C13 Whitepaper aanbieden aan nieuwe Gemeenteraad.PDF

Page 1 From: Date: To: Subject: Attachments: Quarant.pdf

"Griffie Velsen" <griffie@velsen.nl> 16 Mar 2022 15:10:51 +0100 "Docinfo@velsen.nl" <PDocinfo@Velsen.nl> Whitepaper aanbieden aan nieuwe Gemeenteraad Whitepaper Maak digitalisering chefsache - incl brief nieuwe raadsleden -

Van: Maarten Koningsveld Verzonden: woensdag 16 maart 2022 14:53 Aan: Griffie Velsen CC: Dennis van der Valk Onderwerp: Whitepaper aanbieden aan nieuwe Gemeenteraad Geachte heer Palstra, Na vandaag wordt bekend wie de nieuwe Gemeenteraadsleden zullen zijn in Velsen. Ik zou de nieuwe Raadsleden graag feliciteren en bovendien een whitepaper aanbieden. Is het mogelijk om die via uw Griffie te verspreiden? Vanuit Quarant hebben we plezierig contact met de Gemeente Velsen. In samenwerking met onder meer Elsa Houtman, Frank Vennik en Richard Bastein mogen we een impactanalyse doen van de Wet open overheid en de Wet hergebruik overheidsinformatie op de gemeentelijke organisatie van Velsen. Korte toelichting op de whitepaper Quarant adviseert al meer dan 20 jaar gemeenten t.a.v. digitale vraagstukken. Wij zien dat digitalisering binnen Gemeenteraden en Colleges van B&W vaak wordt gezien als een uitvoeringsonderwerp. Maar er is alle reden om het op te schalen en ook op de bestuurstafel te bespreken. In de whitepaper bespreken we de grote opgaven waar gemeenten de komende jaren voor staan en hoe je digitalisering als motor kan inzetten om die grote opgaven aan te pakken. De boodschap is inhoudelijk gedreven en politiek neutraal. In de oplegbrief geven we ter overweging om een passage op te nemen in het akkoord waar het College de komende jaren mee aan de slag gaat.

Bijgaand treft u de whitepaper. In de pdf is een korte aanbiedingsbrief ingevoegd, zodat het document zonder bijzondere toelichting met de nieuwe Gemeenteraadsleden gedeeld zou kunnen worden. Kunt u mij aangeven of ik voor verspreiding naar de nieuwe Raadsleden bij uw Griffie aan het juiste adres bent of dat ik beter een andere route kan volgen? Ik wens u heel veel succes in de samenwerking met de nieuwe Gemeenteraad en dank u op voorhand voor uw inzet!

Met vriendelijke groet,

Maarten Koningsveld CONSULTANT

Page 2

06-18941037

Schrijf je in voor de nieuwsbrief Volg ons op LinkedIn

Van harte gefeliciteerd met de verkiezing van uw gemeenteraadslid! Geacht Raadslid, Gemeenten staan de komende jaren voor grote opgaven, waaronder de energietransitie, woningbouwopgave, klimaatadaptatie, complexe vraagstukken in het sociaal domein en budgetuitdagingen. Wat ontzettend goed dat u bereid bent die opgaven op te pakken. Daar kunt u wellicht wel wat hulp bij gebruiken. Daarom bieden wij u onze whitepaper ‘Maak digitalisering chefsache’ (zie pag. 2) aan. En we geven u ter overweging mee om een passage op te nemen in het akkoord (in grijs kader) waar het nieuwe gemeentebestuur mee aan de slag gaat.

Maak digitalisering chefsache Bij bijna alle grote veranderingen waar gemeenten mee te maken hebben, speelt digitalisering een belangrijke rol. In de praktijk zien we echter dat het onderwerp bij veel gemeenten niet de bestuurlijke aandacht krijgt die het verdient. Dit terwijl de digitale keuzes vaak politiek of ethisch van aard zijn en impact hebben op het hele gemeentelijk apparaat.

De koers voor de komende jaren

Een whitepaper om u te helpen

Meer informatie?

De komende weken zijn bepalend voor de koers die uw gemeente de komende jaren gaat varen. We hopen dat onze whitepaper helpt bij de totstandkoming van het akkoord waarmee het nieuwe gemeentebestuur gaat werken. Daarom geven we u ter overweging ook graag de volgende passage mee voor in dat akkoord:

In onze whitepaper gaan we dieper in op de rol die digitalisering speelt bij veranderingen in uw gemeente. Digitalisering is namelijk niet alleen iets waarvan gemeenten ontwikkelingen moeten zien bij te benen, maar kan juist ook de motor zijn om mensen, informatiehuishouding, processen én organisatie écht in beweging te krijgen. Hiervoor is het wel belangrijk dat het gemeentebestuur het roer stevig in handen neemt en de koers bepaalt. In onze whitepaper staan concrete handvatten die daarbij helpen. Deze onderwerpen komen aan bod:

Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op. We wensen u de komende vier jaar heel veel succes!

