LIS2023.14b Bijlage Boardletter 2022 - reactie college

Telefoonnummer

Control A. Ilazi (0318) 538 016

Documentnummer

2068841

Datum

27 december 2022 Reactie op de boardletter 2022

Afdeling Behandeld door

Onderwerp

Aan de gemeenteraad

Geachte leden van de raad,

De interim-controle 2022 is afgerond en Stolwijk Kelderman heeft de boardletter aan u aangeboden (zie bijlage). Bij de interim-controle richt de accountant zich voornamelijk op de interne beheersing van de organisatie. Omdat deze interne beheersing het gehele jaar goed dient te functioneren, wachten zij hier niet tot de jaarrekening mee, maar vindt de interim-controle voor een belangrijk deel al in de tweede helft van het boekjaar plaats. De boardletter biedt de organisatie de kans om nog verder te verbeteren. De boardletter geeft aanbevelingen voor de interne beheersing, de te verrichten controles voor de jaarrekening en ontwikkelingen voor de gemeenten. Als organisatie pakken we deze aanbevelingen serieus op. Kernboodschap Stolwijk Kelderman constateert dat de organisatie net als eerdere jaren actief aan de slag gaat met eerder door hen gerapporteerde bevindingen. Tevens zijn de bevindingen over de algemene beheersing en de twee speerpunten positief. Het college stelt het op prijs dat een concept van de boardletter met de portefeuillehouder financiën en de directeur bedrijfsvoering is besproken. Het college streeft naar een goede samenwerking met Stolwijk Kelderman en constateert net als Stolwijk Kelderman dat deze prettig verloopt.

Algemene beheersing en speerpunten De accountant geeft een aantal ontwikkelpunten rondom de algemene beheersing weer met als belangrijkste thema de rechtmatigheidsverantwoording. Vervolgens rapporteert de accountant over de twee speerpunten die door de Raad zijn meegegeven. Ontwikkelpunten algemene beheersing We hebben als gemeente de ingezette doorontwikkeling rondom algemene beheersing goed doorgezet. Zo zijn meerdere instrumenten ingericht met als doel de belangrijkste risico´s te beheersen. Een goed voorbeeld hiervan is de voorbereiding en implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording en het monitoren van de aanbevelingen van de accountant middels het plan van aanpak opvolgen bevindingen accountant. We zullen net als vorig jaar de landelijke ontwikkelingen, in het bijzonder de nieuwe kadernota Rechtmatigheid, rondom de rechtmatigheidsverantwoording in acht nemen. Bij het opstellen van het plan van aanpak rechtmatigheidsverantwoording 2021 hebben we reeds rekening gehouden met de aanbevelingen

Raadhuisplein 1 • 3901 GA Veenendaal • Postbus 1100 • 3900 BC Veenendaal Tel. (0318) 538 538 • Fax (0318) 510 414 • www.veenendaal.nl • www.veenendaal.nl/vraag

Kenmerk 2068841 Pagina 2 behorende bij het onderwerp ´aanpassen financiële verordening en controleverordening´. Na afronding van de jaarrekeningcontrole (tweede halfjaar 2023) zal dit aan u worden voorgelegd. Speerpunt 1: Interne beheersing lokale heffingen De accountant is verzocht om de tijdigheid en het monitoren van met name betalingsherinneringen te beoordelen. De accountant heeft geconstateerd dat het grootste gedeelte van de aanslagen is opgelegd en het proces van innen en opleggen in 2022 volledig in gang is gezet. Bij de jaarrekeningcontrole (april 2023) zullen we net als eerdere jaren de onderbouwingen en analyses aanleveren zodat we hiermee de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de lokale heffingen aantonen. Speerpunt 2: Optimalisering gebruik data-analyse door zowel gemeente als accountant De accountant heeft ten aanzien van het speerpunt ‘Optimalisering gebruik data-analyse door zowel gemeente als accountant’ aangegeven dat data-analyse in gemeenteland nog beperkt wordt toegepast als controlemiddel en de accountant dit controlemiddel (nog) niet veel gebruikt in de controle. We zullen in 2023 met de accountant samen optrekken zodat we in de toekomst dataanalyse als controlemiddel kunnen inzetten.

