Accountantsverslag NHA definitief

Uitkomsten controle en overige informatie 2020 Rapportage voor het algemeen bestuur Noord Hollands Archief | 15 april 2021

Ernst & Young Accountants LLP Cross Towers, Antonio Vivaldistraat 150 1083 HP Amsterdam, Netherlands Postbus 7883 1008 AB Amsterdam, Netherlands

Tel: +31 88 407 10 00 Fax: +31 88 407 10 05 ey.com

VERTROUWELIJK De leden van het algemeen bestuur van Noord Hollands Archief T.a.v. de heer drs. L. Zoodsma Postbus 3006 2001 DA HAARLEM REQ3540047/jb

Amsterdam, 15 april 2020

Uitkomsten controle en overige informatie 2020 Geachte leden van het algemeen bestuur, Hierbij verstrekken wij u het verslag van bevindingen betreffende de controle van de gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief (hierna: NHA) over het boekjaar 2020. Onze controle is uitgevoerd conform de Controle – en Overige Standaarden, het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden en de met u gemaakte afspraken, zoals vastgelegd in de opdrachtbevestiging d.d. 7 oktober 2020. De bevindingen vermeld in dit rapport hebben wij met u besproken op 8 april 2021. Onze controleverklaring bij de jaarrekening zullen wij u separaat verstrekken. De huidige veranderingen in het accountantsberoep, mede geïnitieerd door onze beroepsgroep NBA, de politiek en de AFM, gericht op verbetering van de kwaliteit en versterking van de onafhankelijkheid, ondersteunen wij volledig. In dit verband onderstrepen wij het belang van het voeren van een open en eerlijke dialoog met u als lid van het algemeen bestuur. Dit vormt een essentieel onderdeel van het controleproces en van de corporate governance als geheel.

GR Noord Hollands Archief | Accountantsverslag 2020

Wij stellen het op prijs een en ander persoonlijk toe te lichten of eventuele vragen omtrent deze of andere met de controle verband houdende zaken te beantwoorden. Hoogachtend, Ernst & Young Accountants LLP

B.J.P. Langedijk RA

Inhoud

Kernpunten uit onze rapportage

4

Bijlagen ►

Uitkomsten jaarrekeningcontrole ► ► ►

►

5

►

Aandachtspunten en bevindingen in de controle Onregelmatigheden waaronder fraude Gecorrigeerde controleverschillen

►

Controleaanpak Jaarverslag Onafhankelijkheid Verklaring van de verantwoordelijkheden

17 19 20 22

Totaal aantal pagina’s: 23

Kwaliteit beheersorganisatie ►

11

Bevindingen interne beheersing en automatisering

Rechtmatigheidsbeheer

GR Noord Hollands Archief | Accountantsverslag 2020

12

3

Vertrouwelijk – Ernst & Young Accountants LLP

Kernpunten uit onze rapportage

Kernpunt

Uitkomst

Getrouwheid jaarrekening

Naar ons oordeel geeft de in het jaarrapport opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2020 als van de activa en passiva van Noord-Hollands Archief op 31 december 2020 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

Rechtmatigheid jaarrekening

Vanuit de controle op de opdrachtwaarde in relatie tot de Europese drempelbedragen hebben wij voor € 753k (afgerond) vastgesteld dat deze niet Europees zijn aanbesteed en derhalve fout zijn, dit is boven onze controletolerantie derhalve leidt dit tot een afkeurend oordeel inzake rechtmatigheid.

WNT-verantwoording

De WNT-verantwoording is juist opgenomen in de jaarrekening.

Jaarverslag is opgesteld in overeenstemming met het BBV en bevat geen materiële inconsistenties met de jaarrekening

Het jaarverslag is opgesteld in overeenstemming met BBV en bevat geen inconsistenties met de jaarrekening.

Controleverklaring onder voorbehoud van ongewijzigde vaststelling

Onze controleverklaring zullen wij afgegeven onder voorbehoud van ongewijzigde vaststelling. Mocht blijken dat de jaarrekening niet of anders wordt vastgesteld vervalt onze controleverklaring.

GR Noord Hollands Archief | Accountantsverslag 2020

4

Vertrouwelijk – Ernst & Young Accountants LLP

Uitkomsten jaarrekeningcontrole Aandachtsgebieden en bevindingen in de controle

Inleiding

Deze paragraaf geeft een uiteenzetting van de werkzaamheden en bevindingen ten aanzien van de belangrijke aandachtsgebieden in de controle.

Meerjaren Onderhoudsplan (MJOP)

Met ingang van 1 januari 2019 is het NHA zelf verantwoordelijk voor het onderhoud van het pand op de Kleine Houtweg. Voor de kosten van het onderhoud is er daarom vanaf 2019 een bedrag van € 200.000 aan een bestemmingsreserve groot onderhoud toegevoegd. Daarnaast is in 2020 besloten om vanuit de resultaatbestemming van 2019 € 100.000 extra toe te voegen aan deze reserve. Het vormen van een dergelijke bestemmingsreserve is conform de BBV. In 2020 heeft NHA het Meerjaren Onderhoudsplan (MJOP) laten herzien. Hieruit bleek dat de jaarlijkse dotatie van € 200.000 voor groot onderhoud, die gemaakt werd op basis van het vorige MJOP, juist is. In 2020 heeft NHA geen uitgaven aan groot onderhoud gedaan. Op basis van inlichtingen, hebben wij vernomen dat dit wel gepland staat voor 2021.

