E23 Evaluatie en Lessons Learned van Velsen op Koers tot en met het programma Samenspel.pdf

GEMEENTE VELSEN

Collegebericht Weeknummer: 12

Datum vergadering

23-3-2021

Ambtenaar

A. Verburg

Zaaknummer

31981-2021

Telefoonnr.

0255 567354/ 06-34869464

Portefeuillehouder(s)

B. Diepstraten

E-mailadres

averburg@velsen.nl

Bijlagen

geen

Onderwerp: Evaluatie en Lessons Learned van Velsen op Koers tot en met het programma Samenspel.

Geachte leden van de raad, Tijdens de sessie van 10 december 2020 heeft wethouder Diepstraten de toezegging gedaan om in het eerste kwartaal van 2021 de raad een evaluatie van Velsen op Koers en een overzicht van de geleerde lessen bij Samenspel aan te reiken. Hierna is een chronologisch beeld geschetst van een aantal activiteiten binnen Velsen op Koers tot en met het programma Samenspel en de daaruit geleerde lessen.

1. Inleiding Burgerparticipatie en overheidsparticipatie leeft in Velsen al geruime tijd. Zo trekken de raad en het college al een tijd samen op in het nadenken over overheidsparticipatie. Zo werd in december 2009 het Beleidskader voor Inspraak en Samenspraak “We houden contact - Burgerparticipatie in Velsen” vastgesteld en in 2010 de Inspraak- en Samenspraakverordening gemeente Velsen 2010. Met de samenleving en uw raad werken we nu aan het vertalen van de geleerde lessen, experimenten en ervaringen van de afgelopen jaren in nieuw participatiebeleid en een nieuwe participatieverordening. En we werken aan een instrumentarium voor de gemeente, uw raad en onze inwoners. Dat doen we via verschillende sporen in het Programma Samenspel. In dit bericht geven we een beeld van de inzet van de afgelopen jaren en de geleerde lessen.

2. Velsen op Koers/Burgertop De raad heeft het thema van overheidsparticipatie op de agenda gezet door de moties voor de inzet van G1000 en Right to Challenge in juni en november 2015. Dit resulteerde onder andere in een Burgertop van Velsen op zaterdag 11 februari 2017. De bedoeling van deze Burgertop was onder andere dat de inwoners zelf hun ideeën gingen uitvoeren. Dat was tevens het startpunt van Velsen op Koers. Onderdeel van Velsen op Koers was de introductie van het Burgerbeest, vertegenwoordigd in de persoon Remco Glas. Hij heeft de Burgertop georganiseerd met hulp van de gemeente. En hij fungeerde als verbinder ten behoeve van de ideeën en initiatieven die ontstonden vanuit de Burgertop. Velsen op Koers werd ondersteund door een online-omgeving. Deze online-omgeving bestaat uit een website (www.velsenopkoers.nl), een Facebookpagina (https://www.facebook.com/velsenopkoers), een

GEMEENTE VELSEN Facebookgroep. Remco werd voor deze rol ingehuurd door gemeente Velsen. Hij is op dit moment de beheerder van de digitale middelen van Velsen op Koers. In overleg met hem laten we deze middelen opgaan in de website www.samenspelvelsen.nl. Uit de burgertop zijn verschillende ideeën naar voren gekomen. Van deze ideeën is een Top 20 opgesteld (https://www.velsenopkoers.nl/top20-ideeen/) waarvan 85% is opgepakt. Deels is de uitvoering gereed en deels maakt de uitvoering deel uit van de dagelijkse werkzaamheden en lopen gewoon door. Naast de ideeën uit de Top 20 is ook het idee over minder regels in de vernieuwing van de APV meegenomen. De ideeën die niet opgepakt werden betroffen voorstellen over het openbaar vervoer van Velsen-Noord naar Beverwijk, de handhaving van de 30 km-zones door politie en justitie, en over de verbetering van de saamhorigheid in de wijk tussen inwoners door vorming van ‘maatjesstraatjes’. Typerend aan de ideeën van deze Top 20 is dat het nagenoeg allemaal voorstellen waren waarbij de gemeente werd verzocht om iets op te pakken of te regelen. Dat is niet het uitgangspunt van overheidsparticipatie. Desondanks zijn veel ideeën wel opgepakt en uitgevoerd door de gemeente.

