Bijlage aanpassingen Paragraaf bedrijfsvoering onderdeel “toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording. Versie 2 na afstemming met de accountant

Bijlage aanpassingen Paragraaf bedrijfsvoering onderdeel “toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording. (versie 2 na afstemming met de accountant) Was: Toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording Vanaf het verslagjaar 2023 moet het college van burgemeester en wethouders een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Hiermee wordt verantwoording afgelegd over de naleving van de financiële rechtmatigheid door de gemeente. Financiële rechtmatigheid heeft betrekking op het voldoen aan wet- en regelgeving bij het uitvoeren van financiële beheershandelingen. Het college heeft in de rechtmatigheidsverantwoording aangegeven of de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. De ambtelijke organisatie is verantwoordelijk voor goede en zichtbare borging van rechtmatigheid in de processen en procedures. Het college draagt zorg voor de interne toetsing van de rechtmatigheid van beheershandelingen. Hiervoor voeren we verbijzonderde interne controles op de processen uit. Deze controles vinden plaats op basis van een jaarlijks intern controleplan. Bij het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording baseert het college zich in belangrijke mate op de kwaliteit, bevindingen en conclusies uit deze controles. In deze toelichting hanteren we de door de raad vastgestelde rapportagegrens van € 100.

Onrechtmatigheden onder deze grens lichten we niet toe. Begrotingscriterium Begrotingsonrechtmatigheden die op basis van ons beleid acceptabel zijn hebben we toegelicht bij de individuele programma's. Het resterend saldo van niet acceptabele begrotingsonrechtmatigheden bedraagt € 250. Voorwaardencriterium Met betrekking tot het voorwaardencriterium zijn 14 onrechtmatigheden aangetroffen, voor een totaalbedrag van € 1.690. Drie daarvan betreffen inhuur van extern personeel waarbij contracten uit eerdere jaren (2020/2022) zijn doorgelopen en ten onrechte niet via de marktplaats voor externe inhuur zijn aanbesteed. Het gaat om een totaalbedrag van € 263. De omvangrijkste betreft de inzet voor de flexibele opschaling van het Klantcontact Centrum (€ 160). Deze contracten betreffen vooral erfenissen uit het verleden en hebben (deels) ook in 2025 nog doorgelopen. De contracten zijn allen in 2025 beëindigd. Tien onrechtmatigheden betreffen leveringen of diensten die 1 op 1 zijn gegund, of meervoudig onderhands, terwijl de Europese drempel is overschreden. Het gaat om een totaalbedrag van € 1.427. De grootste betreffen drie samenhangende opdrachten m.b.t.

procesbegeleiding en uitwerking ontwikkelstrategie en -kader De Run (€ 358), een maatwerkovereenkomst voor gespecialiseerde kinderopvang (€ 256), een overbruggingsovereenkomst voor tijdelijke energievoorziening voor basisschool Zilverackers (€ 245), samenhangende opdrachten voor gebiedsvisie en masterplan de Run/HomeBase (€ 226), advisering voor de herstructurering van Veldhoven-Centrum (€ 123) en een raamovereenkomst voor vergunningverlening geleverd door de Omgevingsdienst Nederland (€ 105). De maatwerkovereenkomst voor kinderopvang is eind 2025 beëindigd, de overige contracten lopen in 2026 af. Door samenhang in opdrachten die 1 op 1 zijn gegund, is in een aantal gevallen sprake geweest van het onrechtmatig ‘opknippen’ van opdrachten. In andere gevallen heeft vertraging in doorlooptijd tot meerkosten geleid waardoor de Europese aanbestedingsgrens is overschreden; of heeft het Europese aanbestedingstraject meer doorlooptijd gekost. Om dergelijke fouten zoveel mogelijk te voorkomen werken we aan kennisontwikkeling, advisering en ondersteuning rondom aanbesteding ten behoeve van onze primaire processen.

