Bijlage 1_Nota P&C-cyclus Veldhoven 2026

Bijlage 1

Nota Planning en Control cyclus Veldhoven 2026

Inzicht in de jaarcyclus van plannen, uitvoeren en controleren

Juni 2025 Versie: RB 09-09-2025

1

Inhoudsopgave 1 Inleiding.................................................................................................. 3 1.1 Aanleiding............................................................................................................. 3 1.2 Leeswijzer............................................................................................................. 3 2 Wat is de planning & control cyclus?.........................................................4 2.1 Algemeen.............................................................................................................. 4 3 De P&C cyclus vanaf kalenderjaar 2026....................................................7 3.1 Uitgangspunten van de werkgroep........................................................................7 3.2 Kadernota.............................................................................................................. 8 3.3 Programmabegroting............................................................................................ 9 3.4 Tussentijdse rapportages (bestuursrapportages of buraps)................................10 3.5 Jaarstukken.........................................................................................................

11 3.6 Voorloopnotities P&C documenten......................................................................12 4 Integrale afweegmomenten....................................................................13 4.1 Duidelijkheid over de integrale afweegmomenten..............................................13 4.2 Ruimte voor bijstelling......................................................................................... 14 Bijlage 1 Uitleg van incidentele en structurele baten en lasten...................15 Bijlage 2 Planning en uitleg van de P&C cyclus...........................................17

2

1 Inleiding 1.1 Aanleiding Al ruim 10 jaar wordt binnen gemeente Veldhoven op het gebied van planning & control in grote lijnen gewerkt volgens de nota Planning & Control cyclus 2014. Als gevolg van ontwikkelingen zijn in 2019 nog 2 wijzigingen op deze nota gekomen: - Vanaf de voorjaarsnota 2020 is besloten om geen financieel perspectief van saldo en reservepositie meer te geven. Vanaf dat moment spreken we ook niet meer over een Voorjaarsnota maar van een Kadernota. - De vier kwartaalrapportages zijn vervangen door een drietal bestuursrapportages over het lopende jaar en een interim jaarbericht. Veranderingen die op dat moment de behoeften/ontwikkelingen van die tijd weerspiegelden. In 2024 heeft de rekenkamer een onderzoek gedaan naar de Planning & Control cyclus. Daarbij zijn de verschillende deelproducten, het proces en de kaderstellende en controlerende rol van de raad onder de loep genomen. In haar onderzoeksrapport heeft de rekenkamer de aanbeveling gedaan om een gemengde werkgroep, met afvaardiging uit raad, college en ambtelijke organisatie, te vormen. En deze werkgroep de opdracht te geven een belangrijk deel van de verdere aanbevelingen uit te werken. Deze nota bevat de samengevatte uitwerking van de werkgroep, in de vorm van een geactualiseerde Nota Planning & Control cyclus. Hierbij wordt alleen ingegaan op onderdelen die spelen op het niveau van de raad.

Deze onderdelen vormen vervolgens het vertrekpunt om de onderdelen op het niveau van het college en de raad uit te werken.

1.2 Leeswijzer Hoofdstuk 2 geeft algemene informatie over de Planning & Control cyclus. In hoofdstuk 3 worden de verschillende instrumenten in de cyclus vanaf kalenderjaar 2026 toegelicht. Hoofdstuk 4 gaat in op de integrale afweegmomenten. In bijlage 1 is een toelichting op incidentele en structurele baten en lasten gegeven. Bijlage 2 geeft de planning en uitleg van de P&C cyclus kort weer.

3

2 Wat is de planning & control cyclus? 2.1 Algemeen De Planning & Control (P&C) cyclus is een gestructureerd jaarlijks proces dat de gemeente helpt haar doelen efficiënt en effectief te bereiken. Binnen deze cyclus: - worden activiteiten uitgevoerd om duidelijk te maken wat er in een bepaalde periode moet gebeuren als uitkomst van een bestuurlijk proces (planning), - wordt over de uitvoering gerapporteerd, bijgestuurd en uiteindelijk verantwoording afgelegd over de behaalde resultaten. De organisatie legt verantwoording af aan het college van burgemeester en wethouders. Het college legt verantwoording af aan de gemeenteraad. Onderstaande figuur geeft inzicht in de taken en rollen van raad en college.

