Visie op Participatie - vormgegeven versie DEF

Samen maken we de stad

Veenendaal

Inleiding

De wereld om ons heen verandert

Participatie strategie

Implementatie

Wat verstaan we onder participatie?

Wat willen we bereiken met participatie?

Samen maken we de stad Veenendaal

Randvoorwaarden voor participatie Bijlage: Veens Stappenplan Participatie

Inleiding Aanleiding In het raadsprogramma 2018-2022 onder de naam ‘Iedereen doet mee’ heeft participatie met de samenleving een prominente rol. “De samenleving verandert voortdurend. De behoeften, de ideeën en de kracht in de samenleving staan centraal in de aanpak van maatschappelijke opgaven. De samen­ leving toont initiatief en het gemeentebestuur stimuleert initiatieven vanuit de samenleving. Plannen komen per definitie tot stand op basis van inbreng vanuit de samenleving. Partijen die initiatieven nemen, krijgen vertrouwen. Dat kan leiden tot het overdragen van taken en het ter beschikking stellen van budgetten door de gemeente aan de initiatiefnemers. In dat geval faciliteert de gemeente.” De gemeenteraad wil dat iedereen in Veenendaal mee doet. De keuze om inwoners, ondernemers en andere belanghebbenden meer zelf verantwoordelijk te maken voor hun leef- en werkomgeving, betekent ook dat we ruimte bieden aan mensen om (mee) te beslissen, om initiatieven tot ontwikkeling te brengen en om inwoners bepaalde gemeentelijke taken zelf uit te laten voeren. We streven naar samenwerking tussen belanghebbenden en de gemeente op basis van gelijkwaardigheid en wederkerigheid. Er moet dus ruimte zijn voor invloed vanuit de samenleving.

Tegelijkertijd betekent meebeslissen ook mede verantwoordelijk zijn dus er wordt niet alleen wat van de gemeente, maar ook van de participanten verwacht.

Participatie is niet nieuw in Veenendaal. Medewerkers van de gemeente Veenendaal zijn gewend om met inwoners, stakeholders en (sociale)partners het gesprek aan te gaan en samen te werken. Ze doen dit op verschillende participatieniveaus, afhankelijk van het onderwerp. Bijvoorbeeld bij de inrichting van straten, parken en speelplekken, zorg en veiligheid in de wijk, energiebesparing en -opwekking in de buurt en groen in de straat. En de mogelijkheid om mee te praten en te beslissen over ‘grotere’ onderwerpen, zoals bouwontwikkelingen in de wijk, de inrichting van de stad, dienstverlening in het sociaal domein en de visie op de toekomst van onze stad. Er is onder medewerkers, bij het college en bij de gemeenteraad behoefte aan een duidelijke visie en een meer gestructureerde werkwijze. Oftewel, een eigen Veense aanpak die intern duidelijk is en die ook duidelijkheid geeft aan onze inwoners, ondernemers en andere belanghebbenden in de gemeente over hoe de gemeente omgaat met participatie en wat zij hiervan kunnen verwachten. In de eerste helft van 2019 is intern (medewerkers gemeente) en extern (inwoners en andere belanghebbenden binnen Veenendaal) onderzoek uitgevoerd met als centrale vraag ‘hoe kan voor de gemeente Veenendaal een gemeenschappelijk gedragen participatieaanpak worden opgesteld?’.

De uitkomsten van dit onderzoek zijn een belangrijk fundament voor deze visie en van het ‘Veens stappenplan Participatie’ (bijlage).

Gemeenteraadsverkiezingen belangrijkste participatievorm De samenleving verwacht van de gemeente Veenendaal dat veel zaken gewoon goed geregeld zijn. Denk bijvoorbeeld aan onderhoud van groen, zorg en welzijn, infrastructuur, de riolering, een veilige woongemeente, een goed voorzieningenniveau, een goede financiële huishouding. Maar ook als het maatschappelijk belang groter is dan het individueel belang, dan is het aan de gemeenteraad of aan het college van burgemeester en wethouders om besluiten in het algemeen belang te nemen. De grootste en belangrijkste vorm van participatie in de gemeente is nog altijd de gemeenteraadsverkiezing die eens in de vier jaar plaatsvindt. Inwoners geven dan aan een aantal van hen het vertrouwen om namens hen de gemeente te besturen. Deze volksvertegenwoordigers benoemen wethouders om het dagelijks bestuur van de gemeente te vormen. Het college en de gemeenteraad behartigen het algemeen belang, met inachtneming van alle individuele belangen in de samenleving. Daarbij dient te worden opgemerkt dat meningsverschillen over plannen en besluit altijd blijven bestaan.

Samen maken we de stad Veenendaal | 2

Inleiding

De wereld om ons heen verandert

Participatie strategie

Wat verstaan we onder participatie?

Implementatie

Wat willen we bereiken met participatie?

Samen maken we de stad Veenendaal

Randvoorwaarden voor participatie Bijlage: Veens Stappenplan Participatie

De wereld om ons heen verandert De wereld om ons heen verandert. De samen­ leving vraagt steeds vaker een andere rol van de overheid. De gemeente Veenendaal wil samen met inwoners, ondernemers en andere belanghebbenden de stad vormgeven. De rol van de gemeente ontwikkelt zich steeds meer van bepaler tot medespeler. Onze belangrijkste ambitie op het gebied van participatie is dat iedereen in Veenendaal meedoet.

Externe ontwikkelingen Om een goede visie op participatie te ontwikkelen is het belangrijk om rekening te houden met de veranderingen die zich voordoen in de huidige maatschappij. • De rol van de overheid ontwikkelt zich steeds meer van bepaler tot medespeler. Waar overheden vroeger hun beleid redelijk autonoom bepaalden en ‘wisten wat goed was’, wordt nu steeds beter aangesloten op wat speelt in de omgeving. • Behoefte aan participatie: inwoners en bedrijven worden kritischer en willen invloed op beleid dat hen aangaat en willen meebepalen over wat hen raakt. • Aan de andere kant worden inwoners soms ook ‘participatiemoe’. Met alle goede bedoelingen nodigen gemeenten inwoners uit om mee te praten over allerlei ontwikkelingen. Van een strategische visie tot wijkambities, van binnenstadontwikkeling tot fonds maatschappelijke initiatieven. Voor sommige inwoners is dit teveel van het goede. Dat geldt zeker voor onderwerpen die te ver van de belevingswereld van de inwoners af staan. • Dienstverlening door gemeenten gebeurt steeds meer online, waardoor inwoners en bedrijven op een eenvoudige manier, vanuit huis en wanneer het hen uitkomt zaken kunnen regelen. Aan de andere kant is er behoefte aan de ‘menselijke maat’: hoe zorg je er voor dat mensen die digitaal minder handig zijn, bijvoorbeeld ouderen of mensen die de taal niet goed spreken ook worden gehoord.

• Er bestaat behoefte aan authenticiteit. In een omgeving

die steeds complexer wordt en die steeds verder digitaliseert, wordt het belang van persoonlijke ervaringen en persoonlijke verhalen groter om activiteiten te begrijpen en zin te geven. Zo ontstaat het gevaar dat meningen op sociale media gezien worden als de mening van een grote groep mensen of de gehele samenleving.

