LIS2023 134a Rekenkamercommissie Veenendaal - Bijlage 1 - Onderzoeksplan 2023

Rekenkamercommissie

Onderzoeksplan 2023

Voorwoord

Onderzoeken 2023

Werkwijze

Budget

Afgeronde onderzoeken

Bijlage

Inhoud Voorwoord

3

Onderzoeken in 2023

4

Uitvoering Welzijnsbeleid Uitvoering Inkoopbeleid Inhuurbeleid

Werkwijze Verzamelen van onderzoeksonderwerpen Start Uitvoering Hoor en wederhoor Openbaarmaking

4 5 5

6 6 6 6 6 6

Budget

7

Afgeronde onderzoeken

8

Bijlage: Groslijst onderwerpen 2023

9

Rekenkamercommissie - onderzoeksplan 2023 | 2

Voorwoord

Onderzoeken 2023

Werkwijze

Budget

Afgeronde onderzoeken

Bijlage

Voorwoord In dit onderzoeksplan van de rekenkamercommissie Veenendaal (verder te noemen rekenkamer) geven wij een overzicht van onze plannen voor 2023. Een onderzoek dat medio 2022 gestart is hebben we recent afgerond; op 6 maart 2023 hebben wij het rekenkamerrapport over de menselijke maat in Veenendaal gepubliceerd. Het onderzoek met de titel ‘Menselijke Maat Gewogen’ wordt in april 2023 in de raad behandeld.

Dit jaar hebben we een iets andere aanpak gekozen voor het verkrijgen van onderzoeksonderwerpen. Gelijk aan andere jaren was onze rondgang langs de raadsfracties om onderwerpen voor 2023 op te halen. Door de raadsfracties zijn verschillende beleidsonderwerpen als onderzoeksobject voor 2023 genoemd, zie daarvoor de groslijst in de bijlage. Als nieuwe stap in het selectieproces zijn de raadsfracties in de gelegenheid gesteld kennis te nemen van, en te reageren op, de zogeheten ‘Shortlist 2023’. De shortlist bestond uit onderwerpen die onderzocht kunnen worden op basis van maatschappelijke en/of financiële relevantie dan wel een mogelijk risico. Bij de keuze van nieuwe onderzoeksonderwerpen hecht de rekenkamer in hoge mate aan input vanuit raadsfracties om de relevantie en toegevoegde waarde van onderzoeken voor de raad en de inwoners van Veenendaal te garanderen. In 2023 willen we enkele onderzoeken uitvoeren en rekenkamerbrieven opstellen. Daarvoor worden momenteel verkenningen uitgevoerd. Zo plannen we een onderzoek naar het functioneren van de uitvoering van het welzijnsbeleid dat is ondergebracht bij Veens Welzijn. Een tweetal andere (waarschijnlijk kleinere) rekenkameronderzoeken zijn: a) het beleid naar de inhuur van externen en b) de uitvoering van het inkoopbeleid, bij de gemeente Veenendaal.

Daarnaast kan de rekenkamer rekenkamerbrieven uitbrengen: voor rekenkamerbrieven wordt de actualiteit gevolgd vanuit de planning van thema’s en onderwerpen voor de raad. Vanwege een wetswijziging worden de rekenkamercommissies in 2023 omgevormd tot een rekenkamer waarin uitsluitend externe leden zitting kunnen hebben. Interne (raads)leden maken daardoor vanaf het jaar 2024 niet langer deel uit van een lokale rekenkamer. Wij hebben aan de raad kenbaar gemaakt voorstander te zijn om bij de omvorming naar een decentrale lokale rekenkamer een klankbordgroep (2-3 leden) vanuit de raad in te stellen als aanspreekpunt en sparringpartner voor de rekenkamer. Bovendien, als gevolg van de wetswijziging wordt in 2023 een nieuwe verordening voor de lokale rekenkamer ingesteld. Daarnaast wordt ook het ‘reglement van orde’ voor de werkzaamheden van de rekenkamer geactualiseerd. Wij kijken er naar uit ook dit jaar weer bij te dragen aan kwaliteit van de lokale democratie en het vertrouwen van de inwoners in het bestuur. Namens de Rekenkamercommissie Veenendaal

Jan Telgen

Rekenkamercommissie - onderzoeksplan 2023 | 3

Voorwoord

Onderzoeken 2023

Werkwijze

Budget

Afgeronde onderzoeken

Bijlage

Onderzoeken in 2023 De rekenkamer start in 2023 enkele nieuwe onderzoeken. In eerste instantie een onderzoek naar het functioneren van de uitvoering van het welzijnsbeleid, zoals dat is ondergebracht bij Veens Welzijn. Daarnaast zal een tweetal, kleinere rekenkameronderzoeken worden opgestart: a) het beleid naar de inhuur van externen, en b) de uitvoering van het inkoopbeleid binnen de gemeente Veenendaal.