Het doel van de P&C cyclus is om bovenstaande taken te faciliteren. In onze gemeente doorlopen we het P&C proces in 4 stappen:

4

Stap 1: Kadernota We starten met de kadernota. In dit document staan onze plannen en uitgangspunten voor de komende jaren. Stap 2: Begroting In de begroting werken we de plannen uit met daarbij alle uitgaven en inkomsten van onze plannen. Wij willen dat onze uitgaven en inkomsten in evenwicht zijn. Stap 3: Tussentijdse rapportages (Bestuursrapportage/Burap) In een bestuursrapportage rapporteren we over de afwijkingen zowel op de vastgestelde beleidsresultaten als op de budgetten en doen voorstellen voor bijstelling. Stap 4: Jaarrekening en Jaarverslag De laatste stap in de P&C-cyclus is de jaarrekening en het jaarverslag. Hiermee leggen het college af over de manier waarop de gemeente het geld in dat begrotingsjaar heeft uitgegeven. En over de uitvoering van het gemeentelijk beleid. Het doorlopende karakter van de cyclus maakt duidelijk dat beleid maken geen eenmalige actie is, maar een doorlopend proces van plannen, uitvoeren, controleren en verbeteren. Verder is belangrijk om op te merken dat de kaderstelling in de kadernota van wezenlijk belang is voor de P&C cyclus. Dit omdat het stellen van kaders de basis is van de P&C cyclus en daarmee de P&C instrumenten. De kwaliteit van de kaderstelling werkt door in de kwaliteit en beleving van alle instrumenten in de P&C cyclus. Een deel van de P&C cyclus is wettelijk voorgeschreven 1.

De gemeente moet een begroting en een jaarrekening maken. Ook hoe die er uit moeten zien is voor het grootste deel voorgeschreven. Deze beide instrumenten maken dus altijd onderdeel uit van de P&C cyclus. Daarnaast maken gemeenten vaak ook een kader- of voorjaarsnota en worden er jaarlijks één of meer rapportages over de voortgang gemaakt. Deze beide onderdelen zijn niet voorgeschreven en vormvrij. Over de kadernota en de tussentijdse rapportages hebben we een aantal regels vastgelegd in onze financiële beheersverordening.

1

Dit is voorgeschreven in het BBV (Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten).

5

2.2 Planning In onderstaande figuur is schematisch de planning van de P&C documenten van een begrotingsjaar (2027) weergegeven:

P&C cyclus 2027 Instrument

Tijdstip raadsbehandeling

Kadernota 2027

Juni 2026

Begroting 2027

November 2026

Burap 1 2027

Juni 2027

Burap 2 2027

December 2027

Jaarstukken 2027

Juli 2028

In één kalenderjaar (2026) komen dus P&C documenten van 3 begrotingsjaren aan de orde: -

in juni 2026: in juli 2026: in november 2026: in december 2026:

burap 1 2026 en kadernota 2027 jaarstukken 2025 begroting 2027 burap 2 2026

De wijzigingen die in deze nota zijn beschreven gaan in per kalenderjaar 2026, dus vanaf burap 1 2026, kadernota 2027 en jaarstukken 2025.

6

3 De P&C cyclus vanaf kalenderjaar 2026 In dit hoofdstuk wordt de P&C cyclus vanaf kalenderjaar 2026 toegelicht. Hieronder volgen eerst de kaders van de werkgroep P&C die zij bij de uitwerking van de opdracht hebben toegepast.