Aanbevelingen interne beheersing bedrijfsvoering Naar aanleiding van de gehouden interim-controle wil de accountant een aantal punten met betrekking tot de interne beheersing van de bedrijfsvoering onder onze aandacht brengen. De top drie van de belangrijkste bevindingen in de processen zijn: Interne beheersing lokale heffingen Met ingang van 1 januari 2021 wordt gebruikt gemaakt van twee nieuwe softwareapplicaties voor de belastingheffing en -inning. Het team, dat belast is met de lokale heffingen, is primair druk bezig geweest met de implementatie van de twee nieuwe softwareapplicaties. Hierdoor is de interne beheersing op dit moment nog niet volledig ingericht. Over de planning en uitvoering van de controlewerkzaamheden hebben we met de accountant afspraken gemaakt, waarbij deze werkzaamheden ten tijde van de jaarrekeningcontrole gereed zullen zijn zodat we de volledigheid van de baten kunnen aan tonen. Europese aanbestedingen De budgethouders zijn verantwoordelijk voor het volgen van de juiste inkoopprocedure. De routing van de meeste offertes loopt momenteel door het toepassen van zogenaamde ‘startfomulieren’ langs de inkopers, dit komt het proces ten goede. Daarnaast wordt in 2023 gekeken hoe het contractenregister verder verbeterd kan worden zodat dit bijdraagt aan de tijdigheid, juistheid en volledigheid van de Europese aanbestedingen.

Bij de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording worden per kwartaal interne controlewerkzaamheden uitgevoerd. Deze interne controlewerkzaamheden dragen bij aan het beter beheersen van het proces Europese aanbestedingen en geven hiermee een duidelijk signaal binnen de organisatie, wat belangrijk is in het verder opvolgen van deze aanbeveling. De organisatie zal voor het vaststellen van de naleving van de Europese aanbestedingsregels de periodieke interne controlewerkzaamheden 2022 afronden en zal conform planning bij aanvang van de jaarrekeningcontrole over het gehele jaar verantwoording doen. Prestatieleveringen De accountant heeft geconstateerd dat er niet altijd een (zichtbare) vastlegging van de prestatielevering in het dossier aanwezig is, waardoor het risico bestaat dat facturen onterecht betaald worden. We hebben in 2021 procesafspraken hierover gemaakt. De analyses over het jaar 2022 laten zien dat de procesafspraken steeds beter worden toegepast en dit als groeimodel gezien moet worden. Voor 2022 worden voor de interne controle steekproeven getrokken om de rechtmatigheid aan te tonen.

Raadhuisplein 1 • 3901 GA Veenendaal • Postbus 1100 • 3900 BC Veenendaal Tel. (0318) 538 538 • Fax (0318) 510 414 • •

Kenmerk 2068841 Pagina 3 Opvolging van de aanbevelingen Naar aanleiding van deze boardletter worden, er net als vorig jaar, acties uitgezet binnen de gemeentelijke organisatie om voor de jaarrekeningcontrole de benodigde controlewerkzaamheden te verrichten. Deze acties zijn uiterlijk april 2023 gereed. Daarnaast zal per onderwerp/ ontwikkeling bezien worden welke acties binnen de organisatie worden uitgezet. In de P&C cyclus gaan we de voortgang hiervan monitoren. Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Veenendaal,

mevrouw S. Deelstra gemeentesecretaris

de heer K.J.G. Kats burgemeester

Raadhuisplein 1 • 3901 GA Veenendaal • Postbus 1100 • 3900 BC Veenendaal Tel. (0318) 538 538 • Fax (0318) 510 414 • •