Materiële vaste activa

Tijdens de controle van de materiële vaste activa hebben wij geconstateerd dat in het verleden activa is geactiveerd en daarnaast direct een creditbedrag is opgenomen. Hierbij was het niet altijd direct duidelijk welk creditbedrag bij welk actief hoorde. Wij adviseren om de structuur hierin te verbeteren. Daarnaast hebben wij geconstateerd dat voor één activum uit 2006 wel is afgeschreven op het activum, maar niet op het creditbedrag dat hieraan gerelateerd is. Wij hebben voorgesteld dit met terugwerkende kracht tot en met 2020 te corrigeren middels een credit afschrijving, zijnde een bate van € 49.303. NHA heeft dit gecorrigeerd in de definitieve jaarrekening.

Langlopende leningen

GR Noord Hollands Archief | Accountantsverslag 2020

In 2013 is het voorgebouw aan de Kleine Houtweg aangepast voor de huurder Stichting Hart. Hiervoor is NHA een lening aangegaan met de gemeente Haarlem en heeft daarnaast een lening uitgegeven aan Stichting Hart. Deze leningen zijn aangegaan voor € 200.000 en zou in 10 jaar afgelost worden. In 2020 zijn beide leningen vervroegd afgelost. De reguliere aflossing door Stichting Hart is in het resultaat genomen, in lijn met de jaarlijkse afschrijvingen op het activum. De extra vervroegde aflossing is als schuld opgenomen in de jaarrekening, ter dekking van de toekomstige afschrijvingslasten. Wij zijn hiermee akkoord. 5

Vertrouwelijk – Ernst & Young Accountants LLP

Uitkomsten jaarrekeningcontrole Aandachtsgebieden en bevindingen in de controle

Vennootschapsbelasting

Met ingang van 1 januari 2016 is de Wet modernisering VPB-plicht overheidsondernemingen ingegaan voor overheidsondernemingen. NHA heeft voor de jaren 2016 t/m 2019 een analyse gemaakt van de winst naar activiteiten waar een onderscheid is gemaakt tussen de VPB-belaste activiteiten en de activiteiten die niet onder de VPB vallen zoals de wettelijke taken. Met ingang van 2019 is het NHA meer winsten gaan genereren op ‘ondernemersactiviteiten’ doordat is gestart met het digitaal informatiebeheer. NHA heeft in 2020, via een extern adviesbureau, een gehele vrijstelling voor de vennootschapsbelasting aangevraagd en verkregen. Dit heeft tot gevolg gehad dat in 2020 de gereserveerde positie van € 34.452 vanuit eerdere jaren is vrijgevallen ten gunste van het resultaat. Daarnaast was er in de begroting 2020 € 20.000 begroot als vennootschapsbelasting voor 2020. In totaal betreft dit dus een vrijval (bate) van € 54.452 ten opzichte van de begroting.

Omzetbelasting

In februari 2008 is NHA met de belastingdienst overeengekomen om een egalisatiereserve te vormen, waarbij de resultaten van het boekjaar in vier gelijke delen aan de daaropvolgende jaren worden toegerekend. Indien reserves zouden worden gevormd, is de belastinginspecteur van mening, is de koepelvrijstelling niet meer van toepassing. Dit betreft een regeling waarbij een groot deel van de omzetbelasting die NHA in rekening brengt, niet hoeft te worden afgedragen aan de Belastingdienst. Daarnaast kan betaalde omzetbelasting geheel of gedeeltelijk worden verrekend met de afdracht. In beginsel gold deze afspraak tot en met 2012, echter zowel het NHA als de belastingdienst is hier na deze periode niet meer op teruggekomen, en NHA heeft deze lijn van verantwoording sindsdien consistent verantwoord. In oktober 2020 heeft NHA een extern adviesbureau de opdracht verleend om hier formele afspraken over te maken met de belastingdienst. In 2021 zal deze opdracht worden uitgevoerd en afgerond.

GR Noord Hollands Archief | Accountantsverslag 2020

6

Vertrouwelijk – Ernst & Young Accountants LLP

Uitkomsten jaarrekeningcontrole Aandachtsgebieden en bevindingen in de controle

Corona Virus (“COVID-19”)

Wij merken op dat het jaar 2020 bijzonder is geweest door de pandemie Covid-19, dit heeft als gevolg gehad dat de controle op afstand is uitgevoerd. Ook voor het NHA heeft dit gevolgen gehad voor zowel de werkprocessen als voor de financiën van NHA. Dit laatste is zichtbaar in een daling in opbrengsten uit het archiefcafé en uit de verhuur van de Commandeurszaal. Gezien deze opbrengsten relatief slechts een klein deel uitmaken van de totale opbrengsten, is de impact van Covid-19 beperkt. NHA heeft de gevolgen van Covid-19 toegelicht in de jaarrekening en in het bestuursverslag. Wij zijn van mening dat NHA een adequate toelichting van de impact van Covid-19 heeft opgenomen. Op basis van onze controlewerkzaamheden zien wij geen onzekerheid ten aanzien van de continuïteitsveronderstelling uit hoofde van de gevolgen van Covid-19. Daarnaast achten wij de impact van de huidige Covid-19 ontwikkelingen op andere aannames en schattingen, niet materieel. Derhalve concluderen wij voor de controle 2020 dat er geen paragraaf ter benadrukking van bepaalde aangelegenheden vereist is.