Vanuit de Burgertop en het werk van het Burgerbeest kwam ook een aantal mooie initiatieven tot ontplooiing, zoals Natuurspeeltuin Zeewijk, de parksessies Velsen en het geveltuinjes project. De geveltuintjes werden in eerste instantie enthousiast aangevraagd, maar in de praktijk bleek dat veel werk toch op het bord van de gemeente terecht kwam. .Een belangrijke les die we meenemen bij het uitwerken van wijkgericht werken en overheidsparticipatie is dat een aanjager/verbinder helpt bij het verder brengen van ideeën en initiatieven. Daarbij zien we ook dat we duidelijker moeten aangeven wat er van initiatiefnemers verwacht wordt. De verantwoordelijkheid voor initiatieven ligt bij de initiatiefnemer(s). Er komen al geruime tijd geen initiatieven meer via Velsen op Koers binnen en de activiteiten op de website zijn in de loop van 2019 nagenoeg tot stilstand gekomen. Begin 2020 zijn de participatieve activiteiten van Velsen op Koers overgegaan naar het digitale platform www.samenspelvelsen.nl waar men nu deze initiatieven kan aanmelden.

3. Programma Democratische Verrijking In navolging van Velsen op Koers is het programma Democratische Verrijking in 2017 opgestart. Binnen dit programma zijn de volgende activiteiten uitgevoerd: • Zichtbaar gemaakt wat er allemaal al loopt en goed gaat rond participatie en samenspel, welke collega’s kennis en ervaring hebben en waar de organisatie het gewoon goed doet (met name via de artikelen op intranet); • Besluit voor aanschaf e-participatieplatform (www.samenspelvelsen.nl), door middel van “Inkopen met Inwoners” ; • Wegingskader Samenspel Meer en Vaker? opgesteld én in de raad besproken; • Democratische waarden (‘democratische bril’) geïntroduceerd in sessie in de organisatie en met de regiegroep en in elk geval bij Dorpsdialoog Driehuis benut; • Inhoudelijk prioriteiten door de raad gesteld: drie dossiers waar zij actieve betrokkenheid willen in stevig ontworpen participatieprocessen (Visie op Velsen, Lokaal klimaatakkoord, Omgevingswet (nb pilot Driehuis), en twee dossiers waar het college intensiever ruimte en momenten voor meedenken moet maken (Woonvisie en Regionale samenwerking in de IJmond); • Drie pilots met gebiedsgericht werken en beter samenspel in de startblokken gezet: Dorpsvisie Driehuis (inclusief de Dorpsdialoog), Plekken voor ontmoeting in Velserbroek en Geldstromen door de wijk in relatie met Gezond in stad in Velsen-Noord, die van start zijn of

binnenkort gaan; Pagina 2 van 5

GEMEENTE VELSEN • • •

Bedankdiner met bijzondere theatervoorstelling voor bijna 100 actieve bewoners in Thalia Theater gehouden, die daar op voorspraak van medebewoners terecht kwamen; De banden met de voorzitters van de wijkplatforms stevig aangehaald; Voorlichtingsboekje Samenspel gemaakt, waarin we gehoor geven aan de wens van het bestuur om de visie op participatie te actualiseren (hierin wegingskader, democratische bril, prioriteiten-dossiers en pilots, begrippenlijst en uitgangspunten programma samenspel vastgelegd).

4. Programma Samenspel Medio 2019 is het programma Samenspel gestart als voortzetting van het programma Democratische Verrijking. Het programma werd ingericht en zijn er diverse participatietrajecten en pilots ingezet. Participatie wordt in Velsen met veel inzet gedaan. In de afgelopen jaren op verschillende manieren en grootte. Vanuit het initiatief van de gemeente zelf of op initiatief van inwoners. Soms over beleid en projecten,dan weer over een organisatie van een straatfeest of het oprichten van een bijenhotel. Afhankelijk van het onderwerp was het niveau van participatie verschillend (maatwerk). Daarbij zijn ook diverse werkvormen ingezet. Werkvormen zoals een Lagerhuisdebat over vuurwerk, een meer open proces waarbij het gesprek gecombineerd werd met een panelonderzoek en het invullen van kaarten (Parkenpraat) of huis-aan-huis aanbellen (herinrichting Andreaweg en het verminderen van afval). Tegenwoordig werken we ook veel met klankbordgroepen waarin belanghebbenden (inwoners, ondernemers, fietsersbond, wijkplatforms, etc.) samen met de gemeente ontwerpen voor de openbare ruimte voorbereiden en beoordelen. We hebben ook geëxperimenteerd met een straatreferendum voor bewoners van de Brederoodseweg.

