LIS2021 14 a Boardletter 2020 gemeente Veenendaal

Boardletter 2020 Gemeente Veenendaal

Definitief 5 januari 2021

Aan de Raad van de gemeente Veenendaal van de gemeente Veenendaal Raadhuisplein 1 3901 GA Veenendaal

Bedankt voor uw vertrouwen

Doetinchem, 5 januari 2021 459601/HdF/NK Geachte raadsleden, Onze boardletter is vrij uitgebreid. De redenen hiervoor zijn Corona en de gevolgen en de aandachtspunten die u als Raad aan ons heeft meegegeven. Wij vinden het belangrijk u wat ruimer te informeren omtrent de ontwikkelingen in dit zo bijzondere jaar.

Als onderdeel van de controle van de jaarrekening over kalenderjaar 2020 van de gemeente Veenendaal hebben wij een interimcontrole uitgevoerd. Naar aanleiding van deze controle hebben wij onze bevindingen en aanbevelingen via een managementletter aan het College gerapporteerd. In deze boardletter is een samenvatting van de managementletter opgenomen.

Tot slot willen wij onze dank uitspreken voor de medewerking die ons gedurende de uitvoering van onze werkzaamheden is verleend en de prettige wijze van samenwerking.

De bevindingen en aanbevelingen zijn bedoeld als constructieve input voor College en management als onderdeel van het continue proces van het veranderen en verbeteren van de beheersing van de organisatie.

Met vriendelijke groet,

Wij hebben de interimcontrole in overeenstemming met het Nederlands recht verricht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften. Nederlands recht vereist onder andere dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze controlecliënten. Wij merken op dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij het college van Burgemeester en Wethouders. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht. Voor een nadere toelichting verwijzen wij naar de opdrachtbevestiging.

Stolwijk Kelderman {{esl:Signer2:capture:size(200,65) dhr. R.H. Gosselink-Wolbrink RA

2

Inhoudsopgave

Waar bent u naar op zoek?

1. Kernpunten

2. Aandachtspunten Raad

3. Algemene beheersing

4. Beheersing processen

5. Ontwikkelingen wetgeving

6. Afsluiting

3

Kernpunten Interimcontrole 2020

Onze kernpunten

Samenvatting

Het jaar 2020 staat in het teken van de coronacrisis. In de bestuursrapportages wordt u geïnformeerd over de financiële effecten. De interne beheersing van de financiële handelingen is niet gewijzigd als gevolg van de corona en het thuiswerken en is daarmee stabiel gebleven. Door de coronamaatregelen van het Rijk hebben organisaties die financiële middelen hebben ontvangen hier niet altijd prestaties voor kunnen leveren. Dit raakt mogelijk de rechtmatigheid.

Top 3 procesrisico’s 1. TOZO verstrekkingen De omvang van de TOZO-regeling is van materieel belang (€ 8,5 miljoen) in de exploitatie van de gemeente Veenendaal. Het Rijk vergoedt de verstrekte uitkeringen. Intern is nog geen toetsing uitgevoerd op de rechtmatigheid van de verstrekkingen. Door de snelheid van de gevraagde uitkering en de wisselende voorschriften is er een verhoogd risico op fouten van onrechtmatig verstrekte uitkeringen. Het Rijk heeft aangegeven fundamentele fouten niet te vergoeden, waardoor er ook een financieel risico is.

Ons beeld van de algemene beheersing Uw organisatie is volop in ontwikkeling. Veel verbeteringen zijn in gang gezet. In 2020 is op basis van een experiment gestart met teams die zelfstandig verantwoordelijk zijn en is er gewerkt aan de inrichting van het opgavegericht werken.

2. Prestatie leveringen

Er is sprake van een hoog ambitieniveau om plannen te realiseren. De bewaking van de financiële effecten en voortgang van deze grote projecten/opgaven vraagt de komende jaren aandacht. Mede gezien de capaciteit die hiervoor wordt gevraagd en de meerjarig financiële ontwikkeling van uw gemeente.

Door het ontbreken van een scheiding tussen de goedkeuring van de geleverde prestatie en de autorisatie van de factuur (bij facturen onder de € 50.000) wordt het risico gelopen dat er geld uit de gemeente gaat zonder dat daar een prestatie tegenover staat.

De meeste adviezen uit onze voorgaande managementletters zijn in 2020 onderhanden. Wij hebben ook nieuwe adviezen opgenomen. In 2020 is de monitoring van de opvolging periodiek ingezet. Wij vragen uw blijvende aandacht hiervoor.