Daarnaast heeft de rekenkamer het voornemen enkele rekenkamerbrieven op te stellen. Voor het schrijven van een rekenkamerbrief laat de rekenkamer zich leiden door de actualiteit van thema’s en onderwerpen van de raadsplanning voor 2023.

de kaderovereenkomst staan onder andere de opdrachtformulering aan de stichting en het taakstellend budget voor het uitvoeren van de taken. Het college heeft de bijdrage voor het jaar 2023 vastgesteld op een bedrag van >4 miljoen euro. Bij de start in 2021 was de bijdrage <3 miljoen euro, waarvan circa € 230.000 bestemd was voor de huur van gemeentelijke accommodaties.

Uitvoering Welzijnsbeleid Aanleiding / achtergrond Vanaf 1 januari 2021 voert de nieuwe Stichting Veens het welzijnswerk uit. De Stichting is een verbinder tussen individuen en organisaties en onderhoudt en stimuleert netwerken onderling. Bij het versterken van de sociale basis gaat het om collectieve ondersteuning, waarbij de Stichting haar acties op basis van behoeften inricht (niet iedere organisatie vraagt dezelfde ondersteuning). Bij het aanpakken van individuele hulpvragen ligt de focus op het vergroten van oplossend vermogen van de hulpvrager zelf en op het mobiliseren van zijn of haar sociale omgeving. Is dit niet toereikend om een inwoner met een hulpvraag te ondersteunen, dan wordt diegene geholpen door een maatschappelijk werker van de gemeente. Tot 31 december 2020 was de individuele begeleiding nog een kerntaak van Veens. Deze taak wordt vanaf 1 januari 2021 uitgevoerd door de gemeente via de Stichting Veen Welzijn. Jaarlijks wordt door het college van B&W met de Stichting Veens Welzijn een kaderovereenkomst aangegaan waarin het jaarplan is opgenomen. De gemeente verstrekt op basis van prestatieafspraken een jaarlijkse bijdrage. In

Doelstelling van het onderzoek Het onderzoek naar Veens Welzijn is primair gericht op de doelmatigheid van de subsidierelatie van de stichting met de gemeente. Het onderzoek is op te delen in 2 fasen. Het eerste deel van het onderzoek (A) is gericht op de uitvraag van de gemeente aan Veens Welzijn. Het tweede deel van het onderzoek (B) is gericht op de verantwoording door Veens Welzijn aan de gemeente over het door haar verrichte werk en het gebruik van de subsidiegelden. Concept vraagstelling Om binnen de doelstelling van het onderzoek de juiste vragen te kunnen formuleren is een nadere verkenning van het onderwerp noodzakelijk. Deze voorverkenning is gericht op drie onderdelen: a) de organisatie van Veens Welzijn, b) het landschap van vrijwilligersorganisaties in Veenendaal en c) de kaderovereenkomst met prestatieafspraken van de gemeente Veenendaal aan Veens Welzijn. Na afronding van de voorverkenning, verwacht in april/mei 2023, worden de onderzoeksvragen geformuleerd. Planning De rekenkamer streeft er naar om dit onderzoek in het

Rekenkamercommissie - onderzoeksplan 2023 | 4

Voorwoord

Onderzoeken 2023

tweede kwartaal 2023 op te starten. De rekenkamer zal voor de uitvoering van het onderzoek een extern bureau inschakelen.

Uitvoering Inkoopbeleid Aanleiding / achtergrond De rekenkamer overweegt onderzoek te doen naar de uitvoering van het inkoopbeleid in de gemeente Veenendaal. Gemeenten hebben jaarlijks veel producten, diensten en werkzaamheden nodig om de dienstverlening aan inwoners en bedrijven optimaal uit te kunnen voeren en de gemeentelijke organisatie te laten functioneren. Het financiële belang van de gemeentelijke inkopen is groot (in Veenendaal globaal € 100 miljoen). Voor alle inkopen door de gemeente geldt dat ze volgens de geldende wet- en regelgeving moeten worden uitgevoerd en dat de gemeente zich inspant om producten, diensten en werkzaamheden in te kopen tegen de juiste prijs- en kwaliteitsverhouding. Met andere woorden: de inkopen moeten rechtmatig, doelmatig en doeltreffend zijn. Het betreft hier waarschijnlijk een klein rekenkameronderzoek.