3.1 Uitgangspunten van de werkgroep De gemengde werkgroep P&C is opgericht op advies van de Rekenkamer Veldhoven. Het doel van de werkgroep is om de P&C cyclus te verduidelijken en waar nodig aanpassingen voor te stellen die bijdragen aan de kwaliteit van de Kadernota, de toegevoegde waarde van de gehele P&C cyclus en de samenhang tussen de instrumenten in deze cyclus. Hierdoor wordt de raad beter in positie gebracht in zijn kaderstellende en controlerende rol. Uit de aanbevelingen heeft de werkgroep de volgende uitgangspunten voor de uitwerking geformuleerd: Kadernota - Meer inhoudelijk, nu te karig, meer invulling en richting gewenst en zo het debat beter faciliteren en sturingsmogelijkheden raad verbeteren. - Minder abstract, ook vermelden ‘wat gaan we daarvoor doen’, beleidsmatige kaders noemen en mogelijkheden bieden voor bijsturing daarvan. Dit helpt bij het opstellen van de Begroting, ook intern. - Financiële kaders opnemen en duidelijkheid bieden over de financiële ruimte. - Gevolg is wel verschuiving van accent in het jaar naar voren, dus minder bij de begroting. Het is in veel gemeenten al gebruikelijk dat dit het belangrijkste stuk is. - Ook aandacht voor de investeringen. - Onderdelen van het Interimjaarbericht zouden naar de Kadernota kunnen. - De laatste Burap van het jaar, kan ook goede input geven voor de Kadernota.

- Kadernota zo mogelijk naar voren halen in het jaar, maar houdt wel de relatie met de Jaarrekening in de gaten. Tussentijdse rapportages (bestuursrapportages of buraps) - Frequentie kan minder, twee maal per jaar is voldoende. - Het doel van de Burap moet duidelijker aangegeven worden. - De Burap in december is wel handig als voorloper van de Jaarrekening, de andere kan in mei/juni. Info uit deze Burap kan worden gebruikt bij het beoordelen van de Kadernota en als opmaat naar de Begroting. - Inhoudelijk scherper v.w.b. budgetten en investeringen. Meerjarig en op hoofdlijnen. - Stoplichtmethode brengt onduidelijkheid met zich mee: is ook groen als project loopt, maar dat zegt niks over succes en zicht op afronding. - Meer focus / minder omvang: vooral hoofdzaken die nog bijgestuurd kunnen worden. Betere relatie met overige P&C-documenten. - Duidelijke advisering door college, niet alleen rapporteren van feiten. Interim Jaarbericht - Dit document gebruikt het niets de van de raad.

is overbodig, de raad niet en het voegt essentieels toe aan controlerende rol

7

-

Voorwaarde van vervallen is dat het pakket van overige P&C-documenten goed op elkaar aansluit. Informatie die belangrijk is, kan worden opgenomen in de laatste Burap van het jaar (het informatiemoment wordt dus als het ware naar voren gehaald).

De volgende paragrafen geven een beschrijving van de verschillende instrumenten in de P&C cyclus zoals deze geldt vanaf kalenderjaar 2026.

3.2 Kadernota Wijzigingen Op basis van de uitgangspunten van de werkgroep ondergaat de kadernota een ingrijpende verandering. Dit geldt zowel voor de functie, de inhoud als de planning. De functie, en de daarbij behorende inhoud, worden verbreed. Naast de beleidskaders en de financieel technische uitgangspunten waarbinnen de begroting wordt opgesteld, bevat de kadernota ook nieuw beleid en een financieel meerjarenperspectief:  meerjarig exploitatiesaldo: - mutaties baten en lasten a.g.v. bijgestelde investeringskredieten o.b.v. bestaand beleid; - lasten en baten nieuw beleid (zowel de incidentele als de structurele 2 exploitatielasten en -baten), ook a.g.v. nieuwe investeringen;  meerjarig algemene reservepositie. Bij deze gewijzigde vorm van de kadernota dient de raad goed inzicht te krijgen in het nieuwe beleid, en daarbij ruimte te krijgen voor politieke duiding, vragen en prioritering. Bij de besluitvorming kunnen moties en amendementen ingediend worden om nieuw beleid aan te scherpen, toe te voegen of te schrappen. De raadsbehandeling wordt van groter politiek belang dan nu het geval omdat de raad meer in staat wordt gesteld zijn kaderstellende rol waar te maken. Functie De kadernota vormt het eerste P&C instrument van een begrotingsjaar en is daarmee een van de belangrijkste documenten van de gemeente.

