LIS2024.14 Stolwijk Kelderman Accountants Fiscalisten inzake Boardletter 2023

Boardletter 2023 Gemeente Veenendaal 12 december 2023 | definitief

nr. LIS2024.14 - cat. B

Bedankt voor het vertrouwen Als onderdeel van de controle van de jaarrekening 2023 van de gemeente Veenendaal hebben we een interimcontrole uitgevoerd. Naar aanleiding van deze controle, ontvangt u onze bevindingen en aanbevelingen. Deze zijn bedoeld als constructieve input voor het College van B&W als onderdeel van het continu veranderen en verbeteren van de beheersing van uw organisatie.

Aan de gemeenteraad van de gemeente Veenendaal

Onze interimcontrole voldoet aan het Nederlands recht en de bijbehorende controlestandaarden. We benadrukken dat onze controle niet specifiek is gericht op fraudeopsporing. De verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude ligt bij het College van B&W, niet bij de accountant. De accountant is wel verantwoordelijk voor het overwegen van fraudegerelateerde risico's in de controleplanning en -uitvoering. Voor een nadere toelichting hierover verwijzen wij naar de opdrachtbevestiging.

Navigatie: De digitale versie van dit document is vanaf de inhoudsopgave interactief. Aan de hand van de navigatiebalk onderaan de pagina en/of de menustructuur bovenaan de pagina kan door het document genavigeerd worden. VORIGE PAGINA

Tot slot willen wij onze dank uitspreken voor de medewerking die ons gedurende de uitvoering van onze werkzaamheden is verleend en de prettige wijze van samenwerking. Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman Accountants Fiscalisten {{esl:Signer1:capture:size(200,65)}} {{esl:Signer2:capture:size(200,65)}}

VOLGENDE PAGINA

INHOUDSOPGAVE

w.g. dhr. R.H. Gosselink-Wolbrink RA

Definitief

w.g. mw. H.G.J. de Feiter RA

2

Inhoudsopgave

1. Aandachtspunten Raad

2. Algemene beheersing

3. Beheersing processen

4. Afsluiting

Definitief

3

1. Aandachtspunten Raad

Hierna geven wij een toelichting op de aandachtspunten voor de controle 2023 zoals deze zijn meegegeven door de auditcommissie namens de Raad. Deze aandachtspunten zijn een nadere toelichting op de standaard controleopdracht. Van de auditcommissie hebben wij 2 aandachtspunten meegekregen: • Gemeenschappelijke regelingen en verbonden partijen • Grondexploitatie

Definitief

4

1. Aandachtspunten Raad

Gemeenschappelijke regelingen en verbonden partijen Nadere toelichting aandachtspunt uit controleplan Gemeenschappelijke regelingen staan, als samenwerkingsverband, tussen meerdere gemeenten, op afstand van het lokale bestuur. In de jaarrekening 2022 staat: ‘Vanwege de grote bestuurlijke, beleidsmatige en financiële belangen is inzicht in en effectieve sturing op alle verbonden partijen gewenst.’ Gevraagd wordt aandacht te geven aan de mate van transparantie en financiële sturing van de geldstromen en mogelijke versterking daarin. De te onderzoeken gemeenschappelijke regelingen zijn de GGDrU en Regio Foodvalley. Uitwerking Algemeen De basis voor grip en sturing op verbonden partijen is belegd in de nota Verbonden Partijen uit juli 2016. De actualisatie van deze nota is onderhanden. De doelstelling is om deze nota voor eind 2023 door de Raad vast te laten stellen.

Definitief

GGDrU De GGDrU staat voor GGD Regio Utrecht. Deze GR is ingesteld om uitvoering te geven aan de taken die bij of krachtens de Wet publieke gezondheid zijn opgedragen aan de colleges op het gebied van de publieke gezondheid. De GGDrU is een zogenaamde collegeregeling. De Colleges zijn daarmee zowel eigenaar als opdrachtgever van de GGDrU. In het Algemeen en Dagelijks Bestuur van de GGDrU zit 1 wethouder namens de gemeente Veenendaal. Regio Foodvalley De Regio Foodvalley is ingesteld om de Regio een Europese topregio te maken op het gebied van innovatie in de foodsector met versterking van de leefomgeving. De Regio Foodvalley is belast met het uitvoeren van de Regiodeal.

5

1. Aandachtspunten Raad

P&C cyclus van de verbonden partijen Ieder jaar ontvangt de gemeente Veenendaal een kaderbrief van de GGDrU en Regio Foodvalley. Dit document geeft in hoofdlijnen de dienstverlening weer. Waar nodig wordt de kaderbrief voorzien van maatwerk. De kaderbrief wordt ter informatie aan de Raad gestuurd. Aan de hand van de kaderbrief wordt door de gemeenschappelijke regelingen een ontwerpbegroting opgesteld. Deze wordt voor een zienswijze voorgelegd aan de deelnemende gemeenten. Gedurende het jaar ontvangt de gemeente Veenendaal tweemaal een tussenrapportage van de GGDrU en Regio Foodvalley. Deze tussenrapportages geven inzicht in de wijze waarop het beleid tot uitvoering is gebracht en een prognose voor de realisatie van het jaar ten opzichte van de begroting. De tussenrapportages worden ambtelijk beoordeeld.

