LIS2021 15 a Onderzoeksprotocol Rekenkamercommissie Veenendaal
Tekst van het document
LIS2021.15 a. CAT B.
ONDERZOEKSPROTOCOL
december 2020 Vastgesteld op 13 januari 2021
Inhoudsopgave
1.
Inleiding
3
2.
Onderwerpselectie
5
3.
Onderzoeksplan en aankondiging
6
4.
Start van het onderzoek
7
5.
Samenwerking met externen
8
6.
Voortgang en dossiervorming
9
7.
Rapportage
12
8.
Hoor en wederhoor
13
9.
Publiciteit
13
10.
Traject richting raadsbehandeling
14
11.
Navolgingstraject
14
12.
Rekenkamerbrieven
14
13.
Gedragscode
15
14.
Vaststelling
15
2 Rekenkamercommissie Veenendaal | onderzoeksprotocol | dec. 2020
1.
Inleiding
Taken en doelstelling De rekenkamercommissie van de gemeente Veenendaal bestaat uit twee raadsleden en drie externe leden en wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris. De taak van de rekenkamercommissie is het toetsen van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur op drie onderdelen:
a.
doelmatigheid: zijn de nagestreefde beleidsdoelen tegen zo gering mogelijke inzet van middelen bereikt?
b.
doeltreffendheid: zijn de beoogde doelen van het beleid met de ingezette beleidsmiddelen ook daadwerkelijk behaald?
c.
rechtmatigheid: voldoet de uitvoering aan de wettelijke kaders en regelgeving?
Hiertoe voert de rekenkamercommissie onderzoek uit. Het doel van deze onderzoeken is om inzicht te bieden in de prestaties van de gemeente als geheel, zodat de gemeente in de toekomst effectiever en efficiënter kan werken. Met het vaststellen van de Verordening rekenkamercommissie Veenendaal 2015 het de raad van Veenendaal bepaalt hoe de rekenkamercommissie in Veenendaal is vormgegeven en welke bevoegdheden zij heeft.
Onderzoeksprotocol In dit onderzoeksprotocol beschrijft de rekenkamercommissie de richtlijnen die zij hanteert bij de uitvoering van haar onderzoek. Het doel van dit protocol is om waarborg te bieden voor de kwaliteit van de onderzoeken van de commissie en voor een goed verloop van het gehele onderzoeksproces binnen de organisatie. Daarnaast wil de rekenkamercommissie met dit protocol inzicht verschaffen in de werkwijze en hierdoor bijdragen aan de transparante sfeer waarbinnen de rekenkamercommissie haar taken wil uitoefenen.
Dit protocol is geen statisch document; de toekomstige ontwikkeling van het lokale rekenkamerwerk kan aanleiding zijn om dit protocol op onderdelen te herzien.
De rekenkamercommissie hanteert de volgende drie uitgangspunten bij haar onderzoek: a.
zorgvuldigheid: validiteit en volledigheid bij de verzameling van de relevante feiten.
b.
objectiviteit: objectieve en gedegen analyse van de feiten
c.
transparante oordeelsvorming: beoordeling van feiten aan de hand van een expliciet normenkader.
3 Rekenkamercommissie Veenendaal | onderzoeksprotocol | dec. 2020
Missie De rekenkamercommissie wil door middel van haar onderzoeken een constructieve bijdrage leveren aan de kwaliteit van het bestuur van de gemeente Veenendaal, in het bijzonder doordat rekenkameronderzoek de controlerende rol van de raad versterkt.
4 Rekenkamercommissie Veenendaal | onderzoeksprotocol | dec. 2020
2.
Onderwerpselectie
De rekenkamercommissie heeft een onafhankelijke positie binnen de gemeente. Dit betekent dat de rekenkamercommissie zelf bepaalt welke onderwerpen worden onderzocht en hoe het onderzoek wordt ingericht. Suggesties voor onderzoeksonderwerpen kunnen worden aangedragen door de raad, de raadsfracties, het college B&W, de adviesraden en inwoners van Veenendaal. Aan deze doelgroepen worden verzoeken gericht voor het aanleveren van onderzoeksonderwerpen.
