LIS2023 218 bijlage Brief GS aan BenW Veenendaal IBT informatiebeheer over 2021-2022 (2023)

nr. LIS2023.218, bijlage | Cat. B.

Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Veenendaal Postbus 1100 3900 BC VEENENDAAL

ONDERWERP

DATUM DOCUMENTNUMMER

Beoordeling Informatie- en VAN archiefbeheer over 2021-2022 TELEFOONNUMMER (2023) E-MAILADRES 19-09-2023 UTSP-1913279266-4240 DOMEIN/OPGAVE TEAM

Irmgard Broos +31651392542 irmgard.broos@provincieutrecht.nl BDO BEI

Geacht college,

U heeft ons in het kader van interbestuurlijk toezicht (IBT) informatie toegezonden over de uitvoering van de Archiefwet 2021-2022. Wij beoordelen de prestaties van gemeenten als ‘voldoet’, ‘voldoet deels’ of ‘voldoet niet’. Het oordeel voor uw organisatie over de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer in 2021-2022 (2023) luidt, net als bij de vorige beoordeling, een krappe ‘voldoet deels’. Dit betekent dat uw informatiebeheer deels aan de vereisten van de Archiefwet voldoet, maar op een aantal cruciale onderdelen ook nog niet. Wij zien zeker dat er gewerkt wordt aan instrumenten (zoals het kwaliteitssysteem) die essentieel zijn om de omslag van analoog naar digitaal informatiebeheer te kunnen maken. Maar ons groeiende zorgpunt is dat de definitieve omslag naar digitaal informatiebeheer, inclusief het regelen van de bijbehorende randvoorwaarden, de afgelopen jaren is gestagneerd. Hierdoor loopt uw organisatie risico op informatieverlies, voldoet u op een aantal belangrijke punten niet aan de vereisten uit de Archiefwet en ook niet aan de privacywetgeving. Wij zien op dit moment nog te weinig resultaten bij de verbeterpunten uit onze vorige toezichtbrief (d.d. 24-08-2021).

Het programma iGrip / Grip op informatie, waarin een deel van onze verbeterpunten terug te vinden is, is nog te kortgeleden binnen uw organisatie opgestart om nu al voldoende effecten van dit programma te zien. Hieronder lichten wij verder toe wat onze bevindingen zijn en voor welke onderdelen wij nog acties van u verwachten. Naast toetsing van toezichtinformatie over dit onderwerp, ons toegestuurd via uw Jaarrekeningen 2021 en 2022, en de Jaarverslagen 2021 en 2022 van het gemeentearchief Veenendaal, hebben we voor deze beoordeling ook mondelinge informatie gebruikt uit de gesprekken van 25 april jl. en 17 augustus jl. met uw organisatie. Deze toezichtbrief heeft daarom ook betrekking op een deel van 2023.

1 van 4

Toetsingscriteria Bij de beoordeling van uw informatie- en archiefbeheer toetsen wij, net als voorgaande jaren, of u voldoet aan de eisen die de Archiefwet- en regelgeving voorschrijven. In ons ‘Aanvullend beleidskader voor het interbestuurlijk archieftoezicht’ staan de risicogebieden waar wij specifiek naar kijken. Dit zijn: de omslag naar digitaal werken; het duurzaam beheren van analoge en digitale informatie; en de informatiehuishouding bij reorganisaties, herindelingen en samenwerkingsverbanden. Bij het uitvoeren van ons toezicht hanteren wij de interventieladder, die landelijk tussen Rijk, IPO en VNG is afgesproken. Deze interventieladder is te vinden op onze website IBT interventieladder.

Bevindingen en beoordeling Inrichting duurzaam (digitaal) informatiebeheer – afbouwen hybride informatiehuishouding Hoewel uw organisatie al volop digitaal werkt, zijn de voorwaarden die in de Archiefwet zijn opgenomen (zoals digitale bewaarstrategie, vervangingsinstrumenten) voor een verantwoord en betrouwbaar digitaal informatiebeheer nog onvoldoende geregeld. Hierdoor blijven de papieren en de digitale informatiestromen naast elkaar bestaan. Een flink deel van de informatiestromen valt buiten het bereik en beheer van de informatiespecialisten, de digitale dossiers in het centrale zaaksysteem Mozard worden onvoldoende beheerd. De nog bestaande papieren dossiers zijn incompleet en worden onvoldoende gekoppeld aan de bijbehorende digitale dossiers. De vervangingsinstrumenten, nodig voor de definitieve afbouw van deze hybride informatiehuishouding, zijn niet beschikbaar (vervangingsbesluiten) of worden niet toegepast (handboek vervanging). Dit alles vergroot het risico op informatieverlies en is kostbaar en niet efficiënt. Met het eerder genoemde programma iGrip dat in juni jl. door uw directie is vastgesteld en waarvoor uw gemeenteraad voor de periode 2023-2025 middelen ter beschikking heeft gesteld, is een deel van de hieronder genoemde verbeterpunten voor de komende jaren ingepland. We blijven bij de aankomende toezichtrondes de resultaten van dit programma volgen.

