C12 Werkprogramma Rekenkamercommissie 2021 - 2022 - def.pdf

Vastgesteld d.d. 5 januari 2021

Rekenkamercommissie Velsen Werkprogramma 2021 - 2022

Voorwoord Iedere twee jaar maakt de rekenkamercommissie Velsen een werkprogramma. Het werkprogramma dat voor ligt, geeft aan welke nieuwe onderzoeken de commissie in 2021 en 2022 wil gaan uitvoeren. Tevens is, zoals gebruikelijk, een overzicht opgenomen van lopende onderzoeken en rapporten die in de afgelopen jaren zijn uitgebracht. Ten opzichte van de vorige werkprogramma’s is de toelichting uitgebreid, zodat alle betrokkenen meer inzicht krijgen in de overwegingen van de commissie om voor bepaalde onderwerpen te kiezen. Nieuwe ontwikkelingen kunnen uiteraard aanleiding zijn voor aanpassingen in het programma. Dat geldt natuurlijk in het bijzonder voor de effecten van het coronavirus, dat ook grote impact heeft op de samenleving en dus ook op de gemeente Velsen en haar inwoners. De rekenkamercommissie vertrouwt er op dat ook in de komende jaren de goede samenwerking met de organisatie kan worden voortgezet en hoopt met de uitvoering van dit programma een bijdrage te leveren aan de verdere ontwikkeling van een doeltreffend en efficiënt bestuur van de gemeente Velsen. Namens de rekenkamercommissie, Jan van der Boon (voorzitter)

2

Inhoudsopgave 1.

Inleiding 1.1 1.2 1.3 1.4

Kader Uitgangspunten voor onderzoek Regionale uitwisseling Budget

2.

Overzicht van afgeronde onderzoeken medio 2013 - 2020

3.

Lopende en recent afgeronde onderzoeken 3.1 3.2

4.

Omgevingswet Duurzaamheid

Voorgenomen onderzoeken 2021 - 2022 4.1 4.2 4.3 4.4.

Sturing en beheersing grote projecten Veiligheid in de woonomgeving Informatiebeveiliging en privacybescherming Overig

Bijlage – Groslijst mogelijke onderzoeksonderwerpen

3

1.

Inleiding

De rekenkamercommissie stelt iedere twee jaar een meerjarig werkprogramma vast. Het werkprogramma bevat de uitgangspunten en de onderwerpkeuze voor onderzoek. De voorbereiding van het programma gebeurt in een aantal stappen, waarbij aan de hand van een groslijst onderwerpen, die zich lenen voor rekenkameronderzoek, worden geïnventariseerd. Het meerjarig perspectief biedt de mogelijkheid om tot een evenwichtige selectie te komen, waarbij in de loop van de tijd uiteenlopende domeinen aan de orde komen, waarin de gemeente actief is. Het werkprogramma is het richtsnoer bij het starten van onderzoeken. Opname van een onderwerp in het werkprogramma leidt niet automatisch tot de start van een onderzoek. Over elk onderzoek wordt afzonderlijk besloten overeenkomstig de procedure, die in de verordening in vastgelegd. Daarbij kan op grond van wijzigende relevantie van een onderwerp besloten worden de volgorde te wijzigingen of op grond van de actualiteit – al dan niet naar aanleiding van een verzoek van de gemeenteraad – tussentijds een nieuw onderwerp prioriteit te geven.

1.1

Kader

De rekenkamercommissie onderzoekt, volgens artikel 182 Gemeentewet, de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. Ook adviseert de rekenkamercommissie de gemeenteraad over de jaarstukken en voert namens de gemeenteraad gesprekken met de accountant over de boardletter en het rapport van bevindingen inclusief de verklaring bij de jaarrekening. De rekenkamercommissie bepaalt zelf haar agenda en is onafhankelijk van de gemeenteraad en het college. De gemeenteraad kan de commissie een gemotiveerd verzoek doen tot het instellen van een onderzoek. De wet geeft geen nadere bepalingen over de onderwerpen die door de rekenkamercommissie kunnen worden onderzocht, behalve dat een onderzoek naar de rechtmatigheid geen controle van de jaarrekening mag bevatten. In de verordening op de rekenkamercommissie zijn de samenstelling, de procedure voor onderwerpselectie, de werkwijze en het budget geregeld. Door de rekenkamercommissie is, overeenkomstig de verordening, een reglement van orde vastgesteld. De rekenkamercommissie bestaat sinds 2008 uit raadsleden en een onafhankelijke externe voorzitter. Eind 2020 heeft de raad besloten om een extern lid aan de commissie toe te voegen. In het eerste kwartaal van 2021 zal de werving plaatsvinden.

