LIS2025.18a Boardletter 2024 Veenendaal (w.g.)
Tekst van het document
LIS2025.18 cat. B
Gemeente Veenendaal
Boardletter 2024 11 december 2024 | Definitief
Definitief
Bedankt voor het vertrouwen Aan de gemeenteraad van de gemeente Veenendaal Doetinchem, 11 december 2024 459601/HdF/NK Als onderdeel van de controle van de jaarrekening over het boekjaar 2024 van uw organisatie hebben we een interim controle uitgevoerd. Naar aanleiding van deze controle ontvangt u onze bevindingen en aanbevelingen, die dienen als constructieve input voor de directie en het College als onderdeel van het continue proces van het veranderen en verbeteren van de beheersing van uw organisatie. Onze interim controle voldoet aan het Nederlands recht en de geldende controlestandaarden. We benadrukken dat onze controle niet specifiek gericht is op fraudeopsporing. De verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude ligt bij de directie, niet bij de accountant. De accountant is wel verantwoordelijk voor het overwegen van fraude gerelateerde risico's in de controleplanning en -uitvoering. Voor een nadere toelichting verwijzen wij naar de opdrachtbevestiging. Tot slot willen wij onze dank uitspreken voor de medewerking die ons gedurende de uitvoering van onze werkzaamheden is verleend en de prettige wijze van samenwerking. Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman Accountants Fiscalisten {{esl:Signer1:capture:size(200,65)}}
{{esl:Signer2:capture:size(200,65)}}
w.g. dhr. R.H. Gosselink-Wolbrink RA
w.g. mevr. H.G.J. de Feiter-Aalderink RA
2
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Raad
Algemene beheersing
Beheersing processen
Afsluiting
3
Definitief
Samenvatting Ontwikkelingen in de organisatie De gemeente heeft zich voorbereid op het 'ravijnjaar' 2026 door heroverwegingen van € 16,8 miljoen. Er resteert nog een verwacht tekort van € 2,6 miljoen in 2026. De Omgevingswet is in werking getreden. Het proces is daarop aangepast. Per 1 januari 2025 zal de inning van de lokale heffingen van Veenendaal, Renswoude en Rhenen worden overgedragen aan de gemeenschappelijke regeling GBLT.
Beheersing processen Er zijn goede instrumenten voor een degelijke interne beheersing. U heeft soms gekozen voor controles achteraf, die daarmee zeer belangrijk zijn. U neemt onze adviezen ter harte daar waar het kan, of zoekt andere oplossingen. De meeste interne risico’s zijn afgedekt.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Raad
Planning en control cyclus Ten opzichte van de Programmabegroting 2024 is per saldo een nadeel ontstaan van € 2,4 miljoen op basis van de 3e bestuursrapportage.
IT en informatiebeveiliging De gemeente Veenendaal beheert de IT-omgeving zelf en biedt diensten aan omliggende gemeenten, met een focus op informatiebeveiliging volgens de BIO-normen en bewustwording van cyberrisico's. Voorbereidingen worden getroffen voor de NIS2richtlijn en de nieuwe Cyberbeveiligingswet, terwijl een Data Privacy Officer toezicht houdt op de naleving van de AVG. Risico’s De belangrijkste risico’s voor de jaarrekening en onze controlewerkzaamheden daarop zijn de zekerheden in de controle op de grondexploitaties en de prestaties in de zorg.
Algemene beheersing
Beheersing processen
4
Definitief
Aandachtspunt van de raad De auditcommissie heeft aan ons één aandachtspunt meegegeven voor de controle van 2024: Welke financiële ontwikkelingen in de zin van kansen en risico’s, worden er gezien voor de gemeente om rekening mee te houden voor de toekomst.
In de begroting van 2024 laten de jaren 2026 en 2027 tekorten zien. Door intensieve heroverwegingen is in de begroting 2025-2028 een maatregelenpakket op diverse taken doorgevoerd wat heeft geleid tot € 16,8 miljoen vermindering van het tekort in 2028.
Ravijnjaar 2026 Het jaar 2026 wordt ook wel het ravijnjaar genoemd, omdat het bestaande systeem voor de financiering van gemeenten eind 2025 afloopt en de nieuwe systematiek pas in 2027 van start gaat. Dit creëert een jaar van financiële onzekerheid. De hoogte van de berekening van de algemene uitkering wordt gekoppeld aan de nominale ontwikkeling van het Bruto Binnenlands Product. De koppeling tussen de rijksuitgaven en het gemeentefonds komt te vervallen. In 2026 wordt landelijk in het gemeentefonds een structurele korting van € 2,3 miljard verwacht.
Er resteert nog wel een tekort van € 2,6 miljoen in 2026. Hieronder is dit aangegeven.
