LIS2026.43b Collegereactie Boardletter 2025

LIS2026.43b cat. B

Dossiernummer

4454

Aan: Gemeenteraad

Behandeld door Team

Datum Onderwerp

Juridische Zaken en Inkoop

13 januari 2026 Collegereactie Boardletter 2025

Geachte leden van de raad, De interimcontrole 2025 is afgerond en Stolwijk Kelderman (onze accountant) heeft de bijbehorende Boardletter 2025 aan u verstrekt (zie bijlage). Deze interimcontrole vormt een belangrijk onderdeel van de controle van de jaarrekening 2025 en richt zich voornamelijk op de interne beheersing binnen de organisatie. Hierbij worden zowel de interne beheersingsomgeving als de toegepaste controlemaatregelen geanalyseerd en beoordeeld. Bovendien heeft de controle tot doel tijdig aandachtspunten voor de jaarrekening 2025 te signaleren en te communiceren. Omdat een goede interne beheersing het hele jaar door essentieel is, wordt een aanzienlijk deel van de interimcontrole al in de tweede helft van het boekjaar uitgevoerd. De Boardletter biedt ons vervolgens de gelegenheid om op basis van de bevindingen verdere verbeteringen door te voeren. De Boardletter bevat aanbevelingen ter versterking van de interne beheersing, voorstellen voor aanvullende controles met betrekking tot de jaarrekening en relevante ontwikkelingen voor gemeenten. Als organisatie nemen wij deze aanbevelingen serieus en gaan we er voortvarend mee aan de slag. Deze Boardletter zal op 21 januari 2026 in de auditcommissie worden besproken.

Kernboodschap De accountant constateert dat de organisatie zich steeds verder ontwikkelt, waarbij meer wordt ingezet op het sturen van decentrale en integrale verantwoordelijkheid en dat de begrotingsdiscipline is verbeterd. De accountant ziet nog wel uitdagingen op het gebied van verdere professionalisering en merkt op dat veel door de accountant gegeven adviezen onderhanden zijn. Daarnaast vraagt de accountant blijvende aandacht voor het verder verbeteren van de interne beheersing. Het college erkent deze aandachtspunten en waardeert de constructieve samenwerking met de accountant. Het college waardeert dat een conceptversie van de Managementletter voorafgaand aan de vaststelling is besproken met de portefeuillehouder Financiën en de directeur Dienstverlening en Bedrijfsvoering. Algemene beheersing en aandachtspunten van de raad De accountant rapporteert in de Boardletter over drie aandachtspunten die door de raad zijn meegegeven. Daarnaast geeft de accountant een aantal ontwikkelpunten rondom de algemene beheersing weer. Het gaat om de volgende aandachtpunten van de raad:

Brief: Collegereactie Boardletter 2025 Dossiernummer: 4454

1. Budgetten sociaal domein inclusief jeugdzorg 2. Onderuitputting 3. Risico’s 1. Wij benadrukken dat de zorgaanbieders moeten opereren binnen de prestatieafspraken. De afgelopen jaren hebben we grote stappen gezet in het helder en strak formuleren van deze prestatieafspraken. Dat geeft ons meer sturing en grip op de zorgaanbieders. De monitoring van jeugdzorgkosten is betrouwbaar en gebaseerd op brondata, waarmee inzicht bestaat in lopende trajecten en de ontwikkeling van zorgintensiteit. De rijksmiddelen voor jeugdzorg maken onderdeel uit van de algemene uitkering en zijn niet geoormerkt. De budgetten binnen het sociaal domein, inclusief Jeugdzorg worden afdoende gemonitord door onze organisatie. Met het raadsbesluit Grenzen aan onze Jeugdzorg zet onze organisatie in op financiële beheersing en toekomstbestendige hulpverlening. Het is van belang de vervolgprojecten uit Grenzen aan onze Jeugdzorg voortdurend te monitoren en prioriteit aan te geven. 2. De accountant concludeert dat de gemeente in 2024 en 2025 gerichte maatregelen heeft genomen tegen structurele onderuitputting, waaronder een organisatiebrede analyse, aangescherpte begrotingsregels en de invoering van een structurele stelpost onderuitputting. Daarnaast draagt een geactualiseerd meerjareninvesteringsplan bij aan een realistischere fasering van investeringen.