De Raad van de gemeente Veenendaal heeft de keuze om voorafgaand aan het indienen van de zienswijze de GGDrU en Regio Foodvalley uit te nodigen op een beeldvormende avond. Het College en de Raad hebben op deze avond de mogelijkheid om vragen te stellen inzake het gevoerde beleid. Vervolgens worden de jaarstukken in de Raad van Veenendaal behandeld en wordt de zienswijze retour gestuurd naar de GGDrU en de Regio Foodvalley. De P&C stukken van de GGDrU en de Regio Foodvalley over één kalenderjaar wordt aan de raad in de volgende periodes voorgelegd: - December 2021 kaderbrief over 2023 - Juni 2022 ontwerpbegroting 2023 - Maart 2023 begrotingswijziging 2023-1 - November 2023 begrotingswijziging 2023-2 - Juni 2024 jaarstukken 2023

Uit de tussenrapportages volgen begrotingswijzigingen welke worden voorgelegd aan de Raad voor een zienswijze. De zienswijze wordt teruggelegd bij de GGDrU en de Regio Foodvalley. Het einde van het jaar wordt afgesloten met de jaarstukken van de GGDrU en de Regio Foodvalley. De jaarrekening is voorzien van een controleverklaring van een accountant. Inhoudelijk leggen de gemeenschappelijke regelingen in de jaarstukken verantwoording af over het gevoerde beleid en de gemaakte lasten in relatie tot de gemaakte afspraken.

Definitief

6

1. Aandachtspunten Raad

Begroting en jaarstukken gemeente Veenendaal

Conclusie

Verbonden partijen of gemeenschappelijke regelingen worden op voorschrift van het Besluit Begroting en Verantwoording (artikel 5) niet geconsolideerd in de begroting en jaarstukken van de gemeente.

Op basis van de hiervoor vermelde processen is naar onze mening de informatie van en naar de gemeenschappelijke regelingen voldoende transparant.

In de begroting en jaarstukken van de gemeente Veenendaal wordt in de paragraaf Verbonden partijen, in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording, de volgende informatie per verbonden partij opgenomen:

Wij hebben het College van B&W geadviseerd de periodieke evaluatie van de samenwerking, de informatievoorziening, de bereikte doelstellingen met de gemeenschappelijke regelingen voort te zetten bij het opstellen van de herziene nota Verbonden partijen.

Ø Het inhoudelijke belang van de gemeente in de verbonden partij en het openbaar belang dat daarmee gediend wordt; Ø De financiële omvang van het belang; Ø De omvang van het eigen vermogen van de verbonden partij; Ø De omvang van het financiële resultaat van de verbonden partij; Ø Eventuele risico’s voor de financiële positie.

Definitief

Wij hebben het College van B&W geadviseerd in ieder geval elke 5-10 jaar een evaluatie uit te voeren over het doel, nut en rendement van de samenwerkings-verbanden en eventuele verbeterpunten daarvoor aan te brengen.

7

1. Aandachtspunten Raad

Grondexploitatie Nadere toelichting aandachtspunt uit controleplan In de Jaarrekening 2022 is onder algemene ontwikkelingen vermeld: ‘Na jaren van sterke stijgingen van de woningprijzen, is in 2022 een daling ingezet. De bouwprijzen zijn afgelopen jaar sterk gestegen. Door de lagere verkoopprijzen, hogere bouwkosten (verduurzaming en circulair bouwen) en door de overbelasting van het energienetwerk, is de bouw van nieuwe woningen en bedrijven een stuk ingewikkelder geworden. Ondanks dat de vraag naar woningen onverminderd hoog is. Dit zal vooral zijn weerslag krijgen op de komende jaren waarin mogelijk minder woningen worden opgeleverd dan vanuit de grote vraag gewenst is. En verder t.a.v. de Risicoreserve: ‘In de Nota Grondbeleid 2020 – 2024 is opgenomen dat er jaarlijks een vertrouwelijke risicoanalyse wordt opgesteld door een extern bureau, waarin per project en op portefeuilleniveau het risicoprofiel wordt geschetst. Deze risicoanalyse omvat de grondexploitaties en grotere facilitaire projecten, de zogenaamde Meerjarige projectbegrotingen. Voor de grondexploitaties betreft dit de project- en projectoverstijgende risico’s. De gemeente maakt risico’s niet alleen inzichtelijk, maar zorgt met risicomanagement voor beheersing van de risico’s en treft de nodige beheersmaatregelen. De financiële risico’s worden afgedekt door de Risicoreserve grondexploitaties.’

Definitief

Gevraagd wordt aandacht te geven aan de mate van control op de grondexploitatie, gegeven de ontwikkelingen, de veranderende marktomstandigheden en de bijbehorende risico’s. Uitwerking De gemeente loopt zowel kansen als risico’s bij de grondexploitaties. Binnen de gemeente Veenendaal is een adequaat systeem van control op de grondexploitatie, dat bestaat uit een aantal elementen. Er wordt situationeel grondbeleid gehanteerd, per project wordt bepaald hoe actief de gemeente haar rol in grondbeleid voert conform het afwegingskader van de Nota Grondbeleid 2020-2024. Dat kan dus betekenen dat de gemeente bij bepaalde projecten actief grondbeleid voert, of faciliterend of welke mengvorm binnen actief faciliterend dan ook. De gemeente stelt per grondexploitatie een begroting op, die jaarlijks worden geactualiseerd en opnieuw vastgesteld door de raad. De projectbegrotingen worden geregistreerd in Totallink, een software applicatie voor grondexploitaties. De begroting wordt opgesteld door de projectleider in nauw overleg met de planeconoom. Elk project is maatwerk waarbij onder meer gesteund wordt op ervaringen vanuit het verleden. Naar aanleiding van de initiële inschatting wordt aanvullend een plankostenscan uitgevoerd. Op basis van het aantal m2's en inrichting vind een globale check plaats op de aannemelijkheid van de schatting.