Bij het samenspel ter voorbereiding van de reorganisatie van de buitendienst (ideale buitendienst) hebben we een werkconferentie georganiseerd waarbij bewoners, medewerkers, raadsleden en college samen scenario’s hebben besproken en beoordeeld. In 2019 waren er ongeveer 70 onderwerpen waarbij samenspraak tussen inwoners en gemeente heeft plaatsgevonden (samenspel). En er waren ongeveer 14 bewonersinitiatieven. Het merendeel was een initiatief voor een straat, buurt of wijkfeest. Of het verbeteren van de eigen leefomgeving. Het merendeel van de onderwerpen had een relatie met de openbare ruimte zoals het verminderen van afvalzakken in de wijken, herinrichting van wegen of de aanleg van speelplekken en tuinen en het project Parkenpraat. En ongeveer 20 onderwerpen hadden een sociaal-maatschappelijk karakter zoals de GIDS-projecten in Velsen-Noord, Ontmoetingen in IJmuiden en Velserbroek of het versterken van Velsen als regenbooggemeente. In 2020 was het even zoeken naar nieuwe manieren van participatie. Er is geëxperimenteerd met online bijeenkomsten, vooral op het niveau van openbare ruimte.

Daarbij is e-participatie via de website www.samenspelvelsen.nl bij een aantal projecten ingezet waaronder de Visie op Velsen, de dorpsdialoog in Driehuis, de herinrichting van de Bastions in Velserbroek, inrichting van speelplekken samen met kinderen (online) en het project Oosterduinweg (herinrichting). In het kader van corona hebben diverse digitale gesprekken en facebook-live-sessies plaatsgevonden. Deze gesprekken waren bedoeld om te luisteren en input te krijgen voor de lokale aanpak van de corona-crisis en om in te kunnen spelen op zorgen, wensen en ideeën. Daardoor ontstond ook verbinding tussen de deelnemers van deze gesprekken, zoals bij de periodieke bijeenkomsten voor sportverenigingen. Zo is bijvoorbeeld de Ikkooplokaal-campagne ontstaan.

Pagina 3 van 5

GEMEENTE VELSEN Via www.samenspelvelsen.nl kan men (digitaal) meepraten en meedoen aan veranderingen in de eigen leefomgeving. Van het herinrichten van een straat tot een toekomstvisie voor de buurt. Zo is er op deze site een overzicht met projecten die voor de inwoner van belang kunnen zijn. Hier vindt men projecten waar de gemeente Velsen samen met inwoners aan werkt. Men kan discussiëren over en reageren op de ontwikkelingen binnen het project, daarover stemmen of dit alleen maar volgen. Zo kan men op deze site ook eigen initiatieven aanmelden. En er is een overzicht van aangemelde initiatieven te vinden. Zoals bijvoorbeeld: 1. Bankjes Plantsoen Breesaperhof 2. Plantenbakken Kriemhildestraat / Valeriuslaan Driehuis 3. Wij Spelen Hier (Stadspark, IJmuiden) 4. Insectenhotel (Galle Promenade, Velserbroek) In 2020 is het programmaplan Samenspel vastgesteld en in 2021 geven we in nauwe samenwerking met de gemeenteraad invulling aan de uitwerking van het programma Samenspel. Op 26 februari j.l. is er een digitale busreis langs een vijftal gemeenten geweest. Daarbij werden inzichten opgehaald over onder andere wijkgericht werken en wijkinitiatieven. Daarbij viel op dat deze gemeenten werkten met zgn. gebieds- of wijkregisseurs en relatief veel financiële ondersteuning boden bij (wijk)initiatieven.

De uitvoering van de vier sporen van dit plan (Verankering in de organisatie, Kaders voor participatie, Professionalisering relatiemanagement en Door ontwikkelen van het wijkgericht werken) wordt in 2021 verder opgepakt. Zo wordt in 2021 het beleidskader met betrekking tot Participatie en het wijkgericht werken door de gemeenteraad vastgesteld. Er wordt een handreiking Relatiemanagement en opleidingsplan opgesteld. Uiteraard gaan we verder met het uitvoeren van diverse participatietrajecten. Ook gaan we de komende periode nog meer inzetten op een goede registratie en evaluatie van de participatietrajecten.

