Concept-Memorie van Toelichting 2021 (wijzigingen geel gemarkeerd).docx

(Memorie van) Toelichting bij het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Velsen 2021

Algemeen In het eerste gedeelte van deze (Memorie van) Toelichting zal een toelichting worden gegeven op een aantal afzonderlijke artikelen in het Reglement van Orde waarbij nadere uitleg noodzakelijk wordt geacht. In het tweede gedeelte wordt een toelichting gegeven op de op de verschillende door de raad gehanteerde vergadervormen binnen het BOB-model.

Deel I Artikelsgewijze toelichting HOOFDSTUK 1 Algemene bepalingen Ten aanzien van artikel 5 (het presidium) Het presidium is het gremium waar de volgende onderwerpen in kunnen worden besproken: 1. de organisatie, orde en werkzaamheden van de raad, bijvoorbeeld het Reglement van Orde en het voordragen van kandidaten voor werkgroepen; 2. de werkzaamheden en ontwikkelingen binnen de griffie; 3. de mores en cultuur binnen de raad; 4. het bespreken van vertrouwelijke onderwerpen op het terrein van: - openbare orde en veiligheid, waar de burgemeester de fractievoorzitters op dit gebied wil bijpraten - andersoortige onderwerpen waar de burgemeester of een lid van het college de fractievoorzitters wil bijpraten omdat op korte termijn belangrijkrijke ontwikkelingen kunnen spelen. De fractievoorzitters en de plaatsvervangend raadsvoorzitter zijn lid van het presidium. De plaatsvervangend raadsvoorzitter heeft, indien het tot een stemming komt, géén stem. Op grond van de gemeentewet kunnen burgemeester en wethouders geen lid zijn van een raadscommissie. Daarom is de burgemeester geen lid van het presidium. Wel is de burgemeester aanwezig bij vergaderingen van het presidium als adviseur. Hij kan het presidium gevraagd en ongevraagd van advies voorzien.

HOOFDSTUK 2 Toelating van nieuwe leden; wethouders fracties Ten aanzien van artikel 7 (benoeming wethouders) Voor het benoemen van wethouders kan de gemeenteraad een procedure opstellen. In het Reglement van Orde uit 2019 was dit niet geregeld. De toevoeging van artikel 7 beoogt een start te geven voor het benoemen van wethouders. De raad stelt een commissie in om de verdere procedure voor de benoeming van wethouders te regelen. Ten aanzien van artikel 8 lid 4 (fractie):

Wanneer raadsleden zich afsplitsen kan discussie ontstaan over de naam van de fractie (bijvoorbeeld: het afgesplitste raadslid claimt als ex-fractievoorzitter de oorspronkelijke partijnaam). Om dit te voorkomen, is opgenomen dat de afgesplitste fractieleden zitting in de raad krijgen onder een eigen, nieuwe naam. Wanneer een fractie in zijn geheel ophoudt te bestaan (zoals bij de SP, die overging in Politiek Sociaal) hoeft dit uiteraard niet.

HOOFDSTUK 3 Vergaderingen Paragraaf 2 Orde van de raadsvergadering Ten aanzien van artikel 11 lid 7 (Agenda) Verzoeken om een andere wijze van agenderen zien op het behandelen van een voorstel als een bespreekstuk of een hamerstuk. Ten aanzien van artikelen 15a en 15b (Verslaglegging) Het kan zo zijn dat er zowel een beeld-, audio- als schriftelijk verslag is van de raadsvergadering en van de sessies. Maar het kan om technische redenen zijn dat er enkel schriftelijk en/of een audioverslag is van de sessie en geen beeldverslag. Ten aanzien van artikel 19a (actualiteitenuurtje - insprekers) zesde lid: Dit lid is toegevoegd omdat in artikel 38 lid 7 (spreekrecht bij sessies) een gelijksoortige bepaling is opgenomen. Bij uitzonderlijke gevallen kan gedacht worden aan zaken die een urgent karakter hebben, een grote maatschappelijke impact en/of actueel zijn. zevende lid: Nadat de inspreker (inwoner) zijn verhaal heeft gedaan (in beginsel 3 minuten maar de voorzitter kan, als de situatie hier om vraagt, flexibel mee omgaan), mogen raadsleden korte verhelderende vragen aan hem of haar stellen. Deze worden beantwoord door de inspreker. Gang van zaken hierbij is dat het raadslid de vraag stelt, die de inspreker beantwoordt. Hierna stelt het eventuele volgende raadslid een vraag, die beantwoord wordt door de inspreker, etc.