De rekenkamercommissie beslist of deze suggesties worden gehonoreerd. De selectiecriteria die de rekenkamercommissie hanteert staan weergeven in de bijlage van het Reglement van Orde. De rekenkamercommissie laat zich bij haar keuze van onderwerpen niet alleen leiden door suggesties van derden, maar houdt ook zelf bij wat er speelt binnen de gemeente. Hiervoor maakt de rekenkamercommissie gebruik van officiële stukken zoals raadsstukken, B&W-stukken, de begroting en jaarrekening en commissiestukken. Verder hanteert de commissie andere bronnen, zoals lokale kranten, vakbladen en oriënteert de rekenkamercommissie zich op het werk van andere rekenkamer(commissie)s in het land. De rekenkamercommissie houdt op deze wijze een lijst van onderwerpen bij. Ad-hoc verzoeken vanuit de raad worden door de rekenkamercommissie in overweging genomen of deze op korte termijn uitgevoerd kunnen worden.
5 Rekenkamercommissie Veenendaal | onderzoeksprotocol | dec. 2020
3.
Onderzoeksplan en aankondiging
Nadat de rekenkamercommissie de onderzoeksonderwerpen voor het komende jaar heeft bepaald, stelt de commissie een onderzoeksplan vast. De rekenkamercommissie verricht hiervoor vooronderzoek in de vorm van de analyse van relevante documenten en literatuur. Indien nodig kan de rekenkamercommissie besluiten om een aantal oriënterende gesprekken met sleutelpersonen te voeren.
Het onderzoeksplan omvat in elk geval de volgende onderdelen: 1. Aanleiding en achtergrond onderzoek; 2. Doel van het onderzoek; 3. Onderzoeksvragen; 4. Afbakening; 5. Globale onderzoeksaanpak; 6. Organisatie: tijdpad, inhuur externe expertise en kosten.
Het definitieve onderzoeksplan wordt ter kennisneming toegezonden aan de raad. Daarbij wordt, indien bekend, ook aangegeven wie het onderzoek zal uitvoeren. Ook brengt de rekenkamercommissie een persbericht uit waarin het onderzoeksplan wordt aangekondigd. Tevens zullen alle personen die onderwerpen aangeleverd hebben, persoonlijk bericht ontvangen met betrekking tot de onderwerpkeuze in het onderzoeksplan.
Het definitieve onderzoeksplan vormt het uitgangspunt voor het onderzoek. Tegelijkertijd wenst de rekenkamercommissie een zekere flexibiliteit te behouden. Gaandeweg het onderzoek kan duidelijk worden dat het niet (meer) mogelijk of niet (meer) opportuun is het onderzoeksplan in de bestaande vorm uit te voeren. De rekenkamercommissie behoudt zich het recht voor het onderzoeksplan aan te passen. Wanneer er substantiële wijzigingen in het onderzoeksplan worden aangebracht, zal dit worden meegedeeld aan de raad.
6 Rekenkamercommissie Veenendaal | onderzoeksprotocol | dec. 2020
4.
Start van het onderzoek
Globaal zal een onderzoek er vaak als volgt uitzien: -
vooronderzoek;
-
dossierstudie;
-
interviews;
-
experts raadplegen;
-
concept rapport;
-
hoor en ambtelijk wederhoor;
-
definitief rapport.
Aan een onderzoek gaat vooraf, afhankelijk van het onderzoeksonderwerp, een gesprek met de manager van de betrokken beleidsveld en/of de gemeentesecretaris. In dit gesprek zal een extern lid/of de secretaris van de rekenkamercommissie een de voorgenomen onderzoeksaanpak bespreken. De desbetreffende manager kan in overleg met de rekenkamercommissie, medewerkers, waarvan hij het nuttig acht dat zij ook op de hoogte zijn van het onderzoek, voor dit gesprek uitnodigen. De rekenkamercommissie zal de manager of de gemeentesecretaris vragen om een contactpersoon voor het onderzoek aan te wijzen. Via deze contactpersoon zullen stukken opgevraagd worden en bijvoorbeeld interviewafspraken worden gemaakt.