5. Wat zijn de Lessons Learned? De leerpunten tot nu zijn (niet limitatief): • Participatie vraagt tijd en soms extra geld. Zeker als je samen met inwoners/organisaties wilt samenwerken (coproductie). • Participatie is niet hetzelfde als formele inspraak! Participatie gaat over meedenken of meedoen in het voortraject van beleidsvorming en/of projectvorming. En wanneer het voorstel klaar is, is in een aantal gevallen inspraak op dit voorstel mogelijk. • Doorloop een participatieproces, maak een participatieplan en voer dit uit. • Zorg voor het managen van verwachtingen. Zodat men weet waar, wanneer welke beslissingen door wie worden genomen. • Zorg voor een goede terugkoppeling naar de deelnemers van het proces. En doe dat op tijd en periodiek als er verschillende gespreks- en invloedsmomenten zijn. • Maak gebruik van de kennis van de Participatieraad bij participatieprocessen in het sociaal domein. • Zoek een middel dat bij het probleem past. En kies niet zomaar een middel omdat het toevallig bekend is. • Denk aan de inzet van meerdere middelen om in gesprek te komen. • Gebruik www.samenspelvelsen.nl bij participatieprocessen. En leidt mensen hier naartoe voor het geven van reacties of keuzes en het vinden van informatie tijdens het proces. • Online participatie kan goed. Zeker in combinatie met online tools als bijvoorbeeld Mentimeter of Yamboard.

Pagina 4 van 5

GEMEENTE VELSEN •

•

•

•

• •

•

• •

•

Het is vooraf niet goed te zeggen welke aanpak/werkvorm precies wel of niet goed werkt. Het is vooral maatwerk en blijven leren. Belangrijker is het om per initiatief een proces te doorlopen om te onderzoeken of participatie een optie is. Registreer participatieprocessen inclusief de evaluatieresultaten op een centrale plek en blijf continu leren en ontwikkelen zodat je altijd goed kunt inspelen op nieuwe ontwikkelingen. Om meer van buiten naar binnen te werken moet de gemeente nabij zijn. Een wijkregisseur kan hierbij een verbindende rol vervullen. Zo kan een wijkregisseur ondersteuning bieden aan inwoners en ondernemers bij onderwerpen met maatschappelijke en politieke impact. Vanuit een groot netwerk kan de wijkregisseur de juiste verbindingen tot stand brengen tussen inwoners, ondernemers, organisatie en bestuur. Maak duidelijker wie de verantwoordelijkheid draagt voor initiatieven. Voor initiatieven van de gemeente is dat uiteraard de gemeente. Initiatieven vanuit de samenleving zijn de verantwoordelijkheid van de initiatiefnemer (inwoner(s), ondernemer(s), maatschappelijke organisatie(s), etc.) Als een bijdrage van de gemeente nodig is bij een initiatief vanuit de samenleving, zorg dan voor duidelijkere randvoorwaarden. De drempels voor de uitvoering van een wijk- of buurtinitiatief zijn te hoog.

De randvoorwaarden die er zijn, zijn wellicht te streng en de procedure is te omslachtig. Werk dus eerst aan het verlagen van de drempels. Verlaging van drempels in combinatie met een wijkregisseur als aanjager en verbinder kan helpen om initiatieven te stimuleren. De wijkregisseur kan steun bieden aan inwoners met initiatieven. Met deze ondersteuning is de kans groter dat dit initiatief tot uitvoering komt en dat hierdoor inwoners enthousiast raken om ook met initiatieven te komen. Een wijkregisseur kan ook bijdragen aan een beter contact met inwoners en daardoor zorgen en problemen eerder signaleren. De gemeente staat open voor right to challenge. Het daadwerkelijk uitdagen van de gemeente om taken over te nemen komt nog niet van de grond. Verankering van het uitdaagrecht in beleid is een volgende stap maar niet voldoende. Het initiatief moet van buiten de gemeente komen. Daarom moeten we ook meer laten zien dat het mogelijk is. Vervolgens moet de organisatie ook de uitdaging aan kunnen gaan. Het is nog lastig om de stille meerderheid te bereiken. We blijven soms verrast worden door inwoners, organisaties en ondernemers die bepaalde participatieprocessen gemist hebben. Dit zal een continu punt van aandacht moeten zijn.

Het college gaat de geleerde lessen in een levend document opnemen en betrekt daar ook de ervaringen van de raad bij.

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Velsen.

Pagina 5 van 5