Bijlage 4 - Reglement van Orde - Toelichting

ACTUALISEREN REGELINGEN RAAD

Actualiseren regelingen raad Bijlage 4 | Reglement van Orde – Toelichting

 

Toelichting Voor de inhoudelijke afweging is dit document niet relevant; daarvoor wordt u verwezen naar Bijlage 1: was/wordt-tabel. Dit document biedt enkel achtergrondinformatie. De toelichting is ambtshalve en wordt niet vastgesteld door uw raad.

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen Artikel 1. Begripsomschrijvingen Onder “aanhangig” wordt verstaan: ‘aan de orde/in behandeling zijnde’. De omschrijving van de begrippen amendement, initiatiefvoorstel, interpellatie en onderzoek stemt overeen met de tekst van de Gemeentewet. Artikel 2. De voorzitter De burgemeester is voorzitter van de raad. De wet regelt dat het langstzittende raadslid het raadsvoorzitterschap waarneemt bij verhindering of ontstentenis van de burgemeester. Als twee raadsleden even lang zitting hebben, is de oudste in jaren degene die het raadsvoorzitterschap waarneemt. Maar de wet biedt de raad ook de mogelijkheid om zelf te kiezen voor een andere waarnemer. Dit is geregeld in het tweede lid van dit artikel. Het uitgangspunt hierbij is dat er twee waarnemend raadsvoorzitters worden benoemd, waarbij er bij voorkeur één vanuit de coalitiefracties komt en één vanuit de oppositiefracties. De burgemeester mag tijdens de vergadering aan de beraadslaging deelnemen. De raadsvoorzitter draagt onder andere zorg voor de handhaving van de orde in de vergadering. Belangrijke artikelen: Artikel 125 lid 3 Grondwet Artikelen 9, 77 lid 1 en 21 Gemeentewet Artikel 3. De griffier De griffier is in eerste instantie verantwoordelijk voor de bijstand aan de raad. Hij is in principe in elke vergadering van de raad aanwezig (lid 1).

Het is verplicht dat de raad vervanging van de griffier regelt (lid 2). Tot slot is in verband met het verschoningsrecht lid 3 opgenomen in dit Reglement. Belangrijke artikelen: Artikelen 100, 107d lid 1, en 22 Gemeentewet Artikel 4. De secretaris De secretaris houdt zich voornamelijk bezig met de ondersteuning van het college en het leiden van de ambtelijke organisatie. In het kader van die twee taken kan het wenselijk zijn dat de secretaris deelneemt aan de beraadslagingen in de raadsvergadering. De secretaris wordt echter benoemd en ontslagen door het college. De raad zal daarom het college moeten verzoeken de secretaris op te dragen in de vergadering aanwezig te zijn om aan de beraadslagingen deel te nemen. Op deze wijze kan de raad een beroep doen op kennis en informatie, die de secretaris bezit. Artikel 5. Het presidium Het presidium heeft voornamelijk een algemeen adviserende rol (advisering aan de raad over de procedures en het functioneren van de raad). Diverse gemeenten hebben dit takenpakket uitgebreid met meer inhoudelijke taken. De VNG is van mening dat het

Pagina 1 van 19

ACTUALISEREN REGELINGEN RAAD presidium voor wat betreft de inhoudelijke aspecten van het raadswerk een ondergeschikte rol dient te vervullen omdat anders het gevaar bestaat dat er binnen de raad een nieuw bestuursorgaan wordt gecreëerd, hetgeen niet strookt met de Grondwet, die het primaat immers expliciet bij de raad legt. In lid 1 worden de taken van het presidium beschreven. Hieruit vloeit voort dat de taken geen betrekking hebben op de inhoudelijke aspecten van het raadswerk. Het presidium wordt niet beschouwd als een commissie als bedoeld in de Gemeentewet. Het is bij een dergelijke commissie niet toegestaan dat de burgemeester er deel van uit maakt. De burgemeester maakt wel deel uit van het presidium. De griffier is bij elke vergadering van het presidium aanwezig (lid 2), omdat de griffier voor de ondersteuning van de raad zorgt. Bovendien mag de griffier voorstellen doen en adviezen geven aan het presidium. De aanwezigheid van de anderen, zoals de gemeentesecretaris, kan ook gewenst zijn, omdat de secretaris aandacht moet kunnen vragen voor of een toelichting kan geven op onderwerpen die worden voorbereid door de ambtelijke organisatie (lid 6). Om de vergadercontinuïteit te bevorderen wijst elke fractievoorzitter een raadslid aan dat hem bij zijn afwezigheid in het presidium vervangt (lid 7). Hierbij wordt uitgegaan van een vaste plaatsvervanger.

In uitzonderingsgevallen blijft ad hoc vervanging mogelijk. Het is van belang dat in het presidium elke partij een stem heeft die even zwaar weegt (lid 8). Op deze wijze wordt de positie van minderheidsfracties in een dualistisch stelsel versterkt. Tevens kan dit de betrokkenheid van alle fracties bij de raadsvergaderingen vergroten. De vergadering van het presidium zijn besloten (lid 5). De reden hiervoor is dat de onderwerpen waarover in het presidium wordt gesproken zelden een externe werking (buiten de raad om) hebben. De notulen worden na vaststelling openbaar gemaakt via het raadsinformatiesysteem (lid 5). Dat geldt ook voor de notulen van de agendacommissie (artikel 7 lid 3). Belangrijke artikelen: Artikel 125 lid 1 Grondwet Artikelen 82, 83, 84 Gemeentewet Artikel 6. Het seniorenconvent Het seniorenconvent is een overlegstructuur dat over geheime (en in de regel informele) kwesties de raad aangaande spreekt. Artikel 7. De agendacommissie De agendacommissie heeft een met name organisatorische taak en daarnaast een adviserende rol richting het college. De commissie heeft het belang van de raad als geheel voor ogen. Politieke overwegingen van de leden van de commissie mogen hierbij geen rol spelen. De commissie houdt rekening met de verschillende belangen in de raad, zowel van coalitie als oppositie, zowel van grote als van kleine fracties.

Hoofdstuk 2. Toelating van nieuwe raadsleden; Benoeming wethouders; Fracties Artikel 8. Onderzoek geloofsbrieven en beëdiging raadsleden Vooraf Met de geloofsbrief geeft de voorzitter van het centraal stembureau aan de benoemde leden kennis van zijn benoeming (artikel V 1 van de Kieswet). Voor dit benoemingsbesluit is bij ministeriële regeling een model vastgesteld. De benoemde geeft schriftelijk aan of hij de benoeming aanneemt (artikel V 2 van de Kieswet). Tegelijk met de mededeling dat hij zijn benoeming aanneemt worden aan de raad stukken overlegd waaruit blijkt dat de Pagina 2 van 19

ACTUALISEREN REGELINGEN RAAD benoemde voldoet aan de eisen om als lid van de raad toegelaten te worden. Dit omvat de volgende stukken: een ondertekende verklaring met de openbare betrekkingen die hij bekleedt, een uittreksel uit de basisregistratie personen met zijn woonplaats, geboorteplaats en -datum, en (indien niet-Nederlander) stukken waaruit blijkt dat hij voldoet aan de vereisten van artikel 10, tweede lid, van de Gemeentewet (artikel V 3 van de Kieswet). Het onderzoek van de geloofsbrieven moet in een openbare vergadering gebeuren. Bij het onderzoek zal ook de gedragscode (artikel 15, derde lid, van de Gemeentewet) betrokken worden. In deze code zijn onder meer bepalingen opgenomen over nevenfuncties. De commissie welke de geloofsbrieven onderzoekt brengt verslag uit. Dit kan zowel mondeling als schriftelijk. Eerste en tweede lid De formulering van het eerste lid benadrukt dat de raad een commissie instelt, die het zogenaamde geloofsbrievenonderzoek verricht nadat de voorzitter van het centraal stembureau nieuwe leden heeft benoemd. Het instellen van de commissie geschiedt op voorstel van de voorzitter. Derde lid Het onderzoek van het proces verbaal (onderzoek naar het verloop van de verkiezing of de vaststelling van de uitslag) gebeurt door de oude raad vlak voor de eerste samenkomst van de nieuwe raad na de gemeenteraadsverkiezingen.