Werkwijze

Budget

Inhuurbeleid Aanleiding / achtergrond De gemeente komt voor steeds meer complexe opgaven te staan. Het is in de huidige arbeidsmarkt moeilijk om daar het juiste personeel voor in dienst te nemen. Externe inhuur van kennis en capaciteit kan om verschillende redenen verstandig zijn, maar is ook kostbaar en ingehuurde kennis verlaat de organisatie (meestal) weer snel. Wordt er ingehuurd vanuit de juiste strategische afweging? En welk effect heeft dat op de kwaliteit van het personeelsbestand? Het onderzoek richt zich op de totstandkoming, uitvoering en verantwoording van het inhuurbeleid in relatie tot de kerntaken van de gemeente. Het betreft een klein rekenkameronderzoek.

Afgeronde onderzoeken

Bijlage

Planning De rekenkamer streeft er naar om dit onderzoek te starten in het eerste halfjaar 2023. Voor het schrijven van één of enkele rekenkamerbrief(ven) worden de thema’s of onderwerpen nog bepaald. Inspiratie bij de keuze voor onderwerpen haalt de rekenkamer uit actuele onderwerpen, die spelen onder inwoners, het maatschappelijk veld en de lokale politiek en de (lange) termijnagenda van de raad. Factoren die van invloed zijn op de keuze van onderwerpen zijn de mate van actualiteit, maatschappelijke relevantie en de toegevoegde waarde voor de raad.

Concept vraagstelling De vraagstelling wordt nog nader uitgewerkt aan de hand van een uit te voeren voorverkenning.

Doelstelling Doel van dit onderzoek is om inzicht te krijgen in welke mate de opzet en uitvoering van het inkoopbeleid doelmatig en rechtmatig wordt uitgevoerd. Concept vraagstelling De vraagstelling wordt nog uitgewerkt en geconcipieerd. Planning De rekenkamer streeft er naar om dit onderzoek te starten in het eerste halfjaar 2023.

Rekenkamercommissie - onderzoeksplan 2023 | 5

Voorwoord

Onderzoeken 2023

Werkwijze

Budget

Afgeronde onderzoeken

Bijlage

Werkwijze Verzamelen van onderzoeksonderwerpen Om tot onderwerpen te komen verzamelt de rekenkamer suggesties van inwoners, ondernemers, gemeentelijke adviesraden, de gemeentelijke organisatie en natuurlijk van raadsleden. Jaarlijks vraagt de rekenkamer de fracties om onderzoeksuggesties. In het najaar 2022 zijn de fracties bezocht, waarbij naast het vragen naar onderzoekonderwerpen, het functioneren van de rekenkamercommissie in relatie tot gepubliceerd rekenkameronderzoek van het afgelopen jaar is geëvalueerd.

Start Wanneer een onderzoeksonderwerp is bepaald, volgt mogelijk eerst nog een vooronderzoek. Op basis van het vooronderzoek bepaalt de rekenkamer of wordt gestart met het onderzoek. De rekenkamer is voornemens de onderzoeksvragen in de fase van de voorverkenning te toetsen bij de raad om de relevantie en toegevoegde waarde voor de raad af te stemmen. De onderzoeken worden in de regel uitbesteed aan externe onderzoeksbureaus. Bij het uitnodigen van de onderzoeksbureaus wordt gelet op de kennis en ervaring van bureaus met het te onderzoeken onderwerp. De keuze

voor een onderzoeksbureau maakt de rekenkamer conform het inkoopbeleid van de gemeente Veenendaal, o.a. aan de hand van een presentatie van het onderzoeksbureau en offertebespreking.

Uitvoering Aan de uitvoering van het onderzoek neemt de rekenkamer ook zelf deel. De wijze waarop dit gebeurt, vindt plaats in overleg met het externe bureau. Het gaat daarbij om het bijwonen van af te nemen interviews, het organiseren en bijwonen van de (start)bijeenkomsten en het aanleveren van documenten. Voor alle onderzoeken geldt dat deze worden uitgevoerd conform het vastgestelde onderzoeksprotocol.

Hoor en wederhoor Het onderzoeksbureau stelt een nota van bevindingen op. Wanneer de nota van bevindingen is afgerond, wordt deze ter verificatie voorgelegd aan de ambtelijke organisatie, het zogeheten ambtelijk hoor en wederhoor. De fase van ambtelijk wederhoor vindt plaats in de vorm van een gesprek tussen de onderzoekers, de rekenkamer en de relevante vertegenwoordigers c.q. medewerkers van de gemeentelijke organisatie. Een gesprek biedt mogelijkheden voor verduidelijking van bevindingen en de

daarbij gekozen formuleringen enerzijds en de opvattingen en reacties daarop vanuit de organisatie anderzijds. Duiding en evt. aanpassing op onderdelen gebeurt zo mogelijk tijdens de bijeenkomst. Tot slot worden door de rekenkamer conclusies en aanbevelingen geformuleerd en het rapport afgerond. Dit definitieve rapport wordt voor bestuurlijk hoor en wederhoor voorgelegd aan het college van B&W. Het college van B&W stuurt de bestuurlijke reactie aan de rekenkamer. Als de bestuurlijke reactie hiertoe aanleiding geeft kan de rekenkamer besluiten een nawoord op te stellen.

