Beantwoording Art. 42 brief HvV inzake evenementenvergunning en vrijwilligers

De heer M.J.J.M. Prinsen Kloosterhof 1 5504 HR VELDHOVEN

datum uw brief van bijlage(n) e-mail onderwerp

: 24 juni 2025 ons kenmerk : 651361/947587 : 28 mei 2025 uw kenmerk : : Geen IBAN : NL08BNGH 0285 0087 14 : : Art. 42-brief HvV over Evenementenvergunning en vrijwilligers

Geachte heer Prinsen, beste Maarten, In uw brief van 28 mei 2025 stelt u vragen over het proces van aanvragen van evenementenvergunningen en aansprakelijkheid voor vrijwilligers bij het organiseren van evenementen. In deze brief geven wij antwoord op de door u gestelde vragen: 1. Is het college bekend met de signalen van de organisatoren en herkent het college dat de aanvraagprocedure als complex en belemmerend wordt ervaren? Deze signalen dat de aanvraagprocedure als complex wordt ervaren en dat dit als een belemmering kan worden gezien door organisatoren zijn bekend. 2. Is het college bereid te onderzoeken hoe de samenwerking tussen gemeente en organisatoren versterkt kan worden en welke maatregelen genomen kunnen worden om de aanvraag te vereenvoudigen of te versnellen? Wij zijn bereid om te onderzoeken of het proces voor organisatoren eenvoudiger kan. In 2026 starten we met het vernieuwen van het evenementenbeleid. Dit onderzoek nemen we daarin mee. Wij blijven voortdurend werken aan een betere samenwerking tussen de gemeente en organisatoren, en aan het vereenvoudigen van de aanvraagprocedures. Hieronder staan de maatregelen die we als gemeente al hebben genomen en blijven voortzetten: - We maken gebruik van een ‘spoorboek’ tijdens het vergunningenproces.

Dit is een document van de gemeente waarin stap voor stap staat uitgelegd hoe het proces verloopt – van aanvraag tot besluit. Ook staat hierin welke informatie, wanneer moet worden aangeleverd. Zo maken we het proces duidelijker en inzichtelijker voor organisatoren; - We hebben een standaardformat voor een veiligheidsplan gemaakt en gedeeld met organisatoren van evenementen. Zo weten zij beter wat er in het plan moet staan; - We hebben bijeenkomsten georganiseerd voor organisatoren. Tijdens deze bijeenkomst is uitleg gegeven over de procedures en bespreken we hoe we beter kunnen samenwerken; - De vakafdeling ondersteunt organisatoren bij hun aanvragen van en vragen over evenementen, binnen de mogelijkheden die er op dit moment zijn. 3. Ziet het college mogelijkheden voor het opzetten van een evenementenloket (voorbeeld Stichting Eindhoven 247) waar organisatoren terechtkunnen met

vragen of ondersteuning kunnen krijgen bij het aanvragen van een vergunning? (Iemand die je meeneemt met de vragen in de vergunning want vaak is het gekozen antwoord vaag of niet duidelijk. Door gezamenlijk de vragen en stappen te doorlopen zal het vergunningsproces versnellen) In 2026 starten we met het vernieuwen van het evenementenbeleid. We kijken dan naar locaties die geschikt zijn voor evenementen en we onderzoeken hoe we procesoptimalisatie kunnen bereiken door actualiseren van de uitvoeringsregels voor evenementen. Daarnaast wordt ook bekeken wat de haalbaarheid is voor een evenementenloket. Op dit moment is er geen capaciteit om een zodanig evenementenloket op te zetten. Het opzetten van een loket zou extra financiële kosten met zich meebrengen voor de gemeente. De huidige vakafdeling ondersteunt organisatoren bij hun aanvragen van en vragen over evenementen, binnen de mogelijkheden die er op dit moment zijn. 4. Is het college zich bewust van de verantwoordelijkheid en hoofdelijke aansprakelijkheid die nu bij vrijwilligers ligt en welke mogelijkheden zijn er om de vrijwilligers te ontlasten? Binnen gemeente Veldhoven is er een collectieve vrijwilligersverzekering die risico’s dekt. Deze verzekering geldt voor alle vrijwilligers. https://www.vrijwilligersnetnederland.nl/vrijwilligerspolis Wij hopen uw vragen hiermee voldoende te hebben beantwoord.

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders van Veldhoven,

Jeroen Sanders secretaris

Marcel Delhez burgemeester

2/2