Wij hebben geen niet financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de wet Fido en bijbehorende Regelingen aangetroffen. Ook veelvuldig afwijken van de normen uit de gids proportionaliteit bij aanbestedingen hebben we niet geconstateerd. M&O-criterium Bij het M&O-criterium gaat het erom dat in de organisatie effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving te voorkomen, dan wel op te sporen. Dat de vigerende wet- en regelgeving duidelijk is, aangepast is aan actuele omstandigheden en te handhaven is. Om dit te bewerkstellingen is een mix van maatregelen nodig. Ons overkoepelend M&O beleid ligt vast in de beleidsnota M&O. De actualisatie van deze nota is vertraagd en zal in 2026 plaatsvinden. Uit de interne controles zijn geen bevindingen naar voren gekomen dat het M&O beleid niet is nageleefd. In 2025 zijn 8 terugvorderingen gedaan die het gevolg waren van misbruik of oneigenlijk gebruik van een uitkering, voor een bedrag van € 81. In 7 gevallen is een boete opgelegd. Fraude Bij fraude is sprake van bewuste misleiding om (al dan niet financieel) voordeel te krijgen. Daarom is fraude lastig te identificeren. De fraudeur kan daarbij iedereen zijn, ieder vanuit zijn of haar eigen belang. In de context van deze toelichting doelen we met fraude op bewuste misleiding vanuit de eigen organisatie.

Dit in tegenstelling tot misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O). Bij misbruik gaat het om derden die bewust niet (of tijdig) de goede gegevens en inlichtingen verstrekken aan de gemeente. Bij oneigenlijk gebruik wordt in strijd met de bedoeling van de wet gehandeld. M&O valt onder de financiële rechtmatigheid; eventuele bevindingen komen in de rechtmatigheidsverantwoording met toelichting aan de orde. Om een cultuur van eerlijkheid te bevorderen heeft de gemeente Veldhoven de volgende regels afgesproken: - Afleggen van de ambtseed of -belofte - Gedragscode voor goed ambtelijk handelen - Procesbeschrijving Sociale veiligheid - Klachtenregeling ongewenst gedrag voor de decentrale overheid - Regeling melding vermoeden misstand - Sanctiebeleid - Regeling verklaring omtrent gedrag - Informatie over de vertrouwenspersonen. Een interne frauderisicoanalyse waarin frauderisico’s worden geïdentificeerd en relevante interne controlemaatregelen gedefinieerd om deze frauderisico’s te mitigeren is nog niet integraal aanwezig en onderhanden. Vanwege capaciteitsgebrek is het niet gelukt de risicoanalyse verder door te ontwikkelen. Dit staat gepland voor 2026. Binnen de verschillende financieel materiële processen hebben we wel afzonderlijke beheersmaatregelen ingevoerd om frauderisico’s te beperken. De belangrijkste zijn: - Functiescheiding - Verantwoording van opbrengsten - Training m.b.t.

integriteit en ondermijning - Borging van objectieve prijsbepaling - Training m.b.t. gegevensbescherming en informatiebeveiliging. - Verbijzonderde interne controle op de meest risicovolle processen. Desondanks blijven restrisico’s aanwezig, waarvan wij als de belangrijkste identificeren: - Het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het management - Frauderisico in de inkomende subsidies (juiste afgrenzing en voldoen aan voorwaarden) - Frauderisico dat de Europese en/of interne aanbestedingsrichtlijnen niet

worden nageleefd om gunning aan een bevriende partij mogelijk te maken - Grondexploitaties: risico op onjuiste waarderingen. Wordt: Toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording Vanaf het verslagjaar 2023 moet het college van burgemeester en wethouders een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Hiermee wordt verantwoording afgelegd over de naleving van de financiële rechtmatigheid door de gemeente. Financiële rechtmatigheid heeft betrekking op het voldoen aan wet- en regelgeving bij het uitvoeren van financiële beheershandelingen. Het college heeft in de rechtmatigheidsverantwoording aangegeven of de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. De ambtelijke organisatie is verantwoordelijk voor goede en zichtbare borging van rechtmatigheid in de processen en procedures. Het college draagt zorg voor de interne toetsing van de rechtmatigheid van beheershandelingen. Hiervoor voert de organisatie verbijzonderde interne controles op de processen uit. Deze controles vinden plaats op basis van een jaarlijks intern controleplan. Bij het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording baseert het college zich in belangrijke mate op de kwaliteit, bevindingen en conclusies uit deze controles. In deze toelichting hanteren we de door de raad vastgestelde rapportagegrens van € 100.

