LIS2026.48 Provincie Utrecht Beoordeling interbestuurlijk toezicht informatiebeheer

LIS2026.48 cat. B

Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Veenendaal Postbus 1100 3900 BC VEENENDAAL

Onderwerp Datum Documentnummer Referentiedatum

Beoordeling interbestuurlijk toezicht informatiebeheer 2024-2025 30-01-2026 UTSP-1913279266-6973 21-04-2025

E-mailadres Domein/opgave Team

Strategie en Bestuur Bestuur en Interbestuurlijk toezicht

Geacht college, U heeft ons in het kader van interbestuurlijk toezicht (IBT) informatie toegezonden over de uitvoering van de Archiefwet. Wij beoordelen de prestaties van gemeenten als ‘voldoet’, ‘verbetering nodig’, ‘structureel verbetering nodig’ of ‘voldoet niet’. Het oordeel voor uw organisatie over de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer in 2024-2025 luidt ‘verbetering nodig’ (voorheen ‘voldoet deels’), trede 2 van de IBT-interventieladder. Dit betekent dat uw informatiebeheer deels aan de vereisten van de Archiefwet voldoet. We zien ten opzichte van de vorige beoordeling (brief 14 januari 2025) dat de nodige inspanningen worden verricht om uw informatiebeheer op het Archiefwettelijke niveau te krijgen. Een aantal noodzakelijke acties is afgerond. Andere verbeterstappen moeten nog wel worden afgerond. Naast toetsing van de aangeleverde toezichtinformatie heeft onze toezichthouder op 14 mei en 22 oktober jl. gesprekken gevoerd met uw opgavemanager informatiesamenleving, informatiecontroller/archiefinspecteur en archivaris. In deze gesprekken is naast de toegezonden informatie ook de huidige stand van zaken van uw informatiebeheer besproken. Deze informatie is ook meegenomen in de beoordeling. In deze brief geven wij aan welke acties wij nog van u verwachten om te komen tot een duurzaam informatiebeheer.

Toetsingscriteria Het Beleidskader Interbestuurlijk Toezicht provincie Utrecht 2025-2028 bevat de uitgangspunten, instrumenten en werkwijze van het toezicht. Bij de beoordeling van uw informatie- en archiefbeheer toetsen wij of u voldoet aan de eisen die de Archiefwet- en regelgeving voorschrijven. In ons Aanvullend beleidskader voor het interbestuurlijk archieftoezicht staan de risicogebieden waar wij specifiek naar kijken. Dit zijn: de omslag naar digitaal werken; het duurzaam beheren van analoge en digitale informatie; en de informatiehuishouding bij reorganisaties. Bij het uitvoeren van ons toezicht hanteren wij de interventieladder, die landelijk tussen Rijk, IPO en VNG is afgesproken.

1 van 4

Bevindingen en beoordeling Voor een uitgebreidere toelichting op de bevindingen en verbeterpunten verwijzen we naar onze vorige toezichtbrief (14-1-2025). Omdat de meeste verbeterpunten een langere doorlooptijd hebben en daarom nog niet zijn afgerond, zijn onderstaande verbeterpunten deels dezelfde als in onze toezichtbrief van januari 2025. In de afgelopen periode is via het programma i-Grip ingezet op het op orde krijgen van de verschillende aspecten van een betrouwbaar digitaal informatiebeheer. Eind 2025 is het verbeterplan i-Grip geactualiseerd. Dit betekent dat een flink aantal beschreven verbeteringen nu in de lijn is belegd, daarbij betrokkenheid is vanuit het management en via een portfolioboard wordt geprioriteerd. Onze belangrijkste aanbeveling is om bij de weging en selectie van de verbeteringen binnen uw informatiehuishouding, de adviezen van uw eigen archivaris en informatiecontroller/archiefinspecteur te blijven betrekken, zoals dat nu ook al gebeurt. Hun verantwoordingsverslagen over het archief- en informatiebeheer en het goed functionerende kwaliteitssysteem blijven daar belangrijke instrumenten bij. Een belangrijk aandachtspunt blijft dat er voldoende capaciteit en voldoende deskundigheid binnen uw organisatie blijft om uw digitaal informatiebeheer op orde te krijgen.

Inrichting duurzaam (digitaal) informatiebeheer – afbouwen hybride informatiehuishouding Met het actualiseren van uw Archiefverordening (april 2025) is een deel van de huidige rollen en verantwoordelijkheden voor het informatie- en archiefbeheer vastgelegd. Ook is afgelopen jaar de gemeentearchivaris aangewezen, waarmee deze functie is geformaliseerd. Hiermee voldoet u aan de verplichting die de nieuwe Archiefwet (verwachte ingangsdatum 1-1-2027) gaat voorschrijven. Een aantal belangrijke instrumenten die u nodig heeft om het digitaal informatiebeheer goed in te richten en daarmee ook de hybride status van uw informatiehuishouding af te bouwen, ontbreken nog of zijn nog niet volledig ingevoerd. Het gaat hier onder meer om de vervangingsinstrumenten, digitale bewaarstrategie en het informatiebeleidsplan. Verbeterpunten: 1. Actualiseer uw gedateerde Besluit informatiebeheer en zorg ook voor de invoering van het Strategisch Informatie Overleg (SIO). 2. Zorg voor het daadwerkelijk invoeren van de vastgestelde digitale bewaarstrategie en het informatiebeleidsplan. Regel de formele vervanging door het afronden van het vervangingshandboek en het vervangingsbesluit. Pas deze instrumenten ook toe zodat daarmee de papieren stukkenstroom formeel afgebouwd kan worden.