4

1.2

Uitgangspunten voor onderzoek

Bij het opstellen van het werkprogramma 2021 - 2022 heeft de rekenkamercommissie zich laten leiden door de uitgangspunten, die voortbouwen op de basis van eerdere werkprogramma’s. •

De rekenkamercommissie ondersteunt de controlerende functie van de gemeenteraad. Daarbij hoort enerzijds een actieve en onafhankelijke onderzoekstrategie, maar anderzijds ook een benadering die goed aansluit bij de behoeften van de gemeenteraad en de specifieke omstandigheden van de gemeente Velsen.

•

De onderwerpselectie is zodanig dat de onderzoeken kunnen bijdragen aan de verdere verbetering van de beleidsvoorbereiding en –uitvoering en de kwaliteit van de uitvoering van de gemeentelijke taken, waaronder de dienstverlening aan de inwoners. Onderzoek naar algemeen maatschappelijke of landelijke problemen hoort dus niet in de onderwerpselectie. Het moet gaan om zaken die in de directe beïnvloedingssfeer van de gemeente liggen.

•

Nieuwe taken en verantwoordelijkheden, zoals in het sociaal domein (WMO, participatiewet, Jeugdwet) en nu actueel de uitvoering van maatregelen naar aanleiding van de uitbraak van het coronavirus, leggen een aanzienlijke druk op de gemeentelijke organisatie. In die context kiest de rekenkamercommissie voor een benadering waarbij gericht onderzoek gedaan wordt naar een select aantal onderwerpen, met hoge relevantie voor de gemeente en haar inwoners. Uiteraard kan de gemeenteraad onderzoeksonderwerpen aandragen.

•

Kwaliteit staat voorop. De rekenkamercommissie streeft naar een grote mate van zorgvuldigheid in de uitvoering van onderzoeken, in de overtuiging dat principes als grondig feitenonderzoek en ruimte voor hoor en wederhoor in belangrijke mate bijdragen aan de kwaliteit maar ook aan de acceptatie van de conclusies en dus uiteindelijk bijdragen aan kwaliteit van bestuur en beheer.

•

Bij de onderwerpkeuze wordt rekening gehouden met lopend onderzoek, waaronder onderzoeken door het College in het kader van artikel 213a Gemeentewet en bijzondere aandachtspunten van de externe accountant. Hiermee wordt onnodige onderzoekdruk en overlap voorkomen. De rekenkamercommissie doet daarom in beginsel geen onderzoek op terreinen die onderwerp van zelfstudie door het college zijn (of op korte termijn zullen zijn). Op basis van de uitkomsten van deze onderzoeken kan eventueel besloten worden tot een review.

•

De Rekenkamercommissie voert onderzoek in beginsel niet zelf uit, maar maakt gebruik van externe bureaus.

•

De onderzoeken worden, met uitzondering van de specifieke verzoeken van de gemeenteraad, uitgevoerd binnen het aan de rekenkamercommissie toegekende budget.

5

De rekenkamercommissie maakt onderscheid tussen de volgende soorten activiteiten: • eigen onderzoek op initiatief van de rekenkamercommissie (al dan niet in de vorm van een quickscan); • specifiek onderzoek op verzoek van de gemeenteraad; • advisering naar aanleiding van Boardletter, zo nodig vaststellen speerpunten accountantscontrole jaarrekening en advies over de jaarstukken (jaarlijkse cyclus); • eventuele reviews van onderzoeken door anderen, waaronder in het kader van artikel 213a gemeentewet en de check op de follow-up van eerder onderzoek.

1.3

Regionale uitwisseling

De rekenkamercommissie neemt deel aan regionale bijeenkomsten van rekenkamercommissie en rekenkamers (gebied van Heemkerk/Beverwijk tot en met Haarlemmermeer). De gemeente Velsen is ook regelmatig gastheer voor deze bijeenkomsten, waar kennis en ervaring worden gedeeld, al dan niet met externe sprekers. Daarnaast is er aanvullend overleg en contact tussen de voorzitters en secretarissen van de rekenkamer(commissie)s van de IJmondgemeenten. Onderwerpen of thema’s waarnaar gezamenlijk onderzoek mogelijk is, worden teruggelegd bij de rekenkamercommissie.