Raadsleden mogen ook een korte opmerking maken richting de inspreker. Mocht de betrokken portefeuillehouder bij de voorzitter aangeven een korte reactie te willen geven dan legt de voorzitter dit verzoek voor aan de raad. Hierna bestaat er géén gelegenheid meer tot het stellen van vragen. Ten aanzien van artikel 19b (actualiteitenuurtje – raadsleden en portefeuillehouders) eerste lid: Gang van zaken hierbij is dat het raadslid de vraag stelt waarop andere raadsleden kunnen reageren. Het gaat om 1 aandachtspunt per raadslid. Indien gewenst kan het collegelid/raadslid de vraag beantwoorden. Het raadslid dat de vraag stelde mag hierop nog eenmaal reageren/het woord voeren.

tweede lid: Bij het indienen van de vraag bij de griffie wordt kort vermeld wat maakt dat deze actueel is. Wanneer al schriftelijke vragen zijn gesteld over een onderwerp, kunnen hier geen vragen meer over worden gesteld in het actualiteitenuurtje. Ten aanzien van artikel 20 (ingekomen stukken) derde lid: Raadsleden kunnen bij de behandeling van de ingekomen stukken indien gewenst ook een opmerking plaatsen. Ten aanzien van artikel 21 (spreektermijn en spreekvolgorde) Wanneer een raadslid opmerkingen heeft over de behandelwijze kan hij deze schriftelijk in bij de griffier indienen op uiterlijk de vrijdag voorafgaand aan de sessies voor 12.00 uur. De griffier maakt vervolgens een afweging of en op welke wijze deze opmerkingen in een advies aan de agendacommissie worden voorgelegd. Daarnaast is de standaard behandelwijze voor voorstellen, amendementen en moties vastgelegd. In beginsel bestaat de behandeling van een voorstel uit twee termijnen. Bij amendementen en moties krijgen indieners de gelegenheid om zowel aan het begin een toelichting en aan het eind een conclusie te geven (om al dan niet het amendement of de motie in te trekken of aan te houden). De agendacommissie kan beslissen dat een andere behandelwijze geldt. In dat geval kan de agendacommissie een behandelvoorstel opstellen voor deze afwijkende behandelwijze.

Paragraaf 4 Orde van de Sessies Ten aanzien van artikel 34 (bespreekvoorstel) Bij iedere sessie wordt een bespreekvoorstel opgesteld. Het bespreekvoorstel bevat in ieder geval: - het onderwerp - het doel van de sessie - de wijze van bespreken/behandelen - de rol van de raadsleden eventueel de bij de gekozen werkvorm horende randvoorwaarden Ook de wijze van verslaglegging wordt vastgelegd in het bespreekvoorstel. Ten aanzien van artikel 41 (Digitale sessies) Tijdens de coronacrisis blijkt digitaal vergaderen een goede uitkomst te bieden in situaties dat fysieke vergadering niet mogelijk zijn of niet de voorkeur genieten. Dit artikel geeft een aantal belangrijke regels over digitale sessies. Zo worden de uitnodigingen voor digitale en hybride sessies per e-mail of via het raadsinformatiesysteem aan de raad en genodigden verstuurd. Wanneer de verbinding van een deelnemer is verbroken, krijgt de deelnemer de gelegenheid de verbinding te herstellen. Wanneer de verbinding of livestream is verbroken, dient de vergadering geschorst te worden. Indien deze niet tijdig herstelt wordt, wordt de sessie geacht te zijn beëindigd. Van belang is dat inwoners de vergadering via de livestream kunnen volgen. Het is vervolgens aan de agendacommissie om te