Interne ontwikkelingen Er zijn ook interne veranderingen die van invloed zijn op onze visie. • De gemeente speelt in op de ontwikkelingen in de samenleving door zich te ontwikkelen naar een faciliterende gemeente, die initiatieven vanuit de samenleving ondersteunt en stimuleert. Zij zoekt in samenspel met de samenleving naar nieuwe verhoudingen en rollen. • Er komt veel op gemeenten af. Zo worden steeds meer taken naar de gemeente overgeheveld, zoals in het sociaal domein. Dit vraagt veel van medewerkers en van inwoners: soms ook een andere manier van werken met een andere gewenste houding en gedrag. Daar tegenover staat dat de ‘winkel gewoon open blijft’. • Ander gedrag ontstaat niet van de ene op de andere dag, maar ontwikkelt zich. De ambtelijke organisatie van Veenendaal is volop in ontwikkeling naar steeds meer een organisatie waar eigen verantwoordelijkheid, integraal werken en samen met collega’s en inwoners resultaten bereiken belangrijke uitgangspunten zijn. Onder andere de Omgevingswet biedt een extra stimulans om hier concreet mee aan de slag te gaan.

Samen maken we de stad Veenendaal | 3

Inleiding

De wereld om ons heen verandert

Participatie strategie

Implementatie

Wat verstaan we onder participatie?

Wat willen we bereiken met participatie?

Samen maken we de stad Veenendaal

Randvoorwaarden voor participatie Bijlage: Veens Stappenplan Participatie

Wat verstaan we onder participatie? Participatie betekent actieve deelname. Het is afgeleid van de Latijnse woorden pars (deel) en cipere (nemen)

Participatie is samen met inwoners, ondernemers, bezoekers en maatschappelijke organisaties de stad vormgeven. In Veenendaal staan we ervoor open dat iedereen kan meedenken, meedoen en invloed uitoefenen op gemeentelijk beleid, beheer en nieuwe plannen. Ook krijgt iedere inwoner, ondernemer, maatschappelijke organisatie of andere betrokkene de kans om eigen plannen te realiseren. Alle betrokken partijen hebben hierin hun eigen verantwoordelijkheid. Het benutten van de kennis, de kunde en de kracht van de samenleving is een belangrijk thema in het raadsprogramma.

Verschil tussen burgerparticipatie en overheidsparticipatie We spreken van burgerparticipatie als het initiatief tot participatie bij de gemeente ligt. De gemeente nodigt inwoners, ondernemers, maatschappelijke organisaties of andere belanghebbenden uit om mee te denken of mee te doen. Als het initiatief bij de inwoner, ondernemer of andere belanghebbende vandaan komt, dan spreken we van overheidsparticipatie ofwel bewonersinitiatieven. De gemeente participeert in initiatieven van anderen, geeft deze de ruimte en verbindt deze waar mogelijk met elkaar. Daarbij zijn wetten en regels niet bepalend, maar richtinggevend. Dat betekent dat in goed overleg wordt gezocht naar mogelijkheden en naar een eenduidige interpretatie van de regels, waarbij ieders belang ertoe doet. De gemeente is in dit geval de facilitator.

Participatie is iets anders dan formele inspraak Bij participatie worden belanghebbenden in een vroeg stadium of tijdens het vormgeven van beleid, bij gemeentelijke ontwikkelingen of het maken van plannen en de uitvoering ervan, betrokken. De formele, wettelijk geregelde inspraak vindt plaats nadat een plan is gemaakt. Op dat moment begint de formele, wettelijke procedure voor besluitvorming. Belanghebbenden kunnen dan via inspraak hun mening laten horen. Uit het onderzoek blijkt dat de participatievorm ‘beginspraak’, waar de gemeente inmiddels een aantal jaren mee werkt, goed ontvangen wordt. Voorafgaande aan de start van een project worden inwoners betrokken en wordt geluisterd wat hun bevindingen zijn. Deze bevindingen worden meegenomen in de afweging en verantwoording over afgelegd.

Samen maken we de stad Veenendaal | 4

Inleiding

De wereld om ons heen verandert

Participatie strategie

Implementatie

Wat verstaan we onder participatie?

Wat willen we bereiken met participatie?

Samen maken we de stad Veenendaal

Randvoorwaarden voor participatie Bijlage: Veens Stappenplan Participatie

Wat willen we bereiken met participatie? Zoals eerder aangegeven, is participatie niet nieuw in Veenendaal. We bouwen voort op wat al ontwikkeld is en de ervaringen die we hebben opgedaan. Er wordt al veel samen­ gewerkt met bewoners en andere betrokkenen bij het vormgeven van de eigen buurt, wijk of grotere Veense thema’s.

Welke participatiedoelen streven we na? 1. Samen maken we de stad: Met participatie nodigen we inwoners en andere betrokkenen uit om samen met ons de Veenendaalse samenleving, wijken en buurten vorm te geven. Er zijn steeds meer mensen die vanuit betrokkenheid bij hun buurt of bij grote thema’s zoals de energietransitie en de Omgevingsvisie, mee willen denken en werken aan de toekomst van de stad. Bij plannen voor herinrichting van de openbare ruimte is het al jaren gebruikelijk dat inwoners meedenken, meepraten en mee-ontwerpen. Inwoners, ondernemers en andere belanghebbenden willen actief invloed uitoefenen op de totstandkoming van plannen en besluiten. Wij werken graag samen, zodat besluiten en plannen breed gedragen worden. Maar ook omdat we de kennis en de kunde vanuit de samenleving willen inzetten om de kwaliteit van beleid, plannen en ontwikkelingen te verhogen. En niet onbelangrijk, participatie draagt bij aan de sociale cohesie in straten, buurten, wijken en in de stad Veenendaal. We dagen ook andere partners die werken aan de stad, zoals ontwikkelaars en andere initiatiefnemers, uit dit voorbeeld te volgen. 2. Een inclusief Veenendaal: Met participatie streven we inclusiviteit na. Daarmee bedoelen we dat iedereen die dat wil, zich gehoord en gezien voelt. We proberen ook de Veenendalers te bereiken die niet snel uit zichzelf meedoen of meepraten.

We communiceren daarom op een heldere manier die voor iedereen begrijpelijk is en proberen via verschillende (communicatie)kanalen iedere Veenendaler te bereiken. Zo nodig ondersteunen we inwoners om mee te kunnen doen.

3. Samen sterker: Met participatie verbeteren we de kwaliteit van plannen en besluiten door de kennis, kunde en ervaring van inwoners, belanghebbenden en andere maatschappelijk betrokkenen in te zetten. Besluiten worden doorgaans beter als belanghebbenden betrokken zijn. We weten dan beter wat er leeft en spelen daarop in en stellen de opgave centraal.

Onze ambitie: Iedereen doet mee! Participatie is maatwerk Het participatiedoel, het publiek, de ruimte en kaders voor participatie bepalen de meest geschikte participatievorm. De ene keer beperkt zich dat tot enkel informeren, terwijl een andere keer co-creatie mogelijk is. De ambitie om samen de stad te maken, geeft wel een duidelijke richting aan participatie. Als gemeente Veenendaal zetten we altijd in op de participatievorm(en), waarbij we ook echt samen met inwoners, ondernemers en andere belanghebbenden de stad kunnen maken. Hierbij bieden we waar mogelijk de ruimte dat initiatiefnemers hier zelf vorm aan geven. Dat betekent in de praktijk dat een informatieavond, waarbij we van tevoren al weten welk select groepje gaat komen, niet voldoende is. We doen ons best om echt alle verschillende typen belanghebbenden te bereiken en te horen. Digitale participatie biedt nieuwe mogelijkheden en het streven is om deze mogelijkheden verder te verkennen en in te zetten. In Veenendaal doet iedereen echt mee!

Samen maken we de stad Veenendaal | 5

Inleiding

De wereld om ons heen verandert

Participatie strategie

Implementatie

Wat verstaan we onder participatie?

Wat willen we bereiken met participatie?

