20210928_Voorstel frictiekosten uittreding Uitgeest uit GR IJW! 2021_ver...

Voorstel Aan : Gemeentesecretarissen Beverwijk, Heemskerk, Uitgeest en Velsen Betreft : Voorstel frictiekosten uittreding gemeente Uitgeest uit GR IJW! Datum : 28 september ’21 Van : David Brode ____________________________________________________________________________ Geachte ontvanger, Op 23 juni 2021 heeft Peter Schouten, gemeentesecretaris Uitgeest en gemandateerd op dit dossier, verzocht om op basis van het doorlopen proces in het dossier ‘Uittreding gemeente Uitgeest uit Gemeenschappelijke Regeling IJmond Werkt!’ (hierna: IJW!) een aanbod frictiekosten1 op te stellen. Via deze weg doen we u dit voorstel toekomen. De doelstelling van dit dossier is om tot een voorstel compensatie van de kosten te komen die het rechtstreekse gevolg zijn van de uittreding van Uitgeest uit IJW! zodat de achterblijvende gemeenten geen financieel nadeel ondervinden (zogenaamde schadelast, zie ook art. 35 GR IJW! 2019). Daarbij is het voor de gemeenteraad van Uitgeest van belang dat de voorwaarden van uittreding redelijk en billijk zijn. Dit dossier is tot stand gekomen in samenwerking met de (concern)controllers van de IJmondgemeenten en IJW!. In overeenstemming met eerdere behandeling van dit dossier heeft het EY-rapport uit 2016 als basis gediend om tot een berekening van de schadelast te komen.

Ter voorbereiding van de besluitvorming op dit dossier bevestigt IJW! desgevraagd dat de informatie die zij heeft aangeleverd om tot een berekening van de frictiekosten te komen, volledig en juist is en in lijn ligt met de geformuleerde uitgangspunten. Zodoende komen wij tot een voorstel schadelast van € 377.000. Aanleiding Op 17 december 2020 heeft de gemeenteraad van Uitgeest toestemming verleend om per 1 januari 2022 uit te treden uit IJW!. Hiervan zijn de gemeenten Beverwijk, Heemskerk en Velsen en IJW! per brief, gedateerd 18 december 2020, op de hoogte gesteld. De uittreding van Uitgeest gaat om alle taken niet zijnde de uitvoering van Wet sociale werkvoorziening (hierna: WSW). Hoewel Uitgeest volledig uittreedt uit IJW! is het de intentie om met IJW! voor de taken die na 1 januari 2022 door IJW! uitgevoerd blijven worden dienstverleningsovereenkomsten (hierna: DVO) af te sluiten. De frictiekosten in dit voorstel hebben betrekking op alle taken die de WSW uitvoering niet raken. Voorstel schadelast Dit dossier en de daaruit voortvloeiende schadelastberekening is met de grootst mogelijke zorg samengesteld. In aanvulling op onderstaand voorstel worden momenteel DVO’s voorbereid voor diensten die na 1 januari 2022 door Uitgeest bij IJW! worden ingekocht. Dit betreft zonder meer een DVO voor de WSW-doelgroep.

Indien er aanvullend re-integratiediensten worden ingekocht zal dit ook via een DVO gebeuren. 1

De termen frictiekosten en schadelast worden in dit voorstel door elkaar gebruikt en kunnen als synoniemen worden gelezen.

1/7

Het voorstel bestaat uit twee onderdelen: 1. Berekening EY model frictiekosten 2020, Zie hiervoor bijlage 1, “Uittreding Uitgeest - Datasheet aandeel 2020 conform jaarrekening – 20210519_juni, tabblad “EY model frictiekosten 2020”. Op basis van de heroriëntatie uitgangspunten EY rapport wordt de schadelast berekend op € 377.000. Baten/lasten (x 1.000 euro)