Binnen de P&C cyclus is het een bijstelmoment voor de politieke doelen van de laatste begroting, als voorbereiding op de volgende begroting. Het is dus geen los document maar vormt een integraal onderdeel van de P&C-cyclus. In de kadernota wordt bepaald welke politieke doelen komend jaar gerealiseerd moeten of kunnen worden. Voor die tussentijdse bijstelling van de politieke doelen zijn zowel externe als interne ontwikkelingen van invloed. Met de kadernota geeft de raad aan het college een duidelijke richting mee voor het opstellen van de begroting van het jaar erop. Door de combinatie met het financiële perspectief komen de beleidsmatige kaders niet los te staan van de financiële ontwikkelingen. De raad kan daarmee een integrale afweging maken over de beschikbare middelen. Het college werkt deze zaken uit tot een begroting. Er worden dan in principe alleen nog beperkte bijstellingen gedaan binnen de eerder afgesproken kaders. Inhoud De kadernota bevat de kaders waarbinnen de nieuwe programmabegroting wordt opgesteld. We houden rekening met het bestaande beleid, de gevolgen van het stoppen van bestaand beleid en de voorstellen en gevolgen voor nieuw beleid. Ook houden we rekening met de kapitaals- en exploitatielasten voor voorgenomen nieuwe investeringen.

Per begrotingsprogramma nemen we beleidsdoelstellingen, indicatoren en globale activiteiten, met hun onderlinge logische samenhang, op. Dit doen we ook voor het nieuwe beleid. 2

Zie bijlage 1 voor een toelichting op structurele en incidentele baten en lasten

8

Doelstellingen nemen we in principe voor de bestuursperiode op, dus voor een periode van 4 jaar. Uitgangspunten zijn de bestaande visies, beleidskeuzes en uitvoeringsprogramma’s, én het coalitieakkoord. Dat betekent dat concrete beleidsdoelen en beoogde effecten uit een beleidsvisie worden overgenomen. Zo wordt een directe verbinding gelegd tussen de kadernota en het onderliggende beleid. Voor indicatoren geldt vergelijkbaar dat we vooral strategische en tactische indicatoren in de kadernota opnemen. Dat zijn indicatoren die helpen om te sturen op de doelstellingen en om te volgen of het beleid effectief is. Activiteiten geven weer wat we gaan doen om de doelstellingen te bereiken. Ook voor de activiteiten geldt dat we deze globaal opnemen op strategisch en tactisch niveau, niet op operationeel niveau. Planning De raad stelt de kadernota in juni vast. Het college van B&W heeft dan voldoende tijd om op basis daarvan de begroting op te stellen. Door de kadernota in juni vast te stellen is nog ruimte om voor de zomervakantie de nodige acties op te starten of uit te zetten voor zorgvuldige invulling van de uiteindelijke begroting. De kadernota wordt behandeld in een aparte raadsvergadering. Dat zorgt voor voldoende tijd voor debat, moties en amendementen en eventueel stemmingen.