Passage voor in het akkoord: “Technologische en maatschappelijke ontwikkelingen veranderen de manier waarop we wonen, werken en samenleven. Dit vraagt van de gemeente dat we sneller en wendbaarder worden. We richten daarom een transitieteam op dat de veranderingen die nodig zijn aanjaagt, maar tegelijkertijd de kernprocessen van ons gemeentelijk apparaat bewaakt. Dit transitieteam vormt de motor van onze digitale transformatie .”

•

We leven in een verandering van tijdperk Achtergrond: meer rekenkracht en een persoonlijkere dienstverlening

•

Veranderingen in het gemeentelijk domein Vijf belangrijke onderwerpen voor op de bestuurlijke agenda

•

Digitalisering als bestuurlijke topprioriteit Bewaak de ‘licence-to-operate’

•

Het roer stevig in handen nemen Digitalisering als motor voor de juiste koers & de 5 sporen van verandering

•

Koers bepalen en houden Een transitieteam, krachtig leiderschap en een dashboard om te sturen

Met vriendelijke groet, Maarten Koningsveld Maarten.koningsveld@quarant.nl 06 189 410 37

Dennis van der Valk Dennis.vandervalk@quarant.nl 06 225 481 01

Whitepaper Digitalisering

Maart 2022

Maarten Koningsveld & Dennis van der Valk

Maak digitalisering chefsache Zodat u als college van B&W het roer in handen krijgt

Inleiding Waarom hoort digitalisering chefsache te zijn? De wereld om ons heen verandert snel en ingrijpend. Technologische ontwikkelingen veranderen de manier waarop we wonen, werken en samenleven. Disruptieve bedrijven als Airbnb en Uber hebben laten zien dat hele sectoren in korte tijd, voorgoed kunnen veranderen. Smartphone toepassingen monitoren onze gezondheid, we werken thuis dankzij allemaal online hulpmiddelen en in de openbare ruimte stikt het van camera’s en andere sensoren die allerlei informatie verzamelen. Kortom: digitalisering is inmiddels diep geworteld in alle onderdelen van ons dagelijks leven. Deze ontwikkelingen zijn zo veel omvattend dat iedere gemeente zich min of meer opnieuw moet uitvinden. Daarom is het de hoogste tijd dat u als college het roer in handen neemt.

Maak digitalisering chefsache | 3 | Quarant

1.

2.

3.

4.

Veranderende rol van overheden

Voorkomen van voldongen feiten

De motor voor verandering

Een strategisch onderwerp

Een veranderende maatschappij en

Wilt u uw politieke doelen bereiken, van

Hoe wisselend alle opgaven ook zijn,

Dit vraagt wel dat u als college het

overheid en de veranderende

uw gemeente een succesvolle

digitalisering speelt bijna altijd een grote

strategisch belang van digitalisering inziet

verhoudingen tussen beiden, vragen een

dienstverlener maken en aan relevante

rol. U hebt een goede

en het onderwerp tot ‘chefsache’

nieuwe kijk op de manier waarop

wet- en regelgeving blijven voldoen, dan

informatievoorziening nodig, met een

verklaart. In de praktijk blijkt echter dat

overheden omgaan met die

is het noodzakelijk dat u de belangrijke

moderne ICT-infrastructuur en applicaties

het onderwerp digitalisering de

veranderende wereld. De mate van

bestuurlijke keuzes als gemeentebestuur

gevuld met accurate en actuele

vergadertafel bij de meeste

succes in een digitaliserende wereld,

samen en in samenhang maakt. Want er

gegevens, om alle opgaven die op uw

gemeentebesturen zelden bereikt. Tot nu

wordt bepaald door wendbaarheid en

zijn veel dwarsverbanden tussen alle

gemeente afkomen juist, efficiënt en

toe in ieder geval. De start van een

snelheid, door toegevoegde waarde te

opgaven. En u wilt bij uw beleids- en

effectief uit te kunnen voeren. En om uw

nieuwe collegeperiode is het perfecte

leveren, door gebruiksvriendelijkheid,

uitvoeringskeuzes niet telkens weer voor

regierol goed op u te kunnen nemen.

moment dit te veranderen.

door het bieden van hoogwaardige

voldongen feiten komen te staan. Dit

Digitale transformatie zorgt ervoor dat

kwaliteit en ten slotte door de mate

vraagt om bewuste keuzes: weet wat u

mensen, ICT, processen en de organisatie

waarin het lukt flexibel en kostenefficiënt

als gemeente wilt ten aanzien van nieuwe

in beweging komen. Digitalisering kan de

te werken. Het is uw taak als bestuur

wetten en ontwikkelingen en denk na hoe

motor in uw organisatie zijn die ervoor

richting te geven aan die veranderde rol!

u uw regierol in de samenwerking met

zorgt dat je beleidsdoelen kan realiseren.

ketenpartners naar u toe wilt trekken.