3. Europese aanbestedingen De EU-aanbestedingsregels zijn complex. Door de verantwoordelijkheid voor de juiste inkoopprocedure bij de budgethouder neer te leggen is het risico gelopen dat een aanbesteding niet of niet tijdig volgens de juiste spelregels wordt gedaan en kan er sprake zijn van een onrechtmatigheid. In 2020 is gestart om dit risico te verkleinen door dit meer centraal te beleggen.

Met ingang van het jaar 2021 dient het college een rechtmatigheidsverantwoording op te stellen. In 2020 is gewerkt aan een plan van aanpak en het inrichten van het instrumentarium dat hiervoor benodigd is. Het intern controleplan voor 2021 is onderhanden, voor de uitvoering is een vacature opengesteld. 5

Aandachtspunten van de Raad 2020

Aandachtspunten Raad

Van u hebben wij 2 aandachtspunten meegekregen.

Aandachtspunt : Grip op gemeenschappelijke regelingen Regio FoodValley, VRU en GGDrU Opdracht 1 In de Programmabegroting 2020-2023 is ten aanzien van verbonden partijen onder andere het volgende vermeld: 'Vanwege de grote bestuurlijke, beleidsmatige en financiële belangen is inzicht in en effectieve sturing op alle verbonden partijen gewenst. Verder worden wij geconfronteerd met taakstellingen en omvangrijke taken via het regeerakkoord en de decentralisaties. Daardoor groeit het belang om grip te houden op de activiteiten en realisatie van doelstellingen door de verbonden partijen’. De gemeente Veenendaal neemt deel in 6 gemeenschappelijke regelingen. De auditcommissie stelt voor de volgende 3 gemeenschappelijke regeling te selecteren als aandachtspunt voor de accountant bij de controle van de jaarrekening 2020: regio FoodValley, VRU en GGDrU. Bij de controle beoordeelt de accountant met name de financiële aspecten en de mate waarop hierover wordt gerapporteerd in de planning & control documenten.

Uitwerking 1/3 • Algemeen De basis voor de grip en sturing op de verbonden partijen is belegd in de nota Verbonden partijen (juli 2016). De raad wordt geïnformeerd over de verbonden partijen via de kaderbrief, de programmabegroting en eventuele wijzigingen hierop, het jaarverslag, beleidsplannen en raadsinformatiebrieven. Tevens is er sprake van een verantwoordingsavond waar een verbonden partij op verzoek kan worden uitgenodigd.

7

Aandachtspunten Raad

Van u hebben wij 2 aandachtspunten meegekregen.

Aandachtspunt : Grip op gemeenschappelijke regelingen Regio FoodValley, VRU en GGDrU Uitwerking 2/3 • Sturing per gemeenschappelijke regeling Regio FoodValley De samenwerking tussen de gemeenten in de regio FoodValley is een gemeenschappelijke regeling tussen de colleges. In het regiobestuur is de wethouder dan wel de burgemeester vertegenwoordiger vanuit de gemeente. Vanuit het regiobestuur vindt géén rechtstreekse terugkoppeling aan de gemeenteraden plaats. Besluiten van het regiobestuur worden aan de colleges teruggekoppeld. Momenteel is een onderzoek naar de optimale governance voor FoodValley gaande, waarbij ook nadrukkelijk aandacht geschonken wordt aan de rol van de gemeenteraden. Uitkomsten van dit onderzoek zullen ook ingepast worden in de herziening van de GR FoodValley, die eind 2020/begin 2021 zijn beslag moet krijgen. GR VRU De GR VRU is financieel de grootste gemeenschappelijke regeling. Er zijn veel overlegstructuren op zowel ambtelijk als bestuurlijk niveau. Er is beperkt sprake van nieuw beleid. Een verhoging van de bijdrage is meestal het gevolg van landelijk vastgesteld beleid. GGDrU GGDrU is ook een zogenaamde collegeregeling. Colleges zijn daarmee zowel eigenaar als opdrachtgever van de GGD. In het algemeen en dagelijks bestuur zit de burgemeester/wethouder.

Wij hebben het College geadviseerd u de periodieke evaluatie inzake de samenwerking, de informatievoorziening, de bereikte doelstellingen met de gemeenschappelijke regelingen voort te zetten bij het opstellen van de herziene nota verbonden partijen. (Bijvoorbeeld eens per 4 jaar).

8

Aandachtspunten Raad

Van u hebben wij 2 aandachtspunten meegekregen.