Veenendaal In deze grafiek is de ontwikkeling van de algemene uitkering voor Veenendaal aangegeven.
Exploitatie saldo na mutaties reserves (X € 1.000) Jaar
Begroting 2024
2025
€
3.844 €
63
2026
€
-8.584 €
-2.615
2027
€
-10.387 €
38
€
20
2028
Begroting 2025
(bron: programmabegroting 2025)
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Raad
Algemene beheersing
Beheersing processen
5
Definitief
Aandachtspunten van de raad De financiële ontwikkelingen voor de gemeente Veenendaal omvatten zowel kansen als risico's die van invloed kunnen zijn op de begroting van 2025.
De energietransitie en klimaatadaptatie vereisen aanzienlijke investeringen, wat de financiële druk kan verhogen. Daarnaast vormen de grenzen van de capaciteit van het elektriciteitsnet een uitdaging voor de verdere uitrol van duurzame energieoplossingen.
Kansen Er zijn kansen door de samenwerking met het Rijk te versterken. Door slim te investeren in de hoofdambities van Veenendaal kan de gemeente aanspraak maken op grote investeringsfondsen van de rijksoverheid (Regiodeal Foodvalley).
Relatie naar de Begroting 2025 De begroting 2025 van de gemeente Veenendaal houdt rekening met deze kansen en risico's door:
Het kabinet heeft aangegeven bereid te zijn om met gemeenten in gesprek te gaan over de uitvoerbaarheid van ambities, wat kansen biedt voor gezamenlijke projecten.
Investeringen in duurzaamheid: er wordt geïnvesteerd in de energietransitie en circulaire economie om de lokale economie te versterken en duurzaamheidsdoelen te bereiken.
In de organisatie kan verder gezocht worden naar optimalisatie van processen, bijvoorbeeld om door middel van digitalisering van diensten data-gedreven beslissingen te nemen. Ook kan lean management bijdragen aan efficiëntere processen.
Optimalisatie van processen: digitalisering en data-gedreven beslissingen worden bevorderd om kosten te besparen en efficiëntie te verhogen.
Risico’s Naast kansen zijn er ook risico’s in de gemeentelijke begroting, zoals de stijgende kosten in de Jeugdzorg. Door de toenemende vraag en beperkte sturingsmogelijkheden kan de financiële stabiliteit worden beïnvloed. Verder is er onzekerheid over de financiering van projecten, zoals in de preventie en gezondheid, het Integraal Zorg Akkoord (IZA) en het Gezond en Actief Leven Akkoord (GALA). Hoewel er middelen zijn voor onderwijsachterstandenbeleid, zijn er zorgen over de toekomstige financiering.
Samenwerking en financiering: de gemeente zoekt actief naar samenwerking met het Rijk en andere partners om extra middelen te verkrijgen en gezamenlijke projecten te realiseren. Vooruitplannen en risicomanagement: door vooruit te plannen en risico's te beheren, probeert de gemeente de impact van verwachte tekorten en stijgende kosten te beheersen. Deze aanpak helpt Veenendaal om de financiële stabiliteit te waarborgen en tegelijkertijd te blijven investeren in de toekomst van de gemeente.
Voor de organisatie zijn er economische uitdagingen zoals de krapte op de arbeidsmarkt. Door de noodzaak om kwalitatief personeel aan te trekken en te behouden, kunnen de kosten verhogen. Ook het verdwijnen van ervaring kan nadelig zijn. Hoge inflatie kan de gemeentelijke begrotingen onder druk zetten.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Raad
Algemene beheersing
Beheersing processen
6
Definitief
Algemene beheersing: Ons beeld van de organisatie Algemeen De organisatie is, net als in voorgaande jaren, volop in ontwikkeling. Een aantal adviezen uit onze voorgaande managementletters zijn in 2024 opgevolgd en diverse zijn onderhanden. Wij hebben ook nieuwe adviezen. In 2024 is de monitoring van de opvolging per kwartaal voortgezet. In de 2e bestuursrapportage is aan de Raad een terugkoppeling gegeven over de voortgang. Liquiditeit In 2024 en 2025 kampt de gemeente met liquiditeitstekorten door de financiering van nieuwe investeringen en de betaling van rente en aflossing van leningen. Deze tekorten worden aangevuld met kasgeldleningen en langlopende leningen. De gemeentelijke schuld stijgt, met een verwachte netto schuld van € 153 miljoen per 1 januari 2025, oplopend tot € 277,8 miljoen eind 2028 door het meerjareninvesteringsplan. Ondanks deze stijging toont de begroting aan dat er voor de benodigde financiering voldoende ruimte is binnen de kasgeldlimiet en de renterisiconorm. Lokale heffingen Uit het rapport van de waarderingskamer over het afgelopen jaar blijkt een verbetering in de processen. De waardering is gestegen van 2 naar 4 sterren. Per 1 januari 2025 zal de inning van de lokale heffingen van Veenendaal overgedragen worden aan de gemeenschappelijke regeling GBLT. De werkzaamheden voor de gemeenten Renswoude en Woudenberg gaan mee.
