LIS2023.14 Stolwijk Kelderman - Boardletter 2022 Veenendaal
Tekst van het document
nr. LIS2023.14 | Cat. B
Boardletter 2022 Gemeente Veenendaal
Definitief (versie 2) 24 januari 2023
Aan de gemeenteraad van de gemeente Veenendaal
Bedankt voor uw vertrouwen
Doetinchem, 24 januari 2023 459601/HdF/NK Geachte raad, Als onderdeel van de controle van de jaarrekening over het kalenderjaar 2022 van uw gemeente hebben wij een interimcontrole uitgevoerd. Naar aanleiding van deze controle ontvangt u onze bevindingen en aanbevelingen. Deze zijn bedoeld als constructieve input voor de directie en het College van B&W als onderdeel van het continue proces van het veranderen en verbeteren van de beheersing van uw organisatie.
Tot slot willen wij onze dank uitspreken voor de medewerking die ons gedurende de uitvoering van onze werkzaamheden is verleend en de prettige wijze van samenwerking.
Wij hebben de interimcontrole verricht in overeenstemming met het Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften. Nederlands recht vereist onder andere dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze controlecliënten. Wij merken op dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij het College van B&W. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. Vanaf 2022 zal de accountant een nadere toelichting geven in de controleverklaring inzake de betrokken frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht.
Stolwijk Kelderman {{esl:Signer1:capture:size(200,65)}}
{{esl:Signer2:capture:size(200,65)}}
w.g. dhr. R.H. Gosselink-Wolbrink RA
w.g. mevr. H.G.J. de Feiter RA
Met vriendelijke groet,
2
Inhoudsopgave
Waar bent u naar op zoek?
1. Kernpunten
1. Aandachtspunten Raad
3. Beheersing processen
4. Afsluiting
2. Algemene beheersing
3
Van de Raad hebben wij 2 aandachtspunten meegekregen.
Aandachtspunten Raad
Aandachtspunten en bevindingen 1. Interne beheersing lokale heffingen Nadere toelichting aandachtspunt vanuit de auditcommissie De financiële omvang van deze baten in de exploitatie is materieel. Er ontstaat een risico als betalingen en betalingsherinneringen niet tijdig/volledig worden geïnd. Het verzoek was aan ons om de tijdigheid en het monitoren van met name betalingsherinneringen te beoordelen. Er zijn signalen ontvangen dat inwoners soms pas een jaar later een herinnering krijgen als ze bijvoorbeeld OZB niet hebben betaald. In de boardletter van 2021 (pag.4) is het volgende vermeld door Stolwijk Kelderman: Er is voor de belastingheffing en –inning een tweetal nieuwe applicaties aangeschaft. De interne beheersing is op dit moment nog niet voldoende ingericht. Hierdoor is het moeilijk de volledigheid van de baten aan te tonen.
Uitwerking aandachtspunt In februari is het grootste deel van de aanslagen lokale heffingen opgelegd. Daarna is er nog 3 keer in het jaar de mogelijkheid om een aanslag op te leggen als gevolg van mutaties gedurende het jaar. De aanslag volgt uiterlijk 3 maanden na de verwerking van de mutatie. Het grootste deel van de aanslagen wordt geïnd via periodieke automatische incasso. Eventuele storneringen van de automatische incasso worden nader onderzocht. Door de implementatie van de nieuwe software zijn in 2021 de aanslagen incidenteel later opgelegd en zijn betalingsherinneringen te laat verzonden. Dit heeft geleid tot een incidentele stijging in de openstaande belastingvorderingen. Medio 2022 is het proces van herinneringen en aanmaningen weer opgestart. Aan het einde van 2022 worden alle vervallen bedragen overgedragen aan de deurwaarder. Het proces is in 2022 weer volledig in gang gezet.
4
Van de Raad hebben wij 2 aandachtspunten meegekregen.
Aandachtspunten Raad
Aandachtspunten en bevindingen 1. Interne beheersing lokale heffingen Uitwerking aandachtspunt Het verloop van de openstaande vorderingen per 31 december in de afgelopen jaren laat een stijgende lijn zien. Eind november 2022 staat een bedrag van € 3,5 miljoen open, maar hiervan ligt een deel van de betalingstermijn in de toekomst.