Aandachtspunt : Grip op gemeenschappelijke regelingen Regio FoodValley, VRU en GGDrU Uitwerking 3/3 • Paragraaf verbonden partijen Programmabegroting en jaarverslag Hierin zijn de ontwikkelingen van de regio FoodValley en GGDrU beknopt beschreven, voor de VRU is dit niet beschreven. Wij hebben het College geadviseerd de beleidsuitgangspunten van de gemeenschappelijke regelingen in de paragraaf verbonden nader toe te lichten. In de begroting is de financiële informatie van het jaar t-2 gepresenteerd. Op basis van de wettelijke aanlevertermijnen van de jaarstukken van een gemeenschappelijke regeling (april) zou de informatie over het jaar t-1 al beschikbaar moeten zijn alvorens de begroting van de gemeente wordt opgesteld. In de bestuursrapportages worden de beleidsontwikkelingen toegelicht en eventuele financiële ontwikkelingen (VRU in 2020). Wij hebben het College geadviseerd de cijfermatige toelichting in de begroting te baseren op de jaarstukken van het voorgaande jaar van de GR. Het verloop van de resultaten laat zien dat bij de regio FoodValley een aantal jaren sprake is van een beperkt verlies. De VRU en GGDrU laten positieve resultaten zien. De solvabiliteit geeft aan in hoeverre een organisatie afhankelijk is van geldverstrekkers. Bij de regio FoodValley valt op dat deze solvabiliteit kritisch is met een percentage van 42%.

Daarentegen wordt het risicoprofiel van de regio FoodValley als laag aangemerkt. Wij hebben het College geadviseerd u de risico’s, met eventuele maatregelen tot het beperken van de risico’s inzake de tekorten en oplopende solvabiliteit, nader toe te lichten. Bij de jaarrekeningcontrole beoordelen wij de opgeleverde jaarstukken van de vermelde 3 gemeenschappelijke regelingen en de rapportage hierover in het jaarverslag van de gemeente Veenendaal.

9

Aandachtspunten Raad

Van u hebben wij 2 aandachtspunten meegekregen. Aandachtspunt : Sociaal domein jeugd afname onzekerheid controleverklaring Opdracht 2

Bij de controle op de jaarrekening van vorig jaar heeft de accountant beoordeeld in hoeverre en op welke wijze er meer c.q. voldoende zekerheid wordt verkregen op de 3 in 2015 ingevoerde decentralisaties, om de getrouwheid en rechtmatigheid van de uitgaven vast te stellen. Specifiek was de aandacht van de accountant daarbij gericht op de ontwikkeling in de opvolging van de adviezen c.q. bevindingen om binnen het sociaal domein te komen tot een afname van de onzekerheid op de getrouwheid en rechtmatigheid. De auditcommissie stelt in overleg met de accountant nu voor om de aandacht ook voor de controle op het boekjaar 2020 voort te zetten, specifiek op het onderdeel jeugdzorg, om te bezien of er trends zijn en of de ingevoerde maatregelen tot een afname van de onzekerheid op getrouwheid en rechtmatigheid effectief zijn.

Uitwerking 1 / 2 • Algemeen In het accountantsverslag van 2019 hebben wij geadviseerd de effecten van de maatregelen over de hoogte van de zorgkosten te monitoren. In 2019 is ook gestart met het opstellen van het actieplan ‘control in het sociaal domein’. Een onderdeel daarvan is inzicht te verkrijgen in de financiële informatie vanuit het gegevensknooppunt. Daarnaast is een monitor ontwikkeld voor de regio en de gemeente die voor de interne sturing een helder inzicht biedt. Het terugdringen van de kosten is een doorlopend proces dat nog onderhanden is. Op 1 februari 2020 is er een nieuwe verordening vastgesteld voor jeugdhulp en WMO, waarin onder meer maatregelen zijn genomen om de bezuinigingen te behalen. De ingezette maatregelen hebben voornamelijk betrekking op het verlagen van het persoonsgebonden budget en de aanpassing van de tarieven. In maart 2021 zal er een nieuwe integrale verordening worden opgesteld waarin tevens meer maatregelen zullen worden verwerkt, rekening houdend met de kwaliteit van de zorg, het proces en de financiën. De financiële consequenties hiervan zullen verwerkt worden in de begroting van 2021. Over de overige opvolging van de aanbevelingen uit het accountantsverslag van 2019 is in de 2e bestuursrapportage een nadere toelichting gegeven.

