LIS2024 14a Bijlage bij Boardletter 2023 - reactie college B&W

Afdeling

Control

Behandeld door Telefoonnummer

Documentnummer

2146757

Datum

19 december 2023 Reactie op de boardletter 2023

Onderwerp

Aan de gemeenteraad

Geachte leden van de raad,

De interimcontrole 2023 is afgerond en Stolwijk Kelderman (de accountant) heeft de boardletter 2023 aan u aangeboden (zie bijlage). Bij de interimcontrole, onderdeel van de controle van de jaarrekening 2023, richt de accountant zich voornamelijk op de interne beheersing van de organisatie. Deze controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de interne beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. Tevens heeft deze controle als doelstelling om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2023 te signaleren en onder de aandacht te brengen. Omdat deze interne beheersing het gehele jaar goed dient te functioneren, wachten zij hier niet tot de jaarrekening mee, maar vindt de interimcontrole voor een belangrijk deel al in de tweede helft van het boekjaar plaats. De boardletter biedt de organisatie de kans om nog verder te verbeteren. De boardletter geeft zoals hierboven opgenomen aanbevelingen voor de interne beheersing, de te verrichten controles voor de jaarrekening en ontwikkelingen voor de gemeenten. Als organisatie gaan we serieus en voortvarend met deze aanbevelingen om. Kernboodschap Stolwijk Kelderman constateert dat de organisatie proactief aan de slag gaat met het opvolgen van eerder door hen gerapporteerde bevindingen. Daarnaast zijn de bevindingen over de algemene beheersing en de twee focuspunten positief.

Het college stelt het op prijs dat een concept van de boardletter met de portefeuillehouder financiën en de directeur bedrijfsvoering is besproken. Het college streeft naar een goede samenwerking met Stolwijk Kelderman en constateert net als Stolwijk Kelderman dat de samenwerking prettig en constructief verloopt. Algemene beheersing en focuspunten De accountant rapporteert in de boardletter over de twee focuspunten die door de Raad zijn meegegeven. Daarnaast geeft de accountant een aantal ontwikkelpunten rondom de algemene beheersing weer met als belangrijkste thema de rechtmatigheidsverantwoording. Focuspunt 1: Gemeenschappelijke regelingen en verbonden partijen Vanwege de grote bestuurlijke, beleidsmatige en financiële belangen is inzicht in en effectieve sturing op alle verbonden partijen belangrijk en gewenst. Aan de accountant is gevraagd om bij de interimcontrole aandacht hiervoor te hebben, specifiek de mate van transparantie en financiële sturing van de geldstromen binnen de gemeenschappelijke regelingen GGD Regio Utrecht en Regio Foodvalley. Beide gemeenschappelijke regelingen leggen hierover verantwoording af via de begroting, tussentijdse rapportages en de jaarstukken. De accountant constateert dat de informatie Raadhuisplein 1 • 3901 GA Veenendaal • Postbus 1100 • 3900 BC Veenendaal Tel.

(0318) 538 538 • Fax (0318) 510 414 • www.veenendaal.nl • www.veenendaal.nl/vraag

Kenmerk 2068841 Pagina 2 van en naar de gemeenschappelijke regelingen voldoende transparant is. We zullen deze lijn blijven voortzetten en zullen in 2024 de nota verbonden partijen actualiseren. Focuspunt 2: Control op de grondexploitatie De accountant heeft ten aanzien van het focuspunt ‘control op de grondexploitatie gegeven de ontwikkelingen en veranderende marktomstandigheden en bijbehorende risico’s ’ aangegeven dat we voldoende controle hierop hebben. We zijn bewust van de ontwikkelingen en veranderende marktomstandigheden die van invloed zijn op de grondexploitatie. We volgen hierbij de trends en ontwikkelingen op de woningmarkt, de bouwsector en de economie en passen de grondexploitaties hierop tijdig aan. Ontwikkelpunten algemene beheersing We hebben net als eerdere jaren de ingezette doorontwikkeling rondom algemene beheersing realistisch doorgezet. Zo hebben we diverse instrumenten ingezet met als doel het beheersen van de belangrijkste financiële risico´s. Als onderwerp noemen we de voorbereidingen die getroffen zijn op het kunnen afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarstukken 2023 en het monitoren van de aanbevelingen van de accountant middels een plan van aanpak. Dit laatste heeft geresulteerd in het volledig opvolgen van een aantal aanbevelingen in 2023.

De belangrijkste onderhanden aanbevelingen hebben betrekking op misbruik en oneigenlijk gebruik, frauderisicoanalyse, IT en informatiebeveiliging en fiscaliteit. Deze aanbevelingen hebben onze aandacht en zullen we meenemen in het plan van aanpak opvolgen adviezen accountant. Aanbevelingen interne beheersing bedrijfsvoering Naar aanleiding van de gehouden interimcontrole met betrekking tot de interne beheersing van de bedrijfsvoering is het vaststellen van de prestaties van de inkopen door de accountant als belangrijkste risico aangemerkt. Hieronder hebben we dit nader toegelicht. Prestatieleveringen inkopen De accountant heeft geconstateerd dat er niet altijd een zichtbare vastlegging van de prestatielevering in het financieel pakket aanwezig is, waardoor het risico bestaat dat facturen onterecht betaald worden. We hebben in 2021 procesafspraken hierover gemaakt. De analyses over het jaar 2023 laten zien dat de procesafspraken veel beter zijn geland binnen de organisatie, wel blijft archivering van de bewijsstukken rondom de prestatielevering inkopen een aandachtspunt. Voor het boekjaar 2023 worden, net als vorig jaar, voor de interne controle steekproeven getrokken om de getrouwheid hiervan aan te tonen.

Opvolging van de aanbevelingen Naar aanleiding van deze boardletter worden, er net als vorig jaar, acties uitgezet binnen de organisatie om voor de jaarrekeningcontrole 2023 de benodigde (controle)werkzaamheden te verrichten. Deze acties zijn uiterlijk april 2024 gereed. Daarnaast zal op basis van een plan van aanpak per onderwerp/ ontwikkeling bezien worden welke acties binnen de organisatie uitgezet worden en zal periodieke monitoring hierop plaatsvinden. In de P&C cyclus, specifiek bij de tweede bestuursrapportage, zullen we over de voortgang rapporteren. Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Veenendaal,

mevrouw S. Deelstra gemeentesecretaris

de heer K.J.G. Kats burgemeester

Raadhuisplein 1 • 3901 GA Veenendaal • Postbus 1100 • 3900 BC Veenendaal Tel. (0318) 538 538 • Fax (0318) 510 414 • •