AN_Benoeming Functionaris Gegevensbescherming

*24bs00100*

Datum besluitraad Agendapunt Volgnummer Gewijzigd voorstel Portefeuillehouder

: 3 september 2024 : : 24bs00100/24.071 : :

Datum oordeelraad Datum B en W Programma begroting Taakveld

: 20 augustus 2024 : : Bedrijfsvoering : privacy

Adviesnota raad

Benoeming Functionaris voor de Gegevensbescherming Beslispunten 1. De heer J.M.A.W. de Laat, te benoemen als Functionaris voor de Gegevensbescherming voor de gemeenteraad. Inleiding Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna AVG) in werking getreden. Op grond van de AVG (art. 37 AVG) is de gemeente verplicht om een FG aan te stellen. Daarnaast is in artikel 36 van de Wet Politiegegevens (hierna Wpg) eveneens bepaald dat de gemeente verplicht is om een FG aan te stellen. Advies vanuit de VNG is dat alle bestuursorganen binnen de gemeente (het college, de burgemeester en de gemeenteraad) de FG benoemen. Het college en de burgemeester hebben de heer De Laat tot FG benoemd. Aangezien de gemeenteraad een bestuursorgaan is van de gemeente moet daardoor de gemeenteraad ook een FG benoemen. Beoogd effect Door het benoemen van de FG, voldoet de gemeente aan de verplichtingen uit de AVG en Wpg. Argumenten 1.1

De gemeente is verplicht een FG te benoemen. De AVG en Wpg verplichten de gemeente een FG aan te stellen. In artikel 38 van de AVG staat de positie van de FG beschreven. Dit artikel borgt dat de FG zijn taken onafhankelijk kan verrichten. De taken van de FG staan beschreven in artikel 39 van de AVG en artikel 36 van de Wpg en betreffen onder meer het informeren en adviseren van het bestuur en de medewerkers over hun verplichtingen uit hoofde van de AVG en Wpg. De FG ziet toe op de naleving van de AVG, Wpg en het privacy beleid binnen de gemeente en heeft daarnaast een adviserende rol bij de zogenaamde risicoanalyses. De FG is aanspreekpunt voor de Autoriteit Persoonsgegevens (externe toezichthouder) en belanghebbenden. Als zodanig vallen ook de verwerkingen met betrekking tot persoonsgegevens in verband met de taakuitoefening van de gemeenteraad als bestuursorgaan onder het onafhankelijk toezicht van de FG. Indien de gemeente geen FG benoemd heeft, loopt de gemeente een groot risico op hoge boetes, zie hieronder bij kanttekeningen.

1.2 Benoeming FG van de organisatie biedt voordelen

Wanneer de gemeenteraad dezelfde FG benoemt als de organisatie biedt dit voordelen qua afstemming tussen de processen vanuit organisatie richting de gemeenteraad. Daarnaast kan de FG van de gemeenteraad gebruikmaken van de ondersteuning van de organisatie en hoeft de gemeenteraad deze niet zelf te organiseren. Kanttekeningen en risico’s 1.1

Risico geen FG benoemen Wanneer de gemeenteraad geen FG benoemd heeft bestaat een groot risico op een hoge boete. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP=Landelijke toezichthouder) kan organisaties die de AVG overtreden een boete opleggen van maximaal € 20.000.000, -. Daarbovenop kan de AP organisaties die artikel 36 van de Wpg overtreden een boete opleggen van maximaal € 90.000,00 op grond van het Wetboek van Strafrecht. Daarnaast kunnen burgers terughoudend worden met het vragen van hulp of het delen van informatie met de gemeente. Dit kan ten koste gaan van de effectiviteit van het gemeentelijke beleid en het vertrouwen in de overheid beschadigen.

Financiën Niet van toepassing. Communicatie en samenspraak Na besluitvorming zal de aanwijzing worden gepubliceerd via Intranet en officielebekendmakingen.nl. Uitvoering/ planning Niet van toepassing. Bijlagen Bijlage 1 – Raadsbesluit Resultaat van de behandeling in de oordeelsvormende raad Dit voorstel gaat als hamerstuk door naar de raad. Voorwaarde voor D66 en CDA is hierbij dat de vragen bevredigend beantwoord worden. Raadsvoorzitter Delhez zegt schriftelijk voor de volgende vergadering terug te komen op de volgende vragen: - Is het anonimiseren van de functie mogelijk? - Waarom heeft het zo lang geduurd sinds de invoering van de AVG? - Hoe wordt de raad op de hoogte gehouden over de activiteiten van de FG? - Komt er een paragraaf over de financiële consequenties/is er een kostenplaatje? Reactie college n.a.v. behandeling in de oordeelsvormende raad 1. Is het anonimiseren van de functie mogelijk? Antwoord: Het anonimiseren van de benoeming van de Functionaris Gegevensbescherming is niet mogelijk. Artikel 37 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) schrijft voor dat de FG wordt aangewezen op grond van zijn professionele kwaliteiten en, in

2/3

het bijzonder, zijn deskundigheid op het gebied van de wetgeving en de praktijk inzake gegevensbescherming en zijn vermogen de in artikel 39 bedoelde taken te vervullen. Daarnaast moet de FG na zijn benoeming worden aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP= landelijke toezichthouder).

2. Waarom heeft het zo lang geduurd sinds de invoering van de AVG?

Antwoord: Op grond van artikel 37 van de AVG is het aanstellen van een FG verplicht voor: -

Overheidsinstanties en publieke organisaties. Voor deze organisaties is een FG altijd verplicht, ongeacht het type persoonsgegevens dat ze verwerken. Het kan gaan om de rijksoverheid, gemeenten en provincies, maar ook om bijvoorbeeld zorg- en onderwijsinstellingen.

De heer De Laat is in 2016 aangewezen als FG door het College van B&W. Lange tijd bestond de overtuiging in gemeenteland dat deze benoeming afdoende was voor de hele organisatie, inclusief de gemeenteraad. De Uitvoeringwet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG) heeft e.e.a. aangescherpt en schrijft voor dat elk bestuursorgaan binnen de gemeente een FG moet aanwijzen. Vandaar dat nu het raadsbesluit voorligt. 3. Hoe wordt de raad op de hoogte gehouden over de activiteiten van de FG? Antwoord: De FG jaarlijks rapporteert aan het college over de stand van zaken rondom de bescherming van persoonsgegevens binnen de organisatie. Voorgesteld wordt om ook aan de gemeenteraad jaarlijks te rapporteren over de bescherming van persoonsgegevens. 4. Komt er een paragraaf over de financiële consequenties/is er een kostenplaatje? Antwoord: Het raadsvoorstel vermeldt bij het kopje Financiën ‘n.v.t.’. Met betrekking tot de werkzaamheden van de FG voor de gemeenteraad gaan wij ervan uit dat de FG deze kan uitvoeren binnen de huidige formatieruimte, zijnde 0,5 fte.

Burgemeester en wethouders van Veldhoven,

J.H.J. Sanders gemeentesecretaris/algemeen directeur

3/3

M.J.A. Delhez burgemeester