Werkdocument Participatieplan Integrale Afweging (6feb 2024)

Hoe ziet jouw Veenendaal eruit, nu en in de toekomst? Participatieplan bij de integrale afweging werkdocument

Vastgesteld door het college op 6 februari 2024

Integrale afweging – De Toekomst van Veenendaal – januari 2024 - vastgesteld door het college van B&W op 6 februari 2024

1

Inleiding Als gemeente hebben we veel verantwoordelijkheden en ambities. Om die uit te voeren, gebruiken we onder andere geld dat we krijgen van de Rijksoverheid. Maar, zoals het er nu uitziet krijgen alle gemeenten in Nederland vanaf 2026 samen 3 miljard euro minder te besteden. Als we kijken naar het totaal van de inkomsten en uitgaven voor de komende jaren, komt dat voor de gemeente Veenendaal uit op een tekort van 5 tot 12 miljoen euro per jaar. Het financieel perspectief (zoals beschreven in de Raadsinformatiebrief d.d. 5 december 2023) vraagt om twee nuanceringen: • Mocht het Rijk gemeenten tegemoet komen in de ‘demping van het ravijn’ dan pakt dit positief uit voor het meerjarenperspectief. • Aan de andere kant is het niet uit te sluiten dat gezien het perspectief van de rijksfinanciën het nieuwe kabinet moet bezuinigen. Dit kan nadelige e ecten hebben voor onze gemeente. In hoeverre en in welke mate zich dit voor zal doen is nog ongewis. Om die reden hanteren we het huidige meerjarenperspectief als uitgangspunt voor de financiële opgave. Keuzes maken Dit betekent dat we bepaalde verantwoordelijkheden en ambities niet, later of anders moeten uitvoeren. De grote uitdaging daarbij is: keuzes maken, prioriteiten stellen en faseren (zie ook de Raadsinformatiebrief d.d. 5 december 2023).

De komende tijd bepalen we samen met collega’s in de organisatie en maatschappelijke organisaties in Veenendaal hoe we onze taken en plannen haalbaar en betaalbaar gaan maken. Daarna vragen we inwoners, ondernemers en organisaties in Veenendaal aan te geven wat zij belangrijk vinden voor de toekomst van Veenendaal. Uiteindelijk is het aan de gemeenteraad om een definitief besluit te nemen in de raadsvergadering van juli. Het resultaat van het participatietraject geeft aan wat inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties belangrijk vinden voor de toekomst van Veenendaal en welke ideeën zij hebben om keuzes te kunnen maken. Deze input is belangrijk voor college en gemeenteraad bij de afweging die zij moeten maken bij de voorstellen in de kadernota en later in het jaar bij het vaststellen van de programmabegroting. Financiële vertaling Van de ruimte scheppende maatregelen moet een financiële vertaling gemaakt worden. Daarbij moet ook worden aangegeven wanneer de maatregel geïmplementeerd kan worden waarbij invoerings- /frictiekosten worden meegenomen. Uiteindelijk moet er in totaal voor 12 miljoen euro aan keuzes worden opgeleverd (jaarlijks terugkerend). Maatschappelijke impact De inzet van mensen en middelen draagt direct of indirect bij aan de maatschappelijke doelstellingen van Veenendaal.

Het maken van de hierboven omschreven financiële keuzes heeft direct impact op de stad. Juist daarom is het van belang om de stad in de breedte te betrekken bij de te maken keuzes. Een breed participatietraject, waarbij iedereen de gelegenheid heeft om zijn/haar ideeën kenbaar te maken, is cruciaal (keuzes moeten passen binnen de mogelijkheden die we financieel hebben).

Integrale afweging – De Toekomst van Veenendaal – januari 2024 - vastgesteld door het college van B&W op 6 februari 2024

2

1. Participatie-aanpak Voor een belangrijk onderwerp zoals de integrale afweging van budgetten vinden we het belangrijk om ideeën van belanghebbenden mee te wegen. Dit participatietraject start nu!

Participatiedoel: Bij vaststelling van het Veens huishoudboekje voor de komende jaren gaat het om grote beslissingen. Alle grote beslissingen kosten geld en niet alles kan tegelijk. Hoewel het uiteindelijk de gemeenteraad is die het besluit voor Veenendaal neemt, is het van belang dat men de ideeën van Veenendaal kent en meeweegt.

