Bijlage 17 - Gedragscode publicatie (persoons)gegevens van de gemeenteraad van Veldhoven - Was-wordt-tabel

ACTUALISEREN REGELINGEN RAAD

Actualiseren regelingen raad Bijlage 17 | Gedragscode publicatie (persoons)gegevens van de gemeenteraad van Veldhoven – Was/wordt-tabel

 

Toelichting Gezien de lengte van de artikelen is er, in tegenstelling tot de andere bijlagen bij dit raadsvoorstel, in dit document voor gekozen om ieder afzonderlijk lid of sub apart op te nemen. Argumentatie is in grijs opgenomen. 2018

2026

Artikel 2 sub b Artikel 2 sub b Ambtenaren worden regelmatig in Ambtenaren worden regelmatig in bestuurlijke documenten vermeld. Voor bestuurlijke documenten vermeld. zover ambtenaren genoemd worden in Aangezien ambtenaren van de gemeente relatie tot hun functie, is openbare Veldhoven geen publieke functie bekendmaking relevant en niet vervullen, dient het openbaar maken van ‘bovenmatig’. persoonsgegevens van ambtenaren Daarbij geldt dat bij ambtenaren die een vermeden te worden. Als het voor het rol spelen in de werkzaamheden van de begrijpen van de context of raad – ongeacht of zij voor de gemeente aannemelijkheid van de inhoud van het Veldhoven of een andere document noodzakelijk is, kan wel de rol, (overheids)organisatie werkzaam zijn – functie of het team van de ambtenaar uitsluitend hun naam en voornaam of genoemd worden. Namen en voorletter(s) openbaar worden gemaakt contactgegevens van ambtenaren worden op het openbare gedeelte van het niet vermeld in raadsbesluiten en – raadsinformatiesysteem, eventueel met voorstellen. vermelding van de afdeling waar zij werkzaam zijn. Namen en contactgegevens van ambtenaren worden niet vermeld in raadsbesluiten en – voorstellen. - Wanneer het vermelden van persoonsgegevens de inhoudelijke afweging niet verandert, moet dit volgens de AVG vermeden te worden.

Artikel 2 sub c Artikel 2 sub c Brieven aan de raad zijn onder andere Brieven aan de raad zijn onder andere afkomstig van burgers en instellingen. Ze afkomstig van burgers en instellingen. Ze bevatten doorgaans de adresgegevens, bevatten doorgaans de adresgegevens, het telefoonnummer en handtekening van het telefoonnummer en handtekening van de afzender. de afzender. Openbaarmaking van deze brieven of geschriften van burgers wordt als ‘bovenmatig’ beschouwd. Het effect van de geschriften aan de raad kunnen doorgaans ook bereikt worden zonder openbaarmaking. Deze stukken van burgers die aan de raad zijn gezonden of overhandigd worden derhalve in beginsel geplaatst op het besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem. Op een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven en andere stukken van burgers door de raad zijn ontvangen, met vermelding van de naam van de afzender, onder vermelding van

Openbaarmaking van deze brieven of geschriften van burgers wordt als ‘bovenmatig’ beschouwd. Het effect van de geschriften aan de raad kan doorgaans ook bereikt worden zonder openbaarmaking. Deze stukken van burgers die aan de raad zijn gezonden of overhandigd worden derhalve in beginsel geplaatst op het besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem. Op een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven en andere stukken van burgers door de raad zijn ontvangen, onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. Deze

Pagina 1 van 5

ACTUALISEREN REGELINGEN RAAD een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt op het openbare gedeelte van het raadsinformatiesysteem gepubliceerd. De brief/het stuk is beschikbaar op het besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem. De raad en de leden van de raad moeten kennis kunnen nemen van deze brieven én hun afzender om zich een oordeel te kunnen vormen over hetgeen de brief van de raad vraagt. Voorts vereist de transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de burger dat op het openbare gedeelte van het raadsinformatiesysteem is te vinden dat de brief bij de raad is binnengekomen. Hiertoe is het voldoende als de naam van de afzender wordt openbaargemaakt. Indien de afzender uitdrukkelijk aangeeft te wensen dat zijn of haar brief/stuk wel dient te worden gepubliceerd, dan zal er wel publicatie plaatsvinden. Voor petities geldt dat de petitie zelf, zijnde de boodschap die men door middel van de petitie wenst uit te dragen, op het openbare gedeelte van het raadsinformatiesysteem wordt gepubliceerd. De lijst met ondertekenaars wordt niet openbaar, maar op het besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem gepubliceerd.

