8. Verkorte versie handboek voor raadsleden.pdf

Handboek voor Raadsleden 2022 - 2026 Gemeente Velsen

Voor meer uitleg zie blz. 4 t/m 14 DE GEMEENTERAAD De kerntaak van de gemeenteraad is politieke sturing geven op onderwerpen die tot de bevoegdheid en verantwoordelijkheid van de raad horen.

Een raadslid probeert zijn partijpolitieke programma te verwezenlijken. Daarnaast is hij verantwoordelijk voor het gemeentelijk beleid en het daarbij behorende huishoudboekje.

GEMEENTERAADSLID HET WERK BESTAAT UIT: ❑ Deelnemen aan fractievergaderingen, sessies en raadsvergaderingen ❑ Het voorbereiden van sessies en vergaderingen ❑ Contact houden met achterban, inwoners, organisaties en bedrijven

EEN DUALE RAAD In een duale raad wordt de verhouding gekenmerkt door de tegenstelling politiek versus bestuur. Dit betekent dat er verband moet zijn tussen de twee partijen, maar geen samenwerking. Hierbij is het belangrijk dat de raadsleden en het college elkaar de ruimte geven.

TIP!: VELSEN IN CIJFERS De website velsen.incijfers.nl is het informatieplein voor Onderzoek & Statistiek van de gemeente Velsen.

PRESIDIUM Het presidium is het overleg van de raadsvoorzitter met de plaatsvervangend raadsvoorzitter en de fractievoorzitters.

STEUNFRACTIELEDEN Iedere fractie mag zich laten bijstaan door 2 steunfractieleden. Steunfractieleden nemen niet deel aan de besluitvorming, maar kunnen wel de nodige invloed uitoefenen via hun inbreng in de sessies.

WAAROVER GAAT DE RAAD o Stelt verordeningen, begroting en jaarrekening vast o Stelt bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid en beheer en de inrichting van de financiële organisatie vast o Stelt bij verordening regels vast voor de controle op het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie o Stelt bij verordening regels vast over door het college periodiek te verrichten onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde beleid o Besluit tot invoeren, wijzigen of afschaffen van gemeentelijke belasting

De gemeentewet verplicht de gemeenteraad om voor zichzelf en zijn bestuurders een gedragscode vast te stellen.

Voor meer uitleg zie blz. 15 t/m 20.

FORMELE REGELINGEN MET BETREKKING TOT ACTIVITEITEN, WERKWIJZE e.d. GEDRAGSCODE De gedragscode bevat geen directe sancties, maar wel de mogelijkheid voor de raad om bij schending ervan een raadslid tot de orde te roepen. Dit wordt in eerste instantie beoordeeld door het presidium, eventueel bijgestaan door een adviescommissie.

TRANSPARANTE TAAKOPVATTING 1. Verplichting om functie(s) en nevenfuncties te publiceren. 2. Er zijn onverenigbare betrekkingen opgenomen in art. 13 gemeentewet. 3. Er zijn activiteiten die een raadslid niet mag ondernemen in art. 15 gemeentewet 4. Artikel 28 bepaalt in het algemeen dat een raadslid niet meestemt over een aangelegenheid waar hij persoonlijk of als vertegenwoordiger bij is betrokken. 5. De Algemene wet bestuursrecht geeft in artikel 2:4 een voorschrift ten aanzien van de integriteit van raadsleden

VERTROUWELIJK OF GEHEIM? In het spraakgebruik bestaat er weinig verschil tussen vertrouwelijk en geheim. Maar wanneer het gaat over of het verspreiden van informatie strafbaar is, dan is het onderscheid cruciaal. Vertrouwelijk is een fatsoensnorm, geheim is een juridisch begrip. Dat wil zeggen dat alleen stukken waaromtrent geheimhouding is opgelegd ‘echt’ geheim zijn. Maar de Hoge Raad heeft ook bepaald dat raadsleden strafbaar zijn als ze informatie openbaar maken waarvan ze horen te weten dat die vertrouwelijk hoort te blijven.

