RV_Nota P&C-cyclus Veldhoven 2026

*953005*

Datum besluitraad: Zaaknummer: Portefeuillehouder: Datum oordeelraad: Datum werkgroep P&C: Programma begroting: Taakveld:

9 september 2025 953004 Voorzitter Werkgroep P&C 26 augustus 2025 23 juni 2025

Raadsvoorstel Vaststellen Nota Planning & Control cyclus Veldhoven 2026 Beslispunten 1. De Nota Planning & Control cyclus Veldhoven 2026 vast te stellen Inleiding In 2024 heeft de rekenkamer een onderzoek gedaan naar de Planning & Control (P&C) cyclus. Daarbij zijn de verschillende deelproducten, het proces en de kaderstellende en controlerende rol van de raad onder de loep genomen. In haar onderzoeksrapport heeft de rekenkamer de aanbeveling gedaan om een gemengde werkgroep, met afvaardiging uit raad, college en ambtelijke organisatie, te vormen. En deze werkgroep de opdracht te geven een belangrijk deel van de verdere aanbevelingen uit te werken. De uitwerking van de werkgroep is samengevat in de Nota Planning & Control cyclus Veldhoven 2026. Beoogd effect De kaderstellende en controlerende rol van de raad versterken zodat de gemeente haar doelen efficiënt en effectief bereikt. De P&C cyclus moet hiervoor worden aangepast. Argumenten 1. De Nota Planning & Control cyclus Veldhoven 2026 geeft invulling aan de aanbevelingen uit het rekenkamerrapport "De raad weet zich niet goed raad met de P&C cyclus". Eén van de aanbevelingen betreft het formeren van een gemengde werkgroep P&C.

Het doel van de werkgroep is om de Planning & Control cyclus te verduidelijken en waar nodig aanpassingen voor te stellen die bijdragen aan de kwaliteit van de kadernota, de toegevoegde waarde van de gehele P&C cyclus en de samenhang tussen de instrumenten in deze cyclus. Hierdoor wordt de raad beter in positie gebracht in zijn kaderstellende en controlerende rol. Op basis van de aanbevelingen heeft de gemengde werkgroep P&C zichzelf de opdracht gegeven om een advies op te stellen dat bevat: a. Een voorstel voor het format voor een vernieuwde Kadernota, als één van de belangrijkste P&C documenten. b. Een voorstel over het terugbrengen van het aantal Buraps van drie naar twee en de bijbehorende timing. Eventuele verbeteringen in de opzet van de Burap worden hierbij meegenomen. c. Een voorstel voor het laten vervallen van het Interimjaarbericht. d. Een voorstel om bij alle P&C-documenten voortaan een uitleg te voegen ter verduidelijking van de functie, inhoud en de samenhang met andere stukken (dus inclusief Jaarrekening en Begroting), met speciale aandacht voor de sturingsmogelijkheden van de raad. Dit aan de hand van een vast format (‘voorloopnotitie’).

e. Een voorstel voor de integrale financiële afwegingen (bij de besluitvorming over P&C-documenten), of ook tussentijdse besluitvorming met financiële gevolgen mogelijk moet blijven, zoals nu het geval is. f. Een stroomschema over de opeenvolging, samenhang en timing van de P&Cstukken, met uitleg en in meerjarig perspectief. g. Een uitleg van de betekenis van ‘incidentele’ en ‘structurele’ baten en lasten. h. Een voorstel voor het invoermoment van de vernieuwingen, evt. per onderdeel. i. Een voorstel voor evaluatiemomenten voor de nieuwe werkwijze. De samenvatting van de voorstellen heeft geresulteerd in de Nota P&C cyclus Veldhoven 2026, zie bijlage 1. In bijlage 2 staan de achterliggende documenten van de werkgroep P&C weergegeven. Deze geven toelichting op de afzonderlijke voorstellen a. t/m e. Voorstellen f., g. en h. zijn direct in de Nota P&C cyclus Veldhoven 2026 verwerkt. Voorstel i. over de evaluatiemomenten, komt verderop in dit raadsvoorstel onder 'Uitvoering / planning' aan de orde. Kanttekeningen en risico’s 1.1 De nieuwe opzet van de kadernota heeft gevolgen voor de raadsbehandeling De nieuwe opzet van de kadernota, met toevoeging van nieuw beleid en een financieel meerjarenperspectief, vraagt van de raad meer voor wat betreft voorbereiding, politieke keuzes maken en samenhang bewaken.

