LIS2021 14 b Boardletter 2020 collegereactie

LIS2021.14 b. CAT B.

Telefoonnummer

Control A. Jacobs-Endevoets (0318} 538 016

Documentnummer

2020\

Datum

22 december 2020 Reactie op de boardletter 2020

Afdeling Behandeld door

Onderwerp

Aan de gemeenteraad

Geachte leden van de raad ,

De interim controle 2020 is afgerond en Stolwijk Kelderman heeft de boardletter aan u aangeboden . Graag geeft het college een korte reactie op de bevindingen van de accountant inzake de interim controle 2020. Het college stelt het op prijs dat een concept van de boardletter met de portefeuillehouder financiën, de directeur bedrijfsvoering en de concerncontroller is besproken. Het college streeft naar een goede samenwerking met Stolwijk Kelderman en constateert net als Stolwijk Kelderman dat deze prettig verloopt. De accountant geeft een aantal ontwikkelpunten rondom de algemene beheersing weer met als belangrijke thema's de rechtmatigheidsverantwoording 2021 en financiële effecten van het coronavirus op de jaarrekening 2020. Daarnaast rapporteert de accountant over de twee speerpunten die door de Raad zijn meegegeven. Ontwikkelpunten algemene beheersing De gemeente is op dit moment bezig om het interne controleplan 2021 af te ronden zodat in 2021 gestart kan worden met de werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording . Daarnaast hebben we vanaf het begin aandacht voor de impact van het coronavirus op de jaarrekening 2020. Dit is uiteraard een proces waar we continue aandacht voor (blijven) hebben.

Zoals we tussentijds hierover hebben gerapporteerd in de bestuursrapportages en raadsinformatiebrieven zullen we dit uiteraard ook doen bij de jaarrekening 2020, waarbij de aanbevelingen van de accountant zoveel als mogelijk geïntegreerd en afgewikkeld zullen worden. Hieronder onze reactie op de belangrijkste bevindingen ten aanzien van Corona: De accountant heeft in de boardletter geadviseerd om een toelichting van de financiële effecten in de jaarrekening 2020 op te nemen . We zullen bij verschillende onderdelen binnen de programma's in de jaarrekening 2020 de financiële effecten opnemen ; In de boardletter is voor compensatie omzetverlies en compensatie meerkosten geadviseerd om de adviezen van de VNG op te volgen en gesprekken met zorgpartijen op te starten . We kunnen bevestigen dat in de aanpak van de compensatie omzetverlies en compensatie meerkosten de adviezen van de VNG gevolgd worden en meerdere gesprekken met zorgpartijen inmiddels zijn gevoerd en ook gevoerd zullen blijven worden ; Ten aanzien van de persoonsgebonden budgetten is door de accountant geadviseerd om de inventarisatie bij alle budgethouders voor de omvang van niet-geleverde zorg in gang te

Raadhuisplein 1 • 3901 GA Veenendaal • Postbus 1100 • 3900 BC Veenendaal Tel. (0318) 538 538 •Fax (0318) 510 41 4 • www.veenendaal .nl • www.veenendaal.ni/vraag

Kenmerk 2020\ Pagina 2 zetten. De budgethouders worden middels cliënt ervaringsonderzoeken gevraagd of de zorg is geleverd, of de geleverde zorg past bij de zorgbehoefte en of men tevreden is over de geleverde zorg. Dit wordt na melding en na levering van de zorg bij alle beschikte PGB's nagevraagd; In de periode maart tot en met mei is aan een aantal instellingen subsidies verstrekt zonder dat hier een prestatie tegenover heeft gestaan. De accountant heeft geadviseerd om kaders en afwijkingen ten opzichte van de subsidieverordening te formaliseren inzake de nietgeleverde prestaties. Het formaliseren van kaders en afwijkingen ten opzichte van de subsidieverordening inzake niet- geleverde prestaties is inmiddels onderhanden en wordt afgerond in het voorjaar 2021. Speerpunt 1: Sturing per gemeenschappelijke regeling De accountant heeft ten aanzien van speerpunt 'Sturing per gemeenschappelijke regeling' geadviseerd om de periodieke evaluatie inzake de samenwerking, de informatievoorziening, de bereikte doelstellingen met de gemeenschappelijke regelingen voort te zetten bij het periodiek herzien van de nota verbonden partijen. De accountant vraagt hier terecht aandacht voor, en bij de gemeente Veenendaal is dit reeds onderdeel van het proces van het herzien van de nota verbonden partijen.