Verdere verlaging van de onderuitputting is mogelijk door kritische ramingen, frequente monitoring en structurele bijstelling van budgetten. We blijven als organisatie daarom inzetten op het kritisch ramen en frequent monitoren met als doel dat budgetten realistisch worden bijgesteld. 3. Het risicomanagement is in de begroting 2026 herijkt, waardoor het benodigde weerstandsvermogen stijgt van € 13,7 miljoen (2025) naar € 16,1 miljoen (2026), een toename van € 2,4 miljoen. De accountant adviseert om ook in de jaarverslagen een actualisatie van de meerjarige risico’s op te nemen en inzicht te geven in hoe risico’s zich hebben ontwikkeld. Risicobeheersing blijft hiermee een dynamisch proces dat regelmatige evaluatie vereist en waarop wij als organisatie blijven inzetten. Ontwikkelpunten algemene beheersing We blijven onze algemene beheersing doorontwikkelen en zetten daarbij gericht instrumenten in om de belangrijkste financiële risico’s te beheersen. In 2025 zijn voor de rechtmatigheidsverantwoording enkele aandachtspunten. De (verbijzonderde) interne controles zijn nog niet tijdig uitgevoerd, waardoor aanvullende interne werkzaamheden nodig zijn. Ook het inkoopproces blijft een aandachtspunt.

Tot slot blijven de optimalisatie van IT-beheersing en informatiebeveiliging, evenals het uitvoeren van een actuele frauderisicoanalyse, doorlopende aandachtspunten binnen de algemene beheersing. Wij onderkennen het belang van het tijdig uitvoeren van de (verbijzonderde) interne controle en blijven hierover actief het gesprek voeren met de betrokken teams. Tegelijkertijd blijft het een uitdaging, mede vanwege de beperkte capaciteit. Desondanks zetten wij ons in om de uitvoering zo goed mogelijk te waarborgen binnen de beschikbare middelen. Beheersing processen De accountant noemt in de Boardletter drie kernrisico's voor de jaarrekeningcontrole te weten 1. Grondexploitaties; 2. Prestatieleveringen inkoop; 3. Prestatieleveringen WMO en Jeugd. Hieronder lichten wij deze verder toe.

2 van 3

Brief: Collegereactie Boardletter 2025 Dossiernummer: 4454

1. Grondexploitaties De in 2024 vastgestelde Nota Grondbeleid gaat nog steeds uit van situationeel grondbeleid. Er is dus geen sprake van een overgang van passief naar actief grondbeleid. Met de vaststelling van de Nota Grondbeleid hebben zowel de raad als het college dezelfde heldere kaders waarbinnen uitvoering gegeven kan worden aan het grondbeleid in gebiedsontwikkeling. De beheersing, verantwoording en het risicomanagement van actieve grondexploitaties vindt plaats via het projectenboek en de voortgangsrapportage. In de boardletter wordt op het onderdeel ‘Algemene beheersing” aandacht gevraagd voor het Mandaat strategische aankopen (pagina 21). Het college hecht eraan op te merken dat het grondbeleid altijd is uitgevoerd binnen de kaders en het budgetrecht van de raad. Gelet op het advies van de accountant zal het college, in lijn met het raadsbesluit voor de Nota Grondbeleid 2024-2028, een passend voorstel voorleggen. 2. Prestatieleveringen bij inkopen Het risico bestaat dat facturen worden betaald zonder aantoonbare prestatie. Omdat toevoeging van het bewijsstuk niet door het systeem wordt afgedwongen. De procesafspraken uit het verleden worden verder aangepast, maar de archivering van bewijsstukken blijft een aandachtspunt. Overigens bleek bij navraag (vrijwel) altijd de prestatielevering aan te tonen.

Met betrekking tot het jaar 2025 worden opnieuw steekproeven uitgevoerd om de getrouwheid vast te stellen. De opvolging van deze bevinding wordt, zoals eerder aangegeven, meegenomen binnen het project Inkopen tot Betalen (ITB). 3. Prestatieleveringen WMO en Jeugd Niet alle zorgaanbieders leveren tijdig een gewaarmerkte productieverantwoording, waardoor onzekerheden blijven bestaan over de geleverde zorg. Als organisatie blijven wij inzetten op (aanvullende) procesafspraken van eerdere jaren met als resultaat dat de onzekerheden binnen het sociaal domein worden gereduceerd. Samen met de regio sturen wij hier al jaren actief op. Opvolging van de aanbevelingen Op basis van deze Boardletter worden, net als vorig jaar, acties uitgezet om de benodigde (controle)werkzaamheden voor de jaarrekeningcontrole 2025 uit te voeren. Deze acties zijn uiterlijk april 2026 afgerond. Daarnaast zal op basis van een plan van aanpak per onderwerp/ontwikkeling bezien worden welke acties binnen de organisatie uitgezet worden en zal periodieke monitoring hierop plaatsvinden. Over de voortgang rapporteren we in de P&C-cyclus, specifiek bij de tweede bestuursrapportage.

Bijlagen 1. Boardletter 2025 Gemeente Veenendaal

Met vriendelijke groet, namens burgemeester en wethouders van Veenendaal,

3 van 3