1.4

Budget

De rekenkamercommissie beschikt over een eigen budget van circa € 50.000 + indexering dat jaarlijks door de gemeenteraad via de begroting wordt vastgesteld. Uit dit budget worden de opdrachten aan externe bureaus, de presentiegelden van de externe voorzitter en (vanaf 2021) het externe rekenkamerlid, de communicatieactiviteiten en de deskundigheidsbevordering van de leden betaald. De kosten voor ambtelijke ondersteuning komen ten laste van de griffie.

6

2.

Overzicht van afgeronde onderzoeken 2013 - 2020

Hieronder volgt een overzicht van onderzoeken die door de rekenkamercommissie zijn verricht in de periode medio 2013 - 2020. De rapporten zijn vermeld in het jaar waarin het eindrapport aan de gemeenteraad is aangeboden. 2020 - Advies over jaarstukken 2019 2019 - Advies over jaarstukken 2018 - Onderzoek Omgevingswet 2018 - Advies over jaarstukken 2017 - Onderzoek naar subsidies 2017 - Advies over jaarstukken 2016 - Gezamenlijk onderzoek recreatieschap Spaarnwoude - Burger- en overheidsparticipatie in Velsen 2016 - Advies over jaarstukken 2015 - Afhandelen meldingen, klachten en bezwaren 2015 - Advies over jaarstukken 2014 - Advies over interim-verslag 2015 2014 - Advies over jaarstukken 2013 - Onderzoeksrapport HVC (gezamenlijk en lokaal) 2013 - Kwaliteit onderwijshuisvesting - Wmo (Quickscan en verdiepend onderzoek)

7

3.

Lopende en recent afgeronde onderzoeken

Het werkprogramma 2018 – 2019 is in grote lijnen conform planning uitgevoerd. Er is onderzoek gedaan naar de voorbereiding op de invoering van de Omgevingswet en naar de wijze waarop het onderwerp duurzaamheid invulling krijgt in de gemeente Velsen. Verder is een (positief) advies uitgebracht over de jaarstukken 2019. In de voorbereiding heeft de rekenkamercommissie vooral aandacht besteed aan de verantwoording van de uitgaven in het kader van de WMO. Ten aanzien van het voornemen om in het kader van de jaarcyclus extra aandacht te geven aan ‘informatiebeveiliging (website) & beschermen privacy gegevens’ heeft rekenkamercommissie geconstateerd dat dit zich – mede gezien de toenemende aandacht en belang – beter aan de orde kan komen in een regulier onderzoek. Het onderwerp is daarom opgenomen in het werkprogramma 2021 – 2022.

3.1

Omgevingswet

De rekenkamercommissie heeft zich verdiept in de omgevingswet en de gevolgen en mogelijke keuzes voor de gemeenteraad. Centraal stond de vraag “Zijn wij klaar voor de nieuwe wet?”. De rekenkamercommissie heeft zich breed georiënteerd, zowel in gesprekken met de ambtelijke organisatie als met externe deskundigen. Geconstateerd is dat er op dat moment geen aanleiding was tot een onderzoek met een extern bureau. De rekenkamercommissie heeft besloten om op basis van de vergaarde informatie een advies uit te brengen aan de gemeenteraad. De kern van dit advies was: • •

•

3.2

Zorg dat de raad “in positie komt” en de informatieachterstand inloopt, om een goede gesprekspartner te zijn van het college en de juiste afwegingen te kunnen maken. Organiseer op korte termijn een thema-avond of een workshop, waarmee de raadsleden aan de slag kunnen met de omgevingswet. Zoals aangegeven heeft de rekenkamercommissie zich verdiept in het thema. Zij biedt daarom aan om, indien gewenst, de griffie en gemeenteraad te ondersteunen bij de organisatie hiervan. Verzoek de ambtelijke organisatie om de raad meer te betrekken bij de voorbereiding van de omgevingswet en geef ze in overweging om daarbij gebruik te maken van één van de werkvormen waar ervaring mee is opgedaan.

Duurzaamheid

De rekenkamercommissie doet onderzoek naar duurzaamheid. Met een brede vraagstelling wordt gezocht naar overzicht van de wijze waarop duurzaamheid een rol speelt bij beleidsvorming en in nieuwe projecten. Het onderzoek wordt uitgevoerd door onderzoeksbureau CE Delft en is op dit moment in de afrondende fase.

