LIS2022.20b Auditcommissie - bijlage Reactie van het college op Boardletter 2021

nr. LIS2022.20c Cat. B

Telefoonnummer

Con trol A. Jacobs-Endevoets / A. llazi (0318) 538 016

Documentnummer

1928695

Datum

11 januari 2022 Reactie op de boardletter 2021

Afdeling Behandeld door

Onderwerp

Aan de gemeenteraad

Geachte leden van de raad,

De interim-controle 2021 is afgerond en Stolwijk Kelderman heeft de boardletter aan u aangeboden (zie bijlage). Bij de interim-controle richt de accountant zich voornamelijk op de interne beheersing van de organisatie. Omdat deze interne beheersing het gehele jaar goed dient te functioneren, wachten zij hier niet mee tot de jaarrekening, maar vindt de interim-controle voor een belangrijk deel al in de tweede helft van het boekjaar plaats. De boardletter biedt de organisatie de kans om nog verder te verbeteren. De boardletter geeft aanbevelingen voor de interne beheersing, de te verrichten controles voor de jaarrekening en ontwikkelingen voor de gemeenten. Als organisatie pakken we deze aanbevelingen serieus op. Kernboodschap Stolwijk Kelderman constateert dat de organisatie actief aan de slag is gegaan met eerder door hen gerapporteerde bevindingen. Tevens zijn de bevindingen over de algemene beheersing en de twee speerpunten positief. Het college stelt het op prijs dat een concept van de boardletter met de portefeuillehouder financiën en de directeur bedrijfsvoering is besproken. Het college streeft naar een goede samenwerking met Stolwijk Kelderman en constateert net als Stolwijk Kelderman dat deze prettig verloopt.

Algemene beheersing en speerpunten De accountant geeft een aantal ontwikkelpunten rondom de algemene beheersing weer met als belangrijkste thema de rechtmatigheidsverantwoording. Vervolgens rapporteert de accountant over de twee speerpunten die door de raad zijn meegegeven.

Ontwikkelpunten algemene beheersing We hebben als gemeente de ingezette doorontwikkeling in 2021 rondom algemene beheersing goed doorgezet. Zo zijn meerdere instrumenten ingericht met als doel de belangrijkste risico's te beheersen. Een goed voorbeeld hierbij is de voorbereiding en implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording die in 2021 is ingezet. We zullen net als vorig jaar de landelijke ontwikkelingen, in het bijzonder de nieuwe kadernota Rechtmatigheid, rondom de rechtmatigheidsverantwoording in acht nemen. Bij het opstellen van het plan van aanpak rechtmatigheidsverantwoording 2021 hebben we reeds rekening gehouden met de aanbevelingen ·aanpassen financiële verordening· en 'het opnemen van een toelichting in de paragraaf

Raadhuisplein 1 • 3901 GA Veenendaal• Postbus 1100 • 3900 BC Veenendaal Tel. (0318) 538 538 •Fax (0318) 510 414 • www.veenendaal.nl • www.veenendaal.nl/vraag

Kenmerk 1928695 Pagina 2 Bedrijfsvoering· van de boardletter 2021. Beiden worden binnenkort aan u voorgelegd zodra de gewijzigde wetgeving een feit is. Speerpunt 1: Informatie over de gevolgen van corona De accountant heeft ten aanzien van speerpunt 'Informatie over de gevolgen van corona ' aangegeven dat de informatievoorziening aan de raad rondom corona op orde is. Zoals door de accountant in de Boardletter is opgenomen zullen we conform de gebruikelijke informatiestromen (lees : de P&C documenten) de raad rondom corona van informatie blijven voorzien. Speerpunt 2: Dataveiligheid financiële systemen De accountant heeft ten aanzien van speerpunt 'Dataveiligheid financiële systemen' aangegeven dat er veel aandacht is voor informatiebeveiliging en voldoende maatregelen zijn genomen om toegang en data beter te beschermen en te beveiligen. De opgenomen aanbevelingen van de accountant op het gebied van centrale registratie van werkprocessen, zichtbaarheid van testverslagen en toekenning van gebruikersrechten hebben we intern reeds als prioriteit aangemerkt, opvolging hiervan is momenteel onderhanden. De reeds ingezette maatregelen laten zien dat we flinke stappen in de goede richting hebben gezet, dit wordt nogmaals benadrukt door de budgetten die in de programmabegroting 2022 zijn opgenomen en door de raad zijn vastgesteld. We zullen deze lijn verder doorzetten.

