LIS2025.23 GS-Afschrift toezichtbrief aan BenW IBT informatiebeheer Veenendaal over 2023-2024

nr. LIS2025.23 cat. B

Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Veenendaal Postbus 1100 3900 BC VEENENDAAL Onderwerp Datum Documentnummer

Beoordeling Interbestuurlijk Toezicht, informatiebeheer over 2023-2024 14- 1-2025 UTSP-1913279266-5671

Telefoonnummer Domein/opgave Team

Strategie en Bestuur BEI

Geacht college, U heeft ons in het kader van interbestuurlijk toezicht (IBT) informatie toegezonden over de uitvoering van de Archiefwet. Wij beoordelen de prestaties van gemeenten als ‘voldoet’, ‘voldoet deels’ of ‘voldoet niet’. Onze beoordeling is gebaseerd op de door u aangeleverde toezichtinformatie over 2023 en informatie uit verschillende gesprekken in 2024. Het oordeel voor uw organisatie over de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer in 2023 – 2024 luidt nog steeds een voorzichtige ‘voldoet deels’. Dit betekent dat uw informatiebeheer deels aan de vereisten van de Archiefwet voldoet, maar op een aantal belangrijke onderdelen ook nog niet. Vanwege onze zorgen over het tempo waarmee verbeteringen in uw informatiebeheer werden doorgevoerd hebben wij in de periode juli – november 2024 verschillende gesprekken gevoerd met uw gemeentesecretaris, directeur bedrijfsvoering, opgavemanager informatiesamenleving, toezichthouder/adviseur informatiebeheer en archivaris. De acties die tussen september en november jl. naar aanleiding van onze zorgen zijn uitgevoerd leveren voorzichtig positief resultaat op. Hierdoor komt ons oordeel niet negatiever uit dan bij de vorige toetsingsronde. Wel is het belangrijk dat de ingezette acties van de afgelopen maanden ook doorgezet worden en tot concrete zichtbare resultaten in uw informatiebeheer gaan leiden.

We zullen daarom het komende jaar frequenter contact houden om de resultaten te kunnen blijven volgen. Hieronder lichten wij verder toe wat onze bevindingen zijn en welke acties wij nog van u verwachten. Toetsingscriteria Bij de beoordeling van uw informatie- en archiefbeheer toetsen wij, net als voorgaande jaren, of u voldoet aan de eisen die de Archiefwet- en regelgeving voorschrijven. In ons ‘Aanvullend beleidskader voor het interbestuurlijk archieftoezicht’ staan de risicogebieden waar wij specifiek naar kijken. Dit zijn: de omslag naar digitaal werken; het duurzaam beheren van analoge en digitale informatie; en de informatiehuishouding bij reorganisaties, herindelingen en samenwerkingsverbanden. Bij het uitvoeren van ons toezicht hanteren wij de interventieladder, die landelijk tussen Rijk, IPO en VNG

1 van 4

is afgesproken. Deze interventieladder is te vinden op onze website www.provincie-utrecht.nl/werkwijze-ibt. Bevindingen en beoordeling Onderstaande onderbouwing komt voor een groot deel overeen met die uit onze vorige beoordelingsbrief (199-2023 / UTSP-1913279266-420). Het algehele beeld bij de huidige beoordeling is dat er een positieve beweging te zien is in het verbetertraject. Maar omdat nog niet alle verbeteringen zijn afgerond, hebben wij een deel van de oude verbeterpunten opnieuw in deze brief opgenomen. Inrichting duurzaam (digitaal) informatiebeheer – afbouwen hybride informatiehuishouding De afgelopen maanden is door uw organisatie via het programma i-Grip extra ingezet op het op orde krijgen van de randvoorwaarden die de Archiefwet voorschrijft voor een betrouwbaar digitaal informatiebeheer. De instrumenten die daarbij horen (zoals vervangingsinstrumenten, digitale bewaarstrategie, informatiebeleidsplan) zijn nodig om de papieren informatiestroom geheel af te kunnen bouwen en de digitale dossiers als formeel leidend aan te kunnen wijzen. De extra inzet moet de komende periode gaan leiden tot het daadwerkelijk afronden en invoeren en onderhouden van deze instrumenten. Dit vraagt een duidelijke sturing hierop, een blijvende inzet van voldoende capaciteit en deskundigheid en een strakke maar realistische planning binnen het programma i-Grip.

Het is van belang om de voortgang van i-Grip intensief te blijven rapporteren naar de directie. Het kwaliteitssysteem waarmee u al een aantal jaren de informatiehuishouding periodiek toetst en op directieniveau rapporteert, functioneert goed. Het is van belang de samenhang tussen dit kwaliteitssysteem en de voortgangsbewaking van i-Grip te blijven borgen. Verbeterpunten: 1. Zorg voor het vaststellen en/of het invoeren van het informatiebeleidsplan en de digitale bewaarstrategie. 2. Regel de formele vervanging door het opstellen van het vervangingshandboek en het vervangingsbesluit. Pas deze instrumenten ook toe zodat daarmee de papieren stukkenstroom formeel afgebouwd kan worden. 3. Actualiseer uw verouderde Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer, zodat daarmee de rollen en verantwoordelijkheden voor het informatie- en archiefbeheer duidelijk vastliggen. Formaliseer daarmee ook de aanwijzing van uw gemeentearchivaris, in lijn met de aankomende nieuwe Archiefwet. Zorg voor de invoering van het Strategisch Informatie Overleg (SIO). Grip krijgen op alle informatiestromen Binnen i-Grip wordt gewerkt aan het in beeld brengen van alle applicaties, bijbehorende processen en informatie. Dit overzicht is nog niet compleet en de informatiestromen in de applicaties zijn nog niet in het geheel onder beheer van informatiespecialisten gebracht. Verbeterpunt: 4.