Gedurende het project en naarmate meer inzicht wordt verkregen, wordt de exploitatiebegroting bijgesteld.

8

1. Aandachtspunten Raad

De gemeente voert jaarlijks een vertrouwelijke risicoanalyse uit. Deze wordt opgesteld door een extern bureau. Deze analyse geeft inzicht in de project- en projectoverstijgende risico’s die de gemeente in de grondexploitaties loopt. De analyse omvat zowel de grondexploitaties als de grotere facilitaire projecten, die worden gemonitord via de Meerjarige projectbegrotingen. De gemeente zorgt voor een adequate risicobeheersing, door het treffen van beheersmaatregelen op basis van de risicoanalyse. Ze maakt gebruik van verschillende instrumenten, zoals het afsluiten van anterieure overeenkomsten, het toepassen van fasering en flexibiliteit, het hanteren van marktconforme grondprijzen en het voeren van een actief grondprijsbeleid.

Er wordt geanticipeerd op de vraag en het aanbod van woningen, de prijsontwikkeling, de bouwkosten, de duurzaamheidseisen en de maatschappelijke opgaven. Dit vraagt soms flexibiliteit in de planning en onderhandelingsstrategieën bij grondverwerving. Bij de afsluiting van het jaar wordt door een onafhankelijke partij een onderzoek uitgevoerd naar de waardering van 2 grondexploitaties en de daarbij behorende risico’s.

De risico’s worden afgedekt door middel van de risicoreserve grondexploitaties. Deze wordt gevoed door (tussentijdse) winstnemingen op grondexploitaties en positieve projectresultaten op einddatum.

Het bereiken van de stadsgrenzen noopt de gemeente Veenendaal om binnenstedelijk te bouwen. Om toch te kunnen voldoen aan de doelstelling om in de komende decennia 3500 woningen te bouwen, worden een aantal grondexploitaties samen gepresenteerd als de ‘Spoorzone’. Een structuurvisie is hiervoor in ontwikkeling. In 2023 zijn geen nieuwe grondexploitaties vastgesteld.

De risicoreserve wordt jaarlijks getoetst aan de benodigde weerstandscapaciteit, die wordt berekend op basis van de risicoanalyse. De risicoreserve wordt indien nodig aangevuld of afgebouwd.

Ook is het belangrijk om bij aankopen van gronden en panden meteen te berekenen of er geen negatieve resultaten zullen worden behaald. Deze dienen namelijk meteen te worden voorzien (geld reserveren).

De gemeente is zich bewust van de ontwikkelingen en veranderende marktomstandigheden die van invloed zijn op de grondexploitatie. De gemeente volgt de trends en ontwikkelingen op de woningmarkt, de bouwsector en de economie nauwlettend en past de grondexploitaties hierop aan.

Definitief

9

Algemene beheersing

Tijdens onze interimcontrole controleren wij de interne beheersing binnen uw organisatie. Wij geven hier ons beeld van de organisatie en rapporteren over de ontwikkelpunten. In 2023 zal de rechtmatigheidsverantwoording door u in uw jaarstukken opgenomen worden. We hebben de status van de voorbereidingen beoordeeld. Vervolgens geven we onze beschouwingen over de planning en control cyclus en de ICT / informatiebeveiliging.

Definitief

10

2. Algemene beheersing: ons beeld van uw organisatie

Algemeen Uw organisatie is volop in ontwikkeling. Een aantal adviezen uit onze voorgaande managementletters zijn in 2023 opgevolgd en diverse zijn onderhanden. Wij hebben ook nieuwe adviezen opgenomen. In 2023 is de monitoring van de opvolging per kwartaal voortgezet. In de 2e bestuursrapportage is aan de Raad een terugkoppeling gegeven over de voortgang.

In 2022 is het proces voor inhuur gecentraliseerd en het managementteam besluit over het inzetten van eventuele inhuur.

In 2023 is naar aanleiding van een nader onderzoek besloten tot het niet invullen van een separate functie van concerncontroller, maar deze taak te beleggen bij de directeur Bedrijfsvoering. Dit heeft voor en nadelen. Voordeel is dat er snel kan worden gehandeld. Nadeel is dat de objectiviteit minder kan zijn.

Rekenkamer Naar aanleiding van de wet versterking decentrale rekenkamers is de inrichting van de rekenkamercommissie in Veenendaal omgezet in een rekenkamer. Vanaf 1 september 2023 is de nieuwe verordening geldend.

Wij hebben het College van B&W geadviseerd in het IC plan hiermee specifiek rekening te houden. Personele wisselingen Net als bij vele andere organisaties in Nederland zijn er veel personeelswisselingen. Er zijn al enkele jaren veel tijdelijke medewerkers ingehuurd. Als gevolg hiervan verlaat kennis en ervaring de organisatie. Dit heeft ook zijn beslag op de kwaliteit van de processen en maakt de organisatie kwetsbaar. Het blijkt niet altijd mogelijk om voor vertrekkende medewerkers weer passende opvolging te vinden.

Definitief

Wij hebben het College van B&W blijvende aandacht gevraagd voor de gevolgen van de wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA) bij de inhuur van ZZP’ers. Deze wet wordt de komende jaren aangescherpt, waardoor het belangrijk is aan de nieuwe voorwaarden te voldoen.

In 2023 is een onderzoek opgeleverd inzake de ‘menselijke maat’ in de werkwijzen van de gemeente. Wij hebben kennis genomen van de conclusies en aanbevelingen. Nieuwe regelingen Naar aanleiding van de nieuwe landelijke regelingen die de afgelopen jaren vanuit het Rijk zijn uitgerold heeft uw organisatie ingezet op een ‘standaard’ werkwijze met procedurele maatregelen om de invoering goed te laten verlopen.

