LIS2023.169 Provincie Utrecht - Afschrift van brief aan college inzake beoordeling IBT omgevingsrecht 2021-2022

nr. LIS2023.169 | Cat. B

PROVINCIE ::UTRECHT

Gemeenteraad van de gemeente Veenendaal Postbus 1100 3900 BC VEENENDAAL

ONDERWERP

DATUM DOCUMENTNUMMER VAN BIJLAGE

Beoordeling interbestuurlijk toezicht omgevingsrecht 31-05-2023 UTSP-390265605-12272 Thomas van Walchren Afschrift beoordeling IBT omgevingsrecht 2021-2022

TELEFOONNUMMER E-MAILADRES

DOMEIN/OPGAVE TEAM

+31681025300 thomas.van.walchren@ provincie-utrecht.nl BDO BEi

Geachte raad, Hierbij zenden wij u ter kennisgeving een afschrift van onze beoordeling over de periode 2021-2022, die wij aan het college van burgemeester en wethouders hebben gestuurd over de uitvoering van taken op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving binnen het omgevingsrecht (o.a. bouwen en milieu, ruimtelijke ordening, erfgoed en monumenten).

Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van Utrecht, Namens hen,

D.J. Dolmans Teamleider Bestuur, Europa en Interbestuurlijk toezicht Domein BOO

PROVINCIE-UTRECHT.NL

1 van 1

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Veenendaal Postbus 1100 3900 BC VEENENDAAL

ONDERWERP

DATUM DOCUMENTNUMMER VAN BIJLAGE

Beoordeling IBT Omgevingsrecht 2021/2022 08‑03‑2023 UTSP-390265605-10537 Thomas van Walchren Overzicht verbeterpunten

TELEFOONNUMMER E-MAILADRES

DOMEIN/OPGAVE TEAM

+31681025300 thomas.van.walchren@ provincie-utrecht.nl BDO BEI

Geacht college, Uw gemeente heeft in het kader van Interbestuurlijk Toezicht (IBT) informatie toegezonden over uw taakuitvoering in 2021/2022 op het gebied van het Omgevingsrecht. Wij hebben deze informatie beoordeeld. Daarnaast hebben onze toezichthouders op 5 januari 2023 een gesprek gevoerd met de volgende medewerkers van uw organisatie: teamleider Ruimtelijke Ordening en Bouwen en Toezicht en Handhaving, handhaver Bouw, senior adviseur Milieu, beleidsmedewerker vergunningverlening bouwen en RO en handhavingsjurist.. De informatie uit dit gesprek is in deze beoordeling meegenomen. Wij beoordelen prestaties van gemeenten als “voldoet”, “voldoet deels” of “voldoet niet”. De naamgeving van de prestaties is met de inwerkingtreding op 6 juli 2021 van ons nieuwe Beleidskader Interbestuurlijk Toezicht 2021-2024 aangepast. Dit beleidskader vindt u via de volgende link: www.provincie-utrecht.nl/onderwerpen/bestuurlijkezaken/interbestuurlijk-toezicht, onder het kopje “Beleidskader en Uitvoeringsagenda”. Bij het uitvoeren van ons toezicht hanteren wij de interventieladder die landelijk tussen Rijk, IPO en VNG is afgesproken. Een toelichting op deze ladder is te vinden op onze website www.provincie-utrecht.nl/werkwijze-ibt. Ons oordeel over uw taakuitoefening luidt: -

Vakgebied Vergunningverlening Toezicht en Handhaving (VTH): voldoet deels. Vakgebied Monumenten/ Archeologie: voldoet.