10

Aandachtspunten Raad

Van u hebben wij 2 aandachtspunten meegekregen. Aandachtspunt : Sociaal domein jeugd afname onzekerheid controleverklaring Uitwerking 2/2 Op basis van de jaren 2017-2019 is er vooralsnog nog geen trend te zien in de afname van de kosten of de onzekerheid. De effecten van de ingezette bezuinigingen zijn mogelijk zichtbaar vanaf 2020. Wij zullen dit beeld in het accountantsverslag nader aanvullen. Het is nog niet bekend wat het effect is bij de zorgaanbieders inzake de controleverklaringen als gevolg van corona.

be dra ge n X € 1.0 0 0

2017

2018

2019

2020

WMO Lasten Onzekerheid

10.793 400

11.467 4%

832

12.692 7%

1.159

9%

Jeugd

Er lopen op dit moment diverse projecten, bijvoorbeeld het verbeteren van grip op de informatiestromen en de totstandkoming van een integrale ketenaanpak binnen het sociaal domein, om de afhankelijkheid van accountantsverklaringen van zorgaanbieders ook in de komende jaren te verminderen.

Lasten

15.636

Onzekerheid

1.100

15.476 7%

1.863

16.792 12%

1.914

11%

PGB

Uit het overzicht blijkt dat er een afname in het toekennen van het persoonsgebonden budget is. Voor de persoonsgebonden budgetten bent u afhankelijk van de Sociale Verzekeringsbank. Uw gemeente heeft wel aangegeven controlemaatregelen te hebben uitgevoerd, maar dit hebben we niet kunnen verifiëren, waardoor het volledige bedrag als onzeker wordt aangemerkt.

Lasten

1.568

Onzekerheid

1.568

1.506 100%

1.506

1.063 100%

1.063

100%

Totaal

11

Lasten

27.997

Onzekerheid

3.068

28.449 11%

4.201

30.547 15%

4.136

14%

Algemene beheersing

Corona (1/2)

Effecten voor uw organisatie Inleiding

Effect op rechtmatigheid

Sinds maart 2020 zijn we in de ban van het coronavirus. Na de eerste golf in het voorjaar liepen de besmettingen in het najaar weer op. Uw organisatie heeft veel acties ondernomen om de crisis op een goede manier op te vangen en de uitbreiding tegen te gaan. In dit hoofdstuk besteden we aandacht aan de financiële effecten van de crisis, de wijze waarop de interne beheersing heeft gefunctioneerd c.q. welke risico’s hier zijn ontstaan en het effect van de diverse genomen maatregelen op het rechtmatigheidsoordeel bij de jaarrekening.

Als gevolg van de intelligente lockdown van half maart tot en met juni zijn aan een aantal organisaties financiële middelen ter beschikking gesteld, zonder dat hier prestaties tegenover stonden. Het betreft de volgende uitgaven: • WMO en Jeugd: Zorg in Natura Landelijk is er een 3 sporenbeleid ontwikkeld om de rechtmatigheid van de zorguitgaven over 2020 vast te stellen. Deze bestaan uit:

Financiële effecten

1. Geleverde zorg wordt volgens de productieverantwoording verantwoord en voorzien van een controleverklaring van de accountant;

Alle belangrijke ontwikkelingen worden periodiek met de raad gedeeld. In de 2e bestuursrapportage is een overzicht opgenomen van de verwachte kosten en compensatie van het Rijk. In de 3e bestuursrapportage volgt hierover een update.

2. De continuïteitsbijdrage (tot 1 juli 2020) en de meerkosten (tot 31 december 2020) worden afzonderlijk verantwoord. Er zijn model verantwoordingen beschikbaar. Dit gaat over de niet-geleverde zorg. Hiervoor is het van belang om de dialoog met de zorgaanbieders aan te gaan om te komen tot overeenstemming. De gemeente Veenendaal heeft voor de doorbetalingen aan de zorgaanbieders waar geen prestaties tegenover stonden aanvullingen op de contracten opgesteld. In deze addenda wordt overeengekomen dat voor de blijvende beschikbaarheid van de zorg een vergoeding wordt verstrekt. Ook is in het addendum de mogelijkheid tot het declareren van meerkosten opgenomen. Hiermee is de rechtmatigheid van deze kosten gewaarborgd.

De financiële effecten die Corona tot nu toe met zich meebrengt hebben invloed op verschillende onderdelen van de gemeente Veenendaal. Deze worden per programma in de bestuursrapportages toegelicht.

Interne beheersing Het verplichte thuiswerken heeft verder geen inbreuk gemaakt op de interne beheersing van de gemeente Veenendaal.

