. o Agendaverzoeken voor werkbezoeken en informatieve, informele bijeenkomsten kunnen ook worden ingeleverd. Daarbij heeft het de voorkeur als dergelijke verzoeken via het college bij de agendacommissie worden aangeleverd.  Via het college heeft het meer gewicht. De ambtelijke organisatie wordt zich daarmee bewuster van de eigen bijeenkomsten en de agenda van de raad. 2.9 Er wordt een langetermijnagenda (LTA) opgesteld voor de raad.

In deze LTA worden onderwerpen opgenomen welke op de langere termijn aan de orde zullen komen, alsmede een schatting wanneer het onderwerp bij de raad in een sessie of raadsvergadering wordt behandeld. o De agendacommissie stelt de LTA vast. Deze wordt onderhouden door de griffie. De griffie stemt met het college af welke onderwerpen (mogelijk) in het vergaderjaar behandeld worden.  Raadsleden kunnen een verzoek doen om een onderwerp op de LTA op te nemen.  Het college kan aankondigingen doen van onderwerpen, welke op een later tijdstip in de raad zullen worden behandeld. Deze aankondigingen zijn niet bindend, maar stellen de raad en daarmee de agendacommissie goed in staat om zijn eigen agenda te bepalen.  Wijzigingen worden gemotiveerd doorgegeven.  De LTA wordt gepubliceerd door middel van het bericht van de agendacommissie en op iBabs.  De LTA is indicatief: de onderwerpen op de LTA zijn nog niet geagendeerd! 2.10Tot slot bestaat de uitdrukkelijke wens om de griffie voorafgaand aan het agendaverzoek bij het proces te betrekken. Dit om te zorgen dat de indiener voorafgaand aan het agendaverzoek advies over de mogelijkheden kan inwinnen, maar ook om te zorgen dat de griffie bij de agendacommissie duidelijk kan communiceren wat de specifieke wensen van de indiener zijn.

Bij het vroegtijdig betrekken van de griffie, kunnen een aantal kernvragen worden gesteld: o Waarom naar een sessie? o Wat voor type sessie betreft het? o Hoe naar de raad (welke sessie-vorm)?

GEMEENTE VELSEN o

Wanneer naar de raad?

3. Vergaderafspraken los van het Reglement van Orde Het Reglement van de Orde (hierna: RvO) van de raad van Velsen bevat de regels die van toepassing zijn op vergaderingen van de gemeenteraad. De agendacommissie krijgt op grond van het RvO de mogelijkheid om van een aantal bepalingen af te wijken van de geldende bepalingen, zoals ten aanzien van het aantal woordvoerders. De agendacommissie geeft in dat kader op voorhand een aantal kaders mee. 3.1 Woordvoerders en participatie bij sessies: o In beginsel geldt dat er één woordvoerder is per fractie per sessie. Op grond van art. 36 lid 2 RvO mag de agendacommissie echter bepalen dat er meer dan één raads- of steunfractielid het woord voert. o Wanneer mogen inwoners/deskundigen aanschuiven en onder welke voorwaarden? In beginsel staat het de voorzitter van de sessie vrij om hier zelf invulling aan te geven, tenzij de voorwaarden expliciet in het bespreekvoorstel staan vermeld. o Participatie bij sessies: hoe doen andere gemeenten het? Onder meer door zogeheten ‘rondetafelgesprekken’ te organiseren. Rondetafelgesprekken zijn sessies waarbij raadsleden in gesprek gaan met inwoners, ondernemers, collegeleden en eventueel ambtenaren.