Bij uitbesteding is het belangrijk dat er goede verantwoordings- en controle-informatie is. Er is aangesloten op de GR, waardoor dit is geregeld, geeft het management aan.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Raad
Algemene beheersing
Beheersing processen
Omgevingswet Op 1 januari 2024 is de Omgevingswet van kracht geworden. De Omgevingswet vereenvoudigt en bundelt alle regels voor ruimte, wonen, infrastructuur, milieu en water in Nederland. Het doel is om projecten sneller en gemakkelijker uit te voeren, met minder bureaucratie. Deze wet zorgt ervoor dat burgers, bedrijven en overheden beter kunnen samenwerken bij ruimtelijke ontwikkelingen. Om de Omgevingswet uit te kunnen uitvoeren hebben gemeenten verordeningen en processen moeten aanpassen. Een belangrijke nieuwe stap in het proces binnen deze wet is de participatie. De aanvrager kan de omgeving bij het project betrekken door middel van participatie. Uw gemeente heeft de verordeningen aangepast. Het proces is waar nodig ook aangepast. Er wordt nu onderscheid gemaakt tussen een bouwtechnische aanvraag en een omgevingsplanactiviteit. De meeste bouwwerken vallen in klasse 1. Daarvoor wordt de inhoudelijke beoordeling van het bouwwerk niet meer door de gemeente gedaan, maar door een kwaliteitstoetser. De gemeente legt hiervoor ook geen leges op. In de praktijk blijkt dat burgers niet altijd weten dat een kwaliteitstoetser moet worden ingeschakeld. De aanvraag komt dan bij de gemeente terecht. Voor de registratie van de omgevingsvergunningen wordt de software applicatie CLO gebruikt.
De VNG is nog in overleg met het Rijk over de Wet kwaliteitsborging om nadere afspraken te maken over verantwoordelijkheden, financiële consequenties en ondersteuning bij de implementatie voor gemeenten. Gemeenten worden geconfronteerd met uitdagingen zoals verlies van toezichtstaken, onduidelijkheid over aansprakelijkheid en een verhoogde handhavingsdruk.
7
Definitief
Algemene beheersing: Ons beeld van de organisatie Voortgang uitvoering investeringen De investeringsagenda heeft een omvang van € 15,4 miljoen in de begroting 2024 voor het jaar 2024. Dit betreft 35 kredieten. In de eerste bestuursrapportage zijn 2 nieuwe kredieten aangevraagd en in de tweede bestuursrapportage is voor twee bestaande kredieten een extra aanvraag gedaan. Wij hebben het College van B&W geadviseerd in de jaarrekening een aansluiting te maken met de beschikbaar gestelde kredieten uit de begroting, de bestedingen en eventuele restanten.
Inkoopbeleid In het, sinds 2017 geldende inkoopbeleid van uw organisatie, is vastgesteld welke inkoopprocedure gevolgd dient te worden bij welke omvang van de inkopen. Hierbij wordt verwezen naar de te hanteren procedures volgens de drempels van de gids proportionaliteit. In de gids zijn echter geen concrete bedragen aangegeven, alleen richtlijnen. De concretisering van de bedragen is weergegeven op intranet van de gemeente Veenendaal en daarmee bekend bij de personeelsleden. Wij hebben het College van B&W geadviseerd het inkoopbeleid te actualiseren en daarin de harde grenzen voor de inkoopprocedures ook op te nemen.
Doelmatigheidsonderzoeken Er is een verordening voor het uitvoeren van doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken uit 2004. De afgelopen jaren is strikt genomen niet voldaan aan de frequentie van de onderzoeken zoals deze in de verordening zijn opgenomen. Voor het uitvoeren van dergelijke onderzoeken zijn middelen en capaciteit een voorwaarde. Uiteraard zijn er wel onderzoeken geweest, maar zijn deze niet aan de verordening gekoppeld. Wij hebben het College van B&W geadviseerd de verordening te actualiseren en ook de onderzoeken in 2025 wel uit te voeren om zo ook een stimulans te geven aan het lerend vermogen van de organisatie. Ook kunt u er voor kiezen een minder strenge verordening op te stellen, door - met toestemming van de Raad - alleen de mogelijkheid van doelmatigheidsonderzoeken door het College op te nemen.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Raad
Algemene beheersing
Beheersing processen
8
Definitief
Algemene beheersing: Ons beeld van de organisatie Fiscaliteiten
In het verleden is een afspraak met de Belastingdienst gemaakt over (de berekeningswijze van) het gehanteerde mengpercentage. Het betreft een afspraak uit 2014.