Om dit goed te kunnen doen dienen de beleidsvoorstellen in de kadernota helder te zijn: beknopt maar inhoudelijk genoeg voor debat. En de kadernota dient een gedegen financiële onderbouwing op hoofdlijnen te bevatten. Voor de raadsbehandeling is een goede procesregie nodig met ruimte voor debat, tijd voor vragen, en helderheid over het vervolg richting begroting. De raadsbehandeling van de kadernota wordt van groter politiek belang dan nu het geval omdat de raad meer in staat wordt gesteld zijn kaderstellende rol waar te maken. Omdat de kadernota ook nieuwe beleid bevat, zal de vergadering inhoudelijk zwaarder worden dan een reguliere raadsvergadering. Om te voorkomen dat de behandeling van de kadernota ‘ondersneeuwt’ tussen andere agendapunten, en om te zorgen voor voldoende focus, rust en ruimte voor debat zal de kadernota behandeld worden in een aparte raadsvergadering. Dat zorgt ook voor voldoende tijd voor moties en amendementen en eventueel stemmingen. 1.2 De nieuwe opzet van de kadernota heeft gevolgen voor bestuur en ambtelijke organisatie De nieuwe opzet van de kadernota betekent een verschuiving van werk naar een eerder moment in het (voor)jaar. Omdat de kadernota ook het nieuw beleid bevat moeten beleidsvoorstellen eerder worden ontwikkeld en de impact worden ingeschat.

Dit betreft een globale financiële inschatting, beleidstechnische onderbouwing (wat, waarom, hoe?) en een eerste inschatting van risico’s, capaciteit en uitvoerbaarheid. Er komt dus extra druk op beleidsmedewerkers, financiën en management in de periode februari-april. Dit vraagt ook om tijdige afstemming tussen beleidsvelden, financiën en control. De organisatie moet dus sneller schakelen en meer horizontaal samenwerken in een eerder stadium. Daarnaast is meer bestuurlijk-ambtelijk overleg vóór de zomer nodig dan nu gebruikelijk. 1.3 Gezien de planning van de kadernota ontbreken de gevolgen van de meicirculaire nog in het financieel meerjarenperspectief. De raad zal tijdig over de gevolgen van de meicirculaire worden geïnformeerd d.m.v. een addendum, of een raadsinformatiebrief. 1.4 Kwalitatief goede bijstellings- en verantwoordingsrapportages zijn een voorwaarde. Om het cyclisch karakter van de P&C cyclus te verstevigen, en de doorwerking van de (voorlopige) jaarrekening en laatste bestuursrapportage goed te verankeren, zijn

2/4

kwalitatief goede bijstellings- en verantwoordingsrapportages nodig. Waarbij ieder instrument gebruikt wordt waar het voor bedoeld is en de informatie bevat die hiervoor nodig is. Om het voorspellend vermogen te verbeteren moeten we beter vooruit kunnen kijken naar financiële, maatschappelijke en organisatorische ontwikkelingen, om tijdiger en strategischer te kunnen sturen. Daarvoor zijn o.a. nodig: goede trendanalyses, goede dataregistratie en ontsluiting, kunnen duiden wat cijfers betekenen voor keuzes, tijd om analyses te maken i.p.v. ad hoc vragen te beantwoorden en tijd voor reflectie op langere termijn (bijv. 4 jaar). Tenslotte is goede samenwerking tussen beleid, uitvoering en financiën in rapportages en besluitvorming nodig. 1.5 Twee integrale afweegmomenten vraagt van de organisatie op twee vlakken een ontwikkeling. Op de eerste plaats vraagt dit dat men goed kan anticiperen op toekomstige ontwikkelingen in beleid, financiën en uitvoering. De organisatie dient structureel en verder vooruit te kijken en hierop de nodige activiteiten voor nieuw beleid en de ontwikkeling van bestaand beleid in het kader van de P&C cyclus beter te plannen. Grote voorstellen dienen gekoppeld te worden aan momenten waarop keuzes logisch kunnen worden ingebed, zoals de kadernota.