Openstaande vorderingen per 31 december 3000 2500 2000 1500
In het accountantsverslag over het boekjaar 2022 zullen wij het verdere verloop van de openstaande posten per 31 december 2022 tonen en nader ingaan op de ouderdom van de dan openstaande posten.
1000 500 0 2019
2020
2021
5
Van de Raad hebben wij 2 aandachtspunten meegekregen
Aandachtspunten Raad
Aandachtspunten en bevindingen 2. Optimalisering gebruik data-analyse door zowel gemeente als accountant Nadere toelichting aandachtspunt vanuit de auditcommissie Data-analyse kan voor optimalisering gebruikt worden zowel voor de ambtelijke organisatie als bij de accountantscontrole. De ambtelijke organisatie kan het gebruik goed en zo mogelijk beter aan laten sluiten op de toepassingen voor onze accountantscontrole, zodat toegevoegde waarde ontstaat. Ons is gevraagd een oriëntatie uit te voeren van hetgeen in andere gemeenten (nationaal) wordt toegepast en wat Veenendaal daarvan kan leren (best practices). Datagedreven werken en ICT zijn voor Veenendaal een belangrijk aandachtspunt. Data-analyse wordt steeds belangrijker, zowel voor eigen gebruik als voor de accountant. Data-analyse is het ontdekken van patronen, afwijkingen, inconsistenties en het onttrekken van andere nuttige informatie over het object van het onderzoek door middel van analyse, modellering en visualisatie met het oog op de planning of het uitvoeren van de opdracht. In de praktijk blijkt dat het vaak nog onduidelijk is wat er precies met data-analyse gedaan kan worden en wat de mogelijkheden zijn.
Wat is nog nodig om meer gebruik te maken van data-analyse en welke verbeteringen kunnen er bij de gemeente worden doorgevoerd om zinvol data-analyse in te zetten? Welke data-analyse wordt door de gemeente zelf toegepast? En kan de accountant hier gebruik van maken? De toepassing van data-analyse bij de controle geeft de accountant een krachtig hulpmiddel om een optimale combinatie van controlewerkzaamheden (controlemix) te kiezen in een steeds meer geautomatiseerde omgeving van de gemeente. Bij het plannen van data-analyse beoordeelt de accountant de betrouwbaarheid van de door de accountant te analyseren data. Dit richt zich op de totstandkoming van de data in het informatiesysteem (de ‘brondata’) en omvat ook de handmatige en geautomatiseerde interne beheersmaatregelen in dat totstandkomingsproces. Analyse van de betrouwbaarheid van de data is hierbij van groot belang. Welke verbeteringen zijn hierin voor de gemeente nog mogelijk, zodat de accountant data-analyse meer zinvol in kan zetten?
6
Van de Raad hebben wij 2 aandachtspunten meegekregen
Aandachtspunten Raad
Aandachtspunten en bevindingen 2. Optimalisering gebruik data-analyse door zowel gemeente als accountant Uitwerking aandachtspunt Op dit moment hebben diverse gemeenten de ambitie om gebruik te maken van data-analyse in de processen of voor controledoeleinden. Het daadwerkelijk invoeren van data-analyse gebeurt nog zeer beperkt en er zijn dan ook nog geen echte best-practices op dit gebied. Op basis van de gesprekken die we tijdens de interimcontrole hebben gehad, lijkt data-analyse bij gemeenten nog niet veel gebruikt te worden als controlemiddel. De gebruikte data-analyse richt zich bijvoorbeeld op het gebruik van wegen, bewegingen in de server ter voorkoming van hacks of opsporing van fraude in het sociaal domein. Op dit moment is er geen data-analyse die wij voor onze controle kunnen gebruiken. Er zijn diverse processen die zich lenen voor data-analyse. Vooral processen met grote aantallen transacties zijn hiervoor geschikt zoals uitkeringen, gemeentelijke belastingen en inkoopfacturen. Om data-analyse te gebruiken is het wel noodzakelijk dat de informatie op eenzelfde wijze wordt geregistreerd en betrouwbaar is.