Programma Digitaal informatiebeheer

In 2019 is het Programma Digitaal Informatiebeheer 2019-2022 gestart, met als doel om voor de zeventien aangesloten overheidsorganisaties het informatiebeheer op orde te krijgen. Hieronder valt het realiseren van onder meer een eigen e-depot en het zorgdragen dat de overheidsorganisaties regelmatig digitaal archiefmateriaal kunnen overbrengen. In 2020 is er conform sluit van het bestuur vanuit het resultaat 2019 een bestemmingsreserve opgenomen van € 175.000 voor extra personele inzet binnen het Programma Digitaal Informatiebeheer. Hiervan is in 2020 € 115.625 besteed en onttrokken aan de reserve. Het resterende deel zal in 2021 worden benut. Wij merken op dat voor dit project specialisten worden ingehuurd via Headfirst B.V. Vanuit de aanbestedingswetgeving moet deze diensten aanbesteed worden als het de EU aanbestedingsgrens ad € 214.000 overschrijdt. Voor 2020 is dit nog niet het geval, maar doordat de opdrachten doorlopen is de verwachting dat dit voor 2021 wel het geval zal zijn. Dit leidt dan tot een bevinding ten aanzien van rechtmatigheid.

GR Noord Hollands Archief | Accountantsverslag 2020

7

Vertrouwelijk – Ernst & Young Accountants LLP

Uitkomsten jaarrekeningcontrole Aandachtsgebieden en bevindingen in de controle

Toelichting op de Wet normering topinkomens in de jaarrekening voldoet aan de daaraan te stellen eisen

Per 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ingevoerd. Op basis van deze wet is de bezoldiging van topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector in dienstverband en bij ontslag wettelijk gemaximeerd. Voor de bezoldiging van topfunctionarissen geldt naast de maximering een publicatieverplichting in de jaarrekening. Dit geldt eveneens voor bezoldiging van niet-topfunctionarissen, indien zij de maximale bedragen van topfunctionarissen overschrijden. In het kader van de jaarrekening 2020 heeft NHA een analyse uitgevoerd van de topfunctionarissen binnen de organisatie. Tevens heeft NHA vastgesteld of er functionarissen zijn die een hogere bezoldiging dan de gestelde maxima kennen. Hiervan is in 2020 geen sprake. Deze informatie heeft NHA opgenomen in de toelichting op de jaarrekening. Wij merken op dat naast de directeur, ook een bestuurder is opgenomen in de WNT verantwoording 2020. In 2020 is door het bestuur besloten, dat de de bestuursleden met terugwerkende kracht tot en met 2018, aanspraak kunnen maken op een vergoeding per vergadering en op een vergoeding van reiskosten. Eén van de bestuursleden heeft deze vergoeding in 2020 met terugwerkende kracht tot en met 2018 gefactureerd, waardoor boven de norm van € 1.700 wordt uitgekomen en haar bezoldiging in de WNT verantwoording moest worden opgenomen.

Wij hebben de juistheid en volledigheid van de WNT toelichting gecontroleerd en hebben vastgesteld dat de toelichting voldoet aan de daaraan te stellen eisen. In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2020 hebben wij geen controlewerkzaamheden verricht op gegevens in de WNT-verantwoording, of het ontbreken daarvan, op grond van de anticumulatiebepaling van artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1 onderdeel j Uitvoeringsregeling WNT. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of geen sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is. Dit hebben wij in onze controleverklaring ook kenbaar gemaakt in een paragraaf overige aangelegenheden.

GR Noord Hollands Archief | Accountantsverslag 2020

8

Vertrouwelijk – Ernst & Young Accountants LLP

Uitkomsten jaarrekeningcontrole Onregelmatigheden waaronder fraude

Fraude en naleving van wet- en regelgeving

Fraude en naleving van wet-en regelgeving In onze controle hebben wij aandacht besteed aan het volgende frauderisico: Gesignaleerde frauderisico’s

Op frauderisico’s gerichte beheersingsmaatregelen

Management override of controls (het risico op het doorbreken van beheersmaatregelen door het management).

► ►

►

Het risico ziet toe op management override vanuit budgetdruk dat toeziet op beïnvloeding van resultaat en balansposten, inclusief beïnvloeding parameters c.q. winstneming op lopende projecten en presentatie verplichtingen.

Primaire functiescheidingen Interne toetsing uitgangspunten verslaggevingsrichtlijnen. Interne beoordeling afwijkingen realisatie vs begroting.

