9. Uitwerking deelopdracht 1
Tekst van het document
Website www.vrbzo.nl
Status
concept t.b.v. Algemeen Bestuur
Versie
3.2
Bestuursopdracht 2024 Deelopdracht 1: voldoen aan wet- en regelgeving
Bestuursopdracht 2024 Deelopdracht 1: voldoen aan wet- en regelgeving
Colofon: Opdrachtgever: Algemeen Bestuur Redactie:
Auteur(s):
Eindredactie: MT Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost
2
Inhoud Inhoud 3 1
Inleiding ...................................................................................................................................................... 5
2
Context ....................................................................................................................................................... 7
3
Taakuitvoering............................................................................................................................................ 9 3.1
Inleiding .......................................................................................................................................... 9
3.2
Vakbekwaamheid brandweer ......................................................................................................... 9
3.3
Formatie vrijwilligheid ................................................................................................................... 10
3.4
Formatie beroepsbrandweer......................................................................................................... 11
3.5
Advisering Omgevingswet: kwaliteit ............................................................................................. 12
4
Huisvesting en materieel .......................................................................................................................... 13 4.1
Inleiding ........................................................................................................................................ 13
4.2
Beheer en onderhoud gebouwen ................................................................................................. 13
4.3
Verduurzaming ............................................................................................................................. 14
4.4
Objectcommunicatie ..................................................................................................................... 15
4.5
Team Techniek ............................................................................................................................. 15
4.6
Inkoop, beheer en uitgifte van materiaal ....................................................................................... 16
4.7
Keuring van gebouw gerelateerde installaties .............................................................................. 16
4.8
Werkplaatsen en elektrische arbeidsmiddelen ............................................................................. 16
5
Personele zorg ......................................................................................................................................... 18 5.1
Inleiding ........................................................................................................................................ 18
5.2
Veiligheid personeel .................................................................................................................... 18
5.3
Arbeidsvoorwaarden ..................................................................................................................... 18
5.4
Arbopreventie ............................................................................................................................... 19
5.5
Diversiteit en inclusie .................................................................................................................... 19
5.6
Duurzame inzetbaarheid............................................................................................................... 19
5.7
Jaarlijkse fysieke test .................................................................................................................... 20
6
Ondersteuning.......................................................................................................................................... 21 6.1
Inleiding ........................................................................................................................................ 21
6.2
Functioneel- en informatiebeheer ................................................................................................. 21
6.3
Informatiebeveiliging (CISO)......................................................................................................... 21
6.4
Bedrijfscontinuïteit en informatiegestuurd werken ........................................................................ 22
6.5
Vervanging hardware en overgang naar de cloud ........................................................................ 22
6.6
Systeem-, netwerk- en werkplekbeheer ....................................................................................... 23
6.7
Administratieve organisatie........................................................................................................... 23
6.8
Financiële administratie ................................................................................................................ 24
6.9
Salarisadministratie ...................................................................................................................... 24
6.10
Consultancy .................................................................................................................................. 24
6.11
Gegevensbescherming (AVG) ...................................................................................................... 24
3
6.12
Verbijzonderde Interne Controle (audit) ........................................................................................ 25
6.13
Digitale toegankelijkheid ............................................................................................................... 25
6.14
Wet open overheid ....................................................................................................................... 25
6.15
Integrale planning ......................................................................................................................... 26
7.
Financieel effect ....................................................................................................................................... 27 7.1.
Inleiding ........................................................................................................................................ 27
7.2.
Financiële samenvatting voorstellen ............................................................................................. 27
7.3.
Financiële dekking ........................................................................................................................ 27
4
1
Inleiding
Het bieden van een veilige werk-, woon- en leefomgeving is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van inwoners, bedrijven, gemeenten en vele andere instellingen. Een belangrijke schakel hierin is de veiligheidsregio: de organisatie die risico’s in beeld brengt, zelfredzaamheid en weerbaarheid bevordert, veiligheidsmaatregelen adviseert en voorschrijft, partners samenbrengt en laat samenwerken. En, als het dan toch fout gaat, treedt de veiligheidsregio op en probeert zij de maatschappelijke continuïteit zo snel mogelijk terug te brengen tot een aanvaardbaar peil. In een maatschappij waarin de (veiligheids-)risico’s alsmaar toenemen en complexer worden, groeit het belang van een sterke en daadkrachtige veiligheidsregio. Een veiligheidsregio die kwantitatief op sterkte is, kwalitatief van een goed professioneel niveau en snel wendbaar om op allerlei denkbare scenario’s in te spelen. Deze vereisten zien we terug in steeds strenger wordende wet- en regelgeving, in brancherichtlijnen en overeenkomsten, maar ook in media-aandacht en maatschappelijke betrokkenheid. De lat ligt steeds hoger. Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost (VRBZO) constateert dat zij niet langer kan voldoen aan deze eisen en verwachtingen. De rek is eruit. De zorg voor veiligheid van inwoners en bedrijven legt inmiddels een onevenredige druk op ons personeel.
Er zijn grote zorgen over de bedrijfscontinuïteit en er is onvoldoende slagkracht voor het uitvoeren van zowel de reguliere activiteiten als de werkzaamheden in crisissituaties. Lange tijd is getracht om binnen de bestaande middelen te voldoen aan de minimale vereisten van een gezonde en veilige organisatie en een daadkrachtige hulpverleningsdienst. Maar blijven zoeken naar nog enige ruimte in de begroting is niet langer mogelijk en verantwoord. Om deze reden is het bestuur geïnformeerd over de zorgen van de organisatie en de problemen die worden ervaren. Het bestuur heeft daarop opdracht gegeven om een nadere uitwerking van de situatie in de vorm van een bestuursopdracht. De bestuursopdracht kent drie deelopdrachten: 1.
Op zo kort mogelijke termijn wordt een overzicht voorbereid van onderwerpen waarbij op dit moment niet wordt voldaan aan geldende wet- en regelgeving en wat nodig is (in capaciteit en tijd) om aan deze vereisten te voldoen. Criterium voor opname in het overzicht is dat de veiligheid van medewerkers moet zijn geborgd en de bedrijfscontinuïteit en taakuitvoering kan worden gegarandeerd. Hierbij wordt de bandbreedte voor invulling van verbeteringen en de voorgestelde invulling aangegeven en voorzien van een planning. Dit overzicht zal, zo nodig voorzien van een voorstel voor besluitvorming, in het Algemeen Bestuur van 10 juli worden besproken1.
2.
Daarnaast worden aanvullende stappen in beeld gebracht om de organisatie op orde te brengen naar een gezond functionerende organisatie met daarbij een overzicht van die onderwerpen, waarbij op dit moment niet wordt voldaan aan brancherichtlijnen en uitvoeringsvoorschriften, met inzicht hoe andere veiligheidsregio’s hieraan invulling geven (benchmark). Deze analyse is te presenteren in het AB van 10 juli2. Besluitvorming zal plaatsvinden nadat de nieuwe directeur hier kennis van heeft kunnen nemen en commitment aan gegeven heeft.
3.
De nieuwe directeur zal worden gevraagd te werken aan een nieuw beleidsplan (met ingangsdatum 2026). De huidige directeur wordt gevraagd dit proces voor te bereiden, inclusief het opstellen van een realistische planning.
1 Het DB heeft besloten dat behandeling in het Algemeen Bestuur wordt uitgesteld naar najaar 2024. 2 idem
5
Deze notitie gaat primair in op deelopdracht 1 (voldoen aan wettelijke normen). De uitwerking van deze deelopdracht wordt na voorafgaande bespreking in commissies en tijdens een bestuursconferentie voorgelegd aan het Algemeen Bestuur met het voorstel om in te stemmen met een passende financiële dekking.