3.3 Programmabegroting De programmabegroting blijft in de huidige vorm gehandhaafd. Functie De programmabegroting is de meerjarige uitwerking van de kadernota. In de programmabegroting staat wat de gemeente wil bereiken in de komende vier begrotingsjaren, wat wij daarvoor gaat doen en wat het mag kosten. Met het vaststellen van de programmabegroting autoriseert de raad de baten en lasten van de eerste jaarschijf van de begroting en de investeringsbudgetten, conform de regels in de financiële verordening. Op basis van deze autorisaties kan het college per 1 januari van het begrotingsjaar starten met de uitvoering van de doelen en activiteiten uit de programmabegroting. Met het vaststellen van de programmabegroting, stemt de raad in met het meerjarenbeeld. Met dit beeld is de raad in staat om sturing op de langere termijn te realiseren en hierover richtinggevende uitspraken te doen. In de programmabegroting wordt alleen nieuw beleid verwerkt, dat is vastgesteld met de kadernota. Daarnaast worden ten opzichte van de kadernota alleen wijzigingen doorgevoerd die autonoom zijn, bijv. een mutatie op de algemene uitkering op basis van de jaarlijkse meicirculaire van het Rijk. Inhoud De programmabegroting beschrijft de beleids- en financiële kaders waarbinnen het college het beleid dient uit te voeren.

De programmabegroting bestaat volgens het BBV standaard uit programma's, paragrafen en de financiële begroting. De programma-indeling worden door de raad bepaald. Voor de paragrafen geldt dat minimaal de wettelijk verplichte paragrafen opgenomen moeten worden. De paragrafen geven een dwarsdoorsnede van de rekening weer vanuit een bepaald perspectief en zijn over het algemeen programma overstijgend. De Financiële beheersverordening 2023 geeft een verdere uitwerking. Per programma wordt het programma globaal beschreven met o.a. welk maatschappelijk effect (strategisch) de raad met het programma wil bereiken. Dit is uitgewerkt in een aantal doelstellingen. Per doelstelling is beschreven hoe dit bijdraagt aan het realiseren van het maatschappelijk effect, met welke indicatoren we dit monitoren, wat dit mag kosten en wat daarvoor op activiteitenniveau (operationeel) wordt gedaan. De doelstellingen en indicatoren zijn al vastgesteld bij de kadernota. De activiteiten zijn een verdere uitwerking van de kadernota.

9

De financiële begroting bestaat uit een aantal kerngegevens, een overzicht van baten en lasten met toelichting, een overzicht van incidentele baten en lasten, een uiteenzetting van de financiële positie, een overzicht van de investeringen, stand en verloop van reserves en voorzieningen, EMU-saldo, geprognosticeerde balans met een toelichting op de belangrijkste posten en de recapitulatie op taakvelden. Planning De vaststelling van de programmabegroting moet jaarlijks vóór 15 november plaats vinden. Latere vaststelling kan er toe leiden dat de provincie een strenger financieel toezicht instelt op de gemeente.

3.4 Tussentijdse rapportages (bestuursrapportages of buraps) Wijziging Vanaf 2026 wijzigt het aantal tussentijdse rapportages (bestuursrapportages of buraps), dit neemt af van drie naar twee maal per jaar. Hierbij is ook de optimale timing van de buraps en mogelijke verbeteringen in de opzet aangesloten, met als doel het voorspellend vermogen te verbeteren. Daarnaast wordt rekening gehouden met het onderscheid tussen incidentele en structurele baten en lasten, evenals de meerjarige doorwerking van bijstellingen in het lopende jaar. De buraps blijven wat functie en inhoud betreft op hoofdlijnen ongewijzigd, waarbij de eerste burap vooral gericht is op monitoren en bijsturen van het lopende jaar en de tweede burap meer gericht is op verantwoording, beperkte bijsturing en afronding. Functie De buraps zijn tussentijdse rapportage waarin de raad wordt geïnformeerd over de afwijkingen in de realisatie van de doelen en activiteiten uit de programmabegroting van het lopende jaar en financiële afwijkingen. De buraps geven het verwachte verloop weer van de begrotingsuitvoering gedurende het jaar. De vraag die in de buraps centraal staat, is of de uitvoering en realisatie over de rapporteringsmaanden aanleiding geeft tot bijstelling van de begroting of vraagt om andere bijsturingsmaatregelen. Het kan hier om beleidsinhoudelijke en om financiële bijsturing gaan.

