Bestuursovereenkomst - ROM Holding BV (tussen de Staat en ROM Regio).pdf
Tekst van het document
BESTUURSOVEREENKOMST TER ZAKE ROM Holding B.V.
[ ROM Regio B.V. ] en de Staat der Nederlanden en [ ROM Holding B.V. ]
Datum: __ 2021
Concept - versie 11 mei 2021
2/10
Deze bestuursovereenkomst is aangegaan tussen: 1.
de publiekrechtelijke rechtspersoon: Staat der Nederlanden, ten dezen kantoorhoudende ten kantoren van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat, gevestigd aan de Bezuidenhoutseweg 73, 2594 AC Den Haag, hierna te noemen: 'Staat';
2.
[ ROM Regio B.V. ], een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, statutair gevestigd te [**], met adres: [**], ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer [**] ('ROM Regio'), en
3.
[ ROM Holding B.V. ], een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, statutair gevestigd te [**], met adres: [**], ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer [**] ('ROM Holding').
De Staat, ROM Regio en ROM Regio hierna gezamenlijk ook te noemen 'Partijen' en individueel als 'Partij'. Overwegende dat: ●
Het gezamenlijke doel van de Partijen is te komen tot duurzame regionale economische structuurversterking van de provincie Noord-Holland (exclusief de Gooi en Vechtstreek), met in aanmerking nemend de behoefte om deze structuurversterking te laten bijdragen aan een duurzaam herstel na de COVID-19 pandemie en de gevolgen daarvan voor de regionale economie.
●
De uitkomsten van het routeboek (Muntinga & Co en BMC, 2018) wijzen op het belang om het innovatie ecosysteem te versterken en overheden die behoren tot de Metropoolregio Amsterdam ('MRA') en de regio Noord-Holland Noord ('NHN'), het voornemen hebben uitgesproken om dat te realiseren met de oprichting van een gezamenlijke vennootschap.
●
De betrokken overheden overleg hebben gevoerd over het vorenstaande en geconstateerd hebben dat het, in het licht van de COVID-19 pandemie én de ervaringen met de Corona Overbruggingslening-programma, wenselijk is een Regionale Ontwikkelingsmaatschappij te belasten met uitvoering van Rijksregelingen ter ondersteuning van het bedrijfsleven binnen de provincie Noord-Holland.
●
De regio's MRA en NHN middels ROM Regio, de Staat en ROM Holding een actieve bijdrage willen leveren aan de uitvoering van de regionale economische agenda’s en aan de Rijksdoelen zoals o.a. verwoord in het Missiegedreven innovatiebeleid, het MKB Actieplan en de Nederlandse Digitaliseringsstrategie.
●
De Staat de wens heeft om te komen tot een landsdekkend stelsel van Regionale Ontwikkelingsmaatschappijen (ROM's).
●
Partijen bereid zijn te investeren in (solvabiliteitsversterking van) innovatieve MKB ondernemingen.
●
De overheden uit de regio's MRA en NHN middels ROM Regio, de Staat en ROM Holding
Concept - versie 11 mei 2021
3/10
grensoverschrijdend willen samenwerken met omliggende overheden en regionale ontwikkelingsmaatschappijen om de ondersteuning van (innovatieve MKB) ondernemingen te optimaliseren, mede door middel van [ MKB-fonds BV ]. ●
Partijen in deze bestuursovereenkomst (hierna: 'Overeenkomst') de afspraken tussen hen wensen vast te leggen ten aanzien van de financiering van de exploitatie van ROM Holding en het beoogde fondskapitaal van het MKB-fonds.
Zijn de Partijen als volgt overeengekomen: Artikel 1 1.1.
Doel van deze Bestuursovereenkomst
Partijen hebben tot doel met deze Overeenkomst de bestuurlijke afspraken tussen de Partijen vast te leggen ten aanzien van (i) de werking van ROM Holding, (ii) de financiering van de exploitatie van de (ontwikkel)activiteiten van ROM Holding en (iii) de terbeschikkingstelling door Partijen van het beoogde kapitaal ten behoeve van ROM Holding en MKB-fonds (zoals hierna gedefinieerd) ('Doel').
1.2.