Convenant Horizontaal Toezicht De Belastingdienst heeft in het kader van de doorontwikkeling van het horizontaal toezicht alle bestaande convenanten in Nederland eenzijdig opgezegd. De Belastingdienst heeft het horizontaal toezicht doorontwikkeld. In de kern betekent dit dat minder organisaties in aanmerking komen voor individueel horizontaal toezicht. Organisaties die er nog wel voor in aanmerking blijven komen wordt een actievere invulling dan voorheen gevraagd. Uw organisatie staat wel open voor een nieuw convenant ‘Doorontwikkeld Horizontaal Toezicht’. Hierover zullen gesprekken plaatsvinden met de Belastingdienst. Ter voorbereiding hierop is door een externe partij een overzicht gemaakt van de belangrijkste risico’s.
Wij hebben het College van B&W geadviseerd de BTW-labelling integraal te laten beoordelen door een externe partij.
Samenvatting
Aandachtspunten Raad
Algemene beheersing
Vennootschapsbelasting In het kader van de Wet modernisering VPB-plicht overheidsondernemingen is in het verleden advies ingewonnen bij een externe accountant. Uiteindelijk heeft dit geleid tot afspraken met de Belastingdienst over de VPB-positie van het grondbedrijf van de gemeente. Hieruit blijkt dat de gemeente uitsluitend VPB-plichtig voor het belang in Ontwikkelingsbedrijf Veenendaal-Oost C.V. Ten aanzien van de waardering op de fiscale openingsbalans zijn schriftelijke afspraken met de Belastingdienst gemaakt.
BTW Wij hebben het BTW proces beoordeeld. In de afgelopen jaren is de BTW-labelling (per kostenplaats) in het financiële pakket niet beoordeeld. Er wordt wel op een aantal facturen interne controle uitgevoerd om te bepalen of de btw-verwerking juist is.
Inhoudsopgave
Wij hebben het College van B&W geadviseerd de afspraken met de Belastingdienst voor wat betreft de te gebruiken methodiek van het mengpercentage te actualiseren.
Beheersing processen
In de komende jaren wordt gewerkt aan Spoorzone, een nieuw stedelijk gebied. Wij hebben het College van B&W geadviseerd om ook met betrekking tot Spoorzone te beoordelen of sprake is van VPB-plicht. Indien dit het geval is adviseren wij het College van B&W om de waardering op de fiscale openingsbalans met de Belastingdienst af te stemmen, voordat de jaarrekening wordt opgesteld.
9
Definitief
Algemene beheersing: Ons beeld van de organisatie Veronderstellingen inzake financiële risico’s in relatie tot de financiële positie In de controleverklaring rapporteren wij over de continuïteit van de gemeente, de veronderstellingen voor financiële risico’s in relatie tot de financiële positie. Voor uw organisatie hebben wij in dit kader de volgende aspecten beoordeeld: - het proces van risico-inschatting; - de bepaling van het beschikbare weerstandvermogen; - de omvang van het beschikbare weerstandsvermogen ten opzichte van het benodigde weerstandsvermogen; - de uitkomsten van het toezicht door de provincie. Het proces van risico-inschatting bij uw organisatie De risico’s worden - bij het opstellen van de P&C–documenten - viermaal per jaar geactualiseerd. Op basis van de onderkende risico’s wordt een inschatting van het financiële risico en de kans per risico in een specifiek risicosysteem Naris opgenomen en berekend.
Nota Weerstandsvermogen Een nota Weerstandsvermogen beschrijft hoe een gemeente haar financiële weerbaarheid beoordeelt en beheert door risico’s te identificeren, te kwantificeren en te vergelijken met de beschikbare weerstandscapaciteit. Door een nota Weerstandsvermogen vast te laten stellen worden de uitgangspunten bevestigd door de raad. Nu zijn deze opgenomen in de P&C documenten en worden daarin verhuld besluiten voorgelegd, zoals het niet meer meenemen van de stille reserves. Overigens ondersteunen wij het besluit om de stille reserves niet mee te nemen in de berekening van het beschikbare weerstandsvermogen. De omvang van het beschikbare weerstandsvermogen ten opzichte van het benodigde weerstandsvermogen De ratio van het beschikbare weerstandsvermogen ten opzichte van het benodigde weerstandsvermogen (de risico’s maal de kans) laat in de verschillende P&C documenten het volgende beeld zien: P&C document
Ratio
Jaarlijks wordt in overeenstemming met de voorschriften uit het BBV in de jaarstukken een toelichting gegeven van de risico’s ten opzichte van die zijn vermeld in de begroting.