Systeem- en gegevensgerichte werkzaamheden en bijbehorende bevindingen Wij hebben de volgende gegevensgerichte werkzaamheden verricht: ► het beoordelen van ongebruikelijke handmatige journaalposten boven onze threshold; ► het beoordelen van de bestuursnotulen 2020 en 2021; ► het beoordelen van significante afwijkingen tussen de begroting en de realisatie

De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en het ontdekken van fraude berust zowel bij het algemeen bestuur als het dagelijks bestuur. Het is van belang dat het dagelijks bestuur, onder toezicht van het algemeen bestuur, sterk de nadruk legt op het voorkomen van fraude, waardoor de gelegenheden tot het plegen van fraude kunnen afnemen, alsmede op het ontmoedigen daarvan, waardoor personen ervan kunnen worden weerhouden om fraude te plegen omwille van de waarschijnlijkheid dat die wordt ontdekt en bestraft. Op basis van de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden hebben wij geen indicaties voor fraude geconstateerd. Daarnaast heeft het dagelijks bestuur ons bevestigd geen indicaties te hebben voor fraude.

GR Noord Hollands Archief | Accountantsverslag 2020

9

Vertrouwelijk – Ernst & Young Accountants LLP

Uitkomsten jaarrekeningcontrole Gecorrigeerde controleverschillen

Post/omschrijving verschil

Bedrag in €

Effect van deze constatering op de interne beheersing

Inhaalafschrijving negatief activum

49.303 Dit gecorrigeerde verschil ziet toe op een activum uit 2006 waarop niet is afgeschreven op het creditbedrag dat hieraan gerelateerd is. (positief) Wij hebben voorgesteld dit met terugwerkende kracht tot en met 2020 te corrigeren. NHA heeft dit gecorrigeerd in de definitieve jaarrekening

Reclassificatie vorderingen en overlopende activa

71.806 In de eerste versie van de jaarrekening stond een voorontvangen factuur als ‘vorderingen openbare lichamen’ geclassificeerd. Gezien dit een vooruitontvangen factuur is, hebben wij een correctie naar de overlopende activa voorgesteld. NHA heeft dit gecorrigeerd in de definitieve jaarrekening.

GR Noord Hollands Archief | Accountantsverslag 2020

10

Vertrouwelijk – Ernst & Young Accountants LLP

Kwaliteit beheersorganisatie Bevindingen interne beheersing en automatisering Algemeen

Bij de planning en uitvoering van de controle van de jaarrekening 2020 van NHA hebben wij de interne beheersmaatregelen, welke onderdeel uitmaken van de administratieve organisatie van uw GR, in onze overwegingen betrokken. Wij hebben de opzet, het bestaan en de werking van interne beheersmaatregelen onderzocht voor zover wij dit in het kader van de jaarrekening noodzakelijk achten en niet met het doel om een oordeel over de effectiviteit van de interne beheersing te geven. Wij hebben geen onderzoek naar de effectiviteit van de interne beheersing verricht, anders dan dat relevant is voor onze jaarrekeningcontrole. Wij hebben vorig jaar geconstateerd dat NHA in belangrijke mate afhankelijk is van de expertise van externe partijen als het gaat om fiscale ontwikkelingen zoals omzetbelasting en vennootschapsbelasting. In 2020 heeft NHA hier opvolging aan gegeven door een verzoek in te dienen tot ontheffing van de VPB plicht. Dit verzoek is gehonoreerd derhalve is vrijstelling van de vennootschapsbelastingplicht overeengekomen. Tevens heeft NHA in 2020 de opdracht aan een extern adviesbureau verleend om met de belastingdienst te komen tot afspraken omtrent de BTW-regeling. Daarnaast merken wij op dat NHA ook afhankelijk is van de expertise van externe partijen ten aanzien van externe verslaggevingselementen zoals BBV, de WNT en aanbestedingsrichtlijnen.

Deze kennis is niet geborgd in de organisatie zelf, en dit maakt NHA kwetsbaar. Tijdens de controle van 2020 zijn wij extra tijd kwijt geweest aan de controle van de WNT, waarbij door een bestuursbesluit, een extra bestuurder moest worden opgenomen in de WNT verantwoording. Daarnaast zijn wij meer tijd kwijt geweest aan de rechtmatigheidscontrole op aanbestedingen, waarbij initieel aansluitingsverschillen bestonden tussen het externe rapport van Emeritor en de interne crediteuren spendanalyse. Daarnaast zijn niet alle partijen die mogelijk boven de aanbestedingsgrens komen, opgenomen in het externe rapport van Emeritor.

Automatisering

Onze controle was niet primair gericht op het doen van een uitspraak omtrent de continuïteit en betrouwbaarheid van (delen van) de geautomatiseerde gegevensverwerking en wij hebben daartoe ook geen opdracht van het dagelijks bestuur ontvangen. De jaarrekeningcontrole heeft echter geen tekortkomingen in de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht.

Naleving wet- en regelgeving en overige

Wij informeren het algemeen bestuur over illegale handelingen waarbij het hoger kader is betrokken en over fraude en illegale handelingen (of deze nu door het hoger kader of door andere werknemers zijn veroorzaakt) die een onjuistheid van materieel belang in de jaarrekening tot gevolg hebben. Gedurende de controle zijn geen significante punten gesignaleerd ten aanzien van feitelijke of vermoedelijke niet-nakoming van wet- en regelgeving of statuten, voor zover deze van belang worden geacht voor de mate waarin het algemeen bestuur in staat is zijn taken te vervullen.

