LIS2023 200b Rekenkamer Veenendaal - Onderzoeksprotocol augustus 2023

ONDERZOEKSPROTOCOL

Augustus 2023

Inhoud 1. Inleiding...................................................................................................................................... 3 2. Start van het onderzoek .......................................................................................................... 3 3. Samenwerking met externen .................................................................................................. 4 4. Rapportage................................................................................................................................ 5 5. Wederhoor ................................................................................................................................. 6 6. Aanbieden en Publiciteit .......................................................................................................... 6 7. Traject richting raadsbehandeling ......................................................................................... 6 8. Rekenkamerbrieven ................................................................................................................. 7 9. Navolgingstraject ...................................................................................................................... 7 10. Gedragscode ..........................................................................................................................

7 11. Vaststelling .............................................................................................................................. 7

2 Rekenkamer Veenendaal | onderzoeksprotocol | 28 augustus 2023

1. Inleiding Verordening Met het vaststellen van de Verordening Rekenkamer Veenendaal 2023 heeft de raad van Veenendaal bepaald hoe de rekenkamer in Veenendaal is vormgegeven en welke bevoegdheden zij heeft. Taken en doelstelling De taak van de rekenkamer is het toetsen van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur op drie onderdelen: a. doelmatigheid: zijn de nagestreefde beleidsdoelen tegen zo gering mogelijke inzet van middelen bereikt? b. doeltreffendheid: zijn de beoogde doelen van het beleid met de ingezette beleidsmiddelen ook daadwerkelijk behaald? c. rechtmatigheid: voldoet de uitvoering aan de wettelijke kaders en regelgeving? Missie De rekenkamer wil door middel van haar onderzoeken een constructieve bijdrage leveren aan de kwaliteit van het bestuur van de gemeente Veenendaal, in het bijzonder doordat rekenkameronderzoek de controlerende rol van de raad versterkt. Onderzoeksprotocol In dit onderzoeksprotocol beschrijft de rekenkamer de richtlijnen die zij hanteert bij de uitvoering van haar onderzoek. Het doel van dit protocol is om waarborg te bieden voor de kwaliteit van de onderzoeken van de commissie en voor een goed verloop van het gehele onderzoeksproces binnen de organisatie. Daarnaast wil de rekenkamer met dit protocol inzicht verschaffen in de werkwijze en hierdoor bijdragen aan de transparante sfeer waarbinnen de rekenkamer haar taken wil uitoefenen.

2. Start van het onderzoek Globaal zal een onderzoek er vaak als volgt uitzien: - vooronderzoek; - dossierstudie; - interviews; - tussentijdse terugkoppeling (optioneel) - concept rapport van bevindingen; - ambtelijk wederhoor; - definitief rapport van bevindingen - conclusies en aanbevelingen - bestuurlijk wederhoor - definitieve rapportage incl. evt. nawoord van de Rekenkamer. Aan een onderzoek gaat vooraf, afhankelijk van het onderzoeksonderwerp, een gesprek met de manager van de betrokken beleidsveld en/of de gemeentesecretaris. In dit gesprek zal een lid en/of de secretaris van de rekenkamer de voorgenomen onderzoeksaanpak bespreken. De desbetreffende manager kan in overleg met de rekenkamer, medewerkers, waarvan hij het nuttig acht dat zij ook op de hoogte zijn van het onderzoek, voor dit gesprek uitnodigen. De rekenkamer zal de manager of de gemeentesecretaris vragen om een contactpersoon voor het onderzoek aan te wijzen. Via deze contactpersoon zullen stukken opgevraagd worden en bijvoorbeeld interviewafspraken worden gemaakt.