6
2
Context
Terecht kunnen vragen worden gesteld als “was dit niet eerder bekend?” of “waarom is dit niet eerder gemeld?”. Dit is nooit volledig en naar ieders tevredenheid te verklaren. Terugkijken op de afgelopen jaren geeft wel context bij deze vragen. Zonder met een vinger te wijzen naar wie of wat dan ook geeft dit wel achtergrondinformatie die duidelijk maakt dat ingrijpen hard nodig is. In dit hoofdstuk wordt achtereenvolgens ingegaan op enige historische (financiële) context, op maatschappelijke ontwikkelingen en geven we enige zelfreflectie op wie we zijn en hoe we zijn georganiseerd. Historische context VRBZO is een redelijk jonge organisatie. Vanaf 1 januari 2014 is sprake van een volledig geregionaliseerde veiligheidsregio, voortkomend uit 21 zelfstandige gemeentelijke brandweerkorpsen. Bij de overdracht van mensen, middelen en financiën is bepaald dat geen van de gemeenten per saldo meer zou gaan betalen dan voorheen in de gemeentelijke begroting was opgenomen. In een periode van drie jaar moesten gemeenten waar nodig hun been bijtrekken en de gemeentelijke bijdrage ophogen tot een bijdrage naar rato van de verdeling op grond van het gemeentefonds. Andere gemeenten zagen in die periode hun kosten voor brandweerzorg afnemen. Gelijktijdig met de regionalisering is ook opdracht gegeven tot het uitwerken en invoeren van een Toekomstvisie Brandweerzorg.
Onderliggende opdracht hierbij was om te komen tot een bezuiniging, oplopend vanaf het moment van regionaliseren naar 2018 tot een omvang van 10% van de begroting. De opdracht leidde tot een aanpassing in het takenpakket brandweerzorg (denk hierbij aan het vervallen van de tweede tankautospuit op alle kazernes, risicobeheersingstaken uitvoeren voor alle gemeenten met per saldo een afname van de formatie) en de daaraan gelieerde bedrijfsvoering. Implementatie van de Toekomstvisie leidde tot – zo werd gesteld - een ‘minimale organisatie in balans’, met een evenwichtig collectief takenpakket en bijbehorende ondersteunende taken. Maar daaropvolgende ontwikkelingen en aanvullende bezuinigingen hebben deze balans verstoord en werden veelal incidenteel en zonder strategische visie ingevuld. Buiten enkele specifieke verhogingen, gerelateerd aan enkele gerichte toebedelingen (denk aan investeringen op gebied van bluswatervoorzieningen, versterken van de kolom Bevolkingszorg, pensioenpremies, aanvullende inflatiecorrectie, een tweejarige impuls om achterstand als gevolg van Corona weg te werken etc.) was alleen sprake van indexering volgens de tussen de gemeenten en de vier regionale gemeenschappelijke regelingen overeengekomen afspraken.
Een logisch gevolg in de verdere integratie en groei van een jonge organisatie is het steeds verder integreren en samenvoegen van de bedrijfsvoering van eerder 21 verschillende organisaties. Dit leidde tot inconsistenties in werkwijzen en systemen waardoor systemen haperen of vastlopen en medewerkers op verschillende momenten verschillende werkwijzen moeten toepassen. Het natuurlijke moment is aangebroken om nieuwe uniforme werkwijzen en systemen te implementeren, die voldoen aan de eisen van de moderne tijd zoals privacywetgeving, informatieconsistentie en informatieveiligheid. Maatschappelijke ontwikkelingen De toenemende complexiteit van de maatschappij leidt tot andersoortige en vooral complexer wordende incidenten en veiligheidsrisico’s. Dit vraagt om meer en andere kennis en vaardigheden, materiele eisen en om passende organisatie- en netwerkstructuren. We zien dit op alle fronten terug in verzwaring van wet- en regelgeving, keuringseisen, vergroten van slagkracht. Ons werk is veranderd van inspanningsverplichtingen naar harde prestatie-eisen. En die verzwaring van eisen en toename van taken houdt voorlopig niet op. De net
7
ingevoerde Omgevingswet, de Gemeenschappelijke landelijke agenda Crisisbeheersing en de aanstaande aanpassing in de Wet veiligheidsregio's zijn hier sprekende voorbeelden van. Ook op het gebied van de bedrijfsvoering is VRBZO achtergebleven op het investeren in bedrijfszekerheid (denk aan informatieveiligheid, aan informatie gestuurd werken en aan betrouwbaarheid van ICT-systemen) en toekomstgerichtheid (denk aan het zijn van een goede partner op de arbeidsmarkt, personele zorg).
De Russische invasie in Oekraïne heeft een geopolitieke schok veroorzaakt en een nieuw tijdperk gemarkeerd. Een realistisch scenario is dat er de komende 2 tot 5 jaar in toenemende mate ernstige dreigingen zoals hybride aanvallen, grensconflicten en cyberaanvallen zullen zijn. Ook binnenlandse verhoudingen worden beïnvloed door deze geopolitieke turbulentie (WRR-rapport ‘Nederland in een fragmenterende wereldorde’). De veiligheidsregio’s zijn essentieel gebleken voor het coördineren van crises. Ondermeer de NCTV ziet deze rol van veiligheidsregio’s alleen maar toenemen.
Het belang van veiligheidsregio’s in deze complexer wordende wereld neemt toe. De veiligheidsregio wordt geacht een cruciale plek in te vullen bij verstoringen in de maatschappij, van kortstondig en klein tot groot en langdurig. Dat vraagt om betrouwbaarheid, robuustheid, groot adaptief vermogen en continuïteit. Zelfreflectie Niet alles is met (gebrek aan) financiën en door maatschappelijke ontwikkelingen te verklaren. We kijken ook kritisch naar onze eigen inbreng, onze bedrijfscultuur, ons DNA. Van nature zijn hulpverleners mensen die problemen zelf willen oplossen, die bereid zijn de schouders er onder te zetten, loyaal en flexibel zijn en doen wat gedaan moet worden. Sinds de regionalisering in 2014 is geconstateerd dat we te boek staan als een van de goedkoopste regio’s. Deze constatering is echter niet consequent en consistent gedeeld met onze omgeving. Binnen de bestaande mogelijkheden is, steeds opnieuw, gedaan wat kon. Dit heeft er zeker toe geleid dat de organisatie meer en meer uit balans is geraakt. Bedrijfsvoeringstaken werden, bij gebrek aan slagkracht binnen de sector Bedrijfsvoering, door andere sectoren zelf ter hand genomen. Corrigeren en repareren werd als ‘normaal’ beschouwd, maar eisten vervolgens veel tijd, energie en vooral loyaliteit van onze mensen. Patronen slepen in en werden onderdeel van de bedrijfscultuur.
Het streven voor veiligheidsregio’s is om veiligheidsvraagstukken integraal en samen met partners aan te pakken. Vanuit het intern gerichte proces van regionaliseren van de brandweer zijn we, mede vanwege de periode van Corona en crisisnoodopvang (CNO), onvoldoende toegekomen aan de transitie naar de externe focus en naar integrale samenwerking tussen de sectoren en kolommen. Het werken aan deze cultuurverandering heeft in de afgelopen jaren veel van de organisatie gevraagd. Er zijn mooie stappen gezet, maar het lukt ons nog onvoldoende om deze om te zetten naar een effectieve en efficiënte manier van werken. Immers, zonder voldoende mensen en middelen kunnen we onze structurele problemen niet oplossen.
8
3
Taakuitvoering
3.1
Inleiding
De Wet veiligheidsregio’s is duidelijk in wat de taken en verantwoordelijkheden van een veiligheidsregio zijn en waaraan ook VRBZO moet voldoen. Maar we willen zeker ook komen tot deze verbeteringen omdat het gaat om het voorkomen en beperken van levensbedreigende situaties en het in belangrijke mate bijdragen aan de maatschappelijke continuïteit. Het op orde hebben van de primaire taakuitvoering is van groot belang. We kunnen momenteel onze repressieve taken nog uitvoeren, maar het piept en het kraakt. De limiet van wat nog verantwoord is, is bereikt of wordt hier en daar al overschreden. Dankzij de loyale inzet van onze medewerkers lukt het nog de primaire taken uit te voeren, maar zowel in kwalitatieve als kwantitatieve zin loopt het systeem vast. Veranderingen in veiligheidsrisico’s vragen om andere vormen van opgeleid worden en opgeleid blijven. Inzet van moderne methoden en didactische inzichten zijn nodig om de vakbekwaamheid van onze mensen op peil te brengen en houden, aangezien het traditioneel oefenen te beperkt in mogelijkheden is en aanloopt tegen praktische en milieutechnische grenzen. Mede vanwege de komst van de Omgevingswet wordt een steeds hoger kennisniveau van onze veiligheidsadviseurs gevraagd.