Grip krijgen op alle informatiestromen Opnieuw constateren wij dat er wel een overzicht is van welke applicaties binnen uw organisatie zijn, maar nog niet in kaart is welke digitale informatiebestanden daarin worden opgeslagen. U beschikt ook nog niet over een verplicht metadataschema, een belangrijk instrument om de informatiebestanden binnen uw organisatie duurzaam toegankelijk te maken en te houden. Verbeterpunten: 3. Breng alle informatiestromen, inclusief de decentrale vakapplicaties en mailboxen in beeld en 0nder deskundig beheer. 4. Stel een metadataschema op en pas dit ook organisatiebreed toe. Selectie en vernietiging Bij onze vorige toetsing noemden wij de voorbereidingen die uw organisatie heeft opgestart voor de wettelijk verplichte vernietiging van digitale bestanden. In de WMO-applicatie is de vernietigingsachterstand bijna geheel weggewerkt. Bij andere applicaties is er nog een flinke achterstand in de vernietiging en moet de selectie en vernietiging nog worden afgerond (Mozard) of worden opgestart (zoals jeugddossiers, leerlingenvervoerdossiers). Voor zowel analoge als digitale informatiebestanden binnen uw organisatie bent u

2 van 4

verplicht deze te bewaren of te vernietigen volgens de selectielijst. Ook de privacywetgeving stelt dat u bepaalde bestanden tijdig moet vernietigen. Zorgpunt is dat in sommige applicaties die uw organisatie gebruikt vernietiging niet mogelijk blijkt. Daar zal een oplossing voor bedacht moeten worden om toch te kunnen gaan voldoen aan deze verplichting. De vernietiging van de papieren dossiers binnen uw organisatie is op orde. Verbeterpunten: 5. Voer de vernietiging van de centrale en decentrale digitale bestanden uit, op basis van het eerder vastgestelde vernietigingsproces, zodat daarmee ook de vernietigingsachterstanden worden weggewerkt. 6. Tref ook een solide voorziening voor die applicaties waaruit (technisch gezien) geen vernietiging mogelijk is. Ook deze bestanden dienen volgens wettelijke normen te worden vernietigd. Zorg daarmee voor tijdige vernietiging uit alle (zaak)systemen, schijven en mailboxen met archiefwaardige informatie. Overbrenging van archiefbescheiden / e-depot Voor de archiefblokken tot en met 1999 die al wel in de archiefbewaarplaats zijn geplaatst, is de openbaarheid van de informatie nog niet goed geregeld. De voorbereiding van een e-depot is recent aangemeld als project bij de portfolioboard.

Gezien de snelle aanwas van digitale archiefbestanden die op termijn voor blijvende bewaring in een e-depot opgenomen moeten worden en de aankomende nieuwe Archiefwet die een kortere overbrengingstermijn voorschrijft, wordt de inrichting van een e-depot steeds dringender. Verbeterpunten: 7. Werk verder aan de formalisering van de overbrenging van de archiefblokken tot 1999, conform de wettelijke vereisten. 8. Tref de voorbereidingen voor het inrichten van een e-depot. Zorg ook voor voldoende structurele capaciteit en deskundigheid hiervoor. Informatiehuishouding bij samenwerkingsvormen / verbonden partijen Het regelen van praktische beheerafspraken voor het informatie- en archiefbeheer met uw verbonden partijen en gemeenschappelijke regelingen blijft een aandachtspunt. Verbeterpunt: 9. Maak praktische beheerafspraken met de gemeenschappelijke regelingen voor het informatie- en archiefbeheer (over opbouw dossiers die op termijn worden overgedragen als de samenwerking verandert of ophoudt, afspraken over tijdige vernietiging). Toets deze afspraken periodiek via uw kwaliteitssysteem. Tot slot Hiermee is voor ons deze toetsingsronde afgerond. In het vierde kwartaal van 2026 beoordelen wij de uitvoering van de Archiefwet opnieuw. De volledige toezichtinformatie over de periode 2025 ontvangen wij graag uiterlijk 15 september 2026.

Wij verzoeken u om in deze informatie ook aan te geven welke acties u heeft ondernomen naar aanleiding van de hierboven genoemde verbeterpunten. Naast toezicht op uw informatie- en archiefbeheer, toetsen wij ook uw taakuitvoering op de terreinen erfgoed, financiën, huisvesting vergunninghouders en omgevingsrecht. Vanwege een ander beoordelingsritme door wettelijke bepalingen, ontvangt u hiervan op een ander tijdstip onze toezichtbrieven. Een afschrift van deze brief sturen wij ter kennisgeving aan uw gemeenteraad.

3 van 4

Wij publiceren de resultaten van ons toezicht op de IBT-kaart. Voor deze kaart en meer informatie over de IBTwerkwijze kunt u terecht op www.provincie-utrecht.nl/interbestuurlijktoezicht. Deze brief wordt via de IBTkaart ook toegankelijk. Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van Utrecht, Namens hen,

4 van 4