LIS2024 28a Onderzoeksplan Rekenkamer 2024
Tekst van het document
Rekenkamer Veenendaal
Onderzoeksplan 2024
Voorwoord
Onderzoeken in 2024
Werkwijze
Budget
Bijlage(n)
Inhoud Voorwoord
3
Onderzoeken in 2024
4
Werkwijze
6
Budget
7
Bijlage(n)
8
Onderzoeksplan 2024 | 2
Voorwoord
Onderzoeken in 2024
Werkwijze
Budget
Bijlage(n)
Voorwoord Het afgelopen jaar kenmerkte zich door veel werkzaamheden in relatie tot de omvorming naar een rekenkamer. De raad maakte de keuze voor een lokale rekenkamer met drie leden. Nadat ook de formele kant daarvan, in een verordening en nieuw reglement, was vastgelegd kon per september 2023 de officiële start als rekenkamer worden gemaakt. De raad heeft een klankbordgroep ingesteld als aanspreekpunt en sparringpartner voor de rekenkamer. De klankbordgroep heeft met ons nieuwe onderzoeksonderwerpen geïnventariseerd; onderwerpen die nu leven bij de raadsfracties. Uit deze groslijst zijn door ons een drietal onderwerpen geselecteerd waarnaar in 2024 onderzoek zal worden gedaan. Bezien wordt of het gaat om een volledig rekenkameronderzoek of dat de onderwerpen zich meer lenen voor een rekenkamerbrief dan wel een quick scan. De onderzoeksonderwerpen voor 2024 zijn respectievelijk: - ICT-Campus - Beheer openbaar groen - Artificial Intelligence gebruik door de gemeente Daarnaast worden twee onderzoeken, die medio 2023 zijn gestart, in het eerste halfjaar 2024 afgerond en gepubliceerd. Dit betreft het onderzoek naar Strategische Personeelsplanning en inhuur externen en de uitvoering van het Welzijnsbeleid. Via onze Nieuwsbrief publiceren we tussentijds de voortgang en ontwikkeling van de onderzoeken en andere nieuwsfeiten.
Wij kijken er naar uit ook dit jaar weer bij te dragen aan kwaliteit van de lokale democratie en het vertrouwen van de burger in het bestuur. Namens de Rekenkamer Veenendaal
Jan Telgen, voorzitter
Onderzoeksplan 2024 | 3
Voorwoord
Onderzoeken in 2024
Werkwijze
Budget
Bijlage(n)
Onderzoeken in 2024 Afronden lopende onderzoeken De rekenkamer rondt in 2024 twee onderzoeken af die medio 2023 zijn gestart en enige vertraging hebben opgelopen. Dit betreft: - Strategische Personeelsplanning en inhuur externen Het onderzoek moet meer inzicht geven in hoe dit instrument wordt ingezet, welke afwegingen daarbij worden gemaakt en welke impact dat heeft op de organisatie en daarmee op de kwaliteit van dienstverlening door de gemeente Veenendaal. Het onderzoek wordt naar verwachting in het 2e kwartaal 2024 aan de raad aangeboden, ter behandeling aangeboden en gepubliceerd. - Uitvoering Welzijnsbeleid Het onderzoek is gericht op de doeltreffendheid en doelmatigheid van de uitvoering van het Welzijnsbeleid door de Stichting Veens Welzijn. Het onderzoek richt zich enerzijds op de uitvraag van de gemeente aan Stichting Veens Welzijn en anderzijds op de verantwoording door Stichting Veens Welzijn aan de gemeente over het door haar verrichte werk en het gebruik van de gemeentelijke gelden. Dit onderzoek wordt naar verwachting in het 2e kwartaal 2024 aan de raad aangeboden en gepubliceerd. De raadsbehandeling voor dit onderzoek volgt kort na het zomerreces van de raad.