En een heel belangrijke constatering is dat voor het uitvoeren van alle taken binnen het primair proces beschikbaarheid van de juiste, op de taken van de veiligheidsregio toegespitste informatie, steeds belangrijker is. Ook hiervoor ontbreekt het aan de juiste middelen.
3.2
Vakbekwaamheid brandweer
Het aanbod aan opleidings- en trainingsmogelijkheden voor brandweermensen voldoet niet volledig aan geldende wet- en regelgeving. Dat levert op termijn risico’s op voor de persoonlijke veiligheid van de brandweerlieden en de effectiviteit van het optreden van de brandweer. Op dit moment zijn onze brandweermensen in principe voldoende opgeleid en getraind voor hun taken. De veiligheid De landelijke Leidraad Oefenen geeft aan dat minimaal één keer per half jaar realistisch (op een oefencentrum) op brandbestrijding wordt geoefend. In de huidige situatie krijgen manschappen één keer per anderhalf jaar de kans om realistisch te oefenen. Tijdens dat oefenmoment besteden ze tijd aan het actueel houden van reeds aangeleerde kennis en vaardigheden, maar moeten ook nieuwe vaardigheden aangeleerd worden.
van inwoners is daarmee niet in het geding. Maar ontwikkelingen in de maatschappij en nieuwe risico's die op ons afkomen vragen om aanvullende opleiding en training om alle taken goed te kunnen blijven uitvoeren. Het niet voldoen aan wet- en regelgeving zoals de Wet veiligheidsregio’s en arbeidsomstandighedenwet (Arbowet), en het ongemotiveerd afwijken van bijvoorbeeld het Besluit personeel veiligheidsregio’s, Regeling personeel veiligheidsregio’s en van diverse brancherichtlijnen kan
leiden tot boetes van de Inspectie Justitie en Veiligheid en van de Arbeidsinspectie. Het risico op financiële claims is aanwezig als hierdoor extra schade ontstaat voor personeel, omgeving en/of inwoners. Het getuigt ook niet van goed werkgeverschap en kan tot imagoschade leiden. In de risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) voor VRBZO worden deze constateringen op het gebied van vakbekwaamheid als zeer hoog risico aangegeven. De vakbekwaamheid van een medewerker wordt nu alleen bij het behalen van de opleiding aangetoond. Een systematiek en benodigde capaciteit voor het blijvend aantoonbaar maken van vakbekwaamheid ontbreekt. Er is onvoldoende capaciteit beschikbaar om het huidige trainingsprogramma, zelfs na het terugbrengen van het aantal trainingen (soms zelfs zonder instructeur), in 2024 voort te zetten. Daarnaast ontbreekt inzicht in de effectiviteit van oefeningen en is afgelopen jaren onvoldoende geïnvesteerd in de vakbekwaamheid van ondersteunend
9
personeel. De benodigde ondersteuning vanuit de teams ICT, HRM en financiën staat vanwege onderbezetting onder druk. Om voldoende invulling te kunnen geven aan opleidingen en trainingen, is ook een investering in materiaal en materieel noodzakelijk. Nu al is er schaarste in materieel en materiaal voor het oefenen, met name bij persoonlijke beschermingsmiddelen zoals ademlucht, bluskleding, rolcontainers en voertuigen ten behoeve van vakbekwaamheidsoefeningen. Deze krapte wordt alleen maar groter wanneer het vakbekwaamheidsprogramma volledig wordt uitgebreid. De benodigde investering is bedoeld voor onder meer de aanschaf van 100 extra ademluchttoestellen en -maskers. Repressief brandweerpersoneel is verplicht om periodiek een preventief medisch onderzoek te doen, het zogeheten Periodiek Preventief Medisch Onderzoek (PPMO). Dit onderzoek gebeurt op een testlocatie, de PPMO-baan. Jaarlijks leggen 450 medewerkers van VRBZO deze test af. De PPMO-baan moet voldoen aan wet- en regelgeving zoals de Wet op de medische keuringen, Arbowet en Regeling arbeidsomstandigheden. De huidige PPMO-baan in de kazerne in Best voldoet op verschillende onderdelen niet. Dit kan leiden tot letsel of onterecht afkeuren van medewerkers. Bij onwel worden of vermoeden
Het is op de huidige PPMO-locatie niet mogelijk een fysieke traplooptest uit te voeren. Als alternatief wordt gewerkt met een Stairmaster, waarvan bekend is dat deze machine voor een deel van de medewerkers risicovol en ongeschikt is. Dit risico’s is in de RI&E aangegeven. Ook landelijk staat het gebruik van de Stairmaster ter discussie.
van lichamelijke schade kan de werkgever bovendien aansprakelijk gesteld worden met langdurige juridische processen tot gevolg. De gevraagde investering betreft de kapitaalskosten voor het realiseren van een nieuwe PPMO-baan. Vakbekwaamheid brandweer 2024
2025
2026
Incidenteel
€0
€ 27.500
€0
2027 e.v. Waarvan FTE €0
Structureel
€ 87.500
€ 1.380.000
€ 1.760.000
€ 2.367.500
Personeel
€ 82.500
€ 462.500
€ 617.500
€ 775.000
Instructeurs
€0
€ 100.000
€ 300.000
€ 300.000
Exploitatie
€0
€ 600.000
€ 750.000
€ 1.200.000
10,0 FTE
Waarvan
3.3
Afschrijvingen
€ 5.000
€ 17.500
€ 92.500
€ 92.500
Subtotaal
€ 87.500
€ 1.180.000
€ 1.760.000
€ 2.367.500
Formatie vrijwilligheid
De Wet veiligheidsregio’s en het daaraan gelieerde Besluit veiligheidsregio’s geven aan, aan welke opkomsteisen en uitvoeringseisen de brandweer moet voldoen. Een materieel- en personeelspreidingsplan geeft hiervan de vertaling naar de situatie in Zuidoost-Brabant. Het geldende materieel- en personeelspreidingsplan is gedateerd en moet worden geactualiseerd. Hanteren van de in het De op basis van het in 2016 vastgestelde materieelen personeelspreidingsplan is de formatie aan vrijwilligers 762 fte. De daadwerkelijke som van de formatie in 697 fte.
materieel- en personeelspreidingsplan genoemde bezettingsfactor laat zien dat een tekort dreigt aan vrijwilligers die daadwerkelijk beschikbaar zijn voor een uitruk op de diverse momenten van de dag. Dit kan ertoe leiden dat
het vaker voorkomt dat niet kan worden uitgerukt. Ook de morele druk op vrijwilligers om altijd beschikbaar te zijn
10
neemt toe, wat het risico op uitval of vertrek groter maakt. Om deze redenen moet opnieuw worden vastgesteld wat de juiste factoren zijn voor invulling van de personele en materiële slagkracht. De daaruit te verwachten benodigde uitbreiding aan vrijwilligers betreft 60 personen. Dit vraagt om een structurele investering. Voor de vrijwillige basiseenheden is en blijft het uitgangspunt dat zij uitrukken met een bezetting van 6 personen. Bij enkele vooraf bepaalde scenario’s kan, in lijn met de landelijke kaders en richtlijnen, het TS Flex-concept worden toegepast. De vrijwillige brandweer kan dan met een flexibele bezetting uitrukken (kleiner dan 6, mimimaal 4 én altijd onder leiding van een bevelvoerder). Dit draagt ertoe bij dat minder posten buiten dienst hoeven te worden gesteld bij onderbezetting zonder in te leveren op slagkracht en continuïteit. Om het concept van TS Flex te kunnen invoeren is een incidentele investering nodig. Structureel zal de
In de huidige praktijk gebeurt het dat een basiseenheid voor een 6-mans bezetting in voorkomende gevallen uitrukt met 5 of zelfs 4 personen. De medewerkers zijn echter onvoldoende opgeleid en getraind om te werken in deze beperkte samenstelling. De daarvoor geldende procedures en inzetvoorstellen zijn niet voldoende vastgelegd.
invoering van het TS Flex-concept leiden tot hogere loonkosten. Dit vanwege de hogere eisen die conform de landelijke richtlijnen aan de leden van een flexibele bezetting worden gesteld. Formatie vrijwilligheid Waarvan 2024
2025
2026
2027 e.v.