Startbijeenkomst Een rekenkameronderzoek start veelal met een bijeenkomst, waarvoor de raad, de portefeuillehouder, de gemeentesecretaris, de ambtelijk coördinator en de beleidsmedewerkers van het beleidsveld worden uitgenodigd. Tijdens deze startbijeenkomst geeft de rekenkamercommissie een toelichting op het onderzoek, de onderzoeksvragen en de wijze van uitvoering. In het geval van uitbesteding van het onderzoek is ook de onderzoeker aanwezig ter ondersteuning van de rekenkamercommissie.
In de startbijeenkomst worden over en weer afspraken gemaakt over de procedure en de planning van het onderzoek, de wijze waarop met gegevens wordt omgegaan, hoe de rekenkamercommissie de door haar benodigde informatie vanuit het beleidsveld zo snel mogelijk kan verkrijgen en hoe de ambtelijke belasting door het onderzoek zoveel mogelijk kan worden beperkt.
De secretaris van de rekenkamercommissie is verantwoordelijk voor de dagelijkse voortgang van het onderzoek en vormt het primaire aanspreekpunt.
7 Rekenkamercommissie Veenendaal | onderzoeksprotocol | dec. 2020
5.
Samenwerking met externen Indien de aard en/of de omvang van het onderzoek hiertoe noodzaakt, zal extern ondersteuning worden gezocht voor de uitvoering van het onderzoek.
De ondersteuning kan op diverse manieren worden geregeld: -
een professioneel onderzoeksbureau;
-
studenten van hogeschool of universiteit;
-
andere deskundigen.
Indien een extern professioneel bureau in de arm wordt genomen, worden deskundige onderzoeksbureau(s) benaderd aan de hand van een uitgewerkte onderzoeksvraag. Uitgangspunt hierbij vormen de gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsregels. Een bureau(s) zal bij de eerste benadering nadrukkelijk worden gevraagd of men op het desbetreffende terrein al werkzaam is of was voor de gemeente Veenendaal of gelieerde instelling of anderszins een risico op een belangenverstrengeling ontstaat. Wanneer dit zich voordoet en de rekenkamercommissie vaststelt dat het risico van belangenverstrengeling daadwerkelijk aanwezig is, betekent dit dat het bureau geen offerte mag uitbrengen. De opdrachtverlening aan een extern onderzoeksbureau vindt plaats onder de voorwaarden van de rekenkamercommissie en wordt vastgelegd in een opdrachtbrief. Bij de opdrachtverlening worden de algemene voorwaarden van de gemeente Veenendaal van toepassing verklaard. Het uitgangspunt bij de inschakeling van een extern onderzoeksbureau is dat de eindverantwoordelijkheid, de regie en het uitbrengen van de eindrapportage bij de rekenkamercommissie blijft liggen. Dit betekent dat belangrijke beslissingen over de inrichting, voortgang en conclusies van het onderzoek door de rekenkamercommissie worden genomen.
De secretaris van de rekenkamercommissie is verantwoordelijk voor de dagelijkse voortgang van het onderzoek en vormt het primaire aanspreekpunt voor het bureau. Van het onderzoeksbureau wordt verwacht dat dit zich houdt aan het onderzoeksprotocol.
Inzet van studenten bij de uitvoering van het onderzoek behoort ook tot de mogelijkheden. Over de verwachte inzet en eisen worden duidelijke afspraken gemaakt met de betreffende student en de studiebegeleider vóór aanvang van het onderzoek. Eén van de commissieleden wordt aangewezen als vaste begeleider vanuit de rekenkamercommissie. De secretaris van de rekenkamercommissie is verantwoordelijk voor de dagelijkse voortgang van het onderzoek, vormt het eerste aanspreekpunt voor de student.
8 Rekenkamercommissie Veenendaal | onderzoeksprotocol | dec. 2020
6.
Voortgang en dossiervorming
Voor de loop van het onderzoek gelden de volgende regels: -
Er is zo vaak als nodig overleg tussen de secretaris en de voorzitter over de voortgang van het onderzoek.