Jaarrekening 2022
2,1
Jaarrekening 2023
2,2
De bepaling van het beschikbare weerstandvermogen Als het beschikbare weerstandsvermogen worden de algemene reserve, de post onvoorzien en de onbenutte belastingcapaciteit meegerekend. De stille reserves worden vanaf de begroting 2024 niet meer meegenomen omdat onderliggende gebouwen niet te gelde kunnen worden gemaakt. Als ondergrens voor de algemene reserve is een bedrag van € 14,4 miljoen vastgesteld. De werkelijke algemene reserve per 31 december 2023 bedraagt € 33,2 miljoen en laat daarmee een hoger bedrag zien.
Begroting 2024
2,7
Begroting 2025
2,9
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Raad
Algemene beheersing
Beheersing processen
Dit geeft aan dat er meer beschikbaar weerstandsvermogen is dan risico’s en daarmee is dit voldoende.
10
Definitief
Algemene beheersing: Ons beeld van de organisatie Toezicht provincie bij uw organisatie In december 2023 heeft de provincie de begroting 2024 beoordeeld en op basis daarvan aangegeven dat deze structureel en reëel in evenwicht is. Over het jaar 2024 voert de provincie regulier repressief toezicht uit. De provincie attendeert uw organisatie op de tekorten als gevolg van het ravijnjaar en de ontwikkelingen in het masterplan `Nieuw theater in de Duivenweide’.
M&O (misbruik en oneigenlijk gebruik) beleid Uw organisatie heeft M&O beleid opgesteld (december 2023). Dit beleid bevat de visie, doelstellingen, kaders en verantwoordelijkheden voor het voorkomen en bestrijden van misbruik en oneigenlijk gebruik in het sociaal domein. Het beleid voor misbruik en oneigenlijk gebruik geeft richting aan de uitvoering, controle en evaluatie binnen de verschillende regelingen die de organisatie uitvoert of handhaaft.
Fraude en integriteit Uw organisatie heeft de verantwoordelijkheid om publiek geld zorgvuldig en rechtmatig te besteden. Dit betekent dat misbruik of oneigenlijk gebruik zoveel mogelijk wordt voorkomen. Door een frauderisicoanalyse op te stellen en een beleid voor misbruik en oneigenlijk gebruik te formuleren, kan de organisatie haar weerbaarheid tegen misbruik en oneigenlijk gebruik vergroten, financiële rechtmatigheid waarborgen, publieke verantwoording versterken en dienstverlening verbeteren. Frauderisicoanalyse Om de risico’s van misbruik en oneigenlijk gebruik in kaart te brengen en te beheersen, kan een frauderisicoanalyse behulpzaam zijn. Een frauderisicoanalyse is een systematische methode om de kwetsbare processen, activiteiten en functies te identificeren, te beoordelen en te prioriteren. Op basis hiervan kan de organisatie passende maatregelen nemen om de preventie, detectie, respons en evaluatie van misbruik en oneigenlijk gebruik te verbeteren. We hebben het College van B&W geadviseerd een frauderisicoanalyse op te stellen.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Raad
Algemene beheersing
Beheersing processen
11
Definitief
Algemene beheersing: Ons beeld van de organisatie Inhuur en wet DBA In de afgelopen jaren zijn de tekorten op de arbeidsmarkt toegenomen. Het gevolg is dat gemeenten (meer) gebruik maken van inhuur. Dit kan zowel via uitzendbureaus als door het gebruik van zelfstandigen zonder personeel (zzp’ers). Gemiddeld wordt bij gemeenten landelijk voor 17% van de loonsom aan inhuur besteed. Bij uw gemeente was dat de afgelopen jaren 20 tot 30%. In de grafiek hieronder zijn de kosten van inhuur van de afgelopen jaren bij uw gemeente weergegeven.
De bevoegdheid om in te huren ligt bij de teammanagers. Ingehuurde medewerkers moeten altijd een integriteitsverklaring tekenen. Er wordt periodiek gerapporteerd aan het directieoverleg. Na de decentralisatie van de budgetten in 2025 zal dit worden gerapporteerd aan de teammanagers. De aanbesteding van inhuur gaat in een aantal gevallen via het dynamische aankoopsysteem Flextender. Dit staat gelijk aan een Europese aanbesteding. De Wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties) bepaalt of iemand als zelfstandige of als werknemer werkt. Dit gebeurt via een contract tussen opdrachtgever en zelfstandige. De Belastingdienst controleert of er geen werkgever-werknemerrelatie is. Als dit wel zo is, kunnen er achteraf belastingen en premies worden geëist. Tot op heden werd de wet niet gehandhaafd. Vanaf 1 januari 2025 gebeurt dit wel. De verwachting is dat in 2025 nog niet te streng wordt opgetreden door de Belastingdienst. Ook komt er een nieuwe wet, de wet VBAR, die duidelijker maakt wanneer iemand als zelfstandige of als werknemer wordt gezien. Deze veranderingen zijn bedoeld om schijnzelfstandigheid tegen te gaan. Wij hebben het College van B&W geadviseerd een onderzoek te doen naar mogelijke arbeidsrelaties bij de inhuur van ZZP’ers.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Raad
Algemene beheersing
Beheersing processen
12
Definitief
Algemene beheersing: Planning en control cyclus De planning & control cyclus is van cruciaal belang voor het effectieve beheer en draagt bij aan het waarborgen van financiële transparantie en verantwoordingsplicht. Deze cyclus biedt de mogelijkheid om inzicht te krijgen in de financiële situatie van de organisatie en stelt de organisatie in staat om tijdig te reageren op zowel financiële uitdagingen als kansen.