Onrechtmatigheden onder deze grens lichten we niet toe. Begrotingscriterium Begrotingsonrechtmatigheden die op basis van ons beleid acceptabel zijn hebben we toegelicht bij de individuele programma's. Het resterend saldo van niet acceptabele begrotingsonrechtmatigheden bedraagt € 250. Voorwaardencriterium Met betrekking tot het voorwaardencriterium zijn 16 onrechtmatigheden aangetroffen, voor een totaalbedrag van € 12.173. Het grootste deel van dit bedrag betreft vier grondverkopen waarbij niet aan de voorwaarden van de grondprijzenbrief is voldaan en zijn daarmee onrechtmatig. Bij de projecten Gehucht Zuid en Djept zijn grondprijzen van 2024 gehanteerd. Een dergelijke keuze dient door het college te worden vastgesteld; dit is niet gebeurd. De volledige waarde van de grondtransacties telt hiermee als onrechtmatig, resp. € 6.697 en € 3.006. Daarnaast zijn twee grondverkopen waarbij onduidelijkheid bestaat in hoeverre een voorgeschreven collegebesluit is genomen, maar dit besluit is niet aangetroffen. Hierbij gaat het om de verkoop van een particuliere bouwkavel in het project Huysackers resp. de verkoop van een weggedeelte op de Run. Het gaat om bedragen van € 235 resp. € 545. Van de overige 14 onrechtmatigheden gaat het in 13 gevallen om inkoop.

Drie daarvan betreffen inhuur van extern personeel waarbij contracten uit eerdere jaren (2020/2022) zijn doorgelopen en ten onrechte niet via de marktplaats voor externe inhuur zijn aanbesteed. Het gaat om een totaalbedrag van € 263. De omvangrijkste betreft de inzet voor de flexibele opschaling van het Klantcontact Centrum (€ 160). Deze contracten betreffen vooral erfenissen uit het verleden en hebben (deels) ook in 2025 nog doorgelopen. De contracten zijn allen in 2025 beëindigd. Tien onrechtmatigheden betreffen leveringen of diensten die 1 op 1 zijn gegund, of meervoudig onderhands, terwijl de Europese drempel is overschreden. Het gaat om een totaalbedrag van € 1.427. De grootste, met een bedrag boven de rapporteringsgrens van € 100, betreffen drie samenhangende opdrachten m.b.t. procesbegeleiding en uitwerking ontwikkelstrategie en -kader De Run (€ 358), een maatwerkovereenkomst voor gespecialiseerde kinderopvang (€ 256), een overbruggingsovereenkomst voor tijdelijke energievoorziening voor basisschool Zilverackers (€ 245), samenhangende opdrachten voor gebiedsvisie en masterplan de

Run/HomeBase (€ 226), advisering voor de herstructurering van Veldhoven-Centrum (€ 123) en een raamovereenkomst voor vergunningverlening geleverd door de Omgevingsdienst Nederland (€ 105). De maatwerkovereenkomst voor kinderopvang is eind 2025 beëindigd, de overige contracten lopen in 2026 af. Door samenhang in opdrachten die 1 op 1 zijn gegund, is in een aantal gevallen sprake geweest van het onrechtmatig ‘opknippen’ van opdrachten. In andere gevallen heeft vertraging in doorlooptijd tot meerkosten geleid waardoor de Europese aanbestedingsgrens is overschreden; of heeft het Europese aanbestedingstraject meer doorlooptijd gekost. Om dergelijke fouten zoveel mogelijk te voorkomen werken we aan kennisontwikkeling, advisering en ondersteuning rondom aanbesteding ten behoeve van onze primaire processen. Eén onrechtmatigheid betreft te weinig geheven leges omgevingsvergunning waarvan de omvang van de fout onder de rapporteringsgrens ligt. Wij hebben geen niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de wet Fido en bijbehorende Regelingen aangetroffen. Ook veelvuldig afwijken van de normen uit de gids proportionaliteit bij aanbestedingen hebben we niet geconstateerd. M&O-criterium Bij misbruik gaat het om derden die bewust niet (of tijdig) de goede gegevens en inlichtingen verstrekken aan de gemeente.