11

2. Algemene beheersing: ons beeld van uw organisatie

Doelmatigheidsonderzoeken Er is een verordening voor het uitvoeren van doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken uit 2004. De afgelopen jaren is niet voldaan aan de frequentie van de onderzoeken zoals deze in de verordening zijn opgenomen. Voor het uitvoeren van dergelijke onderzoeken zijn middelen en capaciteit een voorwaarde. Wij hebben het College van B&W geadviseerd de verordening te actualiseren en ook de onderzoeken in 2024 wel uit te voeren om zo ook een stimulans te geven aan het lerend vermogen van de organisatie. Ook kunt u er voor kiezen een minder strenge verordening op te stellen.

Definitief

Energietoeslag Sinds begin oktober is de wet ‘Eenmalige Energietoeslag 2023’ aangenomen en kan de energietoeslag aan huishoudens met een laag inkomen verstrekt worden. Net als in 2022 hebben gemeenten de vrijheid om de regeling zelf verder uit te werken, inclusief criteria voor een 'laag inkomen' en andere toekenningsvoorwaarden. Het bedrag per huishouden is € 1.300 en zal beschikbaar worden gesteld aan alle huishoudens met een inkomensgrens tot 150% van de bijstandsnorm. De gemeente heeft op 21 maart 2023 de beleidsregels voor 2023 geldig gemaakt, vooruitlopend op de vaststelling van de wet energietoeslag die in september 2023 is vast gesteld.

12

2. Algemene beheersing: ons beeld van uw organisatie

Continuïteitsveronderstellingen In de controleverklaring rapporteren wij over de ‘continuïteit’ van uw organisatie. Voor uw organisatie zullen wij in de controleverklaring ingaan op de volgende aspecten:

In de begroting en jaarrekening wordt het onbenutte deel van de belastingcapaciteit en de stille reserves meegerekend in het beschikbare weerstandsvermogen. Deze middelen zijn niet direct beschikbaar en zijn daarmee van subjectieve omvang.

- het proces van risico-inschatting; - de omvang van het beschikbare weerstandsvermogen; - de uitkomsten van het toezicht van de provincie.

In de begroting en de jaarrekening is een vergelijking tussen het beschikbare en gewenste weerstandsvermogen opgenomen. Daaruit blijkt dat de ratio voldoende is om de risico’s af te kunnen dekken.

Het proces van risico-inschatting bij uw organisatie De risico’s worden bij het opstellen van de P&C–documenten viermaal per jaar geactualiseerd. Op basis van de onderkende risico’s wordt een inschatting van het financiële risico en de kans per risico in een specifiek risicosysteem Naris opgenomen en berekend.

Toezicht provincie bij uw organisatie In december 2022 heeft de provincie de begroting 2023 beoordeeld en op basis daarvan aangegeven dat deze structureel en reëel in evenwicht is. Over het jaar 2023 voert de provincie regulier repressief toezicht uit.

Jaarlijks wordt in overeenstemming met de voorschriften uit het BBV in de jaarstukken een toelichting op de risico’s ten opzichte van die in de begroting zijn vermeld, gegeven. De omvang van het beschikbare weerstandsvermogen Voor de Algemene reserve wordt een ondergrens van € 16,5 miljoen gehanteerd. De hele Algemene Reserve fungeert als buffer om financiële tegenvallers en risico’s op te kunnen vangen en wordt het beschikbare weerstandsvermogen genoemd.

Definitief

13

2. Algemene beheersing: ons beeld van uw organisatie

Fraude en integriteit Uw organisatie heeft de verantwoordelijkheid om publiek geld zorgvuldig en rechtmatig te besteden. Dit betekent dat misbruik of oneigenlijk gebruik moet worden voorkomen. Om de risico’s van misbruik en oneigenlijk gebruik in kaart te brengen en te beheersen, kan een frauderisicoanalyse behulpzaam zijn. Een frauderisicoanalyse is een systematische methode om de kwetsbare processen, activiteiten en functies te identificeren, te beoordelen en te prioriteren. Op basis hiervan kan de organisatie passende maatregelen nemen om de preventie, detectie, respons en evaluatie van misbruik en oneigenlijk gebruik te verbeteren. Ook het opstellen van beleid voor misbruik en oneigenlijk kan effect hebben. Dit beleid bevat de visie, de doelstellingen, de kaders en de verantwoordelijkheden voor het voorkomen en bestrijden van misbruik en oneigenlijk gebruik in het sociaal domein. Het beleid voor misbruik en oneigenlijk gebruik geeft richting aan de uitvoering, controle en evaluatie van het M&O-beleid (misbruik en oneigenlijk gebruik) binnen de verschillende regelingen die de organisatie uitvoert of handhaaft.

Definitief

Door een frauderisicoanalyse op te stellen en een beleid voor misbruik en oneigenlijk gebruik te formuleren, kan de organisatie haar weerbaarheid tegen misbruik en oneigenlijk gebruik vergroten, haar financiële rechtmatigheid waarborgen, haar publieke verantwoording versterken en haar dienstverlening verbeteren. Wij hebben het College van B&W geadviseerd de frauderisicoanalyse af te ronden en de nota misbruik en oneigenlijk gebruik uit 2016 te actualiseren, inclusief het M&O beleid van inburgering. Wij zijn verplicht om in onze controleverklaring te rapporteren over de werkzaamheden die wij hebben verricht op het gebied van fraude. Deze verplichting is er voor alle gemeenten. De gebruikers van de jaarrekeningen hebben aangegeven hieraan behoefte te hebben: bestuurders, toezichthouders en andere belanghebbenden willen vaak weten welke werkzaamheden de accountant verricht op het gebied van fraude bij de controle van een jaarrekening. Zij hebben behoefte aan meer transparantie op deze gebieden.