Verbeterpunten: 1.

Voer uw programma iGrip uit met een realistisch tijdpad en in overleg met uw archivaris en uw gemeentelijke archiefinspecteur. Formuleer daarbij ook een strategisch visie en een informatiebeleidsplan met een concreet stappenplan voor het afbouwen van de hybride informatiehuishouding en voer dit plan ook uit. Zorg daarbij voor: het formeel regelen en toepassen van vervanging; het vaststellen en implementeren van een digitale bewaarstrategie het beter koppelen van de papieren met de digitale dossiers het grip krijgen op alle informatiestromen, dus ook de decentrale vak applicaties en de mailboxen. Gebruik hiervoor het bestaande overzicht van centrale en decentrale applicaties, het bestaande procesoverzicht / het documentair structuurplan (DSP). Breng deze informatiestromen onder professioneel informatiebeheer en pas daarop ook het kwaliteitssysteem toe. Het is van belang om bij de uitvoering van het programma iGrip te blijven toetsen of bovengenoemde punten en de aanbevelingen uit de audits van de gemeentelijke archiefinspecteur worden meegenomen.

2.

Uw Archiefverordening en Besluit informatiebeheer dateren van 2015 en zijn daarmee verouderd. Actualiseer uw Archiefverordening en Besluit informatiebeheer. Leg daarin alle rollen en verantwoordelijkheden vast voor het informatie- en archiefbeheer. Formaliseer daarmee ook de aanwijzing van uw gemeentearchivaris en het Strategisch Informatie Overleg (SIO).

2 van 4

Kwaliteitssysteem Met het huidige kwaliteitssysteem wordt de informatiehuishouding (zowel het centrale zaaksysteem als de belangrijkste decentrale applicaties) binnen de gemeentelijke organisatie periodiek getoetst en op directieniveau gerapporteerd. Positief is ook dat dit kwaliteitssysteem gelinkt is met de kwaliteitsbewaking voor informatiebeveiliging, privacy en financiële rechtmatigheid. Verbeterpunt: 3. Ga verder met het uitbreiden van het kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer zodat de verbeterpunten die volgen uit de periodieke toetsing ook daadwerkelijk en planmatig uitgevoerd worden.

Selectie, vernietiging en overbrenging van archiefbescheiden / informatiebestanden Voor zowel de analoge als digitale informatiebestanden bent u verplicht deze te bewaren of te vernietigen conform de gemeentelijke selectielijst. Ook de privacywetgeving stelt dat u bepaalde bestanden tijdig moet vernietigen. De vernietiging van de analoge bestanden wordt tijdig uitgevoerd. Dit is niet het geval voor uw digitale informatie. Sinds de invoering van het huidige zaaksysteem Mozard in 2013 zijn er in het geheel geen digitale bestanden uit Mozard vernietigd. Ook de vernietiging van bestanden in decentrale applicaties en mailboxen wordt niet conform de vereisten uitgevoerd. Voor de taken die Veenendaal uitvoert voor andere gemeenten, zijn te weinig concrete afspraken gemaakt over het selecteren en vernietigen van dossiers en wordt digitale vernietiging niet uitgevoerd (zie hieronder bij ‘uitbesteding van taken / verbonden partijen’). Hierdoor wordt, in strijd met de Archiefwet en de AVG, veel informatie te lang bewaard. Met de formele overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats van uw gemeentearchief, worden deze bestanden openbaar en raadpleegbaar voor de burger. Er wordt momenteel gewerkt aan de afronding van de bewerking van archiefblokken die volgens de wettelijke termijn van 20 jaar al (bijna) overgebracht hadden moeten zijn.