Maak digitalisering chefsache | 4 | Quarant

Het college aan het roer In deze whitepaper laten we zien hoe u als college het roer stevig in handen krijgt. En hoe digitalisering u daarbij kan helpen. Pagina •

We leven in een verandering van tijdperk

6

Achtergrond: meer rekenkracht en een persoonlijkere dienstverlening •

Veranderingen in het gemeentelijke domein

9

Vijf belangrijke onderwerpen voor op de bestuurlijke agenda •

Digitalisering als bestuurlijke topprioriteit

15

Bewaak uw ‘licence-to-operate’ •

Het roer stevig in handen nemen

18

Digitalisering als motor voor de juiste koers & de 5 sporen van verandering •

Koers bepalen en houden Een transitieteam, krachtig leiderschap en een dashboard om te sturen

Maak digitalisering chefsache | 5 | Quarant

22

We leven in een verandering van tijdperk

Meer rekenkracht en een persoonlijkere dienstverlening De Griekse filosoof Heraclitus stelde zo’n 2.500 jaar geleden al: "Verandering is de enige constante." Ware woorden. Toch zijn er tijdperken waarin het menselijk leven extremer verandert dan in andere perioden. Tijdens de industriële revolutie bijvoorbeeld. Door de komst van de stoommachine en de telegraaf veranderden toen in zeer korte tijd de drie basispilaren van het menselijk bestaan: transport, communicatie en arbeid.

Maak digitalisering chefsache | 7 | Quarant

Steeds snellere en goedkopere rekenkracht

Persoonlijk en maatwerk de norm

Momenteel leven we ook in een tijd waarin die basispilaren tegelijk veranderen.

Verder zien we dat diensten en producten steeds persoonlijker worden. Dit

De veel geciteerde Rotterdamse hoogleraar Jan Rotmans stelt zelfs: “We

geldt bijvoorbeeld voor jouw naam op je koffiebekertje bij een Amerikaanse

leven niet in een tijdperk van verandering, maar in een verandering van

koffiegigant, maar zeker ook voor de digitale producten en diensten om u

tijdperk.” Een van de drijvende motoren achter de huidige veranderingen is de

heen. Grote Amerikaanse en Chinese technologiebedrijven laten zien welke oneindige mogelijkheden er ontstaan als je grote hoeveelheden data en

steeds snellere en goedkopere rekenkracht van computers. Het leidt tot allerlei slimmigheden in huis, auto en broekzak die ons leven makkelijker maken.

systemen met elkaar verbindt. Daarmee leggen ze ook voor andere organisaties de lat erg hoog. Dit merkt u als gemeente dagelijks. Inwoners zien zo’n persoonlijke benadering namelijk niet meer als extra service, maar als iets dat zo hoort.

De sneeuwbal rolt pas net De wereld na digitalisering

Zelflerende systemen zorgen voor antwoorden op vraagstukken waarvan het vroeger ondenkbaar was dat ze opgelost zouden worden. En ze zorgen voor

De digitalisering van onze wereld is zo allesomvattend dat u mag verwachten dat de term gaat uitsterven. Het zal niet lang meer duren

goedkopere en betere versies van bestaande producten en diensten. Deze

voordat vrijwel alles om ons heen een chip, sensor of andere digitale

diensten en producten genereren op hun beurt hele grote hoeveelheden data,

component bevat. ‘Digitalisering’ wordt dan net als ‘elektrificering’ een term

waarmee vervolgens weer nieuwe toepassingen worden ontwikkeld. Deze

die nauwelijks meer wordt gebruikt. De term digitalisering beschrijft de

sneeuwbal is pas net gaan rollen. Een bijkomend effect is dat het

transformatie naar een nieuw tijdperk. Die transformatie is veelomvattend en

maatschappelijke vragen oproept over doelmatigheid, rechtmatigheid en

verdient uw nadrukkelijke aandacht. Het heeft immers gevolgen voor de manier waarop mensen én organisaties zich tot elkaar verhouden. En het

ethiek.

raakt alles wat er in en rond uw gemeentelijke organisatie gebeurt.

Maak digitalisering chefsache | 8 | Quarant

Veranderingen in het gemeentelijke domein

5 belangrijke onderwerpen voor op de bestuurlijke agenda Een verandering van tijdperk heeft natuurlijk ook grote gevolgen voor gemeenten. Je moet bijvoorbeeld, net als alle andere organisaties, leren hoe u snel en flexibel nieuwe toepassingen en nieuwe manieren van werken kunt adopteren. Een ander voorbeeld is dat u moet leren omgaan met nieuwe wensen van inwoners, bedrijven én medewerkers. In dit hoofdstuk zetten we vijf belangrijke ontwikkelingen die op u afkomen voor u op een rij. We geven daarbij telkens aan waarom dat onderwerp structureel op de agenda van het gemeentebestuur zou moeten staan.