Samen maken we de stad Veenendaal

Randvoorwaarden voor participatie Bijlage: Veens Stappenplan Participatie

Geleerde lessen vanuit participatie experimenten Omgevingsvisie Bij de totstandkoming van de Omgevingsvisie is volop geëxperimenteerd met nieuwe participatievormen die nieuwe instrumenten en inzichten hebben opgeleverd. Er zijn verschillende participatievormen toegepast zoals: informatie avonden, stadsexcursies, het open gesprek, inspiratiebijeenkomsten en workshops en de Deep Democracy methode om ook de kennis van de minderheid te benutten. De participanten zijn continu meegenomen in het proces, ze zijn bijgepraat en af en toe geïnspireerd (presentatie trendwatcher, participatieadviseur, VNG expert) om ervoor te zorgen dat ze op een gelijk informatieniveau over de Omgevingsvisie kunnen meepraten en meedenken. De reacties van onze stakeholders en inwoners en collega’s op deze manier van participeren is heel positief. Met de kanttekening dat ze wel verwachten dat de gemeente iets met hun inbreng gaat doen. Ze willen graag hun inbreng en adviezen terugzien in de Omgevingsvisie. En als belangrijke adviezen niet worden meegenomen, dan willen ze graag horen waarom dit niet is gebeurd. Heel logisch. Het geven van een terugkoppeling aan de participanten hoort ook bij het goed inzetten van participatie. We blijven experimenteren en leren.

Samen maken we de stad Veenendaal | 6

Inleiding

De wereld om ons heen verandert

Participatie strategie

Implementatie

Wat verstaan we onder participatie?

Wat willen we bereiken met participatie?

Samen maken we de stad Veenendaal

Randvoorwaarden voor participatie Bijlage: Veens Stappenplan Participatie

Randvoorwaarden voor participatie Randvoorwaarden voor participatie Het gesprek dat de gemeente voert of het participatietraject dat we volgen, moet relevant zijn. Dat wil zeggen: zinvol voor de deelnemers en aansluiten bij hun leefwereld. Ieder participatietraject moet voldoen aan de volgende vier randvoorwaarden: 1. Participatie draagt bij aan het ontwikkelen van beleid of een betere leefomgeving, aan het creëren van draagvlak of een democratisch proces. Hierbij is de gemeenteraad en/of het college bereid een actieve bijdrage te leveren en ruimte te bieden voor de inbreng van belanghebbenden. 2. Het onderwerp is voor de deelnemers relevant en sluit aan bij hun belevingswereld. 3. De deelnemers hebben werkelijk een stem. 4. Er is voldoende (voorbereidings)tijd, ambtelijke tijd en budget om participatie te faciliteren. Voldoet participatie niet aan een of meerdere gestelde randvoorwaarden, dan is participatie geen optie. In die gevallen kan en mag onderbouwd afgezien worden van een participatieproces. Daarmee voorkomen we processen die geen meerwaarde bieden en verkeerde verwachtingen wekken bij alle betrokken partijen. Het middel participatie wint daarmee aan kracht en effectiviteit. Het is belangrijk dat er alles aan gedaan wordt om uitvoering te geven aan de randvoorwaarden.

In alle project- en beleidsvoorbereidende planningen dient vroegtijdig rekening gehouden te worden gehouden met participatietrajecten.

Voldoet een plan of project aan de vier genoemde randvoorwaarden? En denken we dat participatie een zinvolle bijdrage levert aan beter beleid, een gezonde, veilige en duurzame leefomgeving, meer draagvlak of een democratisch proces? Volg dan het ontwikkelde Veens stappenplan om te komen tot een gedegen communicatieen participatieplan.

Uitgangspunten Als besloten wordt het participatietraject op te starten zijn er een aantal uitgangspunten van kracht die essentieel zijn om het traject succesvol te laten verlopen. Duidelijke kaders zijn cruciaal • Waar gaat de participatie wel en niet over? Hoeveel ruimte is er binnen de kaders? Welke samenhang is er met andere ontwikkelingen? En hoe worden er na de participatie keuzes gemaakt? • Maak vooraf duidelijk wat de rol is van de gemeenteraad en het college. Is de gemeenteraad of het college actief betrokken? Neemt de gemeenteraad of het college uiteindelijk een afgewogen beslissing op basis van de verkregen input uit de participatie? Formuleert de gemeenteraad of het college kaders? Is de gemeenteraad of het college achteraf controleur van het inhoudelijke verhaal en of van het proces? Participatie is maatwerk, kost tijd, geld en is mensenwerk • Participatie heeft effect op de planning van het traject en het kost geld (waaronder de communicatie).

• Mensenwerk zorgt ervoor dat het belangrijk is dat in het team voldoende procesgevoeligheid en gedragsdeskundigheid aanwezig is. • De meerwaarde zit niet in één middel, maar in de inzet van een op het publiek afgestemde middelenmix (bijvoorbeeld on- en offline). Participatie is geen tovermiddel • Participatie is niet altijd zinvol of heeft toegevoegde waarde. Participeren terwijl er geen ruimte is voor participatie, als participanten geen stem hebben, geen invloed kunnen uitoefenen, werkt averechts. “Zie je wel, de gemeente luistert niet en doet gewoon wat ze zelf wil.” • Het is niet zo dat je de mening of houding van inwoners, ondernemers of andere belanghebbenden verandert met de inzet van participatie. Als participanten fel tegen bepaalde plannen zijn, bestaat de mogelijkheid dat ze tegen blijven. Het is dan van groot belang om meer begrip voor het plan of de maatschappelijke noodzaak creëren. Continue dialoog is nodig • Afstemming en informatievoorziening over de keuzes en processtappen binnen en buiten de organisatie met alle belanghebbenden is van belang voor een gedragen participatietraject. • Met heldere en eerlijke communicatie bereik je dat mensen zich serieus genomen voelen en betrokken willen blijven. Dat betekent geen vrijblijvende participatie organiseren, maar conclusies trekken

Samen maken we de stad Veenendaal | 7

Inleiding

De wereld om ons heen verandert

Participatie strategie

Implementatie

Wat verstaan we onder participatie?

Wat willen we bereiken met participatie?

Samen maken we de stad Veenendaal

Randvoorwaarden voor participatie Bijlage: Veens Stappenplan Participatie

uit de opbrengst van participatie en deze terugkoppelen. • Een goed proces met direct betrokkenen kan bijdragen aan het bevorderen van de sociale cohesie in de wijk of buurt. • Follow-up en commitment in de organisatie moeten geborgd zijn. Zorg voor ‘hoge’ ambtelijke steun en escalatieroutes. Participatie is waardevol, maar kan voor projectmanagers en beleidsadviseurs soms complex zijn door de verwevenheid met andere dossiers, belangen en stakeholders waar zij geen invloed op hebben. • Ook alle gemeentelijke medewerkers moeten de juiste participatie ‘mindset’ hebben en in hun dagelijks werk meenemen dat we samen de stad maken. Evaluatie, leren en delen van participatietrajecten is hierbij heel belangrijk.

Samen maken we de stad Veenendaal | 8

Inleiding

De wereld om ons heen verandert

Participatie strategie

Wat verstaan we onder participatie?

Implementatie

Wat willen we bereiken met participatie?

Samen maken we de stad Veenendaal

Randvoorwaarden voor participatie Bijlage: Veens Stappenplan Participatie

Participatie strategie Kleinschalige aanpak, successen boeken

Kleinschalige aanpak

Belanghebbenden begrijpen niet altijd dat de overheid verder kijkt dan het individuele belang en besluiten neemt in het algemeen belang. Dat heeft een negatief effect op het vertrouwen van de samenleving in het werk van overheden. Met deze wetenschap is het slim om eerst te werken aan het opbouwen van vertrouwen. Laat zien dat de gemeente wel luistert en dat het een betrouwbare samenwerkingspartner is die echt openstaat voor de inbreng van betrokkenen. Dit kun je het gemakkelijkst realiseren door te beginnen met een kleinschalige aanpak. Met projecten die dichtbij de belevingswereld van onze inwoners, ondernemers, (sociale)partners staan.