Incidenteel
€ 20.000
€0
€0
€0
Structureel
€0
€ 235.000
€ 570.000
€ 810.000
3.4
vrijwilligers 60 vrijwilligers
Formatie beroepsbrandweer
In de formatie van de beroepsbrandweer is nog geen rekening gehouden met de gevolgen van recente aanpassingen in wet- en regelgeving rond diverse vormen van verlof (ouderschaps- en geboorteverlof (WAZO), verlofsparen, tweede loopbaanbeleid etc.). Om de continuïteit in het rooster te kunnen blijven borgen moet de roosterfactor op verschillende onderdelen worden aangepast. Dit leidt in de huidige praktijk tot overschrijdingen van de arbeidstijdenwetgeving (ATW/ATB) en tot het onvoldoende toe kunnen kennen van verlof conform de daarvoor geldende bepalingen over wettelijk verlof. Daarmee loopt VRBZO het risico op boetes en loopt het stuwmeer aan verlof verder op. Deze situatie staat op De formatie van de beroepsbrandweer is momenteel 115 fte. De beroepsbrandweermensen zijn verdeeld over 4 posten en zijn ingeroosterd in 24-uurs diensten. Het wordt steeds lastiger om reeds opgeleide brandweermensen te werven voor het invullen van vacatures. Basisopleidingen duren al snel 1,5 jaar en kosten circa 125.000 euro.
gespannen voet met goed werkgeverschap. De formatie van de beroepsbrandweer moet op orde worden gebracht om bovengenoemde problemen te kunnen aanpakken. Hierbij moet rekening worden gehouden met de langere periode die nodig om nieuw geworven personeel op te leiden en in te werken en de opleidingskosten die hiermee zijn gemoeid.
Formatie beroepsbrandweer 2024
2025
2026
2027 e.v.
Incidenteel
€0
€0
€0
€0
Structureel
€0
€ 252.500
€ 625.000
€ 845.000
Waarvan FTE 9,0 FTE
11
3.5
Advisering Omgevingswet: kwaliteit
Op grond van de Omgevingswet adviseert VRBZO gemeenten over de mogelijkheden om een brand, ramp of crisis te voorkomen, te beperken en te bestrijden. Het gaat hier om wettelijke taken van zowel VRBZO als gemeenten die door het Algemeen Bestuur zijn opgedragen aan VRBZO. Hieraan worden met de komst van de Omgevingswet hogere eisen gesteld. Vanwege de gevolgen van deze kwaliteitseisen na invoering van de Omgevingswet, maar ook uit de wet Vergunningverlening Toezicht en Handhaving en als uitvloeisel van de regionalisering van brandweerzorg zijn een aantal functiebeschrijvingen aangepast en opnieuw gewaardeerd. De herwaardering leidde tot een (structurele) toename van de De omvang en het niveau van de wettelijke adviestaak van VRBZO (dit betreft ook wettelijke taken van gemeenten) is bestuurlijk vastgesteld op basis van een producten- en dienstencatalogus (PDC). Kwaliteitscriteria voor vergunningverlening, toezicht en handhaving zijn landelijk bepaald en opgenomen in een modelverordening van VNG/IPO. Toenemende kwaliteitseisen hebben geleid tot toenemende eisen aan functionarissen en daardoor stijgende loonkosten.
loonkosten bij gelijkblijvende formatie. De medewerkers zijn nu opgeleid en getraind voor het werken met de Omgevingswet. VRBZO zou zonder de kwalitatieve aanpassing van de functiebeschrijvingen niet voldoen aan de kwaliteitseisen die bij de taakuitvoering hoort. Bij niet voldoen aan de kwaliteitseisen bestaat het risico op onjuiste beweringen, constateringen en adviseringen, waardoor gemeenten dan niet voldoen aan de wettelijke eisen zoals bepaald in de Omgevingswet.
Advisering Omgevingswet: kwaliteit 2024
2025
2026
2027 e.v.
Incidenteel
€0
€0
€0
€0
Structureel
€0
€ 240.000
€ 240.000
€ 240.000
Waarvan FTE 0,0 FTE
12
4
Huisvesting en materieel
4.1
Inleiding
Met de laatste fase van de regionalisering van de brandweer in 2014 zijn ook de huurafspraken voor gebruik van brandweerkazernes vastgelegd. Duidelijk was daarbij welk deel van de huurovereenkomst de verantwoordelijkheid is van verhuurder en van huurder. Inmiddels is duidelijk dat ook aan huurderszijde een goede beheersorganisatie moet worden ingericht om toekomstbestendige huisvesting te kunnen blijven garanderen. Deze samenwerking tussen gemeenten en VRBZO zal ook moeten worden opgepakt ten aanzien van het verduurzamen van de gebouwen. Dit vraagt om deskundige inbreng vanuit VRBZO en beschikbaarheid van voldoende middelen. Verduurzaming is ook aan de orde bij het beheren en vervangen van materialen en materieel. De organisatie is niet in staat om de verzwaringen in eisen en processen, de toename in werkzaamheden en de kostenverhogingen bij vervangingen op te vangen. En dit terwijl de onvoorwaardelijke beschikbaarheid van materialen en materieel essentieel is voor het veilig en effectief kunnen uitvoering van de hulpverleningstaken.
4.2
Beheer en onderhoud gebouwen
Brandweerkazernes zijn vanwege hun uitvoering, maar vooral ook vanwege hun strategische ligging essentieel voor het garanderen van een goede spreiding van brandweereenheden. De eigenaar/beheerder heeft bij verhuur een zorgplicht en dient alle maatregelen te nemen om geen gevaar te laten ontstaan of te laten voortduren. In ons geval zijn gemeenten de eigenaren van de huurpanden. Voor een goed beheer is periodiek overleg nodig tussen gemeenten en VRBZO (accountmanagement). Het gaat dan zowel over onderhoud als over mogelijke verplaatsingen, verbouwingen, nieuwbouw, etc. Tien jaar na de regionalisering lopen ook de eerste huurcontracten af en dienen zich meer strategische huisvestingsvragen aan. De beperkte beschikbare capaciteit om dit op te pakken wordt momenteel gefinancierd uit vrijvallende kapitaalslasten en/of onverwachte meevallers. Een belangrijk deel van het onderhoud, het zogeheten
VRBZO heeft de beschikking over 37 huurpanden en heeft één pand in eigendom. Kijkend naar het ‘primaire proces’ en de ‘functionele kwaliteit’ in relatie tot de operatiën geldt dat zes gebouwen vragen om verbetering van zowel locatie als voorziening binnen 5 jaar en zes gebouwen hebben dergelijke verbeteringen nodig op een termijn van 5 tot 10 jaar.
gebruikersonderhoud, ligt bij VRBZO zelf. In de huidige formatie is geen capaciteit opgenomen voor deze werkzaamheden. Werkzaamheden zijn daardoor nooit planmatig opgepakt en worden alleen op basis van ad-hoc informatie, vragen of klachten opgepakt. Hiermee is grote achterstand in periodiek onderhoud ontstaan en dreigen onderhoudscontracten niet tijdig te worden verlengd. Van de ongeveer zestig storingsmeldingen en verzoeken per week wordt nauwelijks informatie geregistreerd. Er is onvoldoende zicht op de planning van wettelijke inspecties en keuringen. Dit levert risico’s op voor de veiligheid van onze medewerkers en ontbreken de mogelijkheden voor goed werkgeverschap. Om te kunnen voldoen aan de minimale eisen is formatie-uitbreiding benodigd. −
1,0 fte adviseur Huisvesting voor opstellen van huisvestingsbeleid en overleg met gemeenten;
−
1,0 fte bouwkundige als operationeel accountbeheer en voor het opdrachtgeverschap naar en aansturing van aannemers;
−
1,0 fte functionaris Technische Dienst
13
Incidentele middelen zijn nodig om administratie op orde brengen onder andere vanwege wettelijke keuring en inspectiedata.
