RIB2022.78 rapportage onafhankelijk onderzoek werkwijze krachtenveldanalyse 20220609

RAADSINFORMATIEBRIEF Documentnummer Aan

2022\41873 Gemeenteraad

Kopie aan

Van

Burgemeester

Datum

7 juni 2022 Onafhankelijk onderzoek, werkwijze krachtenveldanalyse 2018

Onderwerp

Op 20 oktober 2021 is de raad door middel van een raadsinformatiebrief geïnformeerd over de krachtenveldanalyse die in 2018 door NTA is uitgevoerd. Op 27 januari 2022 is door de raad een motie aangenomen over het NTA-rapport in relatie tot de Algemene verordening gegevensbescherming (verder: AVG). In deze motie wordt aan de burgemeester verzocht: “Een onafhankelijk onderzoek te doen naar de rechtmatigheid of de werkwijze die gevolgd is bij het onderzoek van NTA in lijn is met de AVG-richtlijnen. Indien blijkt dat dit niet het geval is, de burgemeester een brief stuurt aan de in het rapport genoemde personen.” Uitvoering van de opdracht De opdracht is op mijn verzoek uitgevoerd door de gemeentesecretaris. Om de onafhankelijkheid van het onderzoek verder te borgen is er gevraagd aan de functionaris gegevensbescherming om contactpersoon te zijn in het uitzetten van de opdracht. Selectie onderzoeksbureau Er zijn meerdere onderzoeksbureaus met diverse achtergronden benaderd met de vraag of ze dit onderzoek konden uitvoeren. Dit betreft zowel advocatenkantoren met affiniteit rondom privacyvraagstukken als adviesbureaus die ervaring hebben met grotere AVG-onderzoeken. Uiteindelijk is aan drie bureaus gevraagd een offerte uit te brengen: een advocatenkantoor, een privacy adviesbureau en een adviesbureau op het gebied van ICT en privacy.

De offertes zijn beoordeeld op kwaliteit (bestaande uit werkwijze en looptijd) en prijs. Kwaliteit woog mee voor 85% (werkwijze 50% en looptijd 35%) en prijs voor 15%. Op basis van deze criteria is de keuze gevallen op adviesbureau Verdonck Klooster & Associates (verder: VKA). Opdrachtformulering Het verzoek is uiteengezet in drie algemene deelvragen: 1. Is de gevolgde werkwijze bij het onderzoek conform de AVG-richtlijnen? 2. Mochten we de gegevens verzamelen? 3. Mochten we dit aan een externe partij vragen? Conclusies Door onderzoeksbureau VKA is vastgesteld dat het onderzoek rechtmatig was, dat de gemeente het onderzoek mocht doen en dat het door een extern bureau mocht worden uitgevoerd. Voor mij is ook belangrijk om bevestigd te zien dat met de geïnterviewden zorgvuldig is omgegaan: “Het is niet zo dat respondenten tijdens het onderzoek willekeurig zijn benaderd of op straat zijn aangesproken. Als op basis van deskresearch bleek dat de respondenten het krachtenveld goed kenden, zijn zij gevraagd

Raadhuisplein 1 • 3901 GA Veenendaal • Postbus 1100 • 3900 BC Veenendaal Tel. (0318) 538 538 • Fax (0318) 510 414 • www.veenendaal.nl • www.veenendaal.nl/vraag

mee te werken aan een interview. De respondenten hebben allemaal inzage gekregen in de verslagen die van deze interviews zijn gemaakt en hebben gelegenheid gehad deze aan te vullen of te corrigeren”. Hiermee is bevestigd dat, wat door mij in de debatten is aangegeven, de gemeente en NTA zorgvuldig en naar de richtlijnen van die tijd heeft gehandeld. Aandachtspunten Wel zijn een aantal administratieve en procesmatige aandachtspunten genoemd die van toepassing zijn op de totale omvang van de gemeente. Deze aspecten zijn op het gebied van opslag, bescherming en transparantie. Gesteld wordt dat een groot deel van die aandachtspunten, in de ervaring van VKA, niet ongebruikelijk zijn voor de wijze waarop in 2017/2018 door gemeentes en andere overheden werd omgegaan met AVG-richtlijnen. Er zijn door onze organisatie inmiddels veel stappen gezet om conform de AVG te werken en de meeste aandachtspunten zijn op dit moment ook ingeregeld. Wij blijven een aantal specifieke punten monitoren en in de gaten houden, zoals bijvoorbeeld het advies rondom het hergebruiken van publieke bronnen of het toevoegen van de uitzondering op het transparantiebeginsel op de website. Communicatie met betrokkenen In de motie is benoemd dat personen moeten worden geïnformeerd als zou blijken dat de krachtenveldanalyse niet rechtmatig zou zijn of in strijd met de AVG-richtlijnen. Hiervan is geen sprake.

De betrokken Islamitische religieuze organisaties zijn door middel van een brief geïnformeerd over de resultaten van het onderzoek van VKA. Wat mij betreft is afronding van dit onderzoek een goede basis om een brug te slaan en te werken aan een toekomstbestendige relatie. Ik verzoek u het rapport voor kennisgeving aan te nemen. De motie is hiermee afgehandeld.

2