Voorbeelden uit de praktijk:  Delfzijl  Aalten  Ermelo  Utrecht 3.2 Woordvoerders bij raadsvergaderingen: o Wie is woordvoerder tijdens de behandeling van een amendement of motie? De ondertekenaar of kan elk raadslid het woord voeren?  Eerst de indiener.  Indien een raadslid een andere mening heeft over een voorstel, motie of amendement mag dit raadslid van dezelfde fractie ook het woord voeren. 3.3 Rol van portefeuillehouders tijdens sessies: o Wanneer mag een portefeuillehouder verzoeken om het woord te voeren aan het begin van de sessie (anders dan de presentatie of toelichting in het behandeladvies)?  In principe mag dit niet, tenzij er iets actueels aan de hand is. Het verzoek dient in dat geval voorafgaand aan de sessie bij de griffie te worden ingediend. De griffie zal het vervolgens met de voorzitter delen, welke het aan de deelnemers van de sessie dient voor te leggen. Pas wanneer de sessie akkoord is, krijgt de portefeuillehouder het woord. o Krijgt de portefeuillehouder standaard het woord, of enkel wanneer de sessie daarom heeft verzocht?  Nee, de wethouder krijgt enkel het woord tijdens een sessie om vragen te beantwoorden of een reactie te geven indien de raad daar om verzoekt.  Daarbij geldt als uitzondering dat wanneer de portefeuillehouder een evidente fout constateert.

In dat geval kan de portefeuillehouder verzoeken om het woord te krijgen om op deze fout in te gaan. 3.4 Rol portefeuillehouders tijdens raadvergadering:

GEMEENTE VELSEN o

o o

o

Mag een portefeuillehouder verzoeken tot een schorsing? En wanneer wordt dit toegekend?  Het uitgangspunt is dat een raadsvergadering een vergadering is van de raadsleden. Het verzoek van het collegelid moet aan de voorzitter worden gericht. De voorzitter legt het verzoek vervolgens voor aan de raad. Oftewel: verzoeken mag, maar de raad moet hiermee instemmen (oftewel, akkoord indien geen bezwaar). Ordevoorstellen gaan namelijk via de raad. Tweede termijn voor portefeuillehouders?  Uitgangspunt is: nee, tenzij op verzoek van de raad. Volgorde bij behandelen moties: mag de portefeuillehouder ná de indiener reageren of ná de fractiewoordvoerders?  Raadsleden vóór de portefeuillehouder. De portefeuillehouder mag pas het woord voeren op verzoek van de raad. Daarna mogen de fractiewoordvoerders nogmaals het woord voeren, waarna de indiener weer het woord krijgt. Oftewel, twee termijnen voor woordvoerder en indiener, één termijn voor de portefeuillehouder tenzij de raad daar om verzoekt. Bij een tweede termijn van de wethouder mogen de woordvoerder nogmaals het woord voeren. Let op: dit wijkt af van het Reglement van Orde. Overleg met de portefeuillehouder voorafgaand aan het indienen van een motie:  De griffie kan altijd ondersteunen en onafhankelijk adviseren over moties en amendementen.

Ten aanzien van de technische haalbaarheid van moties en amendementen kan indien nodig de betrokken ambtenaar worden ingeschakeld (ambtelijke bijstand). Dit kan door tussenkomst van de griffie. De griffie kan in dat geval de ambtelijke organisatie inschakelen over de technische haalbaarheid en nader adviseren over de motie.

3.5 Situaties met betrekking tot oordeelsvormende sessies: o Wanneer mag de portefeuillehouder een raadsvoorstel nog aanpassen? En wanneer dient het via een amendement te geschieden? En mag de portefeuillehouder zelfstandig verzoeken om het voorstel aan te passen of dient het initiatief vanuit de raad te komen?  Grens: enkel technische aanpassingen zijn toegestaan. Daarbij dienen alle aanwezige raads- en steunfractieleden akkoord te zijn met het aanpassen van het raadsvoorstel/-besluit. Daarnaast is het van belang dat dit geschiedt op initiatief van de sessie.  De sessie kan bij grote (technische) wijzigingen besluiten dat het onderwerp nog niet besluitrijp is als het voorstel onder voorbehoud op de raadsagenda staat.  De portefeuillehouder kan verzoeken een raadsvoorstel in te trekken; ook dan dienen alle raads- en steunfractieleden akkoord te zijn.  Beleidswijzigingen in een raadsvoorstel/-besluit mogen nooit worden aangepast tussen de oordeelsvormende sessie en besluitvorming in de raadsvergadering. Het besluit dient dan geamendeerd te worden of de sessie dient te oordelen dat het onderwerp niet besluitrijp is, waarmee het onderwerp terug gaat naar het college voor nadere uitwerking.