Voorbeelden voor het gebruik maken van data-analyse in de controle, zowel door uw gemeente als in onze controle: Ø Proces inkopen: is het 4-ogen principe toegepast? (autorisatie voor de geleverde goederen/diensten en autorisatie voor het belasten van het budget) Ø Proces gemeentelijke belastingen: zijn de juiste tarieven in rekening gebracht conform de verordening? Of is aan alle OZB-objecten een aanslag gekoppeld? Ø Proces Participatiewet: zijn de juiste normbedragen gehanteerd conform de vastgestelde normen? Ø Betalingsproces: het selecteren van afwijkende betalingen en betalingen op bijzondere momenten. Om een nadere duiding te kunnen geven aan de afwijkingen zal nader onderzoek worden uitgevoerd naar verklaringen of kunnen trends worden ontdekt.
7
Algemene beheersing
Meerdere aspecten van beheersing Tijdens onze interimcontrole controleren wij de interne beheersing binnen uw organisatie. Wij geven hier ons beeld van de algemene beheersing met onder meer de planning en control cyclus, geven de ontwikkelingen weer en rapporteren over de ontwikkelpunten. Voor 2022 willen wij u graag meenemen in onze beschouwingen van uw strategie in relatie tot de risico analyse.
Strategie en
Ons beeld van de algemene beheersing
risico analyse
Rechtmatigheidsverantwoording in 2023
Mandatering in de organisatie
Aanvullend op onze controle hebben we een onderzoek gedaan naar de mandatering in uw organisatie.
de In 2023 zalRichting de rechtmatigheidsverantwoording door rechtmatigheidsverant u in uw jaarstukken opgenomen woording worden. We hebben de status van de voorbereidingen beoordeeld.
Rapporteren over duurzaam ondernemen
8
Algemene beheersing
Ons beeld van de algemene beheersing Ons beeld van uw organisatie
Ontwikkelingen in de organisatie
Na de verkiezingen is de samenstelling van de raad deels gewijzigd. Ons aanspreekpunt vanuit de raad is vormgegeven door de auditcommissie. Deze samenstelling is ook vernieuwd. Het College van B&W is in dezelfde samenstelling blijven bestaan.
•
Landelijke ondersteuning
De afgelopen jaren zijn er meerdere tijdelijke regelingen vanuit het Rijk landelijk uitgerold. Voorbeelden hiervan zijn de Tijdelijke Overbruggingsregeling Zelfstandige Ondernemers (2020-2022), de energietoeslag en de Oekraïnegelden (2022).
Het raadsakkoord ‘Samen werken in vertrouwen’ geeft richting aan de ambities in de komende jaren. Voor het behalen van alle gewenste ambities en ook overige wensen, is gebruik gemaakt van de extra middelen die ter beschikking zijn gesteld via de algemene uitkering. Tot en met 2025 zijn deze middelen incidenteel inzetbaar. Het behalen van de ambities is, net als bij vele andere gemeenten in Nederland, een uitdaging als gevolg van de krapte in capaciteit.
Wij hebben het College van B&W geadviseerd een draaiboek op te stellen met daarin de procedurele maatregelen om alle aspecten van de invoering deugdelijk te kunnen doorlopen.
Uw organisatie is volop in ontwikkeling. Veel verbeteringen zijn in gang gezet. Een aantal adviezen uit onze voorgaande managementletters zijn in 2022 opgevolgd en diverse zijn onderhanden. Wij hebben ook nieuwe adviezen opgenomen. In 2022 is de monitoring van de opvolging per kwartaal voortgezet. In de 2e bestuursrapportage is aan de Raad een terugkoppeling gegeven over de voortgang.
Er is een verordening voor het uitvoeren van doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken. De afgelopen jaren is niet voldaan aan de frequentie van de onderzoeken zoals deze in de verordening zijn opgenomen. Voor het uitvoeren van dergelijke onderzoeken zijn middelen en capaciteit een voorwaarde.
•
Doelmatigheid en doeltreffendheid
Wij hebben het College van B&W geadviseerd de onderzoeken in 2023 wel uit te voeren om zo ook een stimulans te geven aan het lerend vermogen van de organisatie.
9
Algemene beheersing
Ons beeld van de algemene beheersing
Wij hebben het College van B&W geadviseerd de verordening in te richten op de nieuwe wet Inburgering uit 2021.
• Inregeling Oekraïnegelden Uw gemeente vangt ongeveer 200 Oekraïners op in gemeentelijke opvang en in particuliere opvang. De uitbetaling van het leefgeld wordt door een externe partner uitgevoerd.