Daarnaast kunnen in de najaarsrapportage voorstellen worden gedaan om budgetten over te hevelen naar het volgende begrotingsjaar. Verder is dit product de laatste mogelijkheid om de raad voorstellen te doen tot bijstelling van de baten en de lasten van de programmabegroting. Dit om in de jaarstukken begrotingsonrechtmatigheid van de uitgaven te voorkomen. In de tussentijdse rapportage kunnen geen voorstellen voor nieuw beleid gedaan worden3. Als in de najaarsrapportage in het lopende jaar financiële ruimte ontstaat, dan komt dit ten gunste van het jaarresultaat. Als er financiële ruimte ontstaat in het meerjarenbeeld, dan wordt deze meegenomen in de integrale afweging in de eerstvolgende kadernota. Inhoud De bestuursrapportage is een voortgangsrapportage en als volgt opgebouwd: In de financiële hoofdlijn wordt het begrotingssaldo weergegeven en onderbouwd met een opsomming van belangrijke bijstellingen. Vervolgens wordt per programma een overzicht gepresenteerd. Elk programma begint met de doelen & activiteiten die zijn overgenomen uit de begroting. Met behulp van stoplichten wordt gerapporteerd over de voortgang. Per programmablad worden in ieder geval opgenomen: de primitieve begroting, de bijgestelde begroting en de prognose van het verwachte budget over het begrotingsjaar. De aanpassingen die leiden tot het verwachte budget worden toegelicht.

Per programma wordt ook inzicht geboden in de bijgestelde kredieten.

3

Tenzij sprake is van de 3 O’s: een “onvermijdelijke”, ‘onuitstelbare” en “onvoorziene” situatie (zie bij par. 4.2).

10

Het projectenblad bevat de voortgang van en toelichting op majeure en belangrijke projecten in de gemeente Veldhoven. Verder wordt een financiële recapitulatie gegeven waarbij de meerjarige bijstellingen per programma en het meerjarenperspectief 2025-2028 worden gepresenteerd. De mutaties in reserves & voorzieningen worden afzonderlijk weergegeven. Tot slot wordt als bijlage een collegeblad toegevoegd met daarin de bijstellingen per taakveld (baten en lasten). Planning Bij het terugbrengen van het aantal Buraps naar twee, worden deze gepland in: 1. Juni: Voorjaarsapportage, waarin de voortgang tot en met april en de prognoses voor de rest van het jaar worden besproken. 2. December: Najaarsrapportage, waarin de resultaten tot en met oktober en de verwachtingen voor het afsluiten van het jaar worden behandeld. Deze timing zorgt voor een evenwichtige spreiding van de rapportages over het jaar en biedt voldoende tijd voor analyse en bijsturing.

3.5 Jaarstukken De jaarstukken blijven ongewijzigd. Functie De jaarstukken bestaan uit het jaarverslag en de jaarrekening, die samen de verantwoording van het college aan de raad vormen en daarmee het sluitstuk van de planning- en controlcyclus zijn. In het jaarverslag wordt aangegeven in hoeverre de gestelde doelen zijn bereikt en in de jaarrekening welke middelen daarvoor zijn ingezet. De jaarrekening is de financiële verantwoording, waarover de accountant een verklaring afgeeft over de getrouwheid. Verder worden de jaarstukken ook gebruikt als verantwoording van de gemeente aan provincie en Rijk (verantwoording volgens de systematiek van single information, single audit (SiSa)). Het onderdeel jaarrekening wordt gecontroleerd door de accountant. Inhoud De jaarstukken op programmaniveau vormen een verantwoordingsdocument van het college richting de gemeenteraad. De jaarstukken zijn een spiegel van de programmabegroting, aangevuld met de jaarrekening. De indeling in programma's en paragrafen in het jaarverslag is daarom gelijk aan de programmabegroting. In de jaarstukken worden de afwijkingen toegelicht op de gerealiseerde bedragen ten opzichte van de begrote bedragen (inclusief de vastgestelde begrotingswijzigingen). Hierbij wordt aangeven of sprake is van incidentele of structurele verschillen.