3 Rekenkamer Veenendaal | onderzoeksprotocol | 28 augustus 2023

Startbijeenkomsten Een rekenkameronderzoek start veelal met twee bijeenkomsten. Eén waarvoor de raad wordt uitgenodigd. En één waarvoor de portefeuillehouder, de gemeentesecretaris, de ambtelijk coördinator en de beleidsmedewerkers van het beleidsveld worden uitgenodigd. Tijdens deze startbijeenkomsten geeft de rekenkamer een toelichting op het onderzoek, de onderzoeksvragen en de wijze van uitvoering. In het geval van uitbesteding van het onderzoek is ook de onderzoeker aanwezig ter ondersteuning van de rekenkamer. In de startbijeenkomst met de raad wordt gesproken over de reikwijdte van het onderzoek en de onderzoeksvragen. In de startbijeenkomst met de ambtelijke organisatie worden afspraken gemaakt over de procedure en de planning van het onderzoek, de wijze waarop met gegevens wordt omgegaan, hoe de rekenkamer de door haar benodigde informatie vanuit het beleidsveld zo snel mogelijk kan verkrijgen en hoe de ambtelijke belasting door het onderzoek zoveel mogelijk kan worden beperkt. Tussentijdse terugkoppeling Indien het voor het onderzoek en/of de doorwerking van de resultaten zinvol wordt geacht kan de rekenkamer een presentatie organiseren waarin een tussentijdse terugkoppeling wordt gegeven. Door de gelegenheid te bieden daarop ook reacties te geven, kan de rekenkamer (evt.

in samenwerking met een extern bureau) overwegen aanpassingen in opzet, focus of scope van het onderzoek aan te brengen.

3. Samenwerking met externen Indien de aard en/of de omvang van het onderzoek hiertoe noodzaakt, zal extern ondersteuning worden gezocht voor de uitvoering van het onderzoek. Voor de selectie van de externe ondersteuning wordt gewerkt met een werkwijze afgestemd met bureau Inkoop van de gemeente Veenendaal Een bureau(s) zal bij de eerste benadering nadrukkelijk worden gevraagd of men op het desbetreffende terrein al werkzaam is of was voor de gemeente Veenendaal of gelieerde instelling of anderszins een risico op een belangenverstrengeling ontstaat. Wanneer dit zich voordoet en de rekenkamer vaststelt dat het risico van belangenverstrengeling daadwerkelijk aanwezig is, betekent dit dat het bureau geen offerte mag uitbrengen. Het uitgangspunt bij de inschakeling van een extern onderzoeksbureau is dat de eindverantwoordelijkheid, de regie en het uitbrengen van de eindrapportage bij de rekenkamer blijft liggen. Dit betekent dat belangrijke beslissingen over de inrichting, voortgang en conclusies van het onderzoek door de rekenkamer worden genomen. De secretaris van de rekenkamer is verantwoordelijk voor de dagelijkse voortgang van het onderzoek en vormt het primaire aanspreekpunt voor het bureau. Van het onderzoeksbureau wordt verwacht dat dit zich houdt aan het onderzoeksprotocol.

In geval van samenwerking met een extern bureau gelden de volgende regels: Het onderzoeksbureau rapporteert de secretaris periodiek over de inhoudelijke voortgang. Het bureau signaleert vroegtijdig indien sprake is van stagnatie in de voortgang en zoekt in overleg met de rekenkamer naar een adequate oplossing. • Een rekenkamerlid en/of de secretaris kunnen desgewenst aanwezig zijn bij de interviews die door het externe bureau worden afgenomen. • Het is het onderzoeksbureau niet toegestaan om buiten de rekenkamer om contact te hebben over de voortgang of de resultaten van het onderzoek. •