Participatiekader: Om een helder participatietraject te starten is het van belang om te weten waarover wordt geparticipeerd. Waarover kan men meedenken? Dit kader moet vastliggen. Wees helder over financiële verplichtingen en formuleer participatievragen duidelijk.

Met wie participeren: Inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties in Veenendaal. De beslissingen die worden genomen raken iedereen in Veenendaal. Daarom kiezen we een middelenmix waarbij we iedereen bereiken en zo ook iedereen de gelegenheid bieden om zijn/haar ideeën kenbaar te maken. Afzender participatie: Gemeente Veenendaal. Participatievraag: Hoe ziet jouw Veenendaal er nu en in de toekomst uit? Welke ideeën heb jij voor de toekomst? Denk mee over de toekomst van Veenendaal, in relatie tot keuzes maken, en het haalbaar en betaalbaar maken. Participatievorm: We kiezen voor trede 2 op de participatieladder: inventariseren (meedenken). Veenendaal wordt gevraagd mee te denken over de besteding van het beschikbare budget in 2025 en daarna. De gemeente bepaalt zelf de agenda en ziet Veenendaal als gesprekspartner in dit traject. Meningen, ervaringen en ideeën inventariseren we, maar zijn niet bindend. De rol van de participant is die van geconsulteerde. Organisatie: In een kort, e ectief traject inventariseren we de ideeën van Veenendaal, op diverse manieren. In het overzicht onder 3.1 en 3.2 Uitvoering, is omschreven welke middelenmix we hiervoor inzetten. Participatieresultaat: Het resultaat van het participatietraject geeft aan wat inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties belangrijk vinden voor de toekomst van Veenendaal.

Deze input is belangrijk voor college en gemeenteraad bij de afweging die zij moeten maken bij het vaststellen van de kadernota en later in het jaar bij de programmabegroting.

Integrale afweging – De Toekomst van Veenendaal – januari 2024 - vastgesteld door het college van B&W op 6 februari 2024

3

Terugkoppeling: Na het besluit van de gemeenteraad laten we inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties weten welk besluit er is genomen en waarom dit is gedaan. Men wil graag weten wat er met de geleverde input is gedaan. Zie hiervoor ook paragraaf 3.2. Communicatieboodschap: De gemeente Veenendaal heeft voor de komende jaren veel verantwoordelijkheden en ambities. Het beschikbare budget is daarvoor niet genoeg. Daarom moeten er keuzes worden gemaakt. Dat doen we in samenspraak met inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties in het belang van Veenendaal. Uiteindelijk is het de gemeenteraad die het definitieve besluit neemt. Participatieweging: Afhankelijk van de plannen waarover geparticipeerd wordt, kunnen we het participatietraject op diverse manieren insteken, bijvoorbeeld: - Maak op basis van de plannen 5 scenario’s en vraag deelnemers een top 5 te kiezen; - Verdeel een x bedrag over een aantal plannen; - Welk thema vindt u het belangrijkste voor de toekomst van Veenendaal (bijvoorbeeld: cultuur, recreatie, wonen, winkelstad, enz.). Participatie vindt op twee momenten plaats: ophalen in februari en maart, terugkoppeling van het raadsbesluit van juli vindt plaats in september 2024 en de definitieve consequenties in de Programmabegroting. Tijdspad Tot 15 februari wordt bekeken over welke onderdelen participatie plaats kan vinden.

In de komende weken moet dus duidelijk worden hoe participatie plaats kan vinden. In dit plan leggen we vast hoe we in de komende weken communicatie en participatie voorbereiden om in februari en maart tot uitvoering te kunnen overgaan, waarbij in maart gedurende twee weken intensief wordt geparticipeerd in de vorm van onder andere enquêtes én de Dag van Veenendaal op 20 maart. Vooruitlopend hierop stellen we zo snel mogelijk het mailadres toekomst@veenendaal.nl open voor het aanleveren van ideeën voor de toekomst van Veenendaal. In de raadscommissie van 15 februari lichten we ambtelijk toe hoe dit participatie of totaal proces is ingericht. De in dit plan omschreven participatie is gericht op twee onderdelen: - Kwantitatief: onder andere met het inrichten van een participatiewebsite (in lijn met het e-mailadres krijgt deze de url www.toekomst.veenendaal.nl). Hier hebben ook andere gemeenten goede resultaten mee behaald. - Kwalitatief: onder andere met het organiseren van De Dag van Veenendaal. Op 20 maart organiseren we één dag waarop iedereen welkom is in het gemeentehuis om zijn/haar ideeën kenbaar te maken. Vanzelfsprekend is alle communicatie erop gericht om beide activiteiten bij inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties in Veenendaal bekend te maken.