14

2. Algemene beheersing: ontwikkelingen in de organisatie

Hieronder informeren wij u over de specifieke punten waarop de organisatie momenteel haar inspanningen richt met betrekking tot haar bedrijfsprocessen en het financiële beheer. Het succesvol aanpakken van deze ontwikkelpunten draagt bij aan een versterkte interne beheersing en verhoogt de betrouwbaarheid van de financiële verslaglegging, wat op zijn beurt de effectiviteit van onze accountantscontrole bevordert. Inkoopbeleid In het sinds 2017 geldende inkoopbeleid van uw organisatie is vastgesteld welke inkoopprocedure gevolgd dient te worden bij welke omvang van de inkopen. Hierbij wordt verwezen naar de te hanteren procedures volgens de drempels van de gids proportionaliteit. In de gids zijn echter geen concrete bedragen aangegeven, alleen richtlijnen. Wij hebben het College van B&W geadviseerd het inkoopbeleid voor inkopen onder de Europese-aanbestedingsgrenzen aan te passen met harde grenzen voor de inkoopprocedures. Wij hebben het College van B&W geadviseerd het contractenregister volledig te maken zodat deze u kan ondersteunen bij het uitvoeren van de interne controle op de gevolgde inkoopprocedures en zodat deze het opstellen van een inkoopkalender per kalenderjaar kan ondersteunen.

Definitief

Overdracht lokale heffingen Per 1 januari 2025 zal de inning van de lokale heffingen van Veenendaal overgedragen worden aan de gemeenschappelijke regeling GBLT. De werkzaamheden voor de gemeenten Renswoude en Woudenberg gaan mee. Wij hebben het College van B&W geadviseerd bij de toetreding van de gemeenschappelijke regeling de afspraken over de uitbestede werkzaamheden uit te werken niet alleen op inhoud, maar ook op benodigde verantwoordingsinformatie en controle-informatie. Fiscaliteiten Wij hebben de fiscaliteiten (horizontaal toezicht, VPB en BTW) beoordeeld en op basis daarvan de volgende adviezen aan het College van B&W mee gegeven: - De BTW-labelling integraal te laten beoordelen door een externe partij; - Een interne controle periodiek uit te voeren op de juistheid van de gebruikte BTW-regimes van een aantal facturen; - De afspraken met de belastingdienst voor wat betreft de te gebruiken methodiek van het mengpercentage te actualiseren; - Met betrekking tot het stationsgebied te beoordelen of sprake is van VPBplicht. Indien dit het geval is hebben wij het College van B&W geadviseerd om de waardering op de fiscale openingsbalans met de Belastingdienst af te stemmen; - Opnieuw integraal per activiteit/ opbrengstenstroom te beoordelen of sprake is van VPB-plicht.

15

2. Algemene beheersing: planning & control cyclus

De planning & control cyclus is van cruciaal belang voor het effectieve beheer en draagt bij aan het waarborgen van financiële transparantie en verantwoordingsplicht. Deze cyclus biedt de mogelijkheid om inzicht te krijgen in de financiële situatie van de organisatie en stelt de organisatie in staat om tijdig te reageren op zowel financiële uitdagingen als kansen. Begroting De programmabegroting 2023 is op 3 november 2022 vastgesteld. Het BBV stelt een aantal eisen aan de begroting. De programmabegroting 20232026 laat al de eerste tekenen zien van het ravijnjaar 2026. De programmabegroting 2024-2027 toont dit tekort. Net als vele andere gemeenten is het tekort over de jaren 2026-2027 zichtbaar gemaakt om zo het kenbaar te maken aan het Rijk hoe omvangrijk de toekomstige knelpunten zijn. Intern is een traject opgesteld om mogelijke oplossingen te inventariseren. De provincie heeft uw begroting beoordeeld en vraagt aandacht voor het doorschuiven van activiteiten en investeringen. Ze verzoekt de gemeente alleen nieuw beleid op te voeren voor zover dit realistisch is. Wij hebben uw begroting 2023 aan deze regels getoetst. Wij hebben vastgesteld dat de begroting in de basis voldoet aan de voorschriften uit het BBV. Ten opzichte van de programmabegroting 2022 zijn diverse ontbrekende onderdelen toegevoegd.

De kengetallen in de paragraaf Weerstandsvermogen zijn in overeenstemming met de voorschriften berekend.

Definitief

Wij hebben het College van B&W geadviseerd nog de uitstaande verloftegoeden toe te lichten in de begroting. Wij hebben het College van B&W geadviseerd de informatie over de wet Open overheid die nu opgenomen is in de paragraaf Bedrijfsvoering, in een aparte paragraaf Openbaarheid van bestuur op te nemen, zoals het BBV voorschrijft. In de begroting en de jaarstukken worden de verplichte beleidsindicatoren niet per programma getoond, maar wordt verwezen naar de landelijke website waarop deze informatie is gepubliceerd. De toelichting op de doelstelling per programma aan de hand van deze beleidsindicatoren ontbreekt daarmee (artikel 8 lid 3a BBV). Tussentijdse informatievoorziening De tussentijdse informatievoorziening maakt het mogelijk om de financiële prestaties regelmatig te evalueren en, indien nodig, bij te sturen. De tussentijdse informatievoorziening bestaat uit 2 bestuursrapportages. In de bestuursrapportages wordt een eventueel tekort of overschot met de algemene reserve verrekend om zo een sluitende begroting te laten zien. De commissie Besluit Begroting en Verantwoording geeft aan dat het niet de voorkeur heeft om een resultaat bij de begroting of tussentijds al te bestemmen op de Algemene Reserve.