13

Corona (2/2)

Effecten voor uw organisatie 3. Het 3e spoor betreft een bijlage bij de jaarrekening van de zorgaanbieders, waarin getoetst wordt of er geen sprake is van “overcompensatie”. Deze wordt als onderdeel van de controle jaarrekeningcontrole ‘beoordeeld’ door de accountant.

• Subsidieverstrekkingen In de periode maart t/m mei zijn aan een aantal instellingen subsidies verstrekt zonder dat hier een prestatie tegenover heeft gestaan.

De VNG adviseert dringend om de beschikbare modellen te hanteren en zo snel mogelijk de dialoog met de zorgpartijen op te starten. •

Wij hebben het College geadviseerd u om kaders te stellen/de afwijkingen ten opzichte van de subsidieverordening te formaliseren inzake de niet-geleverde prestaties bij de verstrekte subsidies.

WMO en jeugd: persoonsgebonden budget

Het niet kunnen leveren van zorg tijdens de intelligente lockdown heeft zich ook voorgedaan bij de zorgaanbieders die ingehuurd worden vanuit een persoonsgebonden budget situatie. Hierover wordt aangegeven dat de gemeente verantwoordelijk is voor een inventarisatie bij alle budgethouders voor de omvang van de niet-geleverde zorg.

• Kwijtschelding huur of onroerende zaakbelasting De gemeente Veenendaal heeft vooralsnog geen kwijtschelding verleend aan culturele instellingen of gesubsidieerde instellingen inzake de huur of gemeentelijke belastingen.

Wij hebben het College geadviseerd u de inventarisatie bij de budgethouders in gang te zetten. •

Doelgroepenvervoer

De vervoerder is voor 80% doorbetaald gedurende de intelligente lockdown. Aan het bestaande contract is een addendum toegevoegd om de doorbetaling waar geen prestatie tegenover stond alsnog als rechtmatig aan te merken.

14

Algemene beheersing

Ons beeld van de algemene beheersing Ons beeld van uw organisatie

Begroting

De in gang gezette veranderingen van 2019 zijn verder uitgewerkt in 2020. De bedoeling is om de organisatie aan te passen naar 22 teams die zelfstandig verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de taken. De financiële verantwoordelijkheid is op teamniveau ingericht.

In 2019 hebben wij geadviseerd de begroting door te ontwikkelen vanuit een outputgerichte opbouw en ook meer outputgericht te gaan monitoren, sturen en bewaken. In de programmabegroting 2020 is hiervoor een start gemaakt. Het BBV stelt een aantal eisen aan de begroting. Diverse onderdelen zijn in de programmabegroting 2021 alsnog toegevoegd. In de begroting zijn alle verplichte beleidsindicatoren per programma opgenomen en de voorgeschreven kengetallen in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing. Wij hebben de eisen naast de programmabegroting 2021 gelegd en wij hebben het College geadviseerd de ontbrekende informatie op te nemen in de volgende begroting.

In 2020 is verder vorm gegeven aan de voorbereiding voor het opgavegericht werken. Het opgavegericht werken leidt tot een matrixorganisatie tussen de teams en de opgavemanagers. De verwachting is dat door het opgavegericht werken en de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording per 2021 de organisatie verder in control zal raken. Een randvoorwaarde is voldoende capaciteit om deze ontwikkelingen verder in gang te zetten.

In de programmabegroting over de jaren 2020-2023 is een stelpost opgenomen ‘uitkomst onderzoek jeugdzorg’ voor € 1,4 miljoen in de jaren 2022 en 2023. Deze stelpost is opgenomen vanuit het uitgangspunt dat het Rijk structurele middelen beschikbaar zal stellen voor de jeugdzorg. In november 2020 heeft het Rijk hierover nog geen concrete toezegging gedaan.

In 2020 is de plek van de concerncontroller vast ingevuld. Op diverse plekken in de organisatie (financiële en inhoudelijke posities) wordt personeel ingehuurd. Hierdoor kan kennis van de organisatie en de processen verloren gaan. In de 2e bestuursrapportage is een overzicht gegeven van de opvolging van een aantal adviezen uit de managementletter en het accountantsverslag. Hieruit blijkt dat de diverse adviezen zijn opgepakt en de uitwerking daarvan onderhanden is.

Door de raad is een minimumniveau van de algemene reserve gesteld van € 16,5 miljoen. Uit de programmabegroting en de 2e bestuursrapportage 2020 blijkt dat dit niveau de komende jaren onder druk staat. Voor 2020 is de prognose dat de algemene reserve per 31.12.2020 uitkomt op € 14,9 miljoen. De financiële positie is wekelijks onderwerp van bespreking met de verantwoordelijk portefeuillehouder.