Het onderzoek van het proces-verbaal strekt zich niet uit tot de geldigheid van de kandidatenlijsten en van de lijstverbindingen. Dit lid ziet op de specifieke taak die de raad heeft na de raadsverkiezingen. Na de gemeenteraadsverkiezingen heeft de commissie voor het geloofsbrievenonderzoek een extra taak. Zij adviseert de raad ook over het verloop van de verkiezingen (of dit op wettige wijze is gebeurd) en het vaststellen van de uitslag (is deze juist vastgesteld). Zij doet dit op basis van het proces-verbaal van het centraal stembureau. De raad dient op basis van dit advies een besluit te nemen over het verloop van de verkiezingen en de vaststelling van de uitslag. Dit besluit is van belang om dat de raad de bevoegdheid heeft om te besluiten tot het hertellen van de stemmen en zelfs de bevoegdheid om te besluiten tot een herstemming, beide eventueel in een deel van de gemeente bij een aantal specifieke stembureaus. Het proces-verbaal vormt de aanleiding tot een besluit tot hertelling of herstemming. Dit dient concrete aanwijzingen te bevatten waarop de raad tot een dergelijk besluit over gaat. Het feit dat een fractie een klein aantal (bijv. 3) stemmen te weinig heeft om een extra zetel te behalen is geen valide motivering om tot hertelling over te gaan.

Een proces-verbaal waaruit blijkt dat kiezers bezwaar hebben gemaakt over de onzorgvuldige wijze waarop het stembureau na sluiting de stemmen heeft geteld, kan dit wel zijn. Vierde en vijfde lid Ingevolge artikel V 4 van de Kieswet beslist de raad over de toelating van zijn leden. Daarbij is er een verschil in de procedure bij de samenstelling van een nieuwe raad of bij de vervulling van een tussentijdse vacature. Na een raadsverkiezing kunnen de raadsleden op de eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling de eed of verklaring en belofte afleggen. De voorzitter zal hen hiervoor oproepen. Bij tussentijdse vacaturevervulling kan de eed of verklaring en belofte aansluitend aan de beslissing van de raad over de toelating van het betrokken raadslid plaatsvinden. De tekst van de eed of verklaring en belofte die een raadslid bij het aanvaarden van het raadslidmaatschap moet afleggen, is in artikel 14 van de Gemeentewet vastgelegd. Artikel 9. Benoeming wethouders Dit artikel geeft invulling aan een leemte in de Gemeentewet. Uit de Kieswet vloeit het geloofsbrievenonderzoek van raadsleden voort. Aangezien de wethouder geen gekozen volksvertegenwoordiger is, is hierover niets in de Kieswet geregeld. De Gemeentewet geeft wel aan welke formele eisen gesteld worden aan een wethouder maar niet op welk moment deze getoetst worden.

De formele eisen voor het wethouderschap zijn grotendeels vergelijkbaar met de vereisten voor het raadlidmaatschap (Gemeentewet artikelen 36a, 36b, 41b en 41c). Het ligt voor de hand om voor het benoemen van wethouders ook een commissie voor het onderzoek naar de geloofsbrieven in te stellen. Dit artikel is ook van toepassing als er geen wethouder van buiten maar uit de raad wordt Pagina 3 van 19

ACTUALISEREN REGELINGEN RAAD benoemd, de incompatibiliteiten en nevenfuncties dienen immers opnieuw beoordeeld te worden. Bij de benoeming van een wethouder zal er een integriteitstoets plaatsvinden. De gedragscode politieke ambtsdragers speelt hierbij een rol. Daarnaast kan een verklaring omtrent het gedrag (VOG) worden gevraagd. De raad kan aangeven dat zij deze procedure wil volgen bij de benoeming van wethouders. De VOG kent een screeningsprofiel voor politieke ambtsdragers. Bij dit profiel staat de integriteit van de aspirant bestuurder centraal. Het is mogelijk om deze VOG via een spoedprocedure uit te laten voeren. Een raadslid dat benoemd wordt tot wethouder mag raadslid blijven totdat de geloofsbrieven van zijn opvolger zijn goedgekeurd (artikel 36b, tweede lid, van de Gemeentewet). In het geval de coalitie in de raad een meerderheid heeft van één stem kan het verstandig zijn eerst als raadslid ontslag te nemen en een nieuw raadslid te benoemen. Het vooraf ontslag nemen als raadslid is een risico. Het kan immers gebeuren dat deze persoon of niet tot wethouder wordt benoemd of dat de geloofsbrieven niet worden goedgekeurd. Artikel 10. Fracties Eerste en tweede lid De Kieswet en de Gemeentewet kennen het begrip fractie niet.

In de Gemeentewet in artikel 33, tweede lid, wordt wel uitgegaan van het bestaan van in de raad vertegenwoordigde groeperingen (recht op fractie-ondersteuning). Bij de aanvang van de eerste zitting van de nieuwe raad na de verkiezingen, worden de leden die op dezelfde lijst hebben gestaan, als één fractie beschouwd. Is onder een lijstnummer slechts één lid verkozen, dan wordt dit lid als een afzonderlijke fractie beschouwd. De fractie gebruikt in de vergadering van de raad de aanduiding die zij boven de kandidatenlijst had staan. Op deze wijze is de relatie tussen de fractie in de raad en de fractie op de kandidatenlijst voor de burger duidelijk. Het kan echter voorkomen dat een fractie geen aanduiding boven de kandidatenlijst heeft staan. In een dergelijk geval deelt de fractie in de eerste vergadering de aanduiding mee. Vierde lid In de loop van een zittingsperiode kan het voorkomen dat leden de raad verlaten. In een dergelijk geval vindt er een verandering in de samenstelling van de fractie plaats. Als dit het geval is, deelt de fractie dit aan de voorzitter mede. Het is ook mogelijk dat een raadslid zijn lidmaatschap niet opzegt maar uit een fractie stapt. Hij kan als zelfstandige fractie verdergaan of zich aansluiten bij een bestaande fractie. Ook andere wijzigingen zijn mogelijk, bijvoorbeeld een fusie van twee fracties.

Een andere (tijdelijke) wisseling in een fractie kan het gevolg zijn van ziekte of zwangerschap van een raadslid. Voor deze gevallen is in de Kieswet een vervangingsregeling opgenomen. Uitgangspunt van het Nederlandse kiesstelsel is dat volksvertegenwoordigers op persoonlijke titel worden verkozen en benoemd (dit laatste door de voorzitter van het stembureau). Dit uitgangspunt is gebaseerd op artikel 27 van de Gemeentewet, waarin is bepaald dat elk bindend mandaat van een lid van de raad nietig is. De volksvertegenwoordiger handelt naar eigen overtuiging en is bij stemmingen niet gebonden aan een lastgeving. Geen andere persoon of instantie kan hem rechtens bindende instructies opleggen met betrekking tot zijn stemgedrag. Het is de individuele volksvertegenwoordiger die een mandaat van de kiezer heeft gekregen. De volksvertegenwoordiger heeft daardoor ook de mogelijkheid om tussentijds van fractie te veranderen of zelfstandig verder te gaan. Ook de Kieswet gaat niet uit van politieke partijen, een zetel 'hoort' dan ook niet bij een partij maar is verbonden aan de volksvertegenwoordiger die daardoor ook de mogelijkheid heeft om tussentijds van fractie te veranderen of zelfstandig verder te gaan. Ook kan een fractie besluiten om haar naam te veranderen. Dit staat de fractie vrij om te doen.