Openbaarmaking Het onderzoeksrapport wordt tezamen met de bestuurlijke reactie en een eventueel nawoord van de rekenkamer openbaar gemaakt en aangeboden aan de leden van de gemeenteraad. Daarnaast wordt het rapport aangeboden aan het college van B&W, de gemeentelijke adviesraden en alle andere betrokkenen. Tenslotte zal de rekenkamer de onderzoeksresultaten desgewenst presenteren en eventuele vragen van raads- en commissieleden beantwoorden tijdens een beeldvormende avond en/of tijdens een vergadering van de raadscommissie

Rekenkamercommissie - onderzoeksplan 2023 | 6

Voorwoord

Onderzoeken 2023

Werkwijze

Budget

Afgeronde onderzoeken

Bijlage

Budget Voor de rekenkamer is een budget beschikbaar gesteld door de gemeente Veenendaal. In onderstaande tabel vindt u het beschikbare budget en de begrote kosten voor de werkzaamheden van de rekenkamer in 2023.

Begroting 2023 Totale budget

€ 70.646,00

Uitgaven Vergoedingen commissieleden

€ 12.766,00

Onderzoekskosten

€ 47.159,00

Deskundigheidsbevordering

€ 1.448,00

Diverse kosten en reiskosten

€ 9.273,00

Volgens de Nederlandse Vereniging van Raadsleden is het minimale bedrag dat nodig is om de basisfuncties van een rekenkamer effectief te kunnen uitvoeren € 1,30 per inwoner. Bij het instellen van een rekenkamer Veenendaal medio 2023 vormt de budgettering een onderdeel van de besluitvorming door de raad.

Rekenkamercommissie - onderzoeksplan 2023 | 7

Voorwoord

Onderzoeken 2023

Werkwijze

Budget

Afgeronde onderzoeken

Bijlage

Afgeronde onderzoeken Een totaaloverzicht van alle afgeronde onderzoeken is te vinden op veenendaal.nl/rekenkamercommissie. Publicaties die niet direct via deze link te raadplegen zijn, kunt u opvragen via rekenkamercommissie@veenendaal.nl.

Rekenkamercommissie - onderzoeksplan 2023 | 8

Voorwoord

Onderzoeken 2023

Werkwijze

Budget

Bijlage

Afgeronde onderzoeken

Bijlage: Groslijst onderwerpen 2023 Begrotingsprogramma

Onderwerp

Fysieke leefomgeving

- Aanpak ruimtelijke Ordening-projecten - Groenrealisatie bij/in bouwprojecten - Woonvisie 2022-2025 - Inschrijf-en zoektijden voor de sociale huursector (Rekenkamerbrief) (Herhaling groslijst 2021) - Review ontwikkeling Veenendaal Oost (2007-2026)

Economie, Werk en Ontwikkeling

- Effectiviteit Integraal Huisvestingsplan Onderwijs 2021-2024

Sociale Leefomgeving

- Maatschappelijk vastgoed - Dierenwelzijn - Minimabeleid (alle regelingen) - Integraal Beleidskader Sociaal domein - Doelgroepenvervoer - DPS-matrix - Functioneren van Veens Welzijn - VeenendaalPas (2021 geïntroduceerd)

Burger en Bestuur

- Effectiviteit Boa’s - Meting vertrouwen in de overheid

Algemene dekkingsmiddelen

- Woonlasten benchmark - Kansen en missers financieel

Bedrijfsvoering

- Interne processen automatisering - Inkoopbeleid - Externe inhuur

Algemeen

- Doorwerking aanbevelingen rekenkameronderzoek - Analyse van P&C-documenten vooraf aan raadsbehandeling

Rekenkamercommissie - onderzoeksplan 2023 | 9

De rekenkamercommissie van de gemeente Veenendaal bestaat uit drie externe leden en twee interne leden en wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris. Medio 2023 vindt de besluitvorming in de raad plaats over het instellen van een lokale rekenkamer Veenendaal. Externe leden:

Em. prof. dr. J. (Jan) Telgen (voorzitter) Drs. M.J.J. (Marjo) Gruisen Ir. A.J. (Arnoud) Janson

Interne leden:

Ir. J.N. (Hans) van de Braak R.P.L. (Roelof) Mulder MBA

Secretaris:

L. (Bertha) Achterberg

Postadres:

Rekenkamercommissie Veenendaal Postbus 1100 3900 BC Veenendaal

Telefoon:

(0318) 538538

E-mail:

rekenkamercommissie@veenendaal.nl

Website:

veenendaal.nl/rekenkamercommissie

Publicatie:

31 maart 2023