Daarnaast vraagt het om gedegen onderbouwde voorstellen voor strategische keuzes en nieuw beleid, vooral op het aspect van de financiële consequenties in de tijd. Door structureel beter en verder vooruit te kijken en majeure keuzes gedegen te onderbouwen zal het voorspellend vermogen van de gemeente verbeteren. Het draagt bij aan richting, rust en focus in de organisatie. In bijlage 2.5 is de keuze voor de integrale afweegmomenten verder toegelicht. 1.6 Het geplande invoermoment van de Nota P&C cyclus Veldhoven 2026 valt samen met het jaar waarin gemeenteraadsverkiezingen zijn en een nieuwe raad wordt geïnstalleerd. De Nota P&C cyclus Veldhoven 2026 beschrijft de generieke P&C cyclus voor onze gemeente. De komst van een nieuwe gemeenteraad heeft zeker gevolgen voor de planning en uitvoering van de cyclus in dat jaar. Maar rechtvaardigt niet een jaar uitstel van invoering van de nieuwe cyclus. De gevolgen van de verkiezingen en de nieuwe raad zullen, net als anders, om maatwerkaanpassing in de P&C cyclus, en dan met name voor de kadernota 2027, vragen. 1.7 De nota P&C cyclus Veldhoven 2026 bevat geen wijzigingen in de programmabegroting. De rekenkamer heeft hiertoe ook geen concrete aanbevelingen gedaan. Indien de raad wijzigingen in de opbouw, inrichting of inhoud van de programmabegroting wenst kan de raad hiervoor een specifieke opdracht geven.

Financiën Het vaststellen van de Nota P&C cyclus Veldhoven 2026 heeft geen financiële gevolgen. Communicatie en samenspraak Door de instelling van de werkgroep met vertegenwoordigers van raad, college en ambtelijke organisatie is goede afstemming bij de totstandkoming van de deeladviezen en de Nota P&C cyclus Veldhoven 2026 geborgd. Na vaststelling zal het besluit intern worden gecommuniceerd en extern met de accountant.

3/4

Uitvoering / planning De P&C cyclus Veldhoven 2026 gaat in per kalenderjaar 2026, dus vanaf burap 1 2026, kadernota 2027 en jaarstukken 2025. In de nieuwe opzet ondergaan de kadernota en het proces van kadernota en begroting de grootste wijzigingen. Daarom zullen deze P&C documenten afzonderlijk worden geëvalueerd. Na afloop van het begrotingsjaar 2026, dus na het vaststellen van de jaarstukken 2026, zal de hele P&C cyclus worden geëvalueerd. De Financiële beheersverordening bevat een aantal regels over de kadernota en de tussentijdse rapportages. Als gevolg van de wijzigingen zal deze verordening mogelijk op deze onderdelen aangepast moeten worden.

Bijlagen - Bijlage 1: Nota Planning & Control cyclus Veldhoven 2026 - Bijlage 2: Documenten werkgroep P&C: 2a. Voorstel Kadernota 2b. Voorstel voor het terugbrengen van het aantal Buraps van drie naar twee 2c. Notitie afschaffen interimjaarbericht 2d. Notitie Voorloopnotitie 2e. Voorstel integrale afweegmomenten Resultaat van de behandeling in de oordeelsvormende raad

Reactie college n.a.v. behandeling in de oordeelsvormende raad

Burgemeester en wethouders van Veldhoven,

J.H.J. Sanders gemeentesecretaris/algemeen directeur

4/4

M.J.A. Delhez burgemeester