oordelen of over het onderwerp (met spoed) een vervolgsessie geagendeerd dient te worden. HOOFDSTUK 4 Rechten van leden Ten aanzien van artikel 43 lid 2 & 3 (amendementen) Amendementen worden uiterlijk 12.00 uur op de dinsdag voorafgaand aan de dag waarop vergaderd aangekondigd aan de griffier om zo de griffie de gelegenheid te geven hierop te adviseren. Het advies wordt weer teruggestuurd aan de indiener van het amendement die het advies al dan niet (deels of in zijn geheel) kan overnemen. Omdat hier tijd in zit (of kan zitten) worden de amendementen pas op de donderdag van de raadsvergadering om 12 uur verzonden. Uiteraard kunnen amendementen ook eerder ter advisering aan de griffie worden voorgelegd. Ten aanzien van artikel 44 (moties) eerste lid: Een motie als bedoeld in lid 1 moet om in behandeling genomen te kunnen worden in beginsel aan het begin van de vergadering schriftelijk en voorzien van ondertekening bij de voorzitter worden ingediend. tweede lid: Achtergrond hierbij is dat wanneer een wethouder zelf geen gevolg geeft aan een motie van wantrouwen er een raadsbesluit over moet worden genomen. Dat moet bij voorkeur dus in dezelfde vergadering gebeuren. vierde lid: Zie toelichting bij artikel 43.

Ten aanzien van artikel 46 lid 2 (initiatief raadsvoorstel) De VNG heeft in zijn toelichting gemotiveerd dat het college pas in de gelegenheid is gesteld (als bedoeld in art 147 lid 4 Gemeentewet) als deze een redelijke termijn krijgt om zijn wensen en bedenkingen te geven over het voorstel. In overleg tussen de griffier en de gemeentesecretaris wordt bepaald wat een redelijke termijn is indien een reactie van het college niet haalbaar is voor de eerstvolgende raadsvergadering. Ten aanzien van artikel 49 (vragen) Dit artikel is het vragenrecht van de raad omvat zowel de mondelinge als schriftelijke vragen en is gestoeld op artikel 155 van de Gemeentewet. Vragen gebaseerd op dit artikel zijn meer feitelijke vragen of vragen van technische aard. Ten aanzien van artikel 50 (vragen van inlichtingen) Dit artikel is gestoeld op artikel 169 van de Gemeentewet waarin de verantwoordings- en inlichtingenverplichting van het college en zijn afzonderlijke leden is geregeld. Vragen gestoeld op dit artikel zijn meer politieke vragen. Ook niet openbare informatie valt op deze manier door raadsleden op te vragen bij het college en de Burgemeester.

Het college informeert verder via collegeberichten. HOOFDSTUK 5 Lidmaatschap van andere organisatie Ten aanzien van artikel 52 (verantwoording) tweede lid: Bij het verschaffen van inlichtingen tussen een bestuursorgaan van de regio en de gemeente gelden de volgende uitgangspunten: -

Algemeen bestuur (AB) en dagelijks bestuur (DB) hebben beide inlichtingenplicht aan alle raden van alle deelnemende gemeenten; DB lid heeft geen inlichtingenplicht aan de eigen raad; AB lid heeft wel inlichtingenplicht aan de eigen raad.

derde lid: Bij het afleggen van verantwoording tussen een bestuursorgaan van de regio en de gemeente gelden de volgende uitgangspunten: -

AB of DB kan niet door de gemeenten ter verantwoording worden geroepen DB-lid kan door de gemeente niet ter verantwoording worden geroepen AB lid kan ter verantwoording worden geroepen door de eigen gemeente.

Deel II Vergadervormen HOOFDSTUK 3 Vergaderingen Paragraaf 4 Orde van de Sessies De raad van Velsen werkt voor het besluitvormingsproces volgens het “BOB”-model: Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming. De beeld- en oordeelsvorming vinden over het algemeen plaats in sessies en de besluitvorming in de raadsvergadering. De “traditionele” beeld- en oordeelsvormende sessies zijn gebaseerd op artikel 82 van de Gemeentewet. Op grond van het vijfde lid van artikel 82 worden onder meer de artikelen 22 en 23 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing verklaard, waardoor de immuniteit van de deelnemers aan de beraadslaging en de openbaarheid van de vergadering worden geregeld. De behoefte bestaat om de raad in een eerder stadium bij beleidsvorming of maatschappelijke vraagstukken te betrekken en/of de samenleving/stakeholders ook al eerder aan tafel te laten zitten naast de traditionele beeldvormende sessies ook minder traditionele sessies en overige (informatie) bijeenkomsten met nieuwe werkvormen gehanteerd. Voorbeelden hiervan zijn sessies waarbij met het wereldcafé model is gewerkt, “meespreek” sessies met inwoners en informatiebijeenkomsten en sessies waarbij verschillende meer actieve werkvormen zijn gebruikt. De verwachting is dat deze werkvormen in de toekomst blijven bestaan naast de traditionele beeldvormende sessies.