Op grond van deze bepalingen heeft de raad geen zeggenschap over wijzigingen in de samenstelling, fusies en splitsingen van fracties en de naamvoering. De raad kan hier dus geen besluit over nemen. Een mededeling aan de voorzitter van de raad is voldoende. De raad is gehouden met ingang van de eerstvolgende vergadering nadat hiervan mededeling is gedaan rekening te houden met de nieuwe situatie. Pagina 4 van 19

ACTUALISEREN REGELINGEN RAAD

Dit betekent ook dat: - kandidaten die van een kandidatenlijst deel uitmaken en binnen die lijst/partij een onderlinge schriftelijke (en soms notariële) afspraak maken, bijvoorbeeld dat men onder bepaalde voorwaarden zal afzien van aanvaarding van het raadslidmaatschap, zich dienen te realiseren dat dergelijke afspraken nietig zijn, vanwege strijd met de Gemeentewet en de Kieswet; - personen die tussentijds van partij veranderen hun raadslidmaatschap niet verliezen; - als men uit een partij stapt en als eigen partij verder gaat, de verlatende partij geen middelen heeft om het raadslid uit de raad te weren. Fractieafsplitsing en het ontstaan van een nieuwe fractie kan diverse praktische gevolgen hebben, te denken valt aan: fractievergoedingen en –faciliteiten, fractievoorzitterschap dan wel vertegenwoordiging in het presidium, zo nodig andere zitplaatsen in de raadszaal, bezetting in raadscommissies en eventueel de bezetting in raadscommissies door steunfractieleden. Als moet worden voorzien in de vacature van een raadslid dat zich heeft afgesplitst, wordt teruggegrepen op de lijst waarop betrokkene oorspronkelijk was gekozen (artikel P 19 van de Kieswet). Vijfde lid De naam van de fractie dient getoetst te worden aan de afwijzingsgronden uit artikel G 3 van de Kieswet. Dit is een logische voorwaarde.

Indien de nieuwe fractie wil meedoen aan de eerstvolgende raadsverkiezingen zal dit ook gebeuren. Bij registratie als politieke groepering wordt getoetst aan hoofdstuk G van de Kieswet, waarin staat aangegeven in welke gevallen deze registratie geweigerd wordt. Artikel 11. Steunfractieleden Steunfractielieden worden op voordracht van een raadsfractie benoemd. Daarbij dienen zij aan dezelfde eisen te voldoen als het raadslid. Om de raadsfracties goed te kunnen ondersteunen in het raadswerk, worden steunfractieleden, voor zover wettelijke bepalingen en het reglement van orde zich daartegen niet verzetten, zoveel als mogelijk gelijkgesteld met raadsleden. Dientengevolge wordt in beginsel dezelfde informatie voor zowel raadsleden als steunfractieleden ter beschikking gesteld en kunnen steunfractieleden technische vragen stellen, conform artikel 43 van dit reglement. Dit brengt eveneens de plicht met zich mee om, conform art. 2:5 Algemene Wet Bestuursrecht, geheimhouding te betrachten van de gegevens waarvan het steunfractielid het vertrouwelijke of geheime karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden. Steunfractieleden ondersteunen de gemeenteraad in hun werk, maar zijn geen raadsleden, en hebben dientengevolge niet dezelfde bevoegdheden en instrumenten.

Paragraaf 6.1 is derhalve niet overeenkomstig van toepassing op steunfractieleden, met uitzondering van artikel 43, zijnde technische vragen. Opzegging van het steunfractielidmaatschap geschiedt schriftelijk aan de voorzitter van de raad. Indien na opzegging van (meerdere) steunfractieleden geen kandidaten meer bij de fractie actief zijn die op de kieslijst hebben gestaan, kunnen er vanaf twee jaar na de raadsverkiezingen ook partijleden worden voorgedragen als steunfractielid die volgens de desbetreffende partij voldoen aan de regels die gehanteerd worden om op de kieslijst geplaatst te worden alsmede de regelgeving volgens de Kieswet. Een Verklaring Omtrent Gedrag Politiek ambtsdragers wordt daarbij als zorgvuldigheidseis toegevoegd. Dit ligt in lijn met de voor de verkiezingen van de gemeenteraad in 2018 gemaakte afspraken tussen de deelnemende partijen en de burgemeester hieromtrent. Deze regelgeving geldt casu quo ook voor toetredende burgers in een fractie die zich afgescheiden heeft van een andere fractie.

Pagina 5 van 19

ACTUALISEREN REGELINGEN RAAD

Hoofdstuk 3. Vergaderdoel en behandelwijze Artikel 12. Beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming De raad vergadert volgens het model van Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming. Artikel 12a. Besluitvormende behandeling Besluitvormende raadsvergaderingen zijn de vergaderingen van de raad zoals bedoeld in de Gemeentewet. Overige bijeenkomsten van de raad zijn zodoende geen raadsvergaderingen. Artikel 12b. Oordeelsvormende behandeling Tijdens oordeelsvormende raadsbijeenkomsten zijn de artikelen uit Hoofdstuk 4 van dit reglement, zijnde raadsvergaderingen, overeenkomstig van toepassing, tenzij wettelijke bepalingen zich daartegen verzetten of het reglement van orde anders bepaald. Paragraaf 4.3, zijnde stemmingen in besluitvormende raadsvergaderingen, zijn dientengevolge niet overeenkomstig van toepassing op oordeelsvormende raadsbijeenkomsten. De agendacommissie vervult een coördinerende rol bij de agendering van onderwerpen in de raad. Deze commissie heeft het overzicht van alle onderwerpen waar de raad zich mee bezighoudt en zorgt voor de planning. De agendacommissie bepaalt de voorlopige agenda’s van de oordeelsvormende raadsbijeenkomsten en besluitvormende raadsvergaderingen. De definitieve vaststelling van de agenda van de raad geschiedt bij de aanvang van de betreffende vergadering/bijeenkomst.

Oordeelsvormende raadsbijeenkomsten worden gelijkgesteld met commissievergaderingen overeenkomstig artikel 82 Gemeentewet, omdat zij besluitvorming voorbereiden. Derhalve ligt het voorzitterschap van de oordeelsvorming bij een lid van diezelfde oordeelsvorming. Deze bijeenkomsten (oordeelsvorming en besluitvorming) worden voor, door en/of met de gemeenteraad georganiseerd. Artikel 12c. Beeldvormende behandeling Vanwege de groei aan en verwarring over de verschillende bijeenkomsten waarin informatie werd gegeven (in de regel met als doel het bijdragen aan de beeldvorming van de raadsleden) is bij aanvang van de bestuursperiode 2022-2026 voorgesteld om dit model enigszins te wijzigen naar Informatievoorziening, Oordeelsvorming en Besluitvorming. Bij amendement heeft de raad de duiding Beeldvorming echter gehandhaafd, met de aantekening dat in Beeldvormende bijeenkomsten over voor de raad geagendeerde onderwerpen wordt geïnformeerd. In de praktijk bleek dit toch verwarrend, want het onderscheid tussen beeldvorming en informatiebijeenkomsten blijkt in de praktijk onvoldoende duidelijk. Om die reden wordt in dit Reglement van orde toch één term gehanteerd: beeldvormende raadsbijeenkomsten.

