Art. 42-brief_HvV_Evenementenvergunning en vrijwilligers_V28052025 (1)

Schriftelijke vragen ex artikel 42 Reglement van Orde Onderwerp: Proces aanvraag evenementenvergunningen en aansprakelijkheid vrijwilligers Vraagsteller: Maarten Prinsen Datum: 28 mei 2025 Toelichting: Evenementen zijn belangrijk voor de leefbaarheid, betrokkenheid en sociale samenhang binnen de gemeente Veldhoven. Hart voor Veldhoven vindt het belangrijk dat evenementen (in verschillende risicoprofielen) in Veldhoven georganiseerd kunnen blijven worden. Verschillende organisatoren geven aan dat de huidige vergunningsaanvraag een moeizaam en langlopend proces is. De aanvraag is vaak groots, onduidelijk en erg technisch. Ook wordt een gebrek aan betrokkenheid binnen de gemeente en onvoldoende ondersteuning bij het doorlopen van een aanvraag ervaren. De complexiteit schrikt de huidige maar nog meer de nieuwe evenementen organisatoren af. Dit is niet de weg die we willen inslaan, we willen evenementen blijven omarmen! Daarnaast vormen vrijwilligers een essentieel onderdeel bij de organisatie en uitvoering van deze evenementen. Zij dragen een grote mate van verantwoordelijkheid, zijn in sommige gevallen hoofdelijk aansprakelijk, en kunnen zich vaak niet (voldoende) verzekeren. Dit zorgt voor onrust en terughoudendheid onder vrijwilligers, wat de uitvoerbaarheid van evenementen verder onder druk zet.

De vraag rijst of de gemeente hierin een rol kan nemen, bijvoorbeeld door aansprakelijkheid deels over te nemen of door in een collectieve verzekering te voorzien. Vragen aan het college: 1. Is het college bekend met de signalen van de organisatoren en herkent het college dat de aanvraagprocedure als complex en belemmerend wordt ervaren? 2. Is het college bereid te onderzoeken hoe de samenwerking tussen gemeente en organisatoren versterkt kan worden en welke maatregelen genomen kunnen worden om de aanvraag te vereenvoudigen of te versnellen? 3. Ziet het college mogelijkheden voor het opzetten van een evenementenloket (voorbeeld Stichting Eindhoven 247) waar organisatoren terechtkunnen met vragen of ondersteuning kunnen krijgen bij het aanvragen van een vergunning? (Iemand die je meeneemt met de vragen in de vergunning want vaak is het gekozen antwoord vaag of niet duidelijk. Door gezamenlijk de vragen en stappen te doorlopen zal het vergunningsproces versnellen) 4. Is het college zich bewust van de verantwoordelijkheid en hoofdelijke aansprakelijkheid die nu bij vrijwilligers ligt en welke mogelijkheden zijn er om de vrijwilligers te ontlasten? Maarten Prinsen Hart voor Veldhoven