Doel is om zoveel mogelijk Veenendalers naar de website te leiden en zoveel mogelijk inwoners voor De Dag van Veenendaal uit te betrekken. Duidelijkheid over rol- en taakverdeling in dit participatietraject is van belang: college en gemeenteraad nemen het besluit. Zij zijn dus in eerste instantie vooral op het proces aangesloten, terwijl de gemeentelijke organisatie voor de inhoud verantwoordelijk is.

Integrale afweging – De Toekomst van Veenendaal – januari 2024 - vastgesteld door het college van B&W op 6 februari 2024

4

2. Planning Wanneer Z.s.m. Z.s.m. Tot 15 februari 15 februari Tot 1 maart 1-11 maart 11-23 maart Eind maart Ca. 20 mei september

Onderwerp Openstellen mail toekomst@veenendaal.nl voor het aanleveren van ideeën Communicatie om dit mailadres te promoten De organisatie inventariseert waar de mogelijkheden voor herbudgetteren liggen Ambtelijke toelichting op proces aan raadscommissie Verder vorm geven aan diverse participatie-onderdelen met name de website opleveren Presenteren concept participatiewebsite aan directie en college Participatiewebsite live, diverse communicatie-acties leiden naar de website en op 20 maart De Dag van Veenendaal, o -line participatie op meerdere locaties Resultaten van participatietraject worden opgeleverd en besproken met directie, college Ambtelijke toelichting aan fractievoorzitters Terugkoppeling resultaat participatie aan de deelnemers in Veenendaal

3. Uitvoering In de komende weken, vanaf eind januari, start de participatie met het openstellen van het mailadres toekomst@veenendaal.nl. Hier kunnen alle Veenendalers hun ideeën voor de toekomst van Veenendaal inleveren. Zo gaan we samen aan de slag om onze ambities passend te maken bij de in de komende jaren beschikbare middelen. In de maand maart staan meerdere participatie-activiteiten gepland met onder andere de participatiewebsite en op 20 maart De Dag van Veenendaal. Waar mogelijk geven we een terugkoppeling van de uitkomst van het participatietraject. Zo weten deelnemers wat de uitkomst van het participatietraject is en welk advies uiteindelijk aan de gemeenteraad is meegegeven. 3.1 Interne communicatie Interne communicatie januari – april doelgroep medewerkers

Middel Bijeenkomst

medewerkers

Bericht bijVeen

Raad

RIB

Raad College

Bldv avond Bijpraten

Directie

Bijpraten

OR/GO

Bijpraten

frequentie 2x: 25 januari en juni 1x 2 weken (tot april) 1x 6 weken (tot april) 2 april 1x 3 weken (tot april) 1x 3 weken (tot april) Regelmatig

mix persoonlijk

kosten -

digitaal

-

digitaal

-

persoonlijk persoonlijk

-

persoonlijk

-

Via overleg met Algemeen directeur

-

Integrale afweging – De Toekomst van Veenendaal – januari 2024 - vastgesteld door het college van B&W op 6 februari 2024

5

Terugkoppeling september medewerkers

bijVeen

Raad

RIB

College/Directie

Bijpraten

1x medio september 1x medio september 1x medio september

digitaal

-

digitaal

-

persoonlijk

-

Toelichting Medewerkers - bijeenkomst 25 januari 2024 – daarna tweewekelijke update op bijVeen Bijeenkomst medewerkers: Doel 1 – zorg wegnemen Doel 2 – planning melden (hoe blijft men op de hoogte)