Maak digitalisering chefsache | 10 | Quarant

#1

#2

Complexe informatievoorzieningen en ICT

De opkomst van nieuwe mogelijkheden en nieuwe risico’s

De gemeente begint, net als veel andere dienstverleners, steeds meer een

Het is nauwelijks bij te houden wat er voor overheidsorganisaties aan nieuwe

door ICT- gedreven organisatie te worden. Daar komt bij dat voor steeds meer

toepassingen op de markt komt. Denk bijvoorbeeld aan apparaten waarmee u

taken en diensten meerdere afdelingen en ketenpartners nodig zijn. Hierdoor

de bezetting van parkeergarages en de drukte in winkelcentra kunt

heeft u niet alleen te maken met een veelheid aan systemen, maar ook zijn er

voorspellen. Of aan AI-systemen die je helpen fraude op te sporen. De veelheid

steeds meer koppelvlakken, datahuizen en formele afspraken nodig om

aan toepassingen, die ook nog eens aan elkaar geknoopt kunnen worden,

datagericht en doelmatig te kunnen samenwerken. Dat maakt het steeds

levert een enorme puzzel op van verschillende standaarden, protocollen,

lastiger om als gemeente zelf de kennis in huis te hebben om alle technische

bewaartermijnen en andere parameters. Bovendien hebben ketenpartners

uitdagingen zelf te kunnen uitvoeren.

allemaal weer hun eigen systemen, apparaten en applicaties.

Sturen op toegevoegde waarde, wendbaarheid en continuïteit

Verantwoordelijk voor functioneren, privacy en veiligheid

Als gemeente moet u sterk zijn in het maken van probleemdefinities en in het

Als college van B&W bent u uiteindelijk verantwoordelijk voor de

bij elkaar brengen van kennis en creativiteit om waardevolle oplossingen. De

kernprocessen in uw organisatie. De informatiehuishouding is een absoluut

overheid als een ware kennisbank dus. Ook voor uw gemeente ligt daar de

kenproces geworden. Daarbij is het belangrijk dat die zo optimaal mogelijk

meerwaarde. U levert steeds minder handjes en voeten voor de uitvoering -

functioneert en benut wordt, zodat je je wettelijke taken,

dat doen anderen beter - maar des te meer denk- én verbindingskracht. Dit

dienstverleningsambities en regiefunctie efficiënt en effectief uit kunt voeren.

geldt ook voor uw informatievoorzieningen en ICT.

Minstens zo belangrijk is dat er geen grote ongelukken gebeuren, zoals privacyschendingen, datagijzelingen of onwettige profilering door slechte

Maak digitalisering chefsache | 11 | Quarant

#3 Rolverandering in de maatschappij algoritmes. Net zoals een directeur van een koekjesfabriek de risico’s in het

De traditionele rollen van gemeenten zullen niet snel verdwijnen, maar daar

productieproces wil kennen om die te kunnen beheersen, zo moet het

komen wel steeds meer rollen bij. Die van regisseur bijvoorbeeld, doordat u als

gemeentebestuur de risico’s in haar kernprocessen begrijpen.

gemeente op gebieden als zorg, welzijn en volkshuisvesting steeds meer met ketenpartners moet samenwerken. U kunt als gemeente de oplossingen op die gebieden namelijk niet langer allemaal zelf van bovenaf verzinnen en regelen. In plaats daarvan moet u ze samen met participerende burgers en organisaties

Wat maakt een stad een ‘smart city’? Een 'slimme stad' maakt gebruik van technologie om het leven van mensen

makkelijker en leefbaarder te maken. Denk aan intelligente verkeerslichten

bedenken en uitvoeren. Governance-modellen en data-delen

die communiceren met auto’s, vuilcontainers die waarschuwen dat ze geleegd moeten worden, straatverlichting die alleen brandt als er een

In die nieuwe rol moet u als gemeente nog veel meer dan voorheen luisteren

fietser aankomt en riolen die informatie verschaffen over de kwaliteit en

naar de vakkennis van ketenpartners, burgers en bedrijven. Tegelijkertijd is het

hoeveelheid van het water.

belangrijk dat u als college de verantwoordelijkheid voor beleidskeuzes en de

Smart cities zorgen echter ook voor allerlei ethische dilemma’s. Mogen

uitvoering ervan neemt. Dat vraagt om nieuwe governance-modellen en het

camera’s bijvoorbeeld altijd aanstaan? En wat is de bewaartermijn van de

koppelen van data en systemen die bij verschillende organisaties beheerd en

data die je vergaart? Het zijn thema’s waar gemeenten de komende jaren

onderhouden worden. Als college is het bovendien uw taak de kaders te

vaker over in gesprek moeten gaan met hun inwoners en bezoekers.

stellen waaraan de partijen met wie u samenwerkt (en hun

informatievoorzieningen) moeten voldoen.

Maak digitalisering chefsache | 12 | Quarant

#4

#5

Digitale keuze zijn vaak ook politiek

Veranderende wetten en regels

Waar vroeger kennis van techniek volstond om de juiste keuzes te maken bij

U wordt als gemeente voortdurend geconfronteerd met nieuwe wetten die

een digitaliseringstraject, zijn die keuzes nu veel vaker politiek of ethisch van

van invloed zijn op je manier van werken. En steeds vaker gaan de nieuwe

aard. Bijvoorbeeld als het gaat om de leveranciers van de spullen die u

regels over uw informatiehuishouding of hebben ze daar direct invloed op.

gebruikt. In februari van dit jaar kwam in het nieuws dat vijftig gemeenten in

Door de samenhang van de informatievoorzieningen binnen je organisatie,

totaal tienduizenden camera’s van Chinese merken in de openbare ruimte

moet u de invoering van die wetten niet als losse projecten zien. De keuzes die

hebben hangen. Dit terwijl er grote zorgen zijn over spionage en

je bij de implementatie van de ene wet maakt, kunnen namelijk grote gevolgen

mensenrechtenschendingen. Als gemeente bent u verantwoordelijk voor de

hebben voor de keuzes die u bij de implementatie van andere wetten kunt

apparatuur, software en algoritmes die u gebruikt of door uw partners laat

maken. Bovendien wilt u niet voor iedere wet telkens opnieuw het wiel

gebruiken.

uitvinden. En ook wilt u voorkomen dat u uw medewerkers met wisselende of zelfs conflicterende boodschappen informeert.