GEHEIMHOUDING De conclusie dat geheimhouding voor raadsleden niet geldt, is onjuist: in beginsel hebben raadsleden een verplichting tot geheimhouding als deze opgelegd is. Alleen als een raadslid ervan overtuigd is dat er zodanige belangen in het spel zijn dat hij zich hieraan niet kan houden, kan hij voor deze schending van een wettelijke verplichting in het algemeen niet vervolgd worden, tenminste als deze plaatsvindt tijdens een vergadering van de raad.

Voor meer uitleg zie blz. 21 t/m 28 DE VERGADERINGEN

Gemiddeld een week voorafgaand aan de sessies komen de fracties bij elkaar om de vergaderingen voor te bereiden.

De vergaderingen vinden in principe altijd plaats op donderdagavond. Gestart wordt met de sessies. Er zijn meestal 3 parallelle sessies voor en na de pauze. Twee weken later is er een raadsvergadering.

RAADSPLEIN – HET PODIUM VAN EEN RAADSLID

Om de agenda’s voor de sessies en de raadsvergaderingen vast te stellen is er een agendacommissie ingesteld. Deze bestaat uit 4 raadsleden, onder leiding van de plaatsvervangend raadsvoorzitter. Ook de voorzitter van de raad en de griffie nemen deel aan de vergaderingen.

DE RAADSVERGADERING

Een inwoner kan in maximaal drie minuten zeggen wat hij van een bepaald voorstel vindt.

De Velsense raad vergadert 1 keer per maand op donderdagavond om 19.30 uur. Er wordt gestart met een informeel gedeelte, het actualiteitenuurtje. Daarna kunnen raadsleden en inwoners een korte vraag stellen aan het college. Na het actualiteitenuurtje worden raadsdebatten gepland indien er onderwerpen aan de orde komen waarover de partijen politiek flink van mening verschillen. Sommige onderwerpen worden door de agendacommissie als “hamerstuk” geagendeerd.

HET REGLEMENT VAN ORDE (RvO) In het RvO wordt beschreven op welke wijze vergaderingen plaatsvinden en welke instrumenten een raadslid tot zijn beschikking heeft.

AGENDACOMMISSIE

Spreekrecht

Sessies 19.30 – 21.00 Pauze 21.00 – 21.30 Sessies 21.30 - 23.00

SESSIES Kunnen informatief, beeldvormend, consulterend of oordeelsvormend karakter hebben. In het bespreekvoorstel is te lezen wat voor soort sessie het is.

BESPREEKVOORSTELLEN Om ervoor te zorgen dat iedereen eenzelfde beeld heeft over het doel van de sessie wordt met de agenda voor iedere sessie een bespreekvoorstel meegestuurd.

BESLOTEN VERGADERING De voorzitter, of tenminste een vijfde van de aanwezige raadsleden, kunnen voorstellen om bij een vergadering de deuren te sluiten. De raad beslist daarover.

Voor meer uitleg zie blz. 29 t/m 32 RECHT VAN AMENDEMENT

RECHT VAN INITIATIEF

WAT IS HET? Een amendement is een voorstel tot wijziging van een concept-verordening of conceptbesluit. Ieder raadslid heeft de bevoegdheid om een voorstel tot wijziging te doen. HOE WERKT HET? Het voorstel tot wijziging van een concept-verordening of concept-beslissing moet op de agenda van de raad worden gezet en door de raad worden behandeld. WANNEER ZET JE HET IN? Als de conceptverordening of concept-beslissing ter beraadslaging of besluitvorming voorligt aan de raad en je als raadslid hierin iets wilt wijzigen.

WAT IS HET? Elk raadslid heeft de bevoegdheid om een voorstel voor een verordening of een ander voorstel aan te bieden ter behandeling door de raad. HOE WERKT HET? Raadsleden kunnen een (schriftelijk) voorstel via de griffier op de raadsagenda laten plaatsen. WANNEER ZET JE HET IN? Wanneer je het als raadslid nodig acht om je kaderstellende taken uit te voeren.