Nieuw rekenkameronderzoek De rekenkamer start in 2024 ook nieuwe onderzoeken. Op aangeven van onder andere de raadsfracties is een groslijst met onderwerpen samengesteld. Vooralsnog zijn
Onderzoeksplan 2024 | 4
Voorwoord
Onderzoeken in 2024
daaruit 3 onderwerpen geselecteerd. Op die onderwerpen vindt allereerst een voorverkenning plaats, waardoor meer inzicht ontstaat op mogelijke inkadering en exacte doelstelling. Daarmee wordt ook bepaald of het gaat om een volledig rekenkameronderzoek of dat het onderzoek zal resulteren in een rekenkamerbrief dan wel quick scan. De volgende 3 onderwerpen zijn momenteel in voorverkenning. ICT Campus Sinds 2010 heeft de gemeente Veenendaal het beleid zich te profileren als 'ICT-Centrum' en ook wel als "het ICT-Centrum van Foodvalley". Begin 2016 is dit beleid voortgezet en uitgewerkt in een nieuwe Strategische ICT-Visie. In 2017 heeft de toenmalige rekenkamercommissie een onderzoek gedaan naar (1) de realisatie van de doelstellingen uit 2010 en (2) de mate waarin het beleid aansluit bij de behoeften en ambities van de ICT-sector in de regio Foodvalley. De gemeente Veenendaal heeft over deze hele periode aanzienlijke investeringen gedaan in “ICT Centrum Veenendaal”. Dit alles vormt voor de rekenkamer aanleiding om een vervolgonderzoek in te stellen naar de doeltreffendheid van het beleid om Veenendaal te profileren als ICT-Centrum. Door de beleidsdoelstellingen en de gerealiseerde resultaten af te zetten tegen de totale investeringen sinds 2010 kan het gewenste inzicht ontstaan.
Beheer openbaar groen Vanuit verschillende raadsfracties zijn vragen gesteld over de kwaliteit en uitstraling van de openbare ruimte en specifiek het groen in plantvakken van straten en plantsoenen. Aandachtspunten hierbij waren het beeld en de uitstraling van het groen (sluit dit aan bij
Werkwijze
Budget
het afgesproken beheerniveau), de effectiviteit en de intensiteit van het beheer en onderhoud aan het groen en de mate van klimaatadaptiviteit van de openbare ruimte en het groen? De belangrijkste vraag die bij verschillende raadsfracties speelt, en tevens de kern is van de monitoring door de gemeente Veenendaal zelf, is: “Voldoet het beheer en onderhoud van de openbare ruimte aan de bestuurlijke ambities en waar is er extra bijsturing nodig?” Om meer grip te krijgen op deze vraag is nader onderzoek nodig naar de resultaten en de ontwikkeling van het beheer en onderhoud van het groen in de afgelopen jaren. Wat zijn de maatregelen die zijn genomen op de momenten dat bleek dat er op bepaalde locaties en tijdsperioden niet voldaan kon worden aan de vastgestelde bestuurlijke ambitie van het kwaliteitsniveau? Zijn de genomen maatregelen doelmatig, effectief en doeltreffend gebleken?
Bijlage(n)
gebruikt wordt door (medewerkers van) gemeenten. Maar vaak is niet bekend, door wie, hoe vaak, wanneer wel en wanneer niet. Er is ook nog geen regelgeving hiervoor. Gevaren van privacy-gevoeligheid, verspreiden van vertrouwelijke informatie en gebruikmaken van een niet-transparante bron liggen op de loer. Maar voordelen zijn er wellicht ook, zoals het sneller kunnen reageren naar burgers. De rekenkamer heeft dit actuele thema geselecteerd om te onderzoeken hoe met dit thema wordt omgegaan binnen de gemeente Veenendaal.
AI hulpmiddelen Eén actueel thema is het gebruikmaken door de gemeente van AI (Artificial Intelligence)hulpmiddelen, zoals ChatGTP. Inmiddels zijn er al duizenden AI-tools op de markt om teksten te schrijven of een samenvatting van een vergadering op te stellen, powerpoints te verfraaien, persoonlijkheidsprofielen te maken, foto’s te veranderen, antwoorden te geven op klantvragen, enzovoorts. Deze diensten zijn echter nu nog niet foutenvrij en origineel. Uit een korte rondgang langs 137 gemeenten door het programma Een Vandaag (december 2023) blijkt dat bijvoorbeeld ChatGPT
Onderzoeksplan 2024 | 5
Voorwoord
Onderzoeken in 2024
Werkwijze
Budget
Bijlage(n)
Werkwijze Rekenkamer nieuwe stijl
Start en uitvoering rekenkameronderzoek
Sinds september 2023 functioneert de rekenkamer volgens de nieuwe wettelijke regels op grond van de Wet versterking decentrale rekenkamers. Het is belangrijk dat de raad goed op de hoogte blijft van de activiteiten van de rekenkamer. De raad heeft daarom een klankbordgroep ingesteld. Die taken van de klankbordgroep zijn opgenomen in de Verordening Rekenkamer Veenendaal. Een van de taken is het samen met de rekenkamer inventariseren van onderzoeksonderwerpen vanuit de raadsfracties.