15

Algemene beheersing

Verbijzonderde interne controle (1)

Een mogelijkheid is om te differentiëren tussen de verantwoordingsgrens en de uit te voeren werkzaamheden. De verantwoordingsgrens kan bijvoorbeeld gesteld worden op 3% om een te gedetailleerde verantwoording te voorkomen. De verbijzonderde interne controle kan op 1% controletolerantie worden uitgevoerd om zo aan te sluiten bij de grenzen van de accountantscontrole. Wij adviseren deze percentages aan te houden.

Richting de rechtmatigheidsverantwoording 2021 Over het jaar 2021 ligt de uitdaging voor het College in de jaarstukken een rechtmatigheidsverantwoording voor de Raad op te stellen. Het College geeft daarin aan dat zij heeft gehandeld binnen de wet- en regelgeving van de financiële rechtmatigheidsvereisten. Het oordeel van de accountant zal vanaf dat jaar alleen een getrouwheidsoordeel zijn, waarvan de rechtmatigheidsverantwoording een onderdeel is. De rechtmatigheidsverantwoording is onderdeel van de totale controle van de jaarstukken. Hoewel er nog onzekerheden zijn over de precieze invulling, vormt een goede interne controle de basis voor het kunnen verstrekken van de rechtmatigheidsverantwoording.

Het doel van de rechtmatigheidsverantwoording is met name om een groeiproces in gang te zetten dat gericht is op verbetering van de bedrijfsvoering en de interne beheersing van de processen. Het uitvoeren van verbijzonderde interne controle helpt de organisatie in control te komen. Voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is een plan van aanpak opgesteld. Op dit moment wordt een analyse uitgevoerd op de risico’s binnen de verschillende processen. Op basis daarvan zal voor 2021 een intern controleplan opgesteld worden met de onderliggende toetsingspunten.

Het voorstel voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording maakt onderdeel uit van het wetsvoorstel ‘Versterking decentrale rekenkamers’. Of het invoeringsjaar van de rechtmatigheidsverantwoording daadwerkelijk het verslagjaar 2021 zal zijn, is afhankelijk van de parlementaire behandeling van het wetsvoorstel versterking decentrale rekenkamers. Het streven is nog steeds om met ingang van 2021 de rechtmatigheidsverantwoording te laten gelden.

Komende periode zal nader onderzoek plaats vinden binnen de afdeling Control naar het nut en noodzaak tot uitbreiding van de formatie ten behoeve van de uitvoering van de verbijzonderde interne controle vanaf 2021.

De verantwoordingsgrens is een door de gemeenteraad vastgesteld bedrag, waarboven het College van B&W de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. De gemeenteraad is vrij om binnen de eerdergenoemde bandbreedte de grens te bepalen. 16

Algemene beheersing

Verbijzonderde interne controle (2) Onze adviezen voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording zijn:

Status interne controle 2020

1. Het aanpassen van het controleprotocol, financiële verordening en controleverordening na de definitieve wetswijziging;

In 2020 is een intern controleplan opgesteld met daarin alle noodzakelijke processen. Ten tijde van de interimcontrole was de verbijzonderde interne controle deels uitgevoerd. De planning is dat alle verbijzonderde interne controles worden uitgevoerd vóór afsluiting van het boekjaar.

2. Het actualiseren en completeren van het intern controleprogramma; 3. Het vrijmaken van structurele capaciteit voor het uitvoeren van de verbijzonderde interne controle; 4. Het opdelen van de werkzaamheden voor de verbijzonderde interne controle in 4 kwartalen;

De bevindingen van de verbijzonderde interne controle op de WMO, jeugd en PW over het eerste half jaar zijn gerecapituleerd en besproken met de proceseigenaren. Voor het 2e half jaar moeten verbijzonderde interne controles nog worden uitgevoerd.

5. Het gestructureerd en geüniformeerd vastleggen van de uitvoering van de verbijzonderde interne controles;

Ten tijde van de interimcontrole was er nog geen verbijzonderde interne controle uitgevoerd op de TOZO.

6. Het per kwartaal laten selecteren van de steekproeven door ons, zodat een onafhankelijke trekking plaatsvindt;

Wij hebben het College geadviseerd prioriteit te geven aan de verbijzonderde interne controle van de TOZO, mede omdat de afrekening van het Rijk afhankelijk is van de uitkomsten van de controle.