De kaders voor technische beslissingen Het college hoort duidelijk te maken aan welke maatschappelijke criteria de eigen organisatie en haar leveranciers moeten voldoen. Dat gaat om ‘grote keuzes’. Wel of geen slimme camera’s in de openbare ruimte bijvoorbeeld? Of

wel of geen algoritmes gebruiken die helpen om fraude te bestrijden? En zo ja, onder welke voorwaarden? Net zo belangrijk zijn de vele ‘kleinere keuzes’ die samen onze leefwereld bepalen. Bijvoorbeeld: voorrang voor fietsers of auto’s bij slimme verkeerslichten? Deze keuzes mag u niet overlaten aan een projectteam of inkoopafdeling. Als college van B&W moet u hiervoor de kaders bepalen en ervoor zorgen dat de gemeenteraad en de maatschappij erover mee kunnen praten. Maak digitalisering chefsache | 13 | Quarant

Greep uit recente en aangekondigde wetten en regels die de informatiehuishouding beïnvloeden Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen onroerende zaken

Wet digitale overheid

Wet aanpak samenhangende meervoudige problematiek in het sociaal

Sinds 2007 is de in de Wkpb geregeld dat overheden inzicht moeten geven

De Wdo verplicht overheidsorganen om per digitale dienst het vereiste

domein

in de beperkingen die zij op een eigendom hebben gelegd. Bijvoorbeeld het

betrouwbaarheidsniveau te bepalen. En het mogelijk te maken in te loggen

De Wams biedt een wettelijke basis om persoonsgegevens uit te wisselen

aanwijzen van een pand als gemeentelijk monument. Vanaf 1 januari 2021

met een tool (zoals DigiD en e-Herkenning) die bij dat niveau past. Verder

tussen de gemeente en haar ketenpartners in het sociaal domein. De wetten

moet die informatie en de bijbehorende brondocumenten via het Kadaster

regelt de Wdo de toegankelijkheidseisen waaraan websites en mobiele

in het sociaal domein geven gemeenten de opdracht breed en integraal te

op te vragen zijn.

applicaties van overheidsinstanties moeten voldoen. De wet treedt op zijn

werken. Wat ontbreekt, is de juridische grondslag om de noodzakelijke

vroegst op 1 juli 2022 in werking. De precieze datum is afhankelijk van de

persoonsgegevens te delen, te verzamelen en te verwerken. Volgens de

bespreking door de Kamer.

huidige planning wordt het wetsvoorstel op 1 januari 2023 van kracht.

om alle officiële publicaties online te zetten via de website

Omgevingswet

Wet gegevensverwerking door samenwerkingsverbanden

officielebekendmakingen.nl. Daardoor wordt het voor burgers mogelijk om

Met de Ow wil de overheid de regels voor ruimtelijke ontwikkeling

De Wgs biedt een juridische basis voor de verwerking van

op één website alle algemene bekendmakingen, mededelingen en

vereenvoudigen en samenvoegen. Hiervoor moeten overheden hun

persoonsgegevens door samenwerkingsverbanden bij fraudebestrijding en

kennisgevingen van de overheid te raadplegen.

systemen laten aansluiten op het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO).

bestrijding van georganiseerde criminaliteit. Het is nog onduidelijk wat de

Daarna kunnen documenten en gegevens uitgewisseld worden met het

invoeringsdatum wordt.

Wet elektronische publicaties Sinds 1 juli 2021 is de WEP van kracht. Deze wet verplicht bestuursorganen

Wet Open Overheid De Woo regelt dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar,

Omgevingsloket. De invoeringsdatum van de Ow is waarschijnlijk op 1 januari Archiefwet

2023.

eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. De Woo treedt op 1 mei

Omdat de huidige wetgeving zich vooral op papier richt, wordt de

2022 in werking. Daarmee komt de huidige Wet openbaarheid van Bestuur

Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer

Archiefwet aangepast aan digitale ontwikkelingen. Zo wordt voortaan zowel

(Wob) te vervallen. Voor 11 categorieën overheidsinformatie gaat de

De WMEBV is gepland om in te gaan op 1 januari 2023 en brengt een

papieren als digitale overheidsinformatie duurzaam bewaard. De

komende jaren (gefaseerd) de verplichting gelden om die actief openbaar te

wijziging in de Awb. De wet regelt dat burgers en bedrijven hun zaken die ze

overbrengingstermijn waarna documenten gearchiveerd of vernietigd

maken. Voor passieve openbaarmaking (openbaarmaking op verzoek) volgt

met de overheid moeten doen, digitaal kunnen afhandelen. Zij krijgen

moeten worden, wordt teruggebracht van 20 naar 10 jaar. De invoering van

de Woo vrijwel geheel de Wob.