Bij oneigenlijk gebruik wordt in strijd met de bedoeling van de wet gehandeld. M&O valt onder de financiële rechtmatigheid; eventuele bevindingen komen in de rechtmatigheidsverantwoording met toelichting aan de orde. Bij het M&O-criterium gaat het erom dat in de organisatie effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving te voorkomen, dan wel op te sporen. Dit houdt in dat de vigerende wet- en regelgeving duidelijk is, aangepast is aan actuele omstandigheden en te handhaven is. Om dit te bewerkstellingen is een mix van maatregelen nodig. Ons overkoepelend M&O beleid ligt vast in de beleidsnota M&O. De actualisatie van deze nota is vertraagd en zal in 2026 plaatsvinden. Uit de interne controles zijn geen bevindingen naar voren gekomen dat het M&O beleid niet is nageleefd. In 2025 zijn 8 terugvorderingen gedaan die het gevolg waren van misbruik of oneigenlijk gebruik van een uitkering, voor een bedrag van € 81. In 7 gevallen is een boete opgelegd. Fraude Bij fraude is sprake van bewuste misleiding om (al dan niet financieel) voordeel te krijgen. Daarom is fraude lastig te identificeren. De fraudeur kan daarbij iedereen zijn, ieder vanuit zijn of haar eigen belang. In de context van deze toelichting doelen we met fraude op bewuste misleiding vanuit de eigen organisatie.

Dit in tegenstelling tot misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O). Om een cultuur van eerlijkheid te bevorderen heeft de gemeente Veldhoven de volgende regels afgesproken: - Afleggen van de ambtseed of -belofte - Gedragscode voor goed ambtelijk handelen - Procesbeschrijving Sociale veiligheid - Klachtenregeling ongewenst gedrag voor de decentrale overheid - Regeling melding vermoeden misstand - Sanctiebeleid - Regeling verklaring omtrent gedrag - Informatie over de vertrouwenspersonen. Een interne frauderisicoanalyse waarin frauderisico’s worden geïdentificeerd en relevante interne controlemaatregelen worden gedefinieerd om deze frauderisico’s te mitigeren is nog niet aanwezig. Vanwege capaciteitsgebrek is het niet gelukt de risicoanalyse verder door te ontwikkelen. Dit staat gepland voor 2026. Binnen de verschillende financieel materiële processen hebben we wel afzonderlijke beheersmaatregelen ingevoerd om frauderisico’s te beperken. De belangrijkste zijn: - Functiescheiding

- Controleren en vastleggen van opbrengsten - Training m.b.t. integriteit en ondermijning - Borging van objectieve prijsbepaling - Training m.b.t. gegevensbescherming en informatiebeveiliging. - Verbijzonderde interne controle op de meest risicovolle processen. Desondanks blijven restrisico’s aanwezig, waarvan wij als de belangrijkste identificeren: - Het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het management - Frauderisico in de inkomende subsidies (juiste afgrenzing en voldoen aan voorwaarden) - Frauderisico dat de Europese en/of interne aanbestedingsrichtlijnen niet worden nageleefd om gunning aan een bevriende partij mogelijk te maken - Grondexploitaties: risico op onjuiste waarderingen. - Frauderisico op een niet zakelijke grondtransactie Naar aanleiding van de geconstateerde onrechtmatigheden bij grondverkopen heeft een extern onderzoek naar het proces omtrent grondtransacties plaatsgevonden Dit heeft geresulteerd in een aantal aanbevelingen voor verbeteringen gericht op het actualiseren van de kaders, het creëren van checks and balances, het verankeren van risicobeheersing in de processen en het verbeteren van de cultuur. Wij zullen de aanbevelingen vertalen in een concreet plan van aanpak en deze gefaseerd implementeren. Tijdens het onderzoek zijn constateringen gedaan die wijzen op mogelijke onregelmatigheden.

Daarop is een specifiek extern feitenonderzoek gevolgd. Dit onderzoek is momenteel in de eindfase; afronding wordt eind juli 2026 verwacht. Op basis van de voorlopige bevindingen uit het feitenonderzoek zijn vooralsnog geen aanwijzingen naar voren gekomen voor onregelmatigheden die aanleiding geven voor een vervolgonderzoek. De aanbevelingen uit het feitenonderzoek zullen wij betrekken in het hiervoor genoemde plan van aanpak. Naast de aanleiding voor het bovenvermelde feitenonderzoek zijn in 2025 geen andere aanwijzingen voor fraude vanuit de eigen organisatie naar voren gekomen.