RECHT VAN MOTIE WAT IS HET? Een motie is een uitspraak van de raad, op voorstel van één of meer raadsleden, waarmee hij het college en de burgemeester wil bewegen om het beleid en het bestuur in een bepaalde richting te sturen. HOE WERKT HET? Er moet een schriftelijke conceptuitspraak opgesteld worden die tijdens de raadsvergadering in stemming wordt gebracht. WANNEER ZET JE HET IN? Het kan worden ingezet ten aanzien van ieder denkbaar onderwerp dat op de agenda staat of dat de raad op de agenda wil brengen en waarbij een motie nodig wordt geacht.

Raadsinstrumenten RECHT VAN ONDERZOEK OF ENQUÊTE WAT IS HET? De gemeenteraad kan met een raadsonderzoek of -enquête een onderzoek instellen om het beleid en bestuur van het college en de burgemeester te evalueren. Eén of meer gemeenteraadsleden kunnen hiervoor het initiatief nemen. HOE WERKT HET? Het onderzoek wordt uitgevoerd door een raadscommissie die bestaat uit leden van de raad. Zij zijn bevoegd om ten behoeve van het onderzoek in openbare verhoren getuigen en deskundigen te horen. WANNEER ZET JE HET IN? Het raadsonderzoek is een ‘’zwaar’’ instrument vanwege de arbeidsintensiteit en de mogelijke consequenties. Zet het in als instrument als je dat als raad echt nodig acht om je controlerende taak uit te kunnen voeren.

RECHT VAN INTERPELLATIE WAT IS HET? Elk raadslid heeft de bevoegdheid om te debatteren met het college over een onderwerp dat niet op de agenda van de raadsvergadering staat. Zo kan een raadslid een actueel onderwerp aan de orde stellen. HOE WERKT HET? Een raadslid moet vooraf een verzoek indienen en de raad om toestemming te vragen om het debat te mogen voeren. De regels omtrent de toestemming zijn door de raad zelf opgesteld.

Voor meer uitleg zie blz. 34 t/m 37 DE RAADSGRIFFIER ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓

Treedt op als eerste adviseur van de raad Hoeder van de lokale democratie Coacht de raad Vertrouwenspersoonsfunctie voor raadsleden Is het eerste aanspreekpunt van de raad Aanwezig bij alle raadsvergaderingen om te helpen Is de algemene ondersteuning van de raad en geeft strategisch advies

1. 2. 3. 4.

Strategische advisering aan de gemeenteraad Ondersteuning gemeenteraad Procesmatige advisering Communicatieve ondersteuning en advisering

ONDERSTEUNING GRIFFIE

WERKGEVERSCOMMISSIE De griffie valt rechtstreeks onder de raad. Dat betekent dat de Raad als werkgever voor de griffie moet fungeren. De werkgeverscommissie voert gesprekken met de griffier over het functioneren van de griffie en griffier. De griffier legt verantwoording af aan de werkgeverscommissie over de werkplannen, jaarverslag en jaarrekening van de griffie. De werkgeverscommissie legt verantwoording af aan de gemeenteraad.

Griffie

BEREIKBAARHEID GRIFFIE algemeen emailadres: griffie@velsen.nl

Ruurd Palstra Raadsgriffier Bereikbaar ma t/m vr rpalstra@velsen.nl 0255-567501 / 0618498109

Carla Mul Raadsadviseur Bereikbaar ma, di & do cmul@velsen.nl 0255-567502 / 0640307506

Linda Klinkenberg Plaatsvervangend griffier, raadsadviseur Secretaris rekenkamercommissie Bereikbaar ma t/m do lklinkenberg@velsen.nl 0255-567520 / 0622951023

Pablo Meegdes Raadscommunicatieadviseur Bereikbaar ma t/m do pmeegdes@velsen.nl 0255-567807/0643408351

Eva Voorham Raadsadviseur Bereikbaar ma t/m vr evoorham@velsen.nl 0255-567467 / 0624950994

Birgit Kraak Office Manager Bereikbaar ma, di & do, vr bkraak@velsen.nl 0255-567251 / 0636526711