Beheer en onderhoud gebouwen 2024
2025
2026
2027 e.v.
Incidenteel
€0
€ 47.500
€0
€0
Structureel
€0
€ 292.500
€ 292.500
€ 292.500
4.3
Waarvan FTE 3,0 FTE
Verduurzaming
Op basis van de Klimaatwet zijn vele regelingen van toepassing, waar ook de Veiligheidsregio verplicht uitvoering aan moet geven. Het gaat dan onder andere over het verplicht terugdringen van het verbruik van energie. Gebruikers die jaarlijks meer dan 50.000 kWh elektriciteit en/of 25.000 m 3 aardgas verbruiken moeten op basis van het Besluit bouwwerken leefomgeving hun verbruik terugbrengen door energiebesparende maatregelen te treffen. Verder moet ons wagenpark verduurzaamd worden Voor vijf van de 38 locaties geldt de wettelijke plicht om het energieverbruik en milieubelasting terug te dringen. Dit aantal gaat de komende jaren verder oplopen. Het wagenpark van VRBZO kent 189 voertuigen. Voor uitrukvoertuigen geldt voorlopig een ontheffing, maar logistieke en ondersteunende voertuigen moeten bij vervanging voldoen aan strengere milieueisen.
om ook in emissievrije zones te kunnen rijden en dienen we conform de Regeling personenmobiliteit maatregelen te nemen rond de mobiliteit van onze medewerkers. Hierover moet gerapporteerd worden om boetes te vermijden. Ook zijn er maatregelen nodig rond duurzaam inkopen en omgaan met afvalstoffen. VRBZO heeft op dit terrein nog geen stappen kunnen zetten. Inmiddels is vanuit incidentele middelen opdracht gegeven
om te komen tot de footprint CO2 als basis voor het terugdringen van de CO2-uitstoot met 55% die in 2023 had moeten worden gehaald. Om zo spoedig mogelijk een start te maken met verduurzaming en het opstellen van verplichte rapportages is behoefte aan een beleidsmedewerker duurzaamheid. Enkele logistieke voertuigen waarmee dagelijks materiaal zoals bluskleding, ademluchtapparaten en andere materialen tussen ons logistiek centrum en kazernes worden vervoerd, zijn aan vervanging toe. In de begroting is echter niet voorzien in elektrificatie van deze voertuigen. Vanaf 2025 mogen dergelijke voertuigen met traditionele verbrandingsmotoren niet meer rijden in emissievrije zones waarin ook enkele kazernes liggen. De extra benodigde kapitaalslasten worden hier gevraagd om deze extra investering te kunnen uitvoeren. Verduurzaming 2024
2025
2026
2027 e.v.
Incidenteel
€0
€0
€0
€0
Structureel
€0
€ 110.000
€ 132.500
€ 132.500
€ 110.000
€ 110.000
€ 110.000
€ 22.500
€ 22.500
€ 110.000
€ 132.500
€ 132.500
Waarvan FTE 1,0 FTE
Waarvan Personeel Afschrijvingen Subtotaal
14
4.4
Objectcommunicatie
Communicatiemiddelen zijn cruciaal bij de inzet van hulpverleners. Als communicatieapparatuur niet of onvoldoende werkt, brengt dat grote veiligheidsrisico’s met zich mee. VRBZO heeft op grond van onder andere de Arbowet de plicht zorg te dragen voor veilige arbeidsomstandigheden. De huidige communicatiemiddelen, waaronder C2000-portofoons en communicatiemiddelen in brandweerhelmen, zijn niet betrouwbaar. Er zijn meerdere arbo-meldingen van situaties waarbij Recent is een beveiligingslek aan het licht gekomen voor C2000-apparatuur. Omdat onze apparatuur ‘end of life’ is, wordt dit probleem niet zondermeer opgelost. De leverancier is bereid gevonden om hierop te investeren. De updatekosten voor de afgeschreven 150 mobilofoons en 350 portofoons bedragen €28.000.
brandweermensen elkaar slecht of zelfs niet kunnen bereiken of verstaan. De portofoons zijn technisch aan vervanging toe. Reparaties kunnen nog worden uitgevoerd zolang er reserveonderdelen aanwezig zijn. Softwareupdates worden door de leverancier nog maar beperkt uitgevoerd. Het beschikbare vervangingsbudget is niet toereikend, vanwege sterk gestegen kosten.
Objectcommunicatie 2024
2025
2026
Incidenteel
€0
€0
€0
€0
Structureel
€0
€0
€0
€ 227.500
4.5
2027 e.v.
Waarvan FTE 0,0 FTE
Team Techniek
In de Wet veiligheidsregio’s is vastgelegd dat de onderhouds- en beheersorganisatie op orde moet zijn. Onderhoud en beheer van de technische hulpmiddelen is essentieel voor het naar behoren en gegarandeerd kunnen uitvoeren van hulpverleningstaken. Het team Techniek van VRBZO heeft onvoldoende capaciteit om aan deze (wettelijke) verplichting te voldoen. Dit is het gevolg van enerzijds eerdere bezuinigingen en anderzijds de toenemende hoeveelheid werkzaamheden als gevolg van strengere keuringseisen en aanbestedingsprocedures. Het gevolg hiervan is dat materiaal en materieel onvoldoende in beheer is en niet of nauwelijks wordt gekeurd of vervangen. We zijn daarmee niet in control en in gelegenheid om de investeringen te kunnen realiseren. Structurele uitbreiding van het team Techniek is nodig om de dagelijkse werkzaamheden uit te voeren en een adviserende rol te vervullen bij projecten en aanbestedingen.
Team Techniek 2024
2025
2026
2027 e.v. Waarvan FTE
Incidenteel
€ 115.000
€0
€0
€0
Structureel
€0
€ 240.000
€ 395.000
€ 395.000
4,5 FTE
15
4.6
Inkoop, beheer en uitgifte van materiaal
Op dit moment is er onvoldoende (structurele) capaciteit binnen de Servicedesk Logistiek & Facilitair. Dit leidt tot het risico dat er onvoldoende materiaal beschikbaar is voor de operationele taken van de brandweer. Dankzij veel overwerk worden nu de materialen (zoals blusschuim, bluskleding en persoonlijke beschermingsmiddelen) nog tijdig
Door de servicedesk wordt in het kader van arbeidshygiëne zorg gedragen voor het wassen van bluskleding en toebehoren. Vanwege brandveiligheidseisen aan deze kleding vraagt dit om een gecertificeerde procedure. In 2023 ging het om behandeling van 13.800 te wassen items.
ingekocht en uitgeleverd. Die hoge werkdruk zorgt echter voor uitval. Met de toename van inkooptechnische eisen én toename in de aantallen trainings- en oefenmomenten wordt de verwachte uitval door te hoge werkdruk nog groter, indien hierop niet wordt geïnvesteerd.
Inkoop, beheer en uitgifte van materiaal 2024
2025
2026
2027 e.v.