De beantwoording door het college van burgemeester en wethouders van brieven van burgers aan de gemeenteraad worden niet op het openbare gedeelte van het raadsinformatiestysteem gepubliceerd, maar behandeld als ingekomen stuk en zodoende op de lijst van ingekomen stukken geplaatst, met vermelding van de naam van de geadresseerde. Op het besloten gedeelte van het raadsinformatiestysteem kunnen raadsleden en steunfractieleden kennis nemen van de ingekomen stukken. Brieven van organisaties en instellingen zijn naar hun aard doorgaans minder persoonlijk en bevatten minder persoonsgegevens. Bestuurders en leden van bedrijven, instellingen, verenigingen e.a. presenteren zich uit hoofde van hun functie in zekere mate in de openbaarheid. Om die reden wordt openbare publicatie niet als ‘bovenmatig’ beschouwd en kunnen stukken naast de vermelding op de lijst van ingekomen stukken wel in zijn

lijst wordt op het openbare gedeelte van het raadsinformatiesysteem gepubliceerd. De brief/het stuk is beschikbaar op het besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem. De raad en de leden van de raad moeten kennis kunnen nemen van deze brieven én hun afzender om zich een oordeel te kunnen vormen over hetgeen de brief van de raad vraagt. Voorts vereist de transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de burger dat op het openbare gedeelte van het raadsinformatiesysteem is te vinden dat de brief bij de raad is binnengekomen. Deze wordt daarom geanonimiseerd gepubliceerd (zonder (in)direct identificerende persoonsgegevens). Voor raadsleden is de afzender van de post in te zien op het besloten deel van het raadsinformatiesysteem. Voor petities geldt dat de petitie zelf, zijnde de boodschap die men door middel van de petitie wenst uit te dragen, op het openbare gedeelte van het raadsinformatiesysteem wordt gepubliceerd. De lijst met ondertekenaars wordt niet openbaar. Alleen als de ondertekenaar (bijvoorbeeld via www.petities.nl) heeft aangegeven dat zijn of haar persoonsgegevens publiek zichtbaar mogen zijn, kunnen deze weergegeven worden. De lijst met ondertekenaars is wel inzichtelijk voor raadsleden op het besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem.

Brieven van organisaties en instellingen zijn naar hun aard doorgaans minder persoonlijk en bevatten minder persoonsgegevens. Bestuurders en leden van bedrijven, instellingen, verenigingen e.a. presenteren zich uit hoofde van hun functie in zekere mate in de openbaarheid. Om die reden wordt openbare publicatie niet als ‘bovenmatig’ beschouwd en kunnen stukken naast de vermelding op de lijst van ingekomen stukken wel in zijn geheel in het openbare gedeelte van het raadsinformatiesysteem gepubliceerd worden.

Pagina 2 van 5

ACTUALISEREN REGELINGEN RAAD geheel in het openbare gedeelte van het raadsinformatiesysteem gepubliceerd worden. - Wanneer het vermelden van persoonsgegevens de inhoudelijke afweging niet verandert, moet dit volgens de AVG vermeden te worden. - Data en onderwerpen van brieven moeten wel gepubliceerd kunnen worden, gezien deze helpen te identificeren welk document het betreft. - Het is logisch dat de raad zelf kan zien van wie de afzender van de post is die hij ontvangt, maar openbaarmaking van die afzender. - Beantwoording van brieven van inwoners aan de gemeenteraad door het college is niet aan de orde. Artikel 2 sub d Artikel 2 sub d Personen die tijdens raadsvergaderingen Personen die tijdens raadsvergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, doen gebruik maken van het spreekrecht, doen dit welbewust en in het openbaar. Bij dit welbewust en in het openbaar. Bij aanmelding om gebruik te maken van het aanmelding om gebruik te maken van het spreekrecht worden zij er door de griffie spreekrecht worden zij er door de griffie expliciet op gewezen dat de expliciet op gewezen dat de raadsvergadering live wordt uitgezonden raadsvergadering live wordt uitgezonden en beschikbaar blijft op het en beschikbaar blijft op het raadsinformatiesysteem. Door vervolgens raadsinformatiesysteem.

Door vervolgens in het openbaar van het spreekrecht in het openbaar van het spreekrecht gebruik te maken stemmen zij in met gebruik te maken stemmen zij in met publicatie van hun bijdrage op het publicatie van hun bijdrage op het openbare gedeelte van het openbare gedeelte van het raadsinformatiesysteem (zowel in de vorm raadsinformatiesysteem (zowel in de vorm van geluids- en videomateriaal als van geluids- en videomateriaal als gepubliceerde tekst). Daarbij wordt zijn of gepubliceerde tekst). Daarbij wordt hun haar naam vermeld. Het is niet mogelijk naam vermeld. Het is niet mogelijk anoniem in te spreken. anoniem in te spreken. Wel kan de inspreker verzoeken om niet in beeld Indien een inspreker voorafgaand aan het gebracht te worden. Dan moet diegene spreekrecht de bijdrage inlevert (op papier buiten het beeldbereik van de camera’s of digitaal), wordt dit beschouwd als kunnen spreken. De audio wordt dan wel ingekomen stuk als bedoeld onder 2c en opgenomen. als bijlage toegevoegd aan het agendapunt waarover de persoon het De griffie verzoekt de inspreker om de spreekrecht heeft aangevraagd. inspreekbijdrage te ontvangen, zodat deze van tevoren gedeeld kan worden met de raad. De inspreker mag dit weigeren. - Het verzoek van een inspreker om niet herkenbaar in beeld gebracht te worden moet worden gehonoreerd.