bedrag

Re-integratie taak, directe kosten Re-integratie taak, overhead

224 153

Totaal

377

2. DVO’s WSW-doelgroep en, indien van toepassing, een DVO voor in te kopen reintegratietrajecten. Het opstellen van de DVO kan onafhankelijk van het huidige proces om tot een afwikkeling te komen van de frictiekosten. De DVO voor de WSW-doelgroep wordt momenteel opgesteld, planning is om eind september 2021 het eerste concept ter beoordeling op te leveren. Deze DVO maakt onderdeel uit van het voorstel, maar heeft geen invloed op de hoogte van de schadelastberekening. Per 31 december 2020 heeft Uitgeest 56 lopende re-integratietrajecten. Een initiële verwachting is dat er tussen de 20-30 trajecten niet zullen zijn afgerond eind 2021. Indien nodig zal voor deze trajecten een tijdelijke DVO worden afgesloten zodat de dienstverlening voor deze groep na 1 januari 2022 kan blijven doorlopen. Deze DVO heeft geen invloed op de hoogte van de schadelastberekening. Dit dossier is tot stand gekomen in samenwerking met de (concern)controllers van de IJmondgemeenten en IJW! Alle informatie is openlijk gedeeld, besproken en verwerkt. Uitgeest heeft een externe procesbegeleider aangesteld om het voortouw te nemen in de uitwerking van dit dossier. Het huidige aanbod zou echter niet tot stand zijn gekomen zonder de inspanningen van alle betrokkenen.

Overzicht dossier Om u mee te nemen in de totstandkoming van het huidige aanbod frictiekosten wordt in deze aanbiedingsbrief eerst ingegaan op de geschiedenis van dit dossier. Vervolgens wordt de probleemstelling geschetst, gevolgd door een overzicht van het doorlopen proces met daarin een doorkijk naar de heroriëntatie op de uitgangspunten van het oorspronkelijke EY rapport. Alle cijfermatige informatie is, op vraag van de controllers van de IJmondgemeenten, aangeleverd door IJW!. Afsluitend worden enkele slotopmerkingen benoemd die tijdens de gezamenlijke voorbereiding naar boven zijn gekomen. Via onderstaande hyperlinks springt u eenvoudig naar de verschillende onderdelen in dit dossier. Overzicht: -

Aanleiding Voorstel schadelast Geschiedenis Probleemstelling 2/7

-

Uitwerking en totstandkoming voorstel Jaarcijfers 2019, 2020 Doorkijk heroriëntatie kostenposten en slotopmerkingen Dienstverleningsovereenkomst WSW en re-integratie Tot slot

Geschiedenis Brief Uitgeest 13-01-2016 met voornemen om per 1-1-2017 uit te treden uit IJW! i.v.m. ambtelijke fusie met BUCH gemeenten. In december 2015 heeft de gemeente Uitgeest het bestuur van IJW! verzocht te berekenen welke financiële gevolgen er optreden als Uitgeest in zijn geheel uit IJW! treedt. Op 7 maart 2016 zijn middels een memo de financiële aspecten met betrekking tot het uittreden van Uitgeest uit IJW! door een ambtelijke werkgroep in kaart gebracht. Naar aanleiding daarvan heeft Uitgeest het bestuur van IJW! verzocht om een verdere uitwerking van de schadelastberekening, rekening houdend met een aantal voorwaarden (extern, onafhankelijk onderzoek op kosten van Uitgeest, uitkomst is bindend). De opdracht wordt gegund aan EY. Op 23 september 2016 wordt het eindrapport door EY aangeboden aan IJW!. De uitkomst ligt in lijn met het eerdere rapport door de ambtelijke werkgroep. In onderstaand overzicht is de totale schadelastberekening zoals berekend door EY opgenomen (zie ook bijlage 2): Baten/lasten (x 1.000 euro)