De rekenkamer hanteert bij het starten, uitvoeren en publiceren van haar onderzoeken diverse processen. Deze zijn opgenomen in het zogeheten Onderzoeksprotocol dat in augustus 2023 is vastgesteld en in september 2023 aan de raad ter informatie is aangeboden.
Verzamelen van onderzoeksonderwerpen Om tot onderwerpen te komen verzamelt de rekenkamer naast de suggesties vanuit de raadsfracties ook ideeën van inwoners, ondernemers, gemeentelijke adviesraden en de gemeentelijke organisatie. In november 2023 zijn de raadsfracties via de Klankbordgroep rekenkamer in de gelegenheid gesteld om onderzoeksuggesties aan te leveren. De meeste fracties waren bij deze eerste bijeenkomst van de klankbordgroep vertegenwoordigd. Er zijn meer dan 10 suggesties voor nieuw rekenkameronderzoek opgehaald en besproken. De aanwezige raads(commissie)leden waren na afloop unaniem van mening dat het uitwisselen van onderzoeksuggesties voor de rekenkamer in deze vorm effectief is; het reageren op elkaar en stellen van verdiepingsvragen, de nabijheid en uitwisseling met de voltallig aanwezige rekenkamer draagt daaraan bij.
Onderzoeksplan 2024 | 6
Voorwoord
Onderzoeken in 2024
Werkwijze
Budget
Bijlage(n)
Budget Voor de rekenkamer is een budget beschikbaar gesteld door de raad van de gemeente Veenendaal. In onderstaande tabel vindt u het beschikbare budget en de begrote kosten voor de werkzaamheden van de rekenkamer in 2024.
Begroting 2024 Totale budget
€ 91.690,00
Uitgaven Onderzoekskosten
€ 61.860,00
Deskundigheidsbevordering
€ 1.499,00
Vergoedingen en diverse kosten
€ 28.331,00
Een overzicht van recent afgeronde onderzoeken is te vinden op veenendaal.nl/rekenkamer. Publicaties die niet direct via deze link te raadplegen zijn, kunt u opvragen via rekenkamer@veenendaal.nl.
Onderzoeksplan 2024 | 7
Voorwoord
Onderzoeken in 2024
Werkwijze
Budget
Bijlage(n)
Bijlage: Groslijst nieuwe onderwerpen 2024 Begrotingsprogramma
Onderwerp
Fysieke leefomgeving
Beheer openbaar groen Vastgoedbeleid Woningstichting Veenvesters (benchmark) Afvalbeleid
Economie, Werk en Ontwikkeling
ICT-Campus
Sociale Leefomgeving
Armoedeaanpak (+ VeenendaalPas) Vrijwilligersbeleid Model Veenendaal
Burger en Bestuur
Amendementen/moties en toezeggingen
Algemene dekkingsmiddelen
Geen knaken, geen taken (bijdrage Gemeentefonds)
Bedrijfsvoering
ICT-projecten (ambtelijke samenwerking) Ambtelijke organisatie (effectiviteit ‘ja mits’/cultuur) Dienstverlening burger Gebruik van AI-hulpmiddelen door de gemeente
Onderzoeksplan 2024 | 8
De rekenkamer van de gemeente Veenendaal bestaat uit drie leden en wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris. Leden: Em. prof. dr. J. (Jan) Telgen (voorzitter) Drs. M.J.J. (Marjo) Gruisen Ir. A.J. (Arnoud) Janson Secretaris: L. (Bertha) Achterberg Postadres: Rekenkamer Veenendaal Postbus 1100 3900 BC Veenendaal Telefoon: (0318) 538538 E-mail: rekenkamer@veenendaal.nl Website: Rekenkamer van Veenendaal | Gemeente Veenendaal