Hieronder leest u per deelterrein een toelichting op deze beoordeling. Toetsingscriteria en beoordeling VTH Toetsingscriteria Bij de beoordeling van de informatie voor het vakgebied VTH hebben we getoetst of uw gemeente de processen zodanig heeft ingericht dat deze taken naar behoren kunnen worden uitgevoerd. Wij baseren ons hierbij op de

1 van 6

wettelijke eisen voor deze processen, zoals vermeld in hoofdstuk 5 Wet algemene bepalingen omgevingsrecht, hoofdstuk 7 van het Besluit omgevingsrecht en hoofdstuk 10 van de Ministeriële regeling omgevingsrecht. Deze proceseisen staan ook bekend als de BIG-8 cyclus. Beoordeling VTH In de beoordelingsbrief over 2020/2021 hebben wij, net als in de beoordelingsbrief 2019/2020, aangegeven dat een verbeterslag nodig is om de VTH-taken op voldoende niveau te kunnen uitvoeren aangezien de beleidscyclus (BIG8 cyclus) onvoldoende sluitend was. In de vorige beoordelingsperiode is de taakuitvoering van uw gemeente als ‘voldoet deels’ beoordeeld. Omdat u deels voldeed aan de wettelijke eisen hebben wij de ontvangen toezichtinformatie inhoudelijk getoetst aan de geldende wet- en regelgeving. Belangrijkste constateringen: -

De in het VTH-beleid 2021-2025 opgenomen periodieke rapportage over het VTH-beleid 2015-2020 gaat onvoldoende in op de vraag of de toenmalig gestelde doelen zijn behaald. De periodieke rapportage geeft daarnaast geen informatie over de uitvoering van de VTH-taken in de periode 2015-2020 in verhouding tot de toenmalig gestelde prioriteiten.

-

Het nieuwe VTH-beleid 2021-2025 bevat geen concrete en meetbare doelen die gebaseerd zijn op een probleemanalyse (omgevingsanalyse en risicoanalyse). In het beleid wordt onvoldoende inzicht gegeven in de afspraken die het bestuursorgaan heeft gemaakt met de andere betrokken bestuursorganen over de samenwerking bij en de afstemming van de werkzaamheden en strafrechtelijke handhaving. In het beleid wordt niet inzichtelijk gemaakt welke capaciteit of middelen benodigd zijn om de beleidsdoelen binnen de periode 2021-2025 te bereiken.

-

In het jaarverslag 2021 wordt geen inzicht gegeven in de uitvoering van de VTH-activiteiten die in het uitvoeringsjaar 2021 zijn uitgevoerd. Dat valt logisch te verklaren aangezien u in 2021 geen uitvoeringsprogramma had opgesteld en vastgesteld. Niet duidelijk wordt gemaakt in hoeverre de in 2021 uitgevoerde activiteiten hebben bijgedragen aan de gestelde doelen uit de toen nog geldende VTH-beleid 2015-2020. Er wordt, zonder (cijfermatige) onderbouwing, gesteld dat aan alle geformuleerde doelstellingen in het VTH-beleidsplan is voldaan.

-

Het uitvoeringsprogramma 2022 gaat onvoldoende in op voorgenomen taken, rekening houdend met de gestelde doelen en prioriteiten uit het VTH-beleid 2021-2025, ten aanzien van brandveiligheid, constructieve veiligheid en handhaving van bestemmingsplannen.

-

Het uitvoeringsprogramma 2022 is niet afgestemd met andere betrokkenen bestuursorganen en de organen die belast zijn met strafrechtelijke handhaving.

-

Zoals genoemd in onze brief van 28 april 2021 en beoordelingsbrief IBT Omgevingsrecht 2020/2021 van 25 april 2022 hebben wij speciaal gekeken naar het toezicht op brandveiligheid in zorginstellingen. In 2021 ontbrak specifieke aandacht voor de brandveiligheid bij zorginstellingen. We verzochten u in het uitvoeringsprogramma 2022 en jaarverslag 2021 expliciet aan te geven welke activiteiten worden, of zijn, uitgevoerd met betrekking tot gebouwen waarin zich personen bevinden die minder zelfredzaam zijn, waaronder zorginstellingen. In het uitvoeringsprogramma 2022 en jaarverslag 2021 is nog steeds niet duidelijk gemaakt of uw gemeente de aanbevelingen uit ons IBT-rapport over brandveiligheid in zorginstellingen heeft overgenomen.