bedrag

Re-integratie taak, directe kosten Re-integratie taak, overhead

344 238

Totaal re-integratie

582

WSW taken Groenonderhoud

2.891 16

Totaal WSW

2.907

Totaal

3.489

De berekening van de schadelast is mede op basis van de geldende jurisprudentie betreffende schadeberekeningen van de MDR (uitspraak Raad van State d.d. 15 april 2015). In het rapport is expliciet aangegeven dat er geen sprake is van liquidatie of opheffing van de Gemeenschappelijke Regeling (hierna: GR), daarom is geen verrekening van activa, passiva die op de balans van de GR staan. Die blijven toebehoren aan de GR. Op 12 oktober 2016 maakt het Dagelijks Bestuur lid IJW! van Uitgeest via een memo kenbaar dat het rapport van EY onvolledig is en dat de objectiviteit in twijfel wordt getrokken. Op 21 november is er gesprek met EY, Uitgeest en de ambtelijke werkgroep over de opmerkingen van Uitgeest. De standpunten worden uitgewisseld en toegelicht. Uitgeest zal binnen drie weken een officieel standpunt kenbaar maken. Op 16 december 2016 volgt deze reactie. Daarin geeft het college van Uitgeest aan dat het gedeeltelijk wil uittreden uit de GR. Het gaat om alle taken die niet raken aan de WSW-uitvoering. Ook neemt het college het standpunt in dat er wel sprake kan zijn van een verrekening van de reserves van IJW! en dat de schade beperkt kan worden doordat er compensatie van de overhead zal ontstaan 3/7

door nieuwe taken waaronder beschut werk. De gemeente Uitgeest berekent de schadelast hierdoor tot € 156.625 (EY-berekening: € 582.000, zie bovenstaande tabel). Op 7 maart zenden de colleges van Velsen, Beverwijk en Heemskerk een brief aan het college van Uitgeest waarin de drie gemeenten vasthouden aan het bindende rapport van EY. Op 25 april 2017 stuurt het college van Uitgeest een brief aan de overige drie gemeenten waarin zij vermeldt dat zij de raad van Uitgeest op 18 mei 2017 toestemming vraagt om per 1 januari 2018 gedeeltelijk uit te treden uit de GR IJW!. Op 23 juni 2017 ontvangen de overige drie gemeenten een brief van het college van Uitgeest waarin wordt medegedeeld dat de raad de intentie uitspreekt om per 1 januari 2018 uit te treden, mits dit geschiedt onder acceptabele en reële voorwaarden voor partijen. Het college van Uitgeest krijgt de opdracht om terug te gaan aan de onderhandelingstafel. De raad stelt dat het betalen van € 582.000 niet wordt beschouwd als een acceptabele en reële voorwaarde en geeft het college geen toestemming tot gedeeltelijke uittreding. Op 23 maart 2018 geeft het Algemeen Bestuur van IJW! per brief aan geen behoefte te hebben aan verdere onderhandeling over de voorwaarden tot uittreding. Het rapport van EY is bindend.

Op 5 juni 2018 geeft het college van Uitgeest aan per brief dat het niet lukt om in gesprek te komen over de omvang en wijze van compensatie van de schade door gedeeltelijke uittreden. Het college heeft de raad hiervan op de hoogte gesteld en doet vooralsnog geen verzoek tot uittreding. Tot februari 2020 ligt het dossier stil. In een raadsinformatiebrief informeert het college van Uitgeest de raad over de stand van zaken van twee onderzoeken bij IJW!, beide uitgevoerd door het adviesbureau Iroko. De onderzoeken betreffen de effectiviteit van de re-integratie en alternatieve uitvoeringsscenario’s voor de WSW en bekostiging en inrichting Nieuw Beschut Werk. Er wordt voorgesteld om op 14 mei 2020 in commissieverband in Uitgeest te spreken over de uitkomsten van de onderzoeken, de positie van Uitgeest in relatie tot de doorontwikkeling van IJW! en indien mogelijk uittreden van Uitgeest uit de IJW!. Dit leidt op 17 december 2020 tot een toestemming van de raad van Uitgeest om per 1 januari 2022 uit te treden uit IJW!. (terug naar onderwerpen)