Mede ten behoeve van het behalen van het Doel zal ROM Holding een fonds uitvoeren door middel van de dochtermaatschappij [ MKB-fonds BV ] zijnde een participatiemaatschappij van waaruit financieringen zullen worden verstrekt aan, en die kan participeren in, regionale Innovatieve MKB ondernemingen ('MKB-fonds').
Artikel 2 2.1.
ROM Holding en MKB-fonds
ROM Regio houdt 50,1% van het geplaatste kapitaal van ROM Holding en de Staat houdt 49,9%. De Aandeelhouders dragen bij in de kapitaalbehoefte van ROM Holding door (i) volstorting van de nominale waarde van de aandelen in ROM Holding ('Aandelen') en (ii) het storten van agio op de Aandelen.
2.2.
Het bij oprichting beoogde kapitaal ('ROM Kapitaal') van ROM Holding bedraagt € 60 miljoen, waaraan de Staat voor € 30 miljoen bijdraagt en ROM Regio voor € 30 miljoen. Dat kapitaal wordt (telkens nadat dat gestort is) door ROM Holding uitsluitend aangewend ter financiering van het MKB-fonds.
2.3.
Het bij oprichting beoogde fondskapitaal van het MKB-fonds bedraagt aldus € 60 miljoen. Het MKB-fonds kent geen einddatum en is revolverend met een minimaal te realiseren rendement van fondskosten + inflatie van het door de Staat en (de Aandeelhouders via) ROM Regio ter beschikking gestelde fondskapitaal. Partijen stemmen in met een uiterste stortingsdatum voor het gehele beoogde fondskapitaal van het MKB-fonds (en aldus ook het ROM Kapitaal) per 31 december 2024.
2.4.
De Staat zal het in artikel 2.2 vermelde bedrag van € 30 miljoen in drie gelijke jaarlijkse tranches voldoen, voor het eerst in 2021. Voor het kunnen aanwenden van deze middelen geldt het bepaalde in artikel 2.6.
2.5.
ROM Regio zal tenminste € 30 miljoen aan kapitaal ten behoeve van MKB-fonds ter beschikking stellen door stortingen op de door ROM Regio gehouden Aandelen opdat ROM
Concept - versie 11 mei 2021
4/10
Holding deze kan doorstorten op de aandelen in MKB-fonds. De stortingen door ROM Regio kunnen zowel (i) op vaste momenten in tranches worden voldaan als (ii) worden voldaan op basis van capital calls of trekkingsrechten. Een trekkingsrecht is het recht van ROM Holding om binnen een bepaalde periode agiostorting(en) van ROM Regio te verkrijgen. 2.6.
Voor de aanwending van de middelen van MKB-fonds geldt de voorwaarde dat voor elke euro die de Staat gestort heeft op Aandelen ten behoeve van doorstorting naar MKB-fonds, één euro moet zijn gestort alvorens MKB-fonds een vanuit de storting van de Staat ontvangen euro kan investeren in een daarvoor in aanmerking komende onderneming.
2.7.
Partijen kunnen schriftelijk aanvullende afspraken maken voor de uitbreiding en financiering van activiteiten van ROM Holding. Partijen zullen met elkaar overleg voeren over een snellere storting van middelen (tot in totaal maximaal het beoogde fondskapitaal van € 60 miljoen) ten behoeve van MKB-fonds indien MKB-fonds op dat moment meer middelen nodig heeft dan zij beschikbaar heeft vanwege de op dat moment geldende afspraken voor het ritme van stortingen, om in het desbetreffende jaar door te kunnen gaan met het doen van investeringen.
Artikel 3 3.1.
Exploitatiebijdragen
ROM Regio, ROM Holding, MKB-fonds en Transitiefonds vormen vanuit het oogpunt van de oprichters van de structuur van deze vier vennootschappen een organisatorisch geheel, waarbij de meeste kosten voor de exploitatie voor deze organisatie ('Exploitatiekosten') worden gemaakt door ROM Holding.
3.2.
Ter dekking van de Exploitatiekosten zullen jaarlijks exploitatiebijdragen ('Exploitatiebijdragen') aan ROM Holding moeten worden voldaan. De Exploitatiebijdragen zijn niet bedoeld voor de aanleg van reserves of voor de vorming van voorzieningen.