Ook blijft de tijdige vaststelling van het jaarverslag en uitvoeringsprogramma VTH een verbeterpunt. Het uitvoeringsprogramma 2022 heeft u vastgesteld op 10 mei 2022 en het jaarverslag 2021 heeft u vastgesteld op 29 november 2022. Wettelijk is bepaald dat het uitvoeringsprogramma vóór het komende jaar moet worden vastgesteld.

2 van 6

Een overzicht van de verbeterpunten is als bijlage bij deze brief gevoegd. Uniform uitvoerings- en handhavingsbeleid voor de basistaken (U&H-strategie regio Utrecht) Wij hebben kennisgenomen van de door uw college op 8 februari 2022 vastgestelde U&H-strategie regio Utrecht. Dit is de allereerste gezamenlijke strategie die door alle Utrechtse gemeenten en de provincie is vastgesteld. Na een eerste analyse concluderen wij dat dit beleidsstuk in grote lijnen voldoet aan de gestelde wettelijke eisen. Aangezien in het beleidsstuk wordt vermeld dat het om een groeidocument gaat, laten wij de beoordeling voor uw gemeente op dit aspect voor nu buiten beschouwing. De verbeterpunten zullen gedeeld worden met de ambtelijke werkgroep die verantwoordelijk is voor de opmaak van het beleid. Het beleidsstuk geldt voor de jaren 2022 en 2023. Wij gaan ervan uit dat in 2023 verder wordt gewerkt aan het optimaliseren van nieuw beleid voor de jaren 2024 en verder. Daarnaast verwachten wij dat in 2023 een eerste start wordt gemaakt voor een uniform uitvoeringsprogramma voor de basistaken op basis van de U&H-strategie regio Utrecht. In 2024 gaan wij daadwerkelijk over tot het beoordelen van de U&H-strategie regio Utrecht en het daarop gebaseerde uniforme uitvoeringsprogramma.

Verordening Kwaliteit VTH Wij toetsen of uw college jaarlijks evalueert in hoeverre de kwaliteitscriteria worden nageleefd door de omgevingsdienst én de eigen organisatie. Daarnaast toetsen wij of uw college daarover mededeling doet aan de gemeenteraad. De kwaliteitscriteria hebben betrekking op opleidingen/kennisniveau, kritische massa/capaciteit en frequentie van de uitvoering van taken per medewerker. Deze criteria zijn, volgens de door uw raad op 23 juni 2016 vastgestelde Verordening kwaliteit VTH Gemeente Veenendaal, in uw gemeente van toepassing op de basis- en plustaken die de ODRU uitvoert en de VTH-taken die u zelf uitvoert. In het jaarverslag 2021 is geschreven dat in 2021 een onderzoek is geweest of de gemeentelijke VTH-medewerkers voldoen aan de kwaliteitscriteria die zijn vastgelegd in het VTH-beleid 2021-2025. Uit het traject zou naar voren zijn gekomen dat alle medewerkers ruimschoots voldoen aan de gestelde kwaliteitscriteria. Er wordt in het jaarverslag geen inzicht gegeven in hoe het onderzoek is uitgevoerd. Ook is niet geëvalueerd of voldaan wordt aan de kwaliteitscriteria voor de kritieke massa en frequentie van de uitvoering van taken per medewerker. Verder staat in uw VTH-beleid geschreven dat de gemeente als uitgangspunt de kwaliteitscriteria 2.1 hanteert. In het VTH-beleid wordt dan ook veelvuldig naar de kwaliteitscriteria 2.1 verwezen.

Echter, sinds 2019 gelden de kwaliteitscriteria 2.2. De ODRU is niet geëvalueerd ten aanzien van de uitvoering van VTH die in uw opdracht worden uitgevoerd. Het is van belang dat u erop stuurt dat door de ODRU én de eigen organisatie aan de kwaliteitscriteria wordt voldaan en dat u de gemeenteraad daarover actief informeert. Wij verzoeken u dringend deze evaluatie jaarlijks uit te voeren en ook hierover te rapporteren aan de gemeenteraad, zodat duidelijk wordt in hoeverre uw gemeente en de ODRU voldoet aan de kwaliteitscriteria en waar de knelpunten liggen. Monumenten en Archeologie Toetsingscriteria Bij de beoordeling van dit vakgebied hebben we getoetst of: -

Sprake is van adequate vergunningverlening; De monumentencommissies goed functioneren; Sprake is van adequate advisering in het kader van de archeologische monumentenzorg.