De maatschappelijke begeleiding en het verzorgen van de onderwijsroutes worden door derde partijen verzorgd. Hiermee zijn raamovereenkomsten gesloten. • Grondexploitaties
Er zijn geen specifieke maatregelen ingesteld of landelijk beschikbaar gesteld om de rechtmatigheid van de toegekende leefgelden tussentijds te controleren.
Zoals reeds aangegeven zijn de onzekerheden in de economische ontwikkeling in de komende jaren groot. Tevens is er een periode van stijgende prijzen voor materialen en personeel. Bij het inschatten van de te maken lasten en te realiseren baten heeft u te maken met stijgende lasten en grote onzekerheden in de ramingen voor de grondexploitaties. De onzekerheden hebben ook tot gevolg dat de risico’s als onderdeel van de berekening van het benodigde weerstandsvermogen groter zullen zijn, alsmede het beslag daarop.
De medewerkers van de verbijzonderde interne controle en het team ontwikkelen een controleprogramma voor deze middelen. • Inregeling energietoeslag De prijzen van energie zijn in 2022 flink gestegen. Inwoners met een inkomen tot 150% van het sociaal minimum hebben recht op een energietoeslag (landelijk 120%). Uw gemeente behandelt de aanvragen zelf en betaalt dit ook zelf uit. Er is geen werkinstructie opgesteld voor de afhandeling van de aanvragen. De kosten van de energietoeslag worden uit de algemene uitkering gefinancierd. Daarmee zijn er geen extra verantwoordingseisen.
Wij trekken graag gelijktijdig met u hierin op door vooraf de uitgangspunten met elkaar te bespreken. Wij hebben het College van B&W geadviseerd voor de ramingen voorzichtige uitgangspunten te gebruiken en scenarioanalyses te maken om de financiële positie van uw organisatie in de komende jaren goed te kunnen beheersen.
• Inregeling wet inburgering Uw gemeente krijgt meldingen als er inburgeraars zijn. Uw gemeente voert de inburgering uit en mede voor de gemeente Renswoude en Rhenen. Hiervoor is een proces ingesteld. De huidig geldende verordening voor inburgering dateert uit 2010.
Vanwege deze onzekerheden zullen wij bij onze controle een grondexploitatiespecialist inschakelen, die de toekomstige lasten en baten en daarmee de betrouwbaarheid van de ramingen mede helpt beoordelen.
10
Algemene beheersing
Ons beeld van de algemene beheersing
Wij hebben het College van B&W geadviseerd de berekening van de kengetallen op te nemen op basis van de voorgeschreven berekeningen in de regeling.
Begroting Begroting 2022:
Het BBV stelt een aantal eisen aan de begroting.
De begroting van 2022 is op 4 november 2021 vastgesteld en tijdig bij de provincie ingediend.
Wij hebben de eisen naast de programmabegroting 2022 gelegd en wij hebben het College van B&W geadviseerd de ontbrekende informatie in de begroting toe te voegen.
De provincie Utrecht heeft de begroting van de gemeente Veenendaal beoordeelt en heeft vastgesteld dat de begroting voor het jaar 2022 structureel en reëel in evenwicht is. De gemeente Veenendaal staat daarmee in 2022 onder repressief toezicht.
Begroting 2023: In de begroting 2023 is een realistisch beeld geschetst inzake de financiele positie. De hiervoor vermelde opmerkingen van de Provincie zijn hierin meegenomen.
In de daaropvolgende jaren oordeelt de Provincie dat het financiële beeld geen evenwicht laat zien. Volgens de provincie komt hierdoor de financiële degelijkheid in het geding. Zo is in de begroting als uitgangspunt opgenomen dat het Rijk extra middelen beschikbaar stelt voor het sociaal domein. De raad heeft maatregelen vastgesteld om de lasten van het sociaal domein binnen de vastgestelde kaders te houden. Het is onzeker of deze maatregelen en nog te besluiten maatregelen binnen het sociaal domein het benodigde (financiële) effect hebben en of dit effect in het afgesproken tijdpad plaats zal vinden.
Een materiële impact op de begroting 2022 en de komende jaren zal de hoge inflatie zijn. In de begroting 2023 is daartoe een stelpost opgenomen.