Gri ie/gemeenteraad – - 1x 6 weken RIB; - 15 februari: ambtelijke toelichting op het proces; - 2 april: beeldvormende avond, bespreken dillema’s; - 16 mei: ontvangst kadernota 2025 – 2028 door Gri ie; - Optioneel - circa 20 mei (in overleg met agendacommissie): ambtelijke toelichting Kadernota in een gesprek met fractievertegenwoordigers; - 10 juni: mondelinge technische vragensessie Kadernota; - 19 juni: raadscommissie; - 9 juli: raadsbehandeling; - November: programmabegroting RIB en Beeldvormende avond raad: Doel: informeren en meenemen in proces naar kadernota en programmabegroting

3.2 Externe participatie en communicatie wanneer 22-01

Doelgroep Maatschappelijk organisaties

middel Persoonlijke mail

Zsm

Inwoners ondernemers en organisaties

mailadres openzetten

frequentie 1x

mix digitaal

kosten -

digitaal

Integrale afweging – De Toekomst van Veenendaal – januari 2024 - vastgesteld door het college van B&W op 6 februari 2024

6

Zsm Zsm

Inwoners ondernemers en organisaties Inwoners ondernemers en organisaties

21-02 28-02 06-03

Inwoners

19-02 26-02 04-03

Inwoners ondernemers en organisaties

Maart 2024

Communicatieplan om Vdl te vragen ideeën aan te leveren Posters bij bibliotheek, buurthuizen, cultuurfabriek etc: (incl.) - o -line mogelijkheid Interviews in De Rijnpost (1/2 pagina) met Sjoukje, Walter en Marco (informeren over proces) of 2x 1 pagina (nog te bespreken)

Digitaal/ Rijnpost/ BOV

€ 500,-

3x

papier

€ 2.100,-

Social mediaplan (FaceBook, Instagram en LinkedIn)

3x

digitaal

€ 2.000,-

Inwonerpanel

Uitgebreide enquête

1x

digitaal

-

11-03 t/m 24-03

Inwoners ondernemers en organisaties

Participatie-website live

1x

digitaal

-

06-03 t/m 23-03

Inwoners ondernemers en organisaties

Social mediaplan (FaceBook, Instagram en LinkedIn)

1x

digitaal

-

06-03 en 13-03 en 20-03

Inwoners ondernemers en organisaties

3x

papier

€ 700,-

16-03 en 23-03

Inwoners

Artikel in De Rijnpost (informeren over enquête en Dag van Vdl) Enquêteren met IPads op de markt (raad, college, ambtenaren studenten)

2x

digitaal/ persoonlijk

€ 2.000,-

15-03 en 22-03

Inwoners

2x

digitaal/ persoonlijk

Nu tot 24-03

Inwoners ondernemers en organisaties

Enquêteren bij uitgang supermarkten (raad, college, ambtenaren studenten) Gerichte berichten aan contacten met verwijzing naar de website/Dag van Veenendaal

~

digitaal/ persoonlijk

Integrale afweging – De Toekomst van Veenendaal – januari 2024 - vastgesteld door het college van B&W op 6 februari 2024

-

7

11-03 t/m 24-03 20-03

wanneer Sept Sept Sept Sept

Ondernemers Inwoners ondernemers, organisaties

(nieuwsbrief wijkmanagers) Berichten via nieuwsbrief BOV De Dag van Veenendaal

~

digitaal

-

1x

persoonlijk

€ 3.000,(raming)

Terugkoppeling participatie in september (na de vakantieperiode) doelgroep middel frequentie mix Inwoners Website digitaal ondernemers en Veenendaal.nl organisaties Inwoners Artikel in De Rijnpost 1x papier Inwoners Social media digitaal (FaceBook, Instagram en LinkedIn) Inwoners Gerichte berichten Digitaal/ ondernemers en aan eigen contacten persoonlijk organisaties (nieuwsbrief wijkmanagers nieuwsbrief BOV, enz.) Kosten Onvoorzien Totaal

kosten € 150,-

€ 10.450,1.550,€ 12.000,-

Toelichting  Mail aan organisaties: Met een mail aan alle organisaties in Veenendaal, verzonden op 22 januari 2024, vragen we hen mee te denken waar zij mogelijkheden zien om met minder budget hun doelstellingen te realiseren door bijvoorbeeld budgetten anders in te zetten.  Drie (of twee, nog te bespreken) interviews in De Rijnpost met Sjoukje, Walter en Marco: In aanloop naar het participatietraject worden 3 interviews geplaatst in De Rijnpost. Wij leveren tekst en beeld aan bij De Rijnpost.  Om iedereen de kans gegeven mee te doen wordt ook de o -line toegang aangeboden. Via posters bij de bibliotheek, cultuurhuizen, enz. attenderen we hen op de mogelijkheid om ideeën voor de toekomst van Veenendaal op 20 maart persoonlijk over te brengen.