GR Noord Hollands Archief | Accountantsverslag 2020

11

Vertrouwelijk – Ernst & Young Accountants LLP

Rechtmatigheidsbeheer

Onze bevindingen in het kader van rechtmatigheid

Wij hebben bij de controle over 2020 de rechtmatigheid getoetst conform de bepalingen van het Bado en het controleprotocol 2020. Bij onze controle hebben wij aandacht gegeven aan de volgende onderwerpen: ► Het rechtmatigheidsbeheer. ► De naleving van het voorwaardencriterium. ► De begrotingsrechtmatigheid. ► De kredieten. ► Mutaties in de reserves. ► Het misbruik-en-oneigenlijk-gebruikcriterium. ► De niet-financiële beheershandelingen. Het controleprotocol, inclusief het normenkader, is door het algemeen bestuur vastgesteld. Wij hebben geen tekortkomingen geconstateerd met betrekking tot de naleving van de hierboven genoemde rechtmatigheidsaspecten. Handelingen en beslissingen van niet-financiële aard vallen buiten de scope van de rechtmatigheidscontrole door de accountant. De accountant toetst deze handelingen en beslissingen niet inhoudelijk door gegevensgericht onderzoek. Volstaan wordt in dit kader met het beoordelen van het interne systeem van risicoafwegingen. Binnen dit systeem moeten voorwaarden zijn geschapen om risico’s goed te kunnen beoordelen en in de tijd te kunnen volgen.

Begrotingscriterium

GR Noord Hollands Archief | Accountantsverslag 2020

Per 1 januari 2017 is de nieuwe gemeenschappelijke regeling in werking getreden, de instelling van een openbaar lichaam dat de archiefbescheiden en collecties beheert die berusten in de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen. Het Dagelijks Bestuur is bevoegd tot het aangaan van verplichtingen zover deze binnen de goedgekeurde begroting vallen. Indien dit niet zo is is vooraf toestemming vereist. Het bestuur heeft de directeur de ruimte gegeven om te opereren binnen een bandbreedte van 5% van de jaarlijkse personeelslasten als het gaat om overschrijdingen van de begroting. Uitgaande van de herziene begroting 2020 bedraagt deze bandbreedte iets minder dan € 200.000. Indien deze bandbreedte wordt overschreden dan is goedkeuring vereist van het bestuur en de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling.

12

Vertrouwelijk – Ernst & Young Accountants LLP

Rechtmatigheidsbeheer

Aanbestedingsrechtmatigheid

Wij hebben van contracten (rechtshandeling in 2020) betreffende de inhuur van digitaal archiefspecialisten vastgesteld dat deze in 2021 boven de Europese aanbestedingsgrens komen. Dit betreft een totaalbedrag van €291k. Verder hebben wij van contracten (eveneens rechtshandeling 2020) voor ander tijdelijk personeel vastgesteld dat deze boven de Europese aanbestedingsgrens komen in 2021. Dit betreft een totaalbedrag van € 223k. Tot slot is voor Set Services B.V. in 2018 reeds een onrechtmatigheid aangemerkt voor een bedrag ad EUR 360k, waarvan € 272k voor de periode van 2019-2021. De rechtshandeling heeft in 2018 plaatsgevonden en dit bedrag is voor de gehele periode reeds fout gerekend. In 2018 is hiervoor reeds een afkeurend rechtmatigheidsoordeel verstrekt. De kosten voor Set Services B.V. zijn in 2020 hoger dan de contractwaarde van het onderhoudscontract door de aanschaf van diverse hardware in 2020. Op basis van de spendanalyse van 2019 en 2020 en de contractwaarde voor 2021 is de totaal bekende contractwaarde € 511k. Derhalve is € 239k aangemerkt als onrechtmatig. Het totaal van bovenstaande (€ 753k) komt boven de grens van aanbestedingsrechtmatigheid, waardoor wij een afkeurend oordeel verstrekken inzake rechtmatigheid. T Tot slot stellen wij een contract vast inzake onderhoud van installaties. De contractwaarde hiervan ligt onder de aanbestedingsgrens.

Wij constateren dat er kosten in 2019 en 2020 gemaakt worden voor de levering en montage van vervangende installatieonderdelen, en die zijn niet meegenomen in de raamovereenkomst. Op basis hiervan komt dit contract mogelijk boven de Europese aanbestedingsgrens in 2022. Wij adviseren het bestuur hier opvolging aan te geven. Het wetsvoorstel waar de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel van uitmaakt, is niet-controversieel verklaard. Dat betekent dat de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording in 2021 daadwerkelijk een feit is. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording komt de verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur voor het rechtmatig tot stand komen van de baten, lasten en balansmutaties, zoals die ook worden verantwoord in de jaarrekening, explicieter en beter tot zijn recht. Conform het wetsvoorstel is het dagelijks bestuur verantwoordelijk voor: • het opmaken van de balans en het overzicht van baten en lasten en toelichtingen daarop, waarin de grootte en samenstelling van zowel de activa en passiva per 31 december 2021 als de baten en lasten over 2021 getrouw dienen te worden weergeven in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Dit is inclusief overige elementen van de jaarrekening, zoals de SiSa bijlage en bijlage taakvelden, die wij in deze reactie verder buiten beschouwing laten.