Het doel kan zijn om het beeld te vormen over een onderwerp waarover de gemeenteraad op een later moment een besluit moet nemen, maar het kan ook informatieverstrekking zijn over een onderwerp waarover geen besluit genomen hoeft te worden maar dat wel relevant is voor de raad. Het gaat dan om onderwerpen die politiek, inhoudelijk, en/of financieel van belang zijn voor de gemeente Veldhoven en haar inwoners en die voor de raad van belang zijn om over geïnformeerd te worden met het oog op de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende taak. De organisatie van beeldvormende raadsbijeenkomsten vindt plaats na afstemming met de agendacommissie op initiatief van de raad, het college, de ambtelijke organisatie of van derden. Tijdens beeldvormende raadsbijeenkomsten is het doel informatie mondeling te verstrekken aan de raad ter verduidelijking van en inzicht in een bepaald onderwerp. Het betreft het zenden van informatie aan de raad, waarbij de raad de ruimte krijgt om verhelderende vragen te stellen.

Pagina 6 van 19

ACTUALISEREN REGELINGEN RAAD Tijdens beeldvormende raadsbijeenkomsten vindt geen debat of oordeelsvorming plaats. Daartoe dienen oordeelsvormende raadsbijeenkomsten en besluitvormende raadsvergaderingen. Beeldvormende raadsbijeenkomsten kunnen een vorm zijn om, in aanvulling op schriftelijke informatie-overdracht, op mondelinge wijze invulling te geven aan de actieve en passieve informatieplicht. Een beeldvormende raadsbijeenkomst betreft geen raadsvergadering. De bepalingen in dit reglement van orde, ingezonderd hoofdstuk 5 van dit reglement, hebben derhalve geen betrekking op deze bijeenkomsten. De agendacommissie bepaalt of een beeldvormende raadsavond een openbare of besloten bijeenkomst is. Het uitgangspunt is openbaar. De commissie weegt de belangen af. Beeldvormende raadsbijeenkomsten zijn vormvrij. Hoofdstuk 4. Raadsvergaderingen PARAGRAAF 4.1 VOORBEREIDING VAN DE RAADSVERGADERING Artikel 13. Tijdstip en locatie vergaderingen Ingevolge artikel 17 van de Gemeentewet vergadert de raad zo vaak hij daartoe heeft besloten en voorts indien de raadsvoorzitter het nodig oordeelt of indien ten minste een vijfde van het aantal leden van de raad schriftelijk met opgave van redenen daarom vraagt. Dit artikel geeft de basisafspraken weer. In het presidium wordt jaarlijks een geïntegreerd vergaderschema voor de raad aan de orde gesteld.

Hierin worden tevens de bepalende data voor het onderliggende stukkentraject en voor de hiermede samenhangende college- en presidiumvergaderingen opgenomen. In het artikel is geen verplichte eindtijd van de vergaderingen opgenomen. In het presidium is afgestemd een richttijd van uiterlijk 23.00 uur aan te houden. Op voorstel van de voorzitter beslist de raad over het daadwerkelijk beëindigen van de vergadering en over een nieuwe vergaderdatum. Bij schorsing wordt in beginsel de vergadering de eerstvolgende woensdag voortgezet. Artikel 14. Oproep en voorlopige agenda In artikel 19, eerste lid, van de Gemeentewet is bepaald dat de burgemeester de leden van de raad schriftelijk oproept tot de vergadering. Het eerste lid van dit artikel bepaalt dat de voorzitter een vastgesteld aantal dagen vóór een vergadering de leden een schriftelijke oproep stuurt, waarin de vergadering wordt aangekondigd. Deze oproep geschiedt via het raadsinformatiesysteem. De oproep vermeldt de dag, tijdstip en plaats van de vergadering. Het eerste lid stelt verplicht dat de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in Hoofdstuk Va van de Gemeentewet bedoelde stukken, tegelijkertijd met de oproep aan de leden ter beschikking worden gesteld. De in Hoofdstuk Va van de Gemeentewet, bedoelde stukken zijn stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd.

Hier wordt melding van gemaakt op de stukken. Het ter beschikking stellen van de agenda en stukken betreft een voorlopige agenda. In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor de vergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan de voorzitter na schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen. Artikel 15. Vaststellen agenda Het eerste lid heeft tot doel om de raad een actieve rol te geven in de opstelling van de raadsagenda. Zij kunnen bij aanvang van de raadsvergadering een voorstel doen om onderwerpen aan de agenda toe te voegen of van de agenda af te voeren. Daarmee kan het individuele raadslid in ieder geval op twee momenten invloed uitoefenen op de vaststelling van de agenda. Indien er een voorstel wordt gedaan om de agenda aan te passen, bijvoorbeeld het Pagina 7 van 19

ACTUALISEREN REGELINGEN RAAD doorschuiven van een agendapunt naar de volgende raadsvergadering, en de stemmen staken, is artikel 32 vierde lid van de Gemeentewet niet van toepassing. Artikel 16. Hamerstuk of bespreekstuk Onderwerpen worden in beginsel behandeld in ten minste een oordeelsvormende raadsbijeenkomst en besluitvormende raadsvergadering. Na de oordeelsvormende behandeling van een onderwerp in een oordeelsvormende raadsbijeenkomst, wordt bepaald of en zo ja, op welke wijze het onderwerp wordt geagendeerd voor de besluitvormende raadsvergadering. Artikel 17. Stukken ter beschikking stellen Geïnteresseerden moeten de mogelijkheid hebben om stukken in te zien. Daarom worden alle stukken gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep ter inzage aangeboden. De stukken worden op elektronische wijze aangeboden. Dit gaat via het digitaal raadsinformatiesysteem, de website van de gemeenteraad. Daarnaast is het mogelijk om op verzoek de stukken op fysieke wijze ter inzage te krijgen in het gemeentehuis. Een stuk is een ‘document’ in de zin van de Wet open overheid (Woo). Een document houdt in: een door een orgaan, persoon of college opgemaakt of ontvangen schriftelijk stuk of ander geheel van vastgelegde gegevens dat naar zijn aard verband houdt met de publieke taak van dat orgaan, die persoon of dat college.

Onder de stukken als bedoeld in het derde lid van dit artikel worden verstaan: geheime stukken en de zogenaamde ‘achterliggende’ stukken waarvan in raadsvoorstellen melding wordt gemaakt (ambtelijke adviezen, toelichtende nota’s, etc.). Indien het gaat om geheime informatie, waarop voorlopige geheimhouding is opgelegd door het bestuursorgaan dat het document aanbiedt aan de raad, dient dit duidelijk op het stuk te zijn aangegeven. Ook kan worden overwogen hiervan geen kopieën te laten maken, omdat het gevaar bestaat dat vaak gekopieerde stukken toch in de openbaarheid komen. De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de raad. Daarom worden stukken die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen van de raadsvergadering en die geheim moeten blijven bij de griffier ter inzage gelegd. Op verzoek van de leden van de raad kan de griffier inzage aan hen verlenen. Op grond van artikel 88, zesde lid van de Gemeentewet mag de raad nadere regels stellen om een generieke regel met betrekking tot met wie informatie waarop geheimhouding rust, mag worden gedeeld. Hier wordt als generieke regel toegestaan dat informatie waarop geheimhouding rust mag worden gedeeld met beëdigde steunfractieleden. Beëdigde steunfractieleden mogen ook aanwezig zijn tijdens besloten raadsvergaderingen (artikel 39 lid 3) en de besluitenlijsten daarvan inzien (artikel 41). Artikel 18.