Het resultaat laat in de loop van 2024 het volgende verloop zien: Resultaatverloop 2024 (x € 1.000) totaal
Begroting 2024 Het BBV stelt een aantal eisen aan de begroting. Wij hebben uw begroting 2024 aan deze regels getoetst. Wij hebben vastgesteld dat de begroting in de basis voldoet aan de voorschriften uit het BBV.
bestuursrapportage 3
bestuursrapportage 2
Tussentijdse informatievoorziening De tussentijdse informatievoorziening maakt het mogelijk om de financiële prestaties regelmatig te evalueren en, indien nodig, bij te sturen. De tussentijdse informatievoorziening bestaat uit 3 bestuursrapportages die aan de Raad ter besluitvorming worden voorgelegd. In de bestuursrapportages wordt een eventueel tekort of overschot met de algemene reserve verrekend om zo een sluitende begroting te laten zien. Tot en met bestuursrapportage 3 is de verwachting dat in totaal € 2,4 miljoen ten laste van de algemene reserve wordt gebracht. Dit is met name het gevolg van hogere lasten in de jeugdzorg.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Raad
Algemene beheersing
Beheersing processen
bestuursrapportage 1
primitieve begroting -€ 6.000
-€ 4.000
-€ 2.000
€0
€ 2.000
€ 4.000
Jaarrekening In de jaarrekening wordt aan de raad en externe partijen verantwoording afgelegd over de financiële gezondheid en prestaties van de organisatie. Over de jaarrekening rapporteren wij in ons accountantsverslag.
13
Definitief
Algemene beheersing: IT en informatiebeveiliging IT-Omgeving De IT-omgeving is volledig in eigen beheer. Er zijn diverse softwareapplicaties voor de verschillende processen. Het niet goed functioneren van IT-systemen kan verstrekkende gevolgen hebben voor de dagelijkse werkzaamheden en dienstverlening aan burgers. Daarnaast biedt de gemeente Veenendaal diensten aan voor de gemeenten Rhenen, Renswoude, Woudenberg en Scherpenzeel, voor Sportservice Veenendaal en het Centrum voor Jeugd en Gezin (CJG). Informatiebeveiliging Er is informatiebeveiligingsbeleid vastgesteld voor 2021 tot 2025. Dit is gebaseerd op de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Dit is een normenkader voor informatiebeveiliging binnen de overheid. Op basis van dit informatiebeveiligingsbeleid wordt nu een meerjarenplan en tactisch beleid verder uitgewerkt. Daarin wordt nader beschreven wie welke werkzaamheden uitvoert met welke doelstellingen. De bewustwording van de cyberrisico’s wordt onder de aandacht gebracht door dit onder meer te benadrukken in het onboarding programma, berichten op intranet en testen met phishing mails. Het verzorgen van een cybertraining en een cursus digitale zelfverdediging zijn in voorbereiding.
Continuïteitsplan Een continuïteitsplan minimaliseert de impact van een verstoring of een calamiteit in de dagelijkse processen. Er is in 2020 een continuïteitsplan opgesteld. Wij hebben het College van B&W geadviseerd het aanwezige continuïteitsplan te actualiseren, vast te laten stellen en de werking te testen. Gebruikersbeheer Wij hebben de bevoegdheden per applicatie beoordeeld en komen tot de volgende bevindingen waarvan wij adviseren deze aan te passen: Ø Ortax en CLO: er zijn verscheidene medewerkers die een combinatie hebben van meerdere rollen. Ø Key2belastingen: er is geen logging van mutaties in de toegangsrechten. Ø CLO: de applicatie heeft geen mogelijkheid tot het genereren van een lijst met mutaties in rechten en rollen. Ø Rechten Suite: er zijn 6 applicatiebeheerders met alle rechten. Er is geen periodieke beoordeling van de logging van de applicatiebeheerders. Wij hebben het College van B&W geadviseerd de logging van de verschillende applicaties te activeren en periodiek te beoordelen en ook de bestaande rechten periodiek te beoordelen.