Denk bijvoorbeeld aan het beschikbaar stellen van een beperkt budget binnen de wijkteams waarbij de wijkbewoners zelf mogen beslissen wat er met dat budget gedaan wordt. Waar is behoefte aan? Wat heeft prioriteit? De inwoners bepalen dat dus helemaal zelf. Om het ze gemakkelijker te maken, kun je bijvoorbeeld drie acties of plannen voorleggen waaruit ze mogen kiezen. Dit kun je ook doen bij het kiezen voor een kunstwerk op een bepaalde locatie. Je stelt als gemeente een paar geschikte kunstwerken voor en Veenendaal mag kiezen. Iets ambitieuzer, is samen met de stad een levendig stadspark ontwerpen. Allemaal projecten die dicht bij de belevingswereld van de inwoners staan en waar de bestuurlijke risico’s beperkt zijn, mits er goede kaders vastgesteld zijn.

Uit het in 2019 in Veenendaal gehouden onderzoek geeft 8 op de 10 respondenten aan het begrip burgerparticipatie te kennen. Het merendeel van hen is nog nooit in aanraking gekomen met burgerparticipatie vanuit de gemeente Veenendaal. Redenen hiervoor zijn: - ik wist niet dat het kon; - de gemeente doet weinig met mijn input; - het is niet mijn taak. We kunnen hieruit concluderen dat het van belang is dat we duidelijk en helder moeten communiceren over burgerparticipatie. En dat we laten zien wat we doen met de input van de burger in de uitvoering. Respondenten die daadwerkelijk met burgerparticipatie in aanraking zijn gekomen, zijn positief. Met een gemiddelde van een 7 op een schaal van 10, kan gesteld worden dat we als gemeente op de goede weg zijn met onze burgerparticipatietrajecten.

Door klein te beginnen, maar wel te laten zien dat participanten écht een stem hebben, laten we zien dat participatie leuk kan zijn en dat de gemeente haar beloftes ook nakomt. Door klein te beginnen, oefenen we zelf ook met de werkwijze ‘het Veense stappenplan Participatie’. Op het moment dat het vertrouwen groeiende is (intern en extern), kun je de participatie ambitie verder uitbouwen.

Participatie dichtbij de eigen belevingswereld Het is belangrijk het gesprek dichtbij inwoners of belanghebbenden en hun leefomgeving te voeren: in de straat, buurt of wijk. We versterken daarom de wijkgerichte aanpak door de participatie zoveel als mogelijk in de

wijkteams te laten plaatsvinden. En we verwachten van bestuurders en vakinhoudelijke medewerkers dat ze de omgeving en haar bewoners goed kennen. We kiezen er bij de gemeente Veenendaal voor om de inwoners open, toegankelijk, deskundig en betrouwbaar te benaderen. Dit sluit aan bij de rol van de overheid als deskundige en betrouwbare partner en bij de faciliterende houding van de gemeente.

Rol en positie van de gemeenteraad bij participatie De betrokkenheid van de gemeenteraad bij participatie maakt verschil. Inwoners die zien dat de gemeenteraad betrokken is en nadrukkelijk aanwezig is bij een proces, voelen zich serieus genomen. Het is dus aan de gemeenteraad en de raadsleden om te laten zien hoe serieus zij de participatie of initiatieven vanuit de samenleving nemen en hoezeer zij die ook waarderen. Een belangrijk instrument daarbij kan de ‘Stem van Veenendaal’ zijn. Dit zal in de uitvoering van de visie verder vorm krijgen. Een gemeenteraad die participatie serieus neemt, heeft daarvoor vanuit zijn rollen verschillende mogelijkheden: Kadersteller: als hoogste bestuursorgaan van de gemeente of als initiatiefnemer van een participatieproces. Controleur: als bewaker van het proces en/of als beoordelaar van de resultaten van het proces. Volksvertegenwoordiger: als bruggenbouwer betrokken

Samen maken we de stad Veenendaal | 9

gemeente? Dan toetst het wijkteam (op buurt- en wijkniveau) of het ontwikkelingsteam* (groter initiatief met grotere, maatschappelijke impact) Wat eerstwillen het initiatief aan de geldende regelgeving of De wereld Wat verstaan we we bereiken Randvoorwaarden Inleiding beleidskaders. Hiervoor is onderstaande beslisboom goed te gebruiken. Als het initiatief een positieve om ons heen verandert onder participatie? met participatie? voor participatie beoordeling krijgt, doorloop dan vervolgens het ‘Veense stappenplan Participatie’ om te bekijken of participatie gewenst is. En zo ja, hoe de we initiatiefnemer de participatieBijlage: gaat vormgeven. De Participatie strategie Implementatie Samen maken de stad Veenendaal Veens Stappenplan Participatie initiatiefnemer stelt samen met de gemeente een participatieplan op of legt het plan voor aan de gemeente. De gemeente neemt een faciliterende rol aan en bepaalt zelf per initiatief hoe ver ze daar en zichtbaar, als volksvertegenwoordiger de stem van in wil gaan. Hoe groter de maatschappelijke impact van een initiatief, hoe groter de betrokkenheid en Als medewerking van de de samenleving of als bewaker van het democratische rol van de gemeente gemeente nodig is: besluitvormingsproces.

Participatie bij bewonersinitiatieven Past het initiatief binnen ruimtelijk wensbeeld, de Omgevingsvisie / versterkt het de leidende NEE principes: gezond, duurzaam en veilig?

JA

Groot maatschappelijk belang?

NEE

Indirecte bijdrage project aan leidende principes / doelstellingen door NEE bijdrage in fonds?

JA Omgeving betrokken? Maatschappelijk aanvaardbaar?

JA NEE

JA Voldoet aan omgevingsaspecten?

NEE

Initiatief aanpassen of afwijzen

Nemen inwoners, ondernemers of anderen een initiatief en dienen ze een voorstel in bij de gemeente? Dan toetst het wijkteam (op buurt- en wijkniveau) of het ontwikkelingsteam* (groter initiatief met grotere, maatschappelijke impact) eerst het initiatief aan de geldende regelgeving of beleidskaders. Hiervoor is afgebeelde beslisboom goed te gebruiken. Als het initiatief een positieve beoordeling krijgt, doorloop dan vervolgens het ‘Veense stappenplan Participatie’ om te bekijken of participatie gewenst is. En zo ja, hoe de initiatiefnemer de participatie gaat vormgeven. De initiatiefnemer stelt samen met de gemeente een participatieplan op of legt het plan voor aan de gemeente. De gemeente neemt een faciliterende rol aan en bepaalt zelf per initiatief hoe ver ze daar in wil gaan. Hoe groter de maatschappelijke impact van een initiatief, hoe groter de betrokkenheid en rol van de gemeente

Positieve beoordeling initiatief?

Right to challenge Right to challenge betekent letterlijk de gemeente uitdagen op een taak die de gemeente uitvoert. Het verschil met een bewonersinitiatief is dat dit niet per se om een taak hoeft te gaan die de gemeente al uitvoert. Een bewonersinitiatief kan ook een nieuwe activiteit zijn, zoals het organiseren van een buitenspeelmiddag in de buurt. De gemeente is van oudsher gewend om zelf het beheer en onderhoud van voorzieningen te organiseren. Zij geeft opdracht aan derden via aanbestedingsprocedures of voert de werkzaamheden zelf uit. Bewoners nemen nog weinig initiatief om zelf voorzieningen in hun wijk te beheren en/of te onderhouden. Met Right to challenge hebben bewoners

Als medefinanciering door gemeente noodzakelijk is: Past het initiatief binnen de leidende principes en begroting? Prioriteitstelling en fasering

* Ontwikkelingsteam is de werktitel voor een integraal beleidsteam dat samen met de initiatiefnemer het initiatief bespreekt (soort intake) alvorens het formeel in behandeling te nemen. Een dergelijk team zal in het kader van de Omgevingswet nog een duidelijke vorm en werkwijze krijgen.