Voor meer uitleg zie blz. 38 t/m 40

COLLEGEBERICHTEN

AFSPRAKEN INFORMATIEVOORZIENING VIA GEMEENTELIJKE VERORDENINGEN

Het college geeft ongevraagd de nodige informatie aan de raad (actieve informatieplicht) in de ACTIEVE INFORMATIEPLICHT COLLEGE Naast de wettelijke regelingen is het ook vorm van collegeberichten. Dit zijn schriftelijke Meestal beknopte mededelingen over onderwerpen mogelijk binnen een gemeente afspraken te maken die in een collegevergadering aan de orde zijn geweest. Deze over de informatievoorziening aan de collegeberichten kunnen voor raadsleden aanleiding zijn om gemeenteraad. Dit kan gaan om afspraken over nadere vragen te stellen of om agendering van het formeel aan de raad aan te bieden stukken of om onderwerp te verzoeken. Alle collegeberichten worden andere informatie, zoals uitleg van ambtenaren gepubliceerd in het RIS (raadsinformatiesysteem). over (financieel) technische zaken op het moment dat raadsleden hierom vragen, of een toelichting van de concerncontroller of hoofd van een afdeling over een lopend proces. Hierbij is het van belang dat iedereen zich realiseert dat informatie die VASTGESTELDE VERORDENINGEN gegeven wordt door de ambtelijke organisatie, Er is een groot aantal verordeningen, reglementen en instructies waarmee schriftelijk of mondeling, in feite altijd namens het wordt gewerkt in de gemeentelijke organisatie.

Voor informatievoorziening college van burgemeester en wethouders wordt aan de gemeenteraad zijn met name drie verordeningen van belang, gegeven. Dit betekent dat hierover in de namelijk de financiële verordening, de controleverordening en de organisatie afspraken moeten worden gemaakt. verordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid. Deze verordeningen regelen de informatievoorziening aan de gemeenteraad die in relatie staat tot de planning en control cyclus.

Voor meer uitleg zie blz. 41 t/m 44 DOEL VAN DE REKENKAMERCOMMISSIE

SAMENSTELLING

De rekenkamercommissie onderzoekt de De rekenkamercommissie van Velsen bestaat uit in doelmatigheid, doeltreffendheid en de beginsel 1 afgevaardigd raadslid vanuit elke fractie, 1 rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur extern lid en een externe voorzitter. De gevoerde beleid. In de rekenkamercommissie rekenkamercommissie wordt ondersteund door de REKENKAMERCOMMISSIE wordt geen politiek bedreven. De uitkomsten van griffie. VAARDIGHEDEN LID REKENKAMERCOMMISSIE de onderzoeken kan de gemeenteraad gebruiken WAT DOET DE REKENKAMER NOG MEER voor (het verbeteren van) zijn kaderstellende en De rekenkamercommissie adviseert de controlerende rol. Hierbij legt hij het accent op de gemeenteraad over de jaarstukken en voert Conclusies/ maatschappelijke effecten van beleid: in aanbevelingen namens de gemeenteraad gesprekken met de Communicatieve hoeverre worden de doelen bereikt als gevolg van Nieuwsgierig kort en helder accountant over de boardletter, de tussentijdse vaardigheden de inzet van beleid. definiëren controle en het rapport van bevindingen inclusief de verklaring bij de jaarrekening. VERGADERINGEN De rekenkamercommissie van Velsen vergadert circa 10 keer per jaar, meestal op dinsdagavond. Ook zijn regelmatig regionale bijeenkomsten met andere rekenkamer(commissies).

Zakelijk en open discussiëren

Onafhankelijke oordeelsvorming

Leveren van substantiële bijdrages

BIJDRAGE Op basis van het rechtspositiebesluit politieke ambtsdragers wordt voor de duur van de uitoefening van de rekenkamerfunctie een toelage verleend (vastgesteld bedrag 2022 € 128,23 per maand).