In 2020 is het strategisch beleidskader voor de privacy vastgesteld. Dit privacy beleid is bij alle medewerkers bekend en ‘wat te doen bij een datalek’ is ook voldoende onder de aandacht.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Raad
Algemene beheersing
Beheersing processen
14
Definitief
Algemene beheersing: IT en informatiebeveiliging NIS2 De NIS2-richtlijn (Netwerk- en Informatiebeveiliging) is een Europese wet voor betere digitale veiligheid. Bedrijven en organisaties zijn verplicht hun netwerken en systemen beter te beschermen tegen aanvallen. Ook is het noodzakelijk om grote problemen, zoals een hack, te melden. Er worden mechanismen ingesteld voor toezicht en handhaving op de inrichting van de informatiebeveiliging. Een belangrijk onderdeel van NIS 2 is de training van medewerkers om een cultuur van waakzaamheid te creëren. Hierdoor kunnen werknemers proactief bedreigingen identificeren en hierop reageren. Deze punten helpen om de digitale weerbaarheid van organisaties te versterken en de veiligheid van essentiële diensten te waarborgen.
Wij hebben het College van B&W geadviseerd zorg te dragen voor een controle op de leveranciers om de naleving van NIS2-vereisten te waarborgen en de ketenaansprakelijkheid te minimaliseren.
NIS2 zal voor Nederlandse organisaties gaan gelden via de nieuwe Cyberbeveiligingswet. Deze wet is nog niet definitief en zal naar verwachting medio 2025 van kracht worden. De BIO2.0 (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) sluit nauw aan bij de NIS2-richtlijn. Beide kaders leggen de nadruk op het versterken van de digitale weerbaarheid en het melden van incidenten. Door de implementatie van BIO2.0 in uw organisatie, wordt ook voldaan aan de eisen van de NIS2-richtlijn. Uw gemeente heeft de IT-omgeving in eigen beheer. NIS2 is bekend in de organisatie en de organisatie is bekend met eventuele acties voor de naleving van NIS2. Uw organisatie heeft inzichtelijk welke verantwoordelijkheden waar liggen. Er is een trainingsbeleid voor het personeel voor de bewustwording van cyberbeveiligingsrisico’s en -procedures.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Raad
Algemene beheersing
Beheersing processen
15
Definitief Algemene beheersing: Rechtmatigheidsverantwoording Sinds 2023 is de rechtmatigheidsverantwoording verplicht voor lokale overheden. De rechtmatigheidsverantwoording helpt de raad bij het uitvoeren van de controlerende taak. Het College van B&W is verantwoordelijk voor het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. De verantwoording gaat nader in op de naleving van wet- en regelgeving van financiële beheershandelingen door het College van B&W. Een goede en tijdige (verbijzonderde) interne controle is essentieel om een deugdelijke grondslag voor de rechtmatigheidsverantwoording te verkrijgen. De accountant beoordeelt de getrouwheid van deze verantwoording. Het is van belang de verbijzonderde interne controle af te ronden voorafgaand aan de accountantscontrole van de jaarrekening. Onze algemene indruk is dat uw organisatie goed voorbereid is op de rechtmatigheidsverantwoording. De samenwerking met team VIC tijdens de voorbereiding en uitvoering van de interimcontrole verliep uiterst efficiënt en prettig. Financiele verordening en controleverordening In artikel 8a lid 2 van de financiële verordening is aangegeven dat de verantwoordingsgrens jaarlijks wordt bepaald bij het vaststellen van het normenkader. Voor 2024 is de verantwoordingsgrens vastgesteld op 2%. Dit komt overeen met een bedrag van ongeveer € 4,9 miljoen op basis van de begroting 2024.
Normenkader Het normenkader 2024 is in september door de raad vastgesteld. Wij hebben het College van B&W geadviseerd de begroting en aanvullende begrotingswijzigingen op te nemen in het normenkader als basis voor het begrotingscriterium in de rechtmatigheidsverantwoording. Intern controleplan Uw organisatie heeft een intern controleplan voor 2024 opgesteld waarin bovenstaande inhoud is opgenomen. Dit plan is in juli 2024 door het College van B&W vastgesteld. Dit is belangrijk voor het goed en tijdig uitvoeren van de interne controlewerkzaamheden. Voortgang verbijzonderde interne controle De uitvoering van de verbijzonderde interne controle ligt voor een aantal processen in lijn met de planning. Op een aantal processen blijven deze achter doordat de teams de (verbijzonderde) interne controle nog niet hebben opgeleverd. Wij hebben het College van B&W geadviseerd de teams te attenderen op de verplichting tot het tijdig uitvoeren van de (verbijzonderde) interne controle.