- In het presidium is verzocht de inspreekbijdrages van tevoren te ontvangen, zodat de raad zich beter voor kan bereiden. De griffie zal deze vraag daarom stellen aan de inspreker. Tegelijkertijd blijft het aan de inspreker om daar wel of geen akkoord op te geven. Artikel 2 sub e Artikel 2 sub e De raad neemt in zijn kaderstellende en De raad neemt in zijn kaderstellende en controlerende taak weinig besluiten ten controlerende taak weinig besluiten ten aanzien van individuele burgers. Het komt aanzien van individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare raadsstukken en de daarbij behorende bijlagen en achterliggende stukken, voor zover deze op het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Veldhoven openbaar

De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare raadsstukken en de daarbij behorende bijlagen en achterliggende stukken, voor zover deze op het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Veldhoven openbaar

Pagina 3 van 5

ACTUALISEREN REGELINGEN RAAD worden gepubliceerd, worden geanonimiseerd en dat handtekeningen worden onzichtbaar gemaakt.

worden gepubliceerd, worden geanonimiseerd waarbij ook handtekeningen worden afgedekt.

Stukken gericht aan de raad in het kader van bezwaarprocedures, worden behandeld als ingekomen stuk (zie artikel 2c). Deze worden op het openbare gedeelte van het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Veldhoven geplaatst. Op de lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke bezwaarschriften ten aanzien van raadsbesluiten door de raad zijn ontvangen, onder vermelding van de naam/namen van degene(n) die het bezwaar heeft/hebben aangetekend, en een korte aanduiding van het onderwerp en eventueel de datum van ontvangst. De griffie ziet hierop toe.

Stukken gericht aan de raad in het kader van bezwaarprocedures, worden behandeld als ingekomen stuk (zie artikel 2c). Deze worden op het openbare gedeelte van het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Veldhoven geplaatst. Op de lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke bezwaarschriften ten aanzien van raadsbesluiten door de raad zijn ontvangen, onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp en eventueel de datum van ontvangst. De griffie ziet hierop toe. In een voorstel van een burgerinitiatief worden de persoonsgegevens geanonimiseerd en handtekeningen afgedekt bij publicatie op het openbare gedeelte van het raadsinformatiesysteem. Voor raadsleden is op het besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem wel te zien wie het burgerinitiatief ondertekend heeft.

Een voorstel van een burgerinitiatief bevat de naam/namen van degene(n) die het initiatief hebben ingediend. De adresgegevens en overige persoonsgegevens worden geanonimiseerd en handtekeningen worden afgedekt. Voor alle hierboven genoemde categorieën geldt dat in het besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem alle stukken in zijn geheel te raadplegen zijn inclusief de persoonsgegevens. - Wie of hoeveel mensen een burgerinitiatief ondertekend hebben verandert de inhoud van het voorstel niet. Daarom wordt dit niet openbaar gepubliceerd. Wel is het belangrijk dat de raadsleden zelf kunnen zien wie ondertekend heeft, omdat raadsleden moeten weten wie initiatieven aan hen voorlegt om hun werk goed te kunnen uitvoeren. Artikel 3 Artikel 3 In die gevallen waarin anonimiseren nodig In die gevallen waarin anonimiseren nodig is volgens deze gedragscode wordt is volgens deze gedragscode worden alle aanbevolen de namen te verwijderen. direct en indirect herleidbare Voor zover het voor een goed begrip van persoonsgegevens verwijderd. Voor zover de tekst van documenten nodig is, kunnen het voor een goed begrip van de tekst van namen vervangen worden door neutrale documenten nodig is, kunnen namen termen, zoals bijvoorbeeld aanvrager, vervangen worden door neutrale termen, klager, (derde-)belanghebbende, zoals bijvoorbeeld aanvrager, klager, reclamant.

(derde-)belanghebbende, reclamant. - Het anonimiseren van persoonsgegevens betreft geen aanbeveling maar een wettelijke plicht. Artikel 6 Artikel 6 Mogelijkheid verzoek tot verwijdering Mogelijkheid verzoek privacyrechten van persoonsgegevens Personen die het aangaat, kunnen op Personen die het aangaat kunnen op ieder ieder moment bij de gemeente Veldhoven moment aangeven dat zij graag hun verzoeken om inzage, beperking van de gepubliceerde persoonsgegevens verwerking dan wel wijziging of verwijderd willen zien. Daartoe dienen zij verwijdering van hun gepubliceerde aan te geven om welke gegevens het gaat persoonsgegevens op het openbare en/of en waar deze op de website of het besloten deel van het RIS. Een dergelijk Pagina 4 van 5

ACTUALISEREN REGELINGEN RAAD raadsinformatiesysteem zijn gepubliceerd.

-

verzoek onder de AVG dient binnen 30 dagen afgehandeld te worden. De afhandeling van een dergelijk verzoek vindt plaats door de griffie in afstemming met de privacy officer.

Daartoe dient een persoon aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze zijn gepubliceerd (indien mogelijk). Om een verzoek in behandeling te kunnen ne- men, moet eerst de identiteit van de aanvrager vastgesteld worden. De mogelijkheden voor inwoners voor een verzoek omtrent privacyrechten reiken verder dan enkel verwijdering.

Pagina 5 van 5