Right to challenge Right to challenge betekent letterlijk de gemeente uitdagen op een taak die de gemeente uitvoert. Het verschil met een bewonersinitiatief is dat dit niet per se om een taak hoeft te gaan die de gemeente al uitvoert. Een bewonersinitiatief kan ook een nieuwe activiteit zijn, zoals het organiseren van een buitenspeelmiddag in de buurt. Samen maken we de stad Veenendaal | 10

Inleiding

De wereld om ons heen verandert

Participatie strategie

Implementatie

Wat verstaan we onder participatie?

Wat willen we bereiken met participatie?

Samen maken we de stad Veenendaal

Randvoorwaarden voor participatie Bijlage: Veens Stappenplan Participatie

het recht de gemeente uit te dagen om gemeentelijke taken over te nemen. We willen in 2020 dit uitdaagrecht nog meer stimuleren vanuit de wijkteams (bij de wijkgerichte aanpak). Vanaf januari 2020 gaan de vernieuwde wijkteams van start. Deze wijkteams krijgen een belangrijke rol in: 1. Het stimuleren van burgerparticipatie door middel van activiteiten en interventies binnen het fysieke en veiligheidsdomein. 2. Het stimuleren van bewonersinitiatieven in samenwerking met de welzijnsorganisatie. Met burgerparticipatie proberen de wijkteams de sociale cohesie tussen inwoners in Veenendaal te bevorderen. Het wijkteam levert hiermee een bijdrage aan de volgende maatschappelijke doelen binnen het sociale domein: • Inwoners willen meer voor en met elkaar doen. • Een inclusievere samenleving. Als de Right to challenge ervaringen positief zijn, gaan we dit participatie-instrument verder ontwikkelen. Het overdragen van gemeentelijke taken en/of werkzaamheden aan inwoners vraagt duidelijkheid over de gemeentelijke beleidskaders. Eind 2019 presenteert de VNG een modelverordening Right to challenge. We sluiten hier op aan door begin 2020 een Veense modelverordening Right to challenge ter vaststelling aan te bieden, zoals aangegeven in de Uitvoering Motie M2 – Helder communiceren over het Right to challenge.

Samen maken we de stad Veenendaal | 11

Inleiding

De wereld om ons heen verandert

Participatie strategie

Implementatie

Wat verstaan we onder participatie?

Wat willen we bereiken met participatie?

Samen maken we de stad Veenendaal

Randvoorwaarden voor participatie Bijlage: Veens Stappenplan Participatie

Implementatie Veens stappenplan Participatie Om aan deze ‘Visie op Participatie Veenendaal’ uitvoering te geven, is het opleiden en toerusten van medewerkers om te gaan werken volgens het Veens stappenplan participatie essentieel. Het is belangrijk dat er specifieke participatieexpertise aanwezig is om de gemeentelijke organisatie te ondersteunen bij complexe participatievraagstukken, deze aan te jagen en te zorgen voor continuïteit in de voorgestelde aanpak. Een volgende stap, na vaststelling door de gemeenteraad, is dan ook om een concreet implementatieplan te maken. De gemeenteraad wordt betrokken bij het opstellen van het implementatieplan om ook hun wensen een plek te geven.

Samen maken we de stad Veenendaal | 12

Inleiding

De wereld om ons heen verandert

Participatie strategie

Implementatie

Wat verstaan we onder participatie?

Wat willen we bereiken met participatie?

Samen maken we de stad Veenendaal

Randvoorwaarden voor participatie Bijlage: Veens Stappenplan Participatie

Samen maken we de stad Veenendaal Onze participatie ambitie is dat iedereen in Veenendaal meedoet. Concluderend betekent dit dat… • Een zorgvuldig, afgewogen inzet van participatie heel belangrijk is. • Participatie geen doel op zich is. Dus wanneer niet aan de randvoorwaarden wordt voldaan of wanneer participatie geen toegevoegde waarde heeft, de gemeente Veenendaal niet het initiatief neemt tot participatie. • Je de inwoners ook niet moet overvragen. Laat de vraagstukken aansluiten bij de belevingswereld van de belanghebbenden en voorkom dat men het als last gaat zien. Durf als college en gemeenteraad ook als volksvertegenwoordiger zelf je beslissingen te nemen, onderbouw dit en koppel dit terug. En durf, als dit kan, de beslissingsbevoegdheid te delen of zelfs over te dragen. • Als de gemeente Veenendaal inwoners, ondernemers of andere belanghebbenden uitnodigt voor participatie, er voor elk participatietraject vooraf een weloverwogen participatieplan, volgens het ‘Veens stappenplan participatie’, wordt gemaakt en ook uitgevoerd. • Elk participatietraject zo ingericht wordt, dat echt alle belanghebbenden de gelegenheid hebben om zich te laten horen en daartoe uitgenodigd worden. • Het college en de gemeenteraad ruimte geven aan participatie door echt samen te werken met de samenleving.

Ook als het gaat om het delen of overdragen van taken en verantwoordelijkheden of zelfs beslissingsbevoegdheid.

Samen maken we de stad Veenendaal | 13

De wereld om ons heen verandert

Inleiding

Bijlage

Participatie strategie

Wat verstaan we onder participatie?

Implementatie

Randvoorwaarden 3. Wie is de afzender?

Wat willen we bereiken met participatie?

Samen maken we de stad Veenendaal

voor participatie

Van wie komt de uitnodiging om mee te praten gemeente Veenendaal is voor deelnemers nie partners mogelijk (mede) afzender? Door ook schakelen, kom je in contact met nieuw publie zelf direct buurtbewoners uitnodigt. Of een zor mee te praten.

Bijlage: Veens Stappenplan Participatie

Bijlage: Veens Stappenplan Participatie Veens stappenplan Participatie Bijlage

*Het Veens stappenplan Participatie is geïnspireerd op het participatieplan format van SIR Communicatie en Participatie Veens stappenplan Participatie

*Het Veensstappenplan stappenplan Participatie is geïnspireerd op het participatieplan format van SIR en Communicatie en Participatie *Het Veens Participatie is geïnspireerd op het participatieplan format van SIR Communicatie Participatie

In acht stappen van participatievraag naar praktische aanpak

In acht stappen van participatievraag Nodig niet iedereen uit, kies je publiek Bepaal eerst of participatie is en het traject voldoet aan de vier vanuit randvoorwaarden vooren/of het college de In acht stappen van zinvol participatievraag naar Vaak praktische aanpak naar praktische aanpak bestaat de gemeenteraad participatie. Is dit het geval? Doorloop dan de acht stappen uit het Veens stappenplan Participatie om om mee te Bepaal eerst of participatie zinvol is en het traject voldoet wens om alle inwoners of partners uit te nodigen Bepaal eerst of participatie zinvol is en het traject voldoet aan de viergemeentelijke randvoorwaarden voor te komen tot een gedegen participatieen communicatieplan voor programma’s of aan de vier randvoorwaarden voor participatie. Is dit praten. De vraag is of dat zinvol is. Niet alle onderwerpen participatie. uit het Veens stappenplan Participatie om projecten. Is dit het geval? Doorloop dan de acht stappen zijn het geval? Doorloop dan de acht stappen uit het Veens voor iedereen relevant. Inwoners of partners doen te komen tot een gedegen participatie- en communicatieplan voor gemeentelijke programma’s of stappenplan Participatie om te komen tot een gedegen alleen mee, als ze belang hebben bij het onderwerp. Kies projecten.