We anticiperen op nieuwe ontwikkel ingen en nemen daar waar mogelijk en nodig tijdig actie.

Aanbevelingen interne beheersing bedrijfsvoering Naar aanleiding van de gehouden interim-controle wil de accountant een aantal punten met betrekking tot de interne beheersing van de bedrijfsvoering onder onze aandacht brengen . De top drie van de belangrijkste bevindingen in de processen zijn: Interne beheersing lokale heffingen Met ingang van 1 januari 2021 verzorgt de gemeente Veenendaal het proces van de lokale heffingen (lees : belastingheffing en -inning) voor de gemeente Woudenberg. Daarnaast wordt voor de belastingheffing en -inning vanaf 2021 gebruikt gemaakt van twee nieuwe softwareapplicaties. Het team, dat belast is met de lokale heffingen, is primair druk bezig geweest met de inrichting van het proces en de implementatie van de twee nieuwe softwareapplicaties. Hierdoor zijn er nog geen tijdige controles uitgevoerd om de juistheid en volledigheid van de lokale heffingen 2021 vast te stellen. Over de planning en uitvoering van de controlewerkzaamheden hebben we met de accountant afspraken gemaakt, waarbij deze werkzaamheden ten tijde van de jaarrekeningcontrole gereed zullen zijn. Europese aanbestedingen De budgethouders blijven verantwoordelijk voor het volgen van de juiste inkoopprocedure. Om hen te ondersteunen zijn drie tactische inkopers aangenomen .

Momenteel zijn we bezig om de routing van offertes ook langs deze inkopers te laten gaan , zodat deze al bij de voorkant van het proces bij de inkoop betrokken zijn . De aanbestedingskalender is verder in 2021 met de teams gedeeld. De insteek is om in 2022 op basis van de aanbestedingskalender periodieke gesprekken met de budgethouders te voeren, zodat de juistheid en volledigheid van de inkoopprocedures hiermee in hoge mate wordt gewaarborgd. Bij de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording 2021 zijn per kwartaal interne controlewerkzaamheden uitgevoerd. Deze interne controlewerkzaamheden dragen bij aan het beter beheersen van het proces Europese aanbestedingen en geven hiermee een duidelijk signaal binnen de organisatie, wat belangrijk is in het verder opvolgen van deze aanbeveling. De organisatie zal voor het vaststellen van de naleving van de Europese aanbestedingsregels de periodieke interne controlewerkzaamheden 2021 afronden en zal conform planning bij aanvang van de jaarrekeningcontrole over het gehele jaar verantwoording doen.

Raadhuisplein 1 • 3901 GA Veenendaa l · Postbus 1100 • 3900 BC Veenendaal Tel. (0318) 538 538 •Fax (03 18) 510 414 • www.veenendaal.nl •

Kenmerk 1928695 Pagina 3

Prestatieleveringen De accountant heeft geconstateerd dat er niet altijd een (zichtbare) vastlegging van de prestatielevering in het dossier aanwezig is. We hebben begin 2021 het proces aangescherpt met het verzoek bij alle facturen boven de€ 1.500,- bewijsstukken toe te voegen die aantonen dat de prestatie is geleverd. Dit proces is vervolgens conform afspraak eind 2021 geëvalueerd . Hieruit is naar voren gekomen dat het proces herzien zal worden. Met ingang van 1 januari 2022 heeft de organisatie ervoor gekozen om per team een afzonderlijk grensbedrag van toepassing te verklaren (nu bedraagt dit€ 1.500,- voor de gehele organisatie). We zijn van mening dat dit een efficiëntere werkwijze zal bevorderen waarbij we de juistheid van betalingen voldoende kunnen waarborgen . Opvolging van de aanbevelingen Naar aanleiding van deze boardletter worden, er net als vorig jaar, acties uitgezet binnen de gemeentelijke organisatie om voor de jaarrekeningcontrole de benodigde controlewerkzaamheden te verrichten. Deze acties zijn uiterlijk april 2022 gereed . Daarnaast zal per onderwerp/ontwikkeling bezien worden welke acties binnen de organisatie worden uitgezet. In de P&C cyclus gaan we de voortgang hiervan monitoren. Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Veenendaal

<J~ mevrouw drs. S.M. Deelstra gemeentesecretaris

burgemeester

Raadhuisplein 1 • 3901 GA Veenendaal· Postbus 1100 • 3900 BC Veenendaal Tel. (0318) 538 538 •Fax (0318) 510 414 • www.veenendaal.nl •