Controleprotocol Uw organisatie heeft een controleprotocol vastgesteld, maar deze informatie kan ook worden opgenomen in de controleverordening, waardoor het controleprotocol kan komen te vervallen, voor zover gewenst. Wij hebben het College van B&W geadviseerd het geldende controleprotocol op overheid.nl te publiceren.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Raad
Algemene beheersing
Beheersing processen
16
Definitief Algemene beheersing: Rechtmatigheidsverantwoording Opvolging aanbevelingen voorgaand jaar Door de opvolging van de aanbevelingen te toetsen, kan de organisatie leren van eerdere ervaringen. Dit stelt de organisatie in staat om hun interne controleprocessen voortdurend te verbeteren en aan te passen aan veranderende omstandigheden en nieuwe risico’s. De opvolging van de aanbevelingen uit voorgaande jaren wordt vanuit de teams aangegeven. Europese aanbestedingen De uitkomsten van de tussentijdse controle op de juiste inkoopprocedure van januari tot en met april geven een aantal onrechtmatige inkoopprocedures aan met vooralsnog een omvang van € 639.000.
Software voor (verbijzonderde) interne controle De gemeente gebruikt de software applicatie KIC voor het uitwerken van de verbijzonderde interne controle van het sociaal domein. De posten waarop verbijzonderde interne controle wordt uitgevoerd, worden vanuit KIC geselecteerd. Om te waarborgen dat de ingevoerde data betrouwbaar is, hebben wij het College van B&W geadviseerd: - De logging van de toegangsrechten van KIC jaarlijks te beoordelen; - Een aansluiting te maken tussen de data uit de subadministratie, de data in de financiële administratie en de ingelezen data in KIC.
Intern inkoopbeleid Er is in 2024 nog geen verbijzonderde interne controle uitgevoerd op het inkoopbeleid op inkopen onder de Europese aanbestedingsgrens. Deze uitkomsten zullen niet meegenomen worden in de rechtmatigheidsverantwoording. Maar de kadernota rechtmatigheid schrijft wel voor dat over het veelvuldig niet naleven van de gids proportionaliteit wel gerapporteerd dient te worden in de paragraaf Bedrijfsvoering. Wij hebben het College van B&W geadviseerd verbijzonderde interne controle uit te voeren op het inkoopbeleid op inkopen onder de Europese aanbestedingsgrens.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Raad
Algemene beheersing
Beheersing processen
17
Definitief Inzicht in de ontwikkeling van de beheersing van de processen Samenvatting Bij onze controle hebben we een aantal risico’s onderkend. De meeste van deze risico’s hebben zowel een lage impact als kans dat deze zich voordoen. Het belangrijkste risico is het vaststellen van de prestaties van de inkopen. In onze vorige rapportages hebben we een aantal aanbevelingen gedaan. Als deze nog niet of nog niet helemaal zijn afgewikkeld hebben we deze opnieuw als risico c.q. aanbeveling opgenomen. In 2024 zijn er een aantal aanbevelingen geheel opgevolgd door de organisatie, diverse aanbevelingen zijn onderhanden en wij hebben 8 nieuwe aanbevelingen gedaan. Wij hebben het College van B&W een aantal aandachtspunten meegegeven voor het opstellen van de jaarrekening. Deze hebben deels betrekking op de nog uit te voeren interne controlewerkzaamheden om de hiernaast beschreven risico’s af te dekken. Wij zullen deze werkzaamheden zoveel mogelijk begin 2025 beoordelen.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Raad
Algemene beheersing
Beheersing processen
18
Definitief
Afsluiting Afsluiting Deze boardletter is een samenvatting van de managementletter. Deze is tot stand gekomen in overleg met en na afstemming met de betrokken ambtenaren en het College van B&W. Deze boardletter wordt besproken in de auditcommissie. We vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn en zijn graag bereid nadere informatie te verstrekken. Mede namens het team van Stolwijk Kelderman willen wij onze waardering uitspreken voor onze samenwerking tijdens de controle van uw organisatie. Dank voor het vertrouwen in ons. We kijken uit naar toekomstige samenwerking om uw doelen te bereiken. Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman Accountants Fiscalisten {{esl:Signer1:capture:size(200,65)}}
{{esl:Signer2:capture:size(200,65)}}
w.g. dhr. R.H. Gosselink-Wolbrink RA
w.g. mevr. H.G.J. de Feiter-Aalderink RA
19
Samen bouwen aan duurzaam succes Als ondernemer, manager of bestuurder dealt u dagelijks met veranderingen. Dan is het prettig om voor cijfers, financiële processen en fiscale vraagstukken zekerheid in te bouwen. Wij zijn graag die specialist dichtbij, die altijd een extra stap voor u zet en die naast de data altijd de mens ziet. q Zullen we samen bouwen aan uw duurzame succes?