In 2022 is een deel van de achterstanden in inventarisatie en materiële verzorging van feitelijk overgebrachte archieven weggewerkt. Afronding en formele overbrenging moet nog wel worden geregeld. Niet voor alle reeds overgebrachte (particuliere) archieven zijn de verplichte verklaringen van overbrenging of overeenkomsten voor bewaring en/of schenking opgesteld. Verbeterpunten: 4. Maak een plan van aanpak (meerjarig) voor het wegwerken van de achterstanden in vernietiging van digitale informatie en voer dit de komende periode met urgentie uit. Zorg daarmee voor tijdige vernietiging uit alle (zaak)systemen, schijven en mailboxen met archiefwaardige informatie. Voor dit laatste is een continu te actualiseren overzicht van informatiestromen binnen uw organisatie nodig (zie verbeterpunt 1). 5.

Rond de bewerking en de overbrenging van de archiefblokken af die volgens de wettelijke termijnen al overgebracht moeten zijn naar uw gemeentearchief. Dit is vooral van belang aangezien de aankomende nieuwe Archiefwet een kortere overbrengingstermijn (10 jaar in plaats van 20 jaar) gaat voorschrijven. Deze ontwikkeling betekent dat een groot deel van uw informatiebestanden veel sneller toegankelijk moet worden voor de burger.

6.

Zorg voor het opstellen van verklaringen van overbrenging en overeenkomsten van bewaring/schenking van alle archieven in uw archiefbewaarplaats.

3 van 4

Informatiehuishouding bij samenwerkingsvormen / verbonden partijen Naast dat u taken uitvoert voor andere gemeenten, besteedt uw gemeente zelf ook taken uit. Bij een deel van deze samenwerkingsverbanden zijn de informatieafspraken op hoofdlijnen vastgelegd. Vanuit control (team SCB) wordt hier wel aandacht gevraagd via ‘Grip op Verbonden Partijen’ en via het kwaliteitssysteem. Praktische beheersafspraken voor het informatiebeheer (zoals hoe worden digitale dossiers opgebouwd en overgedragen als de samenwerking verandert of ophoudt, afspraken over tijdige vernietiging) zijn nog niet of nauwelijks gemaakt.

Verbeterpunt: 7. Maak met alle verbonden partijen en gemeenschappelijke regelingen praktische beheersafspraken voor het informatie- en archiefbeheer (o.a. voor selectie en vernietiging digitale informatie / zie verbeterpunt 4) en toets deze afspraken periodiek via uw kwaliteitssysteem.

Tot slot Hiermee is voor ons deze toetsingsronde afgerond. We gaan ervan uit dat u de door ons geconstateerde verbeterpunten, in overleg met uw archivaris en gemeentelijke archiefinspecteur, op basis van een realistisch (meerjaren)planning en concreet stappenplan doorvoert. De volledige toezichtinformatie over de periode 2023 ontvangen wij graag uiterlijk 15 juli 2024. We verzoeken u om in deze informatie ook weer aan te geven hoe het gesteld is met de uitvoering van de hierboven genoemde verbeterpunten, ook in relatie tot de resultaten van het programma iGrip. Vanwege onze zorgen over een aantal ontwikkelingen binnen uw informatiebeheer, zullen we bij de volgende toetsingsronde de verbeterstappen bespreken in een ambtelijk gesprek. Naast toezicht op uw informatie- en archiefbeheer, toetsen wij ook uw taakuitvoering op de terreinen omgevingsrecht, huisvesting vergunninghouders en financiën. Vanwege een ander beoordelingsritme door wettelijke bepalingen, ontvangt u hiervan op een ander tijdstip onze toezichtbrieven. Een afschrift van deze brief sturen wij ter kennisgeving aan uw gemeenteraad. Wij publiceren de resultaten van ons toezicht op de IBT-kaart. Voor deze kaart en meer informatie over de IBT-werkwijze kunt u terecht op: www.provincie-utrecht.nl/interbestuurlijktoezicht. Deze brief wordt via de IBT-kaart ook toegankelijk.

Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van Utrecht, Namens hen,

H.J.J.M. Bakker Gedeputeerde Klimaat & Circulaire samenleving, Water & Bodem, Financiën, Grondzaken, Organisatie en Participatie cc. Gemeentearchivaris / gemeentelijke archiefinspecteur Veenendaal

4 van 4