In geval van samenwerking met een extern bureau gelden aanvullende de volgende regels: 1.
Het onderzoek wordt uitgevoerd conform de offerte.
2.
Bij de start van het onderzoek worden nadere werkafspraken, inclusief een tijdsplanning, gemaakt.
3.
Indien gedurende het onderzoek blijkt dat de vraagstelling, werkwijze en/of tijdsplanning aangepast moet worden, wordt dit overlegd met de rekenkamercommissie.
4.
Het onderzoeksbureau rapporteert de secretaris periodiek over de inhoudelijke voortgang. Het bureau signaleert vroegtijdig indien sprake is van stagnatie in de voortgang en zoekt in overleg met de rekenkamercommissie naar een adequate oplossing.
5.
In de onderzoeksofferte wordt vastgelegd hoeveel overlegmomenten regulier met de rekenkamercommissie gedurende het onderzoek (moeten) plaatsvinden.
6.
Een rekenkamercommissielid en/of de secretaris kunnen desgewenst aanwezig zijn bij de interviews die door het externe bureau worden afgenomen.
7.
De interviewafspraken worden gemaakt in samenspraak met de secretaris.
8.
Tussenrapportages en conceptrapportages van het onderzoeksbureau worden plenair besproken met de rekenkamercommissie.
9.
Het is het onderzoeksbureau niet toegestaan om buiten de rekenkamercommissie om contact te hebben over de voortgang of de resultaten van het onderzoek.
10.
Een feitenrapport zonder conclusies en aanbevelingen wordt voor hoor en wederhoor voorgelegd aan de direct betrokkenen binnen de gemeente (zie paragraaf 8). Afstemming over hoor en wederhoor vindt plaats met de secretaris.
11.
Het onderzoeksbureau stelt de concept-conclusies en aanbevelingen op. De rekenkamercommissie formuleert zelf de definitieve conclusies en aanbevelingen.
12.
De onderzoekers zijn (op verzoek) aanwezig bij de behandeling van het onderzoeksrapport voor de raads- en commissieleden om een toelichting/presentatie te geven en vragen te beantwoorden.
9 Rekenkamercommissie Veenendaal | onderzoeksprotocol | dec. 2020
13.
De rekenkamercommissie krijgt desgevraagd de beschikking over het gehele onderzoeksdossier dat door het onderzoeksbureau wordt opgebouwd. Het dossier is opgebouwd volgens de standaard van de rekenkamercommissie en bevat tenminste kopieën van geraadpleegde documenten, beoordelingskader, alle tussentijdse notities met betrekking tot dataverzameling en analyse, bevindingenoverzicht met verwijzing naar bronnen en toetsing aan beoordelingskader, alle interviewnotities, schriftelijke stukken inzake hoor- en wederhoor, tussentijdse rapportages, eindrapportage.
14.
Het onderzoeksbureau treft adequate maatregelen om de vertrouwelijkheid van de verkregen onderzoeksgegevens te waarborgen.
15.
De externe communicatie na afloop van het onderzoek verloopt via de rekenkamercommissie. Verzoeken van derden worden door het onderzoeksbureau naar de rekenkamercommissie doorverwezen.
Gedurende het onderzoek vormt de rekenkamercommissie een onderzoeksdossier. In geval van samenwerking met een extern bureau wordt het externe onderzoeksdossier door de secretaris van de rekenkamercommissie desgewenst geïntegreerd in het dossier van de rekenkamercommissie. Het geïntegreerde dossier is opgebouwd volgens de standaard van de rekenkamercommissie zoals weergegeven in de bijlage.
Archivering De rekenkamercommissie houdt zich bij de bewaring van haar dossiers aan de termijnen uit de Archiefwet. De dossiers zijn in principe niet toegankelijk voor derden. Voor inzage in het dossier dient een verzoek te worden ingediend bij de rekenkamercommissie. Bij lopende onderzoeken zal de rekenkamercommissie alle verzoeken die betrekking hebben op nog niet eerder openbaar gemaakte documenten afwijzen. Zodra een onderzoek openbaar is gemaakt, zullen dergelijke verzoeken door de rekenkamercommissie worden beoordeeld op grond van de Wet openbaarheid van bestuur.