Openbare kennisgeving Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 19, tweede lid, van de Gemeentewet. Voor wat betreft de wijze van publicatie is aangesloten bij artikel 3:12 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Hier wordt expliciet vastgelegd in welke dag-, nieuws- of huis-aan-huisbladen de aankondiging van de vergadering van de raad wordt geplaatst. In beginsel worden raadsvergaderingen via het Veldhovens Weekblad ter openbare kennis gebracht. Indien de kennisgeving uitsluitend elektronisch plaatsvindt, dan dient er een grondslag te zijn, zie artikel 3:12 juncto 2:14 van de Awb. PARAGRAAF 4.2 TER RAADSVERGADERING Artikel 19. Presentielijst De verplichting tot het hebben van een presentielijst vloeit voort uit artikel 20 van de Pagina 8 van 19

ACTUALISEREN REGELINGEN RAAD Gemeentewet. In dit artikel wordt de procedure vastgelegd. De handtekeningen op de presentielijst zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum bereikt is. De lijst kan niet dienen om het stemquorum vast te stellen; daarvoor geldt artikel 29 van de Gemeentewet. De griffier geeft de ambtelijke ondersteuning die de raad nodig heeft. Daarom zorgt hij voor het bijhouden van de presentielijst en stelt hij samen met de voorzitter deze vast en ondertekent deze. Deze ondertekening dient te waarborgen dat de lijst volledig is en het quorum aanwezig was. Blijkens het reglement van orde, is het tekenen van de presentielijst vereist bij besluitvormende raadsvergaderingen. Artikel 20. Zitplaatsen Het tweede lid maakt het mogelijk om zitplaatsen te wijzigen indien daartoe aanleiding bestaat. Dit kan het geval zijn bij een wijziging in de raad met betrekking tot de coalitie of fracties. Artikel 21. Opening vergadering; quorum Artikel 20 van de Gemeentewet stelt dat de vergadering van de raad niet wordt geopend voordat meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden blijkens de presentielijst tegenwoordig is. Artikel 22.

Spreekrecht burgers Om te waarborgen dat burgers betrokken kunnen worden bij de besluitvorming van onderwerpen die in de raad aan de orde komen, is het spreekrecht een standaard agendapunt tijdens de oordeelsvormende raadsbijeenkomsten en besluitvormende raadsvergaderingen. Als een agendapunt in de oordeelsvormende raadsbijeenkomst is behandeld, kan er tijdens een besluitvormende raadsvergadering niet nogmaals van het spreekrecht gebruik gemaakt worden, tenzij het raadsvoorstel (sterk) is gewijzigd. In dit geval is materieel sprake van een nieuw voorstel. In bijzondere gevallen staat het spreekrecht wel voor de tweede maal open, namelijk indien er nieuw gebleken feiten of veranderde omstandigheden in het geding zijn, die van zodanige aard zijn dat zij tot een andere beslissing van de raad ten aanzien van het onderwerp in kwestie aanleiding kunnen geven. Deze constructie sluit aan bij algemene bestuursrechtelijke beginselen. De aanvrager voor het spreekrecht zal deze feiten of omstandigheden kenbaar moeten maken bij de aanmelding voor het spreekrecht. De voorzitter, die belast is met het doen naleven van dit reglement, beslist in concrete situaties of de uitoefening van het spreekrecht wel of niet aan de orde is. De beslissing wordt zo spoedig mogelijk aan de aanvrager van het spreekrecht medegedeeld.

Voor onderwerpen die rechtstreeks in de besluitvormende raadsvergadering geagendeerd worden, geldt het spreekrecht onverkort. Ook kunnen personen over niet-geagendeerde onderwerpen inspreken (lid 2). Hiermee krijgen zij de mogelijkheid de gehele raad bij één gelegenheid toe te spreken over een onderwerp waarover zij de raad hun zienswijze kenbaar wensen te maken. Om te voorkomen dat steeds dezelfde personen over dezelfde onderwerpen komen inspreken, is besloten hier twee voorwaarden aan te verbinden. Een persoon mag maximaal één keer per jaar komen inspreken over een niet-geagendeerd onderwerp én een persoon mag maximaal één keer over eenzelfde onderwerp inspreken. Daarnaast gelden de beperkingen als bedoeld in lid 4 ook voor insprekers op grond van lid 2. Ook nieuw is lid 3 waarin wordt vastgelegd dat er, vanaf 10 insprekers voor één oordeelsvormende raadsbijeenkomst of besluitvormende raadsvergadering, een aparte inspreekavond wordt georganiseerd. De ervaring leert dat dit prettiger werkt dan alles op dezelfde plannen. In lid 4 zijn enkele onderwerpen opgenomen, waar het spreekrecht niet voor geldt. Als een besluit van de raad of het college vatbaar is voor bezwaar en de burger belanghebbende is, kan de burger een bezwaarschrift indienen. Ook kan een burger beroep instellen bij de rechtbank. Dit zijn formele procedures die zien op de Pagina 9 van 19

ACTUALISEREN REGELINGEN RAAD echtsbescherming van de burger. Naar aanleiding van een vraag vanuit de raad is er over de formulering van lid 4 juridisch advies ingewonnen over het spreekrecht burgers. Het advies luidt dat de formulering in art. 22 lid 4 RvO kan blijven staan. Voor alle duidelijkheid wordt voorgesteld in de Toelichting bij het RvO de volgende tekst op te nemen: Burgers mogen inspreken over een bestemmingsplan. Uit jurisprudentie blijkt het volgende: Regelmatig wijzen gemeenten het verzoek om spreekrecht af op basis van de formulering in artikel 22 lid 4. De overweging die daaraan ten grondslag ligt is dat tegen de vaststelling van het bestemmingsplan beroep kan worden ingediend. Bepaalde raden en colleges redeneren dat dit artikel ook betrekking heeft op nog te nemen besluiten waartegen beroep op openstaat. Deze redenering volgt de Raad van State niet. Gelet op de redactie van het betreffende artikel en het doel van het spreekrecht, is de Raad van State van oordeel dat dit artikel alleen van toepassing is op besluiten die reeds zijn genomen. Op het moment dat een burger inspreekt, is het besluit nog niet genomen’. Burgers die een zienswijze hebben ingediend op een bestemmingsplan kunnen gebruik blijven maken van het spreekrecht. De benoemingen, keuzen, voordrachten en aanbevelingen van personen zijn uitgesloten van het spreekrecht van burgers.

Omdat inspraak over de benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen - de belangen van - kandidaten al dan niet in de uitoefening van hun ambt of functie kan schaden, kunnen burgers hierover geen uitlatingen doen. Ook kunnen burgers zich niet uitlaten over onderwerpen, waar zij op grond van artikel 9:2 Algemene wet bestuursrecht een klacht over kunnen indienen. Deze procedure gaat voor het spreekrecht van burgers. De burgers die wensen in te spreken moeten zich voor 12.00 uur op de vrijdag voorafgaand aan de betreffende raadsbijeenkomst of -vergadering melden bij de griffie. Dit was vroeger een termijn van 48 uur, maar vanwege de mogelijke aparte inspreekavond is het noodzakelijk dat de griffie voorafgaand aan het weekend in beeld heeft of hier inderdaad sprake van is. Artikel 23. Spreekregels en volgorde sprekers Bij amendement heeft de raad in dit artikel opgenomen dat interrupties plaatsvinden vanaf in de raadzaal opgestelde interruptiemicrofoons. Verder zijn in het presidium afspraken gemaakt over de spreekvolgorde, en het Reglement reflecteert deze afspraken. Artikel 24. Aantal spreektermijnen Indien de raad van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan hij daartoe uitdrukkelijk besluiten. Het tweede lid benadrukt dat de voorzitter elke spreektermijn afsluit.