U heeft in een reactie aan de provincie aangegeven deze punten te onderkennen en nauwlettend te volgen in de komende periode. In de paragraaf Weerstandsvermogen in de begroting is een aantal kengetallen vermeld. De kengetallen netto schuldquote en grondexploitatie zijn niet juist berekend. 11
Algemene beheersing
Strategie en risico analyse
De rapportering over de werkzaamheden van de accountant komt dus tot uitdrukking in de controleverklaring. De op te nemen tekst is vormvrij. De beroepsgroep voor accountants adviseert het volgende op te nemen in de controleverklaring over fraude: • de frauderisico’s die aandacht vereisten bij de controle van de accountant; • een verwijzing naar toelichtingen in de jaarstukken; • een kort overzicht van de uitgevoerde werkzaamheden van de accountant; • een indicatie van de uitkomst van die werkzaamheden van de accountant; • belangrijke waarnemingen van de accountant; of een combinatie van bovenstaande elementen.
Fraude en integriteit De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude ligt bij het College van B&W. Daarom is het belangrijk om beleid voor misbruik en oneigenlijk gebruik te formuleren en een fraudeanalyse op te stellen. De fraude risico analyse is onderhanden en zal naar verwachting begin 2023 gereed zijn. Om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden te voorkomen zijn beheersmaatregelen nodig die functioneren. Zijn in de organisatie voldoende maatregelen getroffen om misbruik te voorkomen, dan wel op te sporen ? De keuzes die een gemeente maakt in de uitwerking van de beheersmaatregelen kan worden vastgelegd in een nota inzake het beleid op misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O-beleid). Uw organisatie heeft een nota Misbruik en Oneigenlijk gebruikt opgesteld in 2016. Wij hebben het College van B&W geadviseerd de actualiteit van deze nota te beoordelen. Wij zijn vanaf dit controlejaar 2022 verplicht om in onze controleverklaring te rapporteren over de werkzaamheden die wij hebben verricht op het gebied van fraude. Deze verplichting is er voor alle gemeenten. De gebruikers van de jaarrekeningen hebben aangegeven hieraan behoefte te hebben: bestuurders, toezichthouders en andere belanghebbenden willen vaak weten welke werkzaamheden de accountant verricht op het gebied van fraude bij de controle van een jaarrekening.
Zij hebben behoefte aan meer transparantie op deze gebieden. 12
Algemene beheersing
Strategie en risico analyse - Mandatering Continuïteit
Mandatering
Wij zijn vanaf dit controlejaar 2022 ook verplicht om bij alle wettelijke controles en dus ook gemeenten in de controleverklaring te rapporteren over de continuïteit van een organisatie.
• Bevoegdheden in uw organisatie Dagelijks worden in uw gemeente vele besluiten genomen door het College van B&W. Het behoeft geen betoog dat het ondoenlijk is om al deze besluiten door deze bestuursorganen zelf te laten nemen. Om die reden wordt veel gebruik gemaakt van de mogelijkheden om ambtenaren de besluiten namens de bevoegde bestuursorganen te laten nemen of ondertekenen (mandaat). Bij onze interimcontrole hebben wij de mandaatregels en een vertaling naar een budgethoudersregeling beoordeeld.
Voor gemeenten is er een vangnetregeling, artikel 12 van de Gemeentewet. Dit artikel zorgt voor een collectieve verantwoordelijkheid van de gemeenten voor elkaar en wordt door de gemeenten zelf gefinancierd. Voor uw organisatie zullen wij in dit kader in de controleverklaring met name aangeven hoe aspecten van de continuïteit beoordelen, zoals: - Het proces van risico-inschatting; - De omvang van het beschikbare weerstandsvermogen; - De uitkomsten van het toezicht van de provincie.
• Mandatering en ondermandaat Er is een mandaatbesluit waarin de bevoegdheden in hun algemeenheid zijn gemandateerd. Daarnaast is er een reglement Mandaatbesluit. Beide dateren van juli 2021. De mandaatregelingen zijn gepubliceerd. De functies die in de mandaatregeling genoemd zijn, zijn juist en sluiten aan op de teams die opgavegericht werken. In het regelement zijn de bevoegdheden aan functies toebedeeld.
In onze managementletter van 2021 zijn wij nader ingegaan op het proces van risico-inschatting en de omvang van het beschikbare weerstandsvermogen. Voor de uitkomsten van het toezicht van de provincie verwijzen wij naar het onderdeel begroting in deze boardletter op bladzijde 11.
