E10 Delen clientdossiers uitkeringsgerechtigden per abuis vernietigd.pdf

GEMEENTE VELSEN

Collegebericht Weeknummer: 51

Datum vergadering

23-12-2021

Ambtenaar

Zaaknummer

151229-2021

Telefoonnr.

Portefeuillehouder(s)

J. Verwoort, M. Steijn

E-mailadres

Bijlagen

1

F. Vennik fvennik@velsen.nl

Onderwerp: Delen clientdossiers uitkeringsgerechtigden per abuis vernietigd

Geachte leden van de raad, Per abuis hebben wij documenten uit dossiers van inwoners die inkomensondersteuning ontvangen eerder vernietigd dan de wettelijke bewaartermijn voorschrijft. Tussen 2014 en 2021 zijn delen uit dossiers van 199 uitkeringsgerechtigden vernietigd. Het betreft papieren documenten van 2013 en ouder. In dit collegebericht informeren wij u hierover en hoe wij dit voortaan willen voorkomen. Aanleiding Op 1 oktober 2021 ontvingen wij een inzageverzoek op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van een inwoner die inkomensondersteuning ontvangt. Bij het opstellen van een reactie op dit inzageverzoek vroeg de Privacy Officer van de gemeente het papieren dossier op. Op dat moment bleek dat het opgevraagde dossier niet volledig was en is er een vervolgonderzoek gestart. Daarbij is geconcludeerd dat er mogelijk documenten van voor 2014 ontbraken. Hierna volgde een intern onderzoek waarbij is onderzocht of er sprake is van een incident of van een structurele fout. Uit dit onderzoek blijkt dat, sinds ingebruikname, het softwarepakket Civision Samenleving niet de mogelijkheid had om zogenaamde vernietigingslijsten op te stellen. In verband daarmee is het vernietigen van documenten handmatig uitgevoerd.

Hierbij is een onjuiste interpretatie van de wetgeving met betrekking tot archiveren gehanteerd, Dit heeft geleid tot het vernietigen van documenten 7 jaar nadat de documenten zijn aangemaakt en niet, zoals de wet voorschrijft, 7 jaar nadat de uitkeringen zijn beëindigd (thans 10 jaar nadat de uitkeringen zijn beëindigd). Dit is gebeurd in 199 dossiers van inwoners die inkomensondersteuning ontvangen. Bovenstaande constatering leidde tot het uitbreiden van het onderzoek. Op dit moment wordt onderzocht hoe is omgegaan van de vernietiging uit dossiers van maximaal 400 inwoners waarvan de uitkering reeds is beëindigd. Deze dossiers moeten op grond van de Archiefwet nog bewaard blijven.

GEMEENTE VELSEN Gevolgen van de vernietiging Het ontbreken van documenten van de periode voor 2014 uit dossiers heeft gevolgen voor de inwoners waar de vernietigde documenten betrekking op hebben. Ook zijn er gevolgen voor onze eigen bedrijfsvoering. Hierbij de meest relevante gevolgen: Mogelijke gevolgen voor de inwoner waar de vernietigde documenten betrekking op hebben Het is mogelijk dat: • we inwoners moeten vragen informatie aan te leveren voor het nemen van een besluit • we inwoners moeten vragen mee te werken aan arbeidsonderzoek in het kader van de Participatiewet • eerdere besluiten ontbreken die een nieuwe aanvraag schuldhulpverlening, bijstand of minimaregelingen bespoedigen; • in verband met de communicatie over dit incident, inwoners vragen hebben naar aanleiding van de resultaten van het onderzoek Gevolgen voor (de bedrijfsvoering van) gemeente Velsen • We hebben een minder volledig beeld van onze relatie met de inwoner: we kennen de inwoners, waarop de dossiers betrekking hebben, nu minder goed dan voor de vernietiging. • We moeten nog onderzoeken wat het eventuele risico is ten aanzien van vorderingen, indien besluiten waar de vordering betrekking op heeft zijn vernietigd. • We moeten nog onderzoeken wat het vernietigen van deze dossiers voor gevolgen heeft voor onze interne bewijslast en voor de informatievoorziening naar onze ketenpartners.