Integrale afweging – De Toekomst van Veenendaal – januari 2024 - vastgesteld door het college van B&W op 6 februari 2024

8

 Participatiewebsite: Uit ervaring o.a. bij de gemeente Houten blijkt de online vragenlijst goed te werken. We richten daarom de participatiewebsite www.toekomst.veenendaal.nl in. We hopen op basis van een aantal vragen deelnemers te kunnen bevragen met een ‘keuzewijzer’; een manier van opbouw van de website waarbij de deelnemer met een schuifje zijn/haar voorkeur kan aangeven Wat is een keuzewijzer? Met de keuzewijzer ondersteun je mensen in het vormen van hun mening over complexe vraagstukken. Zet uiteen wat de consequenties zijn van bepaalde keuzes, en laat hen op basis hiervan hun voorkeuren aangeven. Daarnaast laat de keuzewijzer gebruikers 'live' zien naar welke scenario's of thema's hun voorkeur uitgaat, waardoor zij beter begrip krijgen van de scenario's tijdens het invullen van de keuzewijzer. (uitleg van Open Stad)

Alle overige communicatie is erop gericht zoveel mogelijk Veenendalers naar deze website te leiden. www.toekomst.veenendaal.nl Onderstaand een voorbeeld hoe de participatiewebsite eruit kan zien, qua opbouw. Let op: de vraagstelling in het voorbeeld heeft geen relatie met hoe wij de participatiewebsite gaan inrichten. Na het beoordelen van de participatiebasis stellen we 4 tot 6 vragen op. Naast de vraag staat bijvoorbeeld een matrix met 4 scenario's waarin een bolletje op de X/Y-as schuift aan de hand van de antwoorden. De juiste formulering van de vragen is heel belangrijk.

 Social mediaplan: De redactie stelt op basis van de kanalenstrategie een social mediaplan op met als doel zoveel mogelijk Veenendalers naar de participatiewebsite te leiden.

Integrale afweging – De Toekomst van Veenendaal – januari 2024 - vastgesteld door het college van B&W op 6 februari 2024

9

 Enquêteren: Op de markt en bij winkelcentra zetten we studenten, ambtenaren en college in die bezoekers vragen op IPad de vragen op de participatiewebsite in te vullen. Hierbij betrekken we ook de gemeenteraad, zoals is opgenomen in de RIB van 5 december 2023.  Inwonerpanel*: met een uitgebreide vragenlijst wordt het inwonerpanel gevraagd mee te denken over de toekomst van Veenendaal.  Gerichte berichten: Via de nieuwsbrieven van wijkmanagers en via contacten van betrokken ambtenaren verspreiden we de url participatiewebsite met het verzoek deel te nemen. Via de wijkmanagers en hun ambassadeurs in de wijken. Zo willen we ook de groepen betrekken die we normaal niet zo makkelijk bereiken.  Nieuwsbrieven van bedrijven, sport en cultuur: Via deze nieuwsbrieven verspreiden we de url van de participatiewebsite met het verzoek om deel te nemen.  De Dag van Veenendaal: Om inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties de gelegenheid te geven ook persoonlijk te laten weten wat men belangrijk vindt voor de toekomst van Veenendaal, organiseren we De Dag van Veenendaal; op 20 maart stellen we van 11.00 uur tot 20.00 uur de hal van het gemeentehuis open. Hier richten we, bij voorkeur op basis van de scenario’s, hoeken in.