4 Rekenkamer Veenendaal | onderzoeksprotocol | 28 augustus 2023

• •

•

•

•

Een feitenrapport zonder conclusies en aanbevelingen wordt voor hoor en wederhoor voorgelegd aan de direct betrokkenen binnen de gemeente (zie paragraaf 5). Het onderzoeksbureau stelt de concept-conclusies en aanbevelingen op. De rekenkamer formuleert zelf de definitieve conclusies en aanbevelingen, welke voor bestuurlijk hoor en wederhoor wordt aangeboden. De onderzoekers zijn (op verzoek) aanwezig bij de behandeling van het onderzoeksrapport voor de raads- en commissieleden om een toelichting/presentatie te geven en vragen te beantwoorden. De rekenkamer krijgt desgevraagd de beschikking over het gehele onderzoeksdossier dat door het onderzoeksbureau wordt opgebouwd. Het dossier bevat tenminste kopieën van geraadpleegde documenten, beoordelingskader, alle tussentijdse notities met betrekking tot dataverzameling en analyse, bevindingenoverzicht met verwijzing naar bronnen en toetsing aan beoordelingskader, alle interviewnotities, schriftelijke stukken inzake hoor- en wederhoor, tussentijdse rapportages, eindrapportage. De externe communicatie na afloop van het onderzoek verloopt via de rekenkamer. Verzoeken van derden worden door het onderzoeksbureau naar de rekenkamer doorverwezen. Privacy De rekenkamer houdt zich aan de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG). Dit is terug te vinden in het privacy-statement van de rekenkamer welke op de website is gepubliceerd.

De rekenkamer houdt haar Functionaris Gegevensbescherming (FG) op de hoogte van lopende zaken en ontwikkelingen. Voordat een onderzoek start bespreekt de rekenkamer de AVG-impact zo nodig met de FG. De rekenkamer sluit een verwerkersovereenkomst af met het onderzoeksbureau. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een door de FG voor de rekenkamer opgestelde verwerkersovereenkomst.

4. Rapportage De rapportages voldoen aan de volgende eisen: - Uitgangspunt in de rapportage is transparantie. Het moet volstrekt helder zijn hoe de rekenkamer tot haar eindoordeel komt; - De rapportage bevat een ordentelijke bronvermelding met verwijzing naar voetnoten en literatuurlijst. - In de rapportage wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen normen (criteria) en bevindingen. Conclusies en eventuele aanbevelingen zullen getrokken worden op grond van de beschikbare informatie. De volgende indeling wordt als uitgangspunt genomen: - Samenvatting; - Inleiding: achtergrond, doelstelling en vraagstelling; - Onderzoeksaanpak; - Beoordelingskader; - Bevindingen en analyse; - Conclusies en eventuele aanbevelingen (uitgesplitst waar nodig naar college, raad of andere geadresseerden; - Bijlagen: bronnen (lijst van geïnterviewden, documenten en literatuur).

5 Rekenkamer Veenendaal | onderzoeksprotocol | 28 augustus 2023

De rekenkamer is eindverantwoordelijk voor de inhoud van de rapportage. Dit betekent dat de rapportage herkenbaar moet zijn als onderzoekrapportage van de rekenkamer. Wanneer het onderzoek (mede) is uitgevoerd door een extern bureau, dan wordt dit bureau vermeld en kan de rekenkamer besluiten de Nota van Bevindingen in de huisstijl van het extern bureau te publiceren.

5. Wederhoor Wederhoor Voordat de rekenkamer overgaat tot het uitbrengen van een definitief onderzoeksrapport, stelt zij direct betrokkenen binnen de gemeente (zowel college als medewerkers) in de gelegenheid te reageren op de voorlopige onderzoeksbevindingen. Daartoe wordt de concept-rapportage (ofwel het rapport met bevindingen) zonder conclusies en aanbevelingen aangeboden. Hierbij wordt een voorbereidingstijd in acht genomen van tenminste 10 werkdagen. Het wederhoor gebeurt in de vorm van een gesprek. Deze werkwijze biedt mogelijkheden voor verduidelijking van bevindingen en de daarbij gekozen formuleringen enerzijds en de opvattingen en reacties daarop vanuit de organisatie anderzijds. Het gaat er daarbij om, om vast te stellen dat de inhoud van de rapportage feitelijk juist is weergegeven. Als de wens voor het geven van een schriftelijk ambtelijke reactie bestaat wordt hiervoor een maximale termijn afgesproken. De reacties van betrokkenen worden, na vaststelling van feitelijke juistheid, verwerkt in het definitieve onderzoeksrapport. Bestuurlijke reactie Het onderzoeksrapport wordt, voordat het openbaar wordt gemaakt, compleet met conclusies en aanbevelingen aangeboden aan het college.