• De mogelijkheid bestaat dat éénmalige bijstandsuitkeringen worden toegewezen, waar dit niet was gebeurd als we over de vernietigde documenten zouden beschikken. Verbeterpunten archief- en Informatiebeheer We zijn dagelijks bezig met het kwaliteitsgericht verbeteren van ons informatiebeheer. Niet alleen in het kader van het optimaliseren van onze dienstverlening, maar ook uit het oogpunt van een transparant en controleerbaar gemeente Velsen. We betreuren het dan ook zeer dat er een fout is gemaakt bij het hanteren van de bewaartermijnen. Wij doen ons uiterste best om dergelijke fouten te voorkomen. Als maatregel op korte termijn is tijdelijk de vernietiging van alle analoge en digitale dossiers stopgezet en zijn met de medewerkers gesprekken aangegaan over vernietigingstermijnen. De komende tijd worden de medewerkers hier verder in getraind en zal het vernietigingsproces vervolgens weer worden opgestart aan de hand van het vierogenprincipe. Tevens zal advies ingewonnen worden bij de gemeentearchivaris. Op langere termijn neemt de hoeveelheid analoge dossiers af door juiste vernietiging of overbrenging. Ten aanzien van digitale dossiervorming borgen wij juiste vernietiging door ‘archiving by design’ centraal te stellen bij de inrichting van onze huidige en nieuwe ICT-systemen.

Informeren van betrokken inwoners en toezichthouder De (concept)brief aan de betrokkenen treft u als bijlage aan. Ook doen wij een melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat komt omdat het vernietigen van de documenten op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) heeft geleid tot een inbreuk in verband met de persoonsgegevens.

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Velsen

GEMEENTE VELSEN Naam Adres Postcode woonplaats

Onderwerp: Wij hebben papieren te vroeg weggegooid Beste [heer/mevrouw Achternaam], Helaas hebben wij een fout gemaakt met gegevens over uw uitkering. Wij hebben papieren eerder weggegooid dan in de wet staat. Wij vinden dat erg vervelend. Daar bieden wij onze excuses voor aan. In deze brief leggen wij uit wat dit voor u betekent. Belangrijk voor u: - U krijgt uw uitkering gewoon zoals u dat gewend bent. - Anderen hebben uw gegevens niet gekregen. Wat is er gebeurd? Wij hebben gegevens van u. Dit zijn bijvoorbeeld formulieren, brieven en rapporten over uw uitkering. Deze moeten wij bewaren zolang u een uitkering krijgt. En daarna nog 10 jaar. Veel gegevens bewaren wij digitaal. Sommige oude gegevens bewaren wij nog op papier. Een deel van deze gegevens gooiden wij te vroeg weg. Het gaat om papieren van vóór 2014. De papieren zijn vernietigd. Dat betekent dat ze op een veilige manier zijn weggegooid. Niemand kan ze nog bekijken. Wat betekent dit voor u? Waarschijnlijk merkt u hier niet veel van. U krijgt uw uitkering gewoon zoals u dat gewend bent. En uw gegevens zijn niet zichtbaar voor mensen die ze niet mogen zien. U hoeft zelf nu niets te doen. Wel kunnen wij u opnieuw om informatie vragen. Wij begrijpen dat dat vervelend is voor u. Daarom vragen wij dit alleen, als het nodig is voor uw uitkering. Heeft u nog vragen? Neem dan gerust contact met ons op.

Dat kan tussen 08.30 uur en 17.00 uur via telefoonnummer 0255567200. U kunt ook een e-mail sturen naar wiz@velsen.nl. Ondertekening Handtekening manager