daarmee het recht om officiële berichten, zoals aanvragen voor

deze wijzigingen is waarschijnlijk medio 2023.

vergunningen en bezwaarschriften, elektronisch in te dienen. Wet hergebruik overheidsinformatie De Who wordt medio 2022 uitgebreid met de eisen uit de nieuwe Europese PSI-richtlijn. Het betekent dat overheidsinformatie machineleesbaar openbaar gemaakt moet worden en dat realtime informatie beschikbaar gesteld moet worden via een API.

Maak digitalisering chefsache | 14 | Quarant

Digitalisering als bestuurlijke topprioriteit

Bewaak je ‘licence-to-operate’ Digitalisering is geen doel op zichzelf. Maar door digitalisering expliciet te benoemen als topprioriteit kan je als college een breed veranderprogramma in gang zetten. Zo wordt uw organisatie sneller, wendbaarder en toekomstbestendig. En dat is van het

grootste belang voor tal van urgente beleidsonderwerpen. Dat geldt uiteraard voor de onderwerpen die direct uw informatievoorzieningen raken als digitale dienstverlening, innovatie, datagericht werken, digitale geletterdheid, smart city, zaakgericht werken, etc. Maar het geldt zeker ook voor grotere politieke uitdagingen zoals de energietransitie, de mobiliteitstransitie, de woningbouwopgave en de decentralisaties in het zorgdomein. Al deze zaken raken veel verschillende onderdelen in uw organisatie en hun informatiehuishouding.

Maak digitalisering chefsache | 16 | Quarant

Digitalisering en je ‘licence-to-operate’ Als college moet u bij grote veranderingen extra opletten dat uw license-to-operate niet in gevaar komt. Dit geldt ook voor digitale transformatie, de keuzes die u maakt en de veranderingen die daarvan het gevolg zijn. Om uw license-to-operate veilig te stellen, moet u drie kernvoorwaarden op orde hebben:

integraliteit, veiligheid en transparantie.

1. Integraliteit

2. Veiligheid

3. Transparantie

Op het bordje van uw gemeente

Een andere kerntaak van de

Een absoluut grondbeginsel van de

liggen steeds meer vraagstukken

overheid is het beschermen van de

democratische rechtsstaat is de

die de beleidsdomeinen overstijgen.

grondrechten van haar burgers.

scheiding der machten. Dat betreft

Om dan uw wettelijke taken juist uit

Daarvoor maakt u regels, verleent u

niet alleen de wetgevende,

te voeren (en als centrale instantie

vergunningen en regelt u

uitvoerende en rechtsprekende

over alle deelbelangen heen de

collectieve voorzieningen als een

macht, maar gaat over een systeem

rechtvaardigheid te bewaken) moet

veilige infrastructuur of het ophalen

van ‘checks and balances’ waarin

u het overzicht over al die

van afval. In toenemende mate is

zowel de formele overheids-

vraagstukken houden en zo

digitale veiligheid, zoals het

machten, als de maatschappij

integraal mogelijk werken. Dit

voorkomen van cybercriminaliteit en

(inclusief journalistiek) het gehele

betekent dat u regelmatig de

het prudent omgaan met

systeem in balans houden. Dit

ambtelijke silo’s binnen uw

persoonsgegevens, een

betekent dat u als college open,

gemeentelijke organisatie moet

randvoorwaarde om die kerntaak als

eerlijk en controleerbaar verant-

doorbreken. En dat u de regierol die

gemeente uit te voeren.

woording aflegt aan de gemeente-

u hebt in de samenwerking met ketenpartners stevig naar u toe moet trekken. Dat lukt alleen als uw informatievoorzieningen dat mogelijk maken.

Maak digitalisering chefsache | 17 | Quarant

raad, rekenkamer en maatschappij.

Het roer stevig in handen nemen

Digitalisering als motor voor de juiste koers Wethouders kiezen vaak één of enkele onderwerpen uit waarvoor ze gedurende hun ambtsperiode écht het verschil willen maken. Veelal onderwerpen die het goed doen bij hun politieke achterban. ‘Het schip bijsturen’ omdat u daarmee als gemeente ook in de toekomst een

succesvolle en relevante dienstverlener blijft, past daar niet goed bij. Toch is het nodig om het gemeenteschip bij te sturen. Om een relevante dienstverlener te blijven, moet u sneller en flexibeler worden. Om een antwoord te geven op maatschappelijke vragen, moet u binnen en buiten de gemeentelijke organisatie steeds meer samenwerken. En om het vertrouwen van burgers terug te winnen, moet u steeds transparanter werken. Digitalisering is zowel een oorzaak als een voorwaarde voor die veranderingen. Tegelijkertijd kan digitalisering u helpen het roer stevig in handen te krijgen en zo uw gemeentelijk apparaat helpen om relevant te blijven in een nieuw tijdperk. Maak digitalisering chefsache | 19 | Quarant