16

2. Algemene beheersing: planning & control cyclus

In de bestuursrapportages is een overzicht getoond van de bestemmingen op de algemene reserve en het verloop daarvan.

Per saldo tonen deze mutaties het volgende effect op de Algemene Reserve:

Wij hebben het College van B&W geadviseerd een resultaat tussentijds niet op de algemene reserve te bestemmen en te muteren. Het verloop van de lasten en baten over 2023 laat het volgende zien:

Verloop lasten en baten 2023

Jaarrekening In de jaarrekening wordt aan externe partijen verantwoording afgelegd over de financiële gezondheid en prestaties van de organisatie. Over de jaarrekening rapporteren wij in ons accountantsverslag.

(X € 1miljoen)

Lasten

Baten

€ 234 € 232 € 230 € 228 € 226 € 224 € 222 € 220 Begroting 2023

1e Bestuursrapportage

2e Bestuursrapportage

In de 1e bestuursrapportage is een stijging van € 3,7 miljoen lasten bij de uitvoering van de jeugdwet en € 0,6 miljoen nadeel als gevolg van WOZbezwaarschriften. In de 2e bestuursrapportage stijgen de baten met € 1,9 miljoen door de hogere algemene uitkering.

Definitief

17

2. Algemene beheersing: IT en informatiebeveiliging

IT-Omgeving De IT is in eigen beheer. In 2023 zijn stappen gezet om delen uit te besteden aan externe partijen en daarmee van beheer over te gaan naar regie. Daarnaast biedt de gemeente Veenendaal diensten aan voor de gemeenten Rhenen, Renswoude, Woudenberg en Scherpenzeel, voor Sportservice Veenendaal en het Centrum voor Jeugd en Gezin. Om inzichtelijk te krijgen hoe de IT zich tot elkaar verhoudt is een centrale registratie van alle werkprocessen en bedrijfskritische applicaties (32 stuks) opgesteld. Informatiebeveiliging Er is een CISO (Chief Information Security Officer) aangesteld. Een CISO zorgt ervoor dat de medewerkers, het beleid, de bedrijfsprocessen, de uitvoering en ook de apparatuur van de organisatie proactief beschermd worden tegen cyberdreigingen. Een CISO zorgt voor de rapportages aan het MT en de directie over de inrichting, de naleving en de controle. Daarnaast is er een Data Privacy Officer (DPO) aangesteld die toezicht houdt op de toepassing en naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Op basis van dit informatiebeveiligingsbeleid wordt nu een meerjarenplan en tactisch beleid verder uitgewerkt. Daarin wordt nader beschreven wie welke werkzaamheden uitvoert met welke doelstellingen. De bewustwording van de cyberrisico’s wordt onder de aandacht gebracht door dit onder meer te benadrukken in het onboarding programma, berichten op intranet en testen met phishingmails. Het verzorgen van een cybertraining en een cursus digitale zelfverdediging zijn in voorbereiding. In 2020 is het strategisch beleidskader privacy vastgesteld. Dit privacy beleid is bekend bij alle medewerkers en ‘wat te doen bij een datalek’ is ook voldoende onder de aandacht. Continuïteitsplan Een continuïteitsplan minimaliseert de impact van een verstoring of een calamiteit in de dagelijkse processen. Wij hebben het College van B&W geadviseerd een continuïteitsplan op te stellen.

Per applicatie is er een applicatiebeheerder aangewezen. Er is informatiebeveiligingsbeleid vastgesteld voor 2021 tot 2025. Dit is gebaseerd op de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Dit is een normenkader voor informatiebeveiliging binnen de overheid.

Definitief

18

2. Algemene beheersing: IT en informatiebeveiliging

Back up en recovery Een back-up en recovery beleid is van essentieel belang voor organisaties om gegevensverlies te voorkomen en de bedrijfscontinuïteit te waarborgen. Applicatiebeheer De updates van software applicaties worden vooraf door gebruikers getest. De gebruikers wordt gevraagd een testverslag op te stellen om te rapporteren over hun bevindingen. Deze testverslagen worden vaak niet of onvolledig ingevuld. Wij hebben het College van B&W geadviseerd de testwerkzaamheden bij wijzigingen in de programmatuur zichtbaar vast te leggen. Toegang tot systemen en applicaties Medewerkers van de gemeente hebben een eigen device voor het werken op de centrale omgeving. Deze is afgeschermd met twee-factor authenticatie en een VPN voor toegang tot de centrale applicatie van de gemeente. VMware is aanwezig voor externe medewerkers en gemeentes welke nog niet zijn omgezet naar persoonlijke device. De voorwaarden die gesteld zijn aan wachtwoorden zijn van voldoende niveau, onder meer het aantal tekens en bijzondere tekens. Om de toegangsrechten goed te kunnen beheersen is een functionele autorisatiematrix (FAM) ontwikkeld. Daarin is vermeld welke gebruikersrechten moeten worden toegekend op basis van de functie of de taken.