Het college heeft dan gedurende 3 weken de gelegenheid een bestuurlijke reactie te formuleren op de conclusies en aanbevelingen; de onderzoeksbevindingen zelf zijn immers bij het wederhoor geverifieerd. Nawoord Naar aanleiding van de bestuurlijke reactie kan de rekenkamer een nawoord opstellen en afsluitend het definitieve rapport vaststellen.

6. Aanbieden en Publiciteit Na ontvangst van de bestuurlijke reactie stuurt de rekenkamer het rekenkamerrapport met daarin de bestuurlijke reactie van het college en een eventueel nawoord met een aanbiedingsbrief naar de raad. Met het aanbieden van het onderzoeksrapport aan de raad verstuurt de rekenkamer ook een persbericht. Het onderzoeksrapport en het persbericht worden op de website van de rekenkamer geplaatst.

7. Traject richting raadsbehandeling In een zo vroeg mogelijk stadium kondigt de secretaris het aanbieden van het onderzoek aan bij de griffie(r), zodat deze dit voor de planning van de raad kan melden bij de agendacommissie. Het eindrapport biedt de rekenkamer aan aan de raad. De voorzitter, dan wel een ander lid van de Rekenkamer, is bij een vergadering voor de beeldvorming en/of oordeelsvorming aanwezig om een toelichting/presentatie te geven op het onderzoeksrapport en de vragen van raads- en commissieleden te beantwoorden (zo nodig ondersteund door het onderzoeksbureau).

6 Rekenkamer Veenendaal | onderzoeksprotocol | 28 augustus 2023

8. Rekenkamerbrieven Doel Naast het schrijven van onderzoeksrapporten kan de rekenkamer ook besluiten een rekenkamerbrief op te stellen. In een rekenkamerbrief wordt verslag gedaan van een kort onderzoek, zoals een quick scan of een follow-up onderzoek. Het doel van deze brieven is om snel in te kunnen spelen op de actualiteit. De brief wordt verstuurd aan de raad. Werkwijze De werkwijze van de rekenkamer bij rekenkamerbrieven is een afgeleide van de werkwijze bij formele onderzoeken, waarbij een aantal elementen niet worden gebruikt. Zo wordt bij een rekenkamerbrief geen bestuurlijke reactie opgenomen. Bij rekenkamerbrieven wordt per geval door de rekenkamer afgewogen of een startbijeenkomst wordt gehouden en of technisch wederhoor wordt toegepast.

9. Navolgingstraject Interne effectiviteit Na afloop van elk onderzoek vindt er in de rekenkamer een mondelinge evaluatie plaats. In deze evaluatie wordt teruggeblikt en nagegaan voor welke onderdelen verbeteringen mogelijk zijn. Desgewenst kan de rekenkamer besluiten het externe bureau bij deze evaluatie uit te nodigen. Externe effectiviteit Voor de externe effectiviteit van de rekenkamer is het van belang te volgen wat er met de onderzoeksrapporten wordt gedaan. De rekenkamer volgt op dit punt de lange termijn agenda van de gemeenteraad en de tussentijdse ontwikkelingen. Op grond van artikel 185a van de Gemeentewet zendt het college de raad jaarlijks een overzicht van de aan het college gedane voorstellen van de rekenkamer, vergezeld van zijn standpunt daaromtrent en van de wijze waarop aan de voorstellen vervolg is gegeven. Wanneer de rekenkamer constateert dat er onvoldoende gevolg wordt gegeven aan haar aanbevelingen, kan zij de raad hierop attenderen dan wel zelf een vervolgonderzoek doen.

10. Gedragscode De rekenkamer hanteert de Gedragscode Integriteit zoals deze door de NVRR (Nederlandse vereniging van rekenkamers en rekenkamers) op 3 september 2008 is vastgesteld met uitzondering van artikel 8 lid 2.

11. Vaststelling Aldus vastgesteld door de Rekenkamer Veenendaal d.d. 28 augustus 2023 de voorzitter

de secretaris

prof. dr. J. Telgen

L. Achterberg

7 Rekenkamer Veenendaal | onderzoeksprotocol | 28 augustus 2023