Om duidelijk te hebben hoe deze verschillende typen sessies/vergaderingen zich in het BOB-model tot elkaar verhouden en welke randvoorwaarden hieraan verbonden zijn is dit via een model inzichtelijk gemaakt. Zie hiervoor het “Trechtermodel Werkvormen” op de volgende pagina.

Toelichting op het Trechtermodel: Beeldvormende fase: Het brede deel van de trechter is de beeldvormende fase. Doel van deze fase is onder meer - : -

het informeren van de raad het inventariseren van wensen en ideeën bij de raad het informeren van de raad en het inventariseren van wensen en ideeën bij de raad, waarbij inwoners kunnen meepraten het ideeën ophalen bij inwoners

Afhankelijk van het doel dat men wil bereiken met de vergadering wordt er voor een bepaalde werkvorm gekozen. Dit kan, wanneer het doel zuiver het informeren van de raad is, variëren van een traditionele informerende/informatieve sessie tot een brainstormsessie of Lagerhuisdebat waarbij ook inwoners mogen meepraten wanneer het doel is om bij zowel de raad als inwoners wensen en ideeën op te halen. Deze vergaderingen vallen onder de linker brede kolom van de trechter. Beide typen bijeenkomsten zijn gebaseerd op artikel 82 van de Gemeentewet en dus openbaar en hebben daarnaast de waarborg van immuniteit. Dit is anders bij de “Free Form” bijeenkomsten, de rechter kolom in de beeldvormende fase. Dit zijn bijeenkomsten die vanwege de inhoud of de veilige

setting waarbinnen de bijeenkomst moet plaatsvinden niet openbaar zijn. Deze vergaderingen/bijeenkomsten zijn uitzondering en vallen evenmin onder de werking van het Reglement van Orde. Van belang bij de verschillende werkvormen in de beeldvormende fase is dat voor de raad duidelijk is: -

wat het exacte doel is van de sessie/bijeenkomst (dus informerend, inventariserend, opiniërend etc.) wat de gekozen werkvorm precies inhoudt en welke randvoorwaarden daarbij gelden (al dan niet gebaseerd op artikel 82 Gemeentewet en dus openbaar en immuniteit, of Reglement van Orde) wat hun rol is in relatie tot de werkvorm.

Deze vragen moeten beantwoord (kunnen) worden in het bespreekvoorstel dat voor de betreffende sessie door de griffie wordt gemaakt. Doordat de agendacommissie de behandelvorm vaststelt (artikel 11 RvO) kan zij er ook op toezien dat bovenstaande vragen beantwoord zijn. Mocht een raadslid desalniettemin opmerkingen hebben over de behandelwijze/werkvorm dan kan hij deze schriftelijk bij de griffier kenbaar maken op uiterlijk de vrijdag voorafgaand aan de sessies voor 12.00 uur. De griffier maakt vervolgens een afweging of en op welke wijze deze opmerkingen hierover verwerkt worden in een advies richting de agendacommissie. De afsluiting van de beeldvormende fase gebeurt met de checkvraag of alle informatie compleet is en/of de raad een compleet beeld heeft/kan hebben. Wanneer die vraag ontkennend wordt beantwoord, is zal er nog een sessie in de beeldvormende fase moeten plaatsvinden of een combinatie van een beeld/oordeelsvormende sessie, die het resultaat heeft dat het beeld compleet is. Oordeelsvormende fase: Deze fase begint dus wanneer de beeldvormende fase goed is afgesloten. Deze fase is bestemd voor het uitwisselen van standpunten en belangen. De oordeelsvormende sessies zijn per definitie gestoeld op artikel 82 van de Gemeentewet en het Reglement van Orde. Hierbij is ook geen sprake van alternatieve werkvormen.

De afsluiting van deze fase gebeurt met de vraag of het voorstel/stuk besluitrijp is. Wanneer dat het geval is gaat het door naar de Besluitvormende fase, die in de raadsvergadering plaatsvindt.