KEUZE ONDERZOEKSONDERWERPEN De keuze van onderzoeksonderwerpen is een verantwoordelijkheid van de Rekenkamercommissie. Onderzoek wordt als regel uitgevoerd door externe bureaus, waarbij de commissie zorgt voor de begeleiding. Een onderzoekagenda is vastgelegd in een meerjarig werkprogramma dat op basis van brede consultatie wordt voorbereid. De onderzoeksrapporten zijn openbaar.

Voor meer uitleg zie blz. 45

JvDF

Het John van Dijk Fonds is een initiatief van de gemeente Velsen

JOHN VAN DIJK FONDS

Wat is het John van Dijk Fonds? John van Dijk werd in 1990 op 26 jarige leeftijd raadslid van de gemeente Velsen.

Organiseert projecten voor jongeren

Fonds is in 2002 door de gemeenteraad opgericht om extra aandacht te geven aan de politieke bewustwording van jongeren

Bestaat uit raadsleden en steunfractieleden Het Fonds wordt ondersteund door de griffie

Biedt onder andere een lesprogramma voor scholen aan

Op 30 april 2001 is hij overleden na een lange en slopende ziekte. John was een raadslid die op een originele manier opkwam voor ideeën van jongeren. Door zijn inzet, enthousiasme en het inschakelen van zijn netwerken heeft hij jongeren enthousiast gemaakt voor de politiek.

Voor meer uitleg zie blz. 46 t/m 47 FRACTIEONDERSTEUNING

AMBTELIJKE ONDERSTEUNING

Gemeenteraadsfracties hebben in het gemeentehuis een vergaderkamer ter beschikking. Na reservering kunnen de fracties ook gebruik maken van deze kamer om bezoek te ontvangen.

Ambtenaren dienen medewerking te verlenen als een raadslid hier om vraagt. In de Verordening ambtelijke ondersteuning raadsleden is vastgelegd welke ondersteuning de raadsleden kunnen krijgen en op welke wijze deze vorm krijgt.

FINANCIËLE ONDERSTEUNING De raadsfracties krijgen voorts een financiële ondersteuning om hun taak uit te kunnen oefenen. Onkosten die gemaakt worden kunnen hieruit worden betaald. Ieder jaar leggen de fracties verantwoording af voor de door hen gemaakt kosten. Spelregels over de financiële ondersteuning zijn beschreven in de verordening op de fractieondersteuning.

ONDERSTEUNING FRACTIE EN RAADSLID

TOEGANGSTAG Alle raads- en steunfractieleden ontvangen een toegangstag waarmee ze toegang hebben tot het vergadergedeelte van gebouw B via de automatische schuifdeuren.

Het is ook mogelijk te kopiëren met de tag.

FRACTIEKAMERS Na het reserveren van een fractiekamer kan er worden aangegeven of er kopjes en koffie/theekannen klaargezet moeten worden. Als de fractie daarvan incidenteel geen gebruik maakt moet de reservering op tijd afgemeld worden bij servicedesk@velsen.nl; of tel. 567777.

Voor meer uitleg zie blz. 48

AVG

ALGEMENE VERORDENING GEGEVENSBESCHERMING

Sinds 25 mei 2018 geldt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Privacyrecht is daarom actueel, ook voor de gemeenteraad. Brieven van burgers mogen alleen nog met toestemming van de burger niet-geanonimiseerd online gezet worden. Als in e-mails van en aan raadsleden persoonsgegevens voorkomen, dan geeft de AVG de betrokkene recht op inzage daarin. Gemeenten moeten zorgvuldiger, transparanter en verantwoordelijker omgaan met de persoonsgegevens van medewerkers en inwoners. Persoonsgegevens zijn gegevens waarmee je iemand direct of indirect kan identificeren. Denk hierbij aan een naam, Burgerservicenummer of adres.

Daarnaast heeft de gemeenteraad 23 december 2021 ook een, zogeheten, Functionaris Gegevensbescherming (FG) voor de raad benoemd. Wat doet een FG: het uitvoeren en adviseren over audits, het hebben van een vraagbaakfunctie, het adviseren en informeren van de gemeenteraad en werknemers over de AVG en gegevensbescherming.