Voor- en nadelen parallel vergaderen raad Veenendaal

Consultatie parallel vergaderen raadscommissie Voor- en nadelen van parallel vergaderen Van Team

Griffie Griffie

Dossiernummer Aan

Datum

14 november 2025

Bijlagen

Gemeenteraad -

Consultatievraag De fracties in de raad wordt gevraagd een voorkeur uit te spreken voor 1. Parallel vergaderen van (oordeelsvormende) raadscommissies. Of 2. De huidige wijze van vergaderen voortzetten, waarbij parallel vergaderen van (oordeelsvormende) raadscommissies niet mogelijk is.

Toelichting In mei 2025 is het voorstel met betrekking tot de inrichting van de raadzaal en de aanschaf van de av-middelen besproken. Daarbij heeft het college een toezegging gedaan om samen met een werkgroep uit de gemeenteraad nogmaals naar de wensen en kosten te kijken voor de realisatie van een commissiezaal.1 Op 27 oktober jl. heeft deze brainstormsessie plaatsgevonden naar aanleiding van deze toezegging. Aan het einde van de sessie is geconcludeerd dat het antwoord op de principevraag of de raad voor wat betreft de commissievergaderingen parallel wil vergaderen niet helder beantwoord kon worden. Daarom is toen afgesproken dat deze principevraag eerst aan de raad zou worden voorgelegd. Pas na beantwoording van deze vraag zal, afhankelijk van het antwoord, een kostenplaatje worden opgesteld. Hieronder worden de voor- en nadelen van het parallel vergaderen van de commissies geformuleerd, waarna de raadsleden zich kunnen uitspreken over de voorkeur. Overigens is de mogelijkheid van het parallel vergaderen voor de raadscommissies in het reglement gekomen na de informele vervolggesprekken binnen de raad over de aanpassing van het reglement van orde en van de verordening op de raadscommissies.2

Raadsavond en raadscommissie parallel Zowel het Reglement van orde als de Verordening op de raadscommissies maken het nu al mogelijk om parallel te vergaderen tijdens de raadsavonden (wordt al toegepast) en van de commissievergaderingen (zie art. 11, lid 5 RvO en art. 9, lid 2 Verordening op de raadscommissies). Wat dus nu óók zou kunnen: dat een raadsavond parallel belegd wordt met een raadscommissie. Dat is nu al mogelijk omdat momenteel de afspraak is dat raadsavonden niet worden opgenomen.

Voordelen parallel vergaderen raadscommissies a. Er wordt efficiënt omgegaan met de vergadertijd van de raad door het aantal vergaderavonden van de raadscommissies terug te brengen met parallel vergaderen. (Tijdwinst voor raads- en commissieleden.)

1 Een viertal fracties hield in de raadscommissie van 20 mei de mogelijkheid van parallel vergaderen in commis-

sieverband open; daarbij was er nog een fractie die daarover nog in dubio was, maar tevens aangaf dat het parallel vergaderen in de toekomst tot de mogelijkheden zou behoren. In de raadsvergadering van 27 mei is een amendement ingediend, dat na de herhaling van de toezegging is ingetrokken. Aangegeven is dat na het inzichtelijk maken van de kosten, de raad zich alsnog over het al dan niet parallel vergaderen moet uitspreken. Op 27 oktober is besloten de vragen om te keren en eerst te vragen òf de raad in commissieverband parallel wil vergaderen en zo ja, dat vervolgens een kostenplaatje kan worden opgesteld. 2 Deze vervolggesprekken zijn gehouden op 5 oktober 2023 en 18 januari 2024; voor het resultaat van die gesprekken, klik hier. Zie ook argumenten 1.2 en 2.3 in het raadsvoorstel Actualisatie Reglement van orde en Verordening op de raad raadscommissies (p. 3 resp. p. 4).