4. Waar gaan we hetovermet elkaar over hebb 4. Waar gaan we het met elkaar hebben? In deze stap formuleer je de

In deze stap formuleer je de participatievraag. De participatievraag. De informatie­ (stap 2) biedt hiervoor aanknopingspunten. In de behoefte van je publiek (stap 2) beleidstaal vertaalt naar publiekstaal. Zodat inwo biedt hiervoor aanknopings­ punten. aangesproken voelen en willen meepraten over h

In deze stap gaat het erom dat je daarom zorgvuldig je publiek op basis van het onderwerp. beleidstaal vertaalt naar publiekstaal. Niet het beleid, maar dagelijkse praktijk Een omgevingsanalyse kan je helpen. Hiermee breng je in Zodat inwoners en het partners zich over hebben? Waar gaan we met elkaar kaart wie de belanghebbenden zijn en wat hun rol is in het aangesproken voelen en willen relevant te maken voor het publiek. Zodat in 1.1. Wat wil jewil metje participatie bereiken? geheel. Om te ontdekken wat de informatiebehoefte meepraten over hetvoelen onderwerp. is belangrijk bereiken? voorafgaand aan het participatieproces het doel te bepalen. En is, kun Wat metHet participatie aangesproken en willen meepraten Hetisishet belangrijk aan je het klantencontactcentrum vragen waarover telefoontjes Niet het beleid, maar dagelijkse wel eenvoorafgaand participatievraagstuk? daarom het beleid naar de belevingswereld Het is belangrijk voorafgaand hetkdoel bepalen. En het participatieproces het doel aan hetofparticipatieproces mails gaan die binnen­ omen.teOf houd een korte online praktijk van Vervolgens de inwoner isishet gesprek. het de kunst het ond is het wel een participatievraagstuk? We onderscheiden drie doelen: het beleidsdoel, het participatiedoel en het te bepalen. En is het wel peiling onder een burgerpanel. onderwerp. gespreksdoel.

Bij het participatiedoel bepaal je wat het dus resultaat moetjezijn van een participatie­vraagstuk? Het kan in dehet praktijk zo zijn dat meerdere Waar gaan we het met elkaar over hebben? Belangrijk is om We drie doelen: hetdraagvlak beleidsdoel, participatiedoel en hetgroep hetonderscheiden participatieproces. Wil je het vergroten bij een bepaalde of We onderscheiden het publieksgroepen gaat betrekken metzijn elkvan een eigen het onderwerp relevant te maken voor het publiek. Zodat gespreksdoel. Bijdrie hetdoelen: participatiedoel bepaal je wat het resultaat moet ga je voor het verhogen van de kwaliteit van beleid of nieuwe ruimtelijke beleidsdoel, het participatiedoel participatievraag en een eigenbepaalde participatietool om je doel zo inwoners en partners zich aangesproken voelen en willen het participatieproces. Wil je het draagvlak vergroten bij groep of ontwikkelingen? ga je voor het verhogen van de kwaliteit beleidteofbereiken. nieuwe ruimtelijke en het gespreksdoel. Bij het participatiedoel bepaal je wat goedvan mogelijk meepraten over het onderwerp. Vertaal daarom het beleid Op van het doel (stap 1),publiek je publiek (stap 2), deinafzender (stap ontwikkelingen? het resultaat moet zijn van het participatieproces.

Wil je naarbasis de belevingswereld van je en ga daarover je de passende participatievorm: de manier waarop je het gesprek v het draagvlak vergroten bij een bepaalde groep of ga je 3. Wie is de afzender? gesprek. Vervolgens is het de kunst het onderwerp creatief Vanwie wiekomt komtde deuitnodiging uitnodigingom om mee te over een bepaald onderwerp? De voor het verhogen van de kwaliteit van beleid of nieuwe Van tepraten verpakken. Kies een participatievorm op maat gemeente Veenendaal is voor deelnemers niet altijd een relevante afzender. Zijn ruimtelijke ontwikkelingen? mee te praten over een bepaald Er zijn verschillende manieren om je publie partners mogelijk (mede) afzender? Door ook andere afzenders en kanalen in te onderwerp? De gemeente gespreksvorm of manier van samenwerken schakelen, kom je in contact met volgende stap is kennismaken met je publiek. Wie nodig je uit voor 2. Wie nodig je uit voor De participatie? Veenendaal is voor deelnemers nietnieuw publiek. Bijvoorbeeld een wijkraad die participatietrap is hiervoor een mooi handva zelf direct buurtbewoners uitnodigt. Of een zorgaanbieder die zijn cliënten vraagt participatie? Inwoners, ondernemers, maatschappelijke instellingen? De volgende stap is kennismaken relevante afzender. Zijn De volgende stap is kennismaken met jescholieren, publiek. Wie nodigaltijd je uiteen voor mee te praten.

Wat jeInwoners, van het publiek? Waar kun je ze vinden? Verplaats in hun (mede) afzender? met je weet publiek. Wie nodig je uit voor partnersjeinstellingen? mogelijk participatie? ondernemers, scholieren, maatschappelijke belevingswereld. En wat is hun informatiebehoefte? participatie? ondernemers, Door ook andere Verplaats afzenders en kanalen Wat weet jeInwoners, van het publiek? Waar kun je ze vinden? je in hun in te schakelen, belevingswereld. En wat is hun informatiebehoefte? scholieren, kom je in contact met nieuw publiek. Bijvoorbeeld een Nodigmaatschappelijke niet iedereen uit, kies je publiek instellingen? Wat weet je van wijkraad die zelf direct buurtbewoners uitnodigt. Of een Vaak bestaat vanuit uit, de gemeenteraad Nodig niet iedereen kies je publieken/of het college de wens om alle het publiek? Waar kun je ze inwoners vinden? Verplaats je in hun zorgaanbieder die zijn cliënten vraagt of partners te nodigen om meehet te college praten. Dewens vraag is alle of mee dat te praten. Vaak bestaat vanuit deuit gemeenteraad en/of de om belevingswereld. En wat is hun informatiebehoefte? zinvol is. Niet alle onderwerpen zijn voor iedereen relevant. Inwoners of participatie- en communicatieplan voor gemeentelijke programma’s of projecten.

1. Wat wil je met participatie bereiken?

3. Wie is de afzender?

5. Kies de participatievorm

2. Wie nodig je uit voor participatie? 2. Wie nodig je uit voor participatie?

4. Waar gaan we het met elkaar over hebben?

inwoners of partners uit te nodigen om mee te praten. De vraag is of dat partners doen alleen mee, als zijn ze belang hebbenrelevant. bij In hetdeze onderwerp. zinvol is. Niet alle onderwerpen voor iedereen Inwoners ofKies je de participatievraag. De informatiebehoefte van je publiek stap formuleer daarom doen zorgvuldig publiek opbelang basis van het onderwerp. partners alleenje mee, als ze hebben bij het onderwerp. (stap 2)Een biedt Kies hiervoor aanknopingspunten. In deze stap gaat het erom dat je daarom zorgvuldig jekan publiek op basis van hetbreng onderwerp. Een wievertaalt omgevingsanalyse je helpen. Hiermee je beleidstaal in kaart de naar publiekstaal. Zodat inwoners en partners zich omgevingsanalyse Hiermee je in aangesproken kaart de voelenwat belanghebbendenkan zijnjeenhelpen. wat hun rol is inbreng het geheel. Omwie te ontdekken en willen meepraten over het onderwerp. Samen maken we de stad Veenendaal | 14 belanghebbenden zijn en rol is in het geheel. Om te ontdekken wat de informatiebehoefte is,wat kunhun je het klantencontactcentrum vragen waarover de informatiebehoefte is, kun je binnenkomen. het klantencontactcentrum waarover telefoontjes of mails gaan die Of houd eenvragen korte online peiling

Inleiding

De wereld om ons heen verandert

Participatie strategie 5. Kies de participatievorm Op basis van het doel (stap 1), je publiek (stap 2), de afzender (stap 3) en het onderwerp (stap 4) kies je de passende participatievorm: de manier waarop je het gesprek voert of samen gaat werken. Kies een participatievorm op maat Er zijn verschillende manieren om je publiek te betrekken. De gekozen gespreksvorm of manier van samenwerken is afhankelijk van het doel. De SIR participatietrap is hiervoor een mooi handvat en onderscheidt vier treden.