7. Het bespreken van de uitkomsten met de proceseigenaar;

Over de uitvoering van deze werkzaamheden hebben wij afspraken gemaakt met uw organisatie zodat wij hier bij onze controle zoveel mogelijk gebruik van kunnen maken.

8. Het opzetten van een kwartaalsgewijze rapportage aan de directie en het College; 9. Een integratie van de uitkomsten van de interne controle in de teamplannen en in de P&C cyclus; 10.Het monitoren van de opvolging van de aanbevelingen. 17

Beheersing processen

Processen en de top 3 van controlerisico’s Tijdens onze interimcontrole hebben wij de interne beheersing van de processen die tot de jaarrekening 2020 leiden, beoordeeld. Bij onze controle hebben we risico’s onderkend. Op de volgende pagina’s geven we een korte toelichting op de 3 belangrijkste risico’s voor de controle van de jaarrekening 2020. Een groot van de overige risico’s hebben een lager kans x impact gehalte en hebben wij opgenomen in de managementletter aan het College. In onze vorige rapportages hebben we aanbevelingen gedaan. De meeste van deze aanbevelingen zijn onderhanden. Enkele konden om verschillende redenen nog niet worden opgepakt en een aantal aanbevelingen wordt niet opgevolgd. Dit betreft met name organisatorische aanbevelingen of aanbevelingen die van geringe invloed zijn.

Processen De aanbevelingen worden in het directieoverleg besproken en er wordt een besluit over genomen. Via de berap wordt u over de voortgang van de opvolging van de aanbevelingen geïnformeerd. In deze boardletter informeren wij u over de top 3 van onze bevindingen en aanbevelingen. Deze zijn de belangrijkste voor het kunnen vaststellen van de rechtmatigheid en de getrouwheid van de jaarrekening 2020.

Top-3 risico

1. Niet rechtmatig verstrekken TOZO uitkeringen Bevinding 2020 De omvang van de TOZO-regeling is van materieel belang in de exploitatie van de gemeente Veenendaal. Intern is nog geen toetsing uitgevoerd op de rechtmatigheid van de verstrekkingen.

Risico Door de snelheid van de gevraagde uitkering en de wisselende voorschriften is er een verhoogd risico op fouten van onrechtmatig verstrekte uitkeringen. Voor TOZO 1 heeft het Rijk aangegeven de fundamentele fouten niet te vergoeden maar belangrijke fouten wel omdat deze vallen onder de hardheidsclausule. Vanaf TOZO 2 wordt dit onderscheid niet meer gemaakt.

Aanbeveling Wij hebben het College geadviseerd op korte termijn verbijzonderde interne controle uit te voeren op de rechtmatigheid van de verstrekkingen van de TOZO uitkeringen 2020.

Gevolgen jaarrekeningcontrole De uitkomsten van de verbijzonderde interne controle zullen wij bij de jaarrekening beoordelen. De niet-gecorrigeerde onrechtmatigheden hebben gevolgen voor de uitkomst van de accountantscontrole.

20

Top-3 risico

2. Betalingen zonder prestatie Bevinding 2018

Follow-up 2020

Het bestellen, de ontvangst (prestatielevering) en de autorisatie van de betaling ligt in één hand bij facturen onder de € 50.000 (mandaatgrens).

Onderhanden Achteraf wordt een steekproef uitgevoerd door de verbijzonderde interne controle op de rechtmatigheid van de prestaties. Hiermee wordt (achteraf) gecontroleerd of alle inkopen rechtmatig zijn geweest.

De autorisatie van de levering of de prestatie op de factuur vindt plaats door de budgethouder. De documentatie van de prestatie is niet altijd aan te tonen.

Er is een notitie onderhanden voor het structureel waarborgen van de interne controle op de geleverde prestaties.

Risico Door het ontbreken van een scheiding tussen de goedkeuring van de geleverde prestatie en de autorisatie van de factuur (bij facturen onder de € 50.000) wordt het risico gelopen dat er geld uit de gemeente gaat zonder dat daar een prestatie tegenover staat. De impact op het risico is groot door de mogelijke imago schade én onzekerheden in de controle. De kans wordt beperkt doordat een aantal facturen door meerdere personen worden geautoriseerd.

Per 1 oktober is gestart met een onderzoek hoe de administratie adequaat kan worden ingericht om de documentatie centraal op te slaan.

Gevolgen jaarrekeningcontrole De uitkomsten van de steekproef 2020 zullen wij bij de jaarrekening beoordelen. Het mogelijk niet kunnen aantonen van de geleverde prestatie of dienst leidt tot een onzekerheid in de controle van de jaarrekening 2020.