8

Het onderzoek richt zich in eerste instantie op het in kaart brengen van het duurzaamheidsbeleid in de gemeente Velsen. Op hoofdlijnen wordt daarbij onderzocht waar in Velsen beleid ontbreekt, terwijl dat in andere gemeenten wel geformuleerd is. De voortgang van de verschillende beleidsdoelen wordt bekeken en ook wordt geanalyseerd of de gemeenteraad voldoende informatie ontvangt om zijn kaderstellende en controlerende rol te vervullen. Om een beeld te krijgen van de ervaringen van de raadsleden zelf is een bijeenkomst met de gemeenteraad onderdeel van het onderzoek. Na een eerste verkenning heeft de rekenkamercommissie een voorkeur uitgesproken om de interviews over alle duurzaamheidsthema’s te spreiden (breed perspectief op duurzaamheid). De rekenkamercommissie wil nadrukkelijk een toekomstgericht onderzoek, waarbij we op basis van ervaringen van de gemeente en het onderzoeksbureau op dit gebied aanbevelingen aandragen voor verbeteringen. De uitvoering van het onderzoek heeft door de uitbraak van het coronavirus enige vertraging opgelopen. Naar verwachting zal het definitieve rapport in het eerste kwartaal aangeboden worden aan de gemeenteraad.

4.

Voorgenomen onderzoeken 2021 - 2022

De rekenkamercommissie heeft in haar vergadering van 22 september, 3 november en 15 december 2020 gesproken over het werkprogramma voor 2021 en 2022. De groslijst van onderwerpen uit het werkprogramma 2018 2019 is doorgenomen en aangepast. De nieuwe groslijst is bijgevoegd als bijlage. De inventarisatie heeft geleid tot een aanzienlijk aantal onderwerpen die zich lenen voor een onderzoek. De rekenkamercommissie heeft daarom gekozen voor een ambitieuze agenda, die nog steeds het resultaat is van forse prioritering. De rekenkamercommissie gaat voor de resterende periode tot de verkiezingen in 2022 uit van één groot en twee kleine onderzoeken (quickscans). De keuze is gevallen op drie dossiers, waarvan de commissie meent dat onderzoek een duidelijke meerwaarde heeft in relatie tot wat er al loopt en waarbij de uitkomsten een positieve en constructieve bijdrage kunnen leveren aan de kwaliteit van het bestuur van de gemeente Velsen: • • •

Sturing grote projecten Informatiebeveiliging en privacybescherming (quickscan) Veiligheid en toegankelijkheid in de woonomgeving (quickscan)

Onderwerpen waarover uitvoerig door de rekenkamercommissie is gesproken, maar die uiteindelijk niet in de top van de prioritering zijn gekomen, zijn financiële risico’s/garantstellingen en (één of meer aspecten van) het sociaal domein. Beide onderwerpen zijn inhoudelijk belangrijk en cruciaal voor de financiële positie van de gemeente Velsen. Ten aanzien van de financiële risico’s garantstellingen heeft de rekenkamercommissie overwogen dat via het jaarrekeningproces en de controle door de accountant een overzicht bestaat dat een lagere prioritering op dit moment logisch maakt. Rond het sociaal domein was de afweging gecompliceerder, ook al omdat vanuit de andere IJmondgemeenten belangstelling bestaat voor een

9

gezamenlijk onderzoek. Hier heeft de commissie overwogen dat een onderzoek op een later moment passend is, omdat acties naar aanleiding van eerder onderzoek nog lopen (jeugdzorg) en verder de verkenning naar een mogelijke gezamenlijke vraagstelling met de andere IJmondgemeenten tijd vergt.

4.1

Sturing grote projecten

Onderzoek naar de sturing van grote projecten staat al geruime tijd op de groslijst van de rekenkamercommissie. De motie die de gemeenteraad eind 2020 heeft aangenomen met het verzoek aan de rekenkamercommissie om onderzoek te doen naar het project BRAK (de ontwikkeling van een KustInnovatie en Informatie Centrum, waar vanaf 2012 aan wordt gewerkt) versterkt de prioriteit voor dit onderzoek. De rekenkamercommissie wil het dossier BRAK onderdeel maken van een breder onderzoek naar de sturing van grote projecten. Startpunt voor het onderzoek zal een analyse zijn naar de follow-up van de aanbevelingen over projectsturing van de rekenkamercommissie uit 2008 naar aanleiding van het onderzoek Oude Pontweg. Het is de bedoeling dit omvangrijke onderzoek te starten in het 1 e kwartaal van 2021 en af te ronden in het 4e kwartaal van 2021. 4.2.