Incidenteel
€0
€0
€0
€0
Structureel
€ 15.000
€ 62.500
€ 62.500
€ 62.500
4.7
Waarvan FTE 1,0 FTE
Keuring van gebouw gerelateerde installaties
Het onderhoud en de periodieke keuring van arbeidsmiddelen en de zogeheten gebouw gerelateerde installaties is op dit moment niet structureel geregeld. Daarmee voldoet VRBZO niet aan diverse wetgeving (waaronder Bouwbesluit, Arbowet, Drinkwaterbesluit) en loopt zij, in geval van ongevallen, risico op schadeclaims, op boetes vanuit de Arbeidsinspectie of uitsluiting door verzekeringsmaatschappijen. Daarom is het nodig om extern opdracht te verstrekken om de 38 locaties van VRBZO periodiek te bezoeken voor keuring, certificering en rapportage over alle keuringsvereiste arbeidsmiddelen en gebouw gebonden installaties.
Keuring van gebouw gerelateerde installaties 2024
2025
2026
2027 e.v.
Incidenteel
€0
€0
€0
€0
Structureel
€0
€ 60.000
€ 120.000
€ 120.000
4.8
Waarvan FTE 0,0 FTE
Werkplaatsen en elektrische arbeidsmiddelen
VRBZO heeft een aantal regionale werkplaatsen zoals de watervoerende armaturenwerkplaats, werkplaats explosiemeters en de werkplaats C2000/P2000. Daarnaast zijn op enkele posten werkplaatsen met bewerkingsmachines. Veel van de apparaten in deze werkplaatsen zijn gedateerd, hebben gebreken of voldoen niet meer aan de geldende veiligheidseisen. In veel situaties wordt niet voldaan aan wetgeving zoals de Arbowet, Activiteitenbesluit en Activiteitenregeling Milieubeheer 2013 en Bouwbesluit. De benodigde investering is gericht op het revitaliseren van de werkplaatsen zodat deze weer veilig
In de werkplaats Persoonlijke Beschermingsmiddelen worden de ruim 850 ademluchttoestellen, 2000 gelaatstukken en 22 gaspakken na iedere inzet gereinigd en onderhouden. Ook het vullen en onderhouden van de ruim 2100 ademluchtcilinders wordt in de regionale werkplaats uitgevoerd.
gebruikt kunnen worden en voldoen aan de geldende weten regelgeving. De middelen zijn mede bedoeld om afgekeurde machines te vervangen of te repareren en om in 2026 een slangenwasmachine te vervangen.
16
Werkplaatsen en elektrische arbeidsmiddelen 2024
2025
2026
2027 e.v.
Incidenteel
€0
€ 47.500
€0
€0
Structureel
€0
€0
€ 17.500
€ 17.500
Waarvan FTE 0,0 FTE
17
5
Personele zorg
5.1
Inleiding
We zijn trots op ons personeel. Hun loyaliteit aan het vak en aan de inwoners en bedrijven waar ze het allemaal voor doen is groot. De samenwerking binnen de organisatie is sterk en dienend aan de gezamenlijke missie ‘Zorg voor veiligheid’. Met die instelling zijn we tot op heden in staat gebleken om de taken van een veiligheidsregio in voldoende mate te kunnen uitvoeren. Maar als werkgever bieden we lang niet altijd datgene, waar onze medewerkers recht op hebben en wat onontbeerlijk is voor hun werk en inzet; een veilige en gezonde werkomgeving, goede implementatie van arbeidsvoorwaarden en voldoende begeleiding bij rechtspositionele vraagstukken. Juist een veiligheidsorganisatie als VRBZO zou de arbeidsomstandigheden goed op orde moeten hebben om het risicovolle werk veilig te kunnen uitvoeren en een goed voorbeeld te kunnen stellen. Een risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) heeft echter aangetoond dat er een groot aantal tekortkomingen zijn. Die kunnen alleen worden opgepakt met behulp van voldoende deskundig personeel en beschikbaarheid van voldoende financiële middelen.
5.2
Veiligheid personeel
Conform artikel 5 van de Arbowet heeft er onlangs een RI&E plaatsgevonden. Hierbij zijn bijna 500 tekortkomingen vastgesteld waarvan een aantal met spoed moeten worden opgepakt. Het betreft onder andere: •
achterstallig onderhoud op brandmeld- en ontruimingsinstallaties en ontbreken van vluchtwegtekeningen;
•
aanschaf en plaatsing van chemiekasten op alle locaties om gevaarlijke stoffen conform Arbobesluit op te kunnen bergen;
•
aanbrengen van een verplichte voorziening voor valbeveiliging bij werken op het dak van de locatie ROC (eigen gebouw);
•
het ontbreken van BHV-organisaties op alle locaties. Om te gaan voldoen aan geldende wet- en regelgeving op dit gebied is gefaseerde opbouw van een BHV-organisatie nodig. De prioriteit voor 2024 ligt bij de locaties waar personeel slaapt of waar een grote hoeveelheid mensen aanwezig kan zijn. Het merendeel van de kosten is eenmalig. Structurele kosten zijn vanwege het aanstellen van een veiligheidscoördinator die als BHV-coördinator
Waar VRBZO bij veel bedrijven en instellingen toeziet op de aanwezigheid van een goed functionerende BHV-organisatie is dit in eigen organisatie niet ingeregeld. Tenminste op de brandweerposten met slaapvoorzieningen en de grotere kantoor- en ontmoetingslocaties is dit verplicht.
optreedt en de BHV-organisatie inricht. De meerkosten vanuit dit onderdeel kunnen we dekken door de evenredige meegroei van de overhead met de rest van de organisatie.
5.3
Arbeidsvoorwaarden
De afdeling HRM is structureel onderbezet en heeft achterstanden opgelopen bij veel werkzaamheden. Hierdoor is het beheer en de implementatie van arbeidsvoorwaardelijke regelingen, het zorgen voor de juiste aanstellingsvormen, het laten werken conform de arbeidstijdenwetgeving en het voorkomen van en reageren op bezwaar- en beroepszaken niet op orde. Vanaf 2025 een extra fte aan het team toevoegen is noodzakelijk om
18
(financiële) risico’s te ondervangen, onder meer als gevolg van verlofstuwmeren, lopende rechtszaken, verzekeringskosten, roosteraangelegenheden en het moeten voldoen aan arbeidstijdenwetgeving. De meerkosten vanuit dit onderdeel kunnen we dekken door de evenredige meegroei van de overhead met de rest van de organisatie.
5.4
Arbopreventie
VRBZO heeft geen formatieruimte voor het aanstellen van een wettelijk verplichte Preventiemedewerker of Arbocoördinator. Via incidentele middelen uit vrijgevallen kapitaalslasten wordt nu een Preventiemedewerker ingehuurd. Deze heeft de RI&E-analyse laten actualiseren De kwaliteit van arbeidsomstandigheden zou in een veiligheidsregio hoge prioriteit moeten hebben; Veel van de werkzaamheden worden uitgevoerd in nietreguliere, en vaak ook gevaarlijke omstandigheden. Veel van de medewerkers hebben dagelijks te maken met veiligheidsvraagstukken maar ervaren in eigen organisatie niet altijd de juiste invulling van arbeidsomstandigheden.
waarmee pijnlijk zichtbaar werd dat er bijna 500 tekortkomingen worden geconstateerd waarvan een aantal ernstig. We gaan daarom deze functie nu structureel invullen. Ook andere regelingen stellen eisen op het gebied van preventie en weerbaarheid van onze medewerkers zoals begeleiding van dossiers op PTSS, coördinatie van Team Collegiale Opvang, doxing en afstemming over verzuimdossiers met bedrijfsarts.
De meerkosten vanuit dit onderdeel kunnen we dekken door de evenredige meegroei van de overhead met de rest van de organisatie.
5.5
Diversiteit en inclusie
VRBZO voldoet niet aan de zogeheten Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten dat streeft naar 125.000 extra banen vóór 2026 voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. VRBZO loopt risico op boetes als de organisatie niet aan het quotum voldoet. Werken aan diversiteit en inclusie is onderdeel van goed werkgeverschap. Ook is het van belang om nu en in de toekomst nieuwe medewerkers te kunnen vinden en om onbenut arbeidspotentieel te benutten. De benodigde investering betreft de formatie om hieraan te kunnen werken en aan de verplichting van rijkswege te kunnen voldoen. Gezien de inzet die nodig is om te kunnen werven en nieuwe medewerkers in te werken, maken we in 2025 een eerste start in combinatie met duurzame inzetbaarheid. Vanaf 2026 moet de benodigde capaciteit verder aangevuld worden.