Definitief

SmartAIM Authorisation Management Suite is daarbij een interface die managers in staat stelt de autorisaties van hun medewerkers online aan te vragen en te wijzigen. De beoordeling van alle toegekende gebruikersrechten is onderhanden en wordt in principe 2x per jaar uitgevoerd. De functionele autorisatiematrix is hiervoor een goede basis. Het aanvragen van de toekenning van gebruikersrechten is centraal aangestuurd via TopDesk. Wij hebben het College van B&W geadviseerd op alle bestaande autorisaties periodiek een beoordeling uit te voeren, waaronder in ieder geval de rechten van Key2F en Suite-voor-sociaal-domein. Bescherming van gegevens De toegang tot de software wordt beschermd door antivirus software en een firewall. Om een nog betere bescherming te bewerkstelligen is de implementatie van Microsoft Defender onderhanden. Jaarlijks wordt een pen(etratie)test uitgevoerd. Een pentest laat zien of uw organisatie voldoende weerbaar is tegen digitale aanvallen. Het geeft inzicht in de kwetsbaarheden van de IT-infrastructuur en de mogelijke gevolgen hiervan.

19

4. Voorbereiding rechtmatigheidsverantwoording

Vanaf het jaar 2023 is het verplicht om een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening op te nemen. Dit houdt in dat het College van B&W zelf verantwoordelijk is voor het afleggen van verantwoording over de naleving van wet- en regelgeving. De accountant geeft vervolgens een oordeel over de getrouwheid van deze rechtmatigheidsverantwoording. Om een deugdelijke grondslag van de rechtmatigheidsverantwoording te waarborgen, wordt door de organisatie verbijzonderde interne controle uitgevoerd. Een tijdige afronding van deze verbijzonderde interne controle is cruciaal, omdat deze bevindingen van invloed zijn op de controle van de jaarrekening. Dit nieuwe vereiste markeert een belangrijke ontwikkeling in de transparantie en verantwoordingsplicht van organisaties. Onze algemene indruk is dat uw organisatie goed voorbereid is op de rechtmatigheidsverantwoording. Financiele verordening en controleverordening Als gevolg van de invoering van de aanpassing van de gemeentewet bij de introductie van de rechtmatigheidsverantwoording dienen de financiële verordening (gebaseerd op artikel 212 gemeentewet) en de controleverordening (gebaseerd op artikel 213 van de gemeentewet) aangepast te worden. Uw organisatie heeft deze verordeningen aangepast en deze voldoen aan de gewijzigde wetgeving.

De financiële verordening, de controleverordening en het controleprotocol zijn op 22 juni 2023 door de Raad vastgesteld. Deze gelden met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2023. In het verlengde van de nieuwe controleverordening is een separaat controleprotocol niet meer verplicht. Wij hebben het College van B&W geadviseerd het controleprotocol te publiceren op overheid.nl.

Definitief

20

4. Voorbereiding rechtmatigheidsverantwoording

Verantwoordingsgrens rechtmatigheidsverantwoording In de financiële verordening in artikel 10 lid 2 heeft de Raad de verantwoordingsgrens op 3% van de lasten en dotaties aan reserves gesteld. In lid 3 is opgenomen dat in de paragraaf Bedrijfsvoering fouten of onduidelijkheden groter dan € 100.000 dienen te worden toegelicht. Intern controleplan Uw organisatie heeft een intern controleplan voor 2023 opgesteld waarin onderstaande inhoud is opgenomen. Dit plan is in juli 2023 door het College van B&W vastgesteld. Op basis van een beoordeling hebben wij het College van B&W geadviseerd alsnog het volgende toe te voegen: • De eindverantwoordelijkheid van de directeur bedrijfsvoering inzake de verbijzonderde interne controle; • Expliciet te benoemen dat na uitvoering van de verbijzonderde interne controle de bevindingen integraal worden afgestemd met de proceseigenaar; • De rapportagelijn aan de directie toe te voegen in het controleplan. • De verantwoordelijkheid van de teams voor de basis van de verbijzonderde interne controle expliciet in het intern controleplan te vermelden. Normenkader 2023 Een normenkader is een inventarisatie van de relevante wet- en regelgeving die van toepassing is op de financiële beheershandelingen van de organisatie.

Het normenkader dient als basis voor het beoordelen van de rechtmatigheid van deze handelingen, zowel door de organisatie zelf als door de accountant.

Definitief

Het normenkader helpt om de risico’s op onrechtmatigheden te identificeren en te beheersen. Het normenkader dient jaarlijks te worden geactualiseerd en vastgesteld door de Raad. De Raad van uw organisatie heeft het normenkader 2023 op 22 juni 2023 vastgesteld. Wij hebben het College van B&W geadviseerd in het normenkader 2024 de ontbrekende wetgeving toe te voegen. Vertaling normenkader naar toetspunten Door het normenkader per wet/verordening te vertalen naar toetspunten, kunnen interne controlemaatregelen specifiek worden gericht op de naleving van specifieke wetten en regels. Dit maakt de controleprocessen doelgericht en efficiënt, waardoor de organisatie zich kan concentreren op de meest relevante aspecten van de wetgeving. Wij hebben het College van B&W geadviseerd de toetspunten te koppelen aan de specifieke wet- en regelgeving. Opvolging aanbevelingen voorgaand jaar Door de opvolging van de aanbevelingen te toetsen, kan de organisatie leren van eerdere ervaringen. De opvolging van de aanbevelingen uit voorgaande jaren zou vanuit de teams moeten worden aangegeven. Wij hebben het College van B&W geadviseerd de opvolging van de VIC per proces expliciet op te nemen en te bewaken.