Dit behoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn. Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. De beraadslaging over een motie vindt niet plaats in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het betreffende, aan de orde zijnde onderwerp. Naast de spreektermijn regelt dit artikel ook de spreekduur. In de eerste termijn heeft iedere fractie (via diens woordvoerder) maximaal 3 minuten spreektijd. De portefeuillehouders hebben, in reactie op de eerste termijnen van de fracties, in beginsel 5 minuten spreektijd. Indien er echter veel vragen zijn gesteld, die niet technisch beantwoord kunnen worden, kan de voorzitter de portefeuillehouder meer tijd geven om deze te beantwoorden. Deze spreektijden gelden zowel voor de oordeelsvormende raadsbijeenkomsten als de besluitvormende raadsvergaderingen. Pagina 10 van 19

ACTUALISEREN REGELINGEN RAAD

Artikel 25. Handhaving orde De bevoegdheid die in het tweede lid aan de voorzitter wordt gegeven om een spreker over een aanhangig onderwerp het woord te ontzeggen, gaat minder ver dan de mogelijkheid die artikel 26, derde lid van de Gemeentewet biedt om aan dat lid, dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, de toegang tot de vergadering te ontzeggen. De laatstgenoemde bevoegdheid van de voorzitter blijft echter onverlet. Dit artikel over de handhaving orde is slechts een aanvulling op de Gemeentewet. Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring. Deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 54 van dit reglement. Artikel 26. Beraadslaging Over een voorstel dat in onderdelen of artikelen is verdeeld, wordt in principe in zijn geheel beraadslaagd (beperken vergaderduur). In het eerste lid is een uitzonderingsmogelijkheid opgenomen. De raad kan besluiten de beraadslaging over een onderwerp of voorstel te schorsen voor nader beraad binnen de fracties of het college. Naast een raadslid kan ook een aan de beraadslaging deelnemende wethouder om schorsing vragen. Uiteraard kan ook de voorzitter een schorsingsvoorstel inbrengen. Daartoe biedt artikel 27 van dit reglement de mogelijkheid. Artikel 27.

Deelname aan de beraadslaging door anderen Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 van de Gemeentewet geregelde verschoningsrecht. Het is uiteraard ook mogelijk dat de raad bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen. De raad kan op grond van artikel 3 van dit reglement bepalen dat de griffier deelneemt aan de beraadslagingen. De burgemeester en de wethouder(s) hebben het recht (het woord te voeren en) deel te nemen aan de beraadslagingen op grond van artikel 21, eerste en tweede, lid van de Gemeentewet. Artikel 28. Voorstellen van orde De voorzitter legt aan de raad ter beslissing voor of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de raad. Bij staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen, (artikel 32, vierde lid, van de Gemeentewet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een pauze. Indien het gaat om een niet geagendeerd voorstel, dient de procedure van een initiatiefvoorstel gevolgd te worden (artikel 49). PARAGRAAF 4.3 STEMMINGEN IN BESLUITVORMENDE RAADSVERGADERINGEN Artikel 29.

Primus bij hoofdelijke stemming Praktisch gezien verdient het aanbeveling de volgorde van stemmen te bepalen na de opening van de besluitvormende raadsvergadering. Deze volgorde geldt dan voor de hele vergadering, ook na een eventuele schorsing. Artikel 30. Stemverklaring Stemverklaringen zullen kort moeten zijn en mogen niet het karakter krijgen van een derde termijn, als laatste reactie op de vorige spreker. De stemverklaringen worden gegeven vóór de hoofdelijke oproep van de leden dat de stemming begint. Artikel 31. Beslissing Indien geen stemming wordt gevraagd, is het voorstel aangenomen op grond van artikel 32, derde lid, van de Gemeentewet. Artikel 32. Algemene bepalingen over stemming Indien een lid te kennen geeft een hoofdelijke stemming te wensen, moet de stemming Pagina 11 van 19

ACTUALISEREN REGELINGEN RAAD plaatsvinden. De raad heeft niet de bevoegdheid om van deze bepaling van artikel 32 van de Gemeentewet af te wijken. Vraagt niemand stemming, dan wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen. Wellicht ten overvloede wordt hierbij nog verwezen naar artikel 209, tweede lid, van de Gemeentewet, zijnde gevallen van dringende spoed, welke een hoofdelijke stemming verplicht. De regeling in het eerste deel van het tweede lid kan toepassing krijgen, indien de uitkomst van de stemming tevoren duidelijk is en slechts enkele leden zouden tegenstemmen. Een raadslid kan zich alleen onthouden van stemming op grond van artikel 28 van de Gemeentewet. In alle andere gevallen is een raadslid verplicht stelling in te nemen en te stemmen. Het is van belang om, bij gevallen waarin sprake is van onduidelijkheid, de meest recente rechtspraak hierover te raadplegen. In de rechtspraak is dit onderwerp namelijk verder uitgewerkt. Stemmingen zijn in principe ook openbaar. Een volksvertegenwoordiger dient duidelijk te zijn in zijn of haar rol, en door de openbaarheid is het voor de achterban (kiezers) duidelijk hoe ze vertegenwoordigd worden. Bij staking van stemmen is het bepaalde in artikel 32 van de Gemeentewet van toepassing. Indien de vergadering voltallig is, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.

Is de vergadering niet voltallig, dan wordt het nemen van het besluit tot een volgende vergadering uitgesteld. Als ook dan de stemmen staken, wordt het voorstel geacht niet te zijn aangenomen. In het vierde lid wordt ingegaan op de procedure van hoofdelijke stemming. De volgorde van stemmen, te starten bij het genoemde lid volgens het volgnummer van de presentielijst en vervolgens op volgorde van de presentielijst, geldt voor de gehele vergadering. Artikel 33. Volgorde stemming over amendementen en moties Voor alle duidelijkheid wordt hier een verschil in procedure aangegeven tussen een motie en een amendement. Een amendement komt in stemming voorafgaande aan de stemming over het onderliggende voorstel. Een motie strekt niet tot wijziging van een voorgesteld besluit; over een motie wordt een apart besluit genomen, nadat de besluitvorming over het aanhangige voorstel is afgerond. Bij een motie over een afzonderlijk onderwerp geldt dit uiteraard niet en is het vierde lid niet van toepassing. Soms kan een motie dermate zwaar wegen voor een fractie dat de steun voor het gehele voorstel hiervan afhangt. Dan is het nuttig als de raad – in de praktijk op voorstel van de betreffende fractie – kan besluiten om van de voorgeschreven stemvolgorde af te wijken. Die mogelijkheid is gecreëerd met het vierde lid. Artikel 34.

Stemming over personen Artikel 31, eerste lid, van de Gemeentewet geeft aan dat de stemming over personen geheim dient te zijn. Het is mogelijk om met elektronische stemsystemen te werken maar het reglement van orde gaat vooralsnog uit van een stemming door middel van behoorlijk ingevulde stembriefjes. Een blanco stembriefje wordt niet aangemerkt als een behoorlijk ingevuld stembriefje (Kamerstukken II 1985/86, 19 403, nr. 3, blz. 86). In geval van een schriftelijke stemming wordt dan ook geen rekening gehouden met blanco stembriefjes. Een blanco of verkeerd ingevuld stembriefje telt wel mee bij de bepaling van het quorum. De raad oordeelt of een stembriefje behoorlijk is ingevuld. Wat onder een (niet) behoorlijk ingevuld stembriefje moet worden verstaan, is in de wet niet geregeld. Indien raadsleden genomineerd worden voor de functie van wethouder is er sprake van een vrije stemming. Er is geen sprake van een voordracht, maar van een aanbeveling. Een voordracht is voor de raad bindend, de raad heeft slechts de keuze tussen degenen die op de voordracht zijn vermeld. Een aanbeveling is een voorstel waarvan de raad mag afwijken. De beoogd wethouder mag dus meestemmen over zijn eigen benoeming.