10 Rekenkamercommissie Veenendaal | onderzoeksprotocol | dec. 2020
Privacy De rekenkamercommissie houdt zich aan de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG). Dit is terug te vinden in het privacy-statement van de rekenkamercommissie welke op de website is gepubliceerd. De rekenkamer houdt haar Functionaris Gegevensbescherming (FG) op de hoogte van lopende zaken en ontwikkelingen. Voordat een onderzoek start bespreekt de rekenkamercommissie de AVG-impact zo nodig met de FG. De rekenkamer sluit een verwerkersovereenkomst af met het onderzoeksbureau. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een door de FG voor de rekenkamercommissie opgestelde verwerkersovereenkomst.
11 Rekenkamercommissie Veenendaal | onderzoeksprotocol | dec. 2020
7.
Rapportage
De rapportages voldoen aan de volgende eisen:
-
De rapportage is opgesteld in goed en begrijpelijk Nederlands, qua taal, stijl, spelling en zinsbouw;
-
Uitgangspunt in de rapportage is transparantie. Het moet volstrekt helder zijn hoe de rekenkamercommissie tot haar eindoordeel komt;
-
In zijn algemeenheid geldt dat wordt gestreefd naar een korte, bondige rapportage. Dit betekent dat achtergrondinformatie zoveel mogelijk in de bijlagen wordt verwerkt;
-
De rapportage bevat een ordentelijke bronvermelding met verwijzing naar voetnoten en literatuurlijst.
-
In de rapportage wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen normen (criteria) en bevindingen; conclusies en aanbevelingen zullen getrokken worden op grond van de beschikbare informatie.
De volgende indeling wordt als uitgangspunt genomen: -
Samenvatting;
-
Inleiding: achtergrond, doelstelling en vraagstelling;
-
Onderzoeksaanpak;
-
Beoordelingskader;
-
Bevindingen en analyse;
-
Conclusies en eventuele aanbevelingen (uitgesplitst waar nodig naar college, raad of andere geadresseerden;
-
Bijlagen: bronnen (lijst van geïnterviewden, documenten en literatuur).
De rekenkamercommissie is eindverantwoordelijk voor de inhoud van de rapportage. Dit betekent dat de rapportage herkenbaar moet zijn als onderzoekrapportage van de rekenkamercommissie en in de huisstijl wordt uitgegeven. Wanneer het onderzoek (mede) is uitgevoerd door een extern bureau, dan wordt dit bureau vermeld. Desgewenst kan het logo van het desbetreffende bureau worden afgedrukt. De eindverantwoordelijkheid van de rekenkamercommissie houdt tevens in dat de rekenkamercommissie zelf haar aanbevelingen formuleert aan de raad en/of het college. Het externe bureau levert hiervoor de aanzet.
12 Rekenkamercommissie Veenendaal | onderzoeksprotocol | dec. 2020
8.
Hoor en ambtelijk wederhoor
Ambtelijk wederhoor Voordat de rekenkamercommissie over gaat tot het uitbrengen van een definitief onderzoeksrapport, stelt zij direct betrokkenen binnen de gemeente in de gelegenheid te reageren op de voorlopige onderzoeksbevindingen. Daartoe wordt de conceptrapportage (ofwel het rapport met bevindingen) zonder conclusies en aanbevelingen aangeboden. Het ambtelijk wederhoor gebeurt in de vorm van een gesprek. Deze werkwijze biedt mogelijkheden voor verduidelijking van bevindingen en de daarbij gekozen formuleringen enerzijds en de opvattingen en reacties daarop vanuit de organisatie anderzijds. Het gaat er daarbij om, om vast te stellen dat de inhoud van de rapportage feitelijk juist is weergegeven. De rekenkamercommissie zal het gesprek leiden met ondersteuning van het onderzoeksbureau. Als daarnaast bij de gemeentesecretaris de wens voor het geven van een schriftelijk ambtelijke reactie bestaat wordt hiervoor een maximale termijn afgesproken. De reacties van betrokkenen worden, na vaststelling van feitelijke juistheid, verwerkt in het definitieve onderzoeksrapport.