Probleemstelling Het is duidelijk dat dit dossier een lange geschiedenis kent. De standpunten van de betrokkenen zijn helder en liggen op tafel. Het probleem richt zich vooral op de omvang van de financiële afwikkeling op basis van het rapport van EY. De gedeeltelijke uittreding van Uitgeest gaat om alle taken niet zijnde de uitvoering van WSW. De schadelast berekend door EY voor deze taken bedraagt € 582.000. De raad van de gemeente Uitgeest stelt dat dit bedrag niet wordt beschouwd als een acceptabele en reële voorwaarde voor uittreding. De overige drie gemeenten houden vast aan het rapport van EY. Een onafhankelijk rapport op basis van jurisprudentie waaraan vooraf is afgesproken dat de uitspraak bindend is. Een impasse. Om uit deze impasse te komen stelt Uitgeest voor om met de IJmondgemeenten in gesprek te gaan over mogelijke opties. Om het gesprek in te leiden stelt Uitgeest twee opties voor die recht doen aan de uitgangspunten zoals geformuleerd in het EY-rapport: -

Ten eerste een actualisering van de gebruikte cijfers van EY, waarbij we met elkaar de kostenposten in kaart brengen die van invloed zijn op de frictiekosten,

-

Ten tweede een heroriëntatie van de gebruikte uitgangspunten van EY.

4/7

In beide gevallen gelden twee principes die leidend zijn voor dit voorstel, namelijk, dat de achterblijvende gemeenten geen financieel nadeel hebben van de uittreding van Uitgeest en dat in het verlengde hiervan de gehanteerde voorwaarden redelijk en billijk zijn. (terug naar onderwerpen)

Uitwerking en totstandkoming voorstel Op basis van de probleemstelling hebben de controllers van de IJmondgemeenten en IJW! een proces doorlopen waarin informatie is verzameld om tot een berekening van de schadelast te komen. De concerncontrollers van de IJmondgemeenten zijn op de hoogte gehouden en betrokken bij het proces. Op basis van het huidige voorstel kunt u een besluit nemen over de financiële afwikkeling van de uittreding van Uitgeest uit de GR IJW!. Op 20 april jl. zijn de controllers van de IJmondgemeenten met elkaar in gesprek gegaan om zicht te krijgen op onderdelen die van invloed kunnen zijn op de frictiekosten. De berekening zoals opgesteld in het EY-rapport heeft daarbij als uitgangspunt gediend. Omdat er bij de controllers op dat moment onvoldoende informatie beschikbaar was om een vertaling naar de huidige situatie te maken, is namens de groep aan IJW! gevraagd om informatie te verstrekken over de volledigheid van de kostenposten en daaropvolgend de termijnen die IJW! nodig acht om tot een afbouw of omvorming van die kosten te komen. Tijdens het vervolgoverleg met de controllers op 4 mei is de controller van IJW! aangeschoven om de gevraagde informatie mondeling toe te lichten, maar ook om een specifieker beeld te krijgen van de benodigde informatie.

Dat overleg is vervolgd op 18 mei, waarbij de controller van IJW! een datasheet heeft aangeleverd om de kosten – onafhankelijk van het EY-rapport – van het aandeel van Uitgeest op de re-integratie inzichtelijk te maken (zie hiervoor bijlage 1 “Uittreding Uitgeest - Datasheet aandeel 2020 conform jaarrekening - 20210519”, tabblad “Aandeel Re-int. Uitgeest 2020”). Dit overzicht is gebaseerd op de jaarcijfers 2020. De reden voor deze keuze wordt hieronder toegelicht. Vervolgens is een doorkijk gemaakt naar de kostenposten zoals omschreven in het EY-rapport en de afbouwperiodes die daarbij nodig en redelijk worden geacht. Op een viertal kostenposten (huur, afschrijving, onderhoud en overige algemene kosten) is door de controllers van de IJmondgemeenten aanvullende informatie gevraagd aan IJW!, welke vervolgens is aangeleverd (zie hiervoor bijlage 1, tabblad “Rubriek info 2020”). De doorkijk wordt hieronder toegelicht. Het oorspronkelijk EY-rapport is leidend geweest. (terug naar onderwerpen)