Een voorstel tot benoeming gaat hem persoonlijk aan "wanneer hij behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt" (artikel 28, Pagina 12 van 19

ACTUALISEREN REGELINGEN RAAD eerste lid, onder a, en derde lid, van de Gemeentewet). Dat is echter in casu niet aan de orde, omdat er ook op een ander persoon kan worden gestemd. De aard van de stemming is derhalve van belang. Dit heeft tot gevolg dat raadsleden de mogelijkheid hebben op het stembriefje de naam van de kandidaat die hun voorkeur heeft in te vullen (die van de voorgestelde perso(o)n(en), of die van een ander). Er is in dit geval geen sprake van een voordracht of een anderszins beperkte keuze en aan de stemming mag derhalve ook worden deelgenomen door raadsleden die ter benoeming zijn voorgesteld: zij kunnen immers op het stembriefje een andere naam dan hun eigen naam invullen. De wetgever heeft nooit de bedoeling gehad de politieke verhoudingen in de raad te beïnvloeden door middel van een verbod op het meestemmen van de kandidaatwethouder. Los van de formeel-juridische context pleiten de volgende argumenten nog voor bovenstaande zienswijze: - een democratisch gekozen vertegenwoordiger mag niet te snel het recht op stemming worden ontnomen. Stel: partij X beveelt meneer Janse en meneer Pieterse aan als wethouders. Als deze personen in de raad zitting hebben en niet mee mogen stemmen houdt dit in, dat de partij ineens twee stemmen in de raad minder heeft. Dat is onaanvaardbaar in het licht van de politieke verhoudingen; - een aanbeveling is geen voordracht.

Het spraakgebruik heeft het vaak over voordracht, maar een persoon nomineren als wethouder staat niet gelijk aan een voordracht; Tenslotte is het denkbaar dat een kandidaat-wethouder die voor benoeming wordt aanbevolen, uit moreel-politieke overwegingen en om iedere schijn van belangenverstrengeling te vermijden op eigen initiatief afziet van het meestemmen over de benoeming. Alhoewel het uitgangspunt is dat zeer terughoudend moet worden omgegaan met het inperken van het stemrecht van gekozen volksvertegenwoordigers, laat de wet de betrokkenen de ruimte daarin een eigen afweging te maken. Wanneer er veel benoemingen te doen zijn (bijvoorbeeld bij aanvang van een nieuwe zittingsperiode), kan een gecombineerd stembriefje worden ontworpen. Artikel 35. Herstemming over personen Dit artikel behoeft geen toelichting. Artikel 36. Beslissing door het lot Dit artikel behoeft geen toelichting. PARAGRAAF 4.4 VERSLAGLEGGING, INGEKOMEN STUKKEN Artikel 37. Besluitenlijst en videotulen Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de griffier en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. Het maken van een verslag is niet verplicht. In de Gemeentewet wordt alleen gesproken over de verplichting een besluitenlijst openbaar te maken (artikel 23, vijfde lid, van de Gemeentewet). In Veldhoven gebeurt dit door middel van de zogenaamde besluitenlijst.

De griffier verleent de ambtelijke ondersteuning van de raad. Daarom is de griffier aangewezen om de besluitenlijst op te stellen en op de website van de gemeente te plaatsen. De besluitenlijst wordt op zo kort mogelijke termijn gepubliceerd. Artikel 38. Ingekomen stukken Ingekomen stukken zijn alle aan de gemeenteraad gerichte documenten, waaronder schriftelijke mededelingen en stukken van burgers, instanties, het college of de burgemeester. Over aan de raad gerichte inkomende stukken wordt door de griffier een voorstel van afdoening gedaan. Dit voorstel is van procedurele aard, namelijk ‘voor kennisgeving aannemen’, ‘ter afdoening in handen stellen van het college’, en ‘ter advies in handen stellen van het college’. Deze stukken worden aan raads- en steunfractieleden ter Pagina 13 van 19

ACTUALISEREN REGELINGEN RAAD beschikking gesteld via het raadsinformatiesysteem. Raadsleden kunnen aan de griffier binnen drie weken een andere wijze van afdoening voorstellen. Indien besloten wordt tot een andere wijze van afdoening, wordt hiervan mededeling gedaan aan de raad. De raad stelt op voorstel van de griffier de wijze van afdoening van de ingekomen stukken na drie weken stilzwijgend vast. Als de afzender van een ingekomen stuk een natuurlijke persoon is wordt het ingekomen stuk geanonimiseerd digitaal beschikbaar gesteld. Inhoudelijke discussie over ingekomen stukken kan op voorstel van een raadslid plaatsvinden in een oordeelsvormende raadsbijeenkomst of besluitvormende raadsvergadering en dient daartoe op de gebruikelijke wijze ten aanzien van raadsvergaderingen en agendering te worden voorbereid.

Hoofdstuk 5. Besloten raadsvergaderingen Artikel 39. Toepassing reglement en procedure besloten vergaderingen Een besloten vergadering van de raad is een officiële raadsvergadering, waarbij de bepalingen van dit reglement van overeenkomstige toepassing zijn op een raadsvergadering achter gesloten deuren. Hierbij kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het recht van amendement, het recht van motie, het maken van het verslag. De bepalingen van het reglement zijn echter niet van toepassing, voor zover het toepassen van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties (videotulen) voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal de raad moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven. In artikel 23 van de Gemeentewet zijn procedurevoorschriften opgenomen voor 'het sluiten van de deuren', de wijze waarop een vergadering een besloten vergadering wordt. Artikel 40. Opheffing geheimhouding De raad heeft de mogelijkheid geheimhouding van informatie op te heffen, conform artikel 89 Gemeentewet. Artikel 41.

Resultatenoverzicht besloten vergadering In dit artikel wordt uitwerking gegeven aan artikel 23, vijfde lid, van de Gemeentewet. In overeenstemming met de bepaling over het verslag van de raadsvergadering is de griffier ook verantwoordelijk voor het verslag van een besloten raadsvergadering. Dit verslag ligt ter inzage bij de griffier.

Hoofdstuk 6. Bevoegdheden en instrumenten Artikel 42. Schriftelijke vragen De Gemeentewet maakt geen onderscheid tussen politieke vragen en technische vragen; dat is zo ontstaan omdat dat praktisch is. De bevoegdheden in de Gemeentewet waarop het Reglement gebaseerd is zijn het recht op inlichtingen (artikelen 169 jo. 180), en het vragenrecht (artikel 155 lid 1). De ‘politieke vragen’ of ‘schriftelijke vragen’ gaan niet zozeer over het opvragen van informatie, maar over het opvragen van overwegingen; redenen waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt. Daarom is artikel 42 van dit Reglement vooral gebaseerd op het recht op inlichtingen, tenzij er uitgeweken wordt naar feitelijkheden waar het vragenrecht als bevoegdheid dominanter is. Het verantwoordelijke orgaan dient de vragensteller gemotiveerd in kennis te stellen, indien de beantwoording niet binnen de gestelde termijn van 30 dagen kan plaatsvinden. De gestelde vragen en de beantwoording ervan worden geagendeerd voor de eerstvolgende oordeelsvormende raadsbijeenkomst of besluitvormende raadsvergadering, zoals bepaald in lid 6. Het is van belang dat dit agendapunt is bedoeld Pagina 14 van 19

ACTUALISEREN REGELINGEN RAAD om vanuit de raad rechtstreeks vragen te kunnen stellen en vanuit de verantwoordelijk wethouder of de burgemeester direct antwoorden te kunnen geven, en niet om een inhoudelijke discussie mogelijk te maken. In de hier aangegeven procedure wordt de vragensteller in de gelegenheid gesteld nadere inlichtingen over het antwoord te vragen aan degene die het antwoord heeft gegeven. Indien de vragensteller van mening is dat de beantwoording van de vragen tot een besluit van de raad moet leiden, kan hij het recht van initiatief of het interpellatierecht benutten om het onderwerp of het voorstel op de agenda van de raad te krijgen. Het gevolg van het inzetten van het recht op inlichtingen is dat de gevraagde inlichtingen altijd aan de gehele raad verstrekt worden. Artikel 43. Technische vragen In tegenstelling tot de schriftelijke vragen, conform artikel 42, kunnen technische vragen gesteld worden door zowel raads- als steunfractieleden. Doordat de vragen technisch van aard zijn, en daarmee geen politieke afweging behoeven, vindt beantwoording veelal vanuit de ambtelijke organisatie, via de griffie, plaats. Daarmee zijn technische vragen een uiting van het vragenrecht zoals opgenomen in artikel 155 lid 1 van de Gemeentewet. Technische vragen over een geagendeerd onderwerp dienen ter verduidelijking van een raadsvoorstel.