Implementatie

Wat verstaan we onder participatie?

Wat willen we bereiken met participatie?

Samen maken we de stad Veenendaal

een wijkbericht, een informatieavond of een website. De gemeente Veenendaal kiest voor de participatievorm informeren als participatie geen toegevoegde waarde heeft of in geval het maatschappelijk belang zo groot is, dat het noodzakelijk is dat de gemeenteraad eenzijdig besluit en dat er daarbij geen ruimte/mogelijkheid is voor het meewegen van individuele belangen. 2. Inventariseren - meedenken De gemeente bepaalt zelf de agenda, maar ziet betrokkenen als gesprekspartners bij ontwikkeling van beleid. Meningen, ervaringen en ideeën worden geïnventariseerd, maar zijn voor de gemeente niet bindend. De rol van de participant is geconsulteerde. Plannen worden door de gemeente opgesteld en voorgelegd aan belanghebbenden. De reacties van belanghebbenden worden meegenomen in het vervolgproces. De gemeente Veenendaal kiest voor de participatievorm inventariseren om zo de kennis en kunde van de samenleving in te zetten voor het verbeteren van gemeentelijk beleid, plannen of ontwikkelingen en zo ook meer draagvlak te creëren.

3. Verdiepen – adviseren De gemeente bepaalt de agenda, maar betrokkenen kunnen problemen en oplossingen aandragen. Deze ideeën spelen een volwaardige rol bij het ontwikkelen van beleid. De gemeente verbindt zich in principe aan de resultaten, maar kan bij de uiteindelijke besluitvorming hiervan beargumenteerd afwijken. De rol van de participant is 1. Informeren adviseur. De betrokken partijen kunnen ook zelf met een De gemeente bepaalt zelf de agenda voor besluitvorming voorstel komen. Dit hoeft niet aan te sluiten op een plan 1. Informeren en houdt debesluitvorming hoogte. Betrokkenen hebben op devan de gemeente of ontwikkelaar. De gemeente bepaaltbetrokkenen zelf de agendaop voor en houdt betrokkenen hoogte. Betrokkenen hebben geen Hun inbreng. rol is toehoorder. Feitelijk geen participatie, geen inbreng. rol Hun is toehoorder. Feitelijk is is ditditgeen De maar gemeente Veenendaal kiest voor de participatievorm communicatie. Plannen worden door de gemeente opgesteld, zonder dat belanghebbenden invloed participatie, maar communicatie. Plannen worden door de ‘verdiepen’ hebben. Zij worden wel geïnformeerd door bijvoorbeeld een wijkbericht, een informatieavond of een bij bijvoorbeeld de totstandkoming van de Omgevingsvisie. Belangrijke stakeholders zijn website.

gemeente opgesteld, zonder dat belanghebbenden invloed De gemeente Veenendaal kiest voor de participatievorm als participatie geen hebben. Zij worden wel geïnformeerd doorinformeren bijvoorbeeld uitgenodigd om vanuit hun expertise en ervaring de toegevoegde waarde heeft of in geval het maatschappelijk belang zo groot is, dat het noodzakelijk is dat de gemeenteraad eenzijdig besluit en dat er daarbij geen ruimte/mogelijkheid is voor het meewegen van individuele belangen.

2. Inventariseren - meedenken De gemeente bepaalt zelf de agenda, maar ziet betrokkenen als gesprekspartners bij ontwikkeling van beleid. Meningen, ervaringen en ideeën worden geïnventariseerd, maar zijn voor de gemeente niet bindend. De rol van de participant is geconsulteerde. Plannen worden door de gemeente opgesteld en

Randvoorwaarden voor participatie Bijlage: Veens Stappenplan Participatie

gemeenteraad te adviseren. Dit advies wordt zorgvuldig afgewogen en/of meegenomen of beargumenteerd afgewezen. 4. Samen doen Gemeente en betrokkenen bepalen samen de agenda en zoeken samen naar oplossingen. De gemeente kan ervoor kiezen dat de uiteindelijke besluitvorming bij het college of de gemeenteraad ligt of verbindt zich aan deze oplossingen in de besluitvorming (meebeslissen). De rol van de participant is samenwerkingspartner. De betrokkenen zitten zelf aan tafel om over uitgangspunten, een plan of ontwerp mee te denken. Vaak al in een vroeg stadium om ook het proces mede vorm te geven. Dit heet een open plan proces. De gemeente Veenendaal kiest de participatievorm ‘samen doen’ bijvoorbeeld bij de ontwikkeling van een levendig Stadspark. De gemeente is slechts één van de partijen en werkt samen met lokale ondernemers, het Stadslab, (sociale)partners en ook de inwoners om er echt een levendig Stadspark van te maken dat tegemoet komt aan de wensen van de Veense samenleving.

Let wel! Een project kent meerdere fasen, kies per fase de gewenste participatie Tijdens fasen in een project of programma kan de vorm en mate van participatie veranderen. Je begint bijvoorbeeld met informeren. Naarmate het project concreter wordt, kun je opschalen naar dialoog of co-creatie: bijvoorbeeld samen met omwonenden/gebruikers een speeltuin inrichten. Het abstractieniveau van de onderwerpen speelt bij deze afweging een belangrijke rol. Verwachtingen managen is een must Belangrijke voorwaarde voor het slagen van participatie is bij elke ontmoeting en in elke fase de verwachtingen managen. Wat is het doel van deze bijeenkomst/ samenwerking? Waar hebben we het met elkaar over? En

Samen maken we de stad Veenendaal | 15

abstractieniveau van de onderwerpen speelt bij deze afweging een belangrijke rol. De inzet van het juiste communicatiekanaal is de sleutel tot het bereiken van je Wat verstaan Wat willen bereiken Randvoorwaarden publiek. Als jewe weet waar je je publiek kuntwe vinden (stap 2), dan kun je ze gericht onder participatie? met participatie? voor participatie Verwachtingen managen is een must uitnodigen. Bijvoorbeeld een uitnodiging per brief of mail, via een burgerpanel of middels belangrijke intermediairs (zoals een zorgorganisatie of vereniging). strategie Samen Bijlage: Veens Stappenplan Participatie BelangrijkeParticipatie voorwaarde voor het slagen van participatie Implementatie is bij elke ontmoeting en in elke fase demaken we de stad Veenendaal verwachtingen managen. Wat is het doel van deze bijeenkomst/samenwerking? Waar hebben we het Niet in gesprek met de overheid, maar met een persoon met elkaar over? En soms zelfs belangrijker: Waar hebben we het (nu) niet over? Welke mate van soms zelfs belangrijker: Waar hebben we het (nu) niet persoonlijke titel en onderteken brief oftussen mail gemeente en publiek bestaat eigenlijk niet. Een gesprek Eeneen gesprek invloed kan de ander uitoefenen? Geef aan hoe je de participatie weegt. Stel voor elke fase in het over? Welke mate van invloed kan de ander uitoefenen? met je naam en contactgegevens voorvan meer informatie.