In de eerstvolgende kadernota wordt beoordeeld of de geconstateerde structurele verschillen worden verwerkt in de ramingen. Tot slot van de inhoudelijke verantwoording van de jaarstukken is de balans opgenomen inclusief toelichting alsmede de grondslagen voor waardering en resultaatbepaling. Ook de recapitulatie van de programma’s en de toelichtingen daarop en de analyse van begrotingsafwijkingen en de begrotingsrechtmatigheid is daar opgenomen. Planning De vaststelling van de jaarstukken moet vóór 15 juli van het jaar volgend op het begrotingsjaar gebeuren. Het niet halen van deze datum kan leiden tot opschorting of terugvordering van de uitbetaling van de algemene uitkering en korting op specifieke uitkeringen. In bijlage 2 is de planning en de toelichting op de verschillende P&C documenten samengevat.

11

3.6 Voorloopnotities P&C documenten Op advies van de rekenkamer heeft de werkgroep P&C een overzicht opgesteld van de functie, inhoud, samenhang en sturingsmogelijkheden van de verschillende P&C documenten. Per P&C document worden deze gebruikt als voorloopnotitie, om de functie en behandelwijze van ieder P&C product en de onderlinge samenhang, te verduidelijken.

12

4 Integrale afweegmomenten Eén van de opdrachten van de werkgroep P&C betreft een voorstel voor de integrale financiële afwegingen (bij de besluitvorming over P&C-documenten), waarbij de vraag aan de orde is of ook tussentijdse besluitvorming met financiële gevolgen mogelijk moet blijven, zoals nu het geval is. Een zekere mate van flexibiliteit in de P&C cyclus is zeker wenselijk, maar zonder duidelijke kaders over de integrale afweegmomenten raken overzicht en strategische sturing eerder uit beeld. De oplossing betreft dus een goede balans tussen duidelijkheid over de integrale afweegmomenten en ruimte voor bijstelling. Dit hoofdstuk gaat daar op in.

4.1 Duidelijkheid over de integrale afweegmomenten Uitgangspunt hierbij bedoeling van de P&C instrumenten: 

Kadernota en bedoeld voor afweging van keuzes, nieuw beleid en de middelen. - Kadernota vormen de

-

-



vormt de verschillende begroting = integrale strategische en bestaand bijbehorende en begroting 2 integrale

afweegmomenten binnen de P&C cyclus, met de kadernota duidelijk op de 1e plaats, en daarnaast de begroting. Nieuwe strategische keuzes en nieuw beleid met grote impact, die bij de kadernota en begroting integraal afgewogen worden, moeten op een eerder moment via aanvullende informatie en beraadslaging aan de raad worden voorgelegd. Via afzonderlijke voorstellen kan de raad geïnformeerd worden over de meer gedetailleerde onderbouwing, het inzicht in alternatieven en risico’s of een heldere kosten-batenanalyse van nieuwe voorstellen. Geen (nieuw) beleid opnemen zonder uitvoeringsparagraaf, zodat de consequenties ook zijn verwerkt (financiële gevolgen ook al meerjarig opnemen met de info die beschikbaar is, zodat eerste financiële ramingen zijn opgenomen).

Burap = bedoeld voor bijstellen van lopend beleid. De burap bevat dus geen voorstellen voor begrotingswijzigingen die : - nieuw beleid, of - strategische keuzes betreffen.

13

4.2 Ruimte voor bijstelling Om in de gemeentelijke context ook de benodigde flexibiliteit te houden gelden bovenstaande richtlijnen voor integrale afweegmomenten, tenzij … het nieuwe beleid voldoet aan de 3 O’s: een “onvermijdelijke”, ‘onuitstelbare” en “onvoorziene” situatie4. Zoals eerder aangegeven komt het incidenteel voor dat tussentijds raadsbesluiten worden genomen die nieuw beleid betreffen en waarvoor middelen beschikbaar worden gesteld. Het gaat dan om voorstellen met grote inhoudelijke en financiële impact. Dergelijke voorstellen zullen vooraf aan de 3 O’s getoetst worden.