3.3.
De grondslag voor berekening van de Exploitatiebijdragen wordt gevormd door de meerjarenbegroting zoals opgenomen in het Meerjaren Strategisch Bedrijfsplan van ROM Holding dat zich richt op de volgende vier (4) boekjaren. [ Deze meerjarenbegroting overziet voorts een uitloopperiode van twee (2) boekjaren voor de betrokken kosten indien ROM Holding, ROM Regio, MKB-fonds en/of Transitiefonds moet worden afgeschaald of zelfs beëindigd omdat het Meerjaren Strategisch Bedrijfsplan anders niet kan worden vastgesteld. ] Het Meerjaren Strategisch Bedrijfsplan wordt vastgesteld door de algemene vergadering van aandeelhouders van ROM Holding, doch zal daarvoor eerst door de algemene vergadering van aandeelhouders van ROM Regio goedgekeurd moeten zijn zodat ROM Regio in de algemene vergadering van aandeelhouders van ROM Holding voor overeenkomstige vaststelling van het Meerjaren Strategisch Bedrijfsplan mag stemmen.
3.4.
Als de algemene vergadering van aandeelhouders van ROM Holding stemt voor de vaststelling van het voorgelegde Meerjaren Strategisch Bedrijfsplan van ROM Holding, zijn de aandeelhouders van ROM Regio gehouden Exploitatiebijdragen te dragen zoals die in dat Meerjaren Strategisch Bedrijfsplan zijn vermeld doch slechts voor het gedeelte dat (i) niet door de Staat wordt gedragen en (ii) waarvoor geen subsidie (of andere vergoeding) vanuit een of meer andere (dan de Aandeelhouders of de Staat) overheden of organisatie van samenwerkende overheden wordt verkregen. De Staat besluit jaarlijks welk bedrag aan
Concept - versie 11 mei 2021
5/10
Exploitatiebijdragen hij zal voldoen aan ROM Holding (en onder welke voorwaarden). De Staat beoordeelt jaarlijks opnieuw of hij ook het volgende boekjaar bij zal dragen in de Exploitatiekosten. ROM Regio en de Staat zullen hierover tijdig met elkaar overleg voeren. 3.5.
De door de diverse betrokken partijen te betalen Exploitatiebijdragen voor de periode 2022 tot en met 31 december 2024 zijn uitgewerkt in bijlage 1. Partijen hebben de intentie om deze Exploitatiebijdragen structureel te maken. Deze bepaling is niet van toepassing op de Staat.
3.6.
De betaling van een bijdrage in de Exploitatiekosten door de Staat vindt plaats op basis van een jaarlijks door ROM Holding bij de Staat in te dienen subsidieaanvraag, waarin na overleg met de Staat (EZK) de te behalen KPI’s voor de ROM-activiteiten worden opgenomen. Vanaf de subsidieaanvraag in 2023 wordt voor het jaar t+1 opgenomen een rapportage van de gerealiseerde KPI’s in jaar t-1.
3.7.
ROM Holding zal tijdig met de partijen die bijdragen in de Exploitatiekosten in overleg gaan over de continuering van het door die partij bijdragen in de Exploitatiekosten ten behoeve van het opmaken van een realistisch volgend Meerjaren Strategisch Bedrijfsplan. Daarbij zal ROM Holding indien een partij door laat klinken dat zij geen (of een lagere) bijdragen meer zal kunnen leveren voor de volgende cyclus van vier (4) boekjaren, zulks zo spoedig mogelijk aan de Staat en aan ROM Regio doorgeven.
Artikel 4 4.1.
Governance ROM Holding en MKB-fonds
ROM Regio en de Staat hebben in de statuten van ROM Holding en MKB-fonds de governance vastgelegd volgens de principes van goed ondernemersbestuur voor zover dat past binnen de wijze waarop de Aandeelhouders en de Staat het publieke belang wensen te behartigen met behulp van deze vennootschappen. In aanvulling daarop maken zij de volgende afspraken.
4.2.
In aanvulling op het in de statuten van ROM Holding en MKB-fonds bepaalde verbinden ROM Regio en de Staat en ROM Holding zich om te handelen overeenkomstig de als bijlage 2 bijgevoegde Aandeelhoudersinstructie.