• Vertaling naar budgethoudersregeling Er is een geldige budgethoudersregeling. Hierin worden de taken en rollen van een budgethouder helder beschreven. Er is een budgethouder en een budgetbeheerder. De rol van budgethouder is beperkt tot een aantal functies . 13
Rechtmatigheidsverantwoording in 2023
Algemene beheersing
Landelijke ontwikkeling
Aanpassingen interne regelgeving
Tot en met het boekjaar 2022 verstrekken externe accountants een controleverklaring met een oordeel over de getrouwheid en de rechtmatigheid bij de jaarrekeningen van gemeenten. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording vanaf kalenderjaar 2023 wijzigt dit in enkel een oordeel over de getrouwheid.
Als gevolg van de wetswijziging behoeven een aantal verordeningen aanpassing met een ingangsdatum van 1 januari 2023. Dit betreffen de financiële verordening (artikel 212 Gemeentewet), de controleverordening (artikel 213 Gemeentewet) en het controleprotocol. In de kadernota Rechtmatigheid 2022 worden de volgende aspecten aangehaald om in de financiële verordening op te nemen: • De kaderstelling op het gebied van rechtmatigheid; • De verantwoordingsgrens – de grens tot waar onrechtmatigheden worden geaccepteerd - op basis van de lasten inclusief toevoegingen aan de reserves; • De rapportagegrens – de grens voor het melden van afwijkingen door het College van B&W - voor de rechtmatigheidsverantwoording; • Binnen welke financiële grenzen het College van B&W mag handelen op programmaniveau; • Afspraken tussen de Raad en het College van B&W over verschuivingen van uitgaven tussen jaarschijven in een investeringsbudget; • De kaders indien specifieke budgetten bij onderuitputting op jaareinde in bestemmingsreserves op genomen worden.
Het College van B&W neemt vanaf 2023 een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening en licht daarmee zijn handelen toe in relatie tot de wet- en regelgeving. De kaderstellende en controlerende rol van de raad wordt hiermee versterkt. De implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording is een kans voor de raad om het gesprek met het College van B&W te verdiepen. Daarmee valt de rechtmatigheidsverantwoording onder het getrouwheidsoordeel van de accountant. De accountant kijkt dus of de rechtmatigheidsverantwoording ‘juist’ is. Dit oordeel van de accountant over de rechtmatigheidsverantwoording wordt meegewogen in het oordeel over de getrouwheid. In voorgaande jaren hebben wij uw organisatie meegenomen in de voorbereidingen op de rechtmatigheidsverantwoordingen en de kaders die hiervoor zijn gesteld.
Wij hebben het College van B&W geadviseerd het controleprotocol, de controleverordening en de financiële verordening na het in werking treden van de aangepaste wet te herzien.
Op basis van de huidige inrichting van de organisatie willen wij u een aantal punten onder de aandacht brengen.
14
Rechtmatigheidsverantwoording in 2023
Algemene beheersing
Rechtmatigheidsverantwoording
Paragraaf Bedrijfsvoering
Voorwaarden die van invloed zijn op de verslaggeving of het getrouwe beeld van de jaarrekening worden niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.
Het College van B&W zal in de paragraaf Bedrijfsvoering een toelichting geven op alle afwijkingen, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen en de maatregelen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen.
In de kadernota Rechtmatigheid 2022 worden de volgende aspecten aangehaald om rekening mee te houden bij het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording over 2022:
Indien de normen uit de gids proportionaliteit veelvuldig niet nageleefd worden of slecht gedocumenteerd en/of gemotiveerd zijn, dan moet het College van B&W hierover rapporteren via de paragraaf Bedrijfsvoering.
• Overschrijdingen van de begroting tellen mee in de rechtmatigheidsverantwoording;
Daarnaast wordt aanbevolen fraude van eigen medewerkers nader toe te lichten in de paragraaf Bedrijfsvoering.
• Bij complexe situaties waarin er verschillende onderbouwde standpunten zijn en specialisten niet tot een eenduidig oordeel komen, kan het voor het College van B&W onduidelijk zijn of financieel rechtmatig is gehandeld. Het College van B&W neemt deze als onduidelijkheid mee in de rechtmatigheidsverantwoording;
Klaar voor de rechtmatigheidsverantwoording in 2023 De interne controles bij uw gemeente zijn ingericht. Er is een intern controleplan en controles worden periodiek uitgevoerd. De rapportagestructuur is geregeld.