Het is daarom de bedoeling dat deze zoveel als mogelijk voorafgaand aan de oordeelsvormende raadsvergadering worden gesteld (schriftelijk, via de griffie). Om een gelijke informatievoorziening te bewerkstelligen, wordt de beantwoording van technische vragen aan de gehele raad ter beschikking gesteld, tenzij door de vragensteller anders is aangegeven. Artikel 44. Informatieronde: Vragenhalfuur Deze bepaling vormt, net als artikel 42, een invulling van de artikelen 169 en 180 van de Gemeentewet: het recht op inlichtingen. Bewust is er gekozen voor een algemene regeling van de informatieronde. De informatieronde kan bijdragen aan een vergroting van de betrokkenheid van de burgers bij het bestuur en komt de herkenbaarheid van de controlerende taak van de raad ten goede. De drempel om vragen te stellen wordt verlaagd en de media-aandacht voor de lokale politiek kan worden vergroot. Met de informatieronde krijgt de raad de mogelijkheid over vooraf ingebrachte actuele onderwerpen (leden van) het college aan de tand te voelen. In het tweede lid is een aanmeldingstermijn voor vragen opgenomen vanwege het feit dat wethouders moeten worden uitgenodigd om antwoord te kunnen geven op de vragen van raadsleden. Het karakter van de informatieronde verschilt van het recht van interpellatie. Het recht van interpellatie heeft als instrument een zwaarder politiek karakter.

Leden van de raad kunnen aan het college inlichtingen vragen over het door hem gevoerde bestuur, voor zover dat niet bij geagendeerde onderwerpen aan de orde komt. Tijdens de informatieronde worden vragen gesteld en antwoorden gegeven. Er vindt geen debat plaats. Daartoe bieden het zevende en achtste lid van dit artikel ook niet de mogelijkheid. Artikel 45. Informatieronde: Mededelingen college aan de raad De Gemeentewet kent een algemene actieve inlichtingenplicht. Artikel 169, tweede lid, verplicht het college uit eigen beweging de raad alle inlichtingen te verstrekken die de raad nodig heeft voor de uitoefening van zijn taak. Een van de wijzen waarop het college kan voorzien in deze actieve informatieplicht, is tijdens de informatieronde bondige mededelingen te doen aan de raad. Daarbij wordt belangrijk geacht dat de voorzitter uitsluitend de mogelijkheid hiervoor toelaat indien het betreffende onderwerp urgent en Pagina 15 van 19

ACTUALISEREN REGELINGEN RAAD politiek relevant is, alsmede indien het op schriftelijke wijze mededelen niet volstaat. Artikel 46. Amendementen en subamendementen Het recht van amendement is neergelegd in artikel 147b van de Gemeentewet. Dit artikel verplicht de raad nadere regels te stellen. Deze nadere regels staan in dit artikel. Op basis van artikel 147b van de Gemeentewet is de raad verplicht een amendement te behandelen. Leden van de raad kunnen aan de raad wijzigingen op het voorstel van het college of op initiatiefvoorstellen indienen, de zogenaamde amendementen. Wanneer een amendement is ingediend, kan dit voor een ander raadslid aanleiding zijn, op dit amendement nog weer een wijziging voor te stellen, het subamendement. Een (sub)amendement kan ingediend worden op een voorgesteld besluit, dat aanhangig is. De beraadslaging over het (sub)amendement vindt plaats in ten hoogste twee termijnen. Indien (in uitzonderlijke situaties) een ingediend amendement verdere beraadslaging noodzakelijk maakt, kan de raad besluiten tot een derde termijn. Voor de stemming over amendementen wordt verwezen naar artikel 32 van het Reglement. Een amendement tot splitsing van een voorgestelde beslissing kan, indien aangenomen, meebrengen dat één onderdeel van een besluit wel en een ander niet wordt aanvaard.

Het is praktisch dat een raadslid aanwezig is voor de behandeling van zijn (sub)amendement. Dit omdat doorgaans een (sub)amendement toegelicht wordt door de indiener. Daarom is vermeld dat er alleen wordt beraadslaagd over amendementen en subamendementen die ingediend zijn door raadsleden die de presentielijst getekend hebben. Artikel 47. Moties In het eerste artikel van dit reglement is de definitie van het begrip motie gegeven. Een motie is een voorstel tot het doen van een uitspraak. Het kan gaan om het uitspreken van een wens (van inhoudelijke, politieke, procedurele aard), het uitspreken van instemming dan wel afkeuring over bepaalde ontwikkelingen of om het doen van een verzoek. Een motie betreft dus niet een concreet besluit dat op rechtsgevolg is gericht; een motie heeft geen juridische, maar een politieke betekenis. Daarom zijn burgemeester en wethouders formeel niet aan een motie gebonden of tot uitvoering ervan verplicht. Wel kan het naast zich neerleggen van een motie door het college leiden tot een vertrouwensbreuk tussen raad en college en hieruit kan het college dan zijn consequentie trekken. Voor wat betreft de besluitvormingsprocedure omtrent een motie wordt opgemerkt dat over een motie een apart besluit wordt genomen.

Voor de beraadslaging over een motie over een aanhangig onderwerp geldt dat deze niet plaatsvindt in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het onderwerp waarop de motie betrekking heeft. Een besluit over een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp (zogeheten “motie vreemd aan de agenda”) vindt aan het einde van de vergadering plaats. In de gemeentewet wordt in artikel 49 één specifieke motie uitgewerkt: de motie van wantrouwen. Hierbij geeft de raad aan het vertrouwen in een wethouder te hebben verloren. Indien de wethouder zelf niet opstapt, kan de raad, blijkens artikel 49, besluiten tot ontslag. In dat geval gaat het ontslag onmiddellijk in. Artikel 48. Inlichtingen In dit artikel wordt een procedurele uitwerking gegeven van de inlichtingenplicht die het college en de burgemeester hebben ten opzichte van de raad. Naast een ingewikkelde inrichting van de bestuursbevoegdheden bevat de Gemeentewet ook behoorlijk aangescherpte regels over de inlichtingenplicht van het college ten opzichte van de raad. Deze regels beogen de politieke verantwoordelijkheid van het college te activeren en de Pagina 16 van 19

ACTUALISEREN REGELINGEN RAAD eindverantwoordelijkheid van de raad te bevestigen. Daar is in de eerste plaats de passieve inlichtingenplicht als bedoeld in artikel 169, derde lid, van de Gemeentewet. Dat is de klassieke informatieplicht die het college opdraagt de door de raad gevraagde inlichtingen te verstrekken, tenzij het openbare belang zich daartegen verzet. Dit recht om inlichtingen te vragen komt eveneens toe aan individuele raadsleden. Daarmee is een waarborg in het leven geroepen dat een raadsmeerderheid om (partij)politieke redenen belemmeringen opwerpt tegen het vragen van inlichtingen door een raadslid of raadsminderheid. Wel kan de raad via het Reglement van orde op grond van doelmatigheidsoverwegingen een zekere ordening aanbrengen in de wijze waarop het inlichtingenrecht wordt uitgeoefend. De raad gaat immers over de agenda en de vergaderorde. De weigeringsgrond ‘strijd met het openbaar belang’ is wettelijk objectief en algemeen omschreven. De wetgever beoogde daarmee dat een beroep daarop in de praktijk als een hoge uitzondering op de algemene regel zou moeten worden gebruikt. In de praktijk bestaan verschillende wettelijke en politieke figuren om als raad en college met elkaar te communiceren buiten de openbaarheid. De openbaarheid van stukken en vergaderingen bijvoorbeeld kan al dan niet tijdelijk worden opgeheven.