4.3.
De Staat en ROM Holding onderkennen dat ROM Regio (en haar bestuur) voor de uitoefening van de aandeelhoudersrechten in ROM Holding goedkeuring zal moeten verkrijgen van haar aandeelhouders(vergadering) en/of raad van commissarissen. Aldus is het van belang dat besluiten die ROM Regio zal moeten nemen of aandeelhoudersrechten die zij zal moeten uitoefenen zowel tijdig als volledig en gedocumenteerd aan ROM Regio worden voorgelegd. ROM Regio wordt in algemene vergaderingen vertegenwoordigd door een bestuurder.
4.4.
In het bestuur van ROM Holding zal geen bestuurder van ROM Regio zitting kunnen krijgen. De raad van commissarissen van ROM Holding zal tevens de raad van commissarissen van ROM Regio zijn. ROM Regio zal bestuurder van Transitiefonds zijn en voorts vinden de Aandeelhouders het gewenst dat ROM Holding beheerder van Transitiefonds zal zijn. Tevens is beoogd dat ROM Holding werkzaamheden kan verrichten voor ROM Regio, MKB-fonds en Transitiefonds onder marktconforme voorwaarden en voor zover zulks akkoord is voor het bestuur van de desbetreffende vennootschap.
Concept - versie 11 mei 2021
6/10
4.5.
ROM Holding draagt er bij wijze van resultaatsverplichting zorg voor dat zij (i) een veilige werkomgeving biedt voor haar medewerkers met een heldere klachtenregeling, (ii) zorg draagt voor een inclusieve cultuur waar integer en transparant samenwerken voorop staat en (iii) een beloningssystematiek heeft die naar maatschappelijk algemeen aanvaarde maatstaven passend is bij een publiek gefinancierde organisatie.
4.6.
ROM Holding draagt er bij wijze van een resultaatsverplichting zorg voor dat zijzelf, haar bestuurders en commissarissen alsmede die van MKB-fonds op in de markt gebruikelijke voorwaarden adequaat zijn verzekerd tegen aansprakelijkheden die voortvloeien uit de bedrijfsvoering en dat voormelde verzekeringen een gebruikelijke uitloopperiode hebben. ROM Holding draagt er bij wijze van een resultaatsverplichting zorg voor dat de verzekeringspenningen tijdig worden voldaan aan de desbetreffende verzekeraar(s).
4.7.
Individuele aandeelhouders van ROM Regio hebben het recht om als toehoorder (en derhalve zonder (i) vergaderrecht of (ii) het recht om (a) zelf te spreken of (b) met het bestuur of een aandeelhouder van ROM Holding in discussie te treden) aanwezig te zijn bij de algemene vergaderingen van aandeelhouders van ROM Holding. Uitzondering op het vorenstaande geldt voor die personen en situaties als waarvoor de Staat zijn voorafgaand akkoord heeft gegeven. De Staat, ROM Regio als ROM Holding hebben het recht individuele aandeelhouders van ROM Regio in een voorkomend geval de in dit artikel neergelegde rechten te weigeren.
Artikel 5 5.1.
Informatieverstrekking
ROM Holding zal om de zes (6) maanden aan ROM Regio en de Staat de volgende gegevens over de voorgaande zes (6) maanden en de verstreken periode van het betrokken boekjaar overleggen betreffende ROM Holding en MKB-fonds: i.
de voortgang van het bedrijfsplan in het lopende boekjaar, en
ii.
de informatie ter zake ROM Holding en/of MKB-fonds die de algemene vergadering schriftelijk heeft verzocht.
5.2.
ROM Holding verstrekt aan ROM Regio en/of de Staat op eerste verzoek informatie en inlichtingen over ROM Holding en MKB-fonds die naar het oordeel van ROM Regio dan wel de Staat nuttig of noodzakelijk is voor: i.
het democratisch verantwoordingsproces binnen die partij;
ii.
het doen van een evaluatie door die partij van de betrokkenheid bij ROM Holding en MKB-fonds, of
iii.
het doen van onderzoek door ter zake die partij een bevoegde rekenkamer of daarmee vergelijkbare instantie.
Artikel 6 6.1.
Looptijd overeenkomst en evaluatie.