4

De “noodzakelijkheidstoets”: Onvermijdelijk: het voorstel is verplicht of kan niet genegeerd worden (bijv. door wetgeving, contract, schade, veiligheid). Onuitstelbaar: wachten tot eerstvolgende kadernota of begroting brengt onaanvaardbare risico’s met zich mee voor planning, kosten of maatschappelijke impact. Onvoorzien: de situatie of noodzaak was niet voorzienbaar bij de opstelling van de kadernota of de begroting.

14

Bijlage 1

Uitleg van incidentele en structurele baten en lasten

Inleiding In de gemeentelijke begroting en jaarrekening wordt onderscheid gemaakt tussen incidentele en structurele baten en lasten. Dit onderscheid is belangrijk voor het inzicht in de financiële positie en het structurele evenwicht van de gemeente. Structurele baten en lasten

Structurele baten en lasten zijn terugkerende inkomsten en uitgaven die jaarlijks in de begroting voorkomen. Deze posten zijn essentieel voor het structurele evenwicht van de begroting, wat betekent dat de gemeente haar vaste lasten kan dekken met vaste inkomsten. Voorbeelden van structurele baten en lasten zijn:  

Structurele baten: Onroerendezaakbelasting (OZB), gemeentelijke heffingen, en algemene uitkeringen uit het gemeentefonds. Structurele lasten: Personeelskosten, onderhoud van openbare ruimte, en vaste subsidies.

Incidentele baten en lasten Incidentele baten en lasten zijn eenmalige of niet-regelmatige inkomsten en uitgaven. Deze posten hebben geen terugkerend karakter en mogen niet worden gebruikt om structurele lasten te dekken. Voorbeelden van incidentele baten en lasten zijn:  

Incidentele baten: Verkoop van gemeentelijke eigendommen en eenmalige subsidies. Incidentele lasten: Eenmalige investeringen in infrastructuur, kosten voor eenmalige evenementen, en incidentele juridische kosten.

Belang van het onderscheid

15

Het onderscheid tussen incidentele en structurele baten en lasten is cruciaal voor het waarborgen van een gezonde financiële positie van de gemeente. Het BBV schrijft voor dat gemeenten een structureel en reëel evenwicht moeten nastreven, waarbij structurele lasten volledig gedekt worden door structurele baten. Conclusie Het correct onderscheiden en rapporteren van incidentele en structurele baten en lasten helpt gemeenten om een duurzaam financieel beleid te voeren en voorkomt dat tijdelijke inkomsten worden gebruikt om vaste lasten te dekken, wat op lange termijn tot financiële problemen kan leiden.

Voor een uitgebreidere notitie verwijzen wij naar de Incidentele baten en lasten · Commissie BBV (Besluit Begroting en Verantwoording)

16

Bijlage 2

Planning en uitleg van de P&C cyclus

Kadernota (Voorjaar jaar J-1): Inhoud: Bevat de plannen en uitgangspunten voor de komende jaren. Doel: Richting geven aan het beleid en de financiële kaders. Begroting (Najaar jaar J-1): Inhoud: Uitwerking van de plannen uit de kadernota met verwachte uitgaven en inkomsten. Doel: Zorgen voor een evenwichtige begroting. Eerste bestuursrapportage (Juni het jaar J): Inhoud: Voorjaarsapportage, waarin de voortgang tot en met april en de prognoses voor de rest van het jaar worden besproken. Doel: Bijsturen waar nodig en verantwoording afleggen. Tweede bestuursrapportage (Eind van het jaar J): Inhoud: Najaarsrapportage, waarin de resultaten tot en met oktober en de verwachtingen voor het afsluiten van het jaar worden behandeld. Doel: Bijsturen waar nodig en verantwoording afleggen. Jaarrekening en Jaarverslag (Voorjaar jaar J+1): Inhoud: Verantwoording over de financiële resultaten en de uitvoering van het beleid. Doel: Terugkijken op het afgelopen jaar en input voor de volgende kadernota.

17