GR Noord Hollands Archief | Accountantsverslag 2020

13

Vertrouwelijk – Ernst & Young Accountants LLP

Rechtmatigheidsbeheer

Aanbestedingsrechtmatigheid (vervolg)

•

het opmaken van de rechtmatigheidsverantwoording: het verantwoorden over de financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties voor zover betrekking hebbend op het begrotingscriterium, het voorwaarden criterium en het misbruik- en oneigenlijk gebruik-criterium. Dit houdt in dat baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming dienen te zijn met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen en inclusief uitwerking van misbruik en oneigenlijk gebruik.

Hierbij is het dagelijks bestuur tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het dagelijks bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening én de rechtmatigheidsverantwoording mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of van fouten en het rechtmatig tot stand komen van baten en lasten, alsmede de balansmutaties en in het bijzonder. Belangrijke aandachtspunten hierbij zijn het hebben van een toereikend rechtmatigheidsbeheer conform de financiële verordening van decentrale overheid. In dat kader zal ook intern binnen NHA met de nodige periodiciteit en diepgang moeten worden vastgesteld dat dit beheer toereikend is en gedurende het dienstjaar heeft gefunctioneerd. Dit ter onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording en het zorgdragen van toereikende dossiervorming in dit kader. Het is onze verantwoordelijkheid om de getrouwheid vast te stellen van de rechtmatigheidsverantwoording. Wij adviseren het bestuur om tijdig afstemming met ons te hebben over enerzijds de aard, omvang en timing van de rechtmatigheidswerkzaamheden en anderzijds de wijze waarop de controles worden vastgelegd. Wij verwachten dat de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording leidt tot een impuls voor de verbetering van de kwaliteit van de beheersing van de rechtmatigheid bij decentrale overheden.

Ook verwachten wij dat de verantwoording door het bestuur leidt tot een beter gesprek daarover tussen het bestuur en de toezichthoudende organen in het kader van de invulling van hun kaderstellende en controlerende rol. Graag denken wij mee over het ontwikkelingstraject binnen uw organisatie om te komen tot een dergelijke rechtmatigheidsverantwoording.

GR Noord Hollands Archief | Accountantsverslag 2020

14

Vertrouwelijk – Ernst & Young Accountants LLP

Rechtmatigheidsbeheer

Voorwaardencriterium

Wij hebben daarnaast geen financiële rechtmatigheidsfouten geconstateerd ten aanzien van het voorwaardencriterium.

Niet-financiële beheershandelingen vallen buiten de scope van rechtmatigheidscontrole

Handelingen en beslissingen van niet-financiële aard vallen buiten de scope van de rechtmatigheidscontrole door de accountant. De accountant toetst deze handelingen en beslissingen niet inhoudelijk door gegevensgericht onderzoek. Volstaan wordt in dit kader met het beoordelen van het interne systeem van risicoafwegingen. Binnen dit systeem moeten voorwaarden zijn geschapen om risico’s goed te kunnen beoordelen en in de tijd te kunnen volgen. Wij hebben ons een beeld gevormd over de wijze van totstandkoming van de inventarisatie van de risico’s en de getrouwe weergave van de hieruit mogelijk voortvloeiende financiële gevolgen in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing van het jaarverslag. Daarnaast hebben wij gericht geïnformeerd naar de lopende procedures waarbij NHA betrokken is, teneinde indicaties te verkrijgen over de eventuele risico’s op dit vlak. Op grond hiervan beschikken wij niet over aanwijzingen die een nader onderzoek naar de (financiële) gevolgen noodzakelijk maakt.

GR Noord Hollands Archief | Accountantsverslag 2020

15

Vertrouwelijk – Ernst & Young Accountants LLP

Bijlagen Controleaanpak

17

Jaarverslag

19

Onafhankelijkheid

20

Verklaring van verantwoordelijkheden

22

Bijlage - Controleaanpak Controleaanpak en -uitvoering

Controleaanpak en -uitvoering

Wij voeren onze controle uit met een mix van systeem- en gegevensgerichte werkzaamheden en een mix van vaste teamleden en ingeschakelde experts. Daarnaast beschikken wij als organisatie over verschillende kwaliteitsborgingsmaatregelen. Dit geheel tezamen leidt tot een kwalitatief goede controle. In dit verslag is voor elk bijzonder aandachtsgebied in onze controle terug te lezen wat de kernpunten in onze controle zijn geweest die hebben bijgedragen aan de kwaliteit in onze controle. Onze controleaanpak is onder andere gericht op het in kaart brengen van de voor de jaarrekening van belang zijnde risico’s. Op basis van onze gesprekken met het dagelijks bestuur over de belangrijke financiële en operationele ontwikkelingen is een aantal punten met een verhoogd risico voor de jaarrekening 2020 onderkend: ► Financiële positie en kwaliteit resultaat. ► Schattingen en toelichtingen in de jaarrekening. ► Onvolledige omzetverantwoording inzake het verhuren van archiefruimte ► Naleving Wet Normering Topinkomens Wij rapporteren u over onze werkzaamheden en bevindingen ten aanzien van onze aandachtspunten in dit accountantsverslag. Ten opzichte van voorgaand jaar hebben wij geen significante wijzigingen doorgevoerd in onze controleaanpak.