Beoordeling De benodigde toezichtinformatie heeft u ons op 29 november 2022 toegestuurd. Ook deze informatie dient jaarlijks voor 15 juli te worden aangeleverd. De beoordeling van de taakuitvoering Monumenten en Archeologie is voornamelijk gericht op adequate vergunningverlening en handhaving, de behartiging van het erfgoedbelang in bestemmingsplannen, het goed functioneren van monumentencommissies en de advisering in het kader van de archeologische monumentenzorg.

3 van 6

Wij beoordelen de uitvoering van het taakveld Monumenten en Archeologie over 2021 als voldoet. Archeologie maakt deel uit van de vergunningsprocedure. In 2021 zijn volgens uw opgave geen aanvragen om omgevingsvergunning behandeld met betrekking tot Rijksmonumenten. Bij omgevingsvergunningen voor Rijksmonumenten kan advies worden gevraagd van de Monumentencommissie. Toezichtregime komende beoordeling Wij beoordelen uw taakuitvoering voor VTH wederom als ‘voldoet deels’. Dit betekent dat u over de beoordelingsperiode 2021-2022 nog steeds gedeeltelijk voldoet aan de wettelijke eisen. Nu de beoordeling van uw taakuitvoering uitkomt op “voldoet deels” valt u de komende beoordelingsronde onder het reguliere toezicht, wat betekent dat de toezichtinformatie inhoudelijk wordt getoetst aan de geldende wet- en regelgeving. Daarbij kijken we ook naar uw inspanningen in het kader van de Omgevingswet. Tot slot Hiermee is deze toetsingsronde afgerond. We vertrouwen erop dat u de genoemde verbeterpunten oppakt. In 2023 beoordelen wij de uitvoering van de taken op het gebied van het omgevingsrecht opnieuw. De volledige toezichtinformatie over de periode 2022/2023 ontvangen wij graag zo spoedig mogelijk nadat u deze hebt vastgesteld, maar in ieder geval uiterlijk op 15 juli 2023.

Wij verzoeken u om in deze informatie ook te vermelden welke acties u heeft ondernomen naar aanleiding van de genoemde verbeterpunten. Behalve de taakuitvoering van het omgevingsrecht, toetsen wij ook uw taakuitvoering op de terreinen informatiebeheer, huisvesting vergunninghouders en financiën. Vanwege een ander beoordelingsritme door wettelijke bepalingen, ontvangt u hiervan op een ander tijdstip onze toezichtbrieven. Een afschrift van deze brief sturen wij ter kennisgeving aan uw gemeenteraad. Wij adviseren u om in het kader van horizontale verantwoording, en controle deze toezichtbrief actief onder de aandacht te brengen van de gemeenteraad. Wij publiceren de resultaten van ons toezicht op de IBT-kaart. Zie daarvoor www.provincieutrecht.nl/interbestuurlijktoezicht. Deze brief wordt via deze kaart ook toegankelijk. Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van Utrecht, namens hen,

A.J. Schaddelee Gedeputeerde Mobiliteit, Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving, Communicatie en Participatie