Waar de participatiewebsite een meer gesloten karakter heeft, willen we tijdens deze dag juist de open vraag stellen; Hoe ziet jouw Veenendaal er in de toekomst uit? Met de hele dag bezetting door directie, raad (aansluitend bij de wens uit de RIB d.d. 5 december 2023) en ambtenaren om in gesprek te gaan met bezoekers. Zij laten hun ideeën achter en kunnen ook ter plekke de participatiewebsite invullen. Natuurlijk mét een kopje ko ie/thee en iets lekkers erbij.  Terugkoppeling in september: In juli wordt de Kadernota voor de komende jaren door de gemeenteraad vastgesteld. Hierin worden de grote lijnen uitgezet. In de programmabegroting van november worden de financiële afspraken voor de komende jaren vastgelegd, meer gedetailleerd dus. Na het raadsbesluit van juli laten we in september Veenendaal weten wat de opbrengst van het participatietraject is.

*Het resultaat van dit participatietraject vormt ook input voor de actualisatie van de Omgevingsvisie, en wordt daarom gedeeld met het projectteam dat hiermee bezig is. Zo voorkomen we dat inwoners, bedrijven en instellingen in een kort tijdsbestek tweemaal wordt gevraagd om te participeren met de gemeente Veenendaal. Met name de vragenlijst die wordt uitgezet bij het inwonerpanel wordt gezamenlijk opgesteld.

Integrale afweging – De Toekomst van Veenendaal – januari 2024 - vastgesteld door het college van B&W op 6 februari 2024

10

4. Raakvlakken De combinatie van intensieve participatie en deze afweging van budgetten kent raakvlakken met een aantal door de raad vastgestelde beleidsdocumenten. De belangrijkste worden hier toegelicht.  Raadsprogramma 2022 – 2026 ‘Samen werken in vertrouwen’ ‘De raad en het college geven de komende bestuursperiode uitvoering aan de thema’s en ambities in hun akkoord. Daarbij worden de Veenendaalse samenleving en de gemeenteraad intensief betrokken en wordt de samenwerking gezocht met ondernemers, (maatschappelijke) partners en de ambtelijke organisatie.’  Samen maken we de stad Veenendaal – Visie op participatie ‘Participatie is samen met inwoners, ondernemers, bezoekers en maatschappelijke organisaties de stad vormgeven. In Veenendaal staan we ervoor open dat iedereen kan meedenken, meedoen en invloed uitoefenen op gemeentelijk beleid, beheer en nieuwe plannen.’ 5. Bronnen  Projectplan Ronde van Houten (mede vormgegeven naar het Zeister model) Resultaat gemeente Houten:

 Proces ombuigen Kadernota 2025 gemeente Nijkerk  Overleg met de gemeente Zeist – Jorieke Vermeulen In Zeist is al in 2020 (in coronatijd) dit proces doorlopen. En zij hebben o.a. een groot Burgerberaad georganiseerd, waarbij zij eerst hebben ‘gedroomd’ over wat zij belangrijk vonden voor Zeist. Aansluitend ingezoomd op thema-gesprekken om zo meer duiding aan het gesprek te geven. Tips van de gemeente Zeist:  Beleg expertsessies, waarbij je inzoomt op onderdelen van de begroting.  Dromen mag, maar daarna overschakelen naar de realiteit.  In sessies ook diversiteit laten zien.  Sluit aan bij natuurlijke momenten (events in februari/maart).  Hoe maakt de ambtenarij de vertaalslag van advies naar uitvoering?  Voorkom een Poolse landdag na het participatietraject (Zeist kreeg bijvoorbeeld circa 60 gerichte adviezen. Dat is erg veel om te behandelen).

Integrale afweging – De Toekomst van Veenendaal – januari 2024 - vastgesteld door het college van B&W op 6 februari 2024

11

6. Het resultaat van de participatie is van belang Uit het advies van de gemeente Zeist blijkt dat het van belang is om vooraf goed na te denken over de opbrengst van het participatietraject. Hoe laat je dit zo e ectief mogelijk aansluiten op de Kadernota? De basis van de participatie is daarbij cruciaal. De opbrengst van de door de ambtelijke organisatie verzamelde inhoud (waar kunnen we budgetten anders inzetten, prioriteren, dan wel faseren) op 15 februari en de vertaalslag die we daar maken is van wezenlijk belang.

Integrale afweging – De Toekomst van Veenendaal – januari 2024 - vastgesteld door het college van B&W op 6 februari 2024

12