Jaarcijfers 2019, 2020 In bijlage 1, tabblad “EY model frictiekosten 2020” zijn de termijnen verwerkt op basis van jaarcijfers 2020 omdat de aangeleverde informatie van IJW! ook gebaseerd is op de jaarcijfers 2020. Aanvankelijk heeft Uitgeest voorgesteld om de jaarcijfers van 2019 te hanteren omdat zij enerzijds eind 2020 toestemming van de raad heeft gekregen om uit te treden op basis van de toen beschikbare jaarcijfers van 2019. En anderzijds omdat beargumenteerd kan worden dat 2019 het laatste jaar was waarin de kosten en baten een realistische weergave vormden van het functioneren van IJW! pre Corona. In het huidige voorstel is gerekend met de jaarcijfers IJW! 2020 omdat opgemerkt kan worden dat de jaarcijfers 2020 de laatst geldende cijfers zijn en de huidige situatie weergeven. Volledigheidshalve is het EY model frictiekosten ook ingevuld op basis van de jaarcijfers 2019 en op basis van de uitgangspunten zoals gehanteerd in het oorspronkelijke rapport. Zie hiervoor bijlage 1, tabblad “EY model frictiekosten 2019” en tabblad “EY model frictiekosten OR”.

5/7

(terug naar onderwerpen)

Doorkijk heroriëntatie kostenposten en slotopmerkingen Bij de vertaling van de kostenposten en gehanteerde termijnen voor af- en/of ombouw naar de huidige situatie zijn eerdergenoemde principes gehanteerd: 1) geen financieel nadeel voor de achterblijvende gemeenten en 2) de gehanteerde voorwaarden zijn redelijk en billijk. De doorkijk heroriëntatie is opgesteld door de controllers van de IJmondgemeenten en de controller van IJW!. In het EY-rapport wordt als onderbouwing voor de uitgangspunten gewezen op 2 aspecten, namelijk, 1) dat er bij de overbruggingsperiode rekening gehouden dient te worden met de redelijkheid dat taken en verplichtingen in de toekomst ongewijzigd zullen blijven voortbestaan en 2) dat het schadebedrag enkel is opgebouwd uit onvermijdelijk en niet te mitigeren schade. Voorts wordt in het EY-rapport aangegeven dat de jurisprudentie één casus betreft waarbij het Rijk uittreedt uit een gemeenschappelijke regeling. Opgemerkt kan worden dat het Rijk als grootste partij in deze samenwerking uittrad. Het voorstel per kostenpost re-integratie, direct en overhead: -

Personeelskosten ambtelijk, In het oorspronkelijke EY-rapport wordt een termijn van 2,5 jaar aangegeven. Op basis van ervaring van gemeentelijk mobiliteitsbeleid is het voorstel dat er in redelijkheid een termijn van 2 jaren gehanteerd kan worden. Deze termijn is zowel voor in- als externe herplaatsing gebruikelijk en wordt ook gebruikt bij het maken van calculaties. Ook in het cao gemeenten worden een termijn van maximaal 24 maanden gehanteerd voor van werk naar werk trajecten bij boventalligheid.

-

Dienstverlening door derden, Oorspronkelijk 5 jaar. Op basis van de huidige situatie is het voorstel dat het realistisch is om aan te nemen dat er met flexcontracten rekening gehouden kan worden met de uittreding van Uitgeest. Een termijn van 1 jaar wordt redelijk geacht.

-

Indirecte productiekosten, Ongewijzigd, termijn van 0 wordt gehanteerd.

-

Huur, afschrijvingen, onderhoud en overige algemene kosten, Oorspronkelijk: huur 4,5 (op basis van contract), overige posten 5 jaar. Verwezen wordt naar bijlage 1, tabblad “Rubriek info 2020”. Op basis van deze gegevens wordt een termijn van 2 jaren voorgesteld en realistisch geacht om de kosten te kunnen afschrijven.

-

Posten belastingen, energiekosten en verzekeringen, Oorspronkelijk 5 jaar. Deze posten zijn (deels) gekoppeld aan de huurkosten. Er wordt voorgesteld om de termijn gelijk te trekken met de post huurkosten, 2 jaar.