• Wanneer misbruik van overheidsgelden (bijvoorbeeld bij de Participatiewet) is geconstateerd en een terugvordering (met eventueel een boete) is opgelegd blijft staan dat misbruik van overheidsgelden heeft plaatsgevonden. Dit misbruik van overheidsgelden telt mee in de rechtmatigheidsverantwoording.
15
Beheersing processen Samenvatting
Top 3 risico’s
Bij onze controle hebben we een aantal risico’s onderkend. De meeste van deze risico’s hebben zowel een lage impact als kans dat deze zich voordoen. Hiernaast geven we een korte toelichting op de 3 belangrijkste risico’s.
1. Het niet Europees aanbesteden terwijl dat wel moet
In onze vorige rapportages hebben we een aantal aanbevelingen gedaan. Als deze nog niet of nog niet helemaal zijn afgewikkeld hebben we deze opnieuw als risico c.q. aanbeveling opgenomen. In 2022 zijn er een aantal aanbevelingen geheel opgevolgd door de organisatie, diverse aanbevelingen zijn onderhanden en wij hebben 4 nieuwe aanbevelingen gedaan. Wij hebben het College van B&W een aantal aandachtspunten meegegeven voor het opstellen van de jaarrekening. Deze hebben deels betrekking op de nog uit te voeren interne controlewerkzaamheden om de hiernaast beschreven risico’s af te dekken. Wij zullen deze werkzaamheden zoveel mogelijk begin 2023 beoordelen.
Er is nog steeds een risico dat inkopen die Europees moeten niet Europees worden aanbesteed. Inmiddels zijn er wel maatregelen getroffen. Deze maken de kans op onrechtmatigheden kleiner. Uit de verbijzonderde interne controle is een aantal onrechtmatigheden naar voren gekomen. Wij hebben het College van B&W geadviseerd in de lijn toe te zien op de tijdigheid, volledigheid en de juistheid van de Europese aanbestedingen door het inrichten en gebruiken van een contractenregister en een aanbestedingskalender.
2. Het vaststellen van de volledigheid van de belastingbaten Er is voor de belastingheffing en –inning een tweetal nieuwe applicaties aangeschaft in 2021. De interne beheersing is op dit moment nog niet volledig ingericht. Hierdoor is het moeilijk de volledigheid van de baten aan te tonen.
3. Het vaststellen van de prestaties van de inkopen Doordat de controle op de inkoopfacturen niet altijd door 2 functionarissen bekrachtigd wordt, in combinatie met de vastlegging van de prestaties, is er een risico dat de rechtmatigheid van de inkopen niet altijd kan worden vastgesteld en facturen dus onterecht betaald worden. De interne controle heeft hiertoe een steekproef uitgevoerd. De uitkomsten zullen wij bij de controle van de jaarrekening 2022 beoordelen. 16
Afsluiting
Wij hebben de concept managementletter besproken Afstemming Deze boardletter is een samenvatting van de managementletter. Deze is tot stand gekomen in overleg met en na afstemming met de betrokken ambtenaren en het College van B&W. Deze boardletter is besproken in de auditcommissie.
Afsluiting Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn en zijn graag bereid nadere informatie te verstrekken. Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman {{esl:Signer1:capture:size(200,65)}}
{{esl:Signer2:capture:size(200,65)}}
w.g. dhr. R.H. Gosselink-Wolbrink RA
w.g. mevr. H.G.J. de Feiter RA
17
Toegevoegde waarde
die bijdraagt aan uw duurzame succes
Samenwerkende specialisten Binnen Stolwijk Kennisnetwerk bundelen wij een aantal kennisgebieden op financieel, bedrijfskundig, economisch en personeelsniveau. Vanuit deze verschillende disciplines hebben wij een 360 graden overview, zodat wij u beter en vollediger kunnen adviseren. Deze aanpak, waarbij specialisten en generalisten nauw samenwerken, leidt ertoe dat wij een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan het duurzame succes van uw organisatie. Hoe wij dat doen? Dat leest u in het transparantieverslag op onze website.
Uw succes > www.stolwijkkennisnetwerk.nl