Breng alle informatiestromen, inclusief de decentrale vakapplicaties en mailboxen in beeld en onder deskundig informatiebeheer. Selectie en vernietiging De afgelopen periode zijn eerste stappen gezet om de verplichte vernietiging van digitale bestanden uit te voeren: naast het beschrijven van een generiek vernietigingsproces, het opstellen van een plan van aanpak voor de vernietiging, is een begin gemaakt met de daadwerkelijke vernietiging uit de vakapplicatie Wmo-ned en is de

2 van 4

voorbereiding van de vernietiging uit het centrale zaaksysteem Mozard gestart. Hiermee kan de ontstane achterstand van digitale vernietiging (sinds 2013) de komende periode worden weggewerkt. Verbeterpunt: 5. Voer de vernietiging van de digitale centrale en decentrale bestanden uit, op basis van het vastgestelde vernietigingsproces. Zorg daarmee voor tijdige vernietiging uit alle (zaak)systemen, schijven en mailboxen met archiefwaardige informatie. Overbrenging van archiefbescheiden – e-depot Er is in 2024 gewerkt aan de bewerking van het papieren jarenblok 1991-1999. Hoewel de archiefblokken tot en met 1999 al wel zijn geïnventariseerd en in de gemeentelijke archiefbewaarplaats zijn geplaatst, is nog niet de formele overbrenging uitgevoerd. De openbaarheid van de informatie is niet goed geregeld in verplichte verklaringen van overbrenging of overeenkomsten voor bewaring en/of schenking. Dit alles betekent dat u niet voldoet aan de wettelijke verplichting om archieven na 20 jaar in geordende en toegankelijke staat over te brengen. Met de aankomende nieuwe Archiefwet die een kortere overbrengingstermijn voorschrijft, wordt deze achterstand wel nijpender. Dit betekent namelijk dat een groot deel van uw informatiebeheer veel sneller toegankelijk moet worden voor de burger.

Gezien het snelgroeiend aantal digitale archiefbestanden die op termijn voor blijvende bewaring in een e-depot opgenomen moeten worden, is het noodzakelijk dat u daar ook een voorziening voor gaat treffen. Tot nu toe is dat nog niet gebeurd. Verbeterpunten: 6. Rond de bewerking en de overbrenging van de archiefblokken af die volgende de wettelijke termijnen al overgebracht moeten zijn naar uw gemeentearchief. Zorg daarbij ook voor het opstellen van verklaringen van overbrenging en overeenkomsten van bewaring/schenking voor alle archieven in uw archiefbewaarplaats. 7. Tref de voorbereidingen voor het inrichten van een -depot. Informatiehuishouding bij samenwerkingsvormen / verbonden partijen Bij uitbesteding van gemeentelijke taken aan verbonden partijen blijft de gemeente eindverantwoordelijk, ook voor het goed regelen van het informatiebeheer. Met de meeste verbonden partijen waar de gemeente Veenendaal aan deelneemt, zijn geen praktische beheersafspraken voor het informatiebeheer gemaakt. Dit brengt risico’s op informatieverlies, te weinig of te veel vernietiging, niet nakomen privacywetgeving met zich mee. Verbeterpunt 8. Maak met alle verbonden partijen en gemeenschappelijke regelingen praktische beheersafspraken voor het informatie- en archiefbeheer (o.a.

hoe worden digitale dossiers opgebouwd en overgedragen als de samenwerking verandert of ophoudt, afspraken over tijdige vernietiging). Maak die afspraken in ieder geval dit jaar met de ODRU, gezien de aankomende fusie met de RUD. Toets deze afspraken periodiek via uw kwaliteitssysteem. Tot slot Hiermee is voor ons deze toetsingsronde afgerond. We gaan ervanuit dat u onze verbeterpunten, in overleg met uw archivaris en gemeentelijke archiefinspecteur, doorvoert. Tussentijds bespreken wij graag de vorderingen van het verbetertraject. Eind 2025 beoordelen wij de uitvoering van de Archiefwet opnieuw. De volledige toezichtinformatie over de periode 2024-2025 ontvangen wij graag uiterlijk 15 september 2025. Wij verzoeken u om in deze informatie ook weer aan te geven hoe het gaat met de uitvoering van de aanbevelingen.

3 van 4

Naast toezicht op uw informatie- en archiefbeheer, toetsen wij ook uw taakuitvoering op de terreinen omgevingsrecht, huisvesting vergunninghouders en financiën. Vanwege een ander beoordelingsritme door wettelijke bepalingen, ontvangt u hiervan op een ander tijdstip onze toezichtbrieven. Een afschrift van deze brief sturen wij ter kennisgeving aan uw gemeenteraad. Wij publiceren de resultaten van ons toezicht op de IBT-kaart. Voor deze kaart en meer informatie over de IBTwerkwijze kunt u terecht op www.provincie-utrecht.nl/interbestuurlijktoezicht. Deze brief wordt via de IBTkaart ook toegankelijk.

Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van Utrecht, Namens hen,

H.J.J.M. Bakker Gedeputeerde Klimaat & Circulaire samenleving, Water & Bodem, Financiën, Grondzaken, Organisatie en Participatie

4 van 4