21

4. Voorbereiding rechtmatigheidsverantwoording

M&O beleid vertaald in verbijzonderde interne controle De gemeente dient een uitspraak te doen in hoeverre het M&O beleid ook feitelijk wordt nageleefd en of de getroffen maatregelen werken. De basis daarvoor ligt in belangrijke mate bij de uitkomsten van de intern al uitgevoerde controles en evaluaties. Wij hebben het College B&W geadviseerd in de toetspunten nadrukkelijk de naleving van het M&O beleid op te nemen. Voortgang verbijzonderde interne controle De uitvoering van de verbijzonderde interne controle ligt voor een aantal processen in lijn met de planning. De verbijzonderde interne controle op een aantal processen blijven achter doordat de teams de interne controle nog niet hebben opgeleverd. Wij hebben het College van B&W geadviseerd de verbijzonderde interne controle voor 2023 volledig af te ronden voor de jaarrekeningcontrole. De rechtmatigheid van de inkopen Door uw organisatie is tussentijds een beoordeling uitgevoerd op het volgen van een rechtmatige inkoopprocedure, met name gericht op de inkopen boven de Europese aanbestedingsgrens.

Definitief

Europese aanbestedingen Intern is over het 1e half jaar de uitgaven van de afgelopen 4 jaar beoordeeld in hoeverre hiervan de inkoopprocedure rechtmatig is gevolgd. Wij hebben het College van B&W geadviseerd op basis van deze spendanalyse: - De inkopen te beoordelen op soort inkopen en hier mogelijke risico’s op te analyseren; - Conclusies te formuleren op basis van de uitgevoerde verbijzonderde interne controle; - Te rapporteren over deze conclusies aan de directie en het College van B&W. Intern inkoopbeleid Wij hebben het College van B&W geadviseerd verbijzonderde interne controle uit te voeren op het inkoopbeleid op inkopen onder de Europese aanbestedingsgrens. Deze uitkomsten hoeven niet meegenomen te worden in de rechtmatigheidsverantwoording, maar de kadernota rechtmatigheid schrijft voor dat over het veelvuldig niet naleven van de gids proportionaliteit wel gerapporteerd dient te worden in de paragraaf Bedrijfsvoering.

22

4. Voorbereiding rechtmatigheidsverantwoording

Software voor (verbijzonderde) interne controle De gemeente gebruikt de software applicatie KIC voor het uitwerken van de (verbijzonderde) interne controle van het sociaal domein. De posten waarop verbijzonderde interne controle wordt uitgevoerd, worden vanuit KIC geselecteerd. Om te waarborgen dat de ingevoerde data betrouwbaar is, hebben wij het College van B&W geadviseerd: - De logging van de toegangsrechten van KIC jaarlijks te beoordelen; - Een aansluiting te maken tussen de data uit de subadministratie, de data in de financiële administratie en de ingelezen data in KIC. Rapportage 2023 Volgens planning in het controleplan wordt het controleverslag over het 1e en 2e kwartaal in het 3e kwartaal opgeleverd. Wij hebben het College van B&W geadviseerd te waarborgen dat de directie en het College van B&W tijdig voor afronding van het boekjaar geïnformeerd zijn over de uitkomsten van de verbijzonderde interne controle.

Definitief

23

3. Inzicht in de ontwikkeling van de beheersing van de processen Samenvatting Bij onze controle hebben we een aantal risico’s onderkend. De meeste van deze risico’s hebben zowel een lage impact als kans dat deze zich voordoen. Het belangrijkste risico is het vaststellen van de prestaties van de inkopen. In onze vorige rapportages hebben we een aantal aanbevelingen gedaan. Als deze nog niet of nog niet helemaal zijn afgewikkeld hebben we deze opnieuw als risico c.q. aanbeveling opgenomen. In 2023 zijn er een aantal aanbevelingen geheel opgevolgd door de organisatie, diverse aanbevelingen zijn onderhanden en wij hebben 4 nieuwe aanbevelingen gedaan. Wij hebben het College van B&W een aantal aandachtspunten meegegeven voor het opstellen van de jaarrekening. Deze hebben deels betrekking op de nog uit te voeren interne controlewerkzaamheden om de hiernaast beschreven risico’s af te dekken. Wij zullen deze werkzaamheden zoveel mogelijk begin 2024 beoordelen.

Definitief

24

4. Afsluiting

Bedankt voor de samenwerking Mede namens het team van Stolwijk Kelderman willen wij onze waardering uitspreken voor onze samenwerking tijdens de controle van uw organisatie. Deze boardletter is een samenvatting van de managementletter. Deze is tot stand gekomen in overleg met en na afstemming met de betrokken ambtenaren en het College van B&W. Deze boardletter is besproken in de auditcommissie. We vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn en zijn graag bereid nadere informatie te verstrekken. Dank voor het vertrouwen in ons. We kijken uit naar toekomstige samenwerking om uw doelen te bereiken. Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman Accountants Fiscalisten {{esl:Signer1:capture:size(200,65)}} {{esl:Signer2:capture:size(200,65)}}

w.g. dhr. R.H. Gosselink-Wolbrink RA

w.g. mw. H.G.J. de Feiter RA

Definitief

25

8. Afsluiting

Samenwerkende specialisten Binnen Stolwijk Kennisnetwerk bundelen wij een aantal kennisgebieden op financieel, bedrijfskundig, economisch en personeelsniveau. Vanuit deze verschillende disciplines hebben wij een 360 graden overview, zodat wij u beter en vollediger kunnen adviseren. Deze aanpak, waarbij specialisten en generalisten nauw samenwerken, leidt ertoe dat wij een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan het duurzame succes van uw organisatie. Hoe wij dat doen? Dat leest u in het transparantieverslag op onze website.

Uw succes > www.stolwijkkennisnetwerk.nl

Definitief