Initiatief raadsvoorstel Europese Aanbesteding Accountantsdiensten.docx

GEMEENTE VELSEN Initiatief-Raadsvoorstel Onderwerp: Europese aanbesteding accountantsdiensten Datum raadsvergadering

23 september 2021

Zaaknummer Portefeuillehouder(s)

J. Verwoort

Ambtenaar

L. Klinkenberg - van den Berg

Telefoon

0255 567520 lklinkenberg@velsen.nl

E-mailadres

Voorgesteld raadsbesluit

1. De Inkoopstrategie Accountantsdiensten inclusief bijlage D Programma van Eisen vast te stellen. 2. In afwijking van de controleverordening (artikel 2.1) de accountant te benoemen voor een periode van vier boekjaren met een optie tot verlenging van twee maal één jaar. 3. Een raadswerkgroep ‘Beoordelingscommissie aanbesteding accountantsdiensten’ in te stellen met de opdracht om de voorlopige gunningsprocedure uit te voeren en een voorstel tot aanwijzing van de accountant aan de raad voor te leggen. 4. De raadsleden M.M. Hillebrink, T. Mastenbroek-Wesseling, H.M. Post en C.M. Sintenie aan te wijzen als lid van de ‘Beoordelingscommissie aanbesteding accountantsdiensten’. 5. Geheimhouding op te leggen ex artikel 25 lid 1 Gemeentewet ten aanzien van De Inkoopstrategie Accountantsdiensten en bijlage D Programma van Eisen tot het besluit van de raad tot aanwijzen van de accountant is genomen in verband met het belang genoemd in artikel 10, lid 2, sub g van de Wet openbaarheid van bestuur (het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij het aangelegenheid betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden). Samenvatting

De overeenkomst met de huidige accountant loopt af na de controle van boekjaar 2021. De gemeenteraad wijst op grond van art. 213 lid 2 Gemeentewet de accountant aan. De raadswerkgroep ‘Voorbereiding aanbesteding accountantsdiensten’ heeft de aanbesteding voorbereid en biedt de Inkoopstrategie Accountantsdiensten en het voorliggende Programma van Eisen ter besluitvorming aan de raad aan. Met het vaststellen van de inkoopstrategie en het Programma van Eisen Accountantsdiensten bepaalt de raad de kaders waaraan de nieuwe accountant moet voldoen. Voor het vervolg van de aanbesteding wordt een beoordelingscommissie ingesteld waarvoor de raadsleden worden aangewezen die ook de voorbereidingen hebben gedaan. Inleiding

Op 31 maart 2021 besloot de gemeenteraad om een raadswerkgroep samen te stellen die het aanbestedings- en selectieproces voorbereidt en begeleidt namens de raad. De werkgroep biedt nu dit initiatief raadsvoorstel aan met de Inkoopstrategie Accountantsdiensten en het voorliggende Programma van Eisen met uitgangspunten en gunningscriteria inclusief weging. Hiermee bepaalt de raad de kaders waaraan de nieuwe accountant moet voldoen. Door het aanwijzen van de vier raadsleden is de raad nauw betrokken geweest bij het proces. In dit voorstel wordt conform het eerdere uitgangspunt voorgesteld dat de raadsleden die betrokken zijn bij het opstellen van het initiatiefvoorstel en de Inkoopstrategie Accountantsdiensten en het voorliggende Programma van Eisen ook worden benoemd in de beoordelingscommissie aanbesteding accountantsdiensten. Deze beoordelingscommissie voert de voorlopige gunningsprocedure uit en legt een voorstel tot aanwijzing van de accountant aan de raad voor. De

GEMEENTE VELSEN raadsleden worden van advies voorzien door de wethouder Financiën en ambtenaren van Financiën en Concerncontrol. Beoogd doel en effect van het besluit

Het voldoen aan de verplichting een accountant aan te wijzen voor de controle en certificering van de jaarrekening en voor de natuurlijke adviesfunctie aan raad en college. Argumenten

De Inkoopstrategie Accountantsdiensten en het voorliggende Programma van Eisen is opgesteld in samenwerking met een delegatie uit de raad. Bij de bespreking is een aantal zaken naar voren gekomen waar de raad op gewezen moet worden.

Momenteel zijn landelijke ontwikkelingen gaande waarbij wet- en regelgeving wordt voorbereid die het college verplichten om vanaf 2022 een rechtmatigheidsverantwoording af te geven bij de jaarstukken. Bij de totstandkoming van deze aanbesteding is deze wetswijziging nog niet vastgesteld. Deze aanbesteding vindt desondanks wel plaats onder de aanname dat de wet vanaf 2022 van kracht is. Het programma van eisen waaraan inschrijvers op de aanbesteding moeten voldoen, is in het aanbestedingsdocument dan ook gebaseerd op de nieuwe wet. Tot het moment waarop de wet definitief is gewijzigd is de huidige wet- en regelgeving van kracht en zal de accountant overeenkomstig de certificerende functie uitoefenen. De gemeente Velsen heeft Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en duurzaamheidsbeleid hoog in het vaandel en hecht er waarde aan dat ook opdrachtnemers van de gemeente Maatschappelijk Verantwoord Ondernemerschap nastreven en hanteren. Daarom is op verzoek van de raadswerkgroep extra aandacht besteed aan duurzaamheidsaspecten. Het uitgangspunt is de beste prijs-kwaliteitverhouding, niet alleen de prijs wordt gewogen, maar ook de kwaliteit van de diensten. Met de voorgestelde weging van de offertes wordt beoogd een zo geobjectiveerd mogelijk oordeel te vellen over de offertes. Deze werkwijze is bij (Europese) aanbestedingen gebruikelijk.

De natuurlijke adviesfunctie van de accountant aan de raad is net als bij de vorige aanbesteding nadrukkelijk in het “programma van eisen” opgenomen. Financiële consequenties

Uitgangspunt is dat aanbesteding haalbaar is binnen de reguliere budgetten Uitvoering van besluit

De beoordelingscommissie voert de voorlopige gunningsprocedure uit en leggen een voorstel tot aanwijzing van de accountant aan de raad voor. Nadat de raad met dit voorstel heeft ingestemd, kan het college op basis daarvan de definitieve gunning realiseren. Bijlagen – onderdeel uitmakend van het besluit

De Inkoopstrategie Accountantsdiensten Bijlage D Programma van Eisen Namens de raadsleden, M.M. Hillebrink

T. Mastenbroek-Wesseling

H.M. Post

C.M. Sintenie