Informatiebeveiliging en privacybescherming

Het quickscan onderzoek betreft informatiebeveiliging en privacybescherming. De gemeentelijke dienstverlening gebeurt steeds meer digitaal. Door de groeiende hoeveelheid privacygevoelige informatie staan gemeenten, net als andere organisaties, voor grote uitdagingen op het vlak van informatiebeveiliging en privacy en zijn ze zich ook steeds meer bewust van de risico’s die incidenten op dit vlak met zich (kunnen) meebrengen. De urgentie om de informatiebeveiliging op orde te hebben en weerbaar te zijn tegen dreigingen als cybercrime, is als gevolg van deze ontwikkelingen de afgelopen jaren dan ook aanzienlijk toegenomen. Daarbij worden gemeenten met de komst van de AVG ook ‘gedwongen’ hun informatiebeveiliging op orde te hebben. Er zijn geen aanwijzingen voor problemen bij de gemeente Velsen, maar recente incidenten bij onder meer de Universiteit Maastricht en de gemeente Hof van Twente maken een proactief onderzoek wenselijk. Het is de bedoeling om de quickscan uit te voeren in het 1e en 2e kwartaal van 2021. Afhankelijk van de uitkomsten kan eventueel een verdiepend onderzoek plaatsvinden.

4.3

Veiligheid en toegankelijkheid in de woonomgeving

De rekenkamercommissie is voornemens een quickscan onderzoek te doen naar veiligheid in de woonomgeving. Bij dit onderwerp wordt een aantal invalshoeken overwogen zoals:

10

o De vraag hoe de gemeente de overlast in verschillende gebieden in Velsen aanpakt, welke rol handhaving daarbij speelt en hoe bewoners en ondernemers de inzet van de gemeente waarderen? o In hoeverre heeft het gemeentelijke beleid in combinatie met het beleid van andere betrokken organisaties geleid tot een verbetering van de veiligheid en leefbaarheid in de directe woon- en leefomgeving van Velsen? o Beschikt de gemeente over een concreet en op de lokale problematiek toegesneden lokaal veiligheidsbeleid? Zo ja, heeft de gemeente inzicht in de resultaten van haar veiligheidsbeleid? Het is de bedoeling om de quickscan uit te voeren in het 4e kwartaal van 2021 en 1e kwartaal van 2022. Afhankelijk van de uitkomsten kan eventueel een verdiepend onderzoek plaatsvinden.

4.4.

Overig

Ten aanzien van de speerpunten (aanvullende vragen) in het kader van de controle jaarrekening wordt, zoals gebruikelijk, ieder najaar overleg gevoerd met de externe accountant. De rekenkamercommissie zal in ieder geval extra aandacht vragen voor de beheersing van financiële risico’s (garantstellingen, maar ook als gevolg van uitbraak corona). Het overleg met de andere IJmondgemeenten over een eventueel gezamenlijk onderzoek in het sociaal domein zal worden voortgezet. De uitkomst kan worden betrokken bij de nadere invulling van het werkprogramma voor de tweede helft van 2022 na de verkiezingen.

11

Bijlage – Groslijst overige mogelijke onderzoeksonderwerpen 1. Financiële risico’s van leningen/garantstellingen door de gemeente (woningbouwverenigingen) en/of schuldpositie Velsen (Corona) 2. Sociaal domein/decentralisaties (optie IJmondiaal) 3. Inkoop en aanbesteding 4. Investeringskredieten 5. Integriteitbeleid 6. Regierol gemeente (bij verschillende beleidsonderwerpen met ketenverantwoordelijkheden) 7. Samenwerking gemeente/IJmond Werkt bij de uitvoering van de Participatiewet (IJmondiaal) 8. Bereikbaarheid / mobiliteit

De groslijst is het resultaat van een inventarisatie door de rekenkamercommissie van onderwerpen die mogelijk voor rekenkameronderzoek in aanmerking komen. Voorgenomen onderzoeken 2021 – 2022 staan niet meer op de groslijst. Opname op de lijst wil niet zeggen dat er ook daadwerkelijk op enig moment onderzoek verricht gaat worden. De volgorde van onderwerpen op de lijst is willekeurig.

12