LIS2025.23 GS-Afschrift toezichtsbrief aan College IBT Informatiebeheer Veenendaal over 2023-2024 - technische vragen en antwoorden

TECHNISCHE VRAGEN – Ingekomen stuk Datum

28 februari 2025

Naam fractie:

CDA

Onderwerp:

Lijst Ingekomen stukken raad LIS2025.23 GS- Afschrift toezichtsbrief aan College IBT Informatiebeheer Veenendaal over 2023-2024

CDA In de brief van de provincie wordt gesteld: Het oordeel voor uw organisatie over de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer in 2023 – 2024 luidt nog steeds een voorzichtige ‘voldoet deels’. Dit betekent dat uw informatiebeheer deels aan de vereisten van de Archiefwet voldoet, maar op een aantal belangrijke onderdelen ook nog niet. Vraag: Wat zijn de acties die zijn ingezet op de 8 verbeterpunten die door de provincie zijn opgegeven?

Hieronder een overzicht van de acht verbeterpunten en de ingezette acties. Aandachtspunt provincie 1

2

3

4

Toelichting / Stand van zaken

Zorg voor het vaststellen en/of het invoeren van Er zijn ondertussen een i-visie, i-beleid en een bewaarstrategie het informatiebeleidsplan en de digitale opgesteld. De voorbereidingen hiervoor waren al ingezet vóór de bewaarstrategie. brief van de provincie. Deze actiepunten zijn met de inspecteur besproken zijn en hebben mede aan de basis hebben gelegen van haar brief. Regel de formele vervanging door het opstellen Er wordt momenteel gewerkt aan een handboek vervanging. Zodra van het vervangingshandboek en het dit gereed is kan het vervangingsbesluit genomen worden. De Vervangingsbesluit. planning is om dit af te ronden in 2025. Actualiseer uw verouderde Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer. Onderdeel hiervan zijn de aanwijzing van een archivaris en het instellen van een SIO.

De aanwijzing van een gemeentearchivaris heeft onlangs plaats gevonden. De archiefverordening is inmiddels geactualiseerd en wordt conform planning in april 2025 aangeboden aan de raad. Zodra dit heeft plaatsgevonden wordt het besluit informatiebeheer opgepakt om te actualiseren. In dit besluit zal ook het instellen van een SIO geregeld worden. Het besluit informatiebeheer staat voor eind 2025 ingepland om afgerond te worden. Breng alle informatiestromen, inclusief de Er is al enige jaren aandacht voor het verbeteren van het decentrale vakapplicaties en mailboxen in beeld informatiebeheer in vakapplicaties. Er wordt gewerkt aan en onder deskundig informatiebeheer. verbeteringen, maar dit is ook iets waar naar verwachting wel langere tijd voor nodig zal zijn, ook doordat er veel vakapplicaties zijn. Momenteel wordt het verbeterplan (I-Grip) herzien, waarbij er ook meer aandacht is voor het sneller tot stand brengen van verbeteringen.

5

6

Voer de vernietiging van de digitale centrale en decentrale bestanden uit, op basis van het vastgestelde vernietigingsproces. Zorg daarmee voor tijdige vernietiging uit alle zaak)systemen, schijven en mailboxen met archiefwaardige informatie.

Er is een algemeen plan van aanpak opgesteld voor de vernietiging in applicaties. Voor de applicaties WMOned is daadwerkelijk begonnen met de vernietiging. Voor het zaaksysteem is er een werkgroep die binnenkort een start zal maken met de vernietiging uit het zaaksysteem. Ook voor de digitale jeugddossiers is er een initiatief gestart. De vernietiging vraagt om een zorgvuldige inrichting en uitvoering, en zal gelet op de omvang van achterstanden meerdere jaren in beslag gaan nemen. Rond de bewerking en de overbrenging van de De betreffende archiefblokken worden momenteel materieel (juiste archiefblokken af die volgende de wettelijke verpakking e.d.) gereed gemaakt voor de formele overbrenging. termijnen al overgebracht moeten zijn naar uw Zodra dit gereed is zal de eerste overbrenging plaats vinden. Dit gemeentearchief. Zorg daarbij ook voor het zal (gelet op de voorbereidingen) gefaseerd gebeuren. De eerste opstellen van verklaringen van overbrenging en archiefblokken zullen naar verwachting voor de zomer 2025 overeenkomsten van bewaring/schenking voor formeel overgebracht zijn. Fysiek zijn de archiefblokken overigens alle archieven in uw archiefbewaarplaats. al aanwezig in de archiefbewaarplaats en ook toegankelijk voor (historisch) geïnteresseerden.

7

Tref de voorbereidingen voor het inrichten van een E-depot.

Ter voorbereiding hiervan is er een bewaarstrategie opgesteld en vastgesteld. Mede op basis hiervan zal er in 2026 gestart worden met een verkenning naar een passende e-depotvoorziening.

8

Maak met alle verbonden partijen en gemeenschappelijke regelingen praktische beheersafspraken voor het informatie- en archiefbeheer (o.a. hoe worden digitale dossiers opgebouwd en overgedragen als de samenwerking verandert of ophoudt, afspraken over tijdige vernietiging). Maak die afspraken in ieder geval dit jaar met de ODRU, gezien de aankomende fusie met de RUD. Toets deze afspraken periodiek via uw kwaliteitssysteem.

Hier is nog geen aanpak voor bepaald. Dit punt zal verder besproken worden bij de nu lopende evaluatie van het huidige verbeterplan (I-Grip). Over het archieftoezicht (ook voor de gemandateerde taken) op de ODRU zijn in september 2024 praktische werkafspraken gemaakt met de gemeente Zeist (toezichthouder).