5 sporen van verandering De enorme hoeveelheid onderwerpen waarvoor u als gemeente

Spoor 1: Van beter naar anders

verantwoordelijk bent, de wettelijke verankering van uw taken, uw heel diverse rol in de maatschappij; het zijn allemaal factoren die ervoor zorgen dat u gemeentelijke organisatie zich gedraagt als een log schip en u niet zomaar

eventjes de koers verlegt. Daarbij geldt ook nog eens dat ‘de winkel open moet blijven tijdens de verbouwing’. U kunt dus niet even alles stoppen en daarna helemaal fris opnieuw beginnen. Wat verandert er allemaal?

Professionals binnen gemeenten zijn gedreven hun werk steeds klantvriendelijker, sneller, goedkoper of anderszins beter te doen. Maar in een nieuw, digitaal tijdperk is de kans groot dat u de ‘klant’ veel beter helpt door op een compleet andere manier te kijken naar de waarde die je toevoegt. Denk aan disruptieve voorbeelden als Spotify, de smartphone en digitale fotografie. Om de digitale transformatie te laten slagen is het belangrijk niet te redeneren vanuit je bestaande manier van werken, maar vanuit uw doelgroep en de kernvoorwaarden voor uw license-to-operate. Spoor 2: Van weten naar willen Van oudsher werden de keuzes binnen uw gemeente voor een belangrijk deel bepaald door wettelijke regels, landelijke richtlijnen en kaders die u opgelegd werden door leveranciers. Digitale keuzes vragen echter steeds vaker een ethische of politieke afweging die u als gemeente zelf moet maken. Hiervoor moet u dus als college zelf goed weten wat u wilt, waarbij het steeds vaker zal

voorkomen dat verschillende gemeenten verschillende keuzes maken. Het is bovendien belangrijk dat u uw eigen uitgangspunten duidelijk formuleert.

Maak digitalisering chefsache | 20 | Quarant

Spoor 3: Van buiten naar binnen

Spoor 5: Van evolutie naar revolutie

Overheden zijn ontstaan om de belangen van burgers te dienen. Dat heeft

De veranderingen die u als gemeente moet doorgaan om te voldoen aan de

geleid tot organisatievormen en regels, maar die mogen nooit leidend worden

nieuwe eisen, verwachtingen en rollen zijn groots en veelomvattend.

bij het bepalen van een nieuwe koers. De komende periode ontwikkelt u als

Accepteer dat het tijd kost om te veranderen en dat de processen binnen uw

gemeente allerlei visies, strategieën en andere kader stellende documenten.

organisatie niet direct zullen voldoen aan de eisen waar ze straks wel aan

Zorg dat u daarbij heel goed en heel actief luistert naar burgers, bedrijven en

moeten voldoen. Het belangrijkste is dat u de veranderingen in gang zet. Want

maatschappelijke organisaties. Ga naar buiten en maak de ontwikkelingen écht

hoe langer u wacht, hoe meer moeite het u uiteindelijk kost uw gemeente op

samen met deze doelgroepen door!

de gewenste koers te krijgen.

Spoor 4: Van realiseren naar regisseren Hoewel lineaire processen (zoals vergunningen verlenen en regels opstellen) blijven bestaan, worden processen waarin je organisatie geheel zelfstandig beleidsdoelen realiseert, zeldzaam. Steeds vaker moet u die doelen sámen met ketenpartners realiseren. Dat vereist een manier van werken waarin u op een open en transparante manier begrip hebt voor elkaars doelen, urgentie en

belangen. En waarin u goede afspraken maakt over governance, financiering en regie.

Maak digitalisering chefsache | 21 | Quarant

Koers bepalen en houden

Een transitieteam, krachtig leiderschap en een dashboard om te sturen Als college bepaalt u niet alleen de stip op de horizon. U moet ook de beweging starten om daar te komen. Voor digitale transformatie is het belangrijk dat alle vier de onderdelen van je gemeentelijk apparaat in beweging

komen: mensen, techniek/ICT, processen en organisatie. En eenmaal in beweging: dat u voor ieder van die onderdelen de juiste koers uitstippelt en vasthoudt.

Maak digitalisering chefsache | 23 | Quarant

Veranderen vraagt om leiderschap Veranderen is een belangrijk onderdeel van het menselijk bestaan, maar het is ook erg spannend. En als grote groepen, zoals een gemeentelijke organisatie, samen moeten veranderen, is dat hartstikke moeilijk. Bovendien is elk project verantwoordelijk voor de eigen financiering, besluitvorming en dynamiek. Hoe

zorgt u er als college dan voor dat u het roer toch in handen houdt en dat al die veranderingen samen ervoor zorgen dat uw gemeente de gewenste kant op beweegt? Dat vraagt leiderschap. Wij adviseren om een aantal