Daarnaast heeft de accountant geadviseerd om de cijfermatige toelichtingen in de begroting te baseren op de jaarstukken van het voorgaande jaar van de gemeenschappelijke regelingen. We zullen bij de jaarrekening 2020 de cijfermatige toelichtingen baseren op de jaarstukken van het voorgaande jaar van de gemeenschappelijke regelingen waarbij ook de risico's inzake de tekorten en solvabiliteit per gemeenschappelijke regeling zullen worden toegelicht. We zullen hierbij een controle op opvolging ten aanzien van deze aanbeveling uitvoeren door het zichtbaar aansluiten van de cijfermatige toelichtingen in de jaarrekening 2020 met de jaarstukken van het voorgaande jaar van de gemeenschappelijke regelingen. Speerpunt 2: Sociaal domein jeugd De accountant heeft ten aanzien van speerpunt 'Sociaal domein jeugd' geadviseerd om door te gaan met het invoeren van maatregelen die zorgdragen voor afname van de onzekerheid voor de bestedingen binnen het sociaal domein. Zoals de accountant terecht in de boardletter heeft opgemerkt hebben we al een aantal belangrijke stappen gezet zoals het opstellen van het actieplan 'control in het sociaal domein', een monitor die is ontwikkeld ten behoeve van interne sturing tussen de regio en de gemeente en het opstellen van nieuwe verordeningen. Dit maakt dat we belangrijke stappen in de goede richting hebben gezet.

We zullen deze lijn verder volgen door ook goed te kijken naar de afhankelijkheid van de controleverklaringen van zorgaanbieders op het punt 'vaststellen levering van zorg' en welke keuzes we hierbij als organisatie kunnen maken. De boardletter bevat daarnaast een top drie van de belangrijkste bevindingen in processen. Tozo verstrekkingen De Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) is een van de maatregelen van het kabinet om ondernemers te ondersteunen tijdens de coronacrisis. Net als bij andere uitkeringen is het van belang dat alleen mensen die daar recht op hebben Tozo ontvangen en dat misbruik en oneigenlijk gebruik wordt tegengegaan. Door de urgentie van de gevraagde uitkering, de korte invoertijd en de wisselende voorschriften is er een verhoogd risico op fouten van onrechtmatig verstrekte uitkeringen. We zijn als gemeente parallel aan de verstrekkingen van de Tozo uitkeringen begonnen met het juist inrichten van de registratie van de Tozo vertrekkingen in onze administratie waarbij een duidelijk onderscheid gemaakt is in Tozo 1, Tozo 2 en Tozo 3. Daarnaast hebben we kennisgenomen van document 'Rechtmatigheid en Financiële verantwoording Tozo' zoals door de VNG is gepubliceerd en hierbij de aandachtspunten overgenomen en ingebed in de processen zodat we de controle ten aanzien van de rechtmatigheid hierover kunnen uitvoeren.

Over de planning en uitvoering van de controlewerkzaamheden hebben we met de accountant afspraken gemaakt, waarbij deze werkzaamheden ten tijde van de jaarrekeningcontrole gereed zullen zijn. Hiermee wordt deze bevinding dan ook afgewikkeld.

Raadhuisplein 1 • 3901 GA Veenendaal• Postbus 1100 • 3900 BC Veenendaal Tel. (0318) 538 538 •Fax (0318) 510 414 • www.veenendaal.nl • www.veenendaal.nl/vraag

Kenmerk 2020\ Pagina 3

Europese aanbestedingen De budgethouders blijven eindverantwoordelijk voor het volgen van de juiste inkoopprocedure. Om hen te ondersteunen is begonnen met het aantrekken van drie tactische inkopers. Momenteel zijn we bezig om de routing van offertes ook langs deze inkopers te laten gaan, zodat deze al bij de voorkant van het proces hierbij betrokken zijn. Daarnaast heeft de aanbestedingskalender in 2020 een centraler plek binnen de organisatie gekregen, door de aanbestedingskalender te delen met alle teams en hier periodiek op te monitoren. Insteek is om in 2021 op basis van de aanbestedingskalender periodieke gesprekken met de budgethouders te voeren zodat de juistheid en volledigheid van de inkoopprocedures hiermee wordt gewaarborgd. De insteek is dat de inkopers ook op periodieke basis zullen rapporteren aan de directie ten aanzien van de gevolgde inkoopprocedures en eventuele risico's die hierin gelopen worden. Hiermee worden concrete stappen gezet tot het beter beheersen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. De organisatie zal voor het vaststellen van de naleving van de Europese aanbestedingsregels voor het jaar 2020 gerichte werkzaamheden aan de hand van een zogenaamde 'crediteurenanalyse' verrichten. Deze analyse is gereed bij aanvang van de jaarrekeningcontrole.

Prestatieleveringen De accountant heeft geconstateerd dat er niet altijd een (zichtbare) vastlegging van de prestatielevering in het dossier aanwezig is. De organisatie zal hiertoe extra werkzaamheden verrichten om zo de rechtmatigheid van deze uitgaven aan te tonen. Momenteel worden de interne richtlijnen ten aanzien van de prestatieleveringen uitgewerkt zodat vanaf 2021 hieraan invulling wordt gegeven. Voor 2020 worden steekproeven getrokken om de rechtmatigheid aan te tonen.

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Veenendaal

mevrouw drs. A.P.W. van de Klift gemeentesecretaris

burgemeester

Raadhuisplein 1 • 3901 GA Veenendaal• Postbus 1100 • 3900 BC Veenendaal Tel. (0318) 538 538 •Fax (0318) 510 414 • www.veenendaal.nl • www.veenendaal.ni/vraag