is altijd mens tot mens. Dus tussen ambtenaar of raadslid en inwoners of Mogelijkheden online participatie onderzoeken participatieproces duidelijke spelregels op. professionals. je communicatie en afzender persoonlijk. Dus nodig uit Geef aan hoe je de participatie weegt. Stel voor elke fase Bied meerdere mogelijkheden om in contact Maak te komen De mogelijkheden van digitale participatie willen persoonlijke en ondertekenwe een brief of mail jeinzetten. naam enOnline is een in het participatieproces duidelijke spelregels op. en te blijven, bijvoorbeeld viaop mail, telefoon oftitel WhatsApp. onderzoeken enmet gaan contactgegevens voor meer informatie. Bied meerdere mogelijkheden om in En blijf ook gedurende het proces de contactpersoon. veel groter publiek te bereiken dan bij de huidige contact te komen en te blijven, bijvoorbeeld via mail, telefoon of WhatsApp. 6. Organiseer het! 6. Organiseer het! offline participatie. Online participeren is een En blijf ook het proces de contactpersoon. Als je de participatievormen hebt Vanaf het moment dat je deelnemers hebtgedurende uitgenodigd, laagdrempelige manier voor mensen om mee te Als je de is participatievormen hebt gekozen, het om zaak echt metwaar jouwdeelnemers gekozen, het zaak echt contact is hetisgoed een plekcontact te hebben denken, te praten en te beslissen over de stad of hun publiek tepubliek organiseren.

Richt een speciale werkgroep in die dat zich met de uitgenodigd, Vanaf het moment jebezighoudt deelnemers hebt is het goed om een te hebben met jouw te organiseren. meer informatie kunnen vinden. Een projectpagina op leefomgeving. We plek bereiken zo veel waar gemakkelijker werkzaamheden het participatietraject. Organiseer je bijvoorbeeld meer informatie kunnen vinden. Een projectpagina op de gemeentelijke website is vaak al Richt een speciale rondom werkgroep dedeelnemers gemeentelijke website is vaak al heel effectief. mensen met weinig tijd, zoals jonge gezinnen en rondetafelgesprekken in de debat? Hiervoor moeten allerlei heel effectief. kan je zaken innaar alledeze communicatie naar bijvoorbeeld deze webpagina verwijzen. in die zich bezighoudt met de wijk? Of een Vervolgens kan je Vervolgens in alle communicatie mantelzorgers. Maar ook mensen die geregeld worden. werkzaamheden rondom het webpagina verwijzen. Inleiding

De wereld om ons heen verandert

moeilijker hun huis verlaten. participatietraject. je van een locatie, sprekers, catering, technische Denk aan hetOrganiseer reserveren bijvoorbeeld rondetafelgesprekken in de Vergeet wijk? Of niet een om af te8. Geef altijd zaken, enz. spreken watfeedback! het eindresultaat van het debat? Hiervoor moeten allerlei zaken worden. Participatie beperkt zich gesprek ofgeregeld de samenwerking is. Wat leveren we op? Participatie Een beeldverslag, beperkteen zichniet niettottot één moment of gesprek. Het is bij voorkeur een één moment of gesprek. Het is contact is tussen ambtenaar en inwoners/partners. Door inhoudelijk verslag, een video? Dit is belangrijke inputproces voor de terugkoppeling waarin er structureel Denk aan het reserveren van eenjelocatie, sprekers, catering, bij voorkeur een een proces aan publiek. tussentijds updatewaarin te sturen aan de betrokkenen, houd je iedereen op de technische zaken, enz. Vergeet niet om af te spreken wat er structureel contact is tussen hoogte. Deelnemers willen graag weten wat er met hun input gebeurt. En toch wordt het eindresultaat van het gesprek of de samenwerking ambtenaar en inwoners/partners. een terugkoppeling vaak vergeten. Een eenvoudige nieuwsbrief, mogelijk gecombineerd artikel is. Wat leveren we op? Een beeldverslag, een inhoudelijk Door tussentijdsmet een een update te op de gemeentepagina, kan al volstaan.

verslag, een video? Dit is belangrijke input voor de sturen aan de betrokkenen, houd je iedereen op de hoogte. terugkoppeling aan je publiek. Deelnemers graag weten wat er met hun input Denk ookwillen aan andere mogelijkheden, zoals een speciaal ingericht platform, een online of papieren gebeurt. En toch wordt een terugkoppeling vaakwaarin vergeten. magazine of een afsluitende bijeenkomst de resultaten worden gedeeld. Het is slim vooraf te 7. Nodig uit en communiceer Een eenvoudige nieuwsbrief, gecombineerd met checken op welke maniermogelijk ze informatie willen ontvangen: digitaal of per post De inzetvan vanhet hetjuiste juistecommunicatie­ communicatiekanaal is deop sleutel tot het bereiken van je De inzet een artikel de gemeentepagina, kan al volstaan. publiek. je weet je je publiek kunt vinden (stap 2), dan kun je ze gericht kanaal is Als de sleutel totwaar het bereiken Mogelijkheden online participatie onderzoeken uitnodigen. Bijvoorbeeld een uitnodiging perook brief ofandere mail, via een burgerpanel van je publiek. Als je weet waar je je Denk aan mogelijkheden, zoals of een speciaal De mogelijkheden van digitale participatie willen we onderzoeken en gaan inzetten. Online is een veel middels belangrijke intermediairs een zorgorganisatie of vereniging).

publiek kunt vinden (stap 2), dan kun(zoals ingericht platform, online of papieren magazineoffline of groter publiek teeen bereiken dan bij de huidige participatie. Online participeren is een je ze gericht uitnodigen. Bijvoorbeeld een afsluitende bijeenkomst waarin de resultaten worden laagdrempelige manier voor mensen om 16 mee te denken, te praten en te beslissen over de stad of hun Niet in gesprek de via overheid, maarHet met persoon leefomgeving. We bereiken zo veel een uitnodiging per brief met of mail, gedeeld. is een slim vooraf te checken op gemakkelijker welke manier zemensen met weinig tijd, zoals jonge gezinnen en Een gesprek tussen gemeente en publiek willen bestaat eigenlijk digitaal niet.Maar Een gesprek bijvoorbeeld mantelzorgers. mensen die moeilijker hun huis verlaten. een burgerpanel of middels belangrijke intermediairs (zoals informatie ontvangen: of ook per post is altijd van mens tot mens. Dus tussen ambtenaar of raadslid en inwoners of een zorgorganisatie of vereniging). professionals. je communicatie en afzender persoonlijk. Dus nodig uit Niet in gesprek met de overheid, maar met Maak een persoon op persoonlijke titel en onderteken een brief of mail met je naam en Een gesprek tussen gemeente en publiek bestaat eigenlijk contactgegevens voor meer informatie. Bied meerdere mogelijkheden om in niet. Een gesprek is altijd van mens tot mens.

Dus tussen contact te komen en te blijven, bijvoorbeeld via mail, telefoon of WhatsApp. ambtenaar of raadslid en inwoners of professionals. Maak En blijf ook gedurende het proces de contactpersoon. je communicatie en afzender persoonlijk. Dus nodig uit op

8. Geef altijd feedback!

7. Nodig uit en communiceer

Vanaf het moment dat je deelnemers hebt uitgenodigd, is het goed om een plek te hebben waar deelnemers meer informatie kunnen vinden. Een projectpagina op de gemeentelijke website is vaak al heel effectief. Vervolgens kan je in alle communicatie naar deze webpagina verwijzen.

Samen maken we de stad Veenendaal | 16

Adres: Raadhuisplein 1 Veenendaal Telefoon: (0318) 538 538 Postadres: Postbus 1100 3900 BC Veenendaal Website:

www.veenendaal.nl