Een multidisciplinaire aanpak De implementatie van grote veranderingen vraagt om een integrale benadering. En daarmee om samenwerking tussen de verschillende bestuurders. Niet voor niets adviseert de VNG bij nieuwe en veranderende wetten vaak om een multidisciplinair projectteam in te richten voor de implementatie. Zo’n multidisciplinaire aanpak is ook nodig voor digitale transformatie.

randvoorwaarden daarvoor zeker in te vullen: 1. Word de sponsor en opdrachtgever van een transitieteam Wanneer u als college naar uw organisatie kijkt, ziet u dat er al een heleboel projecten, programma’s, initiatieven en andere trajecten lopen die uitstekend aansluiten bij de vijf sporen van verandering uit het vorige hoofdstuk. Omarm al die trajecten. Verenig ze onder een zichtbare en enthousiasmerende paraplu. Breng de trekkers/ projectleiders/ accounthouders samen in één gemeentelijk transitieteam en benoem voor dat team een gezaghebbende en motiverende voorzitter. Dit team wordt de motor van jullie digitale transformatie. Geef jezelf

de rol van sponsor van het transitieteam.

Maak digitalisering chefsache | 24 | Quarant

2. Bevorder leiderschap, sterke ondersteuning en afrekenbare afspraken

3. Houd koers op de pijlers van je licence-to-operate

Er zijn allerlei afhankelijkheden in de projecten, programma’s en trajecten. Denk

Met het uniform rapportageformat kunt u ook voor uzelf als

aan een gezamenlijk datahuis, het gebruik van standaarden of juiste timing. Het

sponsor/opdrachtgever een dashboard laten maken, waarmee u continu een

transformatieteam is de plaats waar die afhankelijkheden worden

vinger aan de pols van het veranderproces houdt. Dit dashboard helpt u om

gesignaleerd en waar er concrete en afrekenbare afspraken over worden

zicht te houden op zowel de vier onderdelen van het gemeentelijk apparaat

gemaakt. Als sponsor bevorder je dat op drie manieren:

(mens, ICT/techniek, processen en organisatie) als de drie kernvoorwaarden

•

Een kordate, enthousiasmerende en gezaghebbende voorzitter die in de

eigen organisatie nadrukkelijk eigenaarschap van de transformatie

voor je license-to-operate. Hiermee houdt u het roer stevig in handen en kunt u al varend het schip steeds weer een beetje bijsturen.

uitstraalt. •

Hele sterke ondersteuning door iemand die de rollen vervult van secretaris, penvoerder van gezamenlijke stukken en ‘oliemannetje’ tussen het transitieteam en de losse organisatieonderdelen.

•

Het gebruik van een uniform rapportageformat waarmee de voortgang van de (autonome) trajecten voor elke periodieke bijeenkomst wordt gemonitord.

Afbeelding Quarant: Dashboard-model waarmee u kunt sturen

Maak digitalisering chefsache | 25 | Quarant

Wilt u het roer in handen nemen? Neem voor vragen of meer informatie vrijblijvend contact met ons op. Wij denken graag met u mee.

Maarten Koningsveld

Dennis van der Valk

Consultant

Consultant

Maarten.koningsveld@quarant.nl

Dennis.vandervalk@quarant.nl

06 189 410 37

06 225 481 01

www.linkedin.com/in/maartenkoningsveld

www.linkedin.com/in/dennisvandervalk

Maak digitalisering chefsache | 26 | Quarant

Over Quarant Al ruim 20 jaar zijn wij het onafhankelijke adviesbureau voor lokale overheden. Dit doen wij met veel plezier en enthousiasme, want ons hart ligt bij de publieke zaak. Bijdragen aan een betrouwbare overheid en veilige samenleving waar burgers prettig kunnen leven, werken en wonen, is wat wij voor ogen hebben. Lokale overheden creëren daarvoor de randvoorwaarden.

Wat we doen

Hoe doen we dat?

De mensen

Klantgerichte, rechtmatige en doelmatige

Voor onze klanten bedenken we praktisch toepasbare

Ons team bestaat uit een inspirerende club

dienstverlening is nodig om burgers en overheden

oplossingen die echt werken. Met onze effectieve en

consultants. Samen bezitten we een berg aan kennis

dichter bij elkaar te brengen. Wij helpen lokale

inspirerende aanpakken ervaren en beleven

en ervaring die we graag met onze klanten delen.

overheden dit voor elkaar te krijgen. Dit doen we door

medewerkers niet alleen het eindresultaat. We

Iedere collega heeft zijn expertise. Zo haalt u een

technologische, wettelijke en maatschappelijke

motiveren ze ook om daar zelf aan bij te dragen. Wij

echte specialist in huis. En weet hij of zij het antwoord

ontwikkelingen te integreren en te verankeren in hun

nemen daarbij het initiatief, maar het gewenste

even niet op uw vraag? Geen probleem. Dan staat er

bedrijfsvoering en dienstverlening.

eindresultaat bereiken we samen. Zo ontstaat er

altijd een andere Quaranter voor u klaar.

positieve energie en worden veranderingen

www.quarant.nl

blijvend omarmd. Maak digitalisering chefsache | 28 | Quarant

Fruitweg 36a, 3981 PA Bunnik 085 489 02 16

info@quarant.nl