E2 Uitbesteden ICT-dienstverlening.pdf

GEMEENTE VELSEN

Collegebericht Weeknummer: 50

Datum vergadering

8-12-2020

Ambtenaar

R. Jaspers / H. Blom

Zaaknummer

126094-2020

Telefoonnr.

0255 567294 / 0255 567394

Portefeuillehouder(s)

J. Verwoort

E-mailadres

rjaspers@velsen.nl/ hblom@velsen.nl

Bijlagen

-

Onderwerp: Uitbesteden ICT-dienstverlening

Geachte leden van de raad,

De gemeente is voor inwoners, instellingen en bedrijven de meest nabije overheid. De samenleving verandert en digitaliseert in hoog tempo. Met het collegeprogramma 'Velsen komt naar je toe' wil het college meer digitale plaats- en tijdonafhankelijke dienstverlening realiseren. Dit vereist een gemeentelijke organisatie die daarop inspeelt. In 2018 hebben wij geconstateerd dat gezien de toenemende complexiteit, het steeds moeilijker en kostbaarder wordt om onze digitale voorzieningen en dienstverlening op peil te houden. Ook wordt het steeds lastiger om gekwalificeerd personeel aan te trekken. Om meer grip te krijgen op deze ontwikkeling en de dienstverlening in de toekomst te borgen is in 2018 gekozen om de ICTdienstverlening te outsourcen. Om dit te realiseren, heeft het college op 5 maart 2019 de “Uitbestedingsstrategie van de ICT” vastgesteld. Na de Europese aanbesteding hebben wij besloten de ICT-dienstverlening aan Operator Groep Delft B.V (OGD) te gunnen. Met deze keuze zijn kwaliteit, continuïteit en schaalbaarheid beter te borgen dan in de huidige situatie. De gunning is voorlopig vanwege de wettelijk in acht te nemen bezwaartermijn waarbinnen andere inschrijvers bezwaar kunnen maken tegen de gunning. Als er geen bezwaren komen is de gunning definitief.

De totale kosten van ICT-dienstverlening bestaan uit de kosten van het outsourcingscontract en de achterblijvende kosten van de regie organisatie, licenties en werkplekautomatisering. De verwachte structurele kosten van deze nieuwe situatie passen binnen de Begroting 2021. De incidentele kosten (transitiekosten, kapitaallasten en migratiekosten) zijn nog niet geheel gedekt in de begroting. Per saldo wordt vanaf 2024 een voordeel op de begroting gerealiseerd van € 0,1 mln. Wanneer wij de – verwachte – kostenontwikkeling van het in eigen beheer blijven uitvoeren hierbij meenemen is dit voordeel zelfs € 1,7 mln.

GEMEENTE VELSEN De incidentele kosten zijn voor een groot deel het gevolg van een wijziging in de scope van de aanbesteding. Op basis van de dialooggesprekken tijdens het aanbestedingsproces (augustus + september) is de definitieve uitvraag aangepast, omdat dit uiteindelijk financieel aantrekkelijker is. De wijziging betreft: • De huidige hardware (servers, laptops) wordt niet overgedragen aan de outsource partij, waardoor de huidige kapitaallasten achterblijven; • Licentiekosten worden (voorlopig) rechtstreeks door Velsen ingekocht omdat dit naar verwachting financieel aantrekkelijker is. Wij hebben er niet voor gekozen om de ICT-dienstverlening in eigen beheer uit te voeren omdat deze optie een structureel nadeel in de begroting laat zien. Dit loopt op naar € 1,6 mln in 2024. Daarnaast hebben wij ervoor gekozen om de vervanging van de werkplekautomatisering (laptops) in eigen beheer te blijven doen. Dit omdat gemeenten gezamenlijk de werkplekken in VNG-verband gaan aanbesteden. Het aanbestedingsvoordeel is zodanig dat de outsource partij dit niet voordeliger kan aanbieden. In de 1e Bestuursrapportage 2021 en Perspectiefnota wordt het financiële effect van het uitbesteden van de ICT-dienstverlening verwerkt.

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Velsen