De meerkosten vanuit dit onderdeel kunnen we dekken door de evenredige meegroei van de overhead met de rest van de organisatie.
5.6
Duurzame inzetbaarheid
De Collectieve Arbeidsvoorwaarderegeling en Uitvoeringsovereenkomst (CAR-UWO) bevat bepalingen voor tweede loopbaanbeleid voor beroepsbrandweermensen. Vanaf 1 januari 2026 kunnen werknemers zich hierop gaan beroepen. Ook moet de veiligheidsregio beleid gaan voeren en scholing en voorlichting geven ten aanzien van de verhoogde risico’s in het werk en situaties waar medewerkers van een veiligheidsregio in het verleden aan blootgesteld zijn. Denk hierbij aan PTSS-casussen. VRBZO heeft hieraan nog geen uitvoering gegeven. Dat leidt tot risico’s op de duurzame inzetbaarheid van medewerkers. Het aantrekken van een adviseur voor deze
19
vraagstukken is noodzakelijk. Gezien de inzet die nodig is om te kunnen werven en nieuwe medewerkers in te werken, maken we in 2025 een eerste start in combinatie met diversiteit en inclusie. Vanaf 2026 moet de benodigde capaciteit verder aangevuld worden. De meerkosten vanuit dit onderdeel kunnen we dekken door de evenredige meegroei van de overhead met de rest van de organisatie.
5.7
Jaarlijkse fysieke test
VRBZO moet op grond van de CAR-UWO jaarlijks de fysieke conditie toetsen van haar bevelvoerders en manschappen. PPMO wordt weliswaar benut als een mooie invulling, maar voldoet niet aan de eisen van een dergelijke voorgeschreven toets op de fysieke
Met de jaarlijkse fysieke test kan de medewerker testen hoe het met de conditie is gesteld. Mocht de conditie niet goed zijn, dan is de medische veiligheid van de collega in het geding, wat bij een inzet ook een gevaar is voor de collega’s, omgeving of burgers.
gesteldheid. Daarnaast geldt dat PPMO niet voor elke leeftijdscategorie jaarlijks wordt uitgevoerd. Een jaarlijkse fysieke test wordt daarmee nu niet door de werkgever aan de medewerkers aangeboden, terwijl een goede conditie en gesteldheid van belang is voor de inzetbaarheid en vitaliteit van medewerkers. De investering is gericht op het aanbieden van gelegenheid tot het laten afnemen van de fysieke test gedurende 49 avonden, zodat alle vrijwilligers en beroepskrachten voldoende gelegenheid krijgen om aan de test deel te nemen. Jaarlijkse fysieke test 2024
2025
2026
2027 e.v.
Incidenteel
€0
€0
€0
€0
Structureel
€0
€ 82.500
€ 82.500
€ 82.500
Waarvan FTE 0,0 FTE
20
6
Ondersteuning
6.1
Inleiding
Het primair proces binnen de Veiligheidsregio kan alleen goed functioneren als het kan leunen op de goede ondersteuningsprocessen en ondersteunende middelen. Een essentieel onderdeel is het kunnen werken met betrouwbare hard- en software, netwerken en informatiebronnen. Voor veel aspecten is deze ondersteuning niet gegarandeerd; het netwerk valt met regelmaat uit, applicaties vertonen storingen en de informatie en werkomgevingen zijn onvoldoende beschermd tegen aanvallen van buitenaf. De bedrijfscontinuïteit is niet altijd te garanderen, terwijl dat juist van een hulpdienst en crisisorganisatie mag worden verwacht. Elke overheidsorganisatie, dus ook VRBZO, wordt geacht een goede bedrijfsvoering te voeren, die voldoet aan de specifieke wettelijke eisen. We streven ernaar een transparante organisatie te zijn die aan kan tonen in control te zijn en informatie kan delen met inwoners, media en gemeenteraden. Dat vraagt om capaciteit en deskundigheid die momenteel onvoldoende aanwezig is.
6.2
Functioneel- en informatiebeheer
Het functioneel- en informatiebeheer ziet toe op de vastlegging van informatie en zorgt dat informatiestromen aansluiten op de eisen van de gebruikers en de processen op de werkvloer. Functioneel beheer is de verbindende schakel tussen de bedrijfsvoering en ICT. Bij inspectie is gebleken dat het functioneel beheer slechts gedeeltelijk voldoet. Bepaalde applicaties worden vanwege capaciteitsproblemen niet beheerd en de Archiefwet is onvoldoende geborgd. Dat kan leiden tot boetes op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en uitval van applicaties. Dit heeft recent gezorgd voor een langdurige verstoring van de werkzaamheden in het primaire proces. Ook zijn er risico’s voor de persoonlijke veiligheid van medewerkers, als in het primaire proces de informatie om veilig te werken niet voorhanden is. Naar aanleiding van de uitgevoerde inspectie heeft de Provincie aan VRBZO een verbeterplan opgelegd. Om hieraan gevolg te geven, is een structurele investering in de kwaliteit en capaciteit van de het functioneel beheer vereist. Functioneel- en informatiebeheer Waarvan 2024
2025
2026
2027 e.v.
Incidenteel
€0
€0
€0
€0
Structureel
€ 62.500
€ 127.500
€ 127.500
€ 127.500
Waarvan uitbreiding
€ 32.500
€ 97.500
€ 97.500
€ 97.500
Waarvan aanpassing functie
€ 30.000
€ 30.000
€ 30.000
€ 30.000
Subtotaal
€ 62.500
€ 127.500
€ 127.500
€ 127.500
FTE 1,0 FTE
Een deel van de meerkosten vanuit dit onderdeel kunnen we dekken door de evenredige meegroei van de overhead met de rest van de organisatie.
6.3
Informatiebeveiliging (CISO)
VRBZO voldoet slechts in zeer beperkte mate (23%) aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid, die uitvoeringsnormen bevat op het gebied van informatiebeveiliging. Deze vereisten zullen bovendien in 2025 aangescherpt worden, als de veiligheidsregio’s grotendeels onder de (strengere) NIS2-richtlijn voor netwerk- en
21
informatieveiligheid komen te vallen. De invulling van de benodigde informatiebeveiligingsfunctie (Chief Information Security Officer (CISO)) wordt deels via incidentele middelen (vrijvallende kapitaalslasten) ingehuurd en deels ingevuld door andere medewerkers. Het ontbreekt ook hier aan formatie, waardoor enerzijds onvoldoende aandacht wordt
Diverse processen van veiligheidsregio’s gaan binnenkort vallen onder de Nederlandse Vitale Infrastructuur. Dit impliceert dat voor dergelijke processen en systemen door moeten groeien van een beveiligingsniveau 3 naar 4 of zelfs 5, met alle investeringen van dien.
besteed aan veiligheid en anderzijds de CISOwerkzaamheden ten koste gaan van de reguliere werkzaamheden van de afdeling Informatisering en Automatisering. De gelden zijn gericht op het structureel inrichten van de formatie voor de CISO. Informatiebeveiliging (CISO) 2024
2025
2026
2027 e.v. Waarvan FTE
Incidenteel
€0
€0
€0
€0
Structureel
€ 32.500
€ 125.000
€ 125.000
€ 125.000
1,0 FTE
Een deel van de meerkosten vanuit dit onderdeel kunnen we dekken door de evenredige meegroei van de overhead met de rest van de organisatie.