Aanbeveling Wij hebben het College geadviseerd de routing voor de autorisatie aan te passen zodat voor alle inkopen getekend wordt door 2 personen, door een medewerker voor de geleverde prestatie en door de budgethouder. Wij hebben het College geadviseerd de bewijsstukken voor de geleverde prestatie geautomatiseerd te koppelen aan de factuur en deze in het systeem door een prestatieverklaarder te laten autoriseren.

21

Top-3 risico

3. Onjuiste procedure Europese aanbestedingen Bevinding 2018

Follow-up 2019-2020

In 2018 is een onderzoek uitgevoerd naar de inkoopfunctie bij uw gemeente. Hieruit is een aantal aanbevelingen naar voren gekomen.

Onderhanden De budgethouders blijven eindverantwoordelijk voor het volgen van de juiste inkoopprocedure. Om hen te ondersteunen wordt een drietal tactische inkopers aangesteld. Deze inkopers zullen tevens op periodieke basis rapporteren aan de directie ten aanzien van de gevolgde inkoopprocedures en eventuele risico’s die hierin gelopen worden. Hiermee worden stappen gezet tot het beter beheersen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Het proces van aanbestedingen is belegd bij de budgethouder. Door het ontbreken van een signaleringsmiddel wordt het risico gelopen dat een aanbesteding niet of niet tijdig volgens de juiste spelregels wordt gedaan. De volledigheid van het contractenbeheer is nog niet gewaarborgd.

Risico

Er is nog geen centraal zicht op de aanbestedingen die zullen gaan plaatsvinden en de volledigheid van het contractenregister is niet vastgesteld.

De EU-aanbestedingsregels zijn complex. Door de verantwoordelijkheid voor de juiste inkoopprocedure bij de budgethouder neer te leggen wordt het risico gelopen dat een aanbesteding niet of niet tijdig volgens de juiste spelregels wordt gedaan en kan er sprake zijn van een onrechtmatigheid.

Gevolgen jaarrekeningcontrole

Aanbeveling

De naleving van de aanbestedingsregels wordt aanvullend achteraf vastgesteld aan de hand van een spendanalyse, die door de VIC zal worden uitgevoerd. Wij zullen deze reviewen.

Wij hebben het College geadviseerd in de lijn toe te zien op de tijdigheid, volledigheid en de juistheid van de Europese aanbestedingen door het inrichten en gebruiken van een contractenregister en een aanbestedingskalender.

22

Ontwikkelingen in de wetgeving

Ontwikkelingen

Wijzigingen wet- en regelgeving Uw organisatie heeft continu te maken met veranderende wet- en regelgeving. De komen periode zijn er veel wijzigingen die een groot effect hebben op uw organisatie. Wij brengen de volgende wijzigingen specifiek onder uw aandacht:

Besluit begroting en verantwoording (BBV) In september heeft de commissie BBV de notitie “Meerjarig Financieel inzicht voor de raad” uitgebracht. Deze notitie is opgesteld om de gebruiker (met name de raadsleden) uitleg te geven hoe de diverse onderdelen uit de begroting en jaarrekening in samenhang gezien kunnen worden om een oordeel te vormen over de financiële positie van de gemeente en/of de gevolgen te overzien van bepaalde beleidskeuzes voor de ontwikkeling van die financiële positie. Er zijn er tot op heden geen wijzigingen in de verslaggevingsvoorschriften bekend.

24

Afsluiting

Afsluiting

Wij hebben de boardletter in besproken. Afstemming Deze boardletter is tot stand gekomen in overleg met en na afstemming met de betrokken ambtenaren en de portefeuillehouder financiën. Deze brief wordt in de auditcommissie besproken.

Afsluiting Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn en zijn graag bereid nadere informatie te verstrekken. Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman

dhr. R.H. Gosselink-Wolbrink RA

26

Toegevoegde waarde

die bijdraagt aan uw duurzame succes

Samenwerkende specialisten Binnen Stolwijk Kennisnetwerk bundelen wij een aantal kennisgebieden op financieel, bedrijfskundig, economisch en personeelsniveau. Vanuit deze verschillende disciplines hebben wij een 360 graden overview, zodat wij u beter en vollediger kunnen adviseren. Deze aanpak, waarbij specialisten en generalisten nauw samenwerken, leidt ertoe dat wij een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan het duurzame succes van uw organisatie. Hoe wij dat doen? Dat leest u in het transparantieverslag op onze website.

Uw succes > www.stolwijkkennisnetwerk.nl