4 van 6

Bijlage: overzicht verbeterpunten Rapportage en evaluatie 1. Voer periodiek een rapportage uit ten aanzien van het VTH-beleid voor RO, Bouw en Milieu. Stel deze rapportage vast en stuur deze ter informatie aan de gemeenteraad. 2. Stel het jaarverslag tijdig vast, zodat bij het opstellen van het uitvoeringsprogramma voor het nieuwe jaar rekening kan worden gehouden met de conclusies en aanbevelingen uit het jaarverslag. Stuur het jaarverslag na vaststelling ter informatie aan de gemeenteraad. 3. Geef in het jaarverslag 2022 aan in hoeverre activiteiten uit het uitvoeringsprogramma 2022 zijn uitgevoerd en in hoeverre uitgevoerde activiteiten hebben bijgedragen aan de in het VTH-beleid 2021-2025 gestelde doelen. 4. Voeg een actuele risicoanalyse toe aan het VTH-beleid 2021-2025 zodat inzichtelijk wordt op welke wijze de prioritering voor de periode 2021-2025 tot stand is gekomen en maak inzichtelijk welke gevolgen voor de fysieke leefomgeving kunnen optreden bij overtredingen. Indien de actuele risicoanalyse dateert van vóór 2021 moet deze worden geactualiseerd. Strategisch beleid 5. Formuleer in het beleid heldere en meetbare (SMART) doelstellingen die gekoppeld zijn aan de gestelde prioriteiten op basis van een actuele probleem- en risicoanalyse. 6.

Maak in het beleid inzichtelijk welke capaciteit of middelen benodigd zijn om de gestelde doelen te bereiken gedurende de looptijd van het beleid. 7. Geef in het beleid inzicht in de afspraken met de andere betrokken bestuursorganen over de samenwerking bij en de afstemming van de werkzaamheden en geef inzicht in de afspraken die gemaakt zijn met de organen die belast zijn met de strafrechtelijke handhaving. Operationeel beleid 8. Maak duidelijk voor welke taken het VTH-beleid 2021-2025 leidend is en voor welke taken de U&H-strategie regio Utrecht 2022-2023. Niet duidelijk is welke taken de gemeente uitvoert en welke (plus)taken, naast de basistaken, door de ODRU worden uitgevoerd. Programma en organisatie 9. Stel het Jaarplan VTH (uitvoeringsprogramma) tijdig vast, zodat bij aanvang van het nieuwe jaar de uitvoering kan plaatsvinden volgens een actueel programma. Van belang is dat bij het schrijven van het jaarlijkse uitvoeringsprogramma rekening kan worden gehouden met de conclusies en aanbevelingen uit het jaarverslag. Stuur het uitvoeringsprogramma na vaststelling ter informatie aan de gemeenteraad. 10. Geef in het uitvoeringsprogramma een goede omschrijving van de uit te voeren activiteiten en koppel deze aan de gestelde doelen en prioriteiten uit het VTH-beleid. En dan met name de activiteiten t.a.v.

brandveiligheid, constructieve veiligheid en handhaving van bestemmingsplannen. 11. Maak de personele en financiële middelen die benodigd zijn voor het uitvoeren van de voorgenomen activiteiten inzichtelijk en waarborg deze in de begroting. 12. Stem het uitvoeringsprogramma af met andere betrokken bestuursorganen en de organen die belast zijn met strafrechtelijke handhaving. Voorbereiding, uitvoering en monitoring 13. Draag er zorg voor dat voor RO en Bouw een beschrijving van de werkprocessen, de procedures en de bijbehorende informatievoorziening is vastgelegd voor de uitvoering van de VTH-taken en voor het voorbereiden, geven en uitvoeren van bestuurlijks sancties. Leg onder andere vast dat toezichthouders/ handhavers van de eigen organisatie periodiek rouleren zodat deze niet voortdurend worden belast met het houden van toezicht op dezelfde inrichting. Maak daarnaast duidelijk op welke manier de taakvelden vergunningverlening, toezicht en handhaving op functioneel niveau gescheiden zijn. 14. Zorg dat uw organisatie de resultaten en voortgang van de uitvoering van het uitvoeringsprogramma en het bereiken van de gestelde doelen monitort voor VTH-zaken op het gebied van RO en Bouw.

5 van 6

15. Verantwoord jaarlijks aan de gemeenteraad in hoeverre de kwaliteitscriteria worden nageleefd door de eigen organisatie én de ODRU. Voor zover de kwaliteitscriteria niet zijn of konden worden nageleefd, dient hiervan gemotiveerd opgave te worden gedaan.

6 van 6