6.4
Bedrijfscontinuïteit en informatiegestuurd werken
De aandachtsgebieden bedrijfcontinuïteit en informatiegestuurd werken maken een sterke ontwikkeling door. Deze ontwikkeling is randvoorwaardelijk om veiligheidsrisico’s in kaart te kunnen brengen en de inzet op gebied van crisisbeheersing en brandweerzorg veiliger en sneller te kunnen laten plaatsvinden. Op dit moment worden IT-projecten ad-hoc uitgevoerd en zonder enige afstemming op de architectuur van ons informatieplatform. Dit leidt er inmiddels toe dat het IT-netwerk en applicaties van VRBZO frequent uitvallen, ook tijdens crisessituaties. Met het aanstellen van een adviseur op dit thema kan hierop gestuurd en geprioriteerd worden. Bedrijfscontinuïteit en informatiegestuurd werken 2024
2025
2026
2027 e.v.
Incidenteel
€0
€0
€0
€0
Structureel
€0
€ 125.000
€ 125.000
€ 125.000
Waarvan FTE 1,0 FTE
Een deel van de meerkosten vanuit dit onderdeel kunnen we dekken door de evenredige meegroei van de overhead met de rest van de organisatie.
6.5
Vervanging hardware en overgang naar de cloud
De hardware van VRBZO voldoet niet aan Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). De huidige servers zijn aan vervanging toe. Bestaande supportcontracten lopen af Op 23 mei jl. vielen de servers en Citrix-omgeving voor meerdere uren uit. Oorzaak bleek een beveiligingsupdate die acuut moest worden teruggedraaid. De veiligheidsrisico’s hebben enkele weken aangehouden. In mei is ook ons zaaksysteem buiten dienst geweest. Registratie en advisering van vergunningaanvragen was lange tijd niet mogelijk.
en zijn duurder bij verlengen. Onderhoud aan deze hardware is zowel tijdtechnisch als financieel een kostenpost. Het huidige werkplekconcept (Citrix/VDI) is verouderd en financieel ongunstig. Het laatste jaar zijn hiervan de kosten 350% toegenomen. Daarnaast is de werkplek hardware aan vervanging toe. Het systeem geeft steeds meer storingen waardoor de operationele inzet ook in gevaar is. Reeds
22
gestarte projecten, waaronder de cloud-transitie verlopen moeizaam en zijn zeer kostbaar door uitloop van werkzaamheden, ontbrekende kennis intern en gebrek aan projectsturing en eigenaarschap. Voor de transitie naar een regieorganisatie met nieuwe hardware die voldoet aan de veiligheidseisen is deskundige inhuur noodzakelijk. De benodigde investering betreft de incidentele kosten gedurende de transitieperiode (Q2 2024 t/m 2025). Vervanging hardware en naar de cloud 2024
2025
2026
2027 e.v.
Incidenteel
€ 430.000
€ 400.000
€0
€0
Structureel
€0
€0
€0
€0
Waarvan FTE 0,0 FTE
Een deel van de meerkosten vanuit dit onderdeel kunnen we dekken door de evenredige meegroei van de overhead met de rest van de organisatie.
6.6
Systeem-, netwerk- en werkplekbeheer
De automatisering van VRBZO is sterk verouderd. Het primaire proces ondervindt hiervan ernstige hinder. Een goede automatisering is randvoorwaardelijk voor het goed en veilig kunnen uitvoeren van het primair proces. De slechte kwaliteit heeft reeds geleid tot verschillende incidenten en arbomeldingen. Daarnaast is er onvoldoende grip op de informatieveiligheid. VRBZO is kwetsbaar bij een cyberaanval, met risico’’s voor de veiligheid van personen en de omgeving, imagoschade en mogelijk boetes of rechtszaken. VRBZO voldoet zoals eerder reeds opgemerkt slechts in zeer beperkte mate aan de eisen uit de Baseline Informatiebeveiliging Overheid. De benodigde investering is gericht op versterking van het systeem-, netwerk- en werkplekbeheer. De opbouw vindt gefaseerd plaats. Systeem-, netwerk- en werkplekbeheer 2024
2025
2026
2027 e.v.
Incidenteel
€0
€0
€0
€0
Structureel
€0
€ 210.000
€ 307.500
€ 417.500
Waarvan FTE 4,0 FTE
Een deel van de meerkosten vanuit dit onderdeel kunnen we dekken door de evenredige meegroei van de overhead met de rest van de organisatie.
6.7
Administratieve organisatie
De administratieve organisatie van VRBZO is tot nu toe vooral ingericht vanuit het perspectief van efficiëntie. Afgezien van de grote financiële processen binnen de afdeling financiën is er onvoldoende aandacht voor het borgen van de rechtmatigheid van transacties. Daarmee voldoet VRBZO niet aan de eisen uit het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en het Besluit begroting en verantwoording (Bbv). Hoewel tot nu toe achteraf steeds gebleken is dat voldaan is aan de eisen rondom rechtmatigheid, is de controle niet structureel geborgd. Daarom is het belangrijk om een adviseur administratieve organisatie aan te trekken die hierop kan toezien. De meerkosten vanuit dit onderdeel kunnen we dekken door de evenredige meegroei van de overhead met de rest van de organisatie.
23
6.8
Financiële administratie
Op grond van het Besluit begroting en verantwoording (Bbv) is VRBZO verplicht zorg te dragen voor een tijdige en juiste naleving van haar financiële verplichtingen. De financiële administratie van VRBZO wordt met 2 fte uitgevoerd. Deze inzet volstaat voor de afhandeling van de vaste werkstroom aan facturen maar is te krap om te borgen dat de controleprocessen structureel op het juiste niveau en in routine worden uitgevoerd. Het lukt bijvoorbeeld niet om een maandelijkse afsluiting van de administratie uit te voeren. Onjuiste balansposities blijven daardoor te lang buiten beeld. De meerkosten vanuit dit onderdeel kunnen we dekken door de evenredige meegroei van de overhead met de rest van de organisatie.
6.9
Salarisadministratie
Conform bijvoorbeeld CAO-bepalingen moeten salarissen tijdig worden betaald. Late betaling getuigt van slecht werkgeverschap, leidt tot risico’s voor de continuïteit van de organisatie en mogelijk ook tot boetes (in verband met te late betaling van belastingen en sociale lasten). Door krapte op de salarisadministratie en complexe arbeidsvoorwaarden (FLO, diverse piketregelingen en complexe samenloop van reiskostenregelingen) komt tijdige betaling van salarissen in gevaar. Er is extra capaciteit nodig om tijdige en juiste betaling goed te kunnen borgen. Daarnaast is versterking nodig om de controle op salarisbetalingen en afdrachten beter te kunnen laten verlopen, zodat de kans op foute afdrachten verkleind kan worden. De meerkosten vanuit dit onderdeel kunnen we dekken door de evenredige meegroei van de overhead met de rest van de organisatie.
6.10
Consultancy
Het lukt VRBZO te vaak niet om aanpassingen in wet- en regelgeving tijdig te implementeren in bedrijfsvoeringssystemen. Een recent voorbeeld is de invoering van een nieuwe reiskostenregeling voor nieuwe medewerkers op basis van de CAO die pas na 8 maanden ingevoerd kon worden. Daarnaast is het nodig om periodiek een externe audit te laten uitvoeren om onderdelen van de administratie, als borging van een juiste inrichting van systemen. Denk hierbij een aan audit op de juiste inrichting ten behoeve van de werkkostenregeling, of voor de juiste berekening van de afdrachten sociale lasten en premies. We hebben periodiek externe ondersteuning van consultants nodig voor deze inrichting en audits. De meerkosten vanuit dit onderdeel kunnen we dekken door de evenredige meegroei van de overhead met de rest van de organisatie.
6.11
Gegevensbescherming (AVG)
Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbecherming (AVG) is VRBZO verplicht toe te zien op de toepassing en naleving van de privacywetgeving. Dit gebeurt momenteel niet systematisch. Het verwerkingsregister is niet op orde en risicoanalyses (DPIA’s) worden niet allemaal uitgevoerd. De bekendheid met het privacyreglement en de werkwijze bij datalekken bij medewerkers is zeer beperkt. In 2018 is bij VRBZO 0,3 fte formatieruimte vrijgemaakt voor een functionaris gegevensbescherming. In vergelijking met andere veiligheidsregio’s en andere, vergelijkbare organisaties is dit weinig. De benodigde investering betreft de