GR Noord Hollands Archief | Accountantsverslag 2020

17

Vertrouwelijk – Ernst & Young Accountants LLP

Bijlage - Controleaanpak Goedkeurings- en rapporteringstoleranties

De met u afgesproken goedkeurings- en rapporteringstoleranties

Op grond van het Bado stelt het algemeen bestuur de goedkeuringstolerantie vast die de accountant bij zijn jaarrekeningcontrole dient te hanteren. Op grond van de concept jaarrekening 2020 hebben wij de volgende goedkeuringstolerantie voor fouten gehanteerd € 71.560 (1% van de lasten) en voor onzekerheden € 214.600 (3% van de lasten). Op basis van het gecorrigeerde controleverschil zijn de toleranties verlaagd naar € 71.067 en € 213.200 respectievelijk. We hebben vastgesteld dat we voldoende werkzaamheden hebben uitgevoerd op basis van de initiële materialiteit. Als de goedkeuringstolerantie niet wordt overschreden, kan een goedkeurende controleverklaring worden afgegeven. De geconstateerde controleverschillen (zoals uiteengezet op pagina 10) zijn gecorrigeerd in de jaarrekening, derhalve kan een goedkeurende controleverklaring inzake getrouwheid worden verstrekt Zoals beschreven in de paragraaf ‘rechtmatigheidsbeheer’, hebben wij voor € 753k (afgerond) vastgesteld dat de opdrachtwaarde in relatie tot de Europese drempelbedragen niet Europees zijn aanbesteed en derhalve fout zijn, Dit is boven onze controletolerantie en derhalve leidt dit tot een afkeurend oordeel inzake rechtmatigheid. Deze goedkeuringstolerantie is een kwantitatief criterium. De uiteindelijke oordeelsvorming is echter altijd een combinatie van kwalitatieve en kwantitatieve afwegingen.

GR Noord Hollands Archief | Accountantsverslag 2020

18

Vertrouwelijk – Ernst & Young Accountants LLP

Bijlage - Jaarverslag

Inleiding

In het kader van onze controle van de jaarrekening is het onze taak om na te gaan of het jaarverslag voldoet aan de voorschriften van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en of het verenigbaar is met de jaarrekening, en ook om na te gaan of het jaarverslag, in het licht van de tijdens het onderzoek van de jaarrekening verkregen kennis en begrip omtrent de GR en haar omgeving, geen materiële onjuistheden bevat.

Vereisten jaarverslag

Uw jaarverslag bestaat uit de programmaverantwoording, de paragrafen en overige informatie. Het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten bepaalt nadere voorschriften voor het jaarverslag. In overeenstemming met de omvang en complexiteit van de GR bevat het jaarverslag een evenwichtige en uitvoerige analyse van de financiële situatie op de verslagdatum, ontwikkelingen tijdens het boekjaar en inkomsten, alsmede een beschrijving van de risico’s en onzekerheden. Daarnaast dient in het jaarverslag de verwachte gang van zaken te worden opgenomen. Ten aanzien van het gebruik van financiële instrumenten door de GR worden de doelstellingen en het beleid van de gemeenschappelijke regeling inzake risicobeheer vermeld.

Interne beheersingsmaatregelen

Bij de planning en uitvoering van de controle van de jaarrekening 2020 van NHA hebben wij de interne beheersmaatregelen, die onderdeel uitmaken van de administratieve organisatie van uw GR, in onze overwegingen betrokken. Wij hebben geen onderzoek naar de effectiviteit van de interne beheersing verricht, anders dan dat relevant is voor onze jaarrekeningcontrole. Derhalve kunnen we u ook geen oordeel over de interne beheersing per proces geven. Op basis van onze uitgevoerde werkzaamheden komen wij tot de conclusie dat de beheersorganisatie van NHA (voor zover relevant voor de controle van de jaarrekening) verbeterd kan worden door meer structurele kennis in te bedden in de organisatie omtrent zaken als VPB, BTW, WNT, BBV en aanbestedingsrecht. Daarnaast adviseren wij om voor de overige opbrengsten, met name de verhuur van archiefruimte, een contractregister op te stellen, met daarin in ieder geval de partij, het contractnummer en de start- en einddatum van het contract.

GR Noord Hollands Archief | Accountantsverslag 2020

19

Vertrouwelijk – Ernst & Young Accountants LLP

Bijlage - Onafhankelijkheid

Onafhankelijkheid

De onafhankelijkheid van de accountant behoort tot het fundament van zijn beroep. In de maatschappelijke discussie over kwaliteitsverbetering van de controle speelt de onafhankelijkheid van accountant een belangrijke rol. Vanaf 1 januari 2014 is op alle assurance-opdrachten onder Nederlands recht de Verordening inzake onafhankelijkheid (ViO) van toepassing. Een aantal belangrijke punten uit de ViO, die wij hieronder hebben opgenomen, betreffen: ► Langdurige betrokkenheid ► Samenloop van dienstverlening ► Geschenken en giften

Invloed van ViO op relatie NHA en EY

Langdurige betrokkenheid Om alle schijn van afhankelijkheid te vermijden, kunnen de externe accountant en (senior) managers in het team maximaal zeven achtereenvolgende jaren in het team actief zijn. Daarna zullen zij intern roteren. Onze betrokkenheid in jaren laat het volgende beeld zien: ► B.J.P. (Bart ) Langedijk RA; betrokken sinds de controle over het boekjaar 2019 ► A.P. (Jeanette) Weij RA; betrokken sinds de controle over het boekjaar 2020 Dit betekent dat geen sprake is van overschrijding van de geldende termijn van zeven jaar. Wij brengen u tijdig op de hoogte van belangrijke teamwisselingen. Intern beschikken wij over interne overdrachtsprocedures, zodat u geen hinder ondervindt van een teamwisseling.