-

Posten kantine, kantoor, verkoopkosten en diverse lasten, Oorspronkelijk 5 jaar. Het betreffen posten waarvan aangenomen mag worden dat deze direct beïnvloedbaar zijn en binnen 1 jaar om- of afgebouwd kunnen worden. Er wordt voorgesteld een termijn van 1 jaar te hanteren.

-

Baten (structureel) Ongewijzigd, termijn van 5 jaar wordt gehanteerd.

In navolging op het controllersoverleg van 25 mei 2021 is met de controller van IJW! gesproken met betrekking tot eerder genoemde principes. Hierover wordt het volgende medegedeeld:

6/7

In het huidige dossier is het van belang om inzichtelijk te krijgen in hoeverre de frictiekosten zoals berekend in het EY model 2020 (bijlage 1, tabblad “EY model frictiekosten 2020) toereikend zijn zodat de achterblijvende gemeenten geen financieel nadeel ondervinden van de uittreding van Uitgeest. In reactie hierop wordt verwezen naar tabbladen “Aandeel re-inte. Uitgeest 2020” en “Rubriek info 2020” van de bijlage “Uittreding Uitgeest - Datasheet aandeel 2020. Op basis van het gezamenlijke overleg is geconcludeerd dat bij de vertaling van het EY model naar de huidige situatie rekening is gehouden met de redelijkheid waarmee verwacht kan worden dat de kosten af- en/of omgebouwd kunnen worden. In vervolg op deze reactie wordt door de controllers van de IJmondgemeenten opgemerkt dat de genoemde bijlagen niet voldoende inzichtelijk maken dat aan het principe van “geen financieel nadeel overige gemeenten” wordt voldaan. In de heroriëntatie van de uitgangspunten van het EY-rapport worden een aantal conclusies getrokken die om toelichting vragen van IJW!. Met name zodat inzichtelijk gemaakt kan worden of de gehanteerde termijnen daadwerkelijk voldoende zijn om de afen/of ombouw te realiseren. De concerncontrollers sluiten zich aan bij deze kanttekeningen en geven aan dat IJW! hierover uitsluiting kan geven.

Desgevraagd bevestigt IJW! dat de informatie die zij heeft verstrekt om tot een berekening schadelast te komen volledig en juist is met betrekking tot de geformuleerde uitgangspunten. (terug naar onderwerpen)

Dienstverleningsovereenkomst WSW en re-integratie Tussen Uitgeest en IJW! dient een DVO opgesteld te worden voor de WSW-doelgroep. Momenteel wordt hiervoor informatie verzameld waarbij de eerdergenoemde principes worden gehanteerd om tot een kostprijs te komen. Het opstellen van de DVO kan onafhankelijk van het huidige proces om tot een afwikkeling te komen van de frictiekosten. Daarnaast is de verwachting dat niet alle re-integratietrajecten aan het einde van 2021 zullen zijn afgerond. Uitgeest gaat met IJW! onderzoeken hoe de overdracht kan worden vormgegeven. Indien nodig zal voor de doorlopende re-integratietrajecten een aparte DVO worden afgesloten. Deze overeenkomst staat los van de schadelastberekening. (terug naar onderwerpen)

Tot slot Het voorstel wat u voorligt is tot stand gekomen in samenwerking met de (concern)controllers van de IJmondgemeenten en IJW!. Aan de basis van deze samenwerking lag een door alle gemeenten aanvaardde opdracht om tot een (financieel) oordeel te komen met betrekking tot de frictiekosten. Voor IJW! Geldt dat zij conform afspraken hierin de benodigde informatie hebben verstrekt in overeenstemming met de benoemde uitgangspunten. De opgenomen berekeningen en uitgangspunten zijn vertaald naar de huidige situatie en leiden tot een voorstel schadelastberekening van € 377.000. Aan u wordt gevraagd een besluit te nemen over dit voorstel als onderdeel van de uittreding van Uitgeest uit de GR IJW!. (terug naar onderwerpen)

Bijlagen 1. Uittreding Uitgeest - Datasheet aandeel 2020 conform jaarrekening -20210519_juni.xlsx 2. def rapport EY dec 2016.pdf

7/7