Memo: Consultatie voor- en nadelen van parallel vergaderen

b. Anderzijds kan het meer flexibiliteit geven om met hetzelfde aantal avonden meer te doen. 3 De mogelijkheid van parallel vergaderen tijdens de raadscommissie biedt dan extra ruimte voor het bespreken van onderwerpen en kan daarmee de tijdsdruk van de bespreking verlichten, en creëert extra mogelijkheid voor bijeenkomsten (op verzoek van de raad). (Zie ook nadeel f, omdat het invullen van de extra vergadermogelijkheid ook als nadeel gezien kan worden.) c. Kleine(re) fracties hoeven minder avonden in het gemeentehuis aanwezig te zijn, doordat de vergaderingen op één avond plaatsvinden.4 d. In de commissiezaal kunnen ook raadsavonden worden georganiseerd en dus uitgezonden via het raadsinformatiesysteem.5 e. Zou bij parallel vergaderen de commissievergadering op donderdag zijn, kan het betekenen dat de organisatie meer tijd heeft voor de beantwoording van de technische vragen. f. De commissiezaal die als volwaardige vergaderkamer wordt ingericht, kan op andere momenten dat de raad niet in de zaal vergadert, door de organisatie worden gebruikt.

Nadelen parallel vergaderen raadscommissies a. Raads- en commissieleden moeten zich verdelen over beide bijeenkomsten, waardoor zij niet bij de andere raadscommissie aanwezig kunnen zijn. (Keuze- en afwegingsconflicten.) b. De afstemming van de agenda’s van de parallelle vergaderingen kan gecompliceerder liggen. Denk daarbij aan het agenderen van onderwerpen waarbij van een fractie dezelfde woordvoerders aanwezig moeten zijn. Ditzelfde geldt voor de verdeling van de agendapunten over de collegeleden. Bij verhindering van collegeleden moeten andere collegeleden invallen. (Grotere druk bij meerdere portefeuilleverplichtingen.) c. Commissievoorzitters kunnen beperkter meedoen aan commissiebesprekingen, als beide commissievergaderingen op één avond plaatsvinden. d. Parallel vergaderen kan extra druk op kleine fracties leggen, omdat zij moeten kiezen en daardoor mogelijk invloed in andere commissies verliezen. Keerzijde is dat het parallel vergaderen juist vanuit de kleine(re) fracties is voorgesteld en door het ‘verplicht’ maken van keuzes het de vergaderdruk ook kan verlichten (zie voordeel c). e. De griffie kan geconfronteerd worden met een logistieke en ondersteuningsdruk, als twee commissies op één avond plaatsvinden.6 f.

Naast het voordeel dat met parallel vergaderen in de basis minder vergaderavonden nodig zijn (zie voordeel a), bestaat er de mogelijkheid dat de ontstane ruimte in de vergaderagenda leidt tot het invullen van deze avonden met andere bijeenkomsten, gezien de huidige praktijk waarin er veel verzoeken zijn voor bijeenkomsten zijn (zowel vanuit de organisatie als vanuit de raad). g. Onderwerpen waarvoor grote publieke belangstelling bestaat, zullen in de raadzaal moeten plaatsvinden. De commissiezaal is mede daardoor niet voor elke vergadering/onderwerp geschikt. h. Als in één van de parallelle raadscommissies niet alle onderwerpen kunnen worden afgerond, is er niet automatisch op een andere dag een raadscommissie gepland waarnaar het kan doorschuiven. Parallel vergaderen vraagt om een andere werkwijze rond uitloop.

Vervolg Op grond van de inventarisatie in de raadscommissie kan een conclusie getrokken worden of daadwerkelijk een kostenplaatje van de mogelijke inrichting van een commissiezaal wordt opgesteld. 3 Het reglement van orde bevat de afspraak dat er twee politieke avonden per week gehouden mogen worden,

met uitzondering van de vergadervrije week. 4 Hierbij gelden twee voorwaarden: 1. dan moet de vrijgevallen avond niet opnieuw worden ingevuld (zie daarom ook nadeel f) en 2. de mogelijkheid van benoeming van commissieleden (schaduw-raadsleden) blijft bestaan. 5 NB. Op dit moment kunnen de raadsavonden in de raadzaal ook uitgezonden worden, maar de gekozen werkvorm en/of opzet van een raadsavond hebben ertoe geleid dat niet voor opname gekozen is. 6 Denk bijv. aan de mogelijkheid van het elkaar kunnen vervangen die beperkter is; dat is bij de raadsavonden nu ook het geval.

2 van 2