GR Noord Hollands Archief | Accountantsverslag 2020

20

Vertrouwelijk – Ernst & Young Accountants LLP

Bijlage - Onafhankelijkheid

Invloed van ViO op relatie NHA en EY (vervolg)

Samenloop van dienstverlening Ten aanzien van OOB’s is de combinatie van wettelijke controles en overige dienstverlening volledig verboden, met uitzondering van met name genoemde overige assurance-diensten. Voor niet-OOB’s, zoals NHA, is bepaald dat samenloop is geoorloofd als de non-assurance-dienst niet van materiële invloed is op het assurance-object. Als er wel materiële invloed is geldt in beginsel een verbod, behalve wanneer de non-assurance-dienst niet: ► subjectief of niet-routinematig is; ► een verwerkingswijze in het assurance-object ten gevolge heeft waarvan het assurance team twijfelt of deze verwerkingswijze passend is; ► leidt tot een bedreiging uit hoofde van belangenbehartiging. Wij hebben in 2020 geen non-assurance-diensten voor NHA verricht die niet voldoen aan bovenstaande criteria. Naast de accountantscontrole, voert EY een subsidiecontrole uit. Dit betreft een assurance dienst. Geschenken en giften Zoals met u is overeengekomen, informeren wij u hierbij over de door ons ontvangen respectievelijk verstrekte geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid boven de € 100. Wij hebben geen geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid boven de € 100 ontvangen of verstrekt van/ aan medewerkers van NHA.

GR Noord Hollands Archief | Accountantsverslag 2020

21

Vertrouwelijk – Ernst & Young Accountants LLP

Bijlage – Verklaring van verantwoordelijkheden

Algemeen

Wij hebben de jaarrekening voor 2020 van NHA gecontroleerd. Het is de verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur van NHA om de jaarrekening op te maken in overeenstemming met de van toepassing zijnde grondslagen van financiële verslaggeving, zijnde het BBV. Het is onze verantwoordelijkheid een controleverklaring inzake de jaarrekening te verstrekken, als bedoeld in artikel 213 tweede lid van de Gemeentewet. Onze controle is verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en het door het algemeen bestuur vastgestelde controleprotocol. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. NHA heeft volledige medewerking verleend en heeft ons alle gevraagde toelichtingen en documenten verstrekt.

Fraude en naleving wet- en regelgeving

De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en het ontdekken van fraude en het naleven van wet- en regelgeving (hierna: onregelmatigheden) berust zowel bij het dagelijks bestuur als het algemeen bestuur. Het is van belang dat het dagelijks bestuur, onder toezicht van het algemeen bestuur, sterk de nadruk legt op het voorkomen van fraude en onregelmatigheden, waardoor de gelegenheden tot het plegen van fraude en onregelmatigheden kunnen afnemen, alsmede op het ontmoedigen daarvan, waardoor personen ervan kunnen worden weerhouden om fraude en onregelmatigheden te plegen omwille van de waarschijnlijkheid dat die wordt ontdekt en bestraft. Onze controle dient zodanig te worden gepland en uitgevoerd dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen onjuistheden van materieel belang als gevolg van fouten of fraude bevat. Door de beperkingen die inherent zijn aan een controle, bestaat er een onvermijdbaar risico dat sommige afwijkingen in de financiële overzichten niet zullen worden ontdekt, zelfs wanneer de controle naar behoren is gepland en uitgevoerd overeenkomstig de Standaarden.

GR Noord Hollands Archief | Accountantsverslag 2020

22

Vertrouwelijk – Ernst & Young Accountants LLP

Bijlage - Verklaring van verantwoordelijkheden Overige mededelingen

Fraude en naleving wet- en regelgeving (vervolg)

Onze controlewerkzaamheden omvatten mede de volgens Standaard 240 en 250 vereiste werkzaamheden, zoals brainstorming, het verzamelen van informatie met het oog op het vaststellen van en reageren op het risico van fraude en het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden gericht op het risico van het doorbreken van interne beheersmaatregelen door het management, met inbegrip van inzage in journaalboekingen, beoordeling van schattingen en evaluatie van zakelijke redenen voor significante ongebruikelijke transacties.

Letter of representation

Wij hebben het dagelijks bestuur gevraagd om een letter of representation (gedateerd op de datum van afgifte van onze controleverklaring). Wij hebben geen specifieke paragrafen toegevoegd aan onze standaard letter of representation als gevolg van de specifieke situatie en/of specifieke omstandigheden van NHA.

Significante uitdagingen/moeilijkheden tijdens de controle

Er zijn geen significante uitdagingen/moeilijkheden geweest tijdens de controle.

Verbonden partijen

Wij hebben geen significante bevindingen ten aanzien van verbonden partijen geconstateerd.

GR Noord Hollands Archief | Accountantsverslag 2020

23

Vertrouwelijk – Ernst & Young Accountants LLP