LIS2025.18b 2.1 Collegereactie - Boardletter 2024

nr. LIS2025.18 cat. B

Telefoonnummer

Control A. Ilazi (0318) 538 016

Documentnummer

2216693

Datum

16 december 2024 Reactie op de boardletter 2024

Afdeling Behandeld door

Onderwerp

Aan de gemeenteraad

Geachte leden van de raad,

De interimcontrole 2024 is afgerond en Stolwijk Kelderman (onze accountant) heeft de bijbehorende boardletter 2024 aan u verstrekt (zie bijlage). Deze interimcontrole vormt een belangrijk onderdeel van de controle van de jaarrekening 2024 en richt zich voornamelijk op de interne beheersing binnen de organisatie. Hierbij worden zowel de interne beheersingsomgeving als de toegepaste controlemaatregelen geanalyseerd en beoordeeld. Bovendien heeft de controle tot doel tijdig aandachtspunten voor de jaarrekening 2024 te signaleren en te communiceren. Omdat een goede interne beheersing het hele jaar door essentieel is, wordt een aanzienlijk deel van de interimcontrole al in de tweede helft van het boekjaar uitgevoerd. De boardletter biedt ons vervolgens de gelegenheid om op basis van de bevindingen verdere verbeteringen door te voeren. De boardletter bevat aanbevelingen ter versterking van de interne beheersing, voorstellen voor aanvullende controles met betrekking tot de jaarrekening en relevante ontwikkelingen voor gemeenten. Als organisatie nemen wij deze aanbevelingen serieus en gaan we er voortvarend mee aan de slag. Kernboodschap Stolwijk Kelderman constateert dat de organisatie proactief handelt in het opvolgen van eerder gerapporteerde bevindingen en beoordeelt zowel de algemene beheersing als de geïdentificeerde aandachtspunt positief.

Bij de algemene beheersing wordt opgemerkt dat de meeste interne risico’s door de organisatie zijn afgedekt. Daarnaast wordt benadrukt dat de organisatie zich adequaat heeft voorbereid op het zogeheten “ravijnjaar”. Het college waardeert dat een conceptversie van de boardletter voorafgaand aan de vaststelling is besproken met de portefeuillehouder Financiën en de directeur Bedrijfsvoering. Tevens hecht het college eraan te benadrukken dat het, net als de accountant, de bestaande samenwerking als zeer prettig en constructief ervaart. Algemene beheersing en aandachtspunt Raad De accountant rapporteert in de boardletter over één aandachtspunt dat door de Raad is meegegeven. Daarnaast geeft de accountant een aantal ontwikkelpunten rondom de algemene beheersing weer. Aandachtspunt: Welke financiële ontwikkelingen in de zin van kansen en risico’s, worden er gezien voor de gemeente om rekening mee te houden voor de toekomst? In 2026 ontstaat financiële onzekerheid doordat het huidige financieringssysteem voor gemeenten afloopt en de nieuwe systematiek pas in 2027 ingaat. Hierdoor vervalt de koppeling tussen Raadhuisplein 1 • 3901 GA Veenendaal • Postbus 1100 • 3900 BC Veenendaal Tel. (0318) 538 538 • Fax (0318) 510 414 • www.veenendaal.nl • www.veenendaal.nl/vraag

Kenmerk 2216693 Pagina 2 rijksuitgaven en het gemeentefonds, met een structurele korting van € 2,3 miljard als gevolg. Ondanks deze uitdagingen en het resterende tekort van € 2,6 miljoen in 2026 hebben we als organisatie adequaat ingespeeld op de relevante ontwikkelingen. Wij blijven deze ontwikkelingen nauwlettend volgen en zullen kansen die zich voordoen optimaal benutten door actief de samenwerking met het Rijk op te zoeken en onze investeringen slimmer in te zetten. Ontwikkelpunten algemene beheersing We blijven onze algemene beheersing doorontwikkelen en zetten daarbij gericht instrumenten in om de belangrijkste financiële risico’s te beheersen. Onze werkwijze voor de rechtmatigheidsverantwoording en de opvolging van aanbevelingen van de accountant wordt voortgezet. De belangrijkste aandachtspunten liggen bij inkopen en factuurverwerking, personeel, IT en informatiebeveiliging en fiscaliteit. Deze punten hebben onze aandacht, waarbij de opvolging van inkopen en factuurverwerking wordt meegenomen bij het project Inkopen tot Betalen (ITB). Aanbevelingen interne beheersing bedrijfsvoering Naar aanleiding van de gehouden interim-controle met betrekking tot de interne beheersing van de bedrijfsvoering is het vaststellen van de prestaties van de inkopen door de accountant als belangrijkste risico aangemerkt. Hieronder hebben we dit nader toegelicht.

Prestatieleveringen inkopen De accountant heeft geconstateerd dat prestatielevering niet altijd zichtbaar is vastgelegd in het financiële pakket, wat het risico op onterechte betalingen vergroot. De procesafspraken uit 2021 zijn in 2024 verder aangepast, maar de archivering van bewijsstukken blijft een aandachtspunt. Met betrekking tot het jaar 2024 worden opnieuw steekproeven uitgevoerd om de getrouwheid vast te stellen. De opvolging van deze bevinding wordt verder meegenomen bij het project Inkopen tot Betalen (ITB). Opvolging van de aanbevelingen Op basis van deze boardletter worden, net als vorig jaar, acties uitgezet om de benodigde (controle)werkzaamheden voor de jaarrekeningcontrole 2024 uit te voeren. Deze acties zijn uiterlijk april 2025 afgerond. Daarnaast zal op basis van een plan van aanpak per onderwerp/ontwikkeling bezien worden welke acties binnen de organisatie uitgezet worden en zal periodieke monitoring hierop plaatsvinden. Over de voortgang rapporteren we in de P&C-cyclus, specifiek bij de tweede bestuursrapportage. Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Veenendaal,

Sjoukje Deelstra gemeentesecretaris

Gert-Jan Kats burgemeester

Raadhuisplein 1 • 3901 GA Veenendaal • Postbus 1100 • 3900 BC Veenendaal Tel. (0318) 538 538 • Fax (0318) 510 414 • •