Bestuurlijke reactie Het onderzoeksrapport wordt, voordat het openbaar wordt gemaakt, compleet met conclusies en aanbevelingen aangeboden aan het college,. Het college heeft dan gedurende 3 weken de gelegenheid een bestuurlijke reactie te formuleren op de conclusies en aanbevelingen. Voordat deze bestuurlijke reactie wordt gepubliceerd in een afzonderlijk document heeft de rekenkamercommissie de gelegenheid hiervan kennis te nemen en zo nodig een gesprek aan te gaan met het college. Dit zal echter niet tot een aanpassing van het onderzoeksrapport leiden. Vervolgens wordt het definitieve onderzoeksrapport aangeboden aan de raad tegelijk met de afzonderlijke bestuurlijke reactie van het college.
9.
Publiciteit
Met het aanbieden van het onderzoeksrapport aan de raad verstuurt de rekenkamercommissie ook een persbericht. Het onderzoeksrapport en het persbericht worden op de website van de rekenkamercommissie geplaatst. De voorzitter van de
13 Rekenkamercommissie Veenendaal | onderzoeksprotocol | dec. 2020
rekenkamercommissie is primair de woordvoerder die de media te woord staat. Zo nodig kan de rekenkamercommissie besluiten een persconferentie te houden.
14 Rekenkamercommissie Veenendaal | onderzoeksprotocol | dec. 2020
10. Traject richting raadsbehandeling In een zo vroeg mogelijk stadium kondigt de secretaris het aanbieden van het onderzoek aan bij de griffie(r), zodat deze dit voor de planning van de raad kan melden bij de agendacommissie. Het eindrapport biedt de rekenkamercommissie aan aan de raad. De voorzitter, dan wel een ander extern lid, is bij een vergadering voor de beeldvorming en/of oordeelsvorming aanwezig om een toelichting/presentatie te geven op het onderzoeksrapport en de vragen van raads- en commissieleden te beantwoorden (zo nodig ondersteund door het onderzoeksbureau).
11. Navolgingstraject Interne effectiviteit Na afloop van elk onderzoek vindt er in de rekenkamercommissie een mondelinge evaluatie plaats. In deze evaluatie wordt teruggeblikt en nagegaan voor welke onderdelen verbeteringen mogelijk zijn. Desgewenst kan de rekenkamercommissie besluiten het externe bureau bij deze evaluatie uit te nodigen.
Externe effectiviteit Voor de externe effectiviteit van de rekenkamercommissie is het van belang te volgen wat er met de onderzoeksrapporten wordt gedaan. De rekenkamercommissie volgt op dit punt de raadskalender en de tussentijdse ontwikkelingen. Wanneer de rekenkamercommissie constateert dat er onvoldoende gevolg wordt gegeven aan haar aanbevelingen, kan zij de raad hierop attenderen dan wel zelf een vervolgonderzoek te doen.
12. Rekenkamerbrieven Naast het schrijven van onderzoeksrapporten kan de rekenkamercommissie ook besluiten een rekenkamerbrief op te stellen. In een rekenkamerbrief wordt verslag gedaan van een kort onderzoek, zoals een quickscan of een follow-up onderzoek. Het doel van deze brieven is om snel in te kunnen spelen op de actualiteit. Bij rekenkamerbrieven wordt in principe geen technisch wederhoor toegepast. De brief wordt verstuurd aan de raad.
15 Rekenkamercommissie Veenendaal | onderzoeksprotocol | dec. 2020
13.
Gedragscode
De rekenkamercommissie hanteert de Gedragscode Integriteit zoals deze door de NVRR (Nederlandse vereniging van rekenkamers en rekenkamercommissies) op 3 september 2008 is vastgesteld met uitzondering van artikel 8 lid 2.
14.
Vaststelling
Aldus vastgesteld door de Rekenkamercommissie Veenendaal d.d. 13 januari 2021
de secretaris
de voorzitter
L. Achterberg
prof. dr. J. Telgen
16 Rekenkamercommissie Veenendaal | onderzoeksprotocol | dec. 2020