De Overeenkomst heeft een looptijd van [ vijf (5) ] jaar, vanaf datum ondertekening van deze Overeenkomst.
6.2.
[ Vier (4) ] jaar na ondertekening van deze Overeenkomst zullen Partijen hun samenwerking tegen het licht houden. Indien nodig zal de Overeenkomst worden verlengd of aangepast.
Concept - versie 11 mei 2021
7/10
Artikel 7 7.1.
Slotbepalingen
Onder 'schriftelijk' wordt in de Overeenkomst verstaan: bij brief, telefax, e-mail, of door een op andere wijze langs elektronische weg toegezonden leesbaar en reproduceerbaar bericht, mits de identiteit van de verzender met afdoende zekerheid kan worden vastgesteld.
7.2.
Alle in deze Overeenkomst genoemde bijlagen maken onverkort en integraal deel uit van deze Overeenkomst.
7.3.
Op deze Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
7.4.
De Overeenkomst kan uitsluitend worden aangevuld of gewijzigd door een schriftelijk stuk dat door Partijen ondertekend is.
7.5.
Partijen hierbij onherroepelijk afstand van hun recht om de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden, op te zeggen of te vernietigen op grond van de artikelen 6:228 BW, 6:265 BW of 6:270 BW, of om een rechter te verzoeken om de Overeenkomst aan te passen op grond van artikel 6:230 lid 2 BW. Voorts draagt een partij die in dwaling verkeert het risico van deze dwaling bij de totstandkoming van de Overeenkomst.
7.6.
Geschillen die uit of in verband met deze Overeenkomst tussen Partijen ontstaan, zullen zoveel mogelijk in onderling overleg worden opgelost. Is een minnelijke regeling niet mogelijk dan zullen geschillen die uit of in verband met deze Overeenkomst tussen Partijen ontstaan in eerste aanleg worden voorgelegd aan een ter zake bevoegde rechter. [ handtekeningenpagina's volgen ]
Concept - versie 11 mei 2021
8/10
Aldus overeengekomen en getekend: Voor de Staat der Nederlanden:
______________________________ Door:
[**]
Titel: [ ** ] Datum: [ ** ] Voor ROM Regio:
______________________________ Door:
[**]
Titel: [ ** ] Datum: [ ** ] Voor ROM Holding B.V.:
______________________________ Door:
[**]
Titel: [ ** ] Datum: [ ** ]
Concept - versie 11 mei 2021
9/10
Bijlage 1 1.
De Staat spant zich in om de jaarlijkse Exploitatiebijdrage ter waarde van € 1 miljoen te voldoen.
2.
De Staat spant zich in om de Exploitatiebijdrage voor de periode van 1 juli 2021 tot en met 31 december 2021 ter waarde van € 500.000,00 te voldoen.
3.
De Exploitatiebijdragen worden tot anders wordt besloten met ingang van 2022 als volgt gedragen: -
STAK NHN*
:
€ 0,4 miljoen
-
Provincie NH (aanvullende bijdrage)
:
€ p.m.
-
Gemeente Amsterdam namens de MRA-deelnemers*
:
€ 1,4 miljoen
-
De Staat (Ministerie van EZK)
:
€ 1,0 miljoen**
-
Opdrachtgever Rijksregelingen ***
:
€ p.m.
Totaal
:
€ 2,8 miljoen
*
Inclusief (eventuele) provinciale bijdrage via de MRA partners dan wel de STAK NHN.
**
Deze bijdrage is opgenomen onder verwijzing naar de inspanningsverplichting van de Staat als verwoord onder punt 1.
*** De opdrachtgever van de uitvoering van Rijksregelingen aan ROM Regio stelt zich garant voor de daaraan verbonden uitvoeringskosten.
4.
Met ingang van boekjaar 2022 zullen de onder 3 vermelde partijen hun desbetreffende aandeel in de onder 3 vermelde Exploitatiebijdragen aan ROM Holding in een keer overmaken, uiterlijk in de eerste week van januari van het desbetreffende boekjaar.
Concept - versie 11 mei 2021
10/10
Bijlage 2 AANDEELHOUDERSINSTRUCTIE [ separaat bijgevoegd ]
Concept - versie 11 mei 2021