C17 Werkplan Griffie 2021 def.pdf

2021 Griffie werkplan

1. Inleiding Het jaar 2020 is een veelbewogen jaar met de coronacrisis die enerzijds een zware wissel heeft getrokken op de wijze waarop tot dan toe de gemeenteraad heeft gefunctioneerd. Tegelijkertijd heeft de coronacrisis laten zien dat de raad en griffie een enorm aanpassingsvermogen hebben en dat er in korte tijd een enorme omslag is geweest naar het digitale vergaderen. Veel innovatie die tot die dag niet erg veel aandacht kregen, zijn juist gaan floreren door de crisis. Het jaar 2021 zal vooral in het teken komen te staan van het herstel van het coronavirus. Dat heeft een flinke impact op het functioneren van de raad. Er wordt nu al nagedacht over de wijze van terugkeer en de mogelijkheden van vergaderingen op het stadhuis. Maar ook zal dit jaar voor de meeste politieke partijen in het teken staan van de voorbereidingen van de verkiezingen. In dit werkplan beschrijven we op hoofdlijn de ontwikkelingen die we op gemeenteraden zien af komen en geven we aan de hand van de ambities aan hoe we in Velsen daar invulling aan willen geven.

1

Inhoudsopgave 1.

Inleiding ................................................................................................................................................ 1

2.

Ontwikkelingen..................................................................................................................................... 3

3.

Ambitie raad ......................................................................................................................................... 5

4.

Welke activiteiten gaat de griffie daarom komend jaar ondernemen................................................. 6 4.1

Versterken positionering gemeenteraad ..................................................................................... 6

4.2.

Sterkere informatiepositie van de gemeenteraad ....................................................................... 9

4.3

Verfijning vergaderstructuur ...................................................................................................... 10

4.4

Toegankelijkheid van de gemeenteraad .................................................................................... 11

4.5

Verkiezingen 2022 ...................................................................................................................... 13

Achtergrond informatie bij het werkplan van de griffie 2021 ................................................................... 15 1.

Inleiding .......................................................................................................................................... 15

2.

Ontwikkelingen............................................................................................................................... 15 2.1 Landelijke ontwikkelingen bij de rol van de raad ......................................................................... 16 2.2 Landelijke ontwikkelingen bij de raad .......................................................................................... 17 2.3 Landelijke ontwikkelingen bij de griffie ........................................................................................ 18

2

2. Ontwikkelingen Het openbaar bestuur is de laatste tijd enorm in ontwikkeling. Een greep uit de diverse ontwikkelingen is in dit hoofdstuk geschetst. Deze ontwikkelingen zijn aanzet voor een aanscherping van de invulling van de ambities op enkele onderdelen. Maatschappelijke thema’s zijn complexer en veelzijdiger en dat vraagt veel aandacht en tijd van de raad. Een integrale benadering vraagt een degelijke voorbereiding en een langer proces om tot goede overwegingen en adequate besluiten te komen. Dit vertaalt zich in meer thema’s die tijd en aandacht verdienen in de raad en een langere termijn agenda voor diverse thema’s om de raad zo goed mogelijk voor te bereiden. Tegelijkertijd zijn de financiële perikelen bij gemeenten ook van grote invloed op de werkwijze van de raad. Gemeenten staat het water aan de lippen en dat maakt het voor gemeenteraden heel lastig om de complexe vraagstukken integraal goed aan te pakken; te meer omdat de keuzes die nu gemaakt moeten worden op de autonome taken. Het raakt de principiële positie van de raad doordat een van de belangrijkste instrumenten van de raad; het budgetrecht, uitgehold wordt. Dit vraagt extra aandacht van de gemeenteraad om toch goed te kunnen blijven functioneren, op welke wijze kun je nog relevante keuzes maken.

Om op een goede wijze het hoofd te kunnen bieden aan de complexe maatschappelijke vraagstukken is het van belang dat de raad op een goede wijze in positie is. Dat betekent op hoofdlijnen kaders meegeven en daarop sturen. Zorgdragen dat de raad op een zo goed mogelijke wijze de benodigde informatie ontvangt om degelijke goed afgewogen besluiten te kunnen nemen, maar ook op een goede wijze de samenleving te kunnen horen en betrekken. Dat vraagt om een goede stabiele raad met een duidelijke rol en verwachtingen op drie onderdelen: 1. Samenspel in de samenleving Goede zichtbaarheid en duidelijke rol als hoogste orgaan van de gemeente richting de samenleving 2. Samenspel in de gemeente Duidelijke rol en verwachtingen in het samenspel in de raad en tussen raad, college en organisatie 3. Samenspel in de regio en landelijk Heldere inzet en verwachtingsmanagement in regionaal verband

1. Samenspel in de samenleving We zien ontwikkelingen ten aanzien van participatie. Participatie vraagt van de raad om heel bewust na te denken over op welke wijze dit een plaats krijgt naast de representatieve democratie. Er moet serieus gekeken worden naar de verwachtingen en de inbedding van participatie in de gemeente. Wat zijn daarbij de verwachtingen en democratische waarden die passen bij verschillende vormen van participatie? Hoeveel ruimte is er voor inwoners, hoe toegankelijk is het en op welke wijze worden inwoners gefaciliteerd om te kunnen participeren? Dat vraagt hoederschap van de raad op de lokale democratie. Het bewaken van de spelregels van participatie en de democratische waarden zijn hierbij belangrijke uitgangspunten. Het versterken van de weerbaarheid van de gemeenteraad is de keerzijde van de medaille van participatie. Daar waar toegankelijkheid, openheid en transparantie veel bereikt om mensen meer zeggenschap te geven, moet ook rekenschap gegeven worden voor de keerzijde hiervan. Het maakt het ook gemakkelijk om hiervan misbruik te maken. Daarom moet participatie gelijk opgaan met een versterking van de weerbaarheid van de raad. Juist nu ondermijning een steeds groter en omvangrijker thema wordt, moet de raad samen met burgemeester, griffier en college stevig in investeren. 3

2. Samenspel in de gemeente De afgelopen periode is er landelijk, maar ook lokaal, een focus op de versterking van de positie van de raad en een duidelijke vraag naar rolbewustheid bij raadsleden; hoe stel je goede kaders, waar ga je juist als raad over en waar schuif je teveel op naar de uitvoering en details? Dat betekent ook dat er een verschuiving is in de rolverhouding tussen raad en college. De raad is kadersteller, opdrachtgever; bepaalt het wat. En in die hoedanigheid is het bepalend voor de agenda en geeft het speelruimte aan het college om binnen de agenda en de inhoudelijke kaders met voorstellen te komen. Tegelijkertijd is de raad de wetgever op lokaal niveau, dat vraagt aandacht voor de kwaliteit van de besluiten die de raad neemt en brengt ook een verantwoordelijkheid voor deugdelijk bestuur en goede besluiten met zich mee. Verder heeft de raad ook een controlerende rol ten opzichte van het college dat uitvoering geeft aan de besluiten van de raad, maar de raad heeft ook een rol als het gaat om de uitvoering van besluiten van de raad en om besluiten die het college neemt die al dan niet van rechtswege aan het college zijn toebedeeld. Met de decentralisaties van bijvoorbeeld jeugdzorg en sociaal domein is er ook een verantwoordelijkheid voor de uitvoering van deze door het rijk aan het college toebedeelde taken gekomen om hier op te kunnen controleren.

In al deze rollen past een duidelijke rolverwachting en afstemming met college en organisatie. Hoe beter en duidelijker de rollen in de gemeente op elkaar zijn afgestemd, hoe slagvaardiger de gemeente is. 3. 3. Samenspel in de regio In de interbestuurlijke verhoudingen tussen overheden zien we ook ontwikkelingen. Er is een toenemende mate van regionalisering die grotendeels vanuit rijkswege wordt aangemoedigd. De RES is daar een voorbeeld van. Dat maakt de rol van de raad complexer, omdat deze in een regionaal krachtenveld moet opereren en vraagt dus goede voorbereiding, zodat de raad ook goed de belangen van de inwoners op regionaal niveau kan behartigen. In feite is hier een verschuiving van krachtenveld en daar moet de raad een bewuste rol in spelen.

4

3. Ambitie raad Deze raadsperiode is gestart met het benoemen van de uitdagingen en ambities. De huidige ontwikkelingen vragen op enkele punten een accentverschuiving binnen deze ambities, maar de ambities vormen de basis voor de koers van raad en daarmee ook het werkplan voor de griffie. De raad heeft de afgelopen raadsperiode in werkgroepen, via evaluaties, uitkomsten van heidagen van de raad, invulling gegeven aan deze ambities en verder wensen daarin geformuleerd. Ook de griffie is bezig met een professionaliseringslag om de ambities die gesteld zijn waar te kunnen maken.

1. Versterken positionering gemeenteraad Deze versterking is wenselijk om maatschappelijke vraagstukken op de diverse schaalniveaus, lokaal en regionaal, vanuit de rol van de raad goed op te kunnen pakken. Denk hierbij aan onder andere meer betrokkenheid en participatie van inwoners, een sterke kaderstellende en controlerende rol van de raad en een slagvaardige raad in diverse regionale gremia. Dat vraagt ook om goede cultuur in de raad en stevige weerbaarheid.

2. Sterkere informatiepositie van de gemeenteraad én inwoners Een versterking op de informatiepositie is nodig om proactief sturing te geven, onder andere door sterke kaders, een stevige lange termijn agenda (thematisch) en als raad beter voorbereid te zijn bij complexe maatschappelijke vraagstukken, zodat er goed afgewogen besluiten genomen kunnen worden. Tegelijk moeten ook inwoners goed geïnformeerd zijn, zodat ze ook meer betrokken raken bij de politieke afwegingen.

3. Verfijning vergaderstructuur Een goede vergadersystematiek met duidelijke verwachtingen voor raadsleden én inwoners vraagt om een helder proces en duidelijke communicatie daarover. Door de verdere uitwerking van de huidige vergaderstructuur, met behulp van het BOB-model, maar ook door het creëren van een veilige omgeving in de raad is het mogelijk om de structuur te verfijnen en ruimte te creëren voor werkwijzen die recht doen aan de betrokkenheid van inwoners en de rol van de raad. Hierdoor is er meer helderheid over de afspraken en mogelijkheden en dat draagt zorg om het debat op inhoud, standpunten, belangen en waarden, te kunnen voeren.

5

4. Welke activiteiten gaat de griffie daarom komend jaar ondernemen 4.1 Versterken positionering gemeenteraad A. Versterken kaderstelling en opdrachtgeverschap raad Eén van de drie hoofdrollen van de raad is de kaderstelling en wijze waarop de raad opdrachten aan het college formuleert. De ambitie van de raad is om op een aantal thema’s uitdrukkelijk aan de slag te gaan met een proactieve rol voor de raad. Het versterken van de kaderstelling en opdrachtgeverschap geeft duiding aan de rol en verwachtingsmanagement van de raad in het samenspel met het college. Doel is dat de raad als goed opdrachtgever zowel op het proces (agendering, betrokkenheid) als op de inhoud (hoofdlijnen en richting) bij belangrijke thema’s de regie kan voeren. Wat gaat de griffie doen: o o

Uitwerken instrument bestuursopdracht Overzicht creëren in het instrumentarium en mogelijkheden voor kaderstelling, zowel bij generieke wetten, autonome taken als bij specifieke wetten, zoals de omgevingswet en RES en deze opnemen in handboek voor de raad

B. Evaluatie raadsperiode (zoals raadsakkoord, het samenspel in de gemeente en de Athema’s) ten behoeve van nieuwe raadsperiode 2022-2026 De vorige periode is er bij de zittende raad een beknopte evaluatie gedaan ter voorbereiding van de nieuwe raad. Bij de start van het raadsakkoord is verzocht om een evaluatie van het raadsakkoord te houden voor de nieuwe raad van start gaat. Tegelijkertijd is tijdens de betaraad in 2020 geconstateerd dat er ook behoefte is om nader te kijken naar het samenspel van raad, college en organisatie. En is er aangegeven dat het van belang is om een evaluatie naar de werkwijze van de raad deze raadsperiode te houden. Wat gaat de griffie doen: o

o o o

Verdieping op de evaluatie raadsakkoord en aanbevelingen ten aanzien van het gebruik van een raadsakkoord bij de volgende raadsperiode aan de hand van een bij voorkeur fysieke bijeenkomst. Duidingsgesprek samenspel raad, college en organisatie in bij voorkeur fysieke bijeenkomst. Evaluatie van deze raadsperiode en aanbevelingen naar de nieuwe raadsperiode (rolneming, (in)formele afspraken, mores). Deze evaluaties zijn tevens input voor het handboek voor de nieuwe raad.

C. Uitwerking vormen van democratie en participatie en de rol van de raad De raad heeft in het raadsakkoord uitdrukkelijk aandacht gevraagd voor het samenspel met de samenleving. De komende periode gaan de raad en college aan de slag om een beleidskader participatie op te stellen en te werken aan een participatieverordening als vervanger van de inspraakverordening.

6

Wat gaat de griffie doen: o

o

Beleidskader en Participatieverordening i.s.m. college opstellen, specifiek ten aanzien van inspraak, meespraak, motiemarkt, raadsinformatiebijeenkomsten (naar Utrechts model) en diverse andere mogelijkheden om tijdens het raadsproces inwoners te betrekken. Uitwerking toetsende rol raad bij lokale democratie/ participatie processen vanuit college en organisatie georganiseerd in het beleidskader.

D. Voorlichting en advisering ter bevorderen weerbaarheid van de raad Een succesvolle aanpak van ondermijning begint bij een integer en weerbaar lokaal bestuur en ambtenarenapparaat. Transparantie en weerbaarheid zijn cruciaal. Uit onderzoek van Pro Facto blijkt dat raadsleden het meest bevattelijk zijn voor ondermijning. Bijna twee keer zo veel als wethouders en zes keer zoveel als burgemeesters. Het ministerie van BZK heeft begin dit jaar een handreiking integriteitstoetsing (kandidaats)raadsleden door (decentrale) politieke partijen uitgebracht. De verantwoordelijkheid van de screening van raadsleden ligt immers bij de politieke partijen zelf. Ook bestaat er een VOG politieke ambtsdragers die voor raadsleden aangevraagd kan worden, maar dit is tot op heden geen verplichting. Wat gaat de griffie doen: o

o

Voorbereiding trainingssessie betreft gevaren ondermijning en het belang van eigen integriteit hierin en het bieden van handelingsperspectief voor de raadsleden (i.s.m. RIEC en programma veilige publieke taak). Gedragscodes politieke ambtsdragers en kaders betreft integriteit, belaging en bedreiging.

E. Regionaal niveau De raad heeft aangegeven een actievere rol in regionaal verband, IJmond, Zuid-Kennemerland, MRA en bij andere regionale vraagstukken te willen spelen. Gelet op de ontwikkeling van de regionale samenwerking en het initiatief dat de raad bij het college heeft gelegd om nader de mogelijkheden te verkennen, zal de griffie een terughoudende rol spelen. Zij zullen zich vooral concentreren op het faciliteren van informatieve raadsbijeenkomsten in regionaal verband en daar waar mogelijk ontwikkelingen op het gebied van samenwerking in de IJmond, Zuid-Kennemerland en de MRA monitoren en bij de raad onder de aandacht brengen. Met de opheffing van de IJmondcommissie is de centrale rol van de griffie Velsen als regiogriffie in IJmondverband ook niet meer aan de orde. De griffie zal zich evenwel concentreren op de versterking van de betrokkenheid bij gemeenschappelijke regelingen door met name het proces, ter voorbereiding op de begrotingscyclus van de gemeenschappelijk regelingen, de raad waar mogelijk meer ruimte te geven om op de kaders te kunnen sturen. Wat gaat de griffie doen: o

Informatieve bijeenkomsten (mede) organiseren als de inhoud daarom vraagt.

F. Versterken Rekenkamerfunctie De rekenkamer is één van de belangrijkste instrumenten van de raad om de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gemeentebestuur te onderzoeken. Om zorg te dragen dat de rekenkamercommissie kwalitatief versterkt wordt is in 2020 besloten dat er een nieuwe extern lid voor de rekenkamercommissie wordt toegevoegd. Tegelijkertijd zijn er ook enkele landelijke ontwikkelingen van invloed op de rekenkamercommissie, zoals wijzigingen in de

7

rechtmatigheidsverantwoording en het bij wet beperken van de rekenkamerfunctie tot alleen een rekenkamer. Wat gaat de griffie doen: o o o

Voorbereiding werving nieuw extern lid RKC. Uitwerken wijzigingen in de rechtmatigheidsverantwoording. Voorbereiding adviezen ten aanzien van de wijziging van de rekenkamerfunctie indien wet aangenomen wordt.

G. Aanbesteding accountant De huidige accountant heeft het maximum van mogelijkheden tot verlenging inmiddels gehaald. Dat leidt ertoe dat de raad verplicht is om de accountant opnieuw aan te besteden. Wat gaat de griffie doen: o o

Voorbereiding aanbestedingsproces nieuwe accountant. De raad een besluit laten nemen op basis van het aanbestedingsproces over de accountant voor de komende periode.

H. Herbenoeming burgemeester De termijn van de burgemeester loopt per maart 2022 af. Dat betekent dat er een herbenoemingsproces of een selectieproces voor een nieuwe burgemeester opgestart moet worden. Het gehele proces loopt vanaf mei tot december 2021. Wat gaat de griffie doen: o o

I.

De voorbereiding treffen tot het instellen van een vertrouwenscommissie. De vertrouwenscommissie begeleiden om tot de (her)benoeming van de burgemeester te komen.

Doorontwikkeling proces P&C en informatiewaarde van de P&C stukken

Het afgelopen jaar is de P&C cyclus en de informatiewaarde van de P&C stukken in de raad aan de orde geweest. Daarin is opgeroepen om goed te kijken naar het proces van de P&C cyclus en specifiek naar informatiewaarde van de P&C stukken. Wat gaat de griffie doen: o

De griffie gaat de werkgroep P&C begeleiden om komend jaar een advies aan de raad voor te bereiden, betreft de P&C cyclus en voor de doorontwikkeling van de informatiewaarde van de P&C stukken.

8

4.2. Sterkere informatiepositie van de gemeenteraad A. Dashboard voor data gedreven sturing om raad eigen informatiepositie op bepaalde data te geven Betrouwbare basisinformatie over de gemeente Velsen en de regio is cruciaal voor het vormgeven van beleid en onderbouwing van besluiten. Velsen in Cijfers biedt hiertoe een goede basis. Voor inwoners en zeker voor raadsleden is deze informatie van groot belang. De raadsleden kunnen op basis van deze informatie hun kaderstellende- en controlerende rol versterken. Wat gaat de griffie doen: o o

Velsen in cijfers (en andere databronnen) bekend maken bij de raadsleden (en inwoners) en deze eenvoudig en toegankelijk maken om zelf data te kunnen vinden. Training voor de nieuwe raad om zelf te werken met data zoals bij Velsen in cijfers.

B. Informatiepositie raad inschatten en hierop inspelen d.m.v. gerichte werkbijeenkomsten, informatiesessies, coaching en training De complexiteit van diverse thema’s vragen voor de raad dat ze op een goede wijze geïnformeerd en waar nodig getraind worden om hier op gedegen wijze besluiten over te kunnen nemen. Ook is het van belang dat de raad al in een vroeg stadium geïnformeerd raakt. Dat is ook de reden dat de griffie en de organisatie vaker in de voorbereidende fase elkaar opzoeken om hierover de juiste route te vinden. Wat gaat de griffie doen: o o

o o o

Griffie in vroeg stadium betrekken bij raadsvoorstellen en (mee)sturen op proces van raadsbehandeling met name ter versterking van de beeldvormende fase. Regelen van trainingen om bepaalde thema’s die de raad geagendeerd wil hebben goed inhoudelijk voor te bereiden (waarom is dit een belangrijk thema, wat is de rol van de raad, wat zijn de mogelijkheden van de raad om hier op te acteren). Gerichte thematische informatiesessies, werkbezoeken en training, coaching om raad en raadsleden verder te ontwikkelen. Verhogen politiek-bestuurlijke sensitiviteit in de gemeente (training ambtelijke organisatie, voorlichtingscampagne vanuit de griffie over de werkwijze en het functioneren van de raad). Politiek actief voor ambtenaren.

C. Realiseren van onafhankelijke informatiestroom vanuit griffie ten behoeve van de raad Belangenorganisaties en landelijke netwerken informeren de raden vaak over belangrijke ontwikkelingen. Wat gaat de griffie doen: o

Bundelen van informatiestromen (zoals VNG, vereniging van raadsleden) over belangrijke thema’s voor de raad, zodat de raad naast de informatie vanuit het college en de organisatie ook zelf informatie ontvangt c.q. waar naar verwezen wordt.

9

D. Vroegtijdige en vereenvoudigde ontsluiting van alle raadsstukken/thema’s Door middel van beter agenderen (lange termijn planning) kan er meer gestuurd worden op de thema’s die voor de raad belangrijk zijn. Dan kan er vervolgens ook eerder al informatie op deze thema’s ontsloten worden, zodat raadsleden zich op diverse thema’s kunnen inlezen en voorbereiden voor de daadwerkelijke besluitvorming gaat starten. Wat gaat de griffie doen: o o o

Verkenning naar geoptimaliseerd raadsinformatiesysteem (zie ook 4b) Eerder ontsluiten van de raadsstukken en informatie over belangrijke thema’s Opzetten lange termijn planning in samenwerking met de agendacommissie, voorbereiding voor de nieuwe raad.

4.3 Verfijning vergaderstructuur De huidige vergaderstructuur is een goed uitgewerkt model. Toch blijft een vergaderstructuur constant in onderhoud en vraagt om nadere optimalisatie. Sinds het begin van deze raadsperiode is er een aantal wensen van de raad geformuleerd om onder andere het debat meer in de raad te krijgen. Daarbij moet de griffie zorgdragen dat de raad op de juiste manier en het juiste moment op basis van de juiste stukken kan vergaderen.

A. Procesoptimalisatie van vergaderstructuur in Velsen, herijking o.b.v. evaluatie Met de inwerkingtreding van het nieuwe reglement van orde is afgesproken om dit na een jaar met de werkgroep werkwijze raad te evalueren. In 2021 is het voornemen om hier goed naar te kijken, mede gelet op de ontwikkelingen in de raadsvergaderingen. Aansluitend daarop willen we ook de processen die bij de voorbereiding van de vergaderingen verder optimaliseren en vormgeven aan het proces bij regionale bijeenkomsten. Wat gaat de griffie doen: o o o o o o

Evaluatie Reglement van Orde. Interne procesgang evalueren en optimaliseren. Verbeteren bedrijfsvoering en dienstverlening van de griffie. Regionale procesoptimalisatie i.s.m. Bloemendaal, Haarlem, Heemskerk, Heemstede, Beverwijk en Zandvoort. Nieuwe vergadermodellen (zie ook 4.1). Evaluatie bestuurlijk proces.

B. Digitale omgeving voor raadsinstrumenten Het moet voor raadsleden eenvoudig zijn om van hun raadsinstrumenten gebruik te maken. Met een apart digitaal platform voor raadsleden willen we hier invulling aan geven. Wat gaat de griffie doen: o

Een eigen platform voor raadsleden om eenvoudig moties, amendementen, raadsvragen e.d. in te kunnen dienen. Deze volgen dan een helder en transparant proces (verwijzing RIS).

10

C. Doorlichten van de raadsverordeningen De verordeningen die gaan over de werkwijze van de raad moeten altijd actueel zijn om zo te voorkomen dat deze belemmerend kunnen werken in de uitvoering van het raadsproces. Daarom worden deze periodiek nagelopen en waar nodig wordt een voorstel gedaan om deze te actualiseren. Wat gaat de griffie doen: o o

Alle verordeningen van de raad worden gecheckt in hoeverre deze actueel zijn en of er aanpassingen nodig zijn. Alle protocollen en werkwijzen van de griffie worden hier vervolgens op herijkt indien nodig.

D. Het realiseren van een warm welkom voor bezoekers van het gemeentehuis, door wegbewijzering, informatie op TV schermen en aantrekkelijke publiekstribune In 2021 verwachten we voorzichtig aan terug te kunnen keren naar het stadhuis. Om zorg te dragen dat dit op een goede en geordende manier gaat, worden hier voorbereidingen voor getroffen. Tegelijkertijd willen we dan ook invulling geven aan de wens om inwoners zich meer welkom te laten voelen bij bijeenkomsten van fracties en raad. Wat gaat de griffie doen: o

In de voorbereiding voor de terugkeer naar het stadhuis worden aanpassingen getroffen om inwoners op een goede manier welkom te laten voelen in het stadhuis en bij de vergaderingen. Deze investering willen we combineren met een warm welkom voor gasten bij andere bijeenkomsten die we in de burgerzaal kunnen houden (zie hiervoor bij 4a).

E. Proces voor vernieuwing van de Raadszaal en Audiovisuele apparatuur De camera’s en microfoonposten zijn in 2013 aangeschaft. De economische en technische levensduur is reeds 3 jaar verstreken. In 2020 was reeds een verkenning voor de vervanging van deze AV middelen gedaan. Er wordt gekeken of deze middelen in 2021 vervangen kunnen worden om zo de steeds verder oplopende kosten voor onderhoud te kunnen reduceren. Eveneens wordt dan gekeken naar een goede eenvoudige softwarematige aansturing en koppeling met het raadsinformatiesysteem en de website. Wat gaat de griffie doen: o o o

De camera’s in de raadzaal worden vervangen. Alle microfoonpostjes worden vervangen. Softwarematige aansturing wordt vervangen en geactualiseerd naar de eisen van de tijd.

4.4 Toegankelijkheid van de gemeenteraad De gemeenteraad moet als vertegenwoordigers van de samenleving benaderbaar en toegankelijk zijn. Dit om te zorgen dat inwoners de raad goed kunnen volgen, raadsleden eenvoudig kunnen benaderen en eventueel invloed op de raad kunnen uitoefenen. Tegelijk moeten ook de juiste waarborgen getroffen worden, zodat de raad in een veilige omgeving kan vergaderen en de juiste procedures gehanteerd kunnen worden voor een ordelijk en zorgvuldig verloop van de vergadering. Met onderstaande maatregelen willen we hier tegemoet aan gaan komen.

11

A. Toegankelijkheid fysiek “Warm Welkom” a. Voorbereiding terugkeer gemeenteraad naar de raadzaal De raadzaal waar nodig opnieuw inrichten, zodat er weer fysieke vergaderingen gehouden kunnen worden, zodra dit mogelijk is en hierbij te verkennen welke mogelijkheden er zijn om het voor de raad aangenamer te maken om te kunnen vergaderen. Hierbij wordt onder andere gekeken naar het zitmeubilair. Wat gaat de griffie doen: o o

Verkenning naar de mogelijkheden. In samenwerking met de organisatie aanpassingen doen waar mogelijk en nodig is.

B. Voorbereiding terugkeer inwoners bij raadsvergaderingen Met enkele eenvoudige ingrepen willen we “politieke wandelgangen” creëren waarbij er eenvoudig, makkelijk en comfortabel overleg gepleegd kan worden en raadsleden en inwoners zich welkom voelen bij de fracties en de raad. Wat gaat de griffie doen: o o o

Realiseren van de politieke wandelgangen. Zorgdragen dat fracties geconsulteerd zijn bij de voorgenomen wijzigingen van de fractiekamers/vergaderzalen. Verkennen welke mogelijkheden er zijn voor de verbetering van de ontvangst, van inwoners

C. Toegankelijkheid Digitaal Voor raadsleden en inwoners is het belangrijk dat informatie eenvoudig, snel en overzichtelijk is. Er is een aantal (juridische) vereisten waar de toegankelijkheid aan moet voldoen. Op dit moment voldoen niet alle informatiesystemen en de website optimaal aan de vereisten. Wat gaat de griffie doen:

a. Nieuw Raadsinformatiesysteem Er vindt een marktverkenning plaats voor het verbeteren of vernieuwen van het raadsinformatiesysteem en de ontsluiting van informatie voor raadsleden en inwoners. Op basis van de marktverkenning kan er een aanbesteding gestart worden.

b. Verbetering online dienstverlening en informatie via website De nieuwe website wordt ingericht vanuit de beleving van inwoners om informatie te vinden over politieke besluitvorming. Op basis van een gezamenlijk onderzoek van de griffie en organisatie naar de online dienstverlening van de gemeente wordt er gekeken naar de vernieuwing van de website. Raadsstukken en videotulen worden, mede door vervanging van AV apparatuur, doorzoekbaar en aan elkaar gekoppeld in de archivering. Daarmee wordt recht gedaan aan de wettelijke vereisten en de wens van de raad om makkelijker te kunnen zoeken naar de diverse bijdragen van raadsleden.

12

4.5 Verkiezingen 2022 De verkiezingen voor de nieuwe raadsperiode van 2022-2026 zijn in aantocht. Dat vergt de nodige voorbereidingen. Wat gaat de griffie doen:

A. Inwerkprogramma en trainingsprogramma voor deze raad en voor de nieuwe raad Voor de nieuwe raad wordt een uitgebreid inwerkprogramma opgesteld. Daarin wordt er onder andere aandacht besteed aan de werkwijze van de raad en de vergaderwijze. Maar ook deze raad willen we nog dit jaar trainen op een verdiepende invulling van het raadslidmaatschap en voorzitterstraining.

B. Cursus Politiek actief De cursus politiek actief is een cursus die in de aanloop van de verkiezingen georganiseerd wordt om inwoners bewuster en meer betrokken bij de politiek te maken. In 2020 is de eerste digitale cursus reeds gegeven. Omdat veel inwoners aan hebben gegeven van dit aanbod gebruik te willen maken, gaan we ook in 2021 door met het geven van politiek actief, ook voor de mogelijke kandidaat raadsleden en voor ambtenaren. • Organiseren van de cursus voor inwoners (meerdere keren per jaar). • Organiseren van de cursus voor kandidaat raadsleden / steunfractieleden. • Organiseren van de cursus voor ambtenaren (ook irl tot politiek bestuurlijke sensitiviteit).

C. Opkomstbevorderende activiteiten Vanuit de gemeente worden altijd diverse opkomstbevorderende activiteiten georganiseerd rondom verkiezingen. Bij de verkiezingen voor de gemeenteraad is het van extra belang om de raad en de diverse partijen die willen deelnemen in de raad met hun verkiezingsprogramma’s en doelstellingen op een goede evenredige manier bij inwoners onder de aandacht te brengen. • • •

Kieswijzer selecteren en uitwerken. Verkiezing beste raadslid. Onder andere verkiezingskrant, jongerendebat, verkiezingsdebat.

D. Verkiezingsavond en the day after Op de avond van de verkiezingen willen we de uitslagen ook aan alle partijen en kandidaten die aan de verkiezingen meedoen presenteren. Op de avond zelf volgt de uitslag op partijniveau en de dag erna organiseren we een moment voor alle kandidaten om de definitieve uitslag ook op kandidaatsniveau te presenteren.

E. Handboek voor de raad herijken Voor de nieuwe raadsleden moet er een handboek liggen waarmee ze zich op alle algemene zaken kunnen voorbereiden. Dit is tevens een naslagwerk gedurende de periode. • • •

Handboek uitwerken. Vereisten/profielschets commissieleden van raadscommissies, voorzitters. Samenvattend overzichtsdocument.

13

F. Voorbereiden afscheid en installatie van de raad De afscheidsraad en de installatie van de nieuwe raad vragen veel voorbereiding van de griffie om dit zorgvuldig en op een plezierige wijze afscheid te kunnen nemen en de nieuwe raadsleden op een zorgvuldige wijze te installeren. • •

Afscheidscadeau en welkomstpakket. Uitslag verkiezingen verwerken en commissie onderzoek geloofsbrieven.

G. Informatiefase In overleg met de nieuwe raad kan de griffier een rol spelen bij de informatie. Ter voorbereiding zal de griffie een aantal mogelijkheden uitwerken voor de informatiefase. Ook zal de griffier zorgdragen voor een goede overdracht van de oude naar de nieuwe raad. • •

Overzichtsdocument van mogelijkheden en aandachtspunten bij de informatiefase. Overdracht oude naar nieuwe raad; constituerend overleg (waaronder het bespreken van de spelregels voor de eerste fase na de installatie van de nieuwe raad).

14

Achtergrond informatie bij het werkplan van de griffie 2021 1. Inleiding In deze achtergrondinformatie signaleert de griffier een aantal ontwikkelingen en thema’s die de komende periode op de gemeenteraad af gaan komen. Deze ontwikkelingen zijn een belangrijke aanleiding voor de investeringen en activiteiten die de griffie doet, zoals in het werkplan opgenomen. In het werkplan is een samenvatting van onderstaande analyse opgenomen.

2. Ontwikkelingen Het openbaar bestuur is de laatste tijd enorm in ontwikkeling. De financiële perikelen bij gemeenten zijn ook van grote invloed op de werkwijze van de griffie. Gemeenten staat het water aan de lippen en dat maakt het voor gemeenteraden heel lastig; te meer, omdat de keuzes op de autonome taken nu gemaakt moeten worden. Het raakt de principiële positie van de raad doordat één van de belangrijkste instrumenten van de raad, het budgetrecht, uitgehold wordt. Dit vraagt extra aandacht van de gemeenteraad om toch goed te kunnen blijven functioneren; op welke wijze kun je nog relevante keuzes maken. Maatschappelijke thema’s zijn complexer en veelzijdiger geworden. Dat vraagt de nodige aandacht en tijd van de raad en legt meer druk op het vermogen om een integrale benadering door de raad. Dit vraagt een degelijke voorbereiding en een langer proces om tot goede overwegingen en adequate besluiten te komen. Zo’n proces vertaalt zich in meer thema’s die tijd en aandacht verdienen in de raad en een langere termijn agenda voor diverse thema’s om de raad zo goed mogelijk voor te bereiden.

De afgelopen periode is er landelijk, maar ook lokaal een focus op de versterking van de positie van de raad en een duidelijke vraag naar rolbewustheid bij raadsleden; hoe stel je goede kaders, waar ga je juist als raad over en waar schuif je teveel op naar de uitvoering en details? Dat vraagt een stevige investering in training van raadsleden, maar ook een dringender beroep van raadsleden op hun eigen ondersteuning om advies te kunnen ontvangen over de positie van de raad in de lokale democratie, zowel in de interne verhoudingen, maar ook ten aanzien van de regionale spelers en ten aanzien van participatie en vormen van aanvullende democratie. Daarbij zien we in het land ontwikkelingen en initiatieven ten aanzien van participatie. De raad vraagt terecht om een serieuze afweging bij participatietrajecten en zeker bij de thema’s die de raad hoog op de agenda heeft staan. Er wordt serieuzer gekeken naar de verwachtingen en de inbedding in de reguliere gang van zaken in de gemeente en dus ook in de processen van de gemeenteraad door middel van inspraak, meespraak, motiemarkten, raadsinformatiebijeenkomsten en andere instrumenten die bij kunnen dragen aan een grotere rol voor inwoners bij de representatieve democratie. De afgelopen jaren zien we dat de raad steeds meer een hoeder van de democratie wordt.

In de interbestuurlijke verhoudingen tussen overheden zien we ook ontwikkelingen. Er is een toenemende mate van regionalisering die grotendeels vanuit rijkswege wordt aangemoedigd. De RES is daar een voorbeeld van. Dat maakt de rol van de raad complexer, omdat deze in een regionaal krachtenveld moet opereren en vraagt dus goede voorbereiding, zodat de raad ook stevig in de regio kan optreden. In feite is hier een verschuiving van krachtenveld en daar moet de raad een bewuste rol in spelen.

15

2.1 Landelijke ontwikkelingen bij de rol van de raad Landelijk is er een aantal ontwikkelingen die met het oog op de positie en het functioneren van het lokale bestuur relevant zijn. A. Ontwikkelingen in participatie o Vanuit de VNG en het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is er een programma Democratie in Actie1. Dit programma richt zich op het versterken van democratische processen met name bij participatie. Daarin hebben ze onder andere de quickscan lokale democratie ontwikkeld, waar Velsen een pilot gemeente voor was. o Vanwege de impact van Corona zien we een enorme toename op de digitale participatie. Er zijn diverse nieuwe instrumenten ontwikkeld en er wordt ook steeds meer ervaring opgedaan op welke wijze digitale participatie een aanvulling kan zijn op het bestaande repertoire. De Raad voor het Openbaar Bestuur heeft daar onlangs een bundel over uitgebracht 'doen, durven of de waarheid’2 o Waar er de afgelopen jaren de focus lag op het ontwikkelen van participatie instrumenten zien we dat het discours meer naar de waarden van democratie en de rol van participatie binnen het huidige bestel komt te liggen. B.

Ontwikkelingen in de positie van raad, college en organisatie o De vereniging voor raadsleden, de Raad voor het Openbaar Bestuur en het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties hebben de afgelopen jaren publicaties uitgebreid die het belang van het versterken van de positie van de gemeenteraad onderstrepen. Zowel ten aanzien van de decentralisaties op het sociaal domein waarbij de beleidsruimte al beperkt is. Het recent verschenen rapport ‘Sociaal Domein op koers?’ over de decentralisatie van de jeugdzorg illustreert dat des te meer. 3 C. Veranderingen in interbestuurlijke verhoudingen, decentralisatie en regionale samenwerking o De afgelopen jaren is tussen de VNG en het rijk een gesprek op gang gekomen over de vernieuwing van de interbestuurlijke verhoudingen. Met de toename van de complexiteit van vraagstukken wordt er vanuit het rijk een groter beroep op de regionale samenwerking gedaan, zoals bij het klimaatakkoord en de RES, maar ook bij diverse andere thema’s, zoals op het sociaal domein. Meer beroep op regionale samenwerking kan vergroten van de slagkracht betekenen, maar ook verminderen van de lokale beleidsruimte. Daarom is het van belang dat er scherp naar de balans tussen lokale autonomie en beleidsruimte en regionale (en nationale) slagkracht gekeken moet worden.

1

https://lokale-democratie.nl/cms/view/57979264/over-lokale-democratie https://www.raadopenbaarbestuur.nl/documenten/publicaties/2020/04/02/essaybundel-doen-durven-of-dewaarheid 3 https://www.scp.nl/binaries/scp/documenten/publicaties/2020/11/16/sociaal-domein-opkoers/Sociaal+domein+op+koers_WEB2.pdf 2

16

2.2 Landelijke ontwikkelingen bij de raad o

Versterking positie gemeenteraad o De minister van Binnenlandse zaken en koninkrijksrelaties wil op drie punten de lokale democratie versterken. Ten eerste in de relatie met de inwoners. Ten tweede ten aanzien van de ondersteuning en advisering en ten derde ten aanzien van de weerbaarheid van de lokale democratie.4 Op het eerste punt is het eerder genoemde programma democratie in actie ingezet. Voor het tweede punt heeft de minister advies van de Raad voor Openbaar Bestuur gevraagd, zie het punt hieronder. Ten aanzien van de weerbaarheid vraagt de minister onder andere om een sterke inzet, bewustwording en handelingsperspectief bij ondermijning. o Onlangs is er een advies ‘Goede ondersteuning, sterke democratie’ van de Raad voor het Openbaar Bestuur verschenen die aandacht voor de positie en ondersteuning van de gemeenteraad vraagt. 5 Het gaat daarbij onder meer over de onafhankelijke positie van de griffier en het normeren van een ondergrens voor rekenkamers. De Raad vindt ook dat er meer duidelijkheid moet komen over het verlenen van ambtelijke bijstand aan de gemeenteraad en dat het principe van fractievergoeding opnieuw moet worden doordacht. o Onderzoek van de vereniging voor raadsleden wijst uit dat de kennis bij raadsleden over de positie van de gemeenteraad, het instrumentarium en de rollen niet altijd even adequaat is.

De vereniging heeft daarom in samenwerking met het ministerie van Binnenlandse Zaken toolkits en trainingen ontwikkeld om raadsleden hiervan beter bewust te maken. Dit is een direct uitvloeisel van de reactie van de minister van Binnenlandse Zaken op de motie ‘brede evaluatie van de dualisering van het gemeenteen provinciebestuur’.6

o

Ontwikkelingen in de digitalisering en informatiepositie van de raad o Het Rathenau instituut heeft een rapport uitgebracht: digitalisering als kans voor de versterking van de lokale democratie. 7 In dit rapport worden de mogelijkheden, om digitalisering verder te kunnen benutten, beschreven om daarmee de kwaliteit van het raadswerk, het raadsdebat en de lokale democratie te verbeteren. Het biedt voldoende aanknopingspunten om digitale vraagstukken op een goede wijze invulling te geven.

o

Ontwikkelingen in de werkwijze van raden o Veel raden werken met diverse werkvormen om inwoners beter te betrekken bij het raadsproces. Denk hierbij aan Utrecht waar met raadsinformatiebijeenkomsten wordt gewerkt. Of de politieke markt in Apeldoorn. Daarbij zien we steeds meer focus op het beeldvorming en het ophalen van ‘buiten naar binnen’ door de raad zelf.

4

https://www.rijksoverheid.nl/documenten/kamerstukken/2018/07/05/kamerbrief-plan-van-aanpak-voorversterking-lokale-democratie-en-bestuur 5 https://www.raadopenbaarbestuur.nl/documenten/publicaties/2020/11/05/goede-ondersteuning-sterkedemocratie 6 https://www.rijksoverheid.nl/documenten/kamerstukken/2020/06/30/kamerbrief-met-reactie-op-motie-overbrede-evaluatie-van-de-dualisering-van-het-gemeente-en-provinciebestuur 7 https://www.rathenau.nl/nl/digitale-samenleving/griffiers-en-digitalisering

17

o

Verhoging van eisen en standaarden t.a.v. dienstverlening en communicatie van de raad o De afgelopen jaren zijn de eisen en standaarden ten aanzien van de transparantie, toegankelijkheid en communicatie van de raad behoorlijk verhoogd. Diverse wetten, zoals de Wet open overheid, de archiefwet, de wet digitoegankelijkheid, bevatten diverse verplichtingen in de wijze waarop raadsvergaderingen in woord, beeld en geluid worden gebracht. Recent is daar ook is de wettelijke verplichting tot ondertiteling van alle openbare vergaderingen bijgekomen.

o

Integriteit en ondermijning o Ontwikkeling van bewustwording en handelingsperspectief voor raden Ondermijning is meestal niet erg zichtbaar terwijl de impact op de samenleving enorm is. Het is van belang dat de raadsleden zich bewust worden van de signalen van ondermijning en daarbij een concreet handelingsperspectief hebben, zoals met wie ga ik in gesprek over dergelijke signalen, welke actie kunnen we als raad ondernemen en hoe ondersteun ik de brede aanpak? o Pact voor de rechtstaat Vanuit het strategische beraad ondermijning en de werkgroep ondermijning van de VNG is het pact van de rechtstaat opgesteld. Dit om ondermijnende criminaliteit aan de hand van een tienjaren plan te reduceren. Daarbij gaat het om drie elementen om ondermijning tegen te gaan, preventie, signalering en repressie, in een keten. Waar repressie nu het hoofdbestanddeel is moet ook gewerkt worden aan bewustwording en handelingsperspectief en daarin heeft de raad ook een belangrijke rol. Om signalen uit de samenleving mee te geven, maar ook om zichzelf als hoogste orgaan te beschermen tegen ongewenste invloeden. Belangenverstrengeling en integriteit zijn daar belangrijke elementen in. Het pact voor rechtstaat voorziet een intensivering op de aanpak van ondermijning, zowel preventief als repressief.

o

Ontwikkelingen ten aanzien van de rekenkamerfunctie o Met de Wetswijziging versterking decentrale rekenkamers wordt beoogd het functioneren van de rekenkamers te versterken. Middels een wet zou de rekenkamercommissie opgeheven worden en moeten alle gemeenten een actieve rekenkamer met voldoende budget hebben om op een goede manier de raad te kunnen ondersteunen en adviseren8. o Er is de laatste jaren veel meer aandacht voor de controlefunctie van de raad, onder andere via de rekenkamer. Daar staat ook een discussie open over de zogenaamde horizontale verantwoording in het kader van interbestuurlijk toezicht. Deze functie is bij veel gemeenten niet ontwikkeld en vraagt wel aandacht. De komende jaren gaan provincies als eerstelijns toezichthouder op gemeenten sterker op deze controlerende rol bij medebewindstaken aansturen. De VNG heeft onlangs een menukaart voor horizontale verantwoording opgesteld.

2.3 Landelijke ontwikkelingen bij de griffie A. Kwaliteitseisen, discussie over rol, takenpakket griffie en minimum omvang griffie o Met Democratiepact hebben de vereniging voor griffiers en het ministerie van BZK hun gemeenschappelijke inzet voor een democratie van de toekomst in al zijn facetten beklonken. Daarbij gaat het om investeren in meesterschap van griffiers, het versterken 8

https://wetgevingskalender.overheid.nl/Regeling/WGK009591

18

o

van de ondersteuning en de advisering aan de raad, het verhogen van de weerbaarheid en integriteit van de raad, het leggen van een sterke verbinding met de samenleving en het inzetten op een digitale democratie van hoog niveau. Ruimtemakers gezocht9 beschrijft de ontwikkeling van de griffie die naar binnen gekeerd is en gericht op louter het besluitvormingsproces naar een griffie die recht doet aan de diverse rollen van de raad. De griffie van morgen biedt ondersteuning aan meerdere primaire processen. We zijn het vergaderen en het besluiten ten onrechte als hét primaire proces gaan beschouwen. De griffie van morgen faciliteert meerdere ‘primaire’ processen. Processen die elkaar nodig hebben en zorgen voor een beter vergader- en besluitvormingsproces dan we op dit moment in de meeste gemeenten kennen.

B. Versterking strategische positie griffie(r) o In de meeste gemeenten is de griffier niet in de positie gebracht om daadkrachtig namens de raad op te kunnen treden om de raad in alle facetten in positie te brengen. De griffie komt dan niet verder dan de raad te ondersteunen in de vergaderprocessen waardoor een sterke positie van de raad in het geding is. Met de toename van taken voor de raad, meer focus op participatie en de vergroting van de integraliteit van maatschappelijke vraagstukken en de toenemende diversiteit in gemeenteraden wordt er ook veel meer van de griffier gevraagd. De vereniging van raadsleden en griffiers hebben daarom de handen ineen geslagen naar een meer gelijkwaardige verankering van de positie van de griffier ten opzichte van de burgemeester en gemeentesecretaris in het gemeentelijk speelveld en verbetering van de toerusting en de rechtspositie. Er wordt nu met de VNG en het ministerie gewerkt aan een landelijk profiel voor de griffier (i.p.v. de huidige drie profielen; deze zijn onlangs door de VNG vervallen verklaard). C. Rol griffie bij democratie en participatie o Veel raden en griffiers zien een nadrukkelijkere rol voor de griffie(r) bij participatieprocessen.

De opkomst van de participatieve democratie – het activeren van de inspanningen van inwoners voor een lokaal of provinciaal vraagstuk buiten verkiezingen – dwingt gemeenteraden en provinciale staten na te denken over wat hun rol is bij burgerparticipatie en bewonersinitiatieven. Gemeenteraden en provinciale staten kunnen als volksvertegenwoordigend orgaan uitstekend de verbinding leggen tussen bestuur en samenleving. Daarvoor moeten zowel raad en staten als de griffier dan wel zelf voldoende ruimte (willen) maken. Uit het rapport komt naar voren dat griffiers inwonersparticipatie belangrijk vinden, ze een belangrijke rol voor zichzelf zien weggelegd, maar zich tot op heden in minderheid actief, initiërend opstellen. Over de rolinvulling bij participatieprocessen bestaat bovendien nog veel onduidelijkheid bij de hoofdrolspelers.10

9

https://www.raadsleden.nl/sites/www.raadsleden.nl/files/documenten/de_griffie_van_morgen_ruimtemakers_g ezocht.pdf 10 http://griffiers.nl/files/vvgtest_csshtml_nl/Van%20Well%20&%20Wanders%20%20ProDemos%20Rapport%20VvG.pdf

19

D. Ontwikkelingen in raadsinformatiesystemen, digitaal informatievoorziening o Integraal pakket van eisen voor Dienstverlening van de raad:

Het is voor inwoners en de gemeenteraad cruciaal om een goede informatiepositie te hebben, waarmee zij op ieder moment op eenvoudige wijze de meest relevante informatie kan vinden. Momenteel is bij veel gemeenten de (raads-)informatie slecht vindbaar en doorzoekbaar en niet in samenhang met elkaar (dossiers). Het huidige systeem heeft grote beperkingen ten aanzien van de zoekfunctie, archivering, digitoegankelijkheid en gebruiksgemak voor inwoners. Ook voldoen veel gemeenten nog niet voldoende aan de wettelijke vereisten ten aanzien van de openbaarheid van informatie, de archivering en de eisen ten aanzien van het ontsluiten van informatie voor mensen met een beperking. Dit vraagt om een stevige aanpak van griffiers en investering van raden in een adequaat en gebruiksvriendelijk